Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet

Transkript

1 Oppdatert: Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet Sted: BIBSYS, Abelsgate 5 Dato: Tirsdag 7. desember 2010 Tid: 10:00 15:30 Referent: Hege Johannesen Til stede: Randi E. Taxt, Arnt Dragsten, Hilde Høgås, Hilde Trygstad og Sissel Hafstad. Fra BIBSYS: Gunvald Strømme, Jan Erik Garshol, Roy Gundersen (sak 14, 15, 16, 17 og 24), Eva Ankjell Helgesen (sak 18 og 19), Ellen Røyneberg (sak 20 og 21) og Marit Brodshaug (sak 22). Forfall: Johanne Raade, Anna Løken og Håvard Kolle Riis. Sakliste og saksdokumenter til sak 17 og sak ble sendt til styringsgruppens medlemmer via e-post 30. november Saksdokumenter til sak 18 og 19 ble sendt til styringsgruppens medlemmer via e- post 3. desember S-2010/14 Konstituering Saklisten ble gjennomgått og kommentert med hensyn på deltagelse av kompetansepersoner fra BIBSYS under de enkelte sakene. Siden styringsgruppen ønsket at Roy Gundersen også skulle delta ved behandlingen av sak 24, ble det bestemt at denne skulle tas etter sak 17. Roy Gundersen orienterte om de nye retningslinjene for Biblioteksystemkonsortiet som ble vedtatt av BIBSYS styre 20. september Styringsgruppen skal være et bindeledd mellom BIBSYS og konsortiets medlemmer og bidra til brukermedvirkning og innflytelse over de produkter og tjenester som inngår i BIBSYS Biblioteksystem. Styringsgruppen rapporterer til BIBSYS direktør og de vedtak som fattes er rådgivende. Styringsgruppen har med hjemmel i retningslinjene adgang til å opprette faglige arbeidsgrupper for å få utredet konkrete faglige problemstillinger. BIBSYS styre eller BIBSYS direktør kan legge fram saker for styringsgruppen. Bibliotekene som bruker BIBSYS Biblioteksystem kan også fremme saker som ønskes behandlet av styringsgruppen, og styringsgruppen kan selv ta opp saker på eget initiativ. Vedtak styringsgruppen fatter om saker som skal behandles av BIBSYS styre skal følge saken til styrebehandling. Roy Gundersen kom med en oppfordring til styringsgruppen om å supplere slike vedtak med en begrunnelse for å gi styret et best mulig grunnlag til å fatte vedtak. Fra styringsgruppens side ble det påpekt at den oppfatter sin rolle til å være av overordnet og strategisk karakter. Siden Styringsgruppen rapporterer til direktøren er det derfor også mer naturlig å oppfatte den som en referansegruppe i forhold til de øvrige styringsgruppene i BIBSYS konsortiene. Det er BIBSYS sitt styre som styrer Biblioteksystemkonsortiet, ikke styringsgruppen. Styringsgruppen ser det ikke som hensiktsmessig å være en operativ enhet. Av dette følger at arbeidsgrupper anbefalt nedsatt av arbeidsgruppen administreres av BIBSYS og ikke av Styringsgruppen. Styringsgruppen påpekte at det er 1

2 et behov for å informere bibliotekene om styringsgruppens rolle som bindeledd mellom institusjonene, og kanskje da spesielt biblioteklederne, og BIBSYS. Det ble konkludert med at det riktige forumet for å formidle denne informasjonen vil være bibliotekledermøtet som arrangeres som en del av BIBSYS Brukermøte Vedtak: Styringsgruppen godkjenner innkalling og sakliste. Styringsgruppen tar orienteringen om de nye vedtektene for Biblioteksystemkonsortiet til etterretning. Det presiseres at styringsgruppen ikke ser det som hensiktsmessig å fungere som en operativ enhet. Styringsgruppen finner at det er behov for å informere deltagerne i konsortiet om styringsgruppens rolle som bindeledd mellom dem og BIBSYS. Dette vil bli fremmet som egen sak til bibliotekledermøtet 23. mars S-2010/15 Orientering fra møte i BIBSYS styre 21. oktober 2010 Randi E. Taxt orienterte fra styremøtet 21. oktober. Hun deltok som leder for styringsgruppen og fant dette svært nyttig. Prosessen med ansettelse av ny direktør går sin gang. Det er gjennomført intervjuer i regi av personalavdelingen ved NTNU. I tillegg har styrets leder Sverre Spildo, styrets nestleder Bente Andreassen og Arve Olaussen, som representant for de ansatte ved BIBSYS, hatt en samtale med vedkommende som er innstilt. Styret behandlet også tidsplanen for nytt biblioteksystem og virksomhetsplan med budsjett for BIBSYS for Sistnevnte dokument er revidert etter styremøtet og vil bli behandlet på nytt ved styremøtet 16. desember Vedtak: Styringsgruppen tar orienteringen fra møtet i BIBSYS styre 21. oktober 2010 til etterretning. S-2010/16 Bibliotekledermøtet ved BIBSYS Brukermøte 2011 Roy Gundersen orienterte om de foreliggende planene for et bibliotekledermøte 23. mars I henhold til retningslinjene for Biblioteksystemkonsortiet, er styringsgruppen ansvarlig for å arrangere et årlig konsortiemøte under BIBSYS Brukermøte eller Det norske bibliotekmøte. Styringsgruppens leder har tidligere informert BIBSYS direktør om at styringsgruppen ikke ønsker å påta seg ansvaret for dette møtet. Det er derfor gjort en avtale mellom styringsgruppens leder og BIBSYS direktør om at BIBSYS i stedet vil arrangere et bibliotekledermøte. Det er allerede avklart at styrets leder vil delta ved dette møtet. Av diskusjonen framgikk det at styringsgruppen ønsker å bistå ved arrangementet, bl.a. ved å orientere om konsortieorganiseringen, styringsgruppens rolle og styringsgruppens virksomhet.. Et aktuelt tema er samspillet mellom biblioteklederne, bibliotekene og BIBSYS i prosessen med innføring av nytt biblioteksystem. I tillegg ble det foreslått en sak med informasjon om det arkitekturprosjektet UNINETT har startet opp. Vedtak: Styringsgruppen ønsker å bistå BIBSYS ved bibliotekledermøtet og foreslår følgende tema for møtet: Informasjon om konsortieorganiseringen og styringsgruppens rolle og ansvarsområde Samspillet mellom biblioteklederne, bibliotekene og BIBSYS i prosessen med innføring av nytt biblioteksystem 2

