I etterkant er det kommet til nye oppgaver FSAT må løse i forbindelse med institusjonsfusjonene som gjennomføres i tiden fremover.

Transkript

1

2

3 Generelt Dette er tertialrapport for FSAT for andre tertial Punktene i rapporten refererer til dokument FS Arbeidsoppgaver, prioriteringer og budsjett Styret for FSAT har valgt følgende hovedprioriteringer for 2015: 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret. 3. Samlokalisering 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/ Ferdigstille SO 3.0-prosjektet 8. Forvalte FS 9. Videreutvikle FS i henhold til plan 10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST 12. Arbeide med vitnemålsbanken I etterkant er det kommet til nye oppgaver FSAT må løse i forbindelse med institusjonsfusjonene som gjennomføres i tiden fremover. I det følgende kommenteres og vurderes status for hovedprioriteringer for FSAT for FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 1

4 Aktiviteter 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen Kommentar: Arbeidet går etter planen. Funksjons- og bemanningsplan: Funksjons- og bemanningsplan ble ferdigstilt 11.juni. Ansatte og ledere ble innplassert i stillingene pr. 1.juli Tillitsvalgte ble informert om innplassering av de ansatte 17.juni, og ledere og ansatte ble orientert 18.juni. Ny organisasjon ble iverksatt fra 1.juli. Stillingen Seksjonssjef for Seksjon for systemforvaltning ble utlyst i juli. Nytt navn for FSAT: FSAT har vært i dialog med to byråer vedrørende vurdering av rapporten med navneforslag. Navneforslag behandles på styremøtet i september. Avtaler: I andre tertial ble det inngått avtale mellom Kunnskapsdepartementet og Universitetet i Oslo om drift av FSAT. Det ble også inngått avtale mellom FSAT og UiO om administrative tjenester. Det arbeides videre med følgende avtaler: avtalen med NSD vedrørende ITAR og avtale med UiO og UiB vedrørende datavarehus. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret Kommentar: Arbeidet går etter planen. I andre tertial ble det utarbeidet en overordnet skisse til hovedmålene i strategi for FSAT. Skissen ble utarbeidet i utgangspunktet i det overordnete målet for FSAT slik det er formulert av Kunnskapsdepartementet, oppgaver gitt FSAT gjennom vedtektene, og noen overordnete fokusområder identifisert av styret gjennom SWOT-analysen. Skissen skal brukes som utgangspunkt for presentasjoner for eksterne aktører. Skissen til strategien ble presentert for BOTT-samarbeidet, Planleggingsgruppe for FS og UHRs Administrasjonsutvalg i august Møter med eksterne aktører holdes som beskrevet i tidsplanen for strategiprosessen. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 2

5 3. Samlokalisering Kommentar: Arbeidet går etter planen. Flyttegruppen har i andre tertial jobbet med å lage romkabal for seksjonene i FSAT. Det ble utarbeidet kriterier for tildeling av enekontor. Arbeid med romkabal ferdigstilles i september. Flyttegruppen har i andre tertial startet dialogen med USIT for bistand til flytting av nett og PCer til de nye lokalene. Det ble søkt om engangsstøtte til flytteutgifter. Arbeide med flytting går i henhold til plan. FSAT tar over de nye lokalene fra 1.desember Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå (gult) Kommentar: Arbeidet er forsinket grunnet interne omprioriteringer. Det ble ikke jobbet med samarbeidsforum i andre tertial. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Kommentar: Arbeidet går etter planen. Arbeidet med å samordne senterets administrative oppgaver er høyt prioritert. Det er gjort en kartlegging av arbeidsoppgaver og rutiner for områdene personal og økonomi ved de opprinnelige enhetene SO og SUN/SFS. Det er inngått en avtale om administrasjon av FSAT med UiO. Arbeidsfordeling mellom UiO og FSAT vil gjennomgås i detalj i september 2015 og det vil bli laget felles rutiner for alle FSAT ansatte for støttetjenestene innenfor områdene personal og økonomi. Arbeidet med å etablere felles rutiner for lokal-it-støtte ved FSAT starter i september. 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 Kommentar: Arbeidet går etter planen. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 3

