Dette er en tertialrapport for FS for andre tertial Punktene i rapporten refererer til dokument FS Arbeidsoppgaver 2014.

Transkript

1

2

3 Generelt Dette er en rapport for FS for andre. Punktene i rapporten refererer til dokument FS Arbeidsoppgaver. Styret har valgt følgende hovedprioriteringer for : 1. Ferdigstillelse av ny StudentWeb 2. Utvikling av støtte for digitalisering av eksamensprosessen 3. Ferdigstille utvikling og tilgjengeliggjøre rapporter i nytt verktøy for datavarehuset STAR 4. Utvikling av støtte for digitalisering av vitnemål og karakterutskrifter 5. Økt digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering 6. Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse/utvikling av et saksflytsystem Til og med andre har det i all hovedsak blitt arbeidet med ny StudentWeb, digital eksamen, integrasjoner og ny versjon av FS. Ny versjon inneholdt forbedret funksjonalitet for utdanningsplan, godkjenningsmodul, klargjøring for NOM-opptaket og støtte for ny felles mal for vitnemål. Det er brukt mer timer på ny StudentWeb enn budsjettert. Dette skyldes en hovedprioritering for å få ferdigutviklet ny StudentWeb så tidlig som mulig. De første delene ble levert til test før sommeren. Det er et større underforbruk i timer på brukerstøtte. Dette skyldes utleie av ressurser til fusjonsarbeid, oppfølging av omlegging til VPD og prosjektledelse for ny StudentWeb. Det er brukt mindre tid enn budsjettert i fs-sekretariatet. Dette skyldes i all hovedsak en ubesatt stilling frem til medio mars, og at det fra 1. juli ikke er tilsatt daglig leder i fast stilling for FS. Omlegging til VPD er som planlagt fullført i sommer, etter en et års innføringsperiode. Arbeidet med utvikling og tilgjengeliggjøring av rapporter i nytt verktøy for datavarehuset STAR går i hovedsak etter planen. n for tidsbruk for de ulike aktivitetene er endret noe. Størst endring er det på brukerstøtte og dokumentasjon, n for SøknadsWeb er økt fra 600 til Oppgradering av SøknadsWeb har tatt noe mer timer enn planlagt. Dette er den første applikasjonen som er oppgradert til ny teknisk plattform og fått nytt grafisk uttrykk. Endringene er gjennomført i 1. og 2., men testing er ikke fullført. Det vil derfor bli brukt noen flere timer før denne kan leveres. For øvrige web-applikasjoner er prognosen satt noe lavere enn budsjettert. FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 1

4 Aktiviteter 1. Forvaltning og vedlikehold Systemvedlikehold Systemvedlikehold i FS omfatter alle delsystemene som består av, FS-base, saksbehandlerklient, StudentWeb, SøknadsWeb, FagpersonWeb, EVU-web, EpN, LIST og FS-WebService. Feilretting, systemdokumentasjon, mindre tilpasninger, ekstern rapportering og standardisering: Løpende oppgaver. Feilretting Det er brukt noen timer på feilrettinger etter oppgradering av database og klient (36 timer). Oppgraderinger FS7.5, database og klient, ble distribuert 27. mars, og var i produksjon for de fleste institusjoner før påske. Denne inneholdt - ny løsning for vitnemål, som følger den nye vitnemålsmalen fra UHR. - bedre funksjonalitet for administrativ behandling av utdanningsplaner - visning av utestengning i bilder og rapporter det er aktuelt - ny godkjenningsmodul er fullført i denne omgang, før arbeidet kan fullføres ved innføring av ny StudentWeb og saksflytsystem. - lagt til rette for mer bruk av studentnr i stedet for fødselsnummer Arbeidet med oppgradering til Oracle 12 er så vidt startet. Dersom vi finner det forsvarlig, vil oppgradering til UTF-8 gjøres samtidig som Oracle 12. Dette vil avklares i løpet av høsten. Systemdokumentasjon Mindre tilpasninger Det er utført en del mindre tilpasninger i andre, på grunnlag av prioriteringer gjort av planleggingsgruppa og andre ekspertgrupper, og ønsker som er kommet fra institusjonene (90 timer) Ekstern rapportering Kun mindre endringer ble utført til DBH-rapporteringen våren. Ny Lånekasse-rapportering er produksjonssatt for forhåndsgodkjenninger - se WebServices. Standardisering Det har ikke pågått standardiseringsarbeid i første, men det arbeides med innføring av standarder - se punkt om digitalisering av prosesser for studentmobilitet. FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 2

