Organiseringsprosjektet innspill til skisser til modeller

Transkript

1 CERES Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier Kunnskapsdepartementet Postboks 8119 Dep 0032 OSLO Dato: Deres ref.: 16/5526 Vår ref.: 2016/12515 Organiseringsprosjektet innspill til skisser til modeller Vi viser til brev av med invitasjon til seminar 15. februar om organisering av kunnskapssektoren og skisser til modeller. CERES Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier takker for muligheten til å komme med synspunkter. Oppsummering Vi ser at alle de fire foreslåtte modellene legger opp til at CERES samorganiseres med flere andre virksomheter. CERES og de virksomhetene vi foreslås samorganisert med har i dag ingen overlappende oppgaver med CERES sine oppgaver. CERES ivaretar fagnære tjenester som er virksomhetskritiske for institusjonenes kjernevirksomhet. Vi ber departementet om ikke å splitte CERES-miljøet, utsette det for en ytterligere omorganisering, eller innlemme i et stort forvaltningsorgan. En samorganisering i et stort organ vil kunne bidra til mindre klar arbeidsfordeling, svekking eller avvikling av fagmiljøene og mindre effektiv oppgaveløsning. En ytterligere omorganisering, eller gradvis flytting av tjenestene til et annet miljø, vil innebære at virksomhetskritiske tjenester som for eksempel Felles studentsystem, Cristin eller Samordna opptak, påføres risiko for alvorlige feil eller at tjenestene ikke er tilgjengelig i perioder, med de konsekvensene det innebærer for opptak til høyere utdanning eller avvikling av undervisning eller eksamen ved alle norske universiteter og høyskoler. De miljøene som i dag utgjør CERES har de siste årene vært gjennom flere fusjoner og omorganiseringer. Med dette har vi i stor grad har oppfylt målene både i Strukturmeldingen og i Organiseringsprosjektet med å skape mer robuste og mer effektive organisasjoner. Vi har gjennom flere år demonstrert evne til å skape resultater i samarbeid med andre organisasjoner. Vi leverer stabile tjenester av høy kvalitet og har gjennom mange år etablert en modell for brukermedvirkning som sikrer at kunnskapssektor får kostnadseffektive tjenester. Med 123 ansatte i dag har vi en hensiktsmessig størrelse og organisering tilrettelagt for å kunne påta oss nye oppgaver innenfor vårt kompetanseområde. CERES er den største enheten blant virksomhetene som ønskes samorganisert og er en robust, fleksibel og endringsdyktig og effektiv organisasjon med tanke på stadig nye trender og muligheter på teknologifeltet. FS-systemet er det mest komplekse systemet i UH-sektoren. Forvaltning, kontinuerlig utvikling, vedlikehold og stabil drift av tjenesten krever høy grad av spesialistkompetanse. En ytterligere omorganisering skaper uro i organisasjonen og risiko for tap av nøkkelpersoner.

