Instruks for internrevisjon ved NMBU Instruks for revisjonsutvalg ved NMBU

Transkript

1 US 42/2015 Instruks for internrevisjon ved NMBU Instruks for revisjonsutvalg ved NMBU Universitetsledelsen Saksansvarlig: Økonomi- og eiendomsdirektør Saksbehandler(e): Jan E. Aldal, Hans Chr Sundby, Siri Margrethe Løksa Arkiv nr: 14/03211 Vedlegg: 1. Instruks for internrevisjon NMBU 2. Instruks for revisjonsutvalg ved NMBU Forslag til vedtak: 1. Styret vedtar det fremlagte forslag til instruks for internrevisjon. Instruksen vedlegges protokollen. 2. Styret vedtar det fremlagte forslag til instruks for revisjonsutvalg. Instruksen vedlegges protokollen. 3. Universitetsstyret utnevner følgende medlemmer til revisjonsutvalget: 28. april 2015 Mari Sundli Tveit Rektor

2 Innledning Universitetsstyret vedtok i styremøte 2. april 2014 (US-sak 44/2014) å etablere en internrevisjon for universitetet. I annengangs behandling av saken den 12. juni 2014 (USsak 84/2014) vedtok Universitetsstyret å sette internrevisjon ut til ekstern leverandør for en prøveordning på 2 år. Universitetsstyret skal i denne saken ta stilling til instruks for internrevisjonen. Denne skal styre hvordan ekstern leverandør utfører internrevisjonen på vegne av styret. Instruksen omhandler roller, ansvar, organisering og utføringen av den årlige internrevisjon. I saken redegjøres det for revisjonsutvalg som et forberedende og rådgivende underutvalg oppnevnt blant universitetsstyrets medlemmer. Et revisjonsutvalg er en mulig opsjon for styret for utøvelse av sin funksjon knyttet til den den interne kontroll. Revisjonsutvalget vil ha oppgaver knyttet til styrets utøvelse av intern kontroll, risikostyring og rapportering. Revisjonsutvalget vil, på styrets vegne, forestå den operative kontakten med internrevisjonen. Det legges fram forslag til instruks for revisjonsutvalget. Den strategiske forankring av instruksene Instruksene legger til grunn NMBUs verdigrunnlag (RAUS), hvor institusjonen skal være ambisiøs og hvor vi «setter oss høye mål og stiller krav til kvalitet og etisk standard i alt vi gjør». Instruks for økonomiforvaltningen for statlige universiteter og høyskoler, fastsatt av Kunnskapsdepartementet (KD), slår fast at styret skal påse at institusjonens interne kontroll er dokumentert og tilpasset risiko og vesentlighet og forhindrer styringssvikt, feil og mangler ( 6.2). Videre skal styret sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater ved institusjonen. Styret tar stilling til frekvens og omfang ut fra risiko og vesentlighet ( 6.1). Instruksen forholder seg til tildelingsbrev fra KD og kravet om overholdelse av lover og regelverk innen universitets- og høyskolesektoren. Blant annet ber KD i tildelingsbrevet for 2015 institusjonsstyrene om å «videreføre arbeidet med å utvikle effektive arbeidsprosesser og god internkontroll». Instruks for internrevisjonen Instruksen legger til grunn at internrevisjon er en systematisk og uavhengig undersøkelse innenfor hele universitetets virksomhet for å se til at det er etablert forsvarlige og hensiktsmessige opplegg for intern kontroll og risikostyring, aktiviteter og rutiner er i overensstemmelse med det som er planlagt og blir effektivt gjennomført, og at mål, planer, krav og prosedyrer er kjent, forstått og etterleves. Den fremlagte instruks for internrevisjonen fastsetter: formålet med den interne revisjonen, blant annet oppfølging og effektivisering av den interne kontrollen hvordan internrevisjonen skal planlegges gjennom en årlige plan for revisjonen, 2

