Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT

Transkript

1 Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Observatører Vertsorganisasjonen UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Christen Soleim, UiB (Leder) Heidrun Hole, LDH Gunnar Bendheim, NTNU Kjetil Solvik, NMH Marianne Øhrn Johannessen, UiA Kristian Myhre, NSO Anne Kathrine Foss Haugen, FSAT Joar Nybo, KD Johannes Falk Paulsen Grete Christina Lingjærde Agnethe Sidselrud (referent) Tid: 19. oktober 2016 kl. 10:00-12:00 Møtested: FSAT, Fridtjof Nansens vei 19, Oslo (se veibeskrivelse) FSAT Innkalling til møte i styret for FSAT Side 1

2 Agenda Sak 1. Referat fra styremøte 21. september 2016 Vedtakssaker: Sak 2. Arbeidsoppgaver og budsjett for 2017 Sak 3. Gevinstrealisering i FSATs prosjekter Orienteringssaker: Sak 4. Status for fusjoner Sak 5. Status for opptak forberedelse til neste års opptak Sak 6. Sammenslåing av FSAT og CRIStin videre arbeid Sak 7. IKT-utvalget Sak 8. Samarbeidsarena for time- og romplanlegging Sak 9. Statsbudsjettet 2017 Sak 10. Eventuelt FSAT Innkalling til møte i styret for FSAT Side 2

3 Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1 Referat fra styremøte 21. september 2016 FSAT Sak 2 Sak 3 Vedtakssaker Arbeidsoppgaver og budsjett for 2017 Saksfremlegg med forslag til vedtak Arbeidsoppgaver og budsjett 2017 Gevinstrealisering i FSATs prosjekter Saksfremlegg med forslag til vedtak Plan FSAT FSAT FSAT FSAT Orienteringssaker Sak 4 Sak 5 Sak 6 Sak 7 Sak 8 Sak 9 Status for fusjoner Saksfremlegg Notat Status for opptak Saksfremlegg Notat Fusjon mellom FSAT og CRIStin Saksfremlegg IKT-utvalget Saksfremlegg Samarbeidsarena for time- og romplanlegging Saksfremlegg Statsbudsjettet Saksfremlegg FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Direktør for FSAT FSAT Innkalling til møte i styret for FSAT Side 3

4 Agenda Sak 1. Referat fra styremøte 21. september 2016 Vedtakssaker: Sak 2. Arbeidsoppgaver og budsjett for 2017 Sak 3. Gevinstrealisering i FSATs prosjekter Orienteringssaker: Sak 4. Status for fusjoner Sak 5. Status for opptak forberedelse til neste års opptak Sak 6. Sammenslåing av FSAT og CRIStin videre arbeid Sak 7. IKT-utvalget Sak 8. Samarbeidsarena for time- og romplanlegging Sak 9. Statsbudsjettet 2017 Sak 10. Eventuelt FSAT Innkalling til møte i styret for FSAT Side 2

5 Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1 Referat fra styremøte 21. september 2016 FSAT Sak 2 Sak 3 Vedtakssaker Arbeidsoppgaver og budsjett for 2017 Saksfremlegg med forslag til vedtak Arbeidsoppgaver og budsjett 2017 Gevinstrealisering i FSATs prosjekter Saksfremlegg med forslag til vedtak Plan FSAT FSAT FSAT FSAT Orienteringssaker Sak 4 Sak 5 Sak 6 Sak 7 Sak 8 Sak 9 Status for fusjoner Saksfremlegg Notat Status for opptak Saksfremlegg Notat Fusjon mellom FSAT og CRIStin Saksfremlegg IKT-utvalget Saksfremlegg Samarbeidsarena for time- og romplanlegging Saksfremlegg Statsbudsjettet Saksfremlegg FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Direktør for FSAT FSAT Innkalling til møte i styret for FSAT Side 3

6 <sideskift>

7 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT Referat Møte i styret for FSAT 21. september 2016 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Marianne Øhrn Johannessen, UiA Kjetil Solvik, NMH Gunnar Bendheim, NTNU Anne Ringen Pedersen, Nord universitet Kristian Myhre, NSO Anne Kathrine Foss Haugen, FSAT Observatør: Joar Nybo, KD Vertsorganisasjonen: Johannes Falk Paulsen, UiO Felles studieadministrativ tjenestesenter FSAT: Grete Christina Lingjærde Agnethe Sidselrud (referent) Forfall: Heidi Adolfsen, UiT Richard Borge, FSAT Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Agnethe Sidselrud Dato: Sist endret:

8 Dagsorden Sak 1. Referat fra styremøte 15. juni 2016 Vedtaksssaker: Sak 2. Tertialrapport for FSAT 2. tertial Sak 3. Tiltak for operasjonalisering av strategi for FSAT Sak 4. Hovedprioriteringer og budsjett for 2017 Orienteringssaker: Sak 5. Orientering om gjennomføring av opptak 2016/2017 Sak 6. Status for fusjoner Sak 7. Plattform for mulig sammenslåing av FSAT og CRIStin Sak 8. Etatsstyring 2016: Tilbakemeldinger til FSAT Sak 9. Seminar i KD om organisering av forvaltningsoppgaver i kunnskapssektoren 30. august Sak 10. Eventuelt FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 2

9 Det ble meldt inn én sak til Eventuelt: - Initiativ til samarbeidsarena for time-og romplanlegging Dagsorden ble godkjent. 1. Referat fra møte i styret for FSAT 15. juni 2016 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Tertialrapport for FSAT 2. tertial Styreleder innledet. Tertialrapport for 2. tertial viser at arbeidet med de fleste aktivitetene går etter planen. Følgende punkter krever ekstra oppmerksomhet i 3. tertial: - Samordnet masteropptak: FSAT har ikke fått oppdraget fra Kunnskapsdepartementet ennå, det er allikevel viktig at FSAT er godt forberedt når oppdraget kommer, uavhengig av tidsplanen hos KD. Det er derfor viktig at det foretas et estimat av ressurser som er nødvendig for utvikling og vedlikehold av løsningen. - Forvaltning og videreutvikling av FS: Utvikling av saksflytsystemet og integrasjon med ephorte krever ekstra oppmerksomhet fremover. Siden integrasjon med Public360 er på plass, bør også institusjonene som bruker ephorte tilbys en integrasjonsløsning. - Digitalisering av arbeidsprosesser knyttet til eksamen og sensur er ikke i mål. Prosessene har stor oppmerksomhet i sektoren og det er ønskelig at det settes inn ekstra innsats på området. - Gevinstrealisering. FSAT bør få opp et system for dette. Direktøren orienterte om status for regnskapet for 2. tertial. FSATs økonomiske situasjon betegnes som stabil. Resultatet viser en tilfredsstillende prognose for årsavslutning. I tråd med styrets kommentarer til regnskap for 1. tertial, var det jobbet med å redusere mindreforbruket. Anskaffelsen av Tableau ble fullført i 2. tertial og det ble foretatt ansettelse i midlertidige stillinger for å styrke arbeidet med opptak. Prognosen for årsavslutning er overskudd på ca. 4 mill. Styret drøftet saken og følgende momenter fremkom: - Formen på rapporten: Tertialrapporten har nå funnet sin form med oversiktlig struktur sortert etter hovedprioriteringene. - Kontingentøkning: Forslaget er vanskelig å forklare, når årsresultatet for FSAT viser overskudd. - Gevinstrealisering: Digitalisering og samordning av prosessene er direkte kostnadsbesparende. Samordning av masteropptak, integrasjon med arkivsystemene, digitalisering av eksamen og satsing på arbeid med opptaksstatistikk har enormt potensiale for ressursbesparelse i sektoren. Styret ønsker at tiltakene som har et stort gevinstrealiseringspotensiale for sektoren prioriteres. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 3