5 VPD Virtual Private Database(ferdig sommeren ): Arbeidet med innføring av VPD ble fullført i mai. Alle fem VPD demo- og prodbaser var da tatt i bruk. Med dette er et mangeårig prosjekt avsluttet, og vi har på databasesiden fått et miljø som er mye enklere å drifte. Institusjonsfusjoner (ferdig april ): Fusjonene til NMBU, HBV og UiT Norges arktiske universitet er fullført, og sluttrapport er levert. FS har bidratt i denne prosessen med utleie av prosjektleder til sammenslåingene for NMBU og HBV, og teknisk gjennomføring av sammenslåing av FS-basen for disse to. Det har også vært gitt noe hjelp til UiT-fusjonen. NITH, Westerdals og NISS fusjonerte våren. Også for denne er det leid ut prosjektleder, og FS bidrar også her med teknisk gjennomføring av sammenlåingen av FS-basene. Arbeidet er påbegynt i april, og skal fullføres høsten. Rutiner ved innføring av nye systemer og oppgradering av eksisterende (februar ): Det er laget nye rutiner for innføring og oppgradering av FS-systemet. Rutinene er dokumentert, og vedtatt, og satt i drift fra 1. august. Arbeidet foregår i henhold til planen. n for tidsbruk er satt noe ned. timer i 2. Systemvedlikehold FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 3

6 Brukerstøtte og dokumentasjon Brukerstøtte, bestillingskurs og workshops hos institusjoner, FS-opplæring på nett, testing, oppdatering av dokumentasjon og rutinebeskrivelser, produkteier/prosjektleder for webapplikasjonene og deltakelse i ekspertgrupper: Løpende oppgaver. Kurs(våren og høsten ): Høsten blir det holdt kurs i kvalifikasjon og vitnemål, doktorgradsmodulen, utdanningsplaner og Nomination og SøknadsWeb.. Det skal holdes til sammen 8 kursdager. Ny brukerdokumentasjon: Prosjekt Brukerdokumentasjon går mot slutten. Dette prosjektet har gått gjennom all brukerdokumentasjon og laget mal for hvordan brukerdokumentasjon skal være. Vi har valgt å bruke vortex som verktøy, og har nå fått ekstern hjelp for å konvertere all tidligere dokumentasjon inn i vortex. Det nye systemet gjør prosessen med å oppdatere dokumentasjonen mye enklere. Det som gjenstår er å lage opplegg for å kunne komme rett fra fs-klienten og inn i dokumentasjonen. I tillegg må all dokumentasjon bearbeides for å følge ny mal. Når brukerdokumentasjonen er ferdig vil arbeid med å gjennomgå kursdokumentasjon starte. Deltakelse på FS-kontaktforum og brukerforum (oktober ): De fleste i gruppen deltar på fs-kontaktforum på Rica Nidelven i Trondheim i slutten av oktober. Det ble i perioden opprettet 875 saker, tilsvarende tall for var 962 saker. Det er et større underforbruk i timer på brukerstøtte. Dette skyldes utleie av ressurser til fusjonsarbeid, oppfølging av omlegging til VPD og prosjektledelse for ny StudentWeb. Arbeidet foregår i henhold til plan. n er økt med 50 timer på grunn av at overgangen for ny høgskole er utsatt til våren timer i 2. Brukerstøtte og dokumentasjon Drift av FS FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 4