2 CERES leverer stabile tjenester av høy kvalitet Vi forstår og støtter departementets behov for å satse på en robust organisering av oppgavene som gir god styring av egen sektor. Ved å opprette FSAT og senere CERES, har Departementet gjort nettopp dette. CERES ble opprettet ved at fire virksomheter ble fusjonert i løpet av de siste 3 årene til én robust organisasjon. Fusjonen sikret at kompetansen nødvendig for å tilby sektoren fellestjenestene som Felles studentsystem, Samordna opptak og Cristin er samlet i en organisasjon. CERES er nå en robust og kostnadseffektiv organisasjon, som kan påta seg nye oppgaver innenfor sitt kompetanseområde (f.eks. samordning av masteropptak, fagskoleopptak eller nye oppgaver knyttet til åpen tilgang) dersom departementet eller sektoren ønsker dette. Fusjonen av FS, SO, Cristin og SUN (tidligere del av USIT) bidro til at antall egenregileverandører er betydelig redusert. Vi ser derimot ingen ytterlige gevinster som forsvarer en ytterligere omorganisering av fellestjenestene, da dette vil kunne påvirke kvaliteten på tjenestene negativt. Tjenestene Felles studentsystem og Samordna opptak fungerer etter hensikten. Siden opprettelsen av FS og SO for 20 år siden har det ikke skjedd en alvorlig feil i tjenestene. UH-sektor har ved gjentatte anledninger og på ulike nivåer i organisasjonen uttalt at FS er et av de viktigste verktøyene i hverdagen og at man har vært meget fornøyd med leveransene og dialogen med CERES. Samarbeidet mellom KD, CERES og sektoren om utvikling og vedlikehold av FS og SO har vært vellykket og videreføres i dag gjennom en veletablert modell for brukermedvirkning. Prosessen med å samle informasjon om norsk forskning i én felles database har vært vellykket. Databasen er implementert på kort tid i UH-sektor, helsesektor og instituttsektor, har levert NVI-rapportering uten problemer hvert år etter etableringen og gir nå Norge en unik oversikt over alle norske forskere og all vitenskapelig produksjon. Innen området lisensavtaler og åpen tilgang har tidligere Cristin etablert et nært og godt samarbeid med deltagerinstitusjonene og også etablert et sterkt internasjonalt samarbeid. Vi kan ikke se at en eventuell ytterligere omorganisering av fellestjenestene vil kunne bringe forbedringer i tjenestene, tvert imot vil prosessene rundt dagens samordning, det gode samspillet og samarbeidet kunne svekkes og reverseres. Våre systemer og tjenester er etterspurte av både departementet og institusjonene i sektoren. De gir store besparelser for sektoren samlet sett, og bringer det studieadministrative feltet videre når det gjelder digitalisering av tjenester og prosesser, effektivisering og gevinstrealisering både for institusjonene og for sektoren totalt sett. Det er avgjørende at CERES gis rammebetingelser framover som sikrer at vi kan levere resultater i tråd med sektorens behov. CERES-miljøet er et internasjonalt ledende miljø innen sine områder CERES har et solid fagmiljø som har bygd opp domenekunnskap og kompetanse innen bl.a. systemutvikling og systemintegrasjon over lang tid. Suksessen som FS og SO representerer har ført til at CERES har en ledende posisjon i det internasjonale samarbeidet rundt felles systemer i UH-sektor. Kvaliteten på fellesløsningene har bidratt til at CERES har blitt tildelt finansiering og deltakelse i flere Erasmus+ prosjekter (EMREX og Erasmus without paper). CERES innovative løsninger og ledende

3 posisjon innen digitalisering og standardisering er unikt. Den rike funksjonaliteten i fellessystemer utviklet ved CERES er sjelden i verdenssammenheng. I tidligere Cristin har både miljøet rundt Cristin-systemet og miljøet knyttet til lisensavtaler og åpen tilgang oppnådd en tilsvarende posisjon. Norge fremstår som et eksempel til etterfølgelse når det gjelder forskningsinformasjon, Cristin er blitt invitert inn som partner i 2 fullfinansierte EU-prosjekter, og vi er representert internasjonalt i styrende organer på begge områdene. CERES gir sektoren og departementet kostnadseffektiv systemutvikling Tjenestene Felles studentsystem, Samordna opptak og Cristin utvikles og vedlikeholdes med relativt lave kostnader. Finansieringsmodellen for CERES som kombinerer direkte bevilgning med en kontingent-ordning sikrer fleksibilitet, robusthet og brukermedvirkning. Lignende fellessystemer i Sverige eller Danmark utvikles med tre-fire ganger så mye ressurser som i Norge og med kjøp av eksterne utviklingsressurser. I Finland har samarbeid rundt felles løsninger blitt lagt på is etter en mangeårig utredningsperiode. Den norske organisasjonsmodellen som samler forvaltere med utviklere i én organisasjon kan sees på som både innovativt og best practice. Modellen sikret en rask fremgang i ferdigstillelse og lansering av en ny søkerportal og er et godt eksempel på synergieffekten oppnådd ved fusjon av FS og SO. Departementet besluttet å fusjonere Cristin og FSAT