Arbeidsoppgaver, prioriteringer og budsjett

Transkript

1 Arbeidsoppgaver, prioriteringer og budsjett Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Arbeidsoppgaver og ressurser for FSAT 2016 og 2017 Innledning I 2016 disponerer organisasjonen 82,43 årsverk. Mål for 2016 FSAT vil i 2016 ha følgende overordnede mål: Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi Bidra i fusjonsarbeidet Implementere en driftsmodell for alle institusjonene Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten Starte arbeidet med samordning av masteropptaket og det internasjonale opptaket Ta i bruk ny nettsøknad til opptaket til studieåret 2016/2017 Gjennomføre opptaket til studieåret 2016/2017 o Gjennomføre løpende kompetansevurdering av utenlandsk utdanning Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST i henhold til plan o Ferdigstille utrulling av ny Studentweb, ny Søknadsweb og Semesterkvitteringsapplikasjonen o Digitalisere arbeidsprosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging o Produksjonssette saksflytsystem for FS Ferdigstille Vitnemålsbanken Følge opp rådene fra rådgivende gruppe for STAR Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale Starte arbeidet med omskriving av NVB Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi Den nye strategiske planen for FSAT trekker frem behovet for å videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører, initiere standardisering og digitalisering av prosesser, drive frem innovative løsninger og nyskapning. Strategien setter i tillegg mål om å videreutvikle

2 FSAT som profesjonell leverandør av brukertilpassede tjenester av høy kvalitet, samt bygge opp et robust og ledende fagmiljø. Styret for FSAT vedtar tiltaksplan for å nå de overordnete målene. Bidra i fusjonsarbeidet Kunnskapsdepartementet vedtok ny struktur i UH-sektor, og flere universiteter og høyskoler gjennomfører omfattende fusjonsprosjekter i perioden FSAT bistår17 institusjoner i fusjonsarbeidet (til sammen 6 fusjonsprosjekter). Første gruppe med fusjoner ferdigstilles våren I 2016 skal det gjennomføres prøvefusjon, fusjon av databaser (februar/mars 2016) og etterarbeid fremt il semesterstart Andre gruppe ferdigstilles våren Det er inngått avtale om bistand med til sammen 1 årsverk. Implementere en driftsmodell for alle institusjonene Styret for FSAT ønsker å implementere én enhetlig driftsmodell for alle FS-institusjonene. Pr 2015 er det 3 institusjoner som ikke driftes av FSAT: UiB, NHH og UiO. Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten FSAT ble opprettet med mål om å bidra til effektivisering og standardisering av studieadministrative prosesser. For å sikre måloppnåelse og gevinstrealisering ved sammenslåing av de tre miljøene FS, SO og SUN, vil FSAT gjennomføre en risikovurdering for virksomheten. Risikovurderingen vil deretter følges opp på halvårs basis. Starte arbeidet med samordning av masteropptaket Kunnskapsdepartementet nedsatte en arbeidsgruppe for utredning av alternative modeller for samordning av masteropptak med det overordnede målet å effektivisere og standardisere masteropptaket for UH-sektor. Styret for FSAT ønsker at det samordnete masteropptaket forvaltes og utvikles av FSAT, og vil derfor sette i gang en utredning av økonomiske konsekvenser forut for oppstart av et samordningsprosjekt. Ta i bruk ny nettsøknad til studieåret 2016/2017 Ny nettsøknad er en leveranse fra SO 3.0-prosjektet, som ble avsluttet juni Ny nettsøknad skal tas i bruk for opptaket som gjennomføres våren Gjennomføre opptaket (NOM) til studieåret 2016/2017 Opptaket til studieåret 2016/2017 planlegges gjennomført i henhold til fastsatte frister og regelverk. Den praktiske gjennomføringen vil innebære noen endringer, siden et nytt opptakssystem (dvs ny nettsøknad) skal tas i bruk til dette opptaket. 2