7 Ny høgskole På grunn av manglende interne ressurser hos Atlantis Medisinske Høgskole, er overgangen utsatt til våren Prosjektledelse (mars-oktober ): Utsatt. Konvertering (mars-oktober ): Utsatt. Opplæring(høsten ): Utsatt. Igangsetting (oktober ): Utsatt. timer i 2. Prosjektledelse, brukerstøtte og konvertering FS-sekretariatet Sekretariatet skal sørge for drift av Samarbeidstiltaket FS. FS-sekretariatet skal arrangere FS-Kontaktforum Temaer for presentasjoner og diskusjoner på Kontaktforumet vil bl.a. være: Presentasjon av ny organisasjon, nytt fra FS, presentasjoner av RUST og webapplikasjonene, integrasjoner mot bl.a. public360 og digital eksamen. Lånekassen er invitert til å informere om sine tjenester. Det vil i tillegg gjennomføres et gruppearbeid for å vedta sjekklister for følgende prosesser: Semesterregistrering, Godkjenningssaker mot GAUS, Begrunnelse og klage på eksamen, samt Tilpasset eksamen. Planleggingsgruppa for FS tror at sjekklister vil kunne erstatte behovet for mer omfattende rutinebeskrivelser. Hvis FS-kontaktene er enige, planlegger vi et kontinuerlig arbeid med utarbeidelse av sjekklister med forankring på fremtidige FS-Kontaktforum. Avklaring og utredning av endringer til betalingsmodulen (oktober -2015): Sekretariatet har gjennomgått Difi (Direktorat for forvaltning og IKT) kravene til EHF Elektronisk handelsfaktura, som er en standard for digital faktura. Så vidt vi ser krever standarden kun mindre endringer i FS-database og FS-klient. Disse vil kunne implementeres i ny FS-versjon våren Sekretariatet og utviklingsleder har videre hatt kontakt med representanter for IT og økonomiavdelingene ved Universitetet i Oslo, samt Uninett. Sekretariatet anbefaler en løsning der fakturareskontro lages i FS etter spesifikasjoner for EHF. FS kommuniserer videre med den enkelte institusjons aksesspunkt via WS (Webservices). Aksesspunktet vil deretter sende fakturaene til den enkelte virksomhet. Det gjenstår noen formelle avklaringer mot Uninett og deres leverandør av aksesspunkt, Capgemini, samt for de største universitetene som bruker Basware, før utvikling av integrasjonsløsning kan igangsettes. FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 5

8 Saksflytsystem (februar -2015): Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse /utvikling av et saksflytsystem er en av hovedprioriteringene for. I andre ble det jobbet videre med å lage skisse for funksjonelle krav til saksflytsystemet, som vil danne beslutningsgrunnlag for endelig behandling i FSAT-styret. Drift av FS: Fra og med 1. januar overtok Samarbeidstiltaket FS det formelle driftsansvaret for FS med den tekniske driften hos UiO ved Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT). Overtakelsen av ansvaret for Drift av FS har vist behov for opprydning og forbedring av rutiner for blant annet passordendringer av systembrukere, driftsmeldinger ved planlagt nedetid og driftsstans, begrensning av direktetilganger til institusjonenes databaser, samt inngåelse av driftsavtale med USIT-drift. Dette arbeidet har krevet og vil kreve en del oppfølging av sekretariatet. Det er likevel all grunn til å tro at arbeidet har ført til betydelig større forutsigbarhet for institusjonene i forhold til planlagt nedetid, og en vesentlig profesjonalisering av bestillerfunksjonen mot USIT. timer for er overskredet, men Sekretariatet mener likevel denne overskridelsen er nødvendig både ut fra sikkerhetsmessige og kvalitetsmessige hensyn. Søketjenesten GAUS: Søketjenesten GAUS (Godkjenning av utenlandske studier) er testet av prosjektgruppen og produksjonssatt i første. GAUS ble satt i produksjon Sluttrapport for utviklingsprosjektet ble sendt til KD Rapporten inneholdt også vurderinger rundt kost-nytte av import av NOKUTs vedtak fra NOKUTs nåværende base til GAUS. GAUS ble presentert på vårens FS-Kontaktforum, der institusjonene fikk informasjon om hvordan igangsette import fra FS til GAUS og hvordan få tilgang til GAUS-tjenesten. GAUS er nå tatt i bruk ved 26 av 51 FS-institusjoner. Det er avlevert ca enkeltvedtak om godkjenning av utenlandsk utdanning. FS-sekretariatet følger opp institusjonene som ikke har tatt GAUS i bruk og har det som mål at tjenesten er i bruk i hele sektoren ved utgangen av. Det er i tillegg startet en prosess for implementering av GAUS ved BI. Tilbakemeldingene på funksjonalitet i GAUS er positive. Institusjonene trekker frem både brukervennlig grensesnitt og meget god kvalitet på søk-funksjonalitet, som gjør det enkelt å raskt finne frem til relevante vedtak i GAUS. Institusjonene har påpekt varierende datakvalitet på vedtakene som er eksportert fra FS til GAUS. FSAT har derfor startet en prosess for heving av datakvalitet i GAUS. Det er bl.a. utarbeidet en sjekkliste (huskeliste) for innlegging av GAUS-data i FS. Det er planlagt at FS-institusjonene arbeider med å kvalitetssikre sjekklisten gjennom gruppearbeid på høstens FS-Kontaktforum Det er utarbeidet en nettside om GAUS med informasjon om hvordan igangsette tjenesten ved en FS-institusjon samt brukerveiledning for GAUS. Det er noe underforbruk i antall timer utført i 1. enn budsjettert. Dette skyldes i hovedsak en ubesatt stilling frem til medio mars. n er satt ned noe da sekretariatet etter sommeren ikke har daglig leder på full tid. Arbeidet foregår i henhold til planen. FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 6