3 3 hvordan internrevisjonen skal gjennomføres hvordan internrevisjonen skal rapportere Etablering av revisjonsutvalg og instruks for utvalget Under drøftingene i Universitetsstyret om etablering av internrevisjon i 2014 ble spørsmålet om etablering av et revisjonsutvalg drøftet uten at det ble trukket noen klar konklusjon. Styret vurderte dette imidlertid som en interessant ordning som kan bidra til å utvikle et godt kontrollmiljø. Et revisjonsutvalg er et forberedende og rådgivende utvalg oppnevnt av og blant universitetsstyrets medlemmer som har til oppgave å gjennomgå regnskapsrapporteringen og å overvåke NMBUs systemer for internkontroll, risikostyring og internrevisjon (mer om revisjonsutvalg under). Etablering av et revisjonsutvalg handler om hvordan styret ønsker å utøve sitt ansvar for den interne kontroll og risikostyring, og hvilken arbeidsform styret vil legge til grunn (styret i plenum eller etablering av at under-/arbeidsutvalg) og vektlegging. Dette er et forhold som tilligger styret selv å avgjøre. Med bakgrunn i allmennaksjelovens 6-41 skal alle ASA over enn viss størrelse (fler enn 250 ansatte, balansesum større enn 300 mill. kroner, nettoomsetning større enn 350 mill kroner) etablere et revisjonsutvalg blant styrets medlemmer. Oppgavene til revisjonsvalget vil i henhold til denne være: a) forberede styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen b) overvåke systemene for internkontroll og risikostyring samt selskapets internrevisjon om slik funksjon er etablert c) ha løpende kontakt med selskapets valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet d) vurdere og overvåke revisors uavhengighet, jfr. revisorlovens kapittel 4, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskapet utgjør en trussel mot revisors uavhengighet Med bakgrunn i at NMBU revideres av Riksrevisjonen vil det ikke være naturlig å inkludere oppgavene under punktene c) og d). Det er ikke plikt til å etablere slike utvalg gjennom UH-loven, og det er heller ingen universiteter som har etablert revisjonsutvalg. Begrunnelsen for lovbestemmelsene om revisjonsutvalg framgår av EUs 8. direktiv der det heter at «revisjonsutvalg og effektiv internt kontrollsystem bidrar til å redusere finansiell og operasjonell risiko, redusere sannsynligheten for manglende overholdelse av lover og regler og til å øke kvaliteten i regnskapsavleggelsen». Det er de samme hensyn som ligger til grunn for tildelingsbrevet og KDs økonomiinstruks og beskrivelsen der om styrets ansvar for den interne kontroll og risikostyring. Vi har tilsvarende bestemmelser gjennom lov om kommuner og fylkeskommuner hvor det skal etableres kontrollutvalg. I den vedlagte instruks for revisjonsutvalget ved NMBU avgrenses revisjonsutvalgets arbeidsområde til gjennomgang av systemene for internkontroll og risikostyring, samt regnskapsrapporteringen. Revisjonsutvalget er det operative kontaktpunktet overfor internrevisjonen på vegne av styret.

4 4 Forslag til instruks for revisjonsutvalget følger i vedlegg 2. Rektors vurdering I årsrapporten for 2014 konkluderes det med at den interne kontroll er godt utviklet på sentrale områder, men at det gjenstår å få på plass et helhetlig system. Rektor anser at etableringen av intern revisjon og et revisjonsutvalg vil: bidra til å videreutvikle NMBUs system for intern kontroll gi styremedlemmene et reelt grunnlag for den bekreftelse de skal gi overfor KD gjennom årsrapporten om at institusjonen har en god internkontroll. Styret skal samtidig redegjøre for sine overordnete risikovurderinger. Universitetsstyret har lagt til grunn et utvidet mandat for etableringen av internrevisjon ved NMBU. Rektor har fulgt opp denne forståelsen ved utarbeiding av instruksene om internrevisjonen og revisjonsutvalget. Rektor ser utvikling av intern kontroll i sammenheng med utviklingen av de administrative funksjoner som et helt nødvendig grunnlag for fremragende utdanning og forskning. En godt utviklet internkontroll er et nødvendig grunnlag for en effektiv tjenesteproduksjon. Gitt at universitetsstyret velger å etablere et revisjonsutvalg blant sine medlemmer, vil rektor anbefale at utvalget består av 3 medlemmer. For å sikre uavhengighet til organisasjonen kan det være en fordel at to av medlemmene utgjøres av de eksternt oppnevnte styremedlemmene.