6 Hovedopptak, suppleringsopptak og etterfyllingsopptak: Hovedopptaket ble gjennomført uten større problemer og etter fastsatte frister, det samme med øvrige opptak. I hovedopptaket ble det gitt tilbud (84810 i 2014) som ga JA-svar (57664). For suppleringsopptaket var tallene 5568 (5557) og 3525 (3400). For første del av årets opptak ble således en større andel av tilbudene gitt allerede i hovedopptaket, slik tendensen også var i fjor. Frem til 21. august er det gitt tilbud totalt (inkl. ledige studieplasser) til studieplasser, mot og i 2014 (sluttall). Vi kjenner til at to læresteder vurderte å trekke studier etter at hovedopptaket var gjennomført. I den grad SO har blitt konsultert, har vi vist til at fristen for trekking av studier er 20. juni og at økonomiske vurderinger ikke er tilstrekkelig grunn til å omgå denne fristen. Ledige studieplasser: Det er registrert 7918 (7542 ved sesongslutt i fjor) søkere til ledige studieplasser med totalt studieønsker (19556 til samme dato i 2012) av disse søkerne (2559) søkte ikke ordinært innen 15. april. Det er per dato gitt (14447) tilbud på ledige studieplasser som har gitt 4438 (4412) JA-svar Vitnemålsbehandling: Sjekk av elektroniske vitnemål avdekket at det er uklarheter i regelverket for føring av vitnemål for videregående opplæring, og som resultat av dette noe ulik praksis lærestedene i mellom mht. godkjenning av yrkesfaglige vitnemål for bruk i kvoten for førstegangsvitnemål. Forholdet ble tatt opp med lærestedene og vil bli fulgt opp ytterligere på opptaksseminaret i høst. FSAT har ansvar for likebehandling av søkerne, uansett hvilket lærested de blir saksbehandlet ved. KD ble holdt orientert om saken. Avvik mht. personopplysninger: Det er ikke meldt om avvik vis a vis bestemmelsene i personopplysningsloven. Avvik mht. tilgjengelighet: Det har ikke vært vesentlig nedetid for IT-systemene. Søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn og søkere som ber om særskilt vurdering: Samordna opptak behandler søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn og søkere som ber om særskilt vurdering av søknaden sin. I år var det 3435 søkere med utenlandsk, ikke-nordisk utdanningsbakgrunn, mens antallet i 2014 var hadde krysset av for særskilt vurdering. Dette er en økning fra 2014 da tallet var Disse søknadene er komplekse og kan være tidkrevende å behandle, men saksbehandlingen ble gjennomført i henhold til oppsatt plan. Kompetansevurdering I denne perioden er det opptaksarbeid som har vært hovedaktiviteten i seksjonen. Seksjonen har behandlet til sammen 4216 søknader. De landene fordelt på de ulike regionene som har flest søkere er Frankrike (108), Tyskland (110), Polen (146), Russland (159), Ukraina (111), USA (138), Brasil (43), Eritrea (62), Etiopia (53), Filippinene (117), Kina (67), Iran (86), Australia (22), Palestina (20) og Syria FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 4