9 timer i 2. Tertial FS-sekretariat Drift av FS Forvaltning og vedlikehold timer i timer Tertial Systemvedlikehold Brukerstøtte og dokumentasjon Betalingskurs (ikke med I sum) (150) 0 0 Ny høgskole FS-sekretariat Drift av FS FS-sekretariat Drift av FS brukerstøtte SUM FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 7

10 2. Videreutvikling av eksisterende funksjonalitet SøknadsWeb Integrasjon med RUST (desember ): Ikke utført. Teknisk oppgradering (ferdigstilles i januar ): I perioden har det blitt arbeidet med å oppgradere SøknadsWeb fra EAP5 til EAP6. Hoveddelen av arbeidet med oppgradering av SøknadsWeb ble fullført i 1., og testing av ny løsning er igangsatt. FUN (ferdigstilles i januar ): SøknadsWeb er gitt et moderne grensesnitt med FUN, og endringen kan leveres institusjonene når teknisk oppgradering er ferdig utviklet og testet. Det er i 2. laget ny innloggingsløsning mot idporten. Det gjenstår noen mindre endringer i spørreskjema og innlogging før ny SøknadsWeb kan legges ut til test senere i høst. Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Ingen endringer levert i første og andre. Flere endringer/forbedringer er tatt inn i arbeidet med teknisk oppgradering. Oppgradering av SøknadsWeb har tatt noe mer timer enn planlagt. Dette er den første applikasjonen som er oppgradert til ny teknisk plattform og fått nytt grafisk uttrykk. Endringene er gjennomført i 1. og 2., men testing er ikke fullført. Det antas derfor at det blir brukt noen timer til før denne kan leveres. Øker prognosen fra 600 til 1000 timer. timer i 2. Tertial SøknadsWeb Nomination Design (desember ): Ikke påbegynt. Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Kun mindre endringer i første : Det er innført logging av hvem som nominerer (vises i fsklienten). Arbeidet totalt sett følger planen. timer i 2. Tertial Nomination FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 8