3 Løpende gjennomføring av kompetansevurdering: Seksjon for kompetansevurdering behandler følgende søkergrupper i opptaket: søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn, søkere med IB og EB, Steinerskole, søkere som ber om tidlig opptak, særskilt vurdering samt søknader om dispensasjon i forhold til kravene til generell studiekompetanse. Til sammen er dette en søkermasse på omlag 4000 søknader. Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST ihht plan Brukerstøtte og systemvedlikehold foregår kontinuerlig for alle systemene. I 2016 vil en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilles og produksjonssettes. Dette omfatter Fagpersonweb, Søknadsweb, Saksflytsystem, STAR for FS samt Feide Connect og integrasjon med TimeEdit og kortsystemer. Det er planlagt videreutvikling av Studentweb. Det arbeides kontinuerlig med digitalisering av prosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging. FSATs bidrag til effektivisering, standardisering og digitalisering av studieadministrative arbeidsprosesser i UH-sektoren inkluderer produksjonssetting av saksflytsystem for FS. Systemet er en «søm» mellom FS og de institusjonelle arkiv- og saksbehandlingssystemer, og vil særlig bidra til å lette arbeidet med godkjenning og innpassing av ekstern utdanning. Det er gjennomført en analyse av gevinstrealisering for systemet. Systemet vil sørge for betydelige kostnadsbesparelser og økt datakvalitet som følge av desentral datafangst. Nye oppgaver inkluderer bl.a. utvikling av ny versjon av EpN og EVUweb. Det er planlagt modernisering og utvidelse av integrasjon mot Lånekassen og integrasjon med Folkeregisteret. 27,75 årsverk utvikling og forvaltning er foreslått brukt på FS, GAUS og RUST. For detaljert informasjon om oppgavene for 2016, se vedlegg 2. Datavarehus for studiedata Rådgivende gruppe for STAR-prosjektet leverer sin anbefaling av videreføring av arbeidet med datavarehus for studiedata mot slutten av FSAT vil i 2016 følge opp anbefalingene fra gruppen. 3

4 Arbeide med prosjektene for nyutvikling av vitnemålsbanken og omskriving av NVB Utvikling av en vitnemålsbank vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser. Prosjektet ble påbegynt i 2015 og fortsetter i Arbeidet med den nasjonale vitnemålsdatabasen består av fire elementer: vedlikehold av kontrollmotoren, innsamling av vitnemål, bruk og videreformidling av vitnemål, brukerstøtte til fylkeskommuner og videregående skoler. I 2016 vil FSAT vedlikeholde de eksisterende dokumentene og starte omskriving av systemet til nytt teknisk plattform. Nyutvikling fremover vil innebære nytt system for innsamling av vitnemål og nytt system for utlevering av elektroniske vitnemål til FS. Leveranse av utviklingstjenester FSAT har avtale om levering av utviklingstjenester til CRIStin, NSD, UiO/UiB og UiO (Avdeling for Fagstøtte). Det er inngått avtaler for 9,4 årsverk. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk FSAT skal opptre med drifts- og kostnadseffektivitet gjennom hele organisasjonen. Det skal i 2016 videreutvikles rutiner som sikrer at dobbeltarbeid unngås og løsninger gjenbrukes der dette er mulig også utenfor egen organisasjon. FSAT skal sikre at roller og ansvar er tydelig definert i organisasjonen og arbeide for å sikre en felles rolleforståelse. 4

5 BUDSJETT 2016 Inntekter og utgifter 2016 for FSAT Inntekter 2016 Budsjettpost Sum 2016 Budsjett 2015 KD Bevilgning til FSAT KD Bevilgning øremerket Vitnemålsbanken* KD Bevilgning til drift av Vitnemålsbanken** Sum bevilgninger Salg av timer Timepris kr 810,- Salg av utviklingstjenester CRIStin, 7,5 årsverk/ t Salg av utviklingstjenester ITAR, 0,5 årsverk/750 t Salg av utviklingstjenester datavarehus UiO/UiB, 1 årsverk/1 500 t UiO-årsverk, 0,4 årsverk/600 t Fusjoner, 1 årsverk/1 500 t Sum salg av timer Kontingenter Kontingent for institusjonene Sum Kontingenter Systemdrift *** Driftsinntekter, inkl forvaltning og brukerstøtte 0,26 årsverk Sum driftsinntekter Andre inntekter EU Bevilgning fra EU til utvikling av Emrex EU Bevilgning fra EU til utvikling av Erasmus Without 0 Paper Betalingskurs/konsulentoppdrag Leieinntekter fra CRIStin**** Sum andre inntekter Sum overføringer SUM INNTEKTER *Forutsetter bevilgning fra KD. I Statsbudsjettet er bevilgningen nevnt uten et beløp **Forutsetter bevilgning fra KD. I Statsbudsjettet er bevilgningen nevnt uten et beløp ***Utgifter fra USIT-drift foreligger ikke på nåværende tidspunkt. Beløpet er derfor et estimat. ****Leieavtale fra UiO, med priser på tjenester foreligger ikke på nåværende tidspunkt, men vi har mottatt et estimat fra UiO. Leieprisen for CRIStin er derfor ikke endelig avklart 5