7 (20). Seksjonen behandler søkere med utdanningsbakgrunn fra svært mange land i verden. Fra land som Tadsjikistan, Armenia, Haiti, Barbados, Paraguay, Panama, Liberia, Zambia, Burundi, Guinea- Bissau, Benin, Kambodsja, Malaysia, Taiwan, Myanmar, Oman, Yemen, De forente arabiske emirater er det få søknader. Selv om det er få søkere fra enkelte land er det krevende å sette seg inn i alle skolesystemer og vurdere disse opp mot det norske utdanningssystemet, poengberegne og rangere søkerne. Avdelingen arbeider derfor kontinuerlig med å utvikle vurderingshåndbok med omregningstabeller for flest mulig land. Arbeidet med dette foregår primært i perioden septembermars. Opptaksperioden er hektisk og seksjonen mottar en rekke henvendelser både på telefon og e- post fra søkerne og de ulike lærestedene. Videre bistår vi lærestedene i behandlingen av enkeltsøknader dersom de ber om dette. Brutt ned på regioner er tallene slik, se tabell under. Region Norske/særskilt vurdering 2196 Tall kommer Norske steinerskole Vest-Europa Norden Øst-Europa og tidligere Sovjet Amerika Afrika Asia Oseania Midt-Østen/Tyrkia Internasjonale utdanninger EB/IB Sum 4216 I perioden fra april til september behandler vi ikke vurderingssaker, men vi mottar en rekke saker som behandles straks opptaket er over. I denne perioden i år har det kommet inn ca. 100 saker. I opptaksperioden sendes det ut kvitteringsbrev de som henvender seg, med beskjed om at saken blir behandlet så snart vi er ferdig med opptaket. Seksjon for kompetansevurdering har sekretærfunksjonen for Nasjonal klagenemnd for opptakssaker. Så langt i år har det kommet inn 80 klagesaker. 68 av disse ble behandlet på nemndas møte i september. Kun en fikk medhold, en sak ble utsatt i påvente av mer informasjon og en sak ble avvist. Neste møte er i oktober. Omregningsutvalget har hatt sitt første møte nå i høst. De andre utvalgene, Nordenutvalget, Dispensasjonsutvalget, Brukerstøtteutvalget vil også ha møter med det første. Utvalgene er sammensatt av medlemmer fra lærestedene og Seksjon for kompetansevurdering. Det har videre vært avholdet et møte i GSU-gruppen som består av medlemmer både fra seksjonen og NOKUT. Seksjon for kompetansevurdering er bidragsyter på kurs i godkjenningsordninger for utenlandsk utdanning i regi av Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi). Dette er en kursrekke over to FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 5

8 dager på seks ulike steder i Norge. Samordna opptak var i utgangspunktet ikke inkludert i denne opplæringen, men vi meldte vår interesse og fikk være med. Dette betyr at måtte utarbeide kursmateriell/kurshefte, samt lage et kursopplegg i sommer. Dette tok en del tid og ressurser i den mest hektiske opptaksperioden. 7. Ferdigstille SO 3.0-prosjektet Kommentar: Prosjektet ble avsluttet i hovedsak i henhold til plan. Videre implementering er overlatt til linjeorganisasjonen. I andre tertial har SO 3.0 prosjektet blitt avsluttet i hovedsak i henhold til plan (30. juni) og det videre arbeidet har blitt flyttet til linjeorganisasjonen. Implementeringen har per 1. september kommet kortere enn ønsket, i hovedsak fordi det har tatt ekstra tid å få opp et fungerende test- og produksjonsmiljø. Etter prosjektets avslutning har vi hatt målsetting om produksjonssetting 10. november. Som i første tertial har arbeidet med søknadsportal, støttetjenester og produksjonsmiljø vært sentrale: Søknad om opptak (søknadsprosessen). Etablere en velfungerende søknadsportal Forvaltning av opptak, studier og institusjon. Støttetjenester for læresteder og forvaltning. Dokumentasjon (Opplasting, informasjon, meldingstjenester). Digitalisering mot søkere. Muliggjør å redusere papir i saksbehandlingen. Grensesnitt for Samordna opptak for å forvalte søkere («Baksiden»). Støttetjenester for læresteder og forvaltning. Synkronisering av data mellom gammelt og nytt miljø. Testing Etablere driftsmiljø. Aktivitetene fremover fokuserer på disse områdene. Dette må på plass for å lansere portal og søknad for opptaket Arbeidet er godt i gang og ventes å fortsette i tredje tertial. Prioriteringer. Vekten av arbeidet har i andre tertial vært å etablere driftsmiljøer for utvikling, test og produksjon. Både utvikling og testmiljø for søkerportal og støttetjenester er nå på plass og arbeidet med produksjonsmiljø vil være prioritert fremover. I forbindelse med etableringen av testmiljø har testing blitt igangsatt og vil fortsette. Videre prioriteringer vil være å ferdigstille nødvendig funksjonalitet for gjennomføring av opptak. Forutsetninger. Utfordringer vil fremover være ferdigstillelse av tjenester, testing og kvalitetssikring. Driftsmiljø, rutiner og prosesshåndtering for overtagelse må på plass for at dette skal bli vellykket, samtidig med at ferdigstillingen av nødvendig funksjonalitet blir prioritert. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 6