3 Informasjon om UNINETTs arkitekturprosjekt S-2010/17 Evaluering av prosessen ved innkjøp av nytt biblioteksystem Saksdokument som beskriver en planlagt evaluering av innkjøpsprosessen i regi av BIBSYS var sendt ut sammen med saklisten. Av dette framgår det at BIBSYS styre har bedt BIBSYS om en slik evaluering som en naturlig avslutning på den første fasen i prosessen med å bytte biblioteksystem. Da BIBSYS foreløpig ikke har hatt anledning til å ta stilling verken til prosess eller innhold i dette framtidige saksframlegget, imøteses eventuelle synspunkter styringsgruppen måtte ha om prosessen. En evaluering av anbuds-/innkjøpsprosessen for nytt biblioteksystem i regi av styringsgruppen ble foreslått ved møtet i styringsgruppen 19. august 2010 (S-2010/06). Dette først og fremst for å sørge for en læringskurve for senere bruk. Som en oppfølging har Hilde Trygstad sendt en mal for dette. Styringsgruppen bestemte å ta utgangspunkt i denne ved at styringsgruppens medlemmer og de referansepersonene styringsgruppen oppnevnte for å bistå forhandlingsgruppen under anbuds- /innkjøpsprosessen for nytt biblioteksystem, får i oppgave å fylle ut skjemaet innen 1. februar På denne måten blir det innhentet kommentarer fra aktørene fra bibliotekene mens saken enda har en viss aktualitet. Skjemaet vil bli distribuert av BIBSYS. Ferdig utfylt skjema skal returneres til styringsgruppens e-postliste (styringsgruppebib@bibsys.no) innen 1. februar Vedtak: Styringsgruppen ber BIBSYS distribuere skjema fra Hilde Trygstad for evaluering av anbuds-/innkjøpsprosessen til medlemmene av styringsgruppen og til de referansepersonene styringsgruppen oppnevnte for å bistå forhandlingsgruppen under anbuds-/innkjøpsprosessen for nytt biblioteksystem. Ferdig utfylt skjema skal sendes til styringsgruppens e-postliste innen 1. februar S-2010/18 Virksomhetsplan og budsjett for BIBSYS for 2011 Saksdokument vedlagt virksomhetsplan og budsjett for BIBSYS for 2011 var sendt ut 3. desember. Ved møtet ble hovedpunktene gjennomgått av Eva Ankjell Helgesen, teamleder for BIBSYS Administrasjon. En første utgave av dokumentet ble distribuert til styringsgruppen via e-post 15. oktober. Denne ble behandlet av BIBSYS styre 21. oktober. Dokumentet er nå oppdatert i lys av diskusjonen i styret. Den foreliggende utgaven er kortet ned i forhold til den første utgaven ved at detaljeringsnivået er redusert. Under gjennomgangen ble det stilt spørsmål om budsjetterte midler til leie av eksterne konsulenter i forbindelse med overgangen til nytt biblioteksystem. Det ble svart at av ekstrabevilgningen fra KD på kr 2 mill for 2011 er kr avsatt til å dekke kostnader til eksterne konsulenter, kr er avsatt til å dekke merkostnader til reise og 1 mill er avsatt til å dekke lønnskostnader. Vedtak: Styringsgruppen poengterer viktigheten av å ha ekstern konsulentbistand som kan kvalitetssikre prosessen med innføring av nytt biblioteksystem og stiller spørsmål ved om 500 er tilstrekkelige midler til dette i Styringsgruppen har forøvrig ingen merknader til den foreliggende versjonen av virksomhetsplan og budsjett for BIBSYS for

4 S-2010/19 Budsjett for BIBSYS for perioden Saksdokument vedlagt søknad til Kunnskapsdepartementet om ekstraordinære midler til nytt informasjonssystem for UH-sektorens biblioteker var sendt ut 3. desember. Innholdet i denne søknaden danner grunnlaget for langtidsbudsjettet for BIBSYS for perioden Ved møtet ble hovedpunktene i langtidsbudsjettet slik dette forelå ved møtedato gjennomgått av Eva Ankjell Helgesen, teamleder for BIBSYS Administrasjon. Under gjennomgangen ble det presisert at målsettingen er å unngå en midlertidig økning i den årlige avgiften (lisensen) institusjonene betaler for å bruke BIBSYS Biblioteksystem. Prognosene tilsier en topp i kostnadene i Årsaken er at dagens biblioteksystem skal være i ordinær drift samtidig som implementeringen av nytt biblioteksystem vil pågå for fullt. Fra 2013 er det budsjettert med en reduksjon av lønnskostnadene. Fra 2015 er det budsjettert med en reduksjon både av driftskostnadene og av inntektene i form av årlig avgift fra institusjonene. For å unngå å måtte øke den årlige avgiften er det søkt om ekstraordinære midler fra Kunnskapsdepartementet for perioden Det ble stilt spørsmål fra styringsgruppen om det kunne være relevant og også søke om midler fra Kulturdepartementet og fra Helse- og omsorgsdepartementet. Eventuelle søknader måtte kunne begrunnes med henholdsvis Nasjonalbibliotekets og sykehusbibliotekenes bruk av BIBSYS Biblioteksystem. Det ble svart at Kulturdepartementet indirekte står for en god andel av inntektene til BIBSYS. Nasjonalbiblioteket betaler både årlig avgift for bruk av BIBSYS Biblioteksystem, og kostnader forbundet med gjennomføring av bestemte drifts- og utviklingsoppgaver som de bestiller. Vedtak: Styringsgruppen ser det som positivt at det legges opp til at KD skal dekke ekstrakostnader forbundet med innføring av nytt biblioteksystem. Styringsgruppen vil i den forbindelse be om at det bør vurderes om KD og HOD skal bidra til de ekstrakostnader det medfører å innføre et nytt biblioteksystem for deres institusjoner sine tilpasninger. Styringsgruppen ser det også som positivt at BIBSYS nå legger frem et langtidsbudsjett som reflekterer at BIBSYS utgifter til biblioteksystemet går ned i takt med at OCLC sin kontingent begynner å slå inn. S-2010/20 Tidsplan for innføring av nytt biblioteksystem Saksdokument med tidsplan for innføring av nytt biblioteksystem var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ga Ellen Røyneberg, prosjektleder for prosjektet nytt biblioteksystem, en oppsummering av innholdet i saksdokumentet. BIBSYS presiserte at både OCLC og BIBSYS benytter en smidig utviklingsmetodikk. Dette innebærer at tidsplanen vil bli oppdatert og inneholde flere detaljer etter hvert som vi får innsikt i det nye systemet, og også får en dypere forståelse av de tilleggstjenestene som BIBSYS skal implementere. Det ble også presisert at OCLC skal levere et fullstendig biblioteksystem, men at dette vil være standard hyllevare. BIBSYS sin rolle vil være å legge til den tilleggsfunksjonaliteten bibliotekene trenger utover det som inngår i leveransen fra OCLC. Styringsgruppen framhevet at det som er viktig for institusjonene er at de nødvendige tilleggsfunksjonene er på plass, at dataene er gjort tilgjengelige og at personalet ved bibliotekene er gjort i stand til å ta i bruk det nye systemet fra og med Det ble lagt til at den største utfordringen ligger i de endringene som må gjøres i institusjonene ved at personalet ved bibliotekene og bibliotekenes brukere skal ta i bruk ny programvare og at man da også får muligheten til å gå gjennom arbeidsprosesser og evt. ny organisering av diss. En implementering av et IT-system av format som dette må også betraktes som en mulighet for nytenking og omstilling. Dette krever at institusjonene har fått informasjon fra BIBSYS i god tid om hvilke endringer som kommer og når disse kommer. Det ble svart at den informasjonen 4

