Innkalling. Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter FSAT. Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter. Til:

Transkript

1 Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Observatører Vertsorganisasjonen UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Christen Soleim (Leder), UiB Heidi Adolfsen, UiT, meldt forfall Gunnar Bendheim, HiST Kjetil Solvik, NMH Marianne Øhrn Johannesen, UiA Heidrun Hole, WACT, innkalt som vara for Heidi Adolfsen Hogne Ulla, NSO, meldt forfall Kristian Myhre, NSO, innkalt som vara for Hogne Ulla Richard Borge, FSAT Joar Nybo, KD Monica Bakken Tina Lingjærde Bente Ringlund Bunæs Anne Kathrine Foss Haugen (referent) Tid: Torsdag 20. november 2014 kl 9:00-12:00 Møtested: Samordna opptak, Lilletorget 1, Oslo FSAT Innkalling møte i styret for FSAT 20. november 2014

2 Agenda Sak 1. Orienteringer a) Opptak NOM 2015, regnskap b) FS-Kontaktforum høsten 2014 c) Svar til KD vedrørende behandlingsansvar for personopplysninger i FSAT d) Nytt svar til KD vedørende utkast til avtale med UiO e) Søknader om midler fra KD f) Status organiseringsprosjektet g) Status lokalisering Sak 2. Referat fra styremøte Vedtakssaker: Sak 3. Avtale mellom FSAT og UiO vedrørende kjøp av administrative tjenester Sak 4. Budsjett for FSAT for 2015 og 2016 Sak 5. Presentasjon av utkast til kriterier for en ny organisering av FSAT Sak 6. Revidert forslag til mandat for STAR-gruppen Sak 7. Søknad fra Forsvarets etterretningshøgskole om å ta i bruk FS Drøftingssaker: Sak 8. Gjennomgang av effektmål for ny organisasjon Sak 9. Eventuelt FSAT Innkalling møte i styret for FSAT 20. november 2014

3 Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1c Sak 1d Sak 1e Brev fra KD vedr. behandlingsansvar for personopplysninger i FSAT Svarbrev fra UiO Svarbrev til KD vedr. avtaleutkast Nytt svar, datert Oversendelsesbrev, datert Søknad om midler til ekstraordinære utgifter til flytting i 2015 Søknad om midler til NVB og Vitnemålsbank FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT FSAT Sak 2 Referat fra møte i styret for FSAT FSAT Sak 3 Sak 4 Sak 5 Sak 6 Sak 7 Sak 8 Avtale mellom FSAT og UiO vedrørende kjøp av administrative tjenester Bestilling av administrative tjenester til FSAT Avtaleutkast fra USIT Kommentarer fra FSAT til avtaleutkast Budsjett for 2015 og 2016 Forslag til vedtak Notat kriterier for organisering av FSAT Forslag til vedtak Notat med forslag til vedtak vedrørende mandat for STAR-gruppen Forslag til vedtak Forsvarets etterretningshøgskole Notat til styret vedrørende søknad fra Forsvarets høgskole Søknad fra Forsvarets høgskole Mail fra USIT Effektmål for FSAT Dokumentene deles ut på møtet FSAT FSAT FSAT FSAT FS FSAT FS FS FS FSAT (ettersendes) Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Direktør FSAT FS Innkalling til møte i styret for FS 26. mars 2012 Side 3

4 <sideskift>

5 Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 12/ Behandlingsansvar for personopplysninger i Felles studieadministrativt tjenestesenter Vi viser til opprettelse av Felles studieadministrativt tjenestesenter (FST) og tidligere kontakt om behandlingsansvar for personopplysninger i Samordna opptak. Vi legger til grunn at departementet vil være behandlingsansvarlig for personopplysninger i FST. Departementet vil delegere det daglige ansvaret til Universitetet i Oslo (UiO) Vi ser det som sentralt at alle parter er innforstått med premissene for delegasjon av behandlingsansvaret og hvordan det legges opptil at det daglige ansvaret skal utøves. Vi ber derfor UiO og FST i fellesskap utarbeide utkast til brev om delegasjon av behandlingsansvar fra departementet til UiO, som også beskriver departementets og universitetets roller og ansvar. Vi ber om at utkast utarbeides og oversendes så snart som mulig etter sommerferien. Med hilsen Lars Vasbotten (e.f.) avdelingsdirektør Erling H. Dietrichson seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg * høyskoleavdelingen Erling H. Dietrichson 0032 Oslo Org no postmottak@kd.dep.no

6 Adresseliste Universitetet i Oslo Postboks 1072 Blindern 0316 OSLO Samordna opptak Postboks 1133 Blindern 0318 OSLO Felles studentsystem Side 2

7

8

9

10

11

12

13

14 <sideskift>

15 Utkast til avtale mellom Kunnskapsdepartementet (departementet) og Universitetet i Oslo (UiO) om drift av Felles studieadministrativt tjenestesenter (tjenestesenteret) 1. Formål Felles studieadministrativt tjenestesenter skal forvalte, utvikle, vedlikeholde og drifte studieadministrative systemer og tjenester til norske universiteter og høgskoler (brukerne). Felles studieadministrativt tjenestesenter er et forvaltningsorgan under departementet. Driften av tjenestesenteret legges til UiO, jf. universitets- og høyskoleloven 1-4 fjerde ledd. 2. Vedtekter og styre; ansvar for styring og drift. Departementet fastsetter vedtekter for tjenestesenteret. UiO skal høres før det blir foretatt endringer i vedtektene. Tjenestesenteret har et eget styre oppnevnt i samsvar med vedtektene. Styret har ansvar for den faglige styringen av tjenestesenteret, noe som bl.a. innebærer myndighet til å ta beslutninger vedrørende utvikling og drift av de fellesoppgavene senteret skal løse i sektoren. Driften av tjenestesenteret følger de generelle administrative reglene ved UiO for de områdene der UiO stiller administrative ressurser og tjenester til disposisjon for sentret. Daglig leder rapporter til FSATs styre. 3. Personalet Personalet ansettes ved universitetet og har samme rettigheter og plikter som universitetets øvrige ansatte. 4. Økonomi Departementet stiller egen bevilgning til disposisjon for drift og utvikling av tjenestesenteret. Midlene stilles til disposisjon for universitetet, som viderebefordrer bevilgningen til tjenestesenteret gjennom en egen budsjettdisponeringsfullmakt. Tjenestesenteret har ansvar for at bevilgningen nyttes i henhold til tildelingsbrevet, og skal selv rapportere om bruken av midlene til departementet. 5. Lokaler, infrastruktur og utstyr UiO skal stille nødvendige lokaler til disposisjon for tjenestesenteret. Tjenestesenteret skal ha tilgang til universitetets infrastruktur som IT-/datatjenester, informasjonssystemer, administrative systemer og universitetets telefontjeneste. Videre skal renhold, belysning, oppvarming og internt bygningsmessig vedlikehold ivaretas av UiO, og tjenestesenteret skal kunne benytte universitetets standard tjenestetilbud innenfor regnskap og lønn.

16 Tjenestesenteret skal eie utstyr som er anskaffet til senteret. Tjenestesenteret skal selv dekke utgifter til nye innkjøp av inventar og utstyr. Utstyr som ikke lenger er i bruk, avhendes i tråd med universitetets retningslinjer. Organisering og finansiering av lokaler, infrastruktur og utstyr skal reguleres i egen avtale mellom tjenestesenteret og universitetet. Tjenestesenteret skal yte fullt vederlag for direkte kostnader for de tjenester organisasjonen mottar fra UiO, inklusive lokaler, felles infrastruktur og ordinære driftstjenester. Tjenestesenteret skal også yte vederlag for indirekte kostnader etter satser fastsatt i forhandlinger mellom universitetet og tjenestesenteret. Det skal tas hensyn til de fordeler universitetet får ved lokaliseringen, spesielt hva angår sambruk av utstyr. 6. Prinsipper for godtgjøring Internt kan det inngås separat avtale om kjøp av administrative og driftstjenester mellom UiO og tjenestesenteret. Universitetet forplikter seg til å stille til disposisjon faglige ressurser (juridisk rådgivning, sikkerhetsfaglig rådgivning, personalfaglig rådgivning, driftsfaglige ressurser) samt system- og maskinressurser i det omfang det er inngått separat avtale. Universitetet skal føre særskilt regnskap for tjenestesenteret, levere regnskapsrapporter til daglig leder og har ansvar for at regnskapsføringen gjennomføres innenfor de lover og regler som gjelder for statlige virksomheter. 7. Oppsigelsesfrist og endringer av avtalen Avtalen gjelder fra den dagen den er undertegnet og kan sies opp med ett års varsel. Partene kan etter forhandlinger gjøre endringer i avtalen. Avtalen er utferdiget i to eksemplarer. Departementet og universitetet beholder hvert sitt eksemplar (dato og underskrifter)