9 Risiko. Applikasjoner utviklet i prosjektet var per 1. september ennå ikke tilstrekkelig testet. Vi har derfor ennå ikke tilstrekkelig sikkerhet for at alle deler av leveransen fra prosjektet er klar til å settes i produksjon i det nye produksjonsmiljøet. 8. Forvalte FS Kommentar: Arbeidet går etter planen. FS-kontaktforum. Arbeidet med planlegging av FS-kontaktforum våren 2016 har startet. Det blir et seminar hvor alle tidligere deltakere fra fusjonerte institusjoner inviteres. FS-Planleggingsgruppe og ekspertgrupper. Det ble avholdt ett møte i FS-Planleggingsgruppe for FS. Det ble i tillegg avholdt møter i følgende ekspertgrupper: gruppen for StudentWeb og gruppen for Doktorgradsmodulen. Det ble i tillegg avholdt ett to-dagers møter i prosjektgruppen for STAR. Fusjoner. Fusjonsprosjektet går i henhold til plan. Det ble avholdt et todagers seminar i mai. Arbeidet prosjektet for flytting av drift av NTNU fra NTNU til USIT ble fullført i juni. Arbeidet går utover ordinære driftsoppgaver i FSAT. Gruppe for FS-støtte er sterkt berørt av arbeidet og det vurderes tilsettinger i gruppen for å kompensere frikjøp av ressurser som er satt av til prosjektledelse av fusjonsarbeidet. Behovet vil også bli aktuelt utover 2015 dersom fusjonene i kategori 2 og 3 vedtas. Drift av FS. FSAT overtok driftsansvar for FS fra Det var vært avholdt 3 ordinære møter med USIT angående driften av FS og applikasjoner. Omfanget og kompleksiteten i driftsleveransene stiller krav til kundeforholdet mellom FSAT-USIT. For å profesjonalisere kundeforholdet har FSAT nedsatt en arbeidsgruppe bestående av medarbeidere fra ulike deler av FSAT for å foreslå nødvendige tiltak. Arbeidet i gruppen fortsetter i tredje tertial Kontakt med andre aktører. Sekretariatet har jevnlig kontakt med Kunnskapsdepartementet, Datatilsynet, Lånekassen, NOKUT og NSD. 9. Videreutvikle FS i henhold til plan (gult) Kommentar: Arbeidet går etter planen på integrasjoner, StudentWeb og SøknadWeb. Arbeidet med fusjoner har ført til omprioriteringer. Dette har fått konsekvenser for tidligere prioriteringer som arbeidet med ny undervisningsmodul, UTF8, brukerstøtte og dokumentasjon. I 2015 vil en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilles og produksjonssettes. Dette omfatter Studentweb, Fagpersonweb, Søknadsweb, STAR og undervisningsmodul. Det arbeides også kontinuerlig med digitalisering av prosesser. I 2015 vil det spesielt være fokus på eksamensprosessen og digitalisering av karakterutskrifter og vitnemål. GAUS og RUST tas i bruk ved flere institusjoner. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 7