11 FagpersonWeb Sensurregistrering (oktober -2015): Arbeidet ikke startet Teknisk oppgradering (desember ): Arbeidet er startet i 2. FUN (desember ): Arbeidet er startet i 2. Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Arbeid med teknisk oppgradering og FUN er startet i andre. Det er for UiO lagt til funksjonalitet for møtt-registrering. Deler av FagpersonWeb er oppdatert med nytt grensesnitt, som også er responsivt, dvs det fungerer også på mobile plattformer. Arbeidet følger planen. n er satt en del lavere, da vi regner at arbeidet med teknisk oppgradering og FUN ikke er så omfattende som med SøknadsWeb, og erfaringer fra arbeidet med SøknadsWeb kan videreføres i FagpersonWeb. timer i 2. Tertial FagpersonWeb EVUweb Ny versjon av EVUweb ble lagt ut i januar som kun inneholdt feilrettinger. Resten av året er blir det trolig kun tid til nødvendige rettelser, men det kommer an på progresjonen i arbeidet med StudentWeb 3 og oppgraderingen av de resterende webapplikasjonene til FUN og ny versjon av JBossSeam. Teknisk oppgradering (desember ): Arbeidet ikke startet FUN (desember ): Arbeidet ikke staret Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Ingen endringer i andre. Arbeid med teknisk oppgradering og FUN starter når jobben med FagpersonWeb er fullført. Arbeidet følger planen. timer i 2. EVUweb FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 9

12 EpN EpN er tatt i bruk i produksjon vad alle institusjoner. Det er i etterkant av dette foretatt feilrettinger og mindre utbedringer. Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Arbeidet følger planen. timer i 2. EpN RUST Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Ingen endringer i andre. Endringer i UH-loven er kommet og konsesjon ble gitt av datatilsynet i august. Forventer produksjonssetting i september. Arbeidet følger planen. timer i 2. RUST Datavarehuset STAR Anskaffe nytt rapport og presentasjonsverktøy (våren ): Anskaffelsesprosessen ble finalisert i andre og det ble inngått en kontrakt mellom RAV Norge AS og Universitetet i Oslo for kjøp av verktøyet Tableau. Det ble laget en detaljert plan for etablering av driftsplattform(«fase 1») for Tableau og tidsplan for implementering av Tableau ved institusjonene i UH-sektor («Fase 2»). FS-sekretariatet har koordinert samarbeidet mellom RAV Norge AS, Gruppe for datavarehus ved FSAT og Gruppe for applikasjonsdrift ved USIT for å forberede implementering av Tableau. STAR kravspesifikasjon for rapporter: Arbeidsgruppen for STAR ble reetablert i andre. Oppstartsmøte for STAR holdes i oktober. Brukerstøtte: Datavarehus bistår LIST-brukere med support og oppfølging. Det gis også support til forskere og andre som ikke bruker LIST selv men som ønsker data fra eget lærested. FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 10

13 timer i 2. Datavarehuset STAR Videreutvikling av eksisterende funksjonalitet timer i 2. SøknadsWeb Nomination FagpersonWeb EVUweb Emneplanlegging på net - EpN RUST Datavarehuset STAR SUM FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 11

14 3. Utvikling av ny funksjonalitet WebService Feide Connect, samarbeid med institusjonene om utvikling, tekniske oppgraderinger og feilretting: Løpende oppgaver. Feide Connect Tjenester som er etterspurt er lagt ut i test, og FS er i stadig dialog med Uninett om endringer / forbedringer på disse. Foreløpig er ikke ferdigstilling av disse tjenestene tidsfestet fra Uninett. Det vil arbeides med i høst med å ta i bruk Feide Connect-tjenester i FSWS-applikasjoner. Samarbeid om utvikling FS har fått et eget track på Uninetts SUHS-konferanse i oktober, med integrasjon og WebService som tema. Tekniske oppgraderinger FS har vært i kontakt med institusjoner som har behov for å oppgradere sine tjenester i.f.m. oppgraderingen av FS Webservice. Disse har svart at oppgraderinger er på plass og testet. Oppgraderingen vil gjøres 1. desember. Feilretting FS Webservice har RT-vakter og løser innkomne feilsituasjoner. Endringer / oppgraderinger legges inn i Jira og prioriteres ved sprintmøter. Utveksling med digitale eksamenssystemer (pilot i mars, produksjon i juni): De første tjenestene for overføring av informasjon fra FS til digitale eksamenssystemer er utviklet, og satt i produksjon. Uninett har satt opp en tjenestebuss som benytter disse tjenestene. Tjenesten har vært testet med flere digitale eksamenssystemer. Resultatutveksling (våren ): Tjeneste for eksport av resultater, med tilhørende informasjon: Funksjoner for resultatutveksling er utviklet, og ble testet høsten 2013 mellom NTNU og HiST. Tjenesten er videreutviklet på grunnlag av erfaringene fra den testen, og flere tester er kjørt våren. Tjenesten ble levert til institusjonenes test/demo-miljø før sommeren, med planlagt produksjonssetting september hos alle institusjoner som vil delta i denne. Its learning (våren ): Tjenesten for eksport til Fronter er i ordinær produksjon, men med fortsatt oppfølging og justeringer. Tjenesten for eksport til its learning har blitt testet, og ble satt i produksjon av HiST 2. mai. Tjenesten er nå under test også ved andre institusjoner. Endringssendinger (høsten ): Både for Fronter og its learning integrasjonen er det lagt til rette for adskillig hyppigere overføringer, i form av endringssendinger. Er i første omgang tatt i bruk i ny løsning mot its learning. FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 12

