US-sak 75/2010 Forhåndsavklaring og registrering av bierverv for ansatte på UMB Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg.

Transkript

1 US-SAK NR: 75/2010 SAKSANSVARLIG: UNIVERSITETSDIREKTØREN SAKSBEHANDLER(E):ELIZABETH DE JONG, CHRISTIAN ELIND ARKIVSAK NR: 2009/1248 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP ADM.DIREKTØR US-sak 75/2010 Forhåndsavklaring og registrering av bierverv for ansatte på UMB Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg. 1- Riksrevisjonens brev datert 28 sept (Utsatt offentlighet jf.rr.lov 18 (2)) 2- Retningslinjer for ansatte som ønsker å påta seg bierverv 3- Utdrag fra statens personalhåndbok vedr. bierverv 4- Juridisk betenkning vedr. adgang til å registrere bierverv Forslag til vedtak 1) Universitetsstyret slutter seg til UMBs retningslinjer for forhåndsavklaring og registrering av bierverv. 2) Vitenskapelige ansatte ved UMB skal etter nærmere fastsatte retningslinjer forhåndsavklare bierverv, samt registrere bierverv som kan komme i konflikt med UMBs interesser. Ås, 11.mai 2010 Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa

2 Saksfremlegg Sak i kortversjon Det foreligger i dag ingen samlet oversikt over UMB-ansattes bierverv. Det er imidlertid ingen tvil om at UMB-ansatte har bierverv i større eller mindre omfang. Bierverv ved UMB reguleres i dag kun via statens personalhåndbok som gir generelle retningslinjer for lovligheten til å ta bierverv. Utgangspunktet er at ansatte disponerer egen fritid, også når det gjelder bierverv. Unntak gjelder der hvor biervervet går utover eller kan gå utover den enkeltes arbeid ved UMB. I tillegg er det unntak der hvor biervervet kan komme i konflikt med UMBs interesser, herunder om det kan være tillitsskadelig for UMB. Det vil derfor være viktig for UMB å ha oversikt og kjennskap til ansattes bierverv/ekstraarbeid. Det foreslås at det opprettes et krav til forhåndsavklaring av bierverv (mellom ansatt og arbeidsgiver). Vitenskaplige ansatte ved UMB, som ønsker å påta seg bierverv, må dermed avklare eventuelle bierverv med arbeidsgiver før den ansatte påtar seg bierverv. I tillegg foreslås det at ansatte må registrere sine bierverv løpende i et sentralt register (egenregistrering via PAGA-web). Det er utarbeidet et forslag til retningslinjer som omhandler dette. Retningslinjene vil kun rette seg mot vitenskapelige ansatte. Dette har sin bakgrunn i det (lovregulerte) forholdsmessighetskrav som gjelder for registrering av slike opplysninger. Definisjon av bierverv Med bierverv menes alt arbeid eller tilsvarende aktiviteter som den ansatte gjør ved siden av jobben og som utføres i fritiden med eller uten lønn for annen arbeidsgiver enn UMB. Arbeid som utføres helt eller delvis i privat ervervsvirksomhet er også omfattet. For ordens skyld gjøres oppmerksom på at Riksrevisjonen bruker begrepet bierverv, statens personalhåndbok kaller det for ekstraarbeid og UiO kaller det i sine retningslinjer for sidegjøremål. Det er grunn til å anta at begrepsforskjellene ikke er ment å omfatte foreskjellig innhold. Bakgrunn Riksrevisjonen har satt fokus på UMBs kontroll over ansattes bierverv i brev av Det vises til vedlegg 1 (særlig side 3). Riksrevisjonen setter spørsmål ved om UMB har tilstrekkelig oversikt over ansattes bierverv. Det vises ellers til at det er fokus på å kartlegge potensielle interessekonflikter i UH-sektoren generelt. Det er blant annet utarbeidet en rapport av en arbeidsgruppe nedsatt av Universitets og Høgskolerådet med fokus på å kartlegge Misligheter og irregulariteter i UH-sektoren (2009). På bakgrunn av at UHsektorens tillit har blitt satt på prøve de senere årene som følge av uredelighet og svindel i sektoren, fikk utvalget i mandat å utarbeide oversikt over områder som kan tenkes å bli utsatt for korrupsjon og uetiske handlinger. Det skulle etableres en oversikt over eventuelt omfang m.v Hva gjelder misligheter for områder som tilgrenser biervervsproblematikk kommer arbeidsgruppen frem til at det er meget sannsynlig at det forekommer omgåelse av for eksempel kjøp/kanalisering til ansattes eget firma. Videre presiseres at dette kan ha store konsekvenser. For å få oversikt over potensielle områder det kan oppstå interessekonflikter mellom ansatte og UMB var det utgangspunktet ønskelig å opprette et biervervsregister. Etter hvert som saken har utviklet seg er det også blitt ansett fornuftig å etablere et krav til en forhåndsavklaring når en ansatt ønsker å påta seg et eventuelt bierverv. Som følge av disse formålene vil det bli foreslått å opprette lokale retningslinjer for bierverv for enkelte ansattegrupper ved UMB. Det vises til nærmere gjennomgåelse av dette nedenfor.