10 I tillegg vil styret tilby tjeneste for digitalisering av semesterkvitteringen til alle institusjoner, noe som gir en innsparing mangedoblet kostnaden med denne. Generelt Strukturmeldingen fra KD. Etter at budsjett og planer for 2015 ble lagt, er ressurssituasjonen noe endret i FSAT pga strukturmeldingen. I 2015 må FSAT (FS) avgi rundt tre årsverk til arbeid med fusjoner. Avtale med UiO om kjøp av administrasjon kom først på plass i sommer. Det har dermed ikke vært rom så langt for å erstatte personale som benyttes til fusjoner. Dette har gått ut over oppgaver som er planlagt for 2015, både drifts- og videreutviklingsoppgaver. Også i en situasjon der en kan sette inn midlertidig ansatte, vil dette gå utover planlagte oppgaver, da opplæringsperioden ofte er lang. Etter at nå avtale om kjøp av administrative tjenester er på plass, er det utlyst flere stillinger, både innen utvikling og forvaltning. Personale i disse stillingene vil ikke være på plass for rundt årsskiftet. Prioriteringen i år er nå: Generell drift Bistå i arbeidet med fusjoner, som skal ferdigstilles rundt Studentweb i full produksjon EMREX og Vitnemålsbanken Arbeidet med integrasjoner vil gå som normalt, det samme gjelder for Studentweb og Søknadsweb. De oppgavene som blir prioritert ned nå er oppgaver som gjelder dokumentasjon, brukerstøtte og spesifikasjoner. Dette vil i noen grad også gå utover utvikling av web-applikasjoner, da mer av spesifikasjonsarbeidet må gjøres av utviklerne. Fusjonsarbeidet omhandler mye databasekompetanse, og dette forsinker arbeidet med innføring av UTF-8 og ny undervisningsmodul. De enkelte aktiviteter Digital eksamen (løsning for sensur, begrunnelse, klage, tilrettelegging): Integrasjon med digitale eksamenssystemer benyttes nå av flere institusjoner, og tjenesten er stabil. Det er spesifisert og utviklet et grensesnitt for tilbakeføring av informasjon til FS fra det digitale eksamenssystemet. Dette gjelder informasjon om oppmøte til eksamen og sensur. Grensesnittet er ferdigstilt, og vil settes i pilotproduksjon for noen eksamener i høst. Løsning for å be om begrunnelse og klage på eksamen vil være videreutvikling av Studentweb. Arbeidet går etter planen. Studentweb: Ny Studentweb ble satt i produksjon i desember 2014 ved tre institusjoner. Innføringen ved disse institusjonene har vært vellykket, og tilbakemelding fra studentene har vært svært gode. I starten av året har det vært jobbet med feilretting og forbedring av applikasjonen. Pr 31. august 2015 har 30 institusjoner har tatt i bruk applikasjonen, og det er mål om at alle tar i bruk ny Studentweb innen utgangen av året. Feilretting og forbedring av ny Studentweb har førsteprioritet i teamet som utvikler denne applikasjonen. Etter sommeren er det også utviklet ny funksjonalitet i Studentweb, og dette arbeidet vil fortsette ut året. Søknadsweb: Ny versjon av Søknadsweb har gjennom omfattende testing ved institusjonene. Siste testrunde ble avsluttet etter sommeren. Applikasjonen er helt nyskrevet, og baserer seg på nytt grafisk (universelt) design. Applikasjonen er mer brukervennlig og inneholder en del ny og etterspurt FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 8

11 funksjonalitet. Målet er å få ny Søknadsweb i pilotproduksjon ved noen institusjoner for våropptaket senere i høst. EVUweb: Det er i første tertial arbeidet med kravspesifikasjon for EVUweb, og overordnede krav er i hovedsak på plass. Det vil arbeides videre med detaljer for løsningen. Utvikling av ny EVUweb vil ikke starte før StudentWeb er i full produksjon, tidligst våren Studentmobilitet EMREX: FSAT er ansvarlig for utviklings- og standardiseringsaktivitetene i EMREX. Ale felleskomponenter for EMREX ble ferdig utviklet i god tid før sommeren. FSAT arbeider nå med utvikling av Vitnemålsbanken, som vil inngå i EMREX-nettverket. Parallelt med dette vil Søknadsweb og Studentweb få funksjonalitet der studentene kan benytte EMREX for å levere resultater fra andre land. Institusjonene forberedes nå på Field Trial, som vil starte i desember Arbeidet følger planen. Saksflytsystem: Denne er ikke påbegynt, er planlagt for høsten Vil starte når EMREX er levert i november. Integrasjon med TimeEdit: Spesifikasjon er laget i 1 tertial, og integrasjon ble utviklet i 2. tertial. Løsningen kan settes i produksjon når den er testet ut ved noen institusjoner. Arbeidet med utvikling følger planen. Å få gjennomført testing ved institusjoner tar mer tid enn antatt. Integrasjon med kortsystemer: Integrasjonen er utviklet, men ikke tatt i bruk av noen institusjon enda. Løsningen er utviklet for å forenkle arbeidet institusjonene har med å føre inn bilder av studenter i FS, noe som bør gjøres for å utnytte Studentbevisappen best mulig. Integrasjon med folkeregisteret: Det er utviklet en generell tjeneste for integrasjon med folkeregisteret i regi av SO3.0, og denne løsningen vil også benyttes av FS. Det arbeides med å avklare mulighetene for å bruke folkeregisterdata, og hvilke avtaler som må på plass for å gjøre dette. Pilottjenester for Connect: FS deltar i pilotprosjekt for Connect, og før sommeren 2015 kom det på plass flere tjenester fra FS side. Piloten avsluttes mars Arbeidet går etter planen. Ny betalingsmodul: Det er planlagt å spesifisere ny løsning høsten Det vurderes å skyve spesifikasjonen til 2016 pga ressursene som går til fusjoner. Studentbevisapp: Løsningen ble videreutviklet før sommeren, og tilbudt alle institusjoner. App en ble også sikkerhetstestet før sommeren. Løsningen har så langt vært driftet av HIOA, og det er ønskelig å beholde denne driftsløsningen inntil en kan få en permanent løsning f eks i den nye UH-skyen. I dag kjører deler av løsningen i Microsoft Azure (Irland). Det arbeides med avtaler for videreutvikling og drift av tjenesten. Pr 31. august 2015 har 33 institusjoner tatt i bruk app en. Integrasjon med beredskapssystemet kunnskapscim: Dette er en integrasjon som ikke har stått på planen for Flere (15-20?) institusjoner har anskaffet beredskapssystemet CiM. Hvordan denne skal integreres med de administrative systemene for å få tilgang til informasjon om studenter og ansatte er ikke klart. Det er heller ikke noen koordinering av dette arbeidet på tvers av institusjonene, og det er ikke laget noen spesifikasjoner. Hvilken rolle skal FS spille i dette arbeidet? FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 9