15 FS Eksport av studieinformasjon (juni ): Omskriving av tjenesten for eksport av studieinformasjon fra FS for publisering på interne websider fullført, og er til testing ved flere institusjoner. Forhåndsgodkjenninger til Lånekassen (februar ): Ny tjeneste for leveranse av informasjon om forhåndsgodkjenning ble levert Lånekassen i januar, og er satt i produksjon ved alle institusjoner. Tjenesten brukes direkte av Lånekassen når studenten søker om lån for delstudier i utlandet. Tjenesten erstatter D-skjemaet som institusjonene hittil har måttet fylle og levere til studenten. Ved noen institusjoner kreves det rutineendringer for at tjenesten skal fungere. Det er holdt et erfaringsmøte med Lånekassa, og rutinene ved institusjonene er i hovedsak tilpasset den nye ordningen. Det vil foretas mindre endringer i tjenesten for å forenkle feilsøk, og det vil utvikles varsler når lånekassa spør etter data uten å finne dette. GAUS-klient (testmiljø klart i januar, produksjon til våren ): Klient for leveranse av godkjenningsinformasjon til GAUS ble utviklet og produksjonssatt i første. TimeEdit (spesifikasjon klar september -ferdig sommeren 2015): Denne er ikke påbegynt. FS-utvikler har vært på kurs slik at FS nå er sertifisert til å gjennomføre en slik integrasjon. Elektronisk semesterkort (mai ): HiOA fikk før påske på plass avtale med Computas om utvikling av app for semesterkvittering. FS har deltatt i spesifikasjonen av tjenesten, og har utviklet en integrasjon for leveranse av nødvendig informasjon til tjenesten. Det er kjørt en vellykket pilot høsten ved HiOA, der alle studenter har fått tilbud om å kunne benytte denne. Arbeidet følger planen. timer i 2. WebService Ny StudentWeb Utvikling av ny StudentWeb (januar-oktober ): Det har i denne perioden blitt arbeidet mye med utvikling av ny StudentWeb. Utdanningsplaner og melding til undervisning og vurdering er i hovedsak fullført, og dette er de to største og mest kompliserte delene av StudentWeb. Test av ny StudentWeb (juni-oktober ): Institusjonene som deltar i StudentWeb-gruppen har fått tilgang til ny StudentWeb og deltar nå i testing av denne. FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 13

