S 42/09 Styre for videre planlegging av Det nye universitetet

Transkript

1 Interimsstyret for samorganisering og samlokalisering av NVH og UMB S 42/09 Styre for videre planlegging av Det nye universitetet Med henvisning til saksframlegg og foreløpig drøfting, vedtok interimsstyret i sak S-34/09 Styringsordning for videre planlegging av Det nye universitetet etter interimsstyrets funksjonstid er utløpt å be sekretariatet utarbeide et nærmere spesifisert forslag til anbefaling til Kunnskapsdepartementet om slik styringsordning for behandling i styremøtet 9. september Interimsstyrets vedtak forutsetter at den videre drøfting baseres på modell 3 i saksframlegget - sammen med en nærmere vurdering av forslag fremmet i møtet av Knut Hove. Modell 3 skisserer en ordning med et overgangsstyre med nærmere spesifiserte fullmakter gitt av departementet. Fullmaktene er knyttet til arbeidet med å forberede etableringen av Det nye universitet. De to institusjonsstyrene vil fortsatt ha ansvar for ordinær virksomhet ved institusjonene fram til fusjonering. Avgrensning av og klarhet i fordelingen av myndighet og ansvar mellom overgangsstyret og de to institusjonsstyrene blir særdeles viktig for at ordningen skal kunne fungere godt. I tillegg til å gi føringer om dette, må interimsstyret drøfte forhold knyttet til sammensetningen av et overgangsstyre og styrets funksjonstid. Det bør også gi råd om sekretariatsordning for overgangsstyret. Sekretariatet har innhentet juridiske råd fra jurister i Kunnskapsdepartementet, og saken har vært drøftet i institusjonsstyrene til NVH og UMB. Styrevedtakene er gjengitt i dette notatet. Forslag til vedtak 1. Interimsstyret anbefaler at det oppnevnes et overgangsstyre med ansvar for samorganisering, samlokalisering av NVH og UMB og etablering av Det nye universitetet. Interimsstyret anbefaler at overgangsstyret får det overordnete ansvar for: - Mål og strategier for det nye universitetets samlete virksomhet. - Styring, ledelse og faglig-administrativ organisering av den nye institusjonen. - Utvikling av campus generelt og spesielt lokalisering, bygg, infrastruktur og tekniske tjenester. - Fremme fellesskap og samarbeid på tvers av de to eksisterende institusjonsgrensene. 2. Interimsstyret anbefaler at overgangsstyret får selvstendig beslutningsmyndighet og midler fra Kunnskapsdepartementet til å ivareta sitt mandat og ansvar. Overgangsstyret rapporterer til Kunnskapsdepartementet. Styret skal samarbeide med styrene for NVH og UMB, og det skal oppfylle de krav til medvirkning som følger av uh-loven. 1

2 3. Interimsstyret anbefaler at sammensetningen bygger på bestemmelsene i uhloven, med følgende tilpasninger ut fra dette styrets spesielle oppgaver: a. Styrets får en arbeidende leder, hentet utenfra b. De to institusjonene blir likt representert i kategoriene ansatte og studenter c. De to rektorene er ex officio medlemmer av styret De eksterne styremedlemmene oppnevnes av Kunnskapsdepartementet. Institusjonene inviteres til å fremme forslag. Interimsstyret gir arbeidsutvalget fullmakt til å gi utdypende råd og kommentarer. 4. Interimsstyret anbefaler at overgangsstyrets funksjonsperiode er 1. august juli I perioden fra 1. mars 2010 kan interimsstyrets arbeidsutvalg fungere som kontaktledd ovenfor Kunnskapsdepartementet og Statsbygg. 5. De to institusjonsstyrenes uttalelser i saken oversendes departementet sammen med interimsstyrets anbefaling. Side 2 av 9