10 - Vitnemålsportalen: Gevinstene knyttet til implementering av Vitnemålsportalen, kan virke mindre åpenbare og må synliggjøres. Kunnskapsdepartementet har øremerket midler til utvikling for 2015 og 2016 og har bedt FSAT om utredning av kostnader knyttet til drift og forvaltning av løsningen. Dersom KD ikke tildeler midler for dette, vil det kreve økning av kontingenten. - Overføringene. Overskuddet som overføres er ikke bundet og gir et handlingsrom. Det er ønskelig at kapasiteten på utviklerressursene økes på områdene som krever ekstra oppmerksomhet. Det er i tillegg følgende områder som ønskes prioritert: arbeid med ny betalingsmodul, EpN, EVUweb. - Kommentarer til regnskapet: Resultatet ved tertialavslutning bør kommenteres i forhold til budsjettet, og ikke resultatet fra God kommunikasjon med sektoren: FSAT bør ligge i forkant i forhold til institusjonene, det er et ønske at FSAT har god og tydelig kommunikasjon med institusjonene. Det er ønskelig at FSAT utarbeider en kommunikasjonsplan og har en bevisst kommunikasjonsstrategi for de største prosjektene. - Opptakssystemer: Styret merker seg at det gjenstår flere utviklingsoppgaver innenfor opptakssystemene enn det som ble omfattet av SO 3.0-prosjektet. Vedtak: Styret vedtar den fremlagte rapporten med de innspill som fremkom på møtet: Til neste styremøte skal FSAT lage en plan for å synliggjøre gevinster. En slik oversikt vil gjøre det lettere for styret å foreta prioriteringer. Synliggjøring av gevinstene bør også kommuniseres til institusjonene og til Kunnskapsdepartementet. Kommentarer til regnskapet relateres til budsjett. FSAT skal utarbeide en kommunikasjonsstrategi, samt kommunikasjonsplaner for de største prosjektene. Prioriteringer og budsjettdisponeringer for 2016 opprettholdes. 3. Tiltak for operasjonalisering av strategi for FSAT Styreleder innledet. Saken har vært drøftet i styret tidligere. Det fremlagte utkastet til operasjonaliseringsplan er justert i tråd med styrets kommentarer: Perspektivet på noen av tiltakene ble løftet, samtidig som planen angir konkret hva som skal gjøres i strategiperioden og når. Tiltakene knyttet til innovasjon er justert og gjort mer proaktive, arbeidet med statistikk og digital eksamen er konkretisert. Styret drøftet saken og følgende momenter fremkom: - Prosessen for utarbeidelse av operasjonaliseringsplanen har vært lang og omfattende. - Dokumentet inneholder mange tiltak og har mange nivåer. Dokumentet skal kunne kommunisere både utad og innad i FSAT. Dokumentet brukes som utgangspunkt for årsplanarbeidet. Det må finnes en hensiktsmessig form for rapportering av fremdrift på tiltakene. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 4

11 - Det ble kommentert at det fortsatt vil være mulig å lage en mer konsistent struktur. Styret diskuterte dette, men er av den oppfatning at det nå er viktig å konkludere i saken. Vedtak: Styret for FSAT vedtar den fremlagte tiltaksplanen for operasjonalisering av FSATs strategi for med de endringene som fremkom på møtet: Styret slutter seg til innholdet i operasjonaliseringsplanen. FSAT arbeider med å finne en mer hensiktsmessig struktur for planen når resultatene rapporteres. Styret ber direktøren om å iverksette arbeid med de konkrete tiltakene. Tiltakene skal kobles til FSATs årsplanarbeid. 4. Hovedprioriteringer og budsjett for 2017 Styreleder innledet. Arbeidet med hovedprioriteringene for 2017 startet i mars, for å få tilbakemeldingene fra studiedirektørene (jf. Studiedirektørmøte i Kristiansand våren 2016). Fremlagt versjon inneholder innspill fra studiedirektørene samt styrets innspill knyttet til formen på dokumentet. Hovedprioriteringene er knyttet til de respektive strategiske målene. Styrets hovedprioriteringer gjenspeiler innspill fra studiedirektørene og vår eier Kunnskapsdepartementet: vitnemålsportalen, EpN, EVUweb, system for støtte av utdanningsledelse, digital eksamen. Forutsigbarhet i FSATs leveranser er en av nøkkelsuksessfaktorene, dokumentet angir derfor når en aktivitet starter og skal være gjennomført. Det fremlagte utkastet til budsjett legger opp til at driften av Vitnemålsportalen fullfinansieres av departementet. For å imøtekomme ønsker om flere og raskere leveranser i 2017, ble overføringen fra inneværende år på ca. 4 mill. lagt inn i budsjettet samt at det foreslås å øke kontingenten. Økning er oppgaveporteføljen kan ikke realiseres innenfor rammen og kun med lønns- og priskompensasjon og krever dessuten nye ressurser for vedlikehold og drift av nye løsninger som settes i produksjon. Frist for å varsle institusjonene om en eventuell prisøkning er 1. oktober. Økning av kontingenten forutsetter at gevinstrealiseringspotensialet synliggjøres for institusjonene ref. sak 2. Videre må planene kommuniseres til sektoren og til eier, og de må være forpliktende. Styret drøftet saken og følgende momenter fremkom: - Sammenslåingen med CRIStin gjenspeiles ikke i budsjettutkastet. Bakgrunn for dette er at sammenslåingen ble formelt vedtatt etter at møtedokumenter ble laget. Styringsdokumentene for FSAT og CRIStin for 2017 vil harmoniseres så snart bevilgningen fra KD er kjent. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 5

12 - Hovedprioriteringen: Det foreslås at tilrettelegging for ytterligere fusjoner bør synliggjøres i overordnete prioriteringer. Andre viktige satsinger: NVB, utfasing av webobjects og overgang til UTF8. - Formen på dokumentet: Oppgaveoversikten bør sorteres på samme måte gjennom hele dokumentet (punkt 1 sortere etter systemene, det gjør ikke resten av punktene). Det er i tillegg ønskelig å tydeliggjøre hvilke av oppgavene som skal være ferdig i 2017 for på den måten å synliggjøre handlingsrommet. Det ønskes at årsverkene brukt på de ulike prosjektene settes i pilene i Gant-diagrammene. For hvert prosjekt: sette opp mål og antall årsverk i 2017 og frem til Videre er det ønskelig at løpende drift og videreutvikling av eksisterende portefølje og nye prosjekter skilles ut i dokumentet. - Gevinstene for sektoren må synliggjøres og beskrives tydeligere. FSAT arbeider med et utkast til en helhetlig oversikt på dette frem til neste styremøte. - Kontingentøkningen bør kommuniseres til institusjonene i sammenheng med synliggjøring av gevinstene for institusjonene av de nye tjenestene og produktene til FSAT. - FSAT omfattes av effektiviseringskutt på linje med andre virksomheter i sektoren, viktig at også FSAT rapporterer på egne effektiviseringstiltak. Vedtak: Styret tar det fremlagte utkastet til hovedprioriteringer og budsjett for 2017 til orientering. Styret ber om at det legges frem en revidert versjon av dokumentet til neste møte der følgende innspill er innarbeidet: synliggjøre gevinstrealisering skille drift og forvaltning og videre utvikling og nyutvikling, oppgi antall årsverk nødvendig for utvikling, drift og forvaltning av nye løsninger, oppgi mål og tidsplan for hvert prosjekt. Styret ber om at institusjonene varsles om mulig prisøkning på inntil 10%. 5. Orientering om gjennomføring av opptak 2016/2017 Direktøren orienterte. I årets opptak ble alle systemer som ble utviklet i SO 3.0 prosjektet benyttet for første gang. Systemene har fungert godt, og har blitt forbedret underveis i opptaket. De har håndtert høy belastning ved søknadsfristen 15. april og åpning av Ledige studieplasser. Det var en risiko forbundet med å ta i bruk nye systemer, men det ville også vært risiko med fortsatt å bruke de gamle systemene. Det har vært to feilsituasjoner som har blitt omtalt i media. Den første saken gjaldt suppleringsopptaket hvor det ble gitt tilbud til 164 personer for mange til studiet i Sosialt arbeid ved Høgskulen i Sogn og Fjordane. Den andre saken gjaldt søkere som ikke var kvalifisert til lærerutdanning, men som likevel mottok tilbud om studieplass. Disse to feilene har berørt i underkant av 200 av totalt i søkere. Store deler av opptaket er nå digitalisert ved at søkerne nå har lastet opp dokumentasjon. Oppsummeringsseminaret september har vært vellykket. Styret tok saken til orientering. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 6

13 6. Status for fusjoner Direktøren orienterte. FSAT inviterte alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner juni. Det var totalt 29 deltakere Flytting av drift av FS for UiB ble utført helgen juni. Flyttingen var vellykket. God testing i forkant, samt feilretting i løpet av flyttehelgen bidro til det gode resultatet. Institusjonene er kommet godt i gang med rydding i data i forkant av prøvefusjon 1 som skal gjennomføres i oktober. Styret tok saken til orientering. 7. Plattform for mulig sammenslåing av FSAT og CRIStin Styreleder orienterte. Kunnskapsdepartementet har besluttet at FSAT og CRIStin samorganiseres fra 1. januar Departementet har bedt FSAT og CRIStin om å vurdere hvordan de mest sentrale utfordringene ved en sammenslåing av FSAT og CRIStin kan løses, herunder hvordan helseforetakene og helsesektoren vil bli ivaretatt både på styrings- og driftssiden. Departementet legger til grunn at sammenslåingen ikke er til hinder for at også andre virksomheter kan bli slått sammen med den nye organisasjonen senere. Svarbrevet ble utarbeidet i samarbeid med styret for CRIStin. Utkast ble behandlet i FSATs styre 15. juni og i styret for CRIStin 17.juni. Merknader ble innarbeidet i utkastet. Departementet har bedt om at FSAT utarbeider forslag til vedtekter for den nye virksomheten. Forslaget utarbeides av administrasjonen ved FSAT og sendes til styret for FSAT for godkjenning på sirkulasjon. Arbeid med vedtektene forankres også i CRIStin. Styret tok saken til orientering. 8. Etatstyring 2016: Tilbakemeldinger til FSAT Direktøren orienterte. Kunnskapsdepartementet har sendt skriftlig tilbakemelding til FSAT på bakgrunn av Årsrapport Tilbakemeldingen trekker frem følgende resultatområder som forventes fulgt opp i neste periode: - Implementering av tiltak for operasjonalisering av strategiske mål - Opptak - Vitnemålsbanken - Bidra til å øke antall lærlinger i statsforvaltningen Styret tok saken til orientering. 9. Seminar i KD om organisering av forvaltningsoppgaver i kunnskapssektoren 30 august. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 7