6 Utgifter 2016 Budsjettpost Sum 2016 Budsjett 2015 Lønn FSAT * Lønn 82,43 årsverk Lønn overtid Sum lønn FSAT Administrative tjenester** Administrative tjenester UiO Sum administrative tjenester Andre tjenester Nasjonal klagenemnd, opptak Felles klagenemnd, studentsaker Sum andre tjenester Møter, seminarer, Styremøter kompetanseutvikling Møtevirksomhet (seminarer m.m.) Kompetanseutvikling, personalseminar Sum møter, seminarer etc Systemdrift*** FSATs andel av drift Institusjonenes andel av drift, inkl. forvaltning og brukerstøtte samt innkjøp av base for UiB/NHH Sum drift Husleie Husleie m.m Sum husleie Andre utgifter Kjøp av konsulenttjenester Support rapportverktøy Serviceavtaler/abonnementer Utstyr, programvare, rekvisita Grafisk profil og logo Sum andre utgifter Saldo SUM UTGIFTER *Forutsetter bevilgning fra KD til vitnemålsbanken **UiO sentralt, kr ,- og tjenester vedr. personal/økonomi kr ,-. Beløp er ikke endelig fastsatt, og er derfor beregnet ut fra en prisøkning på 3 % fra *** Estimat, driftskostnader fra USIT foreligger ikke på det nåværende tidspunkt. 6

7 BUDSJETT 2017 Inntekter og utgifter 2017 for FSAT Inntekter 2017 Budsjettpost KD Bevilgning til FSAT KD Bevilgning øremerket Vitnemålsbanken** Sum bevilgninger Salg av timer Salg av utviklingstjenester CRIStin, 7,5 årsverk/ t Timepris kr 838,- Salg av utviklingstjenester ITAR, 0,5 årsverk/750 t Salg av utviklingstjenester datavarehus UiO/UiB, 1 årsverk/1 500 t Sum salg av timer Kontingenter Kontingent for institusjonene Sum kontingenter Systemdrift* Driftsinntekter, inkl forvaltning og brukerstøtte 0,26 årsverk Sum driftsinntekter Andre inntekter EU Bevilgning fra EU til utvikling av Emrex EU Bevilgning fra EU til utvikling av Erasmus Without Paper Betalingskurs/konsulentoppdrag Refusjon sykelønn Leieinntekter fra CRIStin Sum andre inntekter Sum SUM INNTEKTER * Inntekter vedrørende systemdrift er et estimat **forutsetter bevilgning fra KD 7

8 Utgifter 2017 Budsjettpost Lønn FSAT Lønn 83,1 årsverk Lønn overtid Sum lønn FSAT Administrative tjenester* Sum Administrative tjenester UiO Sum administrative tjenester Andre tjenester Nasjonal klagenemnd, opptak Felles klagenemnd, studentsaker Sum andre tjenester Møter, seminarer, Styremøter kompetanseutvikling Møtevirksomhet (seminarer m.m.) Kompetanseutvikling, personalseminar Sum møter, seminarer etc Systemdrift* Drift av alle systemer i FSAT Sum drift Husleie Husleie m.m Sum husleie Andre utgifter Kjøp av konsulenttjenester Support rapportverktøy Serviceavtaler/abonnementer Utstyr, programvare, rekvisita Sum andre utgifter Saldo SUM UTGIFTER *UiO sentralt, kr ,- og tjenester vedr. personal/økonomi kr ,- **Kostnader til systemdrift er et estimat 8

