Dokumenter: a) Saksframlegg. Forslag til vedtak

Transkript

1 US-SAK NR:7 /2010 SAKSANSVARLIG: ELIZABETH DE JONG SAKSBEHANDLER: LISBETH ANDREASSEN ARKIVSAK NR 2004/2051 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØR Fremgangsmåte for arbeidet med nominasjon av eksterne medlemmer og varamedlemmer til universitetsstyret for styreperioden 1. august 2010 til 31. juli 2013 Dokumenter: a) Saksframlegg Forslag til vedtak 1. Universitetsstyret lar seg bistå av et nominasjonsutvalg i arbeidet med å foreslå eksterne medlemmer og varamedlemmer til universitetsstyret for styreperioden 1. august 2010 til 31. juli Universitetsstyret godkjenner nominasjonsutvalgets mandat, sammensetning og oppnevningsmåte i tråd med universitetsdirektørens anbefaling. Ås, Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør

2 2 a) Saksframlegg Bakgrunn Det vises til sak 6/2010 Valg av rektor og interne medlemmer til universitetsstyret aktivitetsplan. Valgdatoer med mer, og sak 8/2010 Forslag på eksterne medlemmer til det nye fellesstyret. Universitetsstyret skal i henhold til Lov om universiteter og høyskoler (univl) 9-3 (1) ha fire eksterne medlemmer. Etter lovens 9-6 oppnevner departementet eksterne medlemmer og personlige varamedlemmer på fritt grunnlag. Universitetsstyrets rolle er å fremme forslag på kandidater overfor departementet. Kunnskapsdepartementet ber i brev av 6. januar 2010 om at institusjonene innen 1. april 2010 fremmer forslag til eksterne styremedlemmer og varamedlemmer for disse for styreperioden 1. august 2010 til 31. juli Det betyr at universitetet må foreta oppnevningen senest i sitt møte 25. mars. Styrets funksjon. Kompetanse hos eksterne medlemmer Funksjon Med referanse til univl og UMBs retningslinjer for universitetsstyret vedtatt i høgskolestyret , omfatter universitetsstyrets ansvars- og myndighetsområde hele UMBs virksomhet. Universitetsstyret har ansvar for alle beslutninger som fattes ved institusjonen. Beslutninger som fattes av andre enn styret, treffes etter delegasjon på styrets vegne og på dettes ansvar. Universitetsstyret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen i den utstrekning det ikke følger av univl at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere. Kunnskapsdepartementet har med hjemmel i univl 9-3 (5) besluttet å etablere et felles styre i forbindelse med fusjonen mellom NVH og UMB. Dette medfører endring i universitetsstyrets ansvars- og oppgaveområder. I Kunnskapsdepartementets brev av til NVH og UMB framgår det at fellesstyrets myndighetsområde omfatter - Mål og strategier for det nye universitetets samlede virksomhet - Styring, ledelse og faglig administrativ organisering og driftsmodeller for den nye institusjonen - Utviklingsplan og øvrige beslutninger knyttet til samlokalisering, bygg, infrastruktur og tekniske tjenester - Fremme fellesskap og samarbeid på tvers av de to eksiterende institusjonsgrensene og utarbeideopplegg for nødvendige omstillingstiltak Myndighetsområdet for UMBs styre vil etter dette får en dreining i retning av ordinær drift. Fellesstyrets ansvarsområde er fra departementets side i brev av formulert forholdsvis overordnet. Det vil i en del tilfeller ikke være opplagt hvilke saker som skal behandles i hvilket styre, og heller ikke hvilken rolle universitetsstyret skal ha i behandlingen av saker som inngår i fellesstyrets myndighetsområde. Som det framkommer i sak 8/2010 Forslag på eksterne medlemmer til det nye fellesstyret, vil det derfor være behov for å avklare rolle og fullmaktsområder for UMBs styre versus fellesstyret. 2

3 3 Kompetanse Som Departementet framhever i sitt brev av 6. januar er det et mål å tilføre styrene bredere spekter av kompetanse og erfaring, med impulser fra næringsliv og kultur- og samfunnsliv gjennom eksterne styremedlemmer. Den eksterne representasjon skal på bredt grunnlag ivareta samfunnets interesser og bidra til å styrke samspillet mellom institusjonene og sentrale bruker- og interessegrupper. Dette gir føringer for hvilken kompetanse universitetsstyrets eksterne medlemmer bør ha. Viktige kompetanseområder for ekstern styremedlemmer blir ut fra dette - Innsikt i vitenskapelig metode og akademisk virksomhet og god kontakt med brukergrupper for universitets og høyskolesektoren - God samfunns- og næringskontakt nasjonalt og internasjonalt - Innsikt i politiske prosesser og forståelse for medias rolle i universitetets omdømmebygging - Innsikt i strategisk ledelse av organisasjoner og forståelse for omstillingsprosesser - Evnet til å bidra til dialog og godt samspill mellom de ulike styringsorganene og andre relevante instanser i og utenfor universitetet - Innsikt i strategisk ledelse av organisasjoner - Erfaring fra styrearbeid i større organisasjoner Framgangsmåte for rekruttering av eksterne medlemmer og varamedlemmer til universitetsstyret for styreperioden 1. august 2010 til 31. juli Oppnevning av nominasjonsutvalg Det foreslås at universitetsstyret som ved oppnevningen av styret for nåværende styreperiode, lar seg bistå av et nominasjonsutvalg uten sittende styremedlemmer eller varamedlemmer. Utvalget skal bidra til å finne fram til aktuelle kandidater til vervene som eksterne styremedlemmer og varamedlemmer. Nominasjonsutvalgets mandat Det vises til departementets brev av 6. januar hvor det framkommer at det skal foreslås tolv personer, like mange kvinner som menn. De nominerte må være forespurt om de er villige til å påta seg vervet, og det skal i korte trekk gjøres rede for deres utdannings- og erfaringsbakgrunn. Departementet gjør i brevet oppmerksom på at stortingsrepresentanter, statssekretærer, politiske rådgivere, fylkesmenn eller ordfører eller byrådsleder i institusjonens verskommune eller vertsfylke ikke er aktuelle som styremedlemmer. Med dette som utgangspunkt skal nominasjonsutvalget: - Nominere minst tolv kandidater i prioritert rekkefølge til de i alt åtte vervene som eksterne styremedlemmer og varamedlemmer, like mange kvinner som menn De kandidatene som foreslås skal på forhånd være forespurt og ha sagt ja til å stille som kandidat til styrevervet - Gi en begrunnelse for den enkelte kandidat Utvalget skal ha sitt forslag klart for behandling i universitetsstyret 25. mars