14 Styreleder orienterte. Kunnskapsdepartementet har startet et organisasjonsprosjekt som skal vurdere organiseringen av forvaltningsoppgaver, fellestjenester og felles ressurser i kunnskapssektoren, herunder forvaltningsorganene under Kunnskapsdepartementet og organisering av relevante forvaltningsoppgaver i departementet. For å orientere om prosjektet og diskutere mulige utfordringer inviterte Kunnskapsdepartementet til et dagsseminar med styreledere og direktører i foretakene under Kunnskapsdepartementet. Styret tok saken til orientering. 10. Eventuelt Saken ble utsatt til neste møte. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 8

15 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT AS Til styret Sak 2 Arbeidsoppgaver og budsjett for Bakgrunn og tidligere behandlinger i styret for FSAT Styret for FSAT har behandlet utkast til Arbeidsoppgaver og hovedprioriteringer på møtet 15. juni og 21. september. Første utkast til budsjett ble behandlet på møtet 15. september. Styret har bedt om at dokumentet bearbeides med fokus på å: - synliggjøre gevinstrealisering - skille drift og forvaltning og videre utvikling og nyutvikling - oppgi antall årsverk nødvendig for utvikling, drift og forvaltning av nye løsninger, - oppgi mål og tidsplan for hvert prosjekt. 2. Hovedproblemstillinger Det legges frem en revidert versjon av dokumentet der styrets kommentarer er tatt til følge. FSATs videre arbeid med helhetlig plan for konkretisering av gevinstene samt plan for gevinstrealisering ved institusjonene omtales under sak Kommentarer til budsjettet Utkast til budsjettet ble behandlet på møte 21. september. Budsjettet er justert som følger: - Størrelsen på bevilgningen er justert med 1 mill for FSAT (økning på 2 mill deles mellom FSAT og CRIStin) - Inntekter fra kontingenten økes med 10% i tråd med styrets vedtak om økning på inntil 10% - Det legges inn inntekter på 6 mill for Vitnemålsportalen - Det er lagt inn overførte midler fra 2016 på 4 mill. - På utgiftssiden er posten «Seminarer» redusert med , posten «Kompetanseutvikling og personalseminarer» redusert med for å oppnå balanse med inntektssiden. Forslag til vedtak: Styret for FSAT vedtar det fremlagte forslaget til arbeidsoppgaver og forslag til budsjett for Vedlegg: - Arbeidsoppgaver, hovedprioriteringer og budsjett 2017 FSAT AS

16 <sideskift>

17 Arbeidsoppgaver for FSAT i 2017 Dette dokumentet gir oversikt over oppgaver for FSAT i I framstillingen skilles det mellom løpende drift og forvaltning og videreutviklingen og nye oppgaver. Hovedfokus i dokumentet legges på oversikt og beskrivelse av videreutvikling og nye oppgaver. Beskrivelse av oppgaver inneholder kort omtale av gevinster som oppnås ved institusjonene når de nye tjenestene er tatt i bruk. Oppgavene knyttes også til de strategiske målene til FSAT. Dokumentet er strukturert på følgende måte: oversikt over faste, løpende oppgaver for FSAT (s.1), oversikt over strategiske mål (s.1) oversikt over systemer som vedlikeholdes og driftes av FSAT i 2017 (s.2), oversikt og beskrivelse av nye oppgaver for FSAT i 2017 (s.2-14), og tidsplan for oppgaver i (s.15-16). Budsjett 2017 (s.19-20) Det er vedtatt følgende overordnede mål for FSAT gjennom Prop. 1 S ( ): Felles studieadministrativt tjenestesenter skal forvalte, utvikle og holde ved like studieadministrative systemer og tjenester for universiteter og høyskoler. Tjenestesenteret skal blant annet legge til rette for og gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler. FSAT har følgende faste, løpende oppgaver: Forvaltning og utvikling av fagsystemer: - FS med tilhørende applikasjoner: Søknadsweb, Studentweb, EpN, EVUweb, Fagpersonweb, Nomination - GAUS - RUST - SO - NVB - Vitnemålsportalen Dokumentasjon, statistikk og analyse - Datavarehus for studiedata (STAR) - Nasjonal opptaksstatistikk Samordning, koordinering, støtte og veiledning - Gjennomføring av opptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler - Gjennomføring av kompetansevurdering av utenlandsk utdanning Regelverksforvaltning - Forvaltning av opptaksforskriften Gi råd og bistå Kunnskapsdepartementet innenfor FSATs tjenesteområder Sekretariatsfunksjon - Felles klagenemnd - Nasjonal klagenemnd Strategiske hovedmål for FSAT I. FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester av høy kvalitet til sine brukere II. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser III. FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger og nyskapning innen sine tjenesteområder IV. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører V. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet. 1

18 Oppgaver i 2017: Vedlikehold og drift av systemer FSAT har ansvar for løpende vedlikehold og drift av følgende systemer: Tjeneste/system Antall årsverk i 2017 Antall årsverk i 2018 Antall årsverk i 2019 FS løpende drift, forvaltning og brukerstøtte 15,75 15,75 15,75 GAUS 0,2 0,2 0,2 RUST 0,2 0,2 0,2 SO løpende drift, forvaltning og brukerstøtte NVB Karakter- og vitnemålsportalen Datavarehus for studiedata (STAR) og økonomidata (DVprosjektet) CRIStin ITAR Totalt for drift 36,15 36,15 36,15 Oppgaver i 2017: Ny funksjonalitet/ nye applikasjoner Oversikt over nye oppgaver for FSAT i 2017 er utarbeidet basert på innspill fra brukere, utdanningsinstitusjoner, FS-planleggingsgruppe, ekspertgrupper og studiedirektørmøtet. Ny funksjonalitet/ nye applikasjoner 1. Digital eksamen: tilrettelegging for sensur, begrunnelse og klage i Studentweb Antall årsverk i Systemstøtte og verktøy for utdanningsledelse 0,5 3. Ny betalingsmodul i FS tilpasset elektronisk handelsfaktura 4. EPN med undervisnings- og vurderingsinformasjon og studieprogram Antall årsverk i 2018 Antall årsverk i ,25 0,25 0, ,5 5. Evuweb nyskriving i nytt utviklingsverktøy 2 4 0,5 6. Utvidelse av Fagpersonweb: registrering av sensur 1 0,25 0,25 7. Integrasjon mellom FS og andre systemer: 1,2 1 1 Ephorte, Public360, TimeEdit, Kortsystemet 8. Videreutvikle Studentbevis-app 0,1 0,1 0,1 9. Learning agreement for inn- og utreisende: utvikling 0,5 0, Nomination Nytt brukergrensesnitt 0,1 0,1 0,1 11. SO systemene

19 12. Tilrettelegge for opptak til musikkutdanninger, fagskole, master og internasjonale studier i søkerportalen 2 0,25 0, Doktorgradsopptak i Søknadsweb utvikling 0,25 0,5 0, Kartlegge mulighet for internt system for saksbehandling av vurderingssaker 15. NVB omskriving i nytt utviklingsverktøy RUST forenkle produksjon av statistikk fra RUST 0,1 17. GAUS overføring av data for NOKUT 0,1 18. Karakter- og vitnemålsportalen - produksjonssetting 0, Datavarehus STAR utvikling av nye rapporter ROMS produksjonssette saksflytsystem 1 0,25 0, EMREX- overføring av resultater mellom norske og utenlandske institusjoner. Finansiert av EU. 22. Erasmus without paper. Finansiert av EU. 0,5 23. eid: utvikle og tilrettelegge 0,3 24. Dataporten: produksjonssetting 0,2 25. CRIStin nyutvikling ihht avtale Totalt for videreutvikling og nye oppgaver 27,3 28,5 17,8 0,5 Andre oppgaver i Utvikling av metode og plan for arbeid med gevinstrealisering 27. Bidra i fusjonsarbeidet 28. Videreutvikle modell for brukermedvirkning 29. Styrke samarbeid med DBH, UNINETT og NOKUT 30. Initiere og delta i internasjonalt samarbeid 31. Digitalisere og effektivisering av saksbehandling av vurderingssaker 32. Øke saksbehandlingskapasitet innen opptak og videreutvikling av forvaltningskompetanse 33. Digitalisering og wikiløsning «Boka vår» 34. Digitalisering og wikiløsning «Vurderingshåndbøkene» 35. Utvikling av opplæring/kurstilbud til lærestedene 36. Utvikling av opplæring/kurs til eksterne samarbeidspartnere 37. Videreutvikling av omregningstabeller 38. Effektivisering av saksbehandling i opptaket - nettsøknaden SO3.1 og FS 39. Utredning av en løsning for samling av kompetanse og oppgaver, saksbehandling av utvalgte søkergrupper 40. Sekretariat for Nasjonal klagenemnd digitalisere arbeidet 41. Videreføre arbeidet med implementering av ny strategi 42. Følge opp risikovurdering for FSAT 43. Gjennomføre brukerundersøkelse 44. Arbeidsmiljøundersøkelse 45. Kompetanseheving av de ansatte 3