17

18 <sideskift>

19

20

21

22

23 Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT Referat Møte i styret for FSAT 22. oktober 2014 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Heidi Adolfsen, UiT Marianne Øhrn Johannesen, UiA Kjetil Solvik, NMH Gunnar Bendheim, HiST Richard Borge, FSAT Hogne Ulla, NSO Observatør: Joar Nybo, KD Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT: Bente Ringlund Bunæs Tina Lingjærde Anne Kathrine Haugen (referent) Forfall: Møteleder: Referent: Monica Bakken, UiO Christen Soleim, UiB Tina Lingjærde/Anne Kathrine Haugen Dato: Sist endret:

24 Dagsorden Sak 1 Orienteringer - Tertialrapport for FS for 2. tertial - Orientering om NOM-opptak 2014 v/bente Ringlund Bunæs - Prosjektstatus - Svar til KD vedr. utkast til avtale med UiO - Status lokalisering - Seminar for de ansatte på Leangkollen oktober - Varsel om mulig prisøkning Sak 2 Referat fra styremøte Sak 3 Oversikt over vedtatte budsjett for SO og FS for 2014 Sak 4 Budsjett for FSAT for 2015 og 2016 Sak 5 Forslag til søknad om midler fra KD Sak 6 Presentasjon av målbilde for ny organisasjon Sak 7 Gjennomgang av effektmål for ny organisasjon Sak 8 Forslag til mandat for STAR gruppen Sak 9 Rekruttering Sak 10 Eventuelt FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 2

25 Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. 1. Orienteringer a. Tertialrapport for FS for 2. Tertial Daglig leder gikk gjennom hovedpunktene i tertialrapporten, Følgende ble spesielt nevnt: Ny StudentWeb går i produksjon med minst tre institusjoner ved årsskiftet. STAR -prosjektet startes nå opp igjen. RUST (Register for utestengte studenter) er satt i produksjon. Det arbeides med fusjoner mellom institusjoner. Arbeidet og aktiviteter er i henhold til planen. b. Orientering om NOM-opptak 2014 Bente Ringlund Bunæs orienterte. To rapporter var vedlagt sakspapirene, en for våren 2014 og en for høsten Hovedpunktene i rapportene: Det var litt flere søkere i år enn i fjor. Ledige studieplasser blir lyst ut etter hovedopptaket. Institusjonene melder om at det er mye jobb med ledige studieplasser og forholdsvis liten effekt. Søkerne må samtykke til elektronisk kommunikasjon. Det er ca av søkere som har valgt papir. Det har vært litt problemer med kontakt med Folkeregisteret. Søkerne har endret adferd i forhold til tidligere år, ved at det er flere som har møtt opp til studiestart. Få oppslag i media. Klagenemd har fått 87 saker til nå. Det er kun 1 klage som har fått medhold. c. Prosjektstatus: Organiseringsprosjektet Daglig leder orienterte. Prosjektplanen ble vedtatt av styret på møtet 15. september. Det er seks medlemmer i gruppen. Det har hittil vært tre møter. Det er opprettet en intern nettside, og en epostliste for å komme med innspill. Alle ansatte inviteres til å komme med innspill. Innspillene anonymiseres og legges også ut på nettsidene. Det informeres om prosjektet i seksjons- og gruppemøter. Det har vært gjennomført 5 fokusgruppeintervjuer. De ansatte er veldig aktive, de er interesserte og engasjerte. Det er et stramt løp, og en av risikofaktorene er den stramme tidsbruken. Prosjektet skal lage en risikovurdering. Prosjektet er i rute. Det er satt i gang med Informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøter med de tillitsvalgte annenhver uke. d. Svar til KD vedr. utkast til avtale med UiO Styreleder orienterte. Utkast til avtale ble sendt til styret på en e-postrunde. I prosessen kom det mange gode innspill. I svaret til KD er det punkter der vi er helt klartalte. Det er noen løse tråder som bør komme tydeligere frem. Vi har fått signaler fra KD om at de ønsker konkrete innspill på de punktene hvor vi er uklare. Gunnar Bendheim og Kjetil Solvik får fullmakt, sammen med daglig leder, til å bli mer konkrete på disse punktene. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 3

26 e. Status lokalisering Daglig leder orienterte. Eiendomsavdelingen melder at de har fullt fokus på å finne lokaler til FSAT. Det ble etter forrige styremøte sendt en prioritert liste over kriterier til lokalene. Prosessen er rute i henhold til plan om samlokalisering Eiendomsavdelingen vurderer steder og vil involvere oss når de vet mer. De venter nå på respons fra tre til fem steder. Dersom noen har forslag til lokaler en bør se på, så kan daglig leder kontaktes, og hun vil videreformidle forslagene til Eiendomsavdelingen. f. Seminar for de ansatte på Leangkollen oktober Styreleder orienterte. Styret var invitert. På siste møte ble det avtalt at kun styreleder skulle delta. Det ble holdt en kompetansemesse. Alle grupper og avdelinger presenterte hva de arbeider med på en stand. På seminaret ble det jobbet med målbildet og kriterier for valg av organisasjonsstruktur. Det var en veldig positiv opplevelse. En ble godt kjent med en organisasjon som i høyeste grad er positive, fremoverlente, som tar utfordringer og bidrar. Det er ulike kulturer, en forvaltningskultur i SO og en utviklerkultur SUN. Det å bygge en felles kultur og felles verdier er en viktig oppgave som det må jobbes med. Gjennom kompetansemessen ble en godt kjent med organisasjonen, og en håper en kan gjøre noe tilsvarende våren Det skal i etterkant av seminaret sendes ut evalueringsskjema for å høre hvordan de ansatte opplevde seminaret og hvilket utbytte de fikk. g. Varsel om mulig prisøkning Styreleder orienterte. Det har blitt sendt et varsel til institusjonene om mulig prisøkning. Hvis det ikke er varslet innen fristen 1. oktober 2014 kan prisen ikke økes. Institusjonene har fått ett kutt i rammen på 0,5 %. Hvis vi legger opp til prisøkning, må vi vise hvordan FSAT bidrar til effektivisering. Vi må se på dette i sammenheng med kontingent. Dersom det er aktuelt å øke kontingenten for 2015 ønsker styret saken til behandling. 2. Referat fra møte i styret for FSAT Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 3. Oversikt over vedtatte budsjett for SO og FS for 2014 Daglig leder orienterte om arbeidsoppgaver, budsjett og økonomi for FSAT. Økonomiene kjøres som planlagt separat for FS og SO i Budsjettet går i balanse for Det kom spørsmål om hva som er bakgrunnen for fordelingsnøkkelen mellom institusjonene. Modellen har tidligere blitt grundig diskutert i FS-styret. Da man valgte å basere brukerbetaling på kontingenten, var det basert på en vurdering av at prising av enkelttjenester kunne virke splittende heller enn samlende. En endring FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 4

27 av prismodell er et strategisk spørsmål og må eventuelt vurderes i forbindelse med strategiarbeidet i Budsjett for FSAT for 2015 og 2016 Styreleder innledet er et unormalt år med mer kostnader som følge av flyttingen og overføringer fra Der er også foretatt innvesteringer i rapportverktøyet Tableau og semesterkvitteringsapplikasjonen i Budsjett År Beløp i kr Følgende usikkerhetsmomenter vil virke inn på størrelsen på budsjettet: - Avtalen med UiO vedrørende kjøp av administrative tjenester - Avtalen med USIT vedrørende drift av systemene - Bevilgninger fra KD Styret må ta stilling til hvor omfattende avtalene med UiO skal være. Vi må se på hvor mye kapasitet vi har internt til administrasjon og hvor mye UiO skal gjøre. Det blir viktig å fremforhandle en best mulig avtale med UiO. Forslag til avtale legges frem på neste styremøte. KD har satt frist for å søke om ekstraordinære midler i 2015 og for søknader om midler fra statsbudsjettet i 2016 utenom den faste rammen. Styret må derfor ta stilling til om vi skal søke om ekstraordinære midler for 2015 og om vi skal søke om midler utover grunnbevilgningen til SO for 2016, og det legges fram en egen sak om dette. Se sak 5 Styret diskuterte saken. Det var enighet om de overordnede prioriteringene for 2015, men styret ønsker tydelig skille mellom drift, videreutvikling og prosjekt, med angivelse av start-- og sluttidspunkt. Når nye prosjekter settes i gang så må ressursbruken estimeres, slik at en vet hvor lang tid ressursene er bundet opp og om det får konsekvenser for flere år. Når det gjelder utvikling har det vist seg vanskelig å være helt treffsikker, og det har vært bommet flere ganger tidligere ved at prosjekter har tatt lenger tid enn planlagt. UHR har gjenåpnet arbeidsgruppe for felles masteropptak. De tar ikke stilling til kostnader og hvem som skal få oppdraget. FSAT bør synliggjøre at vi ønsker å utvikle dette systemet. Vi har kompetanse på opptak og har systemer som støtter opptaksprosessen. Det bør beskrives hvor ønskede prioriteringer har sin opprinnelse. I dag kommer innspill om endringer og ny funksjonalitet gjennom SO, opptaksledere for SO, og fra kontaktpersoner og ekspertgrupper for FS. Trolig bør også studiedirektører og FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 5