3 Det er ikke meningen med de foreslåtte retningslinjene å endre reglene om hvilke adgang det er for ansatte til å påta seg bierverv. Retningslinjene sier således kun noe om prosessen. Det foreslås altså en plikt for ansatte til å 1) få forhåndsavklart sine bierverv med leder, samt 2) registrere sine bierverv i et sentralt register. Registreringsplikten har som formål at UMB skal få en samlet oversikt over ansattes bierverv. Forhåndsavklaringen skal sikre at eventuelle uoverensstemmelser blir oppdaget og ryddet opp før bierverv blir påbegynt. Det er statens personalhåndbok kap som fortsatt regulerer lovligheten, og altså hvilke bierverv det er anledning for ansatte å påta seg. UMB har i dag ingen egen lokal regulering av bierverv, verken når det gjelder registrering, forhåndsaksept, eller hvilke bierverv som er tillatt. Det foreligger imidlertid en særavtale som regulerer adgangen til å jobbe med bierverv i ordinær arbeidstid. Denne særavtalen krever også at UMB skal opprette et sentralt register over de aktuelle ansatte som ønsker å inngå en slik avtale (et slikt register er pr dags dato ikke opprettet). Avtalen ble opprettet med tanke på II-stillinger. Det er noe usikkert hvor avgrensningen av denne særavtalen går og hvorvidt den omtaler en klausul om en generell adgang til bierverv, eller bare er ment å omhandle adgangen til å foreta bierverv i selve arbeidstiden. Det har vært påpekt at særavtalen er noe unøyaktig. Særavtalen bør gjennomgå en revisjon dersom biervervretningslinjene blir innført. Dette for å avklare eventuelle uoverensstemmelser mellom retningslinjene og særavtalen. Særavtalen må i så fall reforhandles. Hensyn bak de nye retningslinjene I tillegg til at Riksrevisjonen har etterspurt tiltak, så har UMB som virksomhet og som universitet egeninteresse i å sikre at ansatte ikke tar bierverv som: - konkurrerer med universitetet - ikke er forenlig med arbeidsoppgaver ved UMB eller UMBs renommé - gjør at jobbutførelse ved UMB blir skadelidende Hvordan håndterer andre institusjoner ansattes bierverv? UiO Meldeplikt for ansatte med enkeltmannsforetak og andeler i selskaper, (til fakultet, grunnenhet). UiO har ingen registreringsplikt av ansattes bierverv utover det. Bierverv med interessekonflikt mot UiO skal på forhånd avtales skriftlig med universitetet (nærmeste leder). UiOs retningslinjer skiller ikke mellom vitenskaplige ansatte, administrative ansatte eller teknisk ansatte. Dette fraværet av skille mellom ansattegruppene skyldes trolig at UiO ikke har et samlet register over alle ansatte, og omfattes dermed ikke av personopplysningslovens forholdsmessighetskrav. UiT Krav til skriftlig forhåndsavtale ved bierverv. De generelle retningslinjene gjelder ikke vitenskapelige ansattes bierverv ved andre institusjoner (som reguleres i egne retningslinjer). UiT har i sine retningslinjer også enkelte føringer for lovligheten av hvilke bierverv som en ansatt kan påta seg. UiT skiller mellom 1) biarbeid uten meldeplikt og uten samtykkekrav, 2) bierverv med meldeplikt, samt 3) biarbeid med samtykkekrav. Til 1) listes opp ekstern sensorvirksomhet, enkelstående gjesteforelesninger og lignende. Til 2) listes opp medlem i offentlige råd, offentlig utredningsarbeid, redaktør for fagskrift m.m, til 3) listes opp undersvisninsvirksomhet innenfor studieprogram i egen regi, forskningsvirksomhet i egen regi, konsulentvirksomhet med samme fagområde som UiT m.m. I tillegg vises til retningslinjer tilsvarende statens personalhåndbok.