20 Beskrivelse av oppgavene I det følgende beskrives oppgaver for FSAT i Alle oppgavene støtter FSATs overordnede strategiske mål: brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 1. Digital eksamen: tilrettelegging for sensur, begrunnelse og klage i Studentweb For å kunne digitalisere eksamensprosessen, så skal det utvikles funksjonalitet for at studenter skal kunne be om begrunnelse og sende klage på sensur. I den forbindelse må en også se på løsninger for å kunne motta og arkivere dokumenter med sensitive opplysninger. Gevinster: Digitalisering av saksbehandling knyttet til sensur, begrunnelse og klage vil gi effektivisert intern saksbehandling ved institusjonene og redusert saksbehandlingstid for studentene. Gevinstene vil være målbare i antall frigjort timeverk eller årsverk og innsparing i kroner per år. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, og godt samarbeid med sektoren. Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 Ressurser 2019 til bruk (årsverk) (årsverk) (årsverk) ,25 0,25 2. Systemstøtte og verktøy for utdanningsledelse FSAT vil utarbeide forslag til verktøy som støtter utdanningsledelse med studieprogramplanlegging og ledelsesinformasjon på programnivå. FSAT skal utrede sammen med utdanningsledere på ulike nivå hva behovet er, og dette vil utgjøre grunnlaget for en kravspesifikasjon. Et slikt verktøy vil potensielt kunne gi ledere på ulike nivåer mer støtte for beslutninger. Estimert omfang er 0,5 årsverk. Gevinster: Verktøyet vil effektivisere og kvalitetssikre prosessene knyttet til studieprogramplanlegging og ledelsesinformasjon. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon og godt samarbeid med sektoren. Start Første versjon klar til bruk Ressurser 2017 (årsverk) Ressurser 2018 (årsverk) Ressurser 2019 (årsverk) * 0,5 *Kan ikke estimere for 2018 og 2019 før det er laget en kravspesifikasjon med oversikt over hva som skal utvikles. 4

21 3. Ny betalingsmodul i FS tilpasset elektronisk handelsfaktura Etter omlegging av undervisningsmodulen, er betalingsmodulen i FS den eldste modulen, der det er behov både for teknologisk oppgradering og gjennomgang av en del prinsipper for hvordan denne skal fungere. Løsning er bygget over tid, og inneholder reskontrofunksjonalitet som støtter både kontakt- og regnskapsprinsippet. Integrasjon er utviklet mot en rekke økonomisystemer, i hovedsak mot hovedbok, men også mot reskontro i økonomisystem. Modulen er i de fleste tilfeller svært enkelt å benytte, da den for studenter flest baserer seg på selvbetjening via StudentWeb. Men løsningen bak er relativt komplisert, da den støtter flere prinsipper/ulike prosesser. Kontantprinsippet er beholdt for semesteravgifter, da dette er noe som institusjonene ønsker minst mulig arbeid med. Inntektsføring gjøres ikke før beløpet er betalt. For private høgskoler inntektsføres derimot kravet når det oppstår. Det er behov for en samordning av rutinene for hvordan studentavgifter skal behandles, både i FS og økonomisystem. Skal f eks alle studenter inn som kunder i reskontro i økonomisystemet, noe som noen institusjoner gjør i dag. Da vil FS fungere som et rent forsystem for reskontroen i de ulike økonomisystemene. I dag er FS forsystem for noen institusjoner og full reskontro for andre. I henhold til digitaliseringsrundskrivet er vi pålagt å tilrettelegge slik at kan sendes ut elektronisk handelsfaktura (EHF) fra FS. Det er estimert 2-3 årsverk på ny betalingsmodul. Gevinster: Samordning av rutinene for hvordan studentavgifter skal behandles, både i FS og økonomisystem. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. Start Ny betalingsmodul: spesifisering i 2017 og utvikling 2018 Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 Ressurser 2019 til bruk (årsverk) (årsverk) (årsverk) ,5 årsverk 2-3 årsverk 1 årsverk 4. EPN med undervisnings- og vurderingsinformasjon og studieprogram Ny versjon av EpN ble satt i produksjon i Denne mangler funksjonalitet for å registrere strukturell informasjon om vurdering og undervisning. Arbeidet med dette ble satt på vent da arbeid med ny Studentweb ble påbegynt. Funksjonaliteten er nødvendig å få inn for å ta gammel EpN ut av produksjon (benyttes i dag av NTNU). Gammel EpN er en WO-applikasjon, og vil være den siste WO-applikasjonen når ny Studentweb settes i produksjon. Gevinster: Denne funksjonaliteten vil gi mindre dobbeltregistrering, og en vil kunne fase ut gammel teknologi med en slik oppgradering. Det er også et stort behov for å kunne arbeide med studieprogrammer i EPN, slik at EpN skal utvides med funksjonalitet for å kunne gjøre det. Det vil være nødvendig med god dialog med institusjonene for å utvikle EPN til å bli et godt verktøy innen utdanningsledelse. Utviklingsarbeidet kan deles opp i delleveranser, slik at ny versjon med funksjonalitet knyttet til undervisning og vurdering leveres først, slik at den gamle WO-applikasjonen kan fases ut. Deretter leveres funksjonalitet for behandling av studieprogram. Gjennom et utvidet EpN vil en kunne få bedre oversikt over planleggingen av nye studieprogram og endringer i eksisterende. Det vil gi institusjonene bedre oversikt og et digitalt verktøy for å gjennomføre prosessen for studieprogram. Det er estimert 2 årsverk til utviklingsarbeidet. 5

22 Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 Ressurser 2019 til bruk (årsverk) (årsverk) (årsverk) ,5 5. Evuweb nyskriving i nytt utviklingsverktøy Etter- og videreutdanning er et område der prosessene og organiseringen er nokså ulik på tvers av institusjonene. Dagens Evuweb ble utviklet midt på 2000-tallet, og har kun hatt en teknologioppgradering siden den tid. Det er behov for å modernisere både grensesnittet og funksjonaliteten for applikasjonen. Det diskuteres ved flere institusjoner å skaffe alternative løsninger om det ikke kommer opp en ny felles løsning på dette. Det er et stort behov for å kunne laste opp dokumenter digitalt. I ny løsning vil det være flere måter å logge inn blant annet feide og ID-porten, da det har vært kompliserende at en kun har hatt innlogging med epostadresse i dagens løsning. Kravspesifikasjon for ny løsning ble utarbeidet i Arbeidsomfanget av en ny løsning er ikke klart pr nå, og utviklingen av denne planlegges i hovedsak gjort i Gevinster: Institusjonene vil få en mer effektiv saksbehandling ved at deltakerne selv laster opp aktuell dokumentasjon når de søker. Det vil være mindre behov for hjelp til innlogging når en får flere ulike innloggingsmåter i ny løsning. Estimert tidsbruk er 2-3 årsverk for utviklingen. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, og godt samarbeid med sektoren. Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 Ressurser 2019 til bruk (årsverk) (årsverk) (årsverk) ,5 6. Utvidelse av Fagpersonweb: registrering av sensur Fagpersonweb kommer i ny versjon høsten Applikasjonen har blitt flyttet over på nyere teknisk plattform for å øke sikkerheten. Det skal i 2017 arbeides med ny funksjonalitet for å kunne registrere sensur. Før utviklingsarbeidet starter skal det spesifiseres hvordan funksjonaliteten av sensurregistrering skal være. Dette arbeidet skal sees i sammenheng med hvordan det skal gjennomføres i digitale eksamenssystemer. Det er viktig å se helhetlig på prosessen for å kunne gjøre det på den mest effektive og hensiktsmessige måten. Dette vil være en av de siste brikkene for og få fulldigitalisert eksamensprosessen. Gevinster: Effekten for den enkelte institusjon vil være stor resurssbesparing i forhold til sensurregistrering for de eksamener som ikke gjennomføres i digitalt eksamenssystem. Det er estimert 3 årsverk til Fagpersonweb. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, og godt samarbeid med sektoren. 6