5 BIBSYS kan gi pr. i dag vil bli formidlet til institusjonene i form av en lengre artikkel i desembernummeret av BIBSYS-nytt. Styringsgruppen ba BIBSYS utarbeide en kommunikasjonsplan for informasjon ut til institusjonene relatert til målgruppe innen BIBSYS sitt brukermøte våren 2011 og at denne må legges inn i tidsplanen for innføring av nytt biblioteksystem. Styringsgruppen fastslo at det vil være viktig å lære å kjenne brukergrensesnitt, arbeidsflyt og funksjonalitet så tidlig som mulig. Det ble svart at BIBSYS skal få tilgang til en europeisk testnode for utlån og akkvisisjon fra 17. desember Planen er at den gruppen som i tidsplanen har fått betegnelsen Liten prosjektgruppe også skal få testtilgang via denne noden. Styringsgruppen bad om informasjon om lenketjener (link resolver). Det ble svart at OCLCs lenketjener er planlagt tatt i bruk i BIBSYS Biblioteksystem i løpet av Dette er den samme lenketjeneren som vil bli brukt i det nye biblioteksystemet fra OCLC. Styringsgruppen bad om svar på spørsmålet om hvorfor ikke sluttbrukerverktøyet WorldCat Local vil bli tatt i bruk i stedet for BIBSYS Ask allerede i BIBSYS svarte at det er tre årsaker til at BIBSYS Ask vil bli beholdt inntil videre: 1. Kontrakten med OCLC innebærer leveranse av software fra og med Det er opsjoner for tidligere leveranser, men slike må eksplisitt aktiveres og betales i tillegg til den avtalte kontraktssummen. Lenketjeneren er svært billig, mens sluttbrukerverktøyet WorldCat Local vil innebære en betydelig kostnad som det ikke er rom for i budsjettet. 2. For øyeblikket anses den nye versjonen av BIBSYS Ask å være et bedre sluttbrukerverktøy enn WorldCat Local, men dette vil bli endret jfr. Pkt. 3 fram mot OCLCs lenketjener er et frittstående produkt, noe som skyldes at den er resultatet av et oppkjøp for få år siden. OCLCs planer omfatter en tett integrering av WorldCat Local, lenketjeneren og det nye biblioteksystemet innen Dermed vil de tre systemene få en felles kjerne (kunnskapsbase) som vil redusere behovet for manuelt vedlikehold og øke kvaliteten på alle tilhørende tjenester. Vedtak: Styringsgruppen tar den foreliggende planen for innføring av nytt biblioteksystem til etterretning og ber om å bli holdt informert om oppdateringer. Det som er vesentlig for institusjonene i den virksomheten som skal foregå fram til 2013 er følgende: Personalet ved bibliotekene må være klare til å ta i bruk det nye systemet Bibliotekenes data må være gjort tilgjenglige for bruk i det nye systemet Nødvendige tilleggsfunksjoner må være ferdig utviklet til det nye systemet Bibliotekene må så tidlig som mulig få kjennskap til mulighetene systemet gir til styring av arbeidsflyt for å kunne forme egne arbeidsløyper på en hensiktsmessig måte For å sikre en god informasjonsflyt ber styringsgruppen om at BIBSYS utarbeider en kommunikasjonsplan for informasjon ut til institusjonene relatert til målgruppe innen BIBSYS sitt brukermøte våren Styringsgruppen minner også om at selv om det er erkjent behov for ulike lokale tilpasninger er det likevel helt essensielt at disse holdes på et så lavt nivå som mulig. Dette for å hindre for mye lokal utvikling, lette eventuelle oppdateringer av hovedsystemet, integrasjon med andre systemer mm. Styringsgruppen påpeker at det bør utarbeides en risikoanalyse for hele prosjektet. 5