12 10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale Kommentar: Arbeidet går etter planen på ITAR og Datavarehusprosjektet og CRIStin. CRIStin For Cristin 2.0-prosjektet har hovedfokus i andre tertial vært utarbeidelse av spesifikasjon for systemintegrasjon med portalen SPREK og Biobankregisteret samt tilpasning av prosjektkatalogen til å støtte helseprosjekter og utvidelse av datamodellen for registrering av infrastrukturer. Andre oppgaver har blitt nedprioritert for å rekke fristen for leveranse av integrasjonstjenestene før jul. Cristin har forvaltningsansvaret for Nora-tjenesten og oppdraget med videreutvikling og vedlikehold av denne tjenesten er lagt til Cristin-utvikler i FSAT. I løpet av 2. tertial har arbeidet i hovedsak dreid seg om å få produksjonssatt Nora-tjenesten og kartlagt behovet for videreutvikling. Løpende oppgaver har vært vedlikehold av databaser, webapplikasjonene og webservicene som er i produksjon i form av utvidet eller endret funksjonalitet, feilrettinger, datakonverteringer, datarydding, uthenting av rapporter, samt arbeid i forbindelse med oppgraderinger av servermiljøene. Det siste har vist seg å være mer omfattende enn forventet da det var feil i produktene fra leverandøren. Arbeidet med dette vil fortsette ut i tredje tertial. ITAR Det er i andre tertial jobbet videre med omlegging av importtjenesten fra kilden ISI World of Science til Scopus fra Elsevier. Arbeidet med omskriving av hele ITAR-applikasjonen til ny teknisk plattform som ble startet i første tertial er i ferdigstillelsesfasen og er klart til testing. Applikasjonen har fått det nye navnet PIA. Løpende oppgaver har vært drift av importtjenesten og import av data om publikasjoner fra bibliografiske datakilder (Scopus og Bibsys). Datavarehusprosjektet Datavarehus har to medlemmer i STAR-gruppen. I STAR har fokus dette tertial vært å bli enige om at rapporter og de data som presenteres. Dette arbeidet er krevende for alle parter og det er nå oppnådd enighet om de viktigste områdene. I annet kvartal har Star jobbet for å avslutte oppgaver i Star-prosjektet. Datavarehusgruppen har gitt kurs til læresteder som har bedt om det og fremover vil gruppen arbeide med de oppfølgingspunkter Star har pekt på i sin sluttrapport. Datavarehus har en datavarehusløsning for Universitetet i Oslo (UiO) og Universitetet i Bergen (UiB) for flere av deres systemer. For økonomi har datavarehus først og fremst vedlikeholdt eksisterende løsning som gjelder data for eiendom, økonomi, innkjøp, budsjett og lønnstransaksjoner. I tillegg har datavarehus forberedt styringsgruppemøter og bistått UiO og UiB i deres evaluering av verktøyet FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 10