23 Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 Ressurser 2019 til bruk (årsverk) (årsverk) (årsverk) ,5 0,25 7. Integrasjon mellom FS og andre systemer: Ephorte, Public360, TimeEdit, Kortsystemet Integrasjon mellom FS og arkiv FSAT har hatt en ekspertgruppe for arkiv siden ca Gruppen har både representanter fra institusjoner som bruker Ephorte og Public360. Integrasjonen med Public 360 har kunnet levere kontakter fra FS til P360 ganske lenge. Det er ca. 2 år siden dette ble testet for de første institusjonene. Uninett satte de første institusjonene i produksjon med P360 januar 2014 og brukte det meste av fjoråret og første kvartal i 2015 for å få ut P360 på institusjonene. Høsten 2014 støttet styringsgruppa for P360 (e.l.) i Uninett at integrasjonen skulle utvides med godkjenningssaker. Sommeren 2015 fikk FSAT klarsignal for at det var teknisk mulig å sende saker fra Godkjenningsmodulen til P360. Etter testing skal løsningen rulles ut til alle P360-institusjonene. Ekspertgruppe for arkiv har tidligere ment at overføring av opptakssaker er det mest aktuelle området for utvidelse av integrasjonen. Sammen med et saksflytsystem så vil dette bidra til digitalisering av prosessen for godkjenning av ekstern utdanning, både norsk og utenlandsk. FSAT skal utvikle en integrasjon mellom FS og Ephorte. Gevinster: Det vil gi institusjonene bedre flyt av data mellom systemer, og vil medføre mindre arkivarbeid med innscanning av dokumenter og registrering og oppdatering av saker i arkivsystemet. Det er estimert 2 månedsverk til integrasjon mellom FS og arkiv. Integrasjon med TimeEdit Integrasjon med TimeEdit har vært forsøkt tidligere, men har ikke da vært mulig å gjennomføre på grunn av begrensninger i TimeEdit. TimeEdit er kommet i ny versjon, og har bedre integrasjonsmuligheter. Mange av FSinstitusjonene benytter TimeEdit i dag, og mye av datagrunnlaget for timeplanlegging finnes i FS. Med en integrasjon vil en slippe mye dobbeltregistrering. Integrasjonen ble utviklet og testet i Det er estimert 1 månedsverk for 2017 på å implementere integrasjonen ved institusjonene. Integrasjon med kortsystemer Informasjon om studentkort og bilde av student benyttes i flere sammenhenger. Utveksling av studentkortinformasjon har vært gjort i mange år, og denne løsningen trenger en teknologisk oppdatering. I noen grad har noen institusjoner også laget løsninger for å utveksle bilder. Ved innføring av studentbevis-app (semesterkvittering) er det også behov for å videreformidle bilde av student til denne app-en. En standard webservice for å få tilgang til studentkort og bilde av student i FS ble utvikler i 2015, men er ikke tatt i bruk ved noen institusjon enda. Dette forutsetter utviklingsarbeid på institusjonene/hos leverandør av kortsystem. Det er estimert 0,1 årsverk til å hjelpe institusjonene med implementasjon i Oppgavene støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren. Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 Ressurser 2019 til bruk (årsverk) (årsverk) (årsverk) ,5 0,5 0,5 7

24 8. Videreutvikle Studentbevis-app Arbeid med studentbevisapp fortsetter i De fleste institusjoner tar den i bruk i løpet av Gevinster: Løsningen sørger for at institusjonene ikke bruker papir til å lage studentbevis. Gevinsten vil kunne måles i antall frigjorte timeverk og innsparing i kroner per år. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering og innovasjon. Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 Ressurser 2019 til bruk (årsverk) (årsverk) (årsverk) ,1 0,1 0,1 9. Learning agreement for inn- og utreisende: utvikling For utvekslings- og godkjenningsprosessene er learning agreement det som gis minst støtte for i dagens løsninger. Dette skyldes også at konseptet/prosessene er nokså vage, og er implementert ulikt på tvers av institusjonene/landene. Å standardisere dette innenfor norsk høyere utdanning vil være til hjelp både for norske institusjoner og utenlandske partnere (på linje med innføringen av Nomination). Også for studentene, både inn- og utreisende, vil dette gi en bedre funksjonalitet som er enklere å forholde seg til. Forholdet mellom learning agreement og utdanningsplan må avklares. Det må utvikles funksjonalitet i Studentweb, Søknadsweb, FS-klienten og muligens i Fagpersonweb. Gevinster: Det brukes i dag store ressurser på å tilrettelegge for studentutveksling, og dette prosjektet er et viktig bidrag til å forenkle og digitalisere prosessen. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. Estimert omfang er 0,5 årsverk. Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 til bruk (årsverk) (årsverk) ,5 Ressurser 2019 (årsverk) 10. Nomination Nytt brukergrensesnitt Applikasjonen Nomination vil være den siste som ikke er implementert med moderne brukergrensesnitt (FUN). Den benyttes av internasjonale koordinatorer av utvekslingsavtaler som nominerer søkere til norske utdanninger. Estimert omfang utvikling er 1 månedsverk. Gevinster: Nytt brukergrensesnitt vil gi bedre brukeropplevelse og redusert saksbehandlingstid ved institusjonene. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 til bruk (årsverk) (årsverk) ,1 Ressurser 2019 (årsverk) 8

25 11. SO systemene - omskriving I prosjektet SO3.0 ble store deler av opptakssystemene skrevet. Det er nødvendig å fortsette dette arbeidet med omskriving av de resterende delene, som opptakskjøring, filoverføring, diagnoser, endring av fnr, bestilling av snr-nr og vurderingstjenesten. Opptaksregelverket skal vedlikeholdes i samsvar med endringer i forskrift om opptak til høyere utdanning. Det bør også foretas en helhetlig gjennomgang/ videreutvikling av verktøy for informasjon til søkere i søkerportalen, nettsidene, epost-system, sosiale medier, mm. I tillegg må systemet endres å ta i bruk digital postkasse. En må også se på muligheter til å kunne digitalt ta i mot dokumenter med sensitive opplysninger. Høsten 2016 vil FSAT og lærestedene sammen gjennomgå erfaringer fra årets opptak, og da kartlegge hva som bør forbedres til opptaket i Det er estimert 6 årsverk til videreutvikling av opptakssystemene i Arbeidet må fortsette i årene fremover. Gevinster: Omskriving av SO-systemet vil gi store innsparinger ved å redusere saksbehandlingstid og sikre datakvalitet. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 Ressurser 2019 til bruk (årsverk) (årsverk) (årsverk) Tilrettelegge for opptak til musikkutdanninger, fagskole, master og internasjonale studier i søkerportalen Det er et sterkt ønske i sektoren om et felles nasjonalt masteropptak. For å kunne benytte Søkerportalen som er utviklet til det samordnete opptaket, til flere andre opptak, så kreves det en god del endringer i systemet. FSAT ønsker å tilrettelegge for økt brukt av Søkerportalen. Disse endringene vil også gjøre det mulig å tilby et samordnet opptak til musikkutdanninger. Kunnskapsdepartementet har gitt signaler om at FSAT muligens vil bli bedt å forvalte nasjonalt samordnet opptak til fagskoleutdanninger. Det er estimert 1,5 årsverk til å tilrettelegge for flere opptak i nettsøknaden. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 Ressurser 2019 til bruk (årsverk) (årsverk) (årsverk) ,5 0,25 0, Doktorgradsopptak i Søknadsweb utvikling Opptak til doktorgrad er en egen funksjonalitet i FS, som ikke understøttes av web-løsninger for søkere. Den baserer seg altså på manuell registrering av søkere. Det meste av funksjonalitet som trengs for doktorgradsopptak eksisterer allerede i opptaksmodulene i FS, sammen med Søknadsweb. Det er behov for noen få utvidelser, og noen rutineendringer på institusjonene for å ta i bruk opptaksmodulen også for doktorgradsopptak. 9