6 S-2010/21 Samspill med institusjonene ved innføring av nytt biblioteksystem Saksdokument med plan for samspill med institusjonene ved innføring av nytt biblioteksystem var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ga Ellen Røyneberg, prosjektleder for prosjektet nytt biblioteksystem, en kort oppsummering av innholdet i saksdokumentet. Under oppsummeringen ble det trukket fram at innføring av nytt biblioteksystem vil innebære en utfordring ved flere av institusjonene. BIBSYS har planlagt å opprette en prosjektgruppe allerede i januar Formålet med denne gruppen, som har fått betegnelsen Liten prosjektgruppe, er at BIBSYS skal få bistand i arbeidet med å utforme de store linjene i overgangen til et nytt system. Liten prosjektgruppe vil bestå av fem medlemmer som må regne med å møtes hos BIBSYS ca en gang pr. måned. Fra OCLC vil det komme leveranser med ny funksjonalitet og oppdaterte planer hver andre måned. Liten prosjektgruppe vil få tilgang til å sette seg inn i disse leveransene. Fra tredje kvartal i 2011 er det planlagt å opprette 3 4 større faggrupper på 6 10 personer som vil arbeide mer konkret med konsekvensene av overgangen til nytt biblioteksystem. BIBSYS bad om forslag fra styringsgruppen på personer som kan være aktuelle som medlemmer av Liten prosjektgruppe. Under møtet ble det delt ut en beskrivelse av ønsket profil for medlemmene av Liten prosjektgruppe. En og samme person trenger ikke innfri alle kravene i profilbeskrivelsen, men det er viktig at gruppens medlemmer sett under ett innfrir alle punktene. BIBSYS forslo at styringsgruppen finner fram til kandidater til medlemmer i gruppen etter møtet og kommer med et samlet forslag, fortrinnsvis innen utgangen av desember. Styringsgruppen påpekte at å kalle prosjektgruppen for Liten prosjektgruppe ikke var noe godt navn og foreslå at gruppen blir kalt Prosjektgruppe for innføring av systemet i institusjonene etter prosessen den skal være en del av. Styringsgruppen bad videre BIBSYS vurdere å gi arbeidsgiver kompensasjon for dekning av den arbeidstiden medlemmene av prosjektgruppen vil bruke på arbeidet. Dette fordi Styringsgruppen ønsker å forsterke et mer profesjonelt forhold mellom BIBSYS som driftsorganisasjon og institusjonene som brukere. Medlemmene av denne prosjektgruppen må påregne og bruke mye tid og det skal da dekkes av driftsorganisasjonen (dvs. fellesskapet) og ikke tilfeldige institusjoner. Behovet for ekstern konsulentbistand som en kvalitetssikring av prosessen ble også her fremhevet. Vedtak: Styringsgruppen vil komme med forslag på personer til prosjektgruppen innen 1. januar Behovet for ekstern konsulentbistand for å kvalitetssikre prosessen ble fremhevet. S-2010/22 Status og planer for BIBSYS Ask Saksdokument med informasjon om den nye versjonen av BIBSYS Ask, inkludert et vedlegg som beskriver funksjonalitet som kun finnes i den nye versjonen, var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ga Marit Brodshaug, produkteier for BIBSYS Ask, en demonstrasjon av den nye versjonen av BIBSYS Ask. Først ble den utgaven som er tilgjengelig for alle demonstrert. Deretter fulgte en demonstrasjon av den utgaven som er tilgjengelig for en av deltagerne i Portalkonsortiet, i dette tilfellet Diakonhjemmet høyskole. I januar 2010 tok deltagerne i Portalkonsortiet i bruk den nye versjonen av BIBSYS Ask som samsøkeklient for å søke etter artikler i de elektroniske tidsskriftene biblioteket abonnerer på. Dette betyr at utvalget av søkbare databaser vil variere avhengig av brukerens institusjonstilhørighet. 6

7 15. februar 2011 ønsker BIBSYS å fjerne beta-stempelet i den nye versjonen av BIBSYS Ask og la denne overta adressen Den forrige versjonen av BIBSYS Ask vil fortsatt være tilgjengelig for de som måtte ønske å bruke denne, og alle lenker til bestemte sider i den forrige versjonen vil fungere som før. For begge versjoner av BIBSYS Ask vil det bli obligatorisk å logge på for å sende låne- og kopibestillinger til biblioteket. Som pålogget får sluttbrukeren tilgang til all funksjonalitet som finnes i BIBSYS Ask, for eksempel fornying av egne lån. Vedtak: Styringsgruppen har i tidligere møte frarådet å skifte til Ask 2 (22. oktober 2009, sak 6/2009). Dette fordi man på det tidspunktet mente at en overgang til nytt biblioteksystem, og dermed også mulighet for et skifte i brukergrensesnitt, var veldig nært. Når situasjonen nå er den at OCLC sitt grensesnitt, WorldCat Local, ikke anbefales å tas i bruk gir Styringsgruppen likevel sin tilslutning til at den nye versjonen av BIBSYS Ask overtar adressen fra og med 15. februar Den gamle versjonen skal imidlertid være tilgjengelig og det skal være frivillig om institusjonene ønsker å skifte over lokalt. Styringsgruppen vil også påpeke at den nye versjonen av BIBSYS Ask har klare begrensninger og vil medføre behov for tilpasninger. Styringsgruppen ber om at BIBSYS reduserer disse til et minimum da ressursene fortrinnsvis skal brukes til innføring av nytt biblioteksystem. S-2010/23 Organisering av manuell rydding i Bibliotekbasen Saksdokument som beskriver behovet for manuell rydding i Bibliotekbasen var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ga Gunvald Strømme, produkteier for BIBSYS Biblioteksystem, en kort oppsummering av innholdet i saksdokumentet. For at overføringen av data fra Bibliotekbasen til nytt system skal bli så fullstendig som mulig, har BIBSYS startet en omfattende ryddeprosess. Samtidig er det gjort endringer i funksjonaliteten for å hindre at feil som er ryddet vekk skal kunne oppstå på nytt. Den ryddingen som ikke kan gjøres maskinelt av BIBSYS må fordeles som manuelt arbeid mellom bibliotekene. BIBSYS ønsker å starte den manuelle ryddingen ved de bibliotekene som er representert i styringsgruppen. Bibliotekene vil få tilsendt ryddelister med objektid til postene og informasjon om hvilken type feil som er identifisert. Vedtak: Styringsgruppen gir sin tilslutning til at den manuelle ryddingen som må gjøres i Bibliotekbasen før migrering til nytt system, starter i de bibliotekene som er representert i styringsgruppen. Ryddingen vil bli gjort med utgangspunkt i henhold til ryddelister som vil bli sendt fra BIBSYS til det enkelte bibliotek. S-2010/24 Programkomite for Det 73. norske bibliotekmøte Saksdokument med kort informasjon om representasjon fra fagbibliotekene i programkomiteen til det 73. norske bibliotekmøte var sendt ut sammen med saklisten. Det norske bibliotekmøtet arrangeres i Stavanger i perioden mars For å sikre et faglig og 7