28 UHR involveres i diskusjonen om prioriteringer fremover. Diskusjonen om prioriteringer viser at vi trenger en strategi som kan gi retning i prioriteringsdiskusjoner. Vedtak: Forslag til budsjett og arbeidsoppgaver for 2015 og 2016 tas til orientering. Styret ber om at de innspillene som fremkom under diskusjonen kommer med i arbeidet med budsjettet. Endelige budsjettet for 2015 behandles på styremøte 20. november. 5. Forslag til søknad om midler fra KD Forslag til to søknader var vedlagt: 1. Søknad om midler til dekking av ekstraordinære utgifter Søknad om midler til NVB og resterende beløp på vitnemålsbanken 2016 SO har tidligere betalt 75000,- i året for administrative basiskostnader. Denne summen er økt til 2,1 millioner for Økningen skyldes at UiO har endret beregningsmodell for administrative kostnader. I begge de overnevnte søknadene var det søkt om dekning av de økte administrative kostnadene for SO på 2.1 millioner kroner. Søknaden om dekking av ekstraordinære utgifter omhandler kostnader vedrørende samlokalisering, med dobbel husleie en periode, og flytteutgifter beregnet til kr. Den andre søknaden omhandlet NVB og Vitnemålsbanken. KD har tidligere bedt FS utrede hvor mye en Vitnemålsbank vil koste. Vitnemålsbanken er nevnt på statsbudsjettet, men beløp er ikke oppgitt. FSAT ønsker å utvikle denne. Hvis den ikke blir fullfinansiert i 2015, ber vi i søknaden om å få resten av beløpet i SO har søkt om midler til modernisering og gjennomgang av Nasjonal vitnemålsbase (NVB) på statsbudsjettet for Det har ikke kommet midler til dette. NVB samler inn alle elektroniske vitnemål fra videregående skoler. I tilknytning til den er det også laget en kontrollmotor som kontrollerer vitnemålene med hensyn til fagsammensetning. Kontrollen bidrar altså til stor effektivisering og besparing for sektoren. Styret diskuterte saken. Styret var positive til søknaden om dekking av ekstraordinære utgifter for 2015 i forbindelse med flyttingen, samt til søknaden om midler til NVB og Vitnemålsbanken. Styret mener det er viktig å synliggjøre gevinster og sårbarheten i systemet vedrørende NVB i søknaden. Det bør ikke søkes om dekning av de økte administrative kostnadene for SO på 2.1 millioner kroner i noen av søknadene. Dette må forhandles med UiO eller dekkes innenfor rammen.. Vedtak: Med de endringer som styret har påpekt i de foreslåtte søknader, sendes følgende søknader til KD innen 1. november 2014: FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 6

29 -Søknad om midler til dekking av ekstraordinære utgifter til flytting i Søknad om midler til NVB og Vitnemålsbank i Presentasjon av målbildet for ny organisasjon Styreleder og daglig leder presenterte målbildet. Det skal være et målbilde både for FSAT-styre og de ansatte. Målbildet er laget på bakgrunn av fokusgruppeintervjuer med ansatte. Det ble laget et utkast til målbilde, som ble sendt til alle ansatte i forkant av seminaret oktober. Det var stor enighet om bildet, men det kom innspill om justeringer under seminaret. Følgende hovedkategoriseringer av målbildet er utarbeidet: 1. Tjenestesenterets rolle 2. Våre leveranser 3. Samspillet med brukerne 4. Det indre liv 5. Effektiv drift av organisasjonen 6. Innovasjon og nyskapning Styret diskuterte forslaget til målebildet. Generelle kommentarer: - Det formidles lite fokus på leveranser og prioritering i punktene. - Styret er viktig når det gjelder prioriteringer. - Tidsestimater på leveranser - I forhold til strukturen trenger en kanskje ikke ha samspill med brukerne i alle punkt. - Punktene kan med fordel rendyrkes. Kommentar til hver av hovedkategoriene: Tjenestesenterets rolle Det kom ønske om ikke å bruke ordet proaktivt. Det første punktet Vi er en tjenesteinstitusjon som er til for våre eiere og brukere kan gjerne spesifiseres litt. Vi må balansere det å lytte til brukerne i forhold til hva vi kan gjøre. Vi skal ha gjennomslagskraft i samspill med UHR og andre i forhold til virksomheten vår. Våre leveranser Vi er en organisasjon og vi bør se på hele prosessen fra vugge til grav med hensyn på hvor vi kan få synergi og bedre tjenester. Teksten bør åpne opp for at det kan komme nye tjenester. Det er for mye fokus på sammenslåingsprosessen og ikke på fremtiden. Drift, utvikling og ferdigstilling kan skilles ut som separat punkt. Når det gjelder leveranser må vi vurdere tid i forhold til kvalitet. Vi skal ikke kompromisse på kvalitet, men vi må vite når noe er godt nok. Dersom prosjekter forsinkes, så kan det føre til økte kostnader for institusjonene. Det bør vi unngå. Samspill med brukerne er viktig for å sikre god brukerdialog. FSAT må opptre forutsigbart, og vi må gi brukerne realistiske forventninger. Vi må utfordre oss selv FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 7

30 også. I dag handler mye om standardisering og effektivisering i sektoren. Målbildet bør vise hvordan FSAT skal bidra til dette. Indre liv samlokalisering er svært viktig. Viktig å skape en kultur for resultat oppnåelse. Effektiv gjenbruk av løsninger er viktig. FSAT skal fungere mest mulig effektivt. Det er viktig at det også skal være gjenbruk av løsninger innen sektoren, slik at en unngår dobbeltarbeid. Innovasjon og nyskapning Mange i sektoren kan også løfte blikket, og FSAT bør se på hvordan vi kan hjelpe sektoren til å se fremover. Vi må fange opp nyskapning som skjer ute på institusjonene og gjøre det tilgjengelig for andre brukere. Vedtak Styret vedtar målbildet med de innspillene som fremkom i møtet og ber om at disse innarbeides i det endelige målbildet. 7. Gjennomgang av effektmål for ny organisasjon Saken utsettes til neste møte. 8. Forslag til mandat for STAR gruppen Styreleder orienterte. Bakgrunnen for STAR var behovet for uthenting og formidling av standardiserte rapporter på studiedata for å kunne benytte dem i sammenheng med ledelse og styring av institusjonen. STAR er etterfølgeren til LIST. Det var behov for et verktøy for å presentere dataene, og for å kunne koble data ut i fra egne behov og ønsker i tillegg til standardrapportene. Anskaffelsen av nytt rapportverktøy tok mye lengre tid enn planlagt og forventet. Prosessen ble avsluttet i vår, og Tableau ble valgt. Styret for FS vedtok våren 2014 at prosjektgruppen skulle reetableres og at institusjonene kunne sende inn forslag på medlemmer. Prosjektet trenger nytt mandat. Styret diskuterte saken. Av mandatet må det fremgå at det forventes en tidsplan for når leveransene fra prosjektet skal foreligge og beskrivelse av hvilke konkrete leveranser det dreier seg om. Det er viktig at det gjøres en rolleavklaring i forhold til NSD, da de også utarbeider statistikk. DBH trekker ut studentdata og det bør tas en dialog med dem for å sikre en forankring, grenseoppgang og hensiktsmessig arbeidsdeling mellom FSAT og NSD. I utgangspunkt er det studiedata fra FSsom skal presenteres. Samtidig må vi ikke velge løsninger som utelukker data fra andre kildesystem i fremtiden. FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 8