26 Gevinster: Arbeidet med registering av søknader blir selvbetjent, og opptaksarbeidet vil teknisk sett skje på samme måte som for alle andre opptak. Det vil da også kunne tas vekk funksjonalitet fra doktorgradsmodulen som da ikke lengre trengs. Estimert omfang er 0,5 årsverk Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 Ressurser 2019 til bruk (årsverk) (årsverk) (årsverk) ,25 0,5 0, Kartlegge mulighet for internt system for saksbehandling av vurderingssaker FSAT mottar løpende søknader om vurdering av generell studiekompetanse. Det er årlig rundt 800 søknader. I dag foregår dette på papir, og vi ønsker å se på muligheten til å effektivisere og digitalisere denne prosessen. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, og innovasjon. 15. NVB omskriving i nytt utviklingsverktøy Den nasjonale vitnemålsdatabasen består av fire elementer: vedlikehold av kontrollmotoren, innsamling av vitnemål, bruk og videreformidling av vitnemål, brukerstøtte til fylkeskommuner og videregående skoler. NVB er grunnsteinen i opptaksarbeidet og den viktigste faktoren i digitalisering og effektivisering av opptaket. Kontrollprogrammet må vedlikeholde i samsvar med endringer i det totale føringsregelverket og for å ta igjen etterslep. Det bør utvikles rutiner og funksjonalitet for å opprettholde nødvendig kvalitet i NVB, og det bør utvikles bedre grensesnitt for vedlikehold av kontrollprogrammet. Det er et stort ønske fra mange læresteder å utvide NVB til også å inneholde kompetansebevis. I 2017 vil FSAT vedlikeholde de eksisterende dokumentene og starte omskriving av systemet til ny teknisk plattform. Nyutvikling fremover vil innebære nytt system for innsamling av vitnemål og nytt system for utlevering av elektroniske vitnemål til FS. Det er søkt om midler fra KD til modernisering av NVB. Konsekvensen av å ikke gjøre endringer nå, vil kunne bli at vi risikerer at ingen kan gjøre oppdateringer i kontrollprogrammet ved nye endringer i regelverket/innføring av nye fagkoder, og at gyldige vitnemål dermed ikke blir importert til NVB. For opptaket alene er det estimert at et elektronisk vitnemål mindre medfører en kostnad for manuell saksbehandling på ca. kr. 300,-. Det betyr at mangel på oppdatering av kontrollmotoren før et opptak vil føre til ekstra administrative utgifter pr. år til UH-sektoren på minimum 6 millioner kroner (basert på vitnemål fra årets avgangselever). Dersom det gjøres endringer i regelverket for opptak til høyere utdanning, f.eks. endring av karakterkravet i matematikk for opptak til lærerutdanning, er det også nødvendig med endringer i kontrollmotoren. Manglende endringer her vil ha konsekvenser for alle søkere med elektronisk vitnemål, ikke bare årets avgangselever. Manglende elektroniske vitnemål medfører også økt sannsynlighet for flere forfalskninger. I tillegg til økte saksbehandlingskostnader ved lærestedene, vil videregående skoler måtte bruke mer tid selv å kontrollere at vitnemålene er korrekt ført. Det er i dag over 500 gyldige løpskombinasjoner i videregående skole, med ulike regler knyttet til fagsammensetning, krav til antall eksamener, fritaksordninger mm. Videregående skole har ansvar for at vitnemålene til elever er gyldig ført, ikke bare de som søker høyere 10

27 utdanning. I 2014 ble det sendt inn ca vitnemål til NVB fra årets avgangselever. FSAT har ingen informasjon om tidsbruk på manuell kontroll av vitnemål i videregående skole, men dersom man måtte bruke i snitt 10 minutter ekstra pr. vitnemål vil det medføre en årlig ekstrakostnad på i underkant av 5 millioner. Gevinster: For universiteter og høyskoler innebærer bruk av elektroniske vitnemål i NVB at de har en kvalitetssikret kilde for vitnemålene og at de har kunnet utvikle systemer (gjennom SO) for automatisk saksbehandling av søknader om opptak til grunnutdanningene. Denne automatiseringen av saksbehandlingen fører til effektivisering av opptaksarbeidet ved Universiteter og høgskoler for millioner av kroner årlig. For søkerne innebærer kvalitetssikrede vitnemål i NVB at de kan sjekke vitnemålene sine i en tjeneste på nettet, for å få oversikt over hvilke studier de er kvalifisert for og hvilke de ikke er kvalifisert for. Ved søknad om opptak til høyere utdanning blir vitnemål i NVB distribuert direkte til saksbehandler, uten at søkeren behøver å sende inn papirkopier. Det er estimert 2 årsverk til videreutvikling av NVB. Det er søkt KD om midler til fornying av NVB. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 16. RUST forenkle produksjon av statistikk fra RUST Arbeid med vedlikehold av systemet foregår kontinuerlig. Det er i 2016 startet et arbeid med å se på nasjonale vedtak i sammenheng med lokale vedtak om utstenging. Det er estimert 2 månedsverk til vedlikehold og videreutvikling av RUST. Gevinster: FSAT mottar jevnlig ønske om statistikk fra både Kunnskapsdepartementet og media. Vi ønsker å forenkle og effektivisere dette arbeidet, slik at forvaltningen kan ta ut statistikk uten at utviklerne er involvert. Det er estimert 1 månedsverk til statistikkproduksjon fra RUST. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 17. GAUS overføring av data for NOKUT Det skal arbeides videre med overføring av data for NOKUT til GAUS Det er estimert 2 månedsverk til vedlikehold og videreutvikling av GAUS. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering og godt samarbeid med sektoren. 18. Karakter- og vitnemålsportalen produksjonsetting Utvikling av en vitnemålsportal vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser. Første versjon Vitnemålsportalen skal settes i produksjon i løpet av I 2017 skal Vitnemålsportalen videreutvikles for å gi en bedre tjeneste og med mer funksjonalitet. Gevinster: Besparelser som en vitnemålsportal gir, omhandler besparelser i søknadsprosessene for utdanning og arbeid. I tillegg gir en vitnemålsbank en økt sikkerhet sett i forhold til forfalskning, og bedret datakvalitet sett i forhold til manuell registrering av informasjonen. 11

28 Om lag 2,7 millioner nordmenn er i arbeid, og 23% skifter jobb hvert år. Dette betyr at personer skifter jobb hvert år, og for hver av disse brukes det ressurser på sending, mottak, registrering og verifikasjon av karakterutskrifter og vitnemål. Dersom sending, mottak, registrering og verifikasjon for hver stilling eksempelvis beløper seg til kr 200,-, gir dette en besparing på over 100 mill. kroner pr år. For utdanning gjelder produksjon, sending, mottak, registrering og verifikasjon av vitnemål og karakterutskrifter opptaks og godkjenningsprosessene. I dag eksisterer det utveksling av data fra videregående utdanning til høyere utdanning, og denne datautvekslingen vil ikke erstattes av en vitnemålsbank. Men mellom høyere utdanning er det ikke tilsvarende elektronisk utveksling. Dersom studenter bestiller karakterutskrift hvert år innen høyere utdanning, og hver av disse tar 4 minutter å produsere, signere, pakke, sende, vil det summere seg opp til om lag 7 årsverk. Verifisering av vitnemål/karakterutskrift for arbeidsgiver har vi ikke noen tall på, men antall henvendelser er økende. Både innenfor NOM og lokale opptak gis det poeng for høyere utdanning. I 2012 hadde over 40% av søkere til høyere utdanning, har beståtte resultater fra annen norsk institusjon. Dersom innhenting, arkivering og kontroll i snitt tar 15 minutter pr dokument, summerer dette seg opp til over 10 årsverk. I tillegg kommer tilsvarende tall for innpassing/godkjenning av ekstern utdanning, noe som i stor grad utføres av andre personer på institusjonen, ofte med ny innhenting av dokumenter. Om lag 33% av aktive studenter innen høyere utdanning har beståttresultater fra andre institusjoner. Tallene som er angitt over er bare regneeksempler, men det er liten tvil om at arbeidsomfang som spares inn ved innføring av en vitnemålsbank langt overstiger kostnadene ved utvikling og drift av et slikt system. Det er estimert 5 årsverk til videreutvikling og forvaltning av Vitnemålsportalen. Det er søkt KD om midler til dette. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 19. Datavarehus STAR utvikling av nye rapporter Ny ekspertgruppe for STAR starter sitt arbeid i 2016 og gruppen skal jobbe med spesifikasjon av rapportbehov på FS-siten, spesifikasjon av løsning for deling av rapporter på FS-siten, spesifikasjon av rutiner for bruk av institusjonelle sitene og vedlikehold og videreutvikling av rapportmaler og datakilder på site med STARrapportmaler (FS-Datavarehus site). Tableau er nå tatt i bruk av de fleste institusjonene. FSAT skal arbeide for å lage gode rapporter som tilrettelegges for brukerne. Sommeren 2016 ble lisensmodellen endret slik at en nå har et ubegrenset antall lisenser. Det er estimert 2 årsverk til videreutvikling av STAR. Gevinster: Økt datakvalitet og bredere beslutningsgrunnlag for ledere ved institusjonene. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 20. ROMS produksjonssette saksflytsystem Flere av prosessene som administreres gjennom FS er nærmest fulldigitalisert. Dette gjelder f eks opptak. For noen av prosessene mangler det funksjonalitet for en enklere kommunikasjon med studenter og lærere, før 12

