Rapport om styrets arbeid i 2009

Transkript

1 US-SAK NR: 13 /2010 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP ADM.DIREKTØR SAKSANSVARLIG: STABSDIREKTØR SAKSBEHANDLER(E): JAN OLAV AASBØ ARKIVSAK NR: 09/187 Rapport om styrets arbeid i 2009 Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg: a. Oppsummering fra fjorårets Rapport om styrets arbeid b. Presentasjon fra Inger Anni Schult fra fjorårets behandling Forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak fra administrasjonen. Ås, 14. januar 2010 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør

2 2 STYRETS RAPPORT OM EGET ARBEID I 2009 Det vises til tildelingsbrevet for 2009 hvor det framgår at styret i Rapport og planer ( ) gir en rapportering om styrets arbeid. Konkret ber KD om at: Styret skal gi en vurdering av eget arbeid, herunder sammensetning og hvordan styret fungerer som kollegialt organ. Vurderingen kan ta utgangspunkt i styrets arbeid med strategisk planlegging av den faglige virksomheten, mål- og resultatstyring, risikovurderinger og oppfølging av revisjonsmerknader. Rapport og planer ( ) skal behandles i universitetsstyret 25. februar. Da legger universitetsdirektøren fram et samlet dokument. I dokumentet inngår rapporten om styrets arbeid. Av hensyn til prosessen med å utarbeide et samlet dokument til styret til 25. februar, må styret på møtet 28. januar gjennomføre den egenevaluering av sitt arbeid som KD etterspør. Styrets behandling 28. januar Universitetsdirektøren legger ikke fram noe forslag til vedtak i denne saken. Det skal styret selv, basert på drøftingene 28. januar, utforme. Universitetsdirektøren har i samråd med rektor utarbeidet dette dokumentet mer som et prosessdokument; hvordan kan evalueringen i styret gjennomføres og hvilke forhold bør styret spesielt vurdere når det skal gjennomføre evalueringen. Det er den samlete styreaktivitet og saksbehandling i 2009 til universitetsstyret som er grunnlaget for evalueringen. Hvordan gjennomføres evalueringen i styret? Det forutsettes at det er styrets vurdering av eget arbeid i hele 2009 som skal ligge til grunn for rapporten om styrets arbeid. Det foreslås at evalueringen gjennomføres med administrasjonen til stede slik det ble gjort i fjor. Styret legger opp til en to-delt behandling basert på oppdraget fra KD. I del 1 gir styret en evaluering av sin arbeidsform, som kollegialt organ. Del 2 omhandler styrets arbeid som det øverste styrende organ for virksomheten ved UMB. Hvilke forhold bør spesielt vurderes i evalueringen av styrets arbeid? Del 1 Styret som kollegialt organ Rektor ber om at styrets medlemmer til møtet forbereder seg til en drøfting over følgende spørsmål: a) Er forutsetningene til og målene med styrearbeidet klare? b) Har vi nødvendig kompetanse totalt sett i styret? c) Er vår arbeidsplan dekkende for våre oppgaver? d) Er vår arbeidsform god? e) Hvordan fungerer våre møter? f) Får vi tilfredsstillende sakspapirer? g) Er våre konklusjoner og vedtak klare? h) Får vi tilstrekkelig informasjon til å utøve styrets kvalitetssikringsoppgaver?