9 Vedlegg 1: Kommentarer til budsjettpostene 2016 Inntekter Bevilgning fra KD Statsbudsjettet 2016 legges frem 7. oktober Budsjett 2016 for FSAT tar utgangspunkt i bevilgningen for 2015, økt med kr 1,5 mill. som kompenserer utgifter til administrative kostnader etter sammenslåingen, og bevilgning av kr 1 mill. til Felles klagenemnd (grunnet økt saksportefølje). Det er regnet inn en pris- og lønnsvekst på 3 % i budsjettet. Endelig behandling av statsbudsjettet i Stortinget skjer før jul. Salg av utviklingstjenester Det er budsjettert med salg av til sammen 10,4 årsverk (15600 timer) til CRIStin, ITAR, datavarehusprosjektet, samt et eget FS-årsverk til UiO og et eget årsverk dedikert til prosjektledelse av fusjonsprosjektet i sektoren. Det foreslås en timepris for 2016 på kr 810,- som er beregnet ut fra en timeprisøkning fra USIT på 3 %. Kontingent fra institusjoner som bruker FS Kontingenten fra institusjoner som bruker FS foreslås økt til kr ,-. Kontingenten er økt med til sammen 5 %, herav 3 % for lønns- og prisvekst. I tillegg er det lagt til en stilling til brukerstøtte som utgjør 1 årsverk. Økningen skyldes behov for økt kapasitet i utviklingsgruppen. FS-kontingenten ble frosset i 2015, noe som i realiteten var et kutt den gang. Den økte kontingenten vil bidra til økt effektivisering, digitalisering og gevinstrealisering i forbindelse med institusjonenes administrative omstillinger. Systemdrift av FS, GAUS, RUST og Datavarehus FSAT sørger for drift av FS for 46 institusjoner, i tillegg til drift av GAUS, RUST og datavarehus for alle institusjoner. Alle driftstjenestene kjøpes fra USIT. For 2016 beregnes det en kostnad på kr ,- for drift av FS med tilhørende applikasjoner. Kostnaden inkluderer forvaltning og brukerstøtte på totalt 0,26 årsverk. Disse utgiftene faktureres institusjonene som kjøper drift via FS. 9

10 Betalingskurs/konsulentoppdrag FSAT tilbyr kurs til institusjonene mot betaling. Det er også beregnet noe salg av timer til datauttrekk for forskningsprosjekter. Refusjon UiO FSAT har en medarbeider som av ulike grunner er ansatt i FSAT, men som utfører oppgaver for UiO. Vi foreslår at FSAT dekker kostnadene, men at disse blir refundert fra UiO. Leieinntekter fra CRIStin FSAT dekker leiekostnadene for kontorlokalene i Fr. Nansens vei 17 for FSAT og CRIStin. Estimerte leiekostnadene refundert fra CRIStin, beregnet på kvm-pris, er på kr Leieprisen justeres når endelig leieavtale med UiO foreligger. Bevilgninger fra EU Det er bevilget kr for utvikling av EMREX i 2016 (bevilgning på kr 2,5 mill. for en periode over 3 år). Det er også bevilget kr for EWP-prosjektet (Erasmus Without Paper) for 2016 ( euro for en periode av 2 år). Forslag til søknad om midler fra Kunnskapsdepartementet: Det foreslås å søke om midler til videreutvikling av NVB. Overføring fra 2015 Overføring fra 2015 er estimert til kr 3,5 millioner. 10

11 Utgifter Lønn Lønnsutgiftene er beregnet på bakgrunn av lønnstrinn til de ansatte før lokale forhandlinger høsten 2015, men med et påslag på 3 % for alle. Dette er estimert til å dekke lønnsvekst fra mai 2016, samt de tillegg enkelte ansatte måtte få i lokale forhandlinger. Det er i tillegg tatt høyde for overtid. FSAT har i ,43 årsverk. Dette inkluderer 4 nye stillinger til utvikling, 1 stilling til forvaltning av vitnemålsbanken, som følge av bevilgningen av øremerkede midler, 1 ekstra stilling til Avdeling for kompetansevurdering for å ivareta økt mengde oppgaver etter at 4 midlertidige engasjementer i avdelingen er avsluttet og 1 ekstra stilling til Gruppe for FS for å ivareta økt mengde oppgaver knyttet til brukerstøtte. Konsulenttjenester Det er for 2016 satt opp kr ,- for kjøp av eksterne konsulenttjenester. Administrative tjenester, UiO Utgiftene for kjøp av administrative tjenester fra sentraladministrasjonen ved UiO er basert på at FSAT kjøper tjenester fra UiO sentralt for 82,93 årsverk Satsen på kr ,- pr. årsverk er et estimat, og baserer seg på fordeling av administrative kostnader som UiO har. Endelig pris pr ansatt vil foreligger på et senere tidspunkt. Dette er kostnader knyttet til bruk av lønnssystemet, økonomisystemet, nettverk, kontortelefon med mer. Utgiftene for kjøp av administrative tjenester for personal/økonomi med mer er basert på at FSAT kjøper administrative tjenester fra USIT/UiO for 1,5 årsverk. Møtevirksomhet (seminarer og lignende) Dette er utgifter til nasjonale seminarer, møter i utvalg og ekspertgrupper, samt annen møtevirksomhet. Utgifter for kompetanseutvikling og personalseminar ble redusert/fjernet i 2015 og er nå lagt inn for Systemdrift Utgifter til drift av FS med tilhørende applikasjoner for institusjonene er basert på et estimat fra USIT. 11