29 konklusjoner i en sak er på plass. For slik funksjonalitet er det beskrevet et enkelt, selvstendig saksflytverktøy som kan fungere på tvers av modulene i FS. Med dette vil f eks godkjenningsprosessen kunne fulldigitaliseres, fra studenten søker i Studentweb, til f eks ekstern utdanning er innpasset i utdanningsplan. Gevinster: Når data og dokumenter kan flyte mellom systemene uten at det må registreres manuelt på nytt i hvert system blir det også sikrere, mer transparent i tillegg til at datakvaliteten øker ved at det er færre feilkilder underveis i flyten. Kommunikasjon, informasjon og beskjeder vil også bli ivaretatt ett sted, og derfor enkelt kunne spores ved behov. Samtidig vil det være mulig å styre hvem som skal ha tilgang til og kunne lese hvilken informasjon til enhver tid. Færre ledd i prosessen og digital saksflyt med sikker pålogging og bruk av digital signatur vil også redusere behandlingstiden, og derfor oppleves som en kvalitetsheving både for søkere og saksbehandlere. En stor reduksjon i bruk av papirutskrifter, kopier og bruk av intern og ekstern postgang vil være kostnadsbesparende både for søkerne og institusjonene, jf. at én papirutskrift koster institusjonen ca. 40 øre. Besparelsen kan derfor bli stor i rene kostnader, i tillegg til miljøgevinstene ved mindre bruk av papir og elektrisitet. Det er estimert ett årsverk for utvikling og implementasjon ved institusjonene. Arbeidet startes høsten 2016 og skal være klart for pilottesting i august Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. Start Første versjon klar Ressurser 2017 Ressurser 2018 Ressurser 2019 til bruk (årsverk) (årsverk) (årsverk) ,5 0, EMREX- overføring av resultater mellom norske og utenlandske institusjoner. FS har i en årrekke deltatt i internasjonalt samarbeid for en digitalisering av informasjonsutveksling i forbindelse med studentutveksling. Dette arbeidet har resultert i europeiske standarder for både modeller og formater. Resultatutvekslingen som settes i gang mellom norske institusjoner nå i høst baserer seg på disse standardene. Administrasjon av studentmobilitet er svært kostbart, sammenlignet med administrasjon av norske studenter som følger et normalt løp. Samtidig oppfordres studentene til å reise på utvekslingsopphold, og institusjonene ønsker utenlandske studenter velkommen. En digital informasjonsutveksling som er til å stole på, vil gi mer effektiv behandling. Nordforum, som FS deltar i, har satt sammen et prosjekt EMREX for å utveksle resultater på tvers av landegrensene. I 2016 ble det gitt Erasmus+ midler for gjennomføring av EMREX, som et treårsprosjekt. Hoveddelen av utviklingen er gjennomført i 2016, blant annet er det laget en tidlig versjon av Vitnemålsportalen som vil være en del av EMREX-nettverket. I 2016 vil det gjennomføres en Field trial av løsningen, og den vil bli evaluert i Gevinster: Løsningen sikrer trygg overføring av resultater. Det skal ikke sendes papirversjoner av vitnemål og transcripts, fare for forfalskninger blir dermed mindre. Institusjonene får resultatene importert direkte i FS, og sparer dermed saksbehandlingstid for godkjenningssakene. Løsningen har stort potensiale for bruk ved opptak og saksbehandlingstiden som i dag brukes på opptak vil kunne reduseres. Estimert omfang er 0,5 årsverk. Dette prosjektet er finansiert av EU. 13

30 Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 22. Erasmus without paper. Et Erasmus+ - prosjekt, der FSAT inngår som partner, er Erasmus Without Paper (EWP). Dette prosjektet er finansiert av EU. EWP har som målsetting å fulldigitalisere utdanningsinstitusjonenes prosesser som gjelder studentmobilitet. Prosjektet skal beskrive disse prosessene, og utvikle grensesnitt og systemer for datautveksling mellom institusjonene. FSATs rolle i EWP er som leder av Work package for standardisering, og utvikle integrasjonene mot FS som den norske delen av EWP. Estimert omfang er 0,5 årsverk. Dette prosjektet er finansiert av EU. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 23. eid: utvikle og tilrettelegge FSAT vil i samarbeid med Difi utvikle integrasjon med europeiske eid-er. Det er behov for dette i forhold til det samordnete opptaket, Studentweb og Søknadsweb. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. Estimert omfang er 0,3 årsverk. 24. Dataporten: videreutvikling for FS Dataporten er en utvidelse av funksjonalitet innenfor Feide-systemet. Uninett har i 2015 gjennomført en pilottesting av tjenestene innenfor Dataporten, og FS har vært sterkt involvert på tjenestesiden i dette arbeidet. Det FS vil ha spesielt nytte av innenfor Dataporten er en funksjonalitet som gir tredjepartsløsninger tilgang til studentinformasjon, der studenten selv er den som åpner opp for at løsningen skal få denne tilgangen. Dette vil åpne opp for nye applikasjoner, både app-er og webapplikasjoner, mot studentdata uten at FS eller institusjonene trenger å prioritere eller styre denne utviklingen. Dataporten ble produksjonssatt i Arbeidet med utvikling innenfor FS er estimert til 0,2 årsverk i Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering. 25. CRIStin utvikling ihht avtale FSAT har avtale om levering av utviklingstjenester til CRIStin. Avtalen er for 7 årsverk. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 14

31 26. Utredning og utvikling av metode og plan for arbeid med gevinstrealisering FSAT skal opptre med drifts- og kostnadseffektivitet gjennom hele organisasjonen. Det skal i 2017 videreutvikles rutiner som sikrer at dobbeltarbeid unngås og løsninger gjenbrukes der dette er mulig også utenfor egen organisasjon. FSAT skal sikre at roller og ansvar er tydelig definert i organisasjonen og arbeide for å sikre en felles rolleforståelse. FSAT skal i samarbeid med sektoren utarbeide metoder for systematisk oversikt over gevinstrealisering for studieadministrasjonen nasjonalt og ved institusjonene. Det er estimert 1 årsverk til dette arbeidet. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 27. Bidra i fusjonsarbeidet Kunnskapsdepartementet vedtok ny struktur i UH-sektor, og flere universiteter og høyskoler gjennomfører omfattende fusjonsprosjekter i perioden FSAT kommer til å bistå flere institusjoner i fusjonsarbeidet i Første gruppe med fusjoner ble ferdigstilt våren I 2017 skal det gjennomføres prøvefusjoner, fusjon av databaser (februar/mars 2017) og etterarbeid fremt il semesterstart Det er estimert 1 årsverk til fusjonsarbeid. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet og godt samarbeid med sektoren. 28. Videreutvikle modell for brukermedvirkning For systemene og tjenestene som FSAT leverer er det svært viktig å ha grad av brukermedvirkning. Det gjøres gjennom seminarer: oppstartsseminar, oppsummeringsseminar, fs-kontakforum, FS-brukerforum, ulike utvalg og ekspertgrupper. Dette arbeidet skal videreføres. FSAT skal gjennomgå hvordan brukermedvirkningen skal organiseres, og etablere gode rutiner for kontinuerlig brukermedvirkning. Data fra systemene til FSAT brukes i mange andre systemer, og endringer en gjør i ett system får ofte konsekvenser for ett eller flere andre systemer. FSAT skal være pådrivere for forenkling og standardisering, og utvikle rutinebeskrivelser i samarbeid med brukerne. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om godt samarbeid med sektoren. 29. Styrke samarbeid med DBH, UNINET og NOKUT Det er viktig for FSAT å ha et avklart forhold og god rolleforståelse til andre aktører i sektoren. Det er spesielt viktig i forhold til DBH, UNINETT og NOKUT. FSAT skal aktivt arbeide for styrket samarbeid med sentrale aktører i sektoren. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om godt samarbeid med sektoren. 30. Initiere og delta i internasjonalt samarbeid FSAT viderefører arbeid i ulike internasjonale fora: Nordforum, IAAO (international assosiation of assesing officers), EUNIS, EU-prosjekter. 15