4 4 Nominasjonsutvalgets sammensetning Universitetsdirektøren ser det som hensiktsmessig å følge samme sammensetning av nominasjonsutvalget som ved oppnevningen av styret i Nominasjonsutvalget skal ha fire medlemmer og være sammensatt på følgende måte: - En student - En fast ansatt i vitenskapelig stilling - En fast ansatt i teknisk/administrativ stilling - Et medlem som tidligere har vært eksternt styremedlem eller varamedlem foreslått av instituttlederne i fellesskap To representanter for de ansatte anses som nødvendig for å skape forankring internt ved UMB. Innspill fra personer i eksterne miljø som også kjenner UMB, vil bidra til legitimitet i universitetets omgivelser. Et antall på fire i utvalget anses som en riktig utvalgsstørrelse fordi det ivaretar kravene til effektivitet og ønsket representasjon. Nominasjonsutvalgets oppnevningsmåte Nominasjonsutvalget bør ha legitimitet og forankring blant de ansatte og studentene, og det er derfor viktig med bred medvirkning når medlemmene i nominasjonsutvalget skal utpekes. Studentene og tjenestemannsorganisasjonene bør være delaktige, og den øvrige ledelsen gjennom instituttlederne skal ha mulighet til å fremme kandidater. Instituttlederne har større avstand til styret enn rektor og universitetsdirektør, og det er derfor ikke knyttet habilitetsproblemer til at den gruppen er forslagsstiller. Det forslås at nominasjonsutvalget oppnevnes på følgende måte: - Studenttinget forslår to studentrepresentanter - Tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap foreslår minst to representanter for fast ansatt i vitenskapelig stilling og to representanter for ansatte i teknisk/administrativ stilling - Instituttlederne foreslår i fellesskap minst to eksterne medlemmer - Forslagene skal inneholde like mange representanter fra hvert kjønn Universitetsdirektøren får ansvaret for å sette sammen nominasjonsutvalget ut fra de framlagte forslagene, og med en liste på én reserve for hver gruppe. Sammensetningen skal ivareta hensynet til lik representasjon for kvinner og menn. Videre behandling Universitetsstyret behandler nominasjonsutvalgets forslag i sitt møte 25. mars og fremmer forslag til eksterne styremedlemmer og varamedlemmer overfor departementet innen 1. april. Universitetsdirektørens anbefaling Fremgangsmåte Universitetsstyret lar seg bistå av et nominasjonsutvalg i arbeidet med å foreslå eksterne medlemmer og varamedlemmer til universitetsstyret for styreperioden 1. august 2010 til 31. juli

5 5 Mandat Nominasjonsutvalget skal: - Nominere minst tolv kandidater i prioritert rekkefølge til de i alt åtte vervene som eksterne styremedlemmer og varamedlemmer, like mange kvinner som menn De kandidatene som foreslås skal på forhånd være forespurt og ha sagt ja til å stille som kandidat til styrevervet - Gi en begrunnelse for den enkelte kandidat Utvalget skal ha sitt forslag klart for behandling i universitetsstyret 25. mars 2010 Sammensetning Nominasjonsutvalget skal ha fire medlemmer og være sammensatt på følgende måte: - En student - En fast ansatt i vitenskapelig stilling - En fast ansatt i teknisk/administrativ stilling - Et medlem som tidligere har vært eksternt styremedlem eller varamedlem foreslått av instituttlederne i fellesskap Oppnevningsmåte Det forslås at nominasjonsutvalget oppnevnes på følgende måte: - Studenttinget forslår to studentrepresentanter - Tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap foreslår minst to representanter for fast ansatt i vitenskapelig stilling og to representanter for ansatte i teknisk/administrativ stilling - Instituttlederne foreslår i fellesskap minst to eksterne medlemmer - Forslagene skal inneholde like mange representanter fra hvert kjønn Universitetsdirektøren får ansvaret for å sette sammen nominasjonsutvalget ut fra de framlagte forslagene, og med en liste på én reserve for hver gruppe. Sammensetningen skal ivareta hensynet til lik representasjon for kvinner og menn. 5