8 relevant program for fagbiblioteksektoren, anser BIBSYS det som viktig at fagbibliotekene er representert i programkomiteen. BIBSYS kan stille med to representanter i programkomiteen og oppfordrer styringsgruppen til å oppnevne disse. Dette kan enten være en eller to av styringsgruppens medlemmer, eller andre egnede kandidater fra fagbiblioteksektoren på bibliotekledernivå. Styringsgruppen diskuterte i hvor stor grad BIBSYS skal involvere seg i og bruke ressurser på dette arrangementet i tiden framover. Det er antatt at brukermøter i regi av OCLC vil bli et nytt og viktig forum for BIBSYS-bibliotekene. Videre er det kommet nye og viktige samarbeidspartnere som for eksempel Cristin og UNINETT. Nasjonalbiblioteket har også fått en ny rolle etter nedleggelsen av ABM-utvikling. Planleggingen av møtet i 2012 har imidlertid kommet så langt at det er vanskelig for BIBSYS å trekke seg ut. Fokuset må derfor være bidra til å få et program og et innhold som er relevant for fagbibliotekene. Dette kan oppnås ved å trekke inn fagbibliotekenes samarbeidspartnere som for eksempel UNINETT, Cristin og Universitets- og høgskolerådet. Styringsgruppen ønsker å stille med en representant fra egne rekker til programkomiteen. Hilde Trygstad ble forespurt og takket ja under møtet. I tillegg ble Line Nybakken Akerholt, UBO, foreslått av Hilde Trygstad som en god representant for fagbibliotekene. Hun er ikke forespurt om hun vil delta. Vedtak: Styringsgruppen oppnevner Hilde Trygstad som representant til programkomiteen for Det 73. norske bibliotekmøte. I tillegg foreslår styringsgruppen at BIBSYS spør Line Nybakken Akerholt, Universitetsbiblioteket i Oslo, om å stille som representant fra fagbibliotekene. BIBSYS sin fremtidige deltagelse ved Det norske bibliotekmøtet settes opp som egen sak ved neste møte i styringsgruppen. S-2010/25 Møteplan for 2011 Ved møtet ble det delt ut en oversikt over planlagte møter i BIBSYS styre i Det vil være relevant å samkjøre styringsgruppens møter med styrets møter for at styringsgruppen skal kunne komme med sine råd og anbefalinger i saker som skal behandles av styret. Vedtak: Styringsgruppen ber BIBSYS komme med forslag til møteplan for 2011 ved bruk av møteplanleggeren Doodle. S-2010/26 Eventuelt Det var ingen saker til eventuelt. 8

9

10

11

12

13 Det Kongelige Kunnskapsdepartement Postboks 8119 Dep POSTADRESSE / 7491 Trondheim BESØKSADRESSE / Abelsgt. 5, Teknobyen TELEFON / FAKS / E-POST / firmapost@bibsys.no ORGANISASJONSNR / INTERNETT / SAKSBEHANDLER / Arve Olaussen 0032 Oslo Deres ref./ Your ref: Vår ref./our ref.: Dato/Date: Budsjett 2012 Satsninger utenfor rammen Det søkes om ekstraordinære midler til nytt informasjonssystem for UH-sektorens biblioteker. Dagens biblioteksystem som er utviklet, vedlikeholdt og driftet av BIBSYS er for lengst modent for utskiftning. Det er inngått kontrakt om et kommersielt informasjonssystem for UH-sektorens bibliotek for idriftsettelse fra I perioden driftes det eksisterende system samtidig som det nye systemet krever betydelige ressurser til systemintegrasjon og nasjonale tilpasninger. I nasjonale tilpasninger ligger særlig samvirke mellom bibliotekene i UH-sektoren og Nasjonalbiblioteket, samt fellesløsninger som er etablert mellom fag- og folkebibliotekene. Fra 2014 frigjøres ressurser og driftskostnadene blir etter hvert lavere enn i dag. Det søkes om ekstra midler i perioden for å unngå at institusjonene får økt bruksavgift i disse årene hvor de også får ekstrakostnader i egen organisasjon knyttet til det å skifte til et nytt system. Vi har beregnet merkostnadene i perioden til om lag 11,5 mill. kr. Kostnadene er knyttet til to hovedpunkter, til utvikling av nasjonale tilpasninger og til nødvendig ekstern bistand til kvalitetssikring av implementeringsprosjektet. Bakgrunn BIBSYS gjennomførte i 2008 en omfattende Behovsanalyse mht. UH-sektorens behov for framtidige bibliotektjenester. I innstillingen ble det konkludert med at fremtidens biblioteksystem bør bygge på en kjerne av kommersiell programvare. Styret la dette til grunn for sitt vedtak i april 2009 og presiserte samtidig at målet er at institusjonene som bruker BIBSYS biblioteksystem skal få et moderne system basert på fremtidens behov. BIBSYS valgte på dette grunnlag å utarbeide en kravspesifikasjon som åpnet for at det kunne tilbys løsninger som ennå ikke var ferdig utviklet. Det ble lagt stor vekt på at dette skulle være hylleferdige standardprodukter tilbudt til en fast pris. Integrasjon og spesielle nasjonale tilpasninger måtte kunne realiseres av BIBSYS parallelt med ferdigstillingen fra leverandørens side slik at totalløsningen kunne idriftsettes fra Anbudskonkurransen ble utlyst på Doffin og Tender Electronic Daily og resulterte i at to leverandører leverte tilbud. Etter en lang forhandlingsprosess kunne en 30. juni 2010