32 Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering, innovasjon og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 31. Kartlegge muligheter for effektivisering av saksbehandling av vurderingssaker FSAT mottar løpende søknader om vurdering av generell studiekompetanse. Det er årlig rundt 800 søknader. I dag foregår dette på papir, og vi ønsker å se på muligheten til å effektivisere og digitalisere denne prosessen. Digitalisering av vurderingssaker vil være en stor gevinst både for kommende søkere, rådgivere og veiledere for asylsøkere, flyktninger og innvandrere generelt og FSAT som saksbehandler. Servicenivået vil øke som følge av raskere saksbehandling. Mål: Saksbehandlingstiden og ressursbruken må ned. Behandle sakene raskere innenfor et system som også muliggjør gjenbruk av resultater. Løsningen finnes allerede i FS og i den nye nettsøknaden. Det må gjøres et lite utviklingsarbeid her for å omlag 900 søknader om forhåndsvurdering i året over fra manuell innsending og behandling i ephorte til en tilpasning i allerede eksisterende systemer. Gevinsten ved å digitalisere dette arbeidet er uvurderlig. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering. 32. Øke saksbehandlingskapasitet innen opptak og videreutvikling av forvaltningskompetanse 33. Digitalisering og wikiløsning Boka vår Veiledningsmateriellet som FSAT utvikler skal være digitalisert og skal kunne brukes effektivt av lærestedene. Dobbeltarbeid skal unngås og gjenbruk av løsninger er målsettingen. «Boka vår» er et saksbehandlerverktøy utviklet for alle saksbehandlere som arbeider med opptak i sektoren. «Boka vår» er et pdf-dokument på over 300 sider. Dette dokumentet oppdateres hvert år, slik at endringer i opptaksforskriften og andre regelendringer tas inn. Innholdet i «Boka vår» skal nå over på wiki. Dette betyr at struktur og innhold skal gjennomgås, målsettingen er at «Boka vår» fra opptaket 2017 skal ha en wikiløsning i SO3.1-systemet. Brukervennlig dokumentasjon er kravet. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering. 34. Digitalisering og wikiløsning Vurderingshåndbøkene (utenlandsk utdanning) Veiledningsmateriellet som FSAT utvikler skal være digitalisert og skal kunne brukes effektivt av lærestedene. Dobbeltarbeid skal unngås og gjenbruk av løsninger er målsettingen. «Vurderingshåndbøkene» er et saksbehandlerverktøy utviklet for alle saksbehandlere som arbeider med opptak i sektoren. Pr i dag er det utviklet om lag 124 vurderingshåndbøker for utdanning fra land og delstater i alle verdensdeler. Innholdet i «Vurderingshåndbøkene» skal over nå på wiki. Dette betyr at struktur og innhold skal gjennomgås. Arbeidet er påbegynt og målsettingen er å ha en wikiløsning for en rekke land klar i SO3.1- systemet til opptaket Brukervennlig dokumentasjon er kravet. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering. 35. Utvikling av kurstilbud/opplæring til lærestedene FSAT skal ivareta oppgaver med hensyn til fortolkning av opptaksregelverket og påse at regelverket praktiseres likt i sektoren. Det må arbeides med å forenkle unødig komplekse regelverk og systemer slik at effektiviseringsgevinster oppnås. Felles rutiner og rutinebeskrivelser må organiseres og systematiseres, slik at vi og lærestedene kan arbeide på en effektiv måte. Tjenesten Samordna opptak (SO) har en koordineringsfunksjon i det samordnede opptaket. UH-sektoren har et felles regelverk i NOM-opptaket, noe 16

33 som innebærer at SO skal påse at saksbehandlingen er lik i hele sektoren. For å få dette til er det nødvendig med felles opplæring. I dag blir saksbehandlingsspørsmål drøftet på oppstart- og oppsummeringsseminarer og regionale saksbehandlerseminarer. Disse arenaene dekker imidlertid ikke behovet for en felles opplæring i saksbehandling. FSAT må vurdere å tilby en relevant kurspakke til saksbehandlerne i sektoren. Ambisjonen er å utvikle e-læringsmoduler til bruk i sektoren. Det vurderes også å holde ordinære kurs. Arbeidet med opplæring henger nøye sammen med saksbehandlerverktøyene nevnt ovenfor. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om godt samarbeid med sektoren. 36. Utvikling av opplæring/kurs for rådgivere, programrådgivere andre FSAT har allerede vært involvert i kursrekke om vurdering og godkjenning av utenlandsk utdanning, samt deltatt på informasjonsmøter om opptak til høyere utdanning i regi av tiltaket «akademisk dugnad». Det kursopplegget som allerede er utarbeidet skal bygges videre på Målgruppen er rådgivere, programrådgivere, ansatte i jobbsjansen og andre som er i kontakt med flyktninger, asylsøkere og innvandrere. Opplæring av denne gruppen vil gi gevinster ved at antall henvendelser via e-post, telefon og anmodninger om forhåndsvurdering av tidligere utdanning går ned. Videre arbeid med dette saksfeltet, planlegging av opplæringstilbud, utføres høsten Det utarbeides en e-læringsmodul. Behov utover dette skal vurderes. Vurdere behov utover dette. E-læringsmodulen skal også være et tilbud til lærestedene. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om godt samarbeid med sektoren. 37. Videreutvikling av omregningstabeller Arbeid med omregningstabeller har i en periode vært et eget prosjekt, men er nå en fast oppgave med kontinuerlig oppfølging og videreutvikling. Målsetting: Flere gode kvalitetssikrede tabeller og videreutvikling av eksisterende tabeller. Dette er et komplekst og tidkrevende arbeid. Mulighetene for å digitalisere deler av dette arbeidet skal undersøkes. Dagens arbeidsmetodikk med innsamling av karakterstatistikk skal derfor gjennomgås. FSAT skal vedlikeholde dagens internasjonale nettverk, holde seg oppdatert på utviklingen med vurderingsordninger/gjensidige godkjenninger for utenlandsk utdanning, etablere kontakt med myndigheter i land der sektoren har mange søkere med tanke på innhenting av offisielle statistikker. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering og godt samarbeid med sektoren. 38. Effektivisering av saksbehandling i opptaket nettsøknaden, SO3.1 og opptaksmodulen i FS Evaluering av opptaket 2016 viser at det er behov for å gjøre endringer i systemene slik at saksbehandlingen kan gjøres på en god og effektiv måte. Innspill fra internt evalueringsseminaret og lærestedenes erfaringer skal følges opp. Innspill til forbedring av årets nettsøknad, samt vurdere egen nettsøknad for søkere med utenlandsk utdanningsdokumentasjon skal vurderes. Koplingen mellom nettsøknaden og opptaksmodulen i FS må bli bedre. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, godt samarbeid med sektoren. 39. Samling av kompetanse og oppgaver behandle utvalgte søkergrupper Lærestedene ved opptaksmedarbeidere har lenge og i mange sammenhenger uttrykt behov for samling av kompetanse og oppgaver på enkelte områder eksempelvis utenlandsk utdanning, særskilt vurdering, 17

34 dispensasjoner mv. FSAT må vurdere ressursbehovet tilrettelegge for å kunne påta oss nye oppgaver, dersom lærestedene ønsker dette. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering og godt samarbeid med sektoren. 40. Sekretærfunksjon for Nasjonal klagenemnd Det brukes mye tid og ressurser til dette arbeidet innad i FSAT. Digitalisering av prosesser og rutiner vil gi gevinster både ved læresteder og i FSAT. I tillegg vil en helhetlig tilnærming til prosesser og rutiner gi bedre kvalitet i tjenestene for brukerne. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om digitalisering og standardisering. 41. Videreføre arbeidet med implementering av ny strategi Den strategiske planen for FSAT trekker frem behovet for å videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører, initiere standardisering og digitalisering av prosesser, drive frem innovative løsninger og nyskapning. Strategien setter i tillegg mål om å videreutvikle FSAT som profesjonell leverandør av brukertilpassede tjenester av høy kvalitet, samt bygge opp et robust og ledende fagmiljø. I 2016 lages det tiltaksplaner, som skal følges opp i Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 42. Følge opp risikovurdering for FSAT FSAT ble opprettet med mål om å bidra til effektivisering og standardisering av studieadministrative prosesser. For å sikre måloppnåelse og gevinstrealisering ved sammenslåing av de tre miljøene FS, SO og SUN, skal FSAT gjennomføre en risikovurdering for virksomheten i Risikovurderingen skal deretter følges opp på halvårs basis. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, digitalisering og standardisering, innovasjon, godt samarbeid med sektoren og videreutvikling av FSATs fagmiljø. 43. Gjennomføre brukerundersøkelse FSAT skal gjennomføre brukerundersøkelser med ulike relevante brukergrupper som for eksempel søkere, studenter, studieadministrativt personale og ledelse. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om brukertilpassede leveranser av høy kvalitet, godt samarbeid med sektoren. 44. Arbeidsmiljøundersøkelse Etter at både sammenslåing av FS, SO og SUN med påfølgende omorganisering samt at samlokalisering er gjennomført, skal det foretas en arbeidsmiljøundersøkelse blant de ansatte. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om videreutvikling av FSATs fagmiljø. 18

35 45. Kompetanseheving av de ansatte FSAT er en leverandør av spesialiserte tjenester og systemer, og det er derfor svært viktig at de ansatte er kompetente og oppdaterte på hva som skjer på de aktuelle områdene. Kompetanseheving skjer gjennom kurs, seminarer og workshop. Oppgaven støtter FSATs strategiske mål om videreutvikling av FSATs fagmiljø. 19

36 Tidsplan for oppgaver i 2017 og i

37 21