Forberedelse til gjennomføring av opptaket 2017

Transkript

1 Forberedelse til gjennomføring av opptaket 2017 FSAT KFH Bakgrunn Opptaket er en viktig del av FSATs oppgaver, slik at vi i dette dokumentet beskriver hva som må planlegges for neste års opptak. FSAT har følgende hovedoppgaver knyttet til opptaket, og disse er: o Saksbehandling av utenlandske søkere, særskilt vurdering, Steinerskole o Forvaltning av opptakssystemet o Juridisk oppfølging o IT-systemer i opptaket o Informasjon o Statistikk og analyse Under vil vi beskrive hva som gjøres innenfor de ulike delene av opptaket. Saksbehandling av søkere FSAT behandler søknader fra søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn herunder IB, søkere som ber om særskilt vurdering og søkere med Steinerskole. Antall søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn har økte fra opptaket 2015 til Det er laget ca. 90 omregningstabeller. Det foreligger flere omregningstabeller i opptaket for 2016 enn det var i Tiltak for å redusere risiko knyttet til saksbehandling av neste års opptak vil være: Øke bemanningen. Det er ansatt 2 nye medarbeidere for å øke kapasisteten. Organisere saksbehandlere i ulike team for å redusere sårbarhet Arbeide med kompetanseheving av ansatte slik at alle kan saksbehandle både norsk og utenlandsk utdanning Arbeide videre med omregningstabeller Forvaltning av opptakssystemet NOM-kalender NOM-kalenderen er en detaljert plan for hva som skal skje når i opptaket og hvem som er ansvarlig. Kalender brukes som et verktøy for gjennomføring av opptaket. Tiltak for å redusere risiko knyttet til opptaksforvaltning vil være: Følge planen som er lagt i NOM-kalenderen Levere ny versjon av FS som er tilrettelagt for NOM

2 Norsk vitnemålsdatabase (NVB) I opptaket så benyttes elektroniske vitnemål til saksbehandling av søknadene. De blir også vist frem for søkerne i nettsøknaden, slik at det er mulig for søkerne å se hvilke studier de er kvalifisert til. NVB er en viktig del av opptaket for å automatisere store deler av opptaket, i fjor hadde 75 % av søkerne elektronisk vitnemål. Siden mange av søkerne er avgangselever og ikke får vitnemål før i slutten av juni, så har vi ikke tall for årets opptak. FSAT samler inn elektroniske vitnemål fra 500 skoler gjennom fylkene. Det er laget en kontrollmotor som kontrollerer føring av fag, timeantall og sammensetning av fag og programområder. Reglene for føring av vitnemål er svært kompliserte slik at kontrollmotoren hjelper de skoleadministrative systemene og saksbehandlerne til å levere korrekte elektroniske vitnemål. Det kommer jevnlig nye regler, slik at kontrollmotoren må oppdateres. Kontrollmotoren beregner også om søkerne er kvalifiserte til studier og poeng. Uten en velfungerende kontrollmotor er det ikke mulig å gjennomføre et effektivt opptak. Tiltak for å redusere risiko knyttet til NVB vil være: Øke bemanning. En nyansatt startet 1. oktober og vedkommenge skal arbeide med koding av regelverk, slik at flere søkere kan behandles automatisk På sikt arbeide for å forenkle systemet for import av vitnemål Prosjekt for fornyelse av NVB er i gangsatt IT-systemer i opptaket Årets opptak var det første hvor de nye systemene fra SO 3.0 ble tatt i bruk. På flere av områdene er det kun en minimumsversjon som er i produksjon, og det arbeides fortsatt videreutvikling for å gjøre tjeneste enda bedre både for søkere og saksbehandlere ved lærestedene. Det er gjennomført evalueringer av systemene i samarbeid med brukerne, og resultatene brukes til å videreutvikle systemene i tråd med brukernes behov før neste års opptak. Det er i gangsatt prosjekt for å beskrive hva som som skal gjøres med systemene som ikke ble omfattet av SO3.0 prosjektet. Disse systemene må også gjennomgås og tilpasses flere typer opptak. Det vil være en større jobb, som vil pågå i årene fremover. Til årets opptak ble det laget en enkel løsning for å håndtere forkurs i matematikk til lærerutdanningene. Dersom ordningen skal videreføres så må det gjøres et videreutviklignsarbeid for å automatisere løsningen. KD kommer med ny opptaksforskrift i januar, og FSAT må være forberedt på å kunne håndtere eventuelle endringer i denne. 2