3 3 Del 2 Styret som øverste styrende organ ved UMB Her har KD gitt noen stikkord; den strategiske planlegging av den faglige virksomheten, mål- og resultatstyring, risikovurderinger og oppfølging av revisjonsmerknader. Til sistnevnte er å nevne at det i 2009 ikke kom merknader fra Riksrevisjonen. I tillegg bes styret om å vurdere sin tilsynsrolle overfor den daglige ledelse ved UMB. Bakgrunnen for dette er tildelingsbrevet for 2010 som ved to anledninger spesielt peker på styrets ansvar for tilsyn og kontroll med ledelsen. Strategiske planlegging av den faglige virksomheten o Den overordnete strategiske og langsiktige planlegging ved UMB (stikkord: ny strategi vedtatt i oktober 2009) o Årsplanen for UMB o Integrasjon og samlokalisering med NVH o Utviklingen av utdanningsporteføljen og styring av kapasitet i forbindelse med studentopptaket o Forskningsstrategiske satsinger (stikkord: SFF (APC), FUGE (Cigene), Senter for fornybar energi, Helsesatsingen, Bioenergi (FME) og arbeidet med SFI er), herunder den strategiske fordeling av stipendiat- og postdoktorstillinger o Bygninger og infrastruktur Mål- og resultatstyringen o Utformingen av UMBs resultatmål knyttet til KDs målstruktur (sektormål og virksomhetsmål) o Universitetets hovedaktiviteter undervisning, forskning, formidling og næringsutvikling o Oppfølging av rapportering opp mot den vedtatte årsplanen (rapport fra styringsdialogene, tertialrapporteringen) o Resultatvurderingene i de årlige Rapport og planer o Resultatene for øvrig fra virksomheten, herunder om styret får kjennskap til resultatene (for eksempel opptaket) til rett tid o Oppfølging av kvalitetsarbeidet for utdannings- og forskningsvirksomheten Risikovurderinger o Utvikling av system for risikostyring ved UMB o Oppfølging av risikoene for 2009 o Identifisering og håndtering av risikoer knyttet til måloppnåelse i årsplanleggingen for 2010

4 4 Oppføling av merknader fra Riksrevisjonen, økonomi- og formuesforvaltningen, randsonevirksomhet og ledelses- og personalspørsmål o Oppfølging av økonomiforvaltningen (stikkord: Årlig sak til styret om økonomiforvaltningen legges fram i mai/juni) o Utvikling og forvaltning av UMBs bygninger og eiendommer o Vedlikehold av bygningsmassen o Oppfølgingen av UMBs aksjeselskaper (stikkord: oppnevning til styrene i aksjeselskapene klareres på forhånd med universitetsstyret, og årlig rapport om aksjeselskapenes i økonomi i universitetsstyret) o Utvikling av samarbeid med UMBs randsone o Utvikling av UMB som organisasjon og ledelsessamtalene med rektor, universitetsdirektøren og instituttlederne Tilsyn med den daglige ledelsen ved UMB I tildelingsbrevet for 2010 heter det på s 9: Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelsen ved institusjonen, og må fastsette instruks for denne, og på s 12: Videre forutsetter departementet at styret ved den enkelte virksomhet løpende vurderer kontrolltiltak overfor den daglige ledelsen som en del av den samlete virksomhetsstyringen Det er fastsatt egne instrukser for rektor og universitetsdirektøren. Det stilles et åpent spørsmål til styret: Anser styret at man fører et tilfredsstillende tilsyn med daglig ledelse (her forstått som rektor og direktør)? Med bakgrunn i erfaringene fra 2009 og årene forut i inneværende styreperiode; er det behov for å innføre nye kontrolltiltak, evt behov for å avvikle eksisterende kontrolltiltak overfor ledelsen? Den konkrete gjennomføring av styrets vurdering av eget arbeid for januar Rektor foreslår at behandlingen av styrets vurdering av eget arbeid 28. januar gjennomføres på følgende måte: Det settes av 1 time til gjennomføring av vurderingen av styrets arbeid i 2009 Drøftingen deles i to. Del 1 omfatter styret som kollegialt organ. Del 2 gjelder styret som UMBs øverste styrende organ. Til del 1, styret som kollegialt organ, legges ved den presentasjon styremedlem Inger Anni Schult hadde under tilsvarende behandling i fjor. Til del 2 bestiller rektor to forberedte innlegg, fra hhv eksternt og internt medlem. Rektor oppsummerer diskusjonen i hovedpunkter ved slutten av saksbehandlingen. Hovedpunktene protokollføres. Basert på rektors oppsummering av hovedpunkter utarbeider rektor et utkast til rapport om styrets arbeid som skal inngå i Rapport og planer ( ). Dette utkastet sendes styremedlemmene på mail med en svarfrist til ca Basert på styremedlemmenes tilbakemelding utarbeider rektor en endelig rapport om styrets arbeid i Fjorårets oppsummering legges ved.

5 2