14 kunngjøre valget av leverandør. Kontrakten med leverandøren OCLC ble signert 9. november Løsningen Det er lagt svært stor vekt på å få en løsning som reelt oppfyller kravene til en tjenesteorientert arkitektur ( SOA ), i tråd med difi sine overordnede IKTarkitekturprinsipper for offentlig sektor. Tjenesteorienteringen gir mulighet for et samvirke med andre systemer slik at data deles i et åpent samspill heller enn å importeres (dupliseres). Dette vil kunne øke fleksibiliteten og på sikt redusere driftskostnadene. Begrensningene i å oppnå ønsket effekt på kort sikt vil sannsynligvis ligge i de tilknyttede systemer. På lengre sikt bør en kunne oppnå betydelige forenklinger og forbedringer gjennom et tettere samvirke mellom ulike systemer innenfor den enkelte institusjon og innenfor sektoren. Den valgte løsningen gir BIBSYS et godt verktøy for å være en pådriver for et mer rasjonelt samspill mellom systemer i UH-sektoren, ved enten å utnytte kilder utenfor eget system eller å tilby data til andre systemer. Sammen med UNINETT har BIBSYS tatt initiativ til forprosjektet Samarbeid om arkitektur i UH-sektoren hvor BIBSYS også deltar aktivt. Kravene til den nye løsningen vektla også å få en enhetlig håndtering av alle typer medier, og ikke minst en effektiv håndtering av elektroniske ressurser som vil få en stadig større betydning for institusjonene. Kostnadsutviklingen i perioden Kontrakten med OCLC har en meget gunstig betalingsprofil ved at det ikke påløper vesentlige kostnader i prosjektperioden Det påløper heller ingen engangslisenser, men fra 2013 betales det en årlig leie til OCLC for bruksrett og vedlikehold. I perioden driftes det eksisterende system samtidig som det nye systemet krever betydelige ressurser til systemintegrasjon og nasjonale tilpasninger. Oppgavene som må gjøres for å få det nye systemet i drift overgår den mengde utviklingsressurser som frigjøres fra det eksisterende systemet. Ved å skyve mindre prioriterte oppgaver til 2013, vil en søke å unngå en økning av antallet utviklingsressurser i 2011 og KD bevilget 2 mill. kr. ekstraordinære midler for 2011 som vil dekke det minimum av samspill som må finne sted i En liten prosjektgruppe med representanter fra institusjonene vil sammen med BIBSYS videreutvikle opplegget for et mer utvidet samspill med institusjonene i Det faste personalet knyttet til utvikling og vedlikehold av datasystemene vil være fullt beskjeftiget med utvikling av nasjonale tilpasninger. Kostnadene i 2012 øker fordi en må leie eksterne ressurser, bl.a. til å håndtere samspillet med institusjonene. Fra og med 2013 påløper en årlig leie til OCLC, mens oppgavene knyttet til vedlikehold og drift av det gamle biblioteksystemet faller bort. Det vil etter vårt skjønn være rasjonelt at BIBSYS får anledning til å benytte dette personalet til å ferdigstille nasjonale tilpasninger samt arbeide med grensesnittene mellom nytt ILS og administrative systemer i UH-sektoren. Basert på dette vil de samlede kostnader i 2013 bli høyere enn dagens nivå. Fra 2014 er basisinvesteringen i nytt system ferdig og dette medfører mindre bruk av utviklingsressurser enn i dag. Dette kompenserer for lisenskostnadene. I 2015 senkes kostnadsnivået som følge av naturlig avgang. Sammen med den reduserte bruken av utviklingsressurser antas det totale kostnadsnivå for 2015 og videre å kunne bli lavere enn dagens nivå (2010). BIBSYS vil foreta en grundigere utredning av de mer

15 langsiktige konsekvensene i løpet av 1. halvår De frigjorte utviklingsressursene antas benyttet til nye oppgaver innen UH-sektoren. Tabellen nedenfor viser en oversikt over inntekter og kostnader. Budsjettet krever ekstrabevilgninger fra KD i perioden for å balansere, dersom institusjonene skal unngå ekstraordinære økninger. Tallene er ikke justert for prisstigning Kostnader 2012 Utfordringen i 2012 er at det eksisterende systemet er i full drift og krever betydelige ressurser både i form av personell, vedlikeholdsavtaler m.m. Det er også nødvendig å gjøre en god del endringer i dataformater i dagens system for å muliggjøre automatisk overføring av alle data til det nye systemet siste uke i Samtidig er innføringen av nytt system i sin mest hektiske oppbyggingsfase med f. eks. systemintegrasjon, testing, klargjøring og overføring av Bibliotekbasen, opplæring av alle bibliotekansatte i UH-sektoren, samt bistand til å endre arbeidsprosesser i institusjonene. Dette krever full utnyttelse av ressursene i BIBSYS, men også noe leie av bistand eksternt (engasjementer og evt. konsulenter). De samlede kostnadene blir derfor høyere enn i dag. BIBSYS vil unngå å belaste institusjonene med en ekstraordinær økning av kostnadene i 2012 og 2013, ikke minst fordi institusjonene selv vil måtte bruke ekstra ressurser på innføringen og mulige endringsprosesser knyttet til innføringen. Uten en ekstraordinær bevilgning fra KD vil institusjonene få en vesentlig økning i avgiften til BIBSYS for Oppsummering BIBSYS søker KD om en omstillingsbevilgning på 10 mill. kr. fordelt på perioden Vi ber om at halvparten av dette, 5 mill. kr., stilles til disposisjon for De ekstraordinære midlene skal finansiere nødvendige investeringer i et nytt og moderne informasjonssystem for UH-sektorens biblioteker. Investeringene vil: skjerme institusjonene mot en større avgiftsøkning i utviklingsperioden gi en systemløsning med driftskostnader på et lavere nivå enn i dag

16 sikre at vi kan utnytte kompetanse i BIBSYS til å utvikle standardiserte grensesnitt mot IT-systemer som benyttes i UH-sektoren Med vennlig hilsen Sverre Spildo styreleder (sign.) Roy Gundersen direktør (sign.)

17

18 Oppdatert: Til: Styremøte Saksdokument S-2010/56 Nytt biblioteksystem status Kontrakten om leveranse av nytt biblioteksystem ble signert 9. november og det ble gjennomført to halvdagsseminarer tilknyttet selve signeringsseremonien. Det ene seminaret ga en teknisk oversikt over systemet og var en meget vellykket start på å gi BIBSYS mer detaljert innsikt i det nye systemet. Det ble også avtalt kortsiktige tiltak for å fortsette prosessen med å overføre kompetanse: Gi BIBSYS tilgang til hensiktsmessige verktøy for samspillet med OCLC Detaljert dokumentasjon av tjenestegrensesnitt Dokumentasjon av datamodeller og prosess for migrering Tilgang til en node som kjører den til enhver tid eksisterende versjon av programvaren Flere av disse prosessene er kommet godt gang. Det har vært arrangert både prosjektmøter og tekniske møter. Første leveranse fra OCLC, som vil være en testnode, er forventet 17. desember. Denne leveransen kommer litt senere enn BIBSYS hadde håpet, men vi regner allikevel med å starte utviklingen av tilleggstjenestene i løpet av januar Prosjektplanen vil bli revidert slik at den sammenfaller mest mulig med planene til OCLC. For å ha en best mulig styring i prosjektet har OCLC og BIBSYS valgt en smidig prosjektmetodikk. Denne metodikken samt organisering av prosjektet er beskrevet i vedlegg 1. Beskrivelse av hvordan BIBSYS kommer til å ivareta prosessene som må foregå i bibliotekene er gitt i vedlegg 2. Forslag til vedtak: Styret tar status for nytt biblioteksystem til etterretning. 1