fra , og vi ser allerede resultater av fusjonen gjennom økt tempo i utviklingen av det nye Cristin-systemet. Dersom implementering av modellene - som skissert i organiseringsprosjektet - innebærer oppsplitting av miljøene i CERES, eller gradvis fysisk utflytting og avvikling av eksisterende miljø, vil samordningsprosessen for tjenesteproduksjon innen Felles studentsystem, Samordna opptak og Cristin reverseres og effektiviteten og tjenestekvaliteten svekkes. Vi ønsker å trekke frem Vitnemålsportalen som et eksempel på en ny, kostnadseffektiv, tjeneste utviklet av CERES på oppdrag fra Departementet og som gir institusjonene stor besparing. Det er en god og etterspurt tjeneste for norske borgere som gir kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser. Tjenesten har rik funksjonalitet og er blant Europas første i sitt slag. Institusjonene har i dag «kort vei» til CERES Det er avgjørende at CERES gis rammebetingelser fremover som sikrer fortsatt nær kontakt med brukerinstitusjonene slik at vi fortsatt kan levere resultater i tråd med sektorens behov. Utvikling av fellestjenestene FS, SO og Cristin ble drevet frem av både eiere og brukere: departementet ønsket standardisering og felles praksis på de ulike områdene samtidig som institusjonene hadde behov for egenutviklete løsninger, på områder der kommersielle løsninger tilpasset norske forhold ikke var tilgjengelig. Tjenestene ble utviklet ved at universitetene samarbeidet om kravspesifisering. Utvikling og vedlikehold skjedde i tett samarbeid med brukerinstitusjonene for å dekke institusjonenes behov for systemstøtte for administrative oppgaver. I tiden der de fleste UH-institusjonene har gjennomført eller skal gjennomføre en fusjon ev egen virksomhet med en annen UH-institusjon, er tett dialog med CERES avgjørende for å opprettholde driften av FS uten

4 nedetid. Dersom CERES fusjoneres inn i et stort organ, vil tilgjengeligheten, den gode dialogen og brukermedvirkningen kunne svekkes. Sektoren vil kunne miste nærhet og eierskap til tjenestene, dialogen mellom sektoren og et stort forvaltningsorgan vil miste fleksibiliteten, effektiviteten og bære preg av byråkrati, og forutsetning om effektiv forvaltning og oppgaveløsning med lavest mulig kostnad og på det lavest effektive forvaltningsnivået vil bli borte. CERES har i dag 123 ansatte og er den største enheten blant virksomhetene som ønskes samorganisert eller omorganisert. Vi synes at CERES har nådd en optimal størrelse på et tjenesteorgan. Større organ fører til dypere organisasjonshierarki, flere interne koordineringsgrupper og tyngre beslutningsprosesser. Gjennom Cristin-systemet og arbeid med lisensavtaler leverer CERES tjenester også til Helse- og omsorgsdepartementet og Instituttsektoren. Den nye styresammensetningen er laget for å reflektere dette, og begge sektorer har fått den innflytelse de har ønsket på tjenestene. Kompleksitet i tjenestene krever stabile rammer FS-systemet - med sine 1500 tabeller - er det mest komplekse systemet i UH-sektoren. Forvaltning, kontinuerlig utvikling, vedlikehold og stabil drift av tjenesten krever høy grad av spesialistkompetanse. Organiseringsprosjektet drøfter geografisk flytting av tjenestetilbudet og ser at det kan være hensiktsmessig å flytte oppgavene ut av Oslo i tilfeller det finnes et etablert miljø med tilsvarende oppgaver. Organisasjonsprosjektet påpeker samtidig at geografisk flytting av tjenester er lite kostnadseffektivt. Vi deler oppfatningen. Gitt den store kompleksiteten i tjenestene i CERES samt høy kostnad for institusjonene dersom den daglige driften stoppes eller faller ut, fraråder vi geografisk flytting av FS, SO eller Cristin. Vi ser ikke at en eventuell geografisk flytting av tjenestene til Bergen, Trondheim eller Tromsø kan gjennomføres uten urimelig stor risiko for driftsproblemer over lengre tid. Kompetansen som kreves for å forvalte og vedlikeholde FS, Samordna opptak eller Cristin kan ikke bygges opp eller tilegnes på kort tid. Kompetansen og miljøet som står bak utviklingen av løsningene er bygd over flere tiår; den er attraktiv og ettertraktet på arbeidsmarkedet, og bør derfor støttes, vernes og skjermes fra usikkerhet som en omorganisering eller gradvis utflytting kan innebære. Nasjonalt opptak og forvaltning og vedlikehold av opptakssystemet må ikke splittes Prosjektet foreslår å skille oppgaver som de ulike virksomhetene utfører for Departementet og for institusjonene. Vi ønsker å påpeke at CERES Seksjon for kompetansevurdering utfører sitt arbeid i tett tilknytning til seksjonen i CERES som jobber med Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB), det tekniske opptakssystemet og informasjonsarbeidet i forbindelse med opptaket. Det ville være svært uheldig å splitte opp disse miljøene, da vurdering av kompetanse og kvalifikasjoner ikke kan sees separat fra resten av opptaksprosessen og tjenesten Samordna opptak.