31 Det er et strategisk valg hvilke andre datakilder som eventuelt skal kobles på. Dette må diskuteres i forbindelse med strategiarbeidet i Det er planlagt at utrulling skal skje i løpet av høsten 2014 og våren Strategiarbeidet starter våren 2015, og etter at arbeidet er ferdig, kan det være aktuelt å utvide mandatet. Vedtak: Mandatet for STAR-prosjektet skal revideres. Mandatet skal tydelig angi at prosjektet skal: konkretisere sine leveranser og legge fram en tidsplan for hva som skal leveres til hvilke tidspunkt avklare arbeidsdelingen mellom FSAT og DBH når det gjelder leveranser av studiedata legge til rette for at data fra andre kilder kan koples sammen med studiedata senere dersom det blir prioritert Et revidert mandat legges fram for vedtak på neste møte. 9. Rekruttering Saken er utsatt. 10. Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Neste ordinære møte: Torsdag 20. November 2014 kl Sted: Samordna opptak, Lilletorget 1, Oslo FSAT Referat fra møte i styret for FSAT Side 9

32 <sideskift>

33 Arbeidsoppgaver, prioriteringer og budsjett Felles Studieadministrativt Tjenestesenter (FSAT) Arbeidsoppgaver og ressurser for FSAT 2015 og er første året det skal utarbeides en felles plan og budsjett for FSAT. Mange prosjekter og oppgaver er påbegynt i henholdsvis FS og SOs gamle organisasjoner, og FSAT vil også måtte bruke noe tid i 2015 på utvikling av egen organisasjon. I 2015 disponerer organisasjonen 83,2 årsverk. Mål for 2015 FSAT vil i 2015 ha følgende overordnede mål: Ferdigstille organisasjonsprosessen. Utarbeide en strategi for det nye senteret. Samlokalisering Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 Ferdigstille SO 3.0-prosjektet Forvalte FS Videreutvikle FS i henhold til plan Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST Arbeide med vitnemålsbanken Ledelse, organisasjon og strategi Det er ansatt direktør for FSAT. Styret skal i desember vedta organisasjonsmodell for senteret. Første halvdel av 2015 vil det være fokus på utarbeidelse av funksjons- og bemanningsplaner og innplassering i stillinger. Det må i løpet av 2015 utarbeides en strategi for FSAT.

34 Senteret skal samlokaliseres i løpet av Administrasjon og fellesoppgaver De administrative funksjonene har hittil blitt ulikt ivaretatt i SO og SUN/SFS. I 2015 må det etableres løsninger som sikrer at senterets administrative oppgaver blir ivaretatt på en effektiv og god måte. Det vil være et behov for samordning av oppgaver på tvers av de gamle enhetene. En del oppgaver må også ivaretas på et overordnet nivå. Eksempler er personvern og sikkerhet, kontakt med USIT/drift, besvarelse av høringsuttalelser og kontakt med KD og andre myndigheter og organisasjoner. NOM 2015 Opptaket til studieåret 2015/2016 planlegges gjennomført som tidligere år, med små endringer. SO 3.0 Ny søknad og ny applikasjon for studiumforvaltning er planlagt iverksatt for opptaket Dette må ferdigstilles og testes i løpet av Det åpnes for registrering av studier for NOM2016 i ny løsning i november Parallellt jobbes det med videreutvikling av øvrige applikasjoner i SO-systemet. 9,5 årsverk utvikling er foreslått brukt på SO, fordelt med 4 årsverk på SO 3.0-prosjektet og 5,5 på linja. FS, GAUS og RUST Brukerstøtte og systemvedlikehold foregår kontinuerlig for alle systemene. I 2015 vil en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilles og produksjonssettes. Dette omfatter StudentWeb, FagpersonWeb, SøknadsWeb, STAR og undervisningsmodul. Det arbeides også kontinuerlig med digitalisering av prosesser. I 2015 vil det spesielt være fokus på eksamensprosessen og digitalisering av karakterutskrifter og vitnemål. GAUS og RUST vil tas i bruk ved flere institusjoner. Styret prioriterer utviklingen av en vitnemålsbank, som vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser m.m. I tillegg vil styret tilby tjeneste for digitalisering av semesterkvitteringen til alle institusjoner, noe som gir en innsparing mangedoblet kostnaden med denne. 2

35 22 årsverk utvikling er foreslått brukt på FS, GAUS og RUST For detaljert informasjon om oppgavene for 2015, se vedlegg 2. NVB Arbeidet med den nasjonale vitnemålsdatabasen består av fire elementer vedlikehold av kontrollmotoren innsamling av vitnemål bruk og videreformidling av vitnemål brukerstøtte til fylkeskommuner og videregående skoler I 2015 vil vi ferdigstille arbeidet med reimport av eksisterende vitnemål (forbedre datakvaliteten), og forøvrig vedlikeholde de eksisterende elementene. Levering av utviklingstjenester FSAT har avtale om levering av utviklingtjenester til CRIStin, NSD, UiO/UiB og UiO (Avdeling for Fagstøtte). Det er inngått avtaler for 10 årsverk. Fremtidige oppgaver I årene fremover ser vi for oss følgende større oppgaver: fullføre omskrivingen av SO-applikasjoner for å få alt over i nytt produksjonsmiljø erstatte fs-klienten med mer moderne løsninger utfasing av applikasjoner som bruker utdatert teknologi restrukturering av veiledningsmateriell for saksbehandlere 3

36 BUDSJETT 2015 Tabellen under gir en samlet oversikt over budsjetterte inntekter og utgifter for FSAT for I budsjettet er det lagt opp til en reduksjon av virksomheten. Bl a vil stilling som daglig leder for FS beholdes ubesatt, to utviklerstillinger med vikariater vil ikke videreføres når disse går ut i Følgende momenter er foreløpig ikke avklart: Avtalen med UiO vedrørende kjøp av administrative tjenester Avtalen med USIT vedrørende drift av systemene Bevilgninger fra KD Endelig beløp på overføringer fra 2014 for SO og evt FS For mer detaljert beskrivelse av postene se vedlegg 1. Se vedlegg 3 for midlertidige kommentarer relatert til forrige versjon av budsjettet. 4

37 Inntekter og utgifter 2015 for FSAT Inntekter 2015 Budsjettpost KD Bevilgning fra Kunnskapsdepartementet til FSsekretariatet Bevilgning fra Kunnskapsdepartementet til FSAT Sum bevilgninger fra KD Salg av timer Salg av utviklingstjenester CRIStin, 7,5 årsverk/ t Timepris kr 785,- Salg av utviklingstjenester ITAR, 0,5 årsverk/750 t Salg av utviklingstjenester datavarehus, 1 årsverk/1 500 t UiO-årsverk, 1 årsverk/1 500 t Sum salg av timer Kontingenter Kontingent for FS Sum kontingenter Drift Driftsinntekter, inkl forvaltning og brukerstøtte 0,26 årsverk Sum driftsinntekter Andre inntekter Betalingskurs/konsulentoppdrag Refusjon fra UiO 1 årsverk Kr 2500,-/person Kurs for Tableau Tildeling for ekstrautgifter ifm flytting Sum andre inntekter Overføringer Overføring fra 2014 SO Refusjon sykelønn Sum overføringer Sum SUM INNTEKTER

38 Utgifter 2015 Budsjettpost Lønn SO Lønn SO, 28,4 årsverk Lønn sesongarbeid, 3 årsverk Sum Lønn FS Lønn FS-sekretariat, 3 årsverk Lønn SUN Lønn SUN, 48,3 årsverk Sum lønn FSAT Konsulenttjenester og Kjøp av konsulenttimer administrative tjenester Kr 70000,-/ansatt Administrative tjenester UiO sentralt årsverk Administrative tjenester UiO person/økonomi mm Sum konsulenttjenester og adm. tjenester Andre tjenester Nasjonal klagenemnd, opptak Felles klagenemnd, studentsaker Sum andre tjenester Møter, seminarer, Styremøter kompetanseutvikling Møtevirksomhet (seminarer m.m.) Kompetanseutvikling, personalseminar Sum møter, seminarer etc Systemdrift Drift av alle systemer i FSAT (USIT) Etterfakturering Uninett Sum drift Husleie Husleie m.m. Lilletorget Husleie m.m. Forskningsveien 3b (SUN/FS) Sum husleie Andre utgifter Innkjøp rapportverktøy Innkjøp semesterkvitteringsapp (u/videreutvikling) Serviceavtaler/abonnementer Utstyr, programvare, møbler, rekvisita Ekstrautgifter knyttet til flytteprosessen Sum andre utgifter SUM UTGIFTER Handlingsrom, utgifter (2015) 1,66 årsverk i SUN knyttet til midlertidige stillinger Eventuelle stillinger som blir ledige i løpet av året Personalseminar 6