12 Vedlegg 2: FS, GAUS og RUST utvikling For FS, GAUS og RUST er det for 2016 totalt budsjettert med 23 årsverk for utvikling forvaltning og brukerstøtte, en økning på 1 årsverk fra I tillegg er det for vitnemålsbanken budsjettert med 3 årsverk. Tabellen under gir en oppstilling over oppgaver for 2016 som er en videreføring av oppgaver som er påbegynt i 2014 eller tidligere. Dette har totalt et omfang på 19 årsverk. Videreføring av oppgaver fra 2015: Ressursestimat 2016 Brukerstøtte 6 årsverk Systemvedlikehold 4 årsverk STAR: ferdigstille rapporter i nytt verktøy 3 årsverk Ny Undervisningsmodul: utvikling (produksjonssetting 2017) 2 årsverk Studentweb3.0: Videreutvikling 1,75 årsverk Ny Fagpersonweb: Produksjonssetting 0,5 årsverk Søknadsweb3.0: Produksjonssetting, mindre vedlikehold 0,25 årsverk Studentbevis videreutvikling 1 månedsverk + kostnader til ekstern leverandør GAUS: integrasjon med NOKUTs system 1 månedsverk Studentmobilitet EMREX 0,5 årsverk Saksflytsystem produksjonssetting 0,4 årsverk Integrasjon med TimeEdit produksjonssetting 0,1 årsverk Integrasjon med kortsystem produksjonssetting 0,1 årsverk Connect produksjonssetting 0,2 årsverk 12

13 Tabellen under viser nye oppgaver som kan påbegynnes i 2016/2017 (det må foretas en prioritering). For 2016 er omfanget inntil 4 årsverk. Nye oppgaver 2016/2017 Ressursestimat 2016 Ressursestimat 2017 Vitnemålsbanken (produksjonssetting 2016) 3 årsverk 4,5 årsverk Digital eksamen: sensur, begrunnelse og klage, tilrettelegging EpN: Ny versjon med utvidet funksjonalitet (for å få faset ut WO-versjonen) 1 årsverk 4,5 årsverk 1 årsverk Studentmobilitet EWP: utvikling 0,5 årsverk 0,5 årsverk EVUweb: spesifisering 2015, utvikling 2015 og 2016, og produksjonssetting i 2016 Integrasjon med folkeregisteret Ny betalingsmodul: spesifisering i 2015 og utvikling 2017 Learning Agreement for inn- og utreisende: utvikling Doktorgradsopptak i Søknadsweb: utvikling Modernisering og utvidelse av integrasjon mot Lånekassen Nomination nytt brukergrensesnitt Nasjonalt masteropptak 1,3 årsverk 1-4 årsverk 0,2 årsverk 2-3 årsverk 6 månedsverk 6 månedsverk 3 månedsverk 1 månedsverk Ikke estimert 13

14 Mer detaljert beskrivelse av nye oppgaver Digital eksamen (løsning for sensur, begrunnelse, klage, tilrettelegging) Hele prosessen for vurdering skal digitaliseres. Mye er på plass allerede, men det er fortsatt en del ugjort, spesielt på fagsiden (oppgaveproduksjon, sensurering etc). I 2015 ble det utviklet FS-integrasjoner mot digitale eksamenssystemer, inkludert tilbakeføring av sensur til FS. På administrativ side er det noen oppgaver som ikke er standardisert, som tilrettelegging, begrunnelse, klageprosess. Noe av dette kan tenkes å ha en naturlig plass i Studentweb, som å be om tilrettelegging, be om begrunnelse, klage på resultat eller andre forhold ved vurderingsprosessen. Når det gjelder sensurering vil mange av verktøyene for digital eksamen inneholde slik funksjonalitet. I en periode frem til all vurdering gjøres digitalt, kan en tenke seg en frittstående løsning for sensurering innenfor Fagpersonweb. Verktøy for sensurering vil gi en stor gevinst administrativt, da det ikke er nødvendig med dobbeltregistrering, og fjerne en feilkilde. Standardisert løsning for å be om tilrettelegging, be om begrunnelse og klage på vurdering gir bedre tjenester for studenten. Begrunnelse bør ses i sammenheng med verktøy for sensurregistrering, for å forenkle/standardisere dette. Det er ikke gjort noen beregninger av utviklingskostnader for disse oppgavene, da de i liten grad er spesifisert på nåværende tidspunkt. Vitnemålsbanken Vitnemålsbanken er en tjeneste som gir alle norske borgere tilgang til sine resultater, for å dele dem med andre. Deling kan skje med bedrifter, norske og utenlandske utdanningsinstitusjoner etc. Deler av tjenesten er utviklet i 2015, i samarbeid med EMREXprosjektet. Tjenesten gir stor innsparing på utdanningsinstitusjonene, i og med at en i stor grad kan avvikle produksjon av karakterutskrifter og i neste omgang vitnemål (dersom dette ikke vil beholdes av seremonielle årsaker). Institusjonene vil heller ikke lengre måtte svare på henvendelser om riktighet av dokumenter som er utstedt. For mottaker av informasjonen, skal de kunne stole på at informasjonen er korrekt og uforandret etter at den forlot institusjonen. Det er informasjon, ikke dokumenter som videreformidles, noe som betyr at denne mer effektivt kan benyttes i digitale prosesser hos mottaker. Innsparing bare for bedrifter er antakelig i størrelsesorden hundre millioner på årsbasis når tjenesten tas i bruk. 14