5 Samarbeid og koordinering uten samorganisering CERES har lest Departementets forslag til de ulike modellene med stor interesse. CERES støtter ikke noen av de foreslåtte modellene i sin helhet. Vi anbefaler at CERES ikke slås sammen med tjenester fra UNINETT, NSD og BIBSYS, da risikoen og ulempene knyttet til dette er betydelig større enn gevinstene. Organisasjonsprosjektet ønsker å oppnå følgende gevinster ved sammenslåing av felles tjenestene: Bedre måloppnåelse i sektoren. Effektiv forvaltning og oppgave løsning, løse oppgaver med lavest mulig kostnad, og på lavest effektivt forvaltningsnivå. Klar arbeids- og rollefordeling. Tilstrekkelig solide fagmiljøer. Etter opprettelsen av CERES er antall egenregileverandører redusert. De fire virksomhetene: CERES, UNINETT, NSD og BIBSYS har gjennom mangeårig samarbeid med sektoren utarbeidet en klar profil. Oversikt over oppgavene i KDs brev av viser ingen overlappende oppgaver mellom virksomhetene. En samorganisering i et stort organ vil kunne bidra til mindre klar arbeidsfordeling, svekking eller avvikling av fagmiljøene og mindre effektiv oppgaveløsning. Vår oppfatning er at en slik utvikling ikke vil føre til bedre måloppnåelse i sektoren. Som presentert i vårt innspill av , CERES støtter ideen om å holde tjenester knyttet til utvikling og forvaltning av fagnæresystemer adskilt fra driftstjenester og et separat infrastrukturorgan. CERES ivaretar fagnære tjenester som er virksomhetskritiske for institusjonenes kjernevirksomhet, og institusjonenes klare medvirkning og påvirkning i prioriteringer av hvilke tjenester som skal utvikles og hvordan dette skal gjøres, er derfor helt avgjørende. CERES har på en rekke områder vist at vi kan levere resultater i samarbeid med andre organisasjoner uten å være samorganisert. Det foreligger også konkrete planer om videreføring av flere slike samarbeidsprosjekter. For at fellestjenestene for sektoren skal møte sektorens behov er det hensiktsmessig med klare grenseoppganger mellom mandatene til CERES, UNINETT, NSD og BISBYS samtidig som det er behov for samordning og koordinering av oppgaveløsning. Dette behovet løses ikke ved at CERES, UNINETT, NSD og BISBYS samorganiseres, da det er dialog med sektoren som er det avgjørende suksesskriteriet. For å sikre hensiktsmessig arbeidsdeling og prosessharmonisering samt at alle aktuelle aktører blir involvert og hørt er det nødvendig med et prioriteringsråd bestående av relevante representanter for institusjonene og koordineringsutvalg bestående av sentrale aktører i sektoren. Siden oppgaveporteføljen innen fellesløsninger er omfattende, er det uansett nødvendig å ha et prioriteringsråd eller et koordineringsutvalg for hvert område. Med hilsen Grete Christina Lingjærde Direktør Dette dokumentet er godkjent elektronisk og er derfor ikke signert.