13 Tableau. Dette arbeidet fortsetter utover høsten når UiO og UiB begynner med implementering av Tableau for økonomienhetene. Datavarehus gjennomførte våren en oppgradering av plattform som gjelder infrastruktur og nødvendige oppgraderinger. Den første delen ble avsluttet i juni. Siste del gjøres mot slutten av året (databaseoppgradering). 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST Kommentar: Arbeidet går etter planen på GAUS, RUST og NVB. Nasjonal vitnemålsdatabase NVB har hatt mange ulike aktiviteter i perioden Heller ikke i andre tertial var det ressurser til å reimportere alle KL-vitnemål, et arbeid som skulle sikre bedre datakvalitet i NVB. Konsekvensen er at elektroniske vitnemål som inneholder feil fortsatt vises som gyldige for elever i vis-vitnemål-tjenesten, for søkere i nettsøknaden og for videregående skoler i NVB-web. Statistikk, analyser og oppfølging av vitnemålsinnsamling NVB arbeidet med statistikk og analyser knyttet til regler for fagsammensetning og føring av vitnemål samt problemstillinger knyttet til innsamling og bruk av elektroniske vitnemål. Vi fokuserte på problemstillingene som ble diskutert på nasjonal konferanse for fagopplæringer, gjennomført i samarbeid med VIGO og Utdanningsdirektoratet, og på samlingene med videregående skolesektoren i de ulike fylkene. I perioden fra 1. mai 2015 til 1. september 2015 ble det importert vitnemål i NVB mens 1064 vitnemål ble avvist. NVB blir som regel kontaktet når andre instanser ikke klarer å svare på spørsmål om spesielt kompliserte regler eller fordi de ikke har tilstrekkelig oversikt over de ulike systemene og tjenestene. Oppfølging av slike saker krever mye utredning og testing, noe som er ekstra ressurskrevende grunnet manglende verktøy. Da sommeren er perioden for bruken av de elektroniske vitnemålene i opptaket, fokuserte vi på å lage gode verktøy som supplement til diagnosemeldinger eller rapporter i FS for å bidra til økt kvalitet i den elektroniske saksbehandlingen. Vi laget bl.a. rapporter som viste elektroniske vitnemål for NOM-2015-søkere med både feil, men også gyldige avvik fra reglene (dispensasjonsvitnemål og forsøksvitnemål) som likevel ikke ble benyttet i saksbehandlingen. Vi utarbeidet instrukser for hvordan slike vitnemål skulle behandles. Arbeid med regelverket FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 11

14 NVB arbeidet med tolkning av regelverket knyttet til føring av vitnemål for fullført TAF/YSK-løp for å kunne lage etterspurte kontroller for slike vitnemål. Vi behandlet også en hastesak fra Utdanningsdirektoratet mht. kontroll av vitnemål der karakter 1 er ført som standpunkt og særskilt eksamen eller trekkeksamen er bestått. NVB-forvaltning deltok i forskriftsteamets arbeid med opptaksforskriften. Nye kontroller for videregående opplæring i NVB NVB lanserte 2 nye versjoner av kontrollprogrammet. 1. Versjonen lansert i juni inneholdt bl.a. kontroller for vitnemål for voksne, TAF-/YSK-vitnemål, nye karakterføringskontroller for enkelte fremmedspråk. Det ble importert nye løp og nye fagkoder fra UDIRs kodeverk GREP. 2. En ekstra versjon av kontrollprogrammet måtte lanseres i juli for å kunne håndtere vitnemål utstedt med dispensasjon fra Utdanningsdirektoratet. Versjonen inneholdt en endring i NVBs importprogram. Kommunikasjonsarbeidet knyttet til spesielle utfordringer Spesiell utfordring oppstod i perioden ifm. annulleringer i NVB. NVB måtte håndtere uvanlig mange henvendelser fra både skolene, søkerne, deres representanter, opptakskontorer og media. Departementet ble orientert om problemstillingen. NVB arbeidet med oppfølging av søkere i NOM 2015 med en spesiell føringsfeil. Jobben innebar kommunikasjon med Utdanningsdirektoratet, de 67 berørte søkerne, 45 ulike videregående skoler og opptakskontorene ved universiteter og høyskoler. Oppfølging av retting av de feilførte vitnemålene i NVB og oppføling av import av nye vitnemål ført i tråd med reglene eller merket som dispensasjonsvitnemål krevde mye tid ressurser. En annen spesiell problemstilling var knyttet til føring av dokumentasjon som gir både yrkeskompetanse og generell studiekompetanse. Spørsmål knyttet til merking av slike vitnemål som førstegangsvitnemål ble avklart og kommunisert til både videregående skolesektoren og UH-sektoren. NVB har utarbeidet et notat for behandling av søkere med dobbel kompetanse i førstegangsvitnemålskvoten. Vi har gjennomført et nytt møte med det nye landsomfattende skolesystemet Visma Flyt Skole for å kartlegge deres ønsker og behov for integrasjon med NVB og kontrollmotoren. Vi har i perioden startet arbeidet med konsekvensutredning knyttet til NVB og laget SWOT-analyse. I samme periode arbeidet vi med å kartlegge avvik fra Personopplysningsloven knyttet til utlevering av data fra NVB og rette feil knyttet til utlevering av data som bryter med personvernsprinsippene. GAUS I andre tertial ble arbeidet med rutinebeskrivelser for registrering av godkjenningssaker i Godkjenningsmodulen for rapportering til GAUS ferdigstilt. Ekspertgruppen for GAUS og godkjenningssaker hadde møte 2. juni Det ble i tillegg jobbet med å utrede behov for FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 12