39 BUDSJETT 2016 Utgifter og inntekter 2016 for FSAT Inntekter 2016 Budsjettpost Sum KD Bevilgning fra Kunnskapsdepartementet til FSsekretariatet Bevilgning fra Kunnskapsdepartementet til FSAT Sum bevilgninger fra KD Salg av timer Salg av utviklingstjenester CRIStin, 7,5 årsverk/ t Timepris kr 811,- Salg av utviklingstjenester ITAR, 0,5 årsverk/750 t Salg av utviklingstjenester datavarehus, 1 årsverk/1 500 t UiO-årsverk, 0,4 årsverk/600 t Sum salg av timer Kontingenter Kontingent for FS Sum kontingenter Systemdrift Driftsinntekter, inkl forvaltning og brukerstøtte 0,26 årsverk Sum driftsinntekter Andre inntekter Betalingskurs/konsulentoppdrag Kr 2575,-/person Kurs for Tableau Refusjon fra UiO 1 årsverk Sum andre inntekter Overføringer Refusjon sykelønn SUM INNTEKTER

40 Utgifter 2016 Budsjettpost Lønn SO Lønn SO, 23,7 årsverk Lønn sesongarbeid, 3 årsverk Sum Lønn FS Lønn FS-sekretariat, 4 årsverk Lønn SUN Lønn SUN, 47,6 årsverk Sum lønn FSAT Konsulenttjenester og Administrative tjenester UiO sentralt administrative tjenester årsverk Administrative tjenester person/økonomi mm Sum konsulenttjenester og adm. tjenester Andre tjenester Nasjonal klagenemnd, opptak Felles klagenemnd, studentsaker Sum andre tjenester Møter, seminarer, Styremøter kompetanseutvikling Møtevirksomhet (seminarer m.m.) Kompetanseutvikling, personalseminar Sum møter, seminarer etc Systemdrift Drift av alle systemer i FSAT (USIT) Sum drift Husleie Husleie m.m Sum husleie Andre utgifter Innkjøp rapportverktøy Serviceavtaler/abonnementer Utstyr, programvare, møbler, rekvisita Sum andre utgifter SUM UTGIFTER

41 Vedlegg 1: Kommentarer til budsjettpostene 2015 Bevilgning fra KD I statsbudsjettet som ble lagt fram 8. oktober 2014, foreslås det en tildeling til FSAT på kr ,-. Det er regnet inn en pris- og lønnsvekst på 3,25 % i budsjettet, og det er også foreslått et effektiviseringskutt på 0,5 %. Justert for dette blir tildelingen på kr ,-. FSAT får også en tildeling på kr ,- ekstra for å dekke økte oppgaver til Felles klagenemnd. Endelig behandling av statsbudsjettet i Stortinget skjer før jul. Salg av utviklingstjenester Det er budsjettert med salg av til sammen 10 årsverk (15000 timer) til CRIStin, ITAR, datavarehusprosjektet, samt et eget FS-årsverk til UiO. Det foreslås en timepris for 2015 på kr 785,-, som er det samme som USIT har beregnet for Kontingent fra læresteder som bruker FS Kontingenten fra læresteder som bruker FS foreslås økt til kr ,-. For 2014 ble det for SFS del overført kr ,- fra 2013, og lærestedene betalte kr ,- for forvaltning og utvikling av FS, RUST og GAUS. For å dekke generell lønns- og prisvekst, økes FSkontingenten med 3,3 %. Systemdrift av FS, GAUS, RUST og Datavarehus FSAT sørger for drift av FS for 46 læresteder, i tillegg til drift av GAUS, RUST og datavarehus for alle institusjoner. Alle driftstjenestene kjøpes fra USIT. For 2015 har USIT estimert en kostnad på kr ,- for drift av FS. I tillegg er det mottatt en faktura fra Uninett på kr ,- for tjenester som ble utført i 2013 (før FS overtok driftsansvaret), men ikke fakturert institusjonene. I tillegg kommer forvaltning og brukerstøtte på totalt 0,26 årsverk. Disse utgiftene faktureres lærestedene som kjøper drift via FS. For 2015 har USIT estimert en kostnad på totalt kr ,- for GAUS, RUST og Datavarehus. Disse utgiftene faktureres alle lærestedende som benytter FS. Betalingskurs/konsulentoppdrag FSAT tilbyr kurs til lærestedene mot betaling. Det er også beregnet noe salg av timer til datauttrekk for forskningsprosjekter. I tillegg er det satt opp pris på kursing for nytt rapportverktøy Tableau. 9

42 Refusjon UiO FSAT har en medarbeider som av ulike grunner er ansatt i FSAT, men som utfører oppgaver for UiO. Vi foreslår at FSAT dekker kostnadene, men at disse blir refundert fra UiO. Forslag til søknad om midler fra KD : Det er søkt om midler på kr ,- til å dekke ekstraordinære utgifter i forbindelse med sammenslåing/flytting. I søknaden er det tatt utgangspunkt i dobbel husleie for 6 mnd. De faktiske kostnadene er ikke kjent når budsjettet utarbeides. I statsbudsjettet for 2015 foreslås det at det bevilges penger til utvikling av en nasjonal vitnemålsbank. Det er imidlertid ingen informasjon om størrelsen på tildelingen, eller hvem som skal utføre oppdraget. Det er derfor ikke tatt hensyn til dette i det fremlagte utkastet til budsjett for Det foreslås imidlertid å søke om det eventuelt resterende beløpet for utviklingen av vitnemålsbanken samt midler til videreutviklingen NVB. Overføring fra 2014 Estimert overføring fra 2014 er kr ,- for SO. For SO er midlene planlagt brukt til ferdigstillelse av SO 3.0 og omregningsprosjektene, som ikke kom i gang tidsnok til å bli fullført i Refusjon sykelønn For FSAT er det totalt beregnet refusjon av sykelønn pr kr ,-. 10

43 Utgifter Lønnskostnadene er fordelt på ansatte i de organisasjonene de kommer fra. Lønnsutgiftene er beregnet på bakgrunn av lønnstrinn til de ansatte før lokale forhandlinger høsten 2014, men med et påslag på 3 % for alle. Dette er estimert til å dekke lønnsvekst fra mai 2015, samt de tillegg enkelte ansatte måtte få i lokale forhandlinger. Det er ikke tatt høyde for overtid, eller midlertidig ledighet i stillinger. Lønn SO Utgifter til 28,4 årsverk inkl. 3,75 årsverk som er knyttet til prosjekter som avsluttes i 2015, 1 årsverk midlertidig styrking av SO, samt 1 nytt årsverk som jurist som følge av ekstra tildeling til sekretariatet for Felles klagenemnd. Lønn, korttidsansatte, SO Lønn til 4 konsulentstillinger i 8 md. (1. februar-30. september). Arbeidsoppgaver knyttet til betjening av førstelinje (telefon, e-post), postbehandling, statistikkføring og andre forefallende oppgaver. Behovet er estimert ut i fra tidligere års erfaring. Lønn Samarbeidstiltaket FS (SFS) SFS var tidligere 4 ansatte. Stillingen som daglig leder har vært ledig siden juni 2014, men seksjonsleder for SUN har ivaretatt funksjonen. I budsjettforslaget er det foreslått å ansette en ny person med arbeidsoppgaver knyttet til forvaltning av FS. I budsjettforslaget foreslås det å avvente tilsetting av ny daglig leder for FS. Lønn SUN SUN har 48,3 årsverk, inkl. 0,66 årsverk forlengelse i 6 md i SUN-OPSYS og 1 årsverk forlenget midlertidig stilling i FS-støtte. Konsulenttjenester Det er for 2015 satt opp kr ,- for kjøp av eksterne konsulenttjenester. Administrative tjenester (sentralt), UiO Utgiftene er basert på at FSAT kjøper tjenester fra UiO sentralt for 82,2 årsverk (årsverket som har oppgaver for UiO samt årsverket FS-utvikling for UiO er ikke tatt med her). Satsen på kr ,- pr. årsverk baserer seg på fordeling av administrative kostnader som UiO har. 11

