Organisering av kunnskapssektoren innspill fra BIBSYS

Transkript

1 1 av 4 Deres dato 14. nov Deres referanse 16/5526 Kunnskapsdepartementet Organisering av kunnskapssektoren innspill fra BIBSYS Kunnskapsdepartementets (KD) notat om organisering av kunnskapssektoren er omfattende og utdyper sentrale områder for den videre prosessen. Dette høringsinnspillet vil i det alt vesentlige fokusere på tjenesteorganer og foreslåtte modeller for disse. BIBSYS er tilfreds med KDs redegjørelser og drøftinger som følger opp våre anbefalinger om at forvaltningsoppgaver og tjenester i hovedsak organiseres hver for seg i en fremtidig organisasjonsmodell. Vi tar som utgangspunkt at BIBSYS pr i dag ikke utfører forvaltningsoppgaver og ikke er tiltenkt slike. Våre innspill er behandlet i BIBSYS styre den 5 desember og berører det som etter vår oppfatning er sentrale områder i KDs notat relatert til den videre prosessen. Det er vår oppfatning at BIBSYS pr i dag har kompetanse på og yter tjenester til forskning og utdanning, og dette innspillet må sees i et slikt perspektiv. Tverrgående organisering Notatets pkt om tverrgående organisering av IKT, synliggjør ikke at det er fordeler ved å slå sammen organisasjoner som pr i dag leverer tjenester til grunnopplæringen med de som leverer til UH-sektoren. Det mest nærliggende kan være å vurdere infrastrukturtjenester, men dette fremstår som krevende i et landskap med svært forskjellige typer av organisasjoner og eiere. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler BIBSYS E-post: firmapost@bibsys.no Abels gt Frode Arntsen 7491 TRONDHEIM Trondheim All korrespondanse skal adresseres til BIBSYS. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 4 Brukermedvirkning BIBSYS merker seg at det understrekes behovet for brukermedvirkning i pkt , men savner en mer omfattende belysning av behovet for brukernærhet ift de tjenestene som skal produseres/leveres til UH-sektoren. Dette er et område som er avgjørende for å lykkes. BIBSYS har med sin konsortiemodell (beskrevet i vedlegg 1), god erfaring med at brukerinstitusjonene involveres nært ift sentrale premisser som angår de forskjellige tjenesteområdene. Kunde-Leverandørforholdet og hvordan en forholder seg til dette er et område som ofte omtales, og flere etterspør dette som modell for fremtidig tjenesteleveranser. Dette vil være en modell som samsvarer med tradisjonelle kommersielle mekanismer, der kunden styrer leverandøren gjennom å velge, eller velge bort leverandøren for hver enkelt tjeneste. Dette forutsetter en leverandør med tilstrekkelig kapitalbase som kan operere på normale kommersielle vilkår. Denne tilnærmingen anses som lite egnet når man innen sektoren ønsker å etablere/videreføre et sett av fellestjenester som i utstrakt grad skal være sektorgjennomgående, dvs de skal benyttes av alle. Det vil være mer hensiktsmessig at brukerne (kunden) styrer leverandøren gjennom for eksempel en konsortiemodell der de har direkte påvirkning. Som en del av dette etableres det avtaler for hvert konsortium, mellom den enkelte brukerinstitusjon og tjenesteorganet, der det er entydig avtalt ansvarsområder og tjenestenes omfang og kvalitet (SLA) samt på hvilke vilkår forøvrig den enkelte institusjon deltar i konsortiet. Konsortiemodellen slik den er beskrevet i vedlegg 1 er skalerbar og kan benyttes for alle typer tjenester. Styring Når KD i samme pkt. tar til orde for bruk av styrer for å sikre brukermedvirkning, er det vår erfaring at et konsortiestyre med representasjon fra brukerinstitusjonene på en svært hensiktsmessig måte kan ivareta dette. Hva angår virksomhetens (tjenesteorganets) styre er vår oppfatning at dette må være et styre som utøver overordnet og langsiktig styring av virksomheten fremfor å utøve løpende brukermedvirkning. Medlemmer i virksomhetsstyret utpekes med grunnlag i deres komplementære kompetanse fremfor institusjonsrepresentasjon, da institusjonene vil være representert gjennom for eksempel konsortiestyrer eller evt råd og arbeidsgrupper. BIBSYS mener KD må være tydelig på hvilke fellestjenester som er obligatoriske for institusjonene å bruke (Sektorgjennomgående), og hvilke det er opsjon for å ta i bruk. Det vil sannsynligvis være hensiktsmessig at tjenesteorganet gis anledning til å levere tjenester i tillegg til de som er sektorgjennomgående.