15 oppdatering av Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning for å sikre hjemmelsgrunnlaget for avlevering av data fra FS til GAUS. RUST RUST ble tatt i bruk i oktober Kunnskapsdepartementet har sendt ut på høring Forskrift om register for utestengte studenter RUST. Frist for høringssvar var 26. juni Det har vært en stor medieoppmerksomhet rundt funksjonalitet i RUST og konsekvenser for studenter. RUST ble i andre tertial omtalt i Dagbladet og Dagens næringsliv. 12. Arbeide med vitnemålsbanken Kommentar: Arbeidet går etter planen. Styret prioriterer utviklingen av en vitnemålsbank, som vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser m.m. Det er for 2015 tildelt kr 2,2 mill for å starte utvikling av en vitnemålsbank. Tjenesten er planlagt, med mål om produksjonssetting , forutsatt fullfinansiering av prosjektet i Det har vært arbeidet med hjemmelsgrunnlag for tjenesten, og konklusjon på møte med KD og Datatilsynet var at denne bør hjemles i lov. Forslag til lov er laget, og sendt på høring. I 2015 vil det meste av ressursinnsatsen for Vitnemålsbanken omhandle utvikling. Utviklingen ses i sammenheng med EMREX-prosjektet, der Vitnemålsbanken vil inngå i EMREX som den norske tjenesten for videreformidling av resultatinformasjon. Denne prioriteringen er avklart med KD. EMREX vil trenge samme funksjonalitet i Vitnemålsbanken som en trenger for rekrutteringssystemer. Vitnemålsbanken for bruk i EMREX skal være klar for pilot i november FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 13

16 Regnskap pr Tertialavslutning 2.tertial: FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 14

17 Kommentar til regnskapet for 2. tertial: Regnskap per 2. tertial viser et overskudd på 22 mill kr. Hovedårsak til at denne er så høy ved tertialavslutning er at inntektene fra FS-kontingent kommer inn tidlig på året er et overgangsår for FSAT. Periodisering i budsjettet er derfor ikke riktig for 2015 for FSAT og det skal arbeides med å få riktig periodisering av både inntekster og kostnader for 2016-budsjettet. Det skal i tillegg arbeides med å få skilt ut bevilgningsbasert og oppdragsbasert virksomhet i regnskap og budsjett for FSAT. Prognosen viser 6,7 mill i overskudd. Her er det noe usikkerhet om hva som blir den endelige summen da det må gjøres mer analyse om hva kostnader i forbindelse med flytteprosessen blir, samt at det ikke er lagt inn ny aktivitet som følge av nye tildelinger. Der er estimert en overføring på 5,5 mill i forslag til budsjett Prognosen på lønn har endret seg etter at ny lønnstabell for 2015 ble lagt inn. Lønnsveksten er lavere enn det som lå inne som en forutsetning for budsjettet. Prognosen for personalkostnader er nå 1 mill lavere enn budsjettet. FSAT Tertialrapport 2. tertial 2015 FSAT 15