44 Dette er kostnader knyttet til bruk av lønnssystemet, økonomisystemet, nettverk, kontortelefon med mer. SUN og SFS får i dag administrative tjenester fra USIT. SO har egne ansatte til disse oppgavene. Det samlede omfanget av administrative tjenester som FSAT ønsker å kjøpe fra UiO vil gå frem av avtale mellom FSAT og UiO om kjøp av administrative tjenester. Utgiftene er basert på at FSAT kjøper administrative tjenester fra UiO for 1,1 årsverk til hjelp med personal, økonomi og lokal it. Avtale om kjøp av administrative tjenester må forhandles med UiO. Møtevirksomhet (seminarer og lignende) Dette er utgifter til nasjonale seminarer, møter i utvalg og ekspertgrupper, samt annen møtevirksomhet. Budsjettet er basert på at disse postene på SO og FS budsjett for 2014 er slått sammen. Kompetanseutvikling og personalseminar Det er lagt inn utgifter til kompetanseutvikling og personalseminar på totalt kr ,- for Rapportverktøy SFS gikk i 2014 til innkjøp av et rapportverktøy. Kostnadene er på kr ,-. I 2014 vil det betales kr 1,7 mill. av totalbeløpet og kr ,- i 2015, jf. avtale med RAV. 12

45 Systemdrift Utgifter til drift av FS og Tableau for lærestedene er basert på et estimat fra USIT. Systemdrift - USIT Drift FS inkl., FS-WS, EpN, Kodebase Tableau GAUS RUST Datavarehus Faktureres institusjonene direkte Drift FS-utviklingsmiljø CT-lisenser, CT-drift kr 600,-/time Lokal IT 0,1 årsverk Lisenser utviklingsverktøy Drift SO SO Drift av egen RT-instans SO SMS-tjenester SO Drift av applikasjoner Kr 600,-/time Bakvakt (bestilles ved behov) Dekkes av kontingent/bevilgninger Sum SUM DRIFTSUTGIFTER Husleie Husleiekostnadene er basert på eksisterende avtaler på Lilletorget og i Forskningsveien 3B. Avtalene gjelder ut Dobbel husleie som følge av at det inngås ny leieavtale i løpet av 2015 er oppført under «ekstrautgifter til flytteprosessen». Utgifter til styre og klagenemnder Utgifter til styret og klagenemndene er basert på forventet aktivitet. For Felles klagenemnd er det forventet økt aktivitet som følge av at denne nemda nå også skal behandle klage på innsynssaker i sektoren. Serviceavtaler, abonnementer Posten omfatter utgifter til ekstra åpningstid hos DIFI ved søknadsfristen, samt diverse lisenser og serviceavtaler på annet utstyr. Ca. kr ,- er knyttet til SOs virksomhet. Estimat for SUN er ca. kr ,- (hovedsakelig knyttet til lisenser på utviklingsverktøy). Utstyr, programvare, møbler, rekvisita Posten omfatter utgifter til kontorutstyr (møbler, maskiner, telefoner, mobile enheter, rekvisita). Det er beregnet kr ,- pr. ansatt. 13

46 Vedlegg 2: FS, GAUS og RUST utvikling Tabellen under gir en oppstilling over oppgaver for 2015 som er en videreføring av oppgaver som er påbegynt i 2014 eller tidligere. Dette har totalt et omfang på 18 årsverk. Videreføring av oppgaver fra 2014: Ressursestimat 2015 Brukerstøtte 6 årsverk Systemvedlikehold 4 årsverk STAR: ferdigstille rapporter i nytt verktøy 3 årsverk Ny Undervisningsmodul: utvikling (produksjonssetting 2016) 2 årsverk Ny Studentweb: produksjonssetting 2 årsverk Ny Fagpersonweb: produksjonssetting 0,5 årsverk Ny Søknadsweb: produksjonssetting 0,25 årsverk Digital vitnemål: utvikling og implementering 0,25 årsverk Studentmobilitet (Resultatutveksling): utvikling 1 månedsverk GAUS: integrasjon med NOKUTs system 1 månedsverk 14

47 Tabellen under viser nye oppgaver som kan påbegynnes i 2015/2016 (det må foretas en prioritering). For 2015 er omfanget inntil 4 årsverk. For 2016 er det rom for høyere antall årsverk da flere andre prosjekter ferdigstilles. Nye oppgaver 2015/2016 Ressursestimat 2015 Ressursestimat 2016 Digital eksamen (løsning for sensur, begrunnelse, 0,5-4 årsverk klage, tilrettelegging) Vitnemålsbanken (produksjonssetting 2016) 2 årsverk 2 årsverk EVUweb: spesifisering 2015, utvikling 2015 og 2016, 1-4 årsverk 1-4 årsverk og produksjonssetting i 2016 Studentmobilitet (Resultatutveksling) EMREX: 0,3-1 årsverk 0,3-1 årsverk utvikling Saksflytsystem: utvikling 4 månedsverk Integrasjon med TimeEdit 4 månedsverk Integrasjon med kortsystemer 2 månedsverk Integrasjon med folkeregisteret 2 månedsverk EpN: Ny versjon med utvidet funksjonalitet (for å få 1 årsverk faset ut WO-versjonen) Utvikling av pilottjenester for Feide Connect, med 1 månedsverk 2 månedsverk produksjonssetting i 2016 Ny betalingsmodul: spesifisering i 2015 og utvikling 1 månedsverk 2-3 årsverk 2016 Semesterkvitteringsapp: implementering 1 månedsverk Learning Agreement for inn- og utreisende: utvikling 6 månedsverk Doktorgradsopptak i søknadsweb: utvikling 6 månedsverk Modernisering og utvidelse av integrasjon mot 3 månedsverk Lånekassen Nomination nytt brukergrensesnitt 1 månedsverk Nasjonalt masteropptak Ikke estimert 15

48 Mer detaljert beskrivelse av nye oppgaver Digital eksamen (løsning for sensur, begrunnelse, klage, tilrettelegging) Hele prosessen for vurdering skal digitaliseres. Mye er på plass allerede, men det er fortsatt en del ugjort, spesielt på fagsiden (oppgaveproduksjon, sensurering etc). På administrativ side er det noen oppgaver som ikke er standardisert, som tilrettelegging, begrunnelse, klageprosess. Noe av dette kan tenkes å ha en naturlig plass i Studentweb, som å be om tilrettelegging, be om begrunnelse, klage på resultat eller andre forhold ved vurderingsprosessen. Når det gjelder sensurering vil mange av verktøyene for digital eksamen inneholde slik funksjonalitet. I en periode frem til all vurdering gjøres digitalt, kan en tenke seg en frittstående løsning for sensurering. Verktøy for sensurering vil gi en stor gevinst administrativt, da det ikke er nødvendig med dobbeltregistrering, og fjerne en feilkilde. Standardisert løsning for å be om tilrettelegging, be om begrunnelse og klage på vurdering gir bedre tjenester for studenten. Begrunnelse bør ses i sammenheng med verktøy for sensurregistrering, for å forenkle/standardisere dette. Det er ikke gjort noen beregninger av utviklingskostnader for disse oppgavene, da de i liten grad er spesifisert på nåværende tidspunkt. Vitnemålsbanken Vitnemålsbanken er en tjeneste som gir alle norske borgere tilgang til sine resultater, for å dele dem med andre. Deling kan skje med bedrifter, norske og utenlandske utdanningsinstitusjoner etc. Tjenesten gir stor innsparing på utdanningsinstitusjonene, i og med at en i stor grad kan avvikle produksjon av karakterutskrifter og i neste omgang vitnemål (dersom dette ikke vil beholdes av seremonielle årsaker). Institusjonene vil heller ikke lengre måtte svare på henvendelser om riktighet av dokumenter som er utstedt. For mottaker av informasjonen, skal de kunne stole på at informasjonen er korrekt og uforandret etter at den forlot institusjonen. Det er informasjon, ikke dokumenter som videreformidles, noe som betyr at denne mer effektivt kan benyttes i digitale prosesser hos mottaker. Innsparing bare for bedrifter er antakelig i størrelsesorden hundre millioner på årsbasis når tjenesten tas i bruk. For den som eier resultatene (norske borgere), gir dette en mulighet til å styre bruken av informasjonen, og en mye enklere måte å videreformidle denne. 16