16 Pilot av ny StudentWeb (november ): Det planlegges nå å kunne tilby ny StudentWeb for produksjonssetting ved noen få institusjoner fra desember. Rulle ut ny StudentWeb i produksjon (januar 2015): Ikke startet Det er brukt en del mer tid enn budsjettert. Arbeidet foregår i henhold til plan. De første delene av ny StudentWeb er levert til test ved institusjonene, og nye versjoner rulles ut jevnlig. timer i 2. Ny StudentWeb Digitalisering og videreutvikling på prioriterte områder Digital eksamen (-2015): FS er klargjort for å utveksle informasjon med digitale eksamenssystemer, og de første tjenestene for overføring er utviklet i første. Uninett har satt opp en tjenestebuss som benytter disse tjenestene. Tjenestene er testet av flere eksamenssystemer. Digitale vitnemål og karakterutskrift (-2015): Det er opprettet en ny vitnemålsgruppe i regi av UHR som følger opp innfasing av ny løsning. Denne gruppen foreslår også ny mal for PhD-vitnemål, da den opprinnelige gruppen kun så på bachelor og master. Deler at funksjonaliteten for nytt vitnemål og DS er flyttet fra FS-klient til web-service, som en forberedelse på å automatisere denne prosessen med å lage digitale vitnemål og karakterutskrifter og å få frem selvbetjente løsninger for karakterutskrift. Dette gjelder pdf-generering, og satt i produksjon ved institusjonene. Digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering (oktober -2015): Resultatutveksling: Funksjoner for resultatutveksling er utviklet, og er planlagt produksjonsstart september. Løsningen ble testet av HiST og NTNU, og er etter dette videreutviklet. Stresstest er utført i 1., og det gjennomføres nå test ved flere institusjoner.. I forbindelse med semesterregistrering for høsten er institusjonene bedt om å starte opp med å hente inn akseptanse fra den enkelte student for å kunne hente denne informasjonen fra andre utdanningsinstitusjoner. Akseptanse kan i dag gjøres av studenter via StudentWeb, og dette vil også kunne gjøres i neste versjon av SøknadsWeb. FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 14

17 Nordforum-prosjekt: Arkitektur for resultatutveksling mellom nordisk høyere utdanning er spesifisert, og en demonstrasjonstjeneste er utviklet. Denne ble vist denne frem på EUNIS i juni. Det er under utarbeidelse en søknad om Erasmus+ midler for å fullføre dette prosjektet. Prosjekt "Erasmus Without Paper". Søknad om støtte fra Erasmus+ ble sendt 29. april. Svaret var dessverre negativt, og det er dermed ikke gitt midler til prosjektet i denne omgang. Dette er et prosjekt som har partnere fra Italia (ledes av Universitetet i Roma), Belgia, Nederland, Spania, Tyskland, Østerrike, Irland, Sverige og Norge. FS deltar med ledelse av WorkPackage for standardisering, datamodellering og dataformater, og vil også delta i utvikling av pilot. Hvordan prosjektet tas videre er pr nå uklart, men det er ønskelig å gå en runde til med Erasmus for å få gjennomført dette. Det forsøkes også å settes i gang et nytt prosjekt "European Digital Graduate Recruitment Alliance". Også for dette planlegges søknad til Erasmus+, men dette vil ikke skje før i FS vil da delta som leder for WorkPackage "Needs Analysis, State-of-the-Art, Best Practices". Prosjekt "EMREX". EMREX er et prosjekt initiert av Nordforum for digital utveksling av resultatinformasjon på tvers av landegrensene. Det er i andre gjennomført beskrevet en arkitektur for dette, og det er utviklet testapplikasjoner for tjenesten i Norge og Finland. Disse tjenestene er koblet sammen, og utveksler data mellom testmiljøer. Tjenesten ble vist frem under EUNIS-konferansen juni. I vår ble det sendt inn en presøknad for å kunne søke om Erasmus+ -midler for gjennomføring av prosjektet. Svaret på denne var positiv, og søknad om midler er sendt inn i oktober, bl a med støtte fra KD. Opptak (mars ): Klargjøring for opptaket ble levert med FS7.5 (slutten av mars) Godkjenningsmodulen (-2015): Godkjenningsmodulen ble i første oppgradert med de siste endringene som kan utføres før ny StudentWeb er på plass. Videre digitalisering av modulen forutsetter ny StudentWeb, og i neste omgang også et saksflytsystem. Undervisningsmodulen (-oktober2015): Første møte i ekspertgruppe for ny undervisningsmodul ble avholdt første, og aktivitetsdekomponering er ferdigstilt. I andre er det arbeidet med ny datamodell, og denne vil ferdigstilles i september. Integrasjon mot folkeregisteret (mai -2015): Ikke startet efaktura (oktober -mars 2015): Arbeidet med utredning av efaktura-løsning i FS er i hovedsak fullført. Det gjenstår å få helt avklart om FS kan benytte de samme avtalene og kontaktpunktene som institusjonene allerede bruker for utsending av efakturaer fra økonomisystemene. Det er i denne omgang kontakt med Universitetet i Oslo og Uninett for å få avklart dette. FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 15