3 3 av 4 Forvaltning av IKT-strategi Når KD i pkt mener det må vurderes om det strategiske og taktiske forvaltningsansvaret for implementering og gjennomføring av IKT-politikken og strategien bør plasseres i et underliggende forvaltningsorgan, er dette interessant og relevant. Det er imidlertid viktig å skille mellom denne IKT-politikken/ strategien og tjenesteorganets strategi, særlig hvordan brukerinstitusjonene har innvirkning på og evt styring med forvaltningsansvaret. Det er vår oppfatning at den IKT-politikken/strategien det henvises til her, primært er overordnet og omhandler prinsipielle spørsmål som for eksempel hvorvidt tjenester skal leveres felles eller være institusjonenes ansvar. Denne strategien er prinsipielt forskjellig fra tjenesteorganets strategi, som primært handler om hvordan organisasjonen skal utvikle og levere sine tjenester og virksomhet forøvrig. Hvor ansvaret for å forvalte strategien og omsette denne til faktiske resultater skal plasseres, avhenger etter vår oppfatning av hvilken organisasjonsmodell som velges. Dette berøres under Fremtidig organisasjonsmodell. Fremtidig organisasjonsmodell Notatets punkt om Modeller for tjenester og infrastruktur, har flere forslag. BIBSYS opprettholder primært sitt opprinnelige forslag om å samle tjenester til norsk forskning og høyere utdanning i en organisasjon. Det er ikke nærmere definert hva som inngår i begrepet administrative tjenester, men en henvendelse til KD har oppklart at dette synes å omfatte forsknings- og studieadministrasjon. Av denne årsak er det utfordrende å skille disse fra de øvrige tjenestene, da de på flere områder er nært knyttet sammen. Modell 1 som foreslår å samle samtlige oppgaver i et nytt tjenesteorgan, er fremdeles vårt primære forslag. Modell 2 som foreslår å legge ansvaret for de administrative tjenester på institusjonsnivå i form av en konsortiemodell, anbefales ikke av årsaker nevnt ovenfor. Modell 3 som foreslår å etablere to tjenesteorganer, der det ene har ansvar for hhv. IKT-infrastruktur, tjenester til forskning og overordnet IKT forvaltning, mens det andre har ansvar for tjenester til utdanning og administrative tjenester anbefales ikke fordi det anses uheldig å skille tjenester til forskning fra utdanning. Modell 4 foreslår to tjenesteorganer, der det ene har ansvar for IKT-infrastruktur og overordnet IKT-forvaltning. Det andre tjenesteorganet har i denne modellen ansvar for tjenester til forskning og utdanning samt administrative tjenester. Dersom en velger en modell med tverrsektoriell organisering av IKTinfrastruktur, er det vår oppfatning at modell 4 kan være en bedre modell enn modell 1.

4 4 av 4 I dette tilfelles anbefaler vi imidlertid at ansvaret for overordnet IKT-forvaltning plasseres hos det tjenesteorganet som har ansvar for tjenester til forskning og utdanning samt administrative tjenester. BIBSYS mener det må velges selskaps- og organisasjonsformer som er hensiktsmessig for å skape nødvendig handlingsrom. Med hilsen Frode Arntsen direktør Dette dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen fysisk signatur Vedlegg: 1 Konsortiemodell

5 Skisse til Konsortiemodell Vedlegg 1 til BIBSYS innspill til organiseringsprosjektet des 2016 Skisse til hvordan en fremtidig konsortiemodell, som en del av samspill og brukernærhet/medvirkning mellom et tjenesteorgan og brukerinstitusjonene kan organiseres. Brukerinstitusjoner og styringsmodell er illustrert for tjeneste A, øvrige tjenester organiseres etter samme modell. Modellen er basert på dagens modell for samarbeidskonsortier i BIBSYS, noe som omtales som en vellykket modell.