4 NTNU Har ingen retningslinjer vedrørende bierverv utiver det som følger av statens personalhåndbok og Hovertariffavtalen. NVH Omfattende bierverv skal avtales skriftlig på forhånd, mens andre bierverv skal meldes inn. NVH har ufullstendige retningslinjer og ser det som hensiktsmessig og ønskelig å få en fullstendig oversikt over ansattes bierverv. Hvordan bør retningslinjer utformes Det vises til vedlagte retningslinjer for forhåndsaksept og registrering av bierverv for vitenskapelige ansatte ved UMB (vedlegg 2). Retningslinjene regulerer fremgangsmåte for hvordan forhåndsaksept skal innhentes. Retningslinjene omhandler bakgrunn for registrering av bierverv. Til slutt gis enkelte føringer og avgrensninger på hvilke bierverv som omfattes/ikke omfattes av retningslinjene. Skal retningslinjene gjelde for alle typer ansatte? Interessekonflikter ansees ikke å være like aktuelt for teknisk og adm. personell som for vitenskapelig personell. Lovverket stiller strenge krav til forholdsmessighet når en arbeidsgiver vurderer å samle personlig informasjon om ansatte i et register. Det skal være forholdsmessighet mellom arbeidsgivers behov i forhold til eventuelle ulemper for de ansatte. Det vises til vedlagt rettslig vurdering (vedlegg 4), som konkluderer med at det er usikkert hvorvidt det er rettslig adgang til å føre et biervervsregister for teknisk og administrativt ansatte. Dermed konkluderes det med at registreringsplikten kun gjelder for vitenskapelige ansatte. Neste spørsmål er om kravet til forhåndsavklaring skal gjelde for alle ansatte eller bare vitenskapelige ansatte. I forhold til forhåndsavklaringen gjelder ikke kravene til forholdsmessighet, som gjelder ved registrering av personopplysninger (selve registreringen av bierverv i et felles sentralt register). Følgelig kan kravet om forhåndsavklaring gjelde alle ansatte ved UMB. Det foreslås til tross for dette å i første omgang at kun vitenskapelige ansatte omfattes. Etter å ha erfart hvordan tiltaket fungerer for de vitenskapelige ansatte kan man vurdere hvorvidt prosedyrene for forhåndsavklaring skal gjelde for alle ansatte. Det gjøres for øvrig oppmerksom på at selv om tekn. og adm. ansatte unntas registreringsplikten, (og eventuelt avklaringsplikten) så unntas de ikke statens personalhåndboks regulering av retten til å ta bierverv (lovligheten). Alle ansatte har således fortsatt en plikt til å påse at de ikke har bierverv som ikke er forenlig med retningslinjene. Skal det foretas en avgrensning mot bierverv som åpenbart ikke er i konflikt med UMBs interesser? Mange typer bierverv vil åpenbart ikke komme i konflikt med UMBs interesser. Et spørsmål blir da om retningslinjene allikevel skal gjelde for absolutt alle bierverv, eller om retningslinjene skal avgrenses mot bierverv som åpenbart ikke kommer i konflikt. Ulempen med sistenevnte er at vi får en gråsone og det kan bli uklart hvilke bierverv som omhandles av forhåndsakseptkravet og registreringskravet. Ulempen ved å registrere samtlige bierverv veies imidlertid tyngre. Det siktes særlig til meningsløs informasjon, irritasjon for ansatte, samt at det kan være noe juridisk problematisk. Det foreslås derfor at retningslinjene unntar enkelte konkrete typer arbeid som åpenbart ikke kommer i konflikt med UMBs interesser, og at det i tillegg gis noe veiledning for hvordan ansatte skal vurdere hvorvidt bierverv må ha aksept og registreres.

5 Konklusjon: Det foreslås en avgrensning mot bierverv som åpenbart ikke kommer i konflikt med UMBs interesser etter nærmere spesifiserte retninslinjer. Bør det være en klageadgang? Dersom den ansatte og arbeidsgiver ikke klarer å komme til enighet om hvorvidt et bierverv er forenelig med stillingen ved UMB eller ikke, er dette en uenighet som må løses på lik linje med andre uenigheter mellom ansatte og arbeidsgiver ved UMB. Følgene av en slik uenighet vil i utgangspunktet reguleres av tjenestemannsloven. Satt på spissen, hvis arbeidsgiver instruerer den ansatte til å ikke påta seg et konkret bierverv må den ansatte vurdere hvorvidt han vil akseptere en eventuell instruks om å avstå, eller opprettholde sitt standpunkt til tross for instruksen. Siden en instruks om å avstå et eventuelt bierverv kan oppleves som svært inngripende for den enkelte ansatte så kan det være en mulighet å ha et klageorgan. Et klageorgan vil kunne fremme likebehandlig, toinnstansebehandling, samt at det gir den ansatte en følelse av å bli tatt på alvor. På den annen side vil et klageorgan føre til mer administrasjon. Det foreligger ikke i dag et eget klageorgan som behandler eventuelle uenigheter tilknyttet bierverv ved UMB. Konklusjon: Det foreslås at man ikke oppretter et klageorgan før det skulle vise seg å bli et problem med mange avslag. Videre arbeid etter at retningslinjene eventuelt er trådt i kraft Det vil bli opprettet et partssammensatt arbeidsutvalg som vil ha som formål å legge til rette for at retningslinjene lager så lite bry som mulig for organisasjonen. Arbeidsgruppen vil sette fokus på at byråkratiet i tilknytning til retningslinjene holdes på et så lavt nivå som mulig. I tillegg vil arbeidsgruppen arbeide for at tolkningstvil i størst mulig grad skal unngås. ***** Forslag til vedtak 1) Universitetsstyret slutter seg til UMBs retningslinjer for forhåndsavklaring og registrering av bierverv. 2) Vitenskapelige ansatte ved UMB skal etter nærmere fastsatte retningslinjer forhåndsavklare bierverv, samt registrere bierverv som kan komme i konflikt med UMBs interesser.