19

20 Oppdatert: Til: Styremøte Vedlegg 1 til S-2010/56 Prosjektmetodikk For å redusere risikoen og øke kvaliteten bruker både OCLC og BIBSYS en smidig prosjektmetodikk. Prinsippene bak en smidig metodikk er blant annet: dele store kompliserte prosjekt inn i mindre og mer håndterbare aktiviteter/oppgaver med en trinnvis gjennomføring tilrettelegge for endring, også sent i prosjektet levere fungerende funksjonalitet ved hver iterasjon (gjerne hver måned) gjøre prosessen synlig og inkluderende Dette innebærer at vi lager grove planer for hele prosjektet og etter hvert som vi få mer kjennskap til systemet vil planene utvikle seg og bli mer konkrete og detaljerte. Fordelen med dette er at det er lettere å endre kursen underveis. Både OCLC og BIBSYS har gode erfaringer med denne typen metodikk. Prosjektorganisering Prosjektet nytt biblioteksystem kan deles in fire delprosjekt/prosesser: 1. OCLC s utviklingsprosjekt av et nytt nestegenerasjons biblioteksystem 2. Utvikling av nasjonale tilleggstjenester hos BIBSYS 3. Samarbeidsprosjektet mellom OCLC og BIBSYS 4. Innføringsprosjekt av nytt system i institusjonene 1. OCLC s utviklingsprosjekt BIBSYS har kjøpt et nytt nestegenerasjons biblioteksystem av OCLC som fremdeles er under utvikling. Prosjekt er helt og fullt i regi av OCLC som utvikler et nytt standardprodukt kalt WMS (Web-Scale Management System). BIBSYS betaler for standardproduktet gjennom en årlig leie. Siden BIBSYS kjøper et standardprodukt har vi ikke noen økonomisk risiko men heller ingen formell innflytelse på produktet. Det nye biblioteksystemet skal tas i bruk i alle BIBSYS institusjonene i januar Systemet som settes i drift i 2013 vil være et standardprodukt som inneholder et minimum av de standardfunksjoner som kreves i et moderne biblioteksystem. OCLC kommer til å fortsette 1

21 utviklingen og utvide minimumsløsningene etter innføringen av systemet i Av de fire delprosjektene er det dette prosjektet som har størst omfang og som har størst risiko. OCLC bruker en smidig prosjektmetodikk for å redusere risiko og ha best mulig kontroll på omfanget. 2. Utvikling av nasjonale tilleggstjenester hos BIBSYS Et standardprodukt vil ikke inneholde alle nasjonale tilpasninger som kreves av BIBSYS institusjonene. BIBSYS har derfor opprettet et eget utviklingsprosjekt som skal utvikle de tilleggstjenestene som er lovpålagte eller nødvendige. Tilleggstjenestene som skal implementeres er i hovedsak tilpasninger for Nasjonalbiblioteket og nasjonalt samarbeid. I tillegg innebærer dette prosjektet konvertering og overføring av data til det nye systemet og integrering mot omkringliggende systemer. De enkelte oppgavene er i stor grad uavhengige av hverandre, noe som både reduserer kompleksiteten og risikoen på de enkelte arbeidsoppgaven og delprosjektet i sin helhet. Det nye biblioteksystemet som lanseres i 2013 vil inneholde minimumsfunksjonalitet av nasjonale tilpasninger. 3. Samarbeidsprosjektet mellom OCLC og BIBSYS Det er behov for å samkjøre de to utviklingsprosjektene og det er derfor opprettet et eget samarbeidsprosjekt mellom OCLC og BIBSYS. Prosjektet håndterer samspillet med OCLC og koordinerer mellom delprosjektene, herunder kjøp av eventuelle mindre tilpasninger, konsulentbistand, kurs og lignende. BIBSYS kommer til å følge utviklingen av OCLC sitt prosjekt tett gjennom hele prosjektperioden. Dette gjennomføres ved at OCLC leverer reviderte planer samt oppnådd resultat hver andre måned for kommentering. 4. Innføringsprosjekt For institusjonene ligger de største utfordringene i overgangen til nytt system. Det er derfor opprettet ett innføringsprosjekt som ivaretar opplæring av brukere og bistår institusjonene med å tilpasse arbeidsflyten i og rundt biblioteksystemet. Her vil omfanget avhenge av den enkelte institusjon. Det kan være aktuelt å ta inn konsulenthjelp utenifra for å sikre en god og riktig prosess. Dette prosjektet vil bestå av en prosjektgruppe med representanter fra institusjonene i tillegg til BIBSYS ansatte. Organisering i BIBSYS Gjennomføringen av nytt biblioteksystem er organisert som et selvstendig prosjekt som fritt kan trekke på nødvendige ressurser fra hele den ordinære linjeorganisasjonen, dvs. en klassisk matriseorganisering. Koblingen til linjeorganisasjonen skjer ved at en representant fra BIBSYS ledelse vil ha rollen som prosjekteier. Den daglige gjennomføringen er fordelt mellom en prosjektleder og produkteier. Prosjekteier er bindeleddet opp mot den øvrige ledelsen og mot styret, og vil delta på Project Board Meetings med OCLC. 2

22 Prosjektleder har som hovedansvar å koordinere samspillet med OCLC og institusjonene samt sørge for at hele prosjektet kommer i mål til rett tid. Produkteier har det faglige ansvaret og skal sørge for at systemet som leveres i januar 2013 har rett innhold. I tillegg til disse rollene er det opprettet en intern prosjektgruppe som skal ta hånd om de sakene som må behandles. Prosjektgruppen er satt sammen av både utviklere som har god kjennskap til dagens system og bibliotekarer. Rollene i prosjektet er fordelt som følger: Prosjekteier: Arve Olaussen Produkteier: Jan Erik Garshol Prosjektleder: Ellen Røyneberg 3