3 Informasjon FSAT har en informasjonsrådgiver som tilrettelegger informasjon på nettsider og på Facebook. I tillegg har FSAT en førstelinjetjeneste som svarer på telefon og epost. Informasjonsarbeidet kan deles i to hovedområder: Informasjon til læresteder Lærestedene blir løpende informert gjennom seminarer og eposter. Det ble arrangert et oppsummeringsseminar i september, og det skal holdes oppstartsseminar i februar. Regionale saksbehandlerseminarer skal holdes i april, slik det har blitt de siste årene. Informasjon til søkere og rådgivere Informasjon til søkere og rådgivere oppdateres og sendes ut etter en fastlagt plan. FSAT skal ansatte 5 personer til førstelinjetjeneste, som skal arbeide fra midten av januar og ut august. Ansettelsesprosessen har startet. Arbeidet med informasjon er i henhold til plan. Statistikk og analyseproduksjon Kunnskapsdepartementet og media har behov for mange ulike statistikker og rapporter. Disse er enten produsert i eksisterende system eller i det nye datavarehuset. Alle rapporter som er standardrapporter eller bestilt er levert. Tiltak for å redusere risiko knyttet til statistikkproduksjon er: Arbeide hurtig og nøyaktig for å kunne utlevere korrekt statistikk over søkingen til høyere utdanning. Videreføre arbeid med datavarehus for opptaksdata 3

4 Risikovurdering: Områder Risikoer Sannsynlighet Konsekvens i 2016 Saksbehandling A Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kompetanse. 1 4 B Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kapasitet. 2 3 C Systemforvaltning Risiko for at saksbehandling av søkere ikke er gjennomført før hovedfristen 13. juli. 1 4 D Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kompetanse. 1 3 E Risiko for at institusjonene ikke har tilstrekkelig kompetanse. 1 3 F Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kapasitet 1 2 G Juridisk Risiko for at forvaltning av opptaket ikke gjøres innen frister. 1 2 H Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kompetanse 1 2 I Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kapasitet 1 2 IT-teknisk J Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kompetanse 1 2 K Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kapasitet 1 2 Tiltak Arbeide med kompetanseheving av ansatte slik at alle kan saksbehandle både nors og utenlands utdanning. Det er åpnet for å føre overtid 10 t. pr person. Sette inn andre ansatte med erfaring i saksbehandling. Intern kompetansedeling for å effektivisere bruk av nytt verktøy. Arbeide videre med omregningstabeller. Ukentlig oppfølging av status. Arbeide med intern deling og dobling av kompetanse. Sørge for nok ressurser på kursing og brukerstøtte. Følge planen som er lagt i NOM-kalenderen. Levere ny versjon av FS som er tilrettelagt for NOM Ansette ekstra ressurs til koding av regelverk, slik at flere søkere kan behandles automatisk. 4

5 L M N Kommunikasjon, veiledning for søkere, media Risiko for at NVB ikke kan importere vitnemål fra videregående skoler og sende de videre til saksbehandlende institusjon 1 2 Risiko for at "Ledige studieplasser" ikke er ferdig utviklet og testet før 15. juli 1 4 Risiko for at løsning for søknad til forkurs for lærerutdanning ikke er klar 1. juni 1 2 O Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kompetanse 1 1 Skalere løsning for å være forberedt på å ta i mot mange nye vitnemål i slutten av januar for årets avgangselever. På sikt arbeid for å forenkle systemet for import av vitnemål. Utviklingsarbeidet har høy prioritet. Tett dialog og oppfølging med utviklingsseksjonen. P Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kapasitet 1 1 Ansette ekstra ressurs til førstelinjetjenesten. R Risiko for at informasjon ikke blir gitt 1 1 Statistikk og analyse S Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kompetanse 1 2 T Risiko for at FSAT ikke har tilstrekkelig kapasitet 1 2 U Risiko for at statistikk og analyse ikke blir levert 1 2 Videreføre arbeid med datavarehus for opptaksdata. Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens B 1 O, P, R F, G, H, I, J, K, L, N, S, T, U D, E A, C, M 5