5 5 Vedlegg 1. Instruks for internrevisjon ved NMBU. Fastsatt xx. xxx FORMÅL OG DEFINSJON Internrevisjon er en systematisk og uavhengig undersøkelse innenfor hele universitetets virksomhet som blir gjennomført for å se til at: det er etablert forsvarlige og hensiktsmessige opplegg for intern kontroll og risikostyring aktiviteter og rutiner er i overensstemmelse med det som er planlagt og blir effektivt gjennomført mål, planer, krav og prosedyrer er kjent, forstått og etterleves Interne revisjoner skal baseres på vesentlighet og risiko og gi grunnlag for å utøve effektivt tilsyn med organisasjonen, forvaltning og ressursbruk. Ved slike revisjoner vurderes behovet for korrigerende tiltak og/eller forbedringer. 2. ROLLER OG ANSVAR Universitetsstyret har det overordnede ansvaret for tilsyn ved institusjonen. Internrevisor skal evaluere og bidra til å forbedre universitetets risikovurdering, risikohåndtering og måloppnåelse. Revisjonsaktivitetene skal gjennomføres i samsvar med lover, myndighetskrav og relevante faglige standarder for internrevisjonen. 3. ORGANISERING Internrevisjonen rapporterer til universitetsstyret. 4. PLANLEGGING, GJENNOMFØRING OG RAPPORTERING Revisjonsutvalget i samarbeid med internrevisjonen utarbeider forslag til plan overfor universitetsstyret for internrevisjonen med årlige revisjonsmål. Revisjonsplanen legges fram for rektor for uttalelse. I den operative revisjonen koordinerer internrevisjon seg med rektor og de ressurser denne stiller til rådighet. Rådgivningsaktiviteter ut over det som ligger i årsplanen kan avtales direkte med rektor. Ved gjennomføring av revisjoner, holdes rektor løpende orientert om funn av vesentlig betydning. Rapporter fra de enkelte revisjoner stiles til styret, med tilsvar fra revidert enhet og kvalitetssikring av fakta. Rapportene fra de enkelte revisjoner legges fram for revisjonsutvalget. Internrevisjonen utarbeider en årsrapport som legges fram for styret. Rektor følger opp at revidert enhet iverksetter tiltak som besluttes som følge av revisjonsanbefalingene.

6 5. RETTIGHETER OG PLIKTER Leverandør av intern revisjon skal holde seg oppdatert på vesentlige endringer i NMBUs strategi, organisering, virksomhet og risikoforhold. Det forutsettes at det ved vesentlige endringer er en løpende kommunikasjon mellom rektor og leverandør av internrevisjon. Internrevisjonen skal ha tilgang til all informasjon ved NMBU som har relevans for internrevisjonsaktivitetene. Internrevisjonen er bundet av taushetsplikt i alle saker de kommer over gjennom sitt arbeid. Denne instruksen vedtas med virketid på 2 år. Etter at den 2-årige prøveordning med ekstern leverandør av internrevisjon skal ordningen evalueres. Dette innebærer også en evaluering av denne instruks. Denne instruksen er godkjent av Universitetsstyret 7. mai 2015, og gjøres gjeldende fra dags dato. 6

7 7 Vedlegg 2. Instruks for revisjonsutvalget ved NMBU. Fastsatt xx. xxx FORMÅL Revisjonsutvalget er et saksforberedende og rådgivende underutvalg av Universitetsstyret og skal støtte styrets arbeid med oppfølging av internrevisjon, intern kontroll, regnskapsrapportering, etterlevelse av etiske retningslinjer og den samlede risikostyring. Universitetsstyrets og det enkelte styremedlems ansvar endres ikke som følge av revisjonsutvalgets arbeid. 2. ORGANISERING Det velges tre medlemmer til revisjonsutvalget blant Universitetsstyrets medlemmer. Medlemmene utnevnes for en periode på to år. Rektor oppnevner sekretær for revisjonsutvalget. 3. MYNDIGHET Revisjonsutvalget arbeider innenfor denne instruks og skal ikke fatte beslutninger med mindre det er delegert fra styret. 4. OPPGAVER Revisjonsutvalget skal; gjennomgå NMBUs systemer og rutiner for intern kontroll gjennomgå NMBUs risikostyring og faktiske risikoprofil gjennomgå NMBUs tertialregnskaper og tertialrapporter, årsregnskap og vesentlige vurderingsposter i tertialregnskap og årsregnskap utarbeide forslag til plan overfor universitetsstyret for internrevisjonen med årlige revisjonsmål gjennomgå internrevisjonens rapporter 5. SAKSBEHANDLING Utvalget kan behandle saker når minst to av medlemmene deltar. Det skal føres protokoll fra hvert møte. Protokollen sendes Universitetsstyret som del av innkallingen i første forestående styremøte. Utvalget gir en muntlig orientering til styret om viktige saker på det første styremøtet etter hvert møte i revisjonsutvalget. For øvrig rapporterer revisjonsutvalget til styret i styremøte eller på annen måte når styret ber om dette eller når utvalget vurderer dette som nødvendig for at samtlige medlemmer av styret skal ha tilgang til vesentlig informasjon. Denne instruksen er godkjent av Universitetsstyret xx. xxx 2015, og gjøres gjeldende fra dags dato.