23

24 Oppdatert: Til: Styremøte Vedlegg 2 til S-2010/56 Samspill med institusjonene ved innføring av nytt biblioteksystem Prosjektet nestegenerasjons biblioteksystem kan deles in fire delprosjekter/prosesser; utviklingen av det nye systemet hos OCLC, utvikling av tilleggstjenester hos BIBSYS, samarbeidsprosjekt mellom OCLC og BIBSYS og innføringen av systemet i institusjonene. Den største delen av utviklingen vil foregå hos OCLC, mens BIBSYS vil ha som hovedprioritet å jobbe med utviklingen av tjenester til systemet i For institusjonene ligger de største utfordringene i overgangen til nytt system. Det er viktig for institusjonene å forberede seg på overgangen, derfor ønsker BIBSYS å involvere representanter fra institusjonene som kan bistå med den videre utformingen av prosessen. Det forslås involvering i to trinn. I første omgang ønsker BIBSYS en prosjektgruppe med nøkkelpersoner som kan ha tett dialog med BIBSYS og hjelpe oss aktivt i vårt arbeid. Etter hvert vil det bli behov for flere faggrupper som vil være representativ for ulike typer bibliotek og fagområder. Institusjoner som er representert i noen av disse gruppene vil ha behov for å sette av ressurser i forbindelse med innføringen av nytt biblioteksystem allerede i De resterende bibliotekene vil først bli involvert i løpet av 2012, og vil derfor ikke ha behov for å sette av større ressurser i løpet av Ekstern prosjektgruppe for innføring av nytt biblioteksystem Målet til denne gruppen er å bidra til å utforme de store linjene i overgangen til nytt biblioteksystem. Arbeidsoppgaver til gruppen vil blant annet kunne være: Brainstorming sammen med BIBSYS Å gi oss en forståelse av utfordringer som kan komme med overgangen til nytt biblioteksystem Bidra til å planlegge praktisk gjennomføring Tidlig planlegging rundt kursvirksomhet Planlegge og tilrettelegge det eksterne samspillet Ta del i samarbeidet i de større faggruppene Det planlegges at gruppen skal ha 5 medlemmer og at den skal starte opp i løpet av 1. kvartal Gruppen må regne med å møtes hos BIBSYS ca en gang pr mnd. OCLC har leveranser med ny funksjonalitet og revidert plan til BIBSYS hver andre måned. Prosjektgruppen vil ha mulighet til å følge med i disse leveransene. 1

25 Styringsgruppen har tatt på seg oppgaven med å komme med forslag på personer som kan egne seg å være del av prosjektgruppen. BIBSYS vil utnevne gruppen og ha ansvar for oppfølgingen av gruppen. Faggrupper for innføring av nytt biblioteksystem Gruppene skal representere ulike typer bibliotek og kjernekompetanse i bibliotekene. Hovedoppgaven blir å jobbe med konsekvenser som følge av overgang til nytt biblioteksystem. Det er planlagt at gruppene skal opprettes i 3. kvartal Prosjektgruppen skal være med å legge rammene for arbeid, innhold m.m. i disse gruppene. Forslag til arbeidsoppgaver er: Se på konsekvenser for institusjonene og gi innspill til de bibliotekene som ikke har representanter i gruppene Sjekk hvordan nødvendige funksjoner i biblioteket og i forhold til eksterne aktører bør ivaretas/endres Planlegge innføringen i form av å se på/vurdere arbeidsflyt, opplæringsopplegg m.m. Se på (u)likheter i behov i institusjonene Rådgivningsgrupper for BIBSYS og bibliotekene BIBSYS ser for seg 3 4 grupper på 6 10 personer. BIBSYS må sammen med prosjektgruppen bestemme hvordan faggruppene skal organiseres. Noen stikkord er: Gruppering etter spesialitet (akkvisisjon, katalog ) Gruppering etter type institusjon Geografiske grupper Nasjonalbiblioteket Nasjonalbiblioteket har flere spesielle krav som vil bli ivaretatt gjennom prosjektperioden. I delprosjektet for utvikling av nasjonale tilpassninger vil BIBSYS og Nasjonalbiblioteket ha en løpende kontakt for å dekke opp alle spesielle krav som Nasjonalbiblioteket måtte ha. BIBSYS ser det derfor ikke naturlig at Nasjonalbiblioteket er representert i prosjektgruppen, siden denne gruppen skal ha et generelt fokus. Nasjonalbiblioteket bør derimot være representert i de større faggruppene. Foreløpig plan BIBSYS foreslår følgende plan for samspill med bibliotekene. Etter hvert som BIBSYS og prosjektgruppe får en bedre forståelse av oppgavene vi står ovenfor, vil planen endres og få flere detaljer. 2

26 Desember 2010 Det må utnevnes medlemmer i prosjektgruppen slik at gruppen kan starte opp tidlig i første kvartal Styringsgruppen kommer med forslag til personer innen utgangen av desember Informasjon om nytt system i BIBSYS Nytt Første kvartal 2011 Oppstart prosjektgruppe Gruppen blir kjent med arbeidsoppgavene og det nye systemet Mars: Brukermøtet Et første møte med det nye systemet for mange. Tredje kvartal 2011 Oppstart faggrupper flere detaljer kommer når BIBSYS og prosjektgruppen har jobbet med rammer for arbeidet. Første kvartal 2012 Utarbeide kursmateriell sammen med personer fra faggruppene/prosjektgruppen BIBSYS starter planlegging av hvordan storskala kursvirksomhet bør gjennomføres sammen med personer fra faggruppene/prosjektgruppen Starte prosessen med å utdanne kursholdere Hvem skal være kursholder? Hvor mange trenger vi? Hvordan organisere betatestingen? Skal alle institusjoner ta del i testingen? Skal vi opprette en egen testgruppe i tillegg til faggruppene/prosjektgruppen? Skal faggruppene/prosjektgruppen være med her? Andre kvartal 2012 Institusjonene arbeider med eventuelle endringer av prosesser (arbeidsflyt) med hjelp fra faggruppene/prosjektgruppen. Betaversjon nytt biblioteksystem inkludert tilleggtjenester er tilgjengelig for testing for BIBSYS og representanter fra noen institusjoner. Tredje kvartal 2012 Starte med pilotinstitusjoner? Vi må undersøke med OCLC om det er mulig å starte med noen pilotinstitusjoner som kan prøve ut betaversjonen i drift. Hvis det er gjennomførbart, hvilke institusjoner bør det være? Disse må da kjøres gjennom et tidligere kursopplegg. Fjerde kvartal 2012 Kursing av alle bibliotekansatte. Kursingen bør starte så sent som praktisk mulig. 3

27 Tentativt slutten av november/begynnelsen av desember. Alle institusjonene må få tilgang til en kursversjon slik at de kan prøve seg alene før/etter kurset. Januar 2013 Nytt system i bruk i alle BIBSYS institusjoner! BIBSYS har ekstra kapasitet på brukerstøtte for å bistå bibliotekene i overgangsfasen OCLC vil oppgradere systemet som er i drift. BIBSYS vil implementere tilleggstjenester som ikke ble prioritert i prosjektperioden samt eventuelle nye behov som oppstår hos brukerne. 4