18 Det har vært underforbruk av timer i første, men arbeidet følger planen. Klargjøring av opptaket inneholdt få endringer fra SO, det ble derfor brukt lite timer på dette. Store utviklingsoppgaver som endringer i undervisningsmodulen vil ikke startes før kravspesifikasjon er klar i høst. timer i 2. Digitalisering og videreutvikling på prioriterte områder Utvikling av ny funksjonalitet timer i 2. WebService Ny StudentWeb SUM Eksamensprosessen Vitnemål og karakterutskrift Studentmobilitet og internasjonalisering Godkjenningsmodulen Undervisningsmodulen efaktura Integrasjon mot folkeregisteret SUM SUM FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 16

19 Oversikt over timeregnskap pr Aktivitet timer i 2. Forvaltning og vedlikehold Systemvedlikehold Brukerstøtte og dokumentasjon Ny høgskole FS-sekretariat Drift av FS FS-sekretariat Drift av FS - brukerstøtte Sum forvaltning og vedlikehold Videreutvikling av eksisterende funksjonalitet SøknadsWeb Nomination FagpersonWeb EVUweb Emneplanlegging på Nett EpN RUST Datavarehuset STAR Sum videreutvikling Utvikling av ny funksjonalitet WebService Ny StudentWeb Sum Eksamensprosessen Vitnemål og karakterutskrift Studentmobilitet og internasjonalisering Godkjenningsmodulen Undervisningsmodulen efaktura Integrasjon mot Folkeregisteret Sum Sum utvikling av ny funksjonalitet Totalt FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 17

20 Oversikt over budsjett og regnskap pr UTGIFTER Sekretariat 3,87 årsverk Betalingskurs 0,1 årsverk Forvaltning og vedlikehold 9,26 årsverk Budsjett Kjøp av personell fra USIT til FS-sekretariat (3,87 årsverk/5 805 timer) Kjøp av personell fra USIT for betalingskurs, basert på omfanget i 2013 (0,1 årsverk/150 timer) Kjøp av personell fra USIT til forvaltning og vedlikehold (9,26 årsverk/ timer) Regnskap Rapporteres i timeregnskap Rapporteres i timeregnskap Rapporteres i timeregnskap Videreutvikling 4,42 årsverk Videreutvikling av eksisterende funksjonalitet Kjøp av personell fra USIT til videreutvikling av funksjonalitet (4,42 årsverk/6 630 timer) Rapporteres i timeregnskap Nyutvikling 6 årsverk Utvikling av ny funksjonalitet Kjøp av personell fra USIT til utvikling av ny funksjonalitet (6 årsverk/9 000 timer) Rapporteres i timeregnskap Nyutvikling 2,1 årsverk Digitalisering og prioriterte områder Kjøp av personell fra USIT til videreutvikling av FS (2,1 årsverk/3 120 timer) Rapporteres i timeregnskap Andre utgifter Leie av infrastruktur, drift av utviklingsmiljø og fellestjenester Konsulentbistand Konferansedeltakelse, kompetanseoppbygging Reiser/kurs sekretariat og brukerstøtte Bevertning på møter og kurs Seminarer/Brukerforum/Kontaktforum Ekstra datautstyr, programvare, linjeleie Utgifter i forbindelse med standardiseringsarbeid Prosjektleder STAR Sum andre utgifter SUM UTGIFTER FS Tertialrapport 2. Felles studentsystem 18