15 For den som eier resultatene (norske borgere), gir dette en mulighet til å styre bruken av informasjonen, og en mye enklere måte å videreformidle denne. Utviklingskostnader er beregnet til fire årsverk, i tillegg til prosjektstyring og driftskostnader se egen spesifikasjon av tjenesten fra februar EVUweb ny versjon Etter- og videreutdanning er et område der prosessene og organiseringen er nokså ulik på tvers av institusjonene. Dagens EVUweb ble utviklet midt på 2000-tallet, og har kun hatt en teknologioppgradering siden den tid. Det er behov for å modernisere både grensesnittet og funksjonaliteten for applikasjonen. Det diskuteres ved flere institusjoner å skaffe alternative løsninger om det ikke kommer opp en ny felles løsning på dette. Kravspesifikasjon for ny løsning ble utarbeidet i Arbeidsomfanget av en ny løsning er ikke klart pr nå, og utviklingen av denne planlegges i hovedsak gjort i Studentmobilitet Emrex FS har i en årrekke deltatt i internasjonalt samarbeid for en digitalisering av informasjonsutveksling i forbindelse med studentutveksling. Dette arbeidet har resultert i europeiske standarder for både modeller og formater. Resultatutvekslingen som ble satt i gang mellom norske institusjoner sist høst baserer seg på disse standardene. Administrasjon av studentmobilitet er svært kostbart, sammenlignet med administrasjon av norske studenter som følger et normalt løp. Samtidig oppfordres studentene til å reise på utvekslingsopphold, og institusjonene ønsker utenlandske studenter velkommen. En digital informasjonsutveksling som er til å stole på, vil gi mer effektiv behandling. Nordforum, som FS deltar i, har satt sammen et prosjekt EMREX for å utveksle resultater på tvers av landegrensene. I 2015 ble det gitt Erasmus+ midler for gjennomføring av EMREX, som et treårsprosjekt. FSAT er partner i prosjektet, med hovedansvar for utvikling og standardisering. Hoveddelen av utviklingen er gjennomført i 2015, bl a er det laget en tidlig versjon av vitnemålsbanken som vil være en del av EMREX-nettverket. I 2016 vil det gjennomføres en Field trial av løsningen, og den vil bli evaluert i Studentmobilitet Erasmus Without Paper Et nytt Erasmus+ - prosjekt, der FSAT inngår som partner, er Erasmus Without Paper (EWP). EWP har som målsetting i fulldigitalisere utdanningsinstitusjonenes prosesser som gjelder studentmobilitet. Prosjektet skal beskrive disse prosessene, og utvikle grensesnitt og systemer for datautveksling mellom institusjonene. 15