49 Utviklingkostnader er beregnet til fire årsverk, i tillegg til prosjektstyring og driftskostnader se egen spesifikasjon av tjenesten fra februar EVUweb ny versjon Etter- og videreutdanning er et område der prosessene og organiseringen er nokså ulik på tvers av institusjonene. Dagens EVUweb ble utviklet midt på 2000-tallet, og har kun hatt en teknologioppgradering siden den tid. Det er behov for å modernisere både grensesnittet og funksjonaliteten for applikasjonen. Det diskuteres ved flere institusjoner å skaffe alternative løsninger om det ikke kommer opp en ny felles løsning på dette. Det er ikke laget noen kravspesifikasjon av ny løsning enda, men det er foreslått en nasjonal gruppe for å bidra med dette arbeidet. Arbeidsomfanget av en ny løsning er dermed ikke klart pr nå. Studentmobilitet Emrex FS har i en årrekke deltatt i internasjonalt samarbeid for en digitalisering av informasjonsutveksling i forbindelse med studentutveksling. Dette arbeidet har resultert i europeiske standarder for både modeller og formater. Resultatutvekslingen som settes i gang mellom norske institusjoner nå i høst baserer seg på disse standardene. Administrasjon av studentmobilitet er svært kostbart, sammenlignet med administrasjon av norske studenter som følger et normalt løp. Samtidig oppfordres studentene til å reise på utvekslingsopphold, og institusjonene ønsker utenlandske studenter velkommen. En digital informasjonsutveksling som er til å stole på, vil gi mer effektiv behandling. Nordforum, som FS deltar i, har satt sammen et prosjekt EMREX for å utveksle resultater på tvers av landegrensene. Det er satt opp en testinstallasjon mellom Norge og Finland for å vise hvordan dette kan fungere, der studenten selv har kontroll med datautvekslingen. Det er søkt om Erasmus+ - midler for prosjektet for å få fortgang i utviklingen. Alternativt kan dette gå i lavere tempo avhengig av prioriteringer de enkelte land gjør for sine systemer. For utviklingen som gjelder FS og norsk integrasjonspunkt er det beregnet tre årsverk utvikling over like mange år. Saksflyt Flere av prosessene som administreres gjennom FS er nærmest fulldigitalisert. Dette gjelder f eks opptak. For noen av prosessene mangler det funksjonalitet for en enklere kommunikasjon med studenter og lærere, før konklusjoner i en sak er på plass. For slik funksjonalitet er det beskrevet et enkelt, selvstendig saksflytverktøy som kan fungere på 17

50 tvers av modulene i FS. Med dette vil f eks godkjenningsprosessen kunne fulldigitaliseres, fra studenten søker i studentweb, til f eks ekstern utdanning er innpasset i utdanningsplan. Det er estimert fire månedsverk for utvikling av denne. Integrasjon med TimeEdit Integrasjon med TimeEdit har vært forsøkt tidligere, men har ikke da vært mulig å gjennomføre pga begrensninsger i TimeEdit. TimeEdit er kommet i ny versjon, og har bedre integrasjonsmuligheter. Mange av FS-institusjonene benytter TimeEdit i dag, og mye av datagrunnlaget for timeplanlegging finnes i FS. Med en integrasjon vil en slippe mye dobbeltregistrering. Det er estimert 4 månedsverk på å fullføre integrasjonen (inkl pilot-testing ved en eller flere institusjoner). Integrasjon med kortsystemer Informasjon om studentkort og bilde av student benyttes i flere sammenhenger. Utveksling av studentkortinformasjon har vært gjort i mange år, og denne løsningen trenger en teknologisk oppdatering. I noen grad har noen institusjoner også laget løsningere for å utveksle bilder. Ved innføring av studentbevis-app (semesterkvittering) er det også behov for å videreformidle bilde av student til denne app en. En standard webservice for å få tilgang til studentkort og bilde av student i FS gir institusjonene en enklere måte å integrere denne informasjonen. Det må utredes om det må utarbeides bedre informasjon til studentene om bruk av denne informasjonen når de anskaffer seg studentkort/adgangskort. Det er estimert 2 månedsverk til utviklingsarbeidet hos FS. I tillegg må det gjøres en jobb hos den enkelte institusjons studentkort/adgangskortsystem. Integrasjon med folkeregisteret Integrasjon med folkeregisteret har vært forsøkt tidligere i FS, men SFS har ikke klart å få en felles avtale med Skattedirektoratet om tilgang til folkeregisteret. Det som ønskes her, er innhenting av navn, adresse, telefonnr for en person, basert på fødselsnummer. Med en slik integrasjon vil nyoppretting av søkere og studenter gi en mye bedre datakvalitet, og en bedre funksjonalitet både for søkere, studenter og ansatte. SO har hatt en slik avtale 18

51 tidligere, men har ikke hatt denne funksjonaliteten siste året pga tekniske oppgraderinger. Erfaringen har vært tydelig, med adskillig dårligere datakvalitet. Det er estimert 2 månedsverk til utviklingsarbeidet. EpN Ny versjon av EpN ble satt i produksjon i Denne mangler funksjonalitet for å registrere strukturell informasjon om vurdering og undervisning. Arbeidet med dette ble satt på vent da arbeid med ny StudentWeb ble påbegynt. Funksjonaliteten er nødvendig å få inn for å ta gammel EpN ut av produksjon (benyttes i dag av NTNU). Gammel EpN er en WOapplikasjon, og vil være den siste WO-applikasjonen når ny StudentWeb settes i produksjon. Denne funksjonaliteten vil gi mindre dobbeltregistrering, og en vil kunne fase ut gammel teknologi med en slik oppgradering. Det er estimert 1 årsverk til utviklingsarbeidet. Feide Connect Feide Connect er en utvidelse av funksjonalitet innenfor Feide-systemet. FS har levert noe informasjon til prosjektet i form av WebServices med grupper og gruppemedlemskap, som kan benyttes av andre tjenester. Det FS vil ha spesielt nytte av innenfor Feide Connect er en funksjonalitet som gir tredjepartsløsninger tilgang til studentinformasjon, der studenten selv er den som åpner opp for at løsningen skal få denne tilgangen. Dette vil åpne opp for nye applikasjoner, både apper og webapplikasjoner, mot studentdata uten at FS eller institusjonene trenger å prioritere eller styre denne utviklingen. I 2015 vil det foregå pilotprosjekter med denne funksjonaliteten, og Feide Connect skal settes i produksjon i Dette er en utviklingsoppgave som er nokså liten, men som vil kunne få store konsekvenser for bruken av dataene i FS. Arbeidet med utvikling innenfor FS er estimert til et månedsverk i Ny betalingsmodul Etter omlegging av undervisningsmodulen, er betalingsmodulen i FS den eldste modulen, der det er behov både for teknologisk oppgradering og gjennomgang av en del prinsipper for hvordan denne skal fungere. Løsning er bygget over tid, og inneholder reskontrofunksjonalitet som støtter både kontakt- og regnskapsprinsippet. Integrasjon er utviklet mot en rekke økonomisystemer, i hovedsak mot hovedbok, men også mot reskontro i økonomisystem. Modulen er i de fleste tilfeller svært enkelt å benytte, da den for studenter flest baserer seg på selvbetjening via StudentWeb. Men løsningen bak er relativt komplisert, da den støtter flere prinsipper/ulike prosesser. Kontaktprinsippet er beholdt for 19

52 semesteravgifter, da dette er noe som institusjonene ønsker minst mulig arbeid med. Inntektsføring gjøres ikke før beløpet er betalt. For private høgskoler inntektføres derimot kravet når det oppstår. Det er behov for en samordning av rutinene for hvordan studentavgifter skal behandles, både i FS og økonomisystem. Skal f eks alle studenter inn som kunder i reskontro i økonomisystemet, noe som noen institusjoner gjør i dag. Da vil FS fungere som et rent forsystem for reskontroen i de ulike økonomisystemene. I dag er FS forsystem for noen institusjoner og full reskontro for andre. Estimert tidsbruk i 2015 er et månedsverk, og 2-3 årsverk i 2016 for selv utviklingen. Semesterkvittering studentbevisapp HiOA fikk i 2014 utviklet, i samarbeid med FS, en app for semesterkvittering. Denne er pilot-testet høsten 2014, og har vært svært vellykket. App en planlegges overtatt av FS, og tilbys for utvidet pilot våren 2015 til UiB. Med overtakelse vil appen kunne tilbys alle institusjoner før sommeren Appen erstatter semesterkvitteringen, som er den største utsendelse av papirskjema sentralt til alle studenter. Med et studentantall på , og tenkt pris 20 kr pr kvittering (pruduksjon, pakking, porto, oppfølging av feile adresser etc) vil dette totalt spare sektoren for rundt 9 millioner pr år. Estimert kostnad i 2015 er for overtakelse og generell tilpassing. En evt utvikling for Windows phone vil være Estimert utviklingsarbeid internt vil være om lag et månedsverk for å få dette på plass for alle. Learning agreement for inn- og utreisende (foreslått 2016) For utvekslings- og godkjenningsprosessene er learning agreement det som gis minst støtte for i dagens løsninger. Dette skyldes også at konseptet/prosessene er nokså vage, og er implementert ulikt på tvers av institusjonene/landene. Å standardisere dette innenfor norsk høyere utdanning vil være til hjelp både for norske institusjoner og utenlandske partnere (på linje med innføringen av nomination). Også for studentene, både inn- og utreisende, vil dette gi en bedre funksjonalitet som er enklere å forholde seg til. 20