16 FSAT sin rolle i EWP er som leder av Work package for standardisering, og å utvikle integrasjonene mot FS som den norske delen av EWP. Saksflyt Flere av prosessene som administreres gjennom FS er nærmest fulldigitalisert. Dette gjelder f eks opptak. For noen av prosessene mangler det funksjonalitet for en enklere kommunikasjon med studenter og lærere, før konklusjoner i en sak er på plass. For slik funksjonalitet er det beskrevet et enkelt, selvstendig saksflytverktøy som kan fungere på tvers av modulene i FS. Med dette vil f eks godkjenningsprosessen kunne fulldigitaliseres, fra studenten søker i Studentweb, til f eks ekstern utdanning er innpasset i utdanningsplan. I 2015 ble utvikling av saksflytsystem initiert, bl a som del av Fagpersonweb. Det er estimert 4 månedsverk for ferdigstillelse og implementasjon ved institusjonene. Integrasjon med TimeEdit Integrasjon med TimeEdit har vært forsøkt tidligere, men har ikke da vært mulig å gjennomføre på grunn av begrensninger i TimeEdit. TimeEdit er kommet i ny versjon, og har bedre integrasjonsmuligheter. Mange av FS-institusjonene benytter TimeEdit i dag, og mye av datagrunnlaget for timeplanlegging finnes i FS. Med en integrasjon vil en slippe mye dobbeltregistrering. Integrasjonen ble utviklet og testet i Det er estimert 1 månedsverk for 2016 for å produksjonssette integrasjonen ved institusjonene. Integrasjon med kortsystemer Informasjon om studentkort og bilde av student benyttes i flere sammenhenger. Utveksling av studentkortinformasjon har vært gjort i mange år, og denne løsningen trenger en teknologisk oppdatering. I noen grad har noen institusjoner også laget løsninger for å utveksle bilder. Ved innføring av studentbevis-app (semesterkvittering) er det også behov for å videreformidle bilde av student til denne app en. En standard webservice for å få tilgang til studentkort og bilde av student i FS ble utvikler i 2015, men er ikke tatt i bruk ved noen institusjon enda. Dette forutsetter utviklingsarbeid på institusjonene/hos leverandør av kortsystem. Det er estimert 0,1 årsverk til å hjelpe institusjonene med implementasjon i

17 Integrasjon med folkeregisteret Integrasjon med folkeregisteret har vært forsøkt tidligere i FS, men SFS har ikke klart å få en felles avtale med Skattedirektoratet om tilgang til folkeregisteret. Det som ønskes her, er innhenting av navn, adresse, telefonnr for en person, basert på fødselsnummer. Med en slik integrasjon vil nyoppretting av søkere og studenter gi en mye bedre datakvalitet, og en bedre funksjonalitet både for søkere, studenter og ansatte. SO har hatt en slik avtale tidligere, men har ikke hatt denne funksjonaliteten siste året på grunn av tekniske oppgraderinger. Erfaringen har vært tydelig, med adskillig dårligere datakvalitet. Det er estimert 2 månedsverk til utviklingsarbeidet. EpN Ny versjon av EpN ble satt i produksjon i Denne mangler funksjonalitet for å registrere strukturell informasjon om vurdering og undervisning. Arbeidet med dette ble satt på vent da arbeid med ny Studentweb ble påbegynt. Funksjonaliteten er nødvendig å få inn for å ta gammel EpN ut av produksjon (benyttes i dag av NTNU). Gammel EpN er en WOapplikasjon, og vil være den siste WO-applikasjonen når ny Studentweb settes i produksjon. Denne funksjonaliteten vil gi mindre dobbeltregistrering, og en vil kunne fase ut gammel teknologi med en slik oppgradering. Det er estimert 1 årsverk til utviklingsarbeidet. Connect Connect er en utvidelse av funksjonalitet innenfor Feide-systemet. Uninett har i 2015 gjennomført en pilottesting av tjenestene innenfor Connect, og FS har vært involvert på tjenestesiden i dette arbeidet. Det FS vil ha spesielt nytte av innenfor Connect er en funksjonalitet som gir tredjepartsløsninger tilgang til studentinformasjon, der studenten selv er den som åpner opp for at løsningen skal få denne tilgangen. Dette vil åpne opp for nye applikasjoner, både app er og webapplikasjoner, mot studentdata uten at FS eller institusjonene trenger å prioritere eller styre denne utviklingen. Connect skal settes i produksjon i Arbeidet med utvikling innenfor FS er estimert til 0,2 årsverk i Ny betalingsmodul Etter omlegging av undervisningsmodulen, er betalingsmodulen i FS den eldste modulen, der det er behov både for teknologisk oppgradering og gjennomgang av en del prinsipper for hvordan denne skal fungere. Løsning er bygget over tid, og inneholder 17