53 Forholdet mellom learning agreement og utdanningsplan må avklares. Det må utvikles funksjonalitet i StudentWeb, SøknadsWeb, FS-klienten og muligens i FagpersonWeb. Estimert omfang er 6 månedsverk. Doktorgradsopptak i søknadsweb (foreslått 2016) For doktorgrad er det en egen funksjonalitet i FS for opptak, som ikke understøttes av webløsninger for søkere. Den baserer seg altså på manuell registrering av søkere. Det meste av funksjonalitet som trengs for doktorgradsopptak eksisterer allerede i opptaksmodulene i FS, sammen med SøknadsWeb. Det er behov for noen få utvidelser, og noen rutineendringer på institusjonene for å ta i bruk opptaksmodulen også for doktorgradsopptak. Arbeidet med registering av søknader blir selvbetjent, og opptaksarbeidet vil teknisk sett skje på samme måte som for alle andre opptak. Det vil da også kunne tas vekk funksjonalitet fra doktorgradsmodulen som da ikke lengre trengs. Estimert omfang er 6 månedsverk. Modernisering av integrasjonen mot Lånekassen (foreslått 2016) Eksport av studentstatus og eksamensresultater til Lånekassen ble utviklet for over ti år siden, og har teknisk sett vært uforandret siden da. Det er behov for en modernisering av denne løsningen, både for å følge nye arkitekturprinsipper, og gi institusjonen bedre kontroll med overføringen. Det er også ønskelig med ny funksjonalitet slik at lånesøker kan få informasjon fra FS om studieprogramtilhørighet i det vedkommende søker om lån. Møter med Lånekassen har konkludert med at dette tidligst vil kunne starte i Estimert omfang utvikling er 3 månedsverk. Nomination nytt brukergrensesnitt (foreslått 2016) Applikasjonen Nomination vil være den siste som ikke er implementert med moderne brukergrensesnitt (FUN). Den benyttes av internasjonale koordinatorer av utvekslingsavtaler som nominerer søkere til norske utdanninger. Estimert omfang utvikling er 1 månedsverk. Nasjonalt masteropptak (start 2016?) Det foregår nå planlegging av nytt nasjonalt masteropptak. Hvordan denne prosessen vil foregå er ikke avklart enda, men mye tyder på at opptaksmodulen i FS vil være sentral også for dette opptaket. 21

54 Forslag til oppgaver for 2015 (samlet oversikt) 22

55 Forslag til oppgaver for 2016 (samlet oversikt) 23

56 Vedlegg 3: Midlertidige kommentarer til budsjett-dokumentet KAN FJERNES NÅR DOKUMENTET ER FERDIGSTILLET Budsjettet går i balanse, forutsatt at KD bevilger ekstraordinære midler på kr ,-, jfr. søknad. I motsatt fall må timeprisen økes ytterligere, som gir en økning i kontingenten til FS, CRIStin og datavarehus. Avtale om drift - USIT Vi har fått estimater fra USIT vedrørende driftskostnader og forslag til avtale med kostnader for de administrative tjenestene. I forhold til det avtaleutkastet vi fikk fra UiO vedrørende administrative kostnader og kostnader til drift, har vi gjort følgende endringer i budsjettet: Fjerne utgift Nettsted, da vi regner med at det inngår i TDI Fjerne utgift Infrastruktur, RT og SO driftsmiljøet da det inngår i TDI Redusere i bakvakt til kr ,-, det blir gjort ved bestilling enkeltvis. Justere ned UiO personal og økonomi til 1 årsverk Redusere lokal IT-stltte til 0,1 årsverk Fjerne utgift diverse nettsted med mer da det inngår i TD Merk at det i opprinnelig forslag til bestilling fra oss til USIT stod 0,5 årsverk for lokal ITstøtte. Etter næremere vurdering av reelt behov og den økonomiske situasjonen for 2015, er denne redusert til 0,1 årsverk. Dette må det forhandles med UiO om. De ovennevnte forslagene mener vi er rimelige. I tillegg er følgende reduksjoner foretatt: Innkjøp av rapportverktøy redusert til kr ,-, da det antas at det blir dekket innen årets FS-budsjett pga ubesatt stilling/sykdom Redusere semesterkvitteringsappen (kun innkjøp, ikke videreutvikling) - til kr ,- Endringer på inntektssiden Fjernet innkjøp semesterapp 1 mill Fjernet innkjøp rapportverktøy Betalingskurs konsulent oppdrag økt til Kurs Tableau 2500 pr person Nullet ut overført Refusjon sykelønn 1 mill 24

57 Redusere bemanning i FS-sekretariatet i 2015 ned til 3 årsverk 25

58 <sideskift>

59 Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT Til: Styret Vedr. sak 4 Budsjett for FSAT for 2015 og 2016 Forslag til vedtak Styret vedtar forslag til budsjett og arbeidsplan for 2015, med de merknader som fremkom i møte.

60 <sideskift>

61 Notat Til: Fra: Styringsgruppen for organisasjonsprosjektet Prosjektgruppa for organisasjonsprosjektet Dato: 13. november 2014 Emne: Forslag til kriterier for en god organisering av FSAT Innledning Dette notatet synliggjør et sett av viktige kriterier eller krav til den nye organisasjonsstrukturen som skal etableres for FSAT. Kriteriene baserer seg på de innspill som ble gitt av de ansatte i FSAT under fellessamlingen på Leangkollen 16 og 17. oktober, og er revidert etter møtet i prosjektgruppa den 29. oktober. Kriteriene vil utgjøre et bakteppe for prosjektgruppas arbeid med å skissere opp alternative organisasjonsmodeller. Et utvalg av disse modellene vil deretter tas videre inn i en analyseprosess, der kriteriene vil bli lagt til grunn for vurdering av hvilken modell som er mest hensiktsmessig ift FSAT sine behov. Kriteriene anses alle som viktige og vi har derfor valgt å ikke gi prioritet til noen av dem. I vurdering av fremtidige modeller anbefales det at alle de seks kjennetegnene vektes like sterkt. Selv om organisasjonsstrukturen er viktig, fordi den kan gjøre det mer eller mindre krevende å realisere de ambisjoner og mål man har for en organisasjon, så gir en god organisasjonsstruktur i seg selv ingen garanti for at ønskede mål oppnås. God ledelse, gode møteplasser, gode rutiner, gode prosesser, god samhandling, god rolleforståelse og god organisasjonskultur er vel så viktige faktorer. Når en ny organisasjonsstruktur er på plass, må slike forhold derfor sikres tilstrekkelig fokus. Prosjektgruppen understreker til slutt at den strukturen man vedtar som et resultat av denne prosessen ikke kan være hugget i stein for evigheten. Nye strategier, ny teknologi, nye fremtidige oppgaver og nye brukere vil kunne medføre behov for større eller mindre justeringer av strukturen i årene som kommer. Dette stiller imidlertid større krav til eksisterende kultur enn eksisterende struktur og er derfor ikke synliggjort som et eget kriterium. 1. Tydelig rolle- og ansvarsfordeling: Både innad i avdelingen og ut mot brukerne må roller og ansvar være tydelig definert og forstått. Strukturen skal bidra til å tydeliggjøre rollefordelingen i organisasjonen og må vise hvem som har Agenda Kaupang AS Organisasjonsnr NO MVA Holtet 45 firmapost@agendakaupang.no Bankkontonr N-1368 Stabekk Tel Fax