18 reskontrofunksjonalitet som støtter både kontakt- og regnskapsprinsippet. Integrasjon er utviklet mot en rekke økonomisystemer, i hovedsak mot hovedbok, men også mot reskontro i økonomisystem. Modulen er i de fleste tilfeller svært enkelt å benytte, da den for studenter flest baserer seg på selvbetjening via StudentWeb. Men løsningen bak er relativt komplisert, da den støtter flere prinsipper/ulike prosesser. Kontantprinsippet er beholdt for semesteravgifter, da dette er noe som institusjonene ønsker minst mulig arbeid med. Inntektsføring gjøres ikke før beløpet er betalt. For private høgskoler inntektsføres derimot kravet når det oppstår. Det er behov for en samordning av rutinene for hvordan studentavgifter skal behandles, både i FS og økonomisystem. Skal f eks alle studenter inn som kunder i reskontro i økonomisystemet, noe som noen institusjoner gjør i dag. Da vil FS fungere som et rent forsystem for reskontroen i de ulike økonomisystemene. I dag er FS forsystem for noen institusjoner og full reskontro for andre. Estimert tidsbruk i 2016 er et månedsverk, og 2-3 årsverk i 2017 for selve utviklingen. Studentbevisapp App for studentbevis/semesterkvittering ble overtatt av FSAT i 2015, og tilbudt til alle institusjoner. 75 % av institusjonene har tatt denne i bruk i For 2016 vil vedlikehold av tjenesten inkludere 0,1 årsverk fra FSAT og kr ,- til ekstern leverandør. Det er for 2016 ikke satt av ressurser for utvikling for Windows phone (som vi anslår til kr ). Learning agreement for inn- og utreisende (foreslått 2017) For utvekslings- og godkjenningsprosessene er learning agreement det som gis minst støtte for i dagens løsninger. Dette skyldes også at konseptet/prosessene er nokså vage, og er implementert ulikt på tvers av institusjonene/landene. Å standardisere dette innenfor norsk høyere utdanning vil være til hjelp både for norske institusjoner og utenlandske partnere (på linje med innføringen av Nomination). Også for studentene, både inn- og utreisende, vil dette gi en bedre funksjonalitet som er enklere å forholde seg til. Forholdet mellom learning agreement og utdanningsplan må avklares. Det må utvikles funksjonalitet i Studentweb, Søknadsweb, FS-klienten og muligens i Fagpersonweb. Arbeidet med learning agreement må ses i sammenheng med EWP-prosjektet. Estimert omfang er 6 månedsverk. 18

19 Doktorgradsopptak i Søknadsweb (foreslått 2017) For doktorgrad er det en egen funksjonalitet i FS for opptak, som ikke understøttes av webløsninger for søkere. Den baserer seg altså på manuell registrering av søkere. Det meste av funksjonalitet som trengs for doktorgradsopptak eksisterer allerede i opptaksmodulene i FS, sammen med Søknadsweb. Det er behov for noen få utvidelser, og noen rutineendringer på institusjonene for å ta i bruk opptaksmodulen også for doktorgradsopptak. Arbeidet med registering av søknader blir selvbetjent, og opptaksarbeidet vil teknisk sett skje på samme måte som for alle andre opptak. Det vil da også kunne tas vekk funksjonalitet fra doktorgradsmodulen som da ikke lengre trengs. Estimert omfang er 6 månedsverk. Modernisering av integrasjonen mot Lånekassen (foreslått 2017) Eksport av studentstatus og eksamensresultater til Lånekassen ble utviklet for over ti år siden, og har teknisk sett vært uforandret siden da. Det er behov for en modernisering av denne løsningen, både for å følge nye arkitekturprinsipper, og gi institusjonen bedre kontroll med overføringen. Det er også ønskelig med ny funksjonalitet slik at lånesøker kan få informasjon fra FS om studieprogramtilhørighet i det vedkommende søker om lån. Møter med Lånekassen har konkludert med at dette tidligst vil kunne starte i Estimert omfang utvikling er 3 månedsverk. Nomination nytt brukergrensesnitt (foreslått 2017) Applikasjonen Nomination vil være den siste som ikke er implementert med moderne brukergrensesnitt (FUN). Den benyttes av internasjonale koordinatorer av utvekslingsavtaler som nominerer søkere til norske utdanninger. Estimert omfang utvikling er 1 månedsverk. Nasjonalt masteropptak (start 2016?) Det foregår nå planlegging av nytt nasjonalt masteropptak. Hvordan denne prosessen vil foregå er ikke avklart enda, men mye tyder på at opptaksmodulen i FS vil være sentral også for dette opptaket. 19

20 Forslag til oppgaver for 2016 (samlet oversikt) 20