3 Saksframlegg Innledning Det vises til saksframlegget i sak S-34/09 om bakgrunn og grunnlag for interimsstyrets første drøfting av saken. Framlegget redegjør for den politiske behandlingen, interimsstyret mandat, endringer av uh-loven og departementets instruksjonsmyndighet. Videre skisserer det mulige alternativer for organisering av ansvaret for samordningen og utviklingen mot Det nye universitetet etter utløpet av interimsstyrets funksjonstid 28. februar Interimsstyret har i sitt vedtak vist til modell 3 i saksframlegget som grunnlag for styrets videre behandling av saken. Modell 3 skisserer et midlertidig overgangsstyre med reell beslutningsmyndighet knyttet til arbeidet med å forberede etableringen av det kommende universitetet. Med hjemmel i instruksjonsmyndigheten fastsetter departementet overgangsstyrets myndighet og mandat for arbeidet. Mandatet vil i hovedsak ta utgangspunkt i uh-lovens 9.2 (1) om styrets strategiske ansvar; her for etableringen av den nye institusjonen, men ikke nødvendigvis angi myndighetsområdet ved å knytte det til bestemte lovbestemmelser. Lovens bestemmelser er i stor grad generelt formulert og/eller spesifiserer ansvar som fortsatt skal ligge til institusjonsstyrene. Det vil derfor trolig være lettere å gi en presis avgrensning av overgangsstyrets myndighetsområde ved å knytte det til konkrete oppgaver med å forberede etableringen av Det nye universitetet. Beslutningslinjen på de definerte områdene blir fra overgangsstyret til departementet. Overgangsstyret blir et styringsorgan under departementet som fatter selvstendige vedtak og forvalter nødvendige fellesoppgaver knyttet til etableringen av Det nye universitetet. De to institusjonsstyrene vil fortsatt ha ansvaret for å styre institusjonenes ordinære virksomhet samt foreta nødvendige strategiske valg fram til tidspunktet for fusjonen. Institusjonsstyrene skal videre være medspillere i overgangsstyrets arbeid med strategi, organisering og faglig innhold for den nye institusjonen. I samsvar med forrige runde vil saksframstillingen under i hovedsak ta uh-lovens hovedmodell som utgangspunkt for etableringen av overgangsstyret. Gitt dette styrets spesielle mandat, vil det være aktuelt å gjøre enkelte modifiseringer av hovedmodellen. Mer spesielt bør interimsstyret vurdere: størrelsen på styret, fordelingen mellom intern partsrepresentasjon og eksterne medlemmer uten tilknytning til noen av de to institusjonene for de interne representantene: valg/utpeking, prosedyrer for utpeking av eksterne representanter, ledervervet, funksjonstid. Side 3 av 9

4 Resultatene fra styrets egenevaluering kan gi nyttige innspill til vurderingen av flere av disse punktene. Overgangsstyrets myndighetsområde og oppgaver Etter uh-lovens 9.2 (1) Styrets oppgaver skal styret trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet og legge planer for den faglige utvikling i samsvar med de mål som er gitt av overordnet myndighet for sektoren og institusjonen. Dette gir også det generelle grunnlaget for overgangsstyrets arbeid i forhold til målet om å etablere Det nye universitetet. Saksframlegget til junimøtet viser mer spesifikt til de sentrale områder som bør inngå i overgangsstyrets mandat og beslutningsmyndighet for å kunne oppfylle intensjonene med etableringen av Det nye universitetet. Dette gjelder saksforhold knyttet til punktene under. Disse punktene berøres også av statsbyggprosessen mer eller mindre direkte: bygg/eiendom og infrastruktur faglig strategi og framtidig fagportefølje faglig og administrativ organisering og felles administrative systemer Mer allment skal overgangsstyret, i samråd med de to institusjonene, virke som pådriver i arbeidet for å fremme tillit, en felles oppfatning av det nye universitetets mission, og faglig så vel som administrativt/teknisk samarbeid i overgangsperioden. Prosessen vil være avhengig av entydige og autoritative styringssignaler for å kunne komme i mål på en god måte. Overgangsstyret forutsettes ikke å ha fullmakter knyttet til den enkelte institusjons ordinære virksomhet i tidsrommet fram til fusjonen, for eksempel i forhold til faglig virksomhet, personalansvar og budsjett. En konstruksjon med slik myndighetsdeling mellom overgangsstyret og institusjonsstyrene vil uvegerlig skape noen gråsoner. To prosedurale tiltak kan bidra til å sikre nødvendig avklaring av konkrete spørsmål underveis: de to institusjonenes rektorer er ex officio medlemmer av overgangsstyret; det legges inn et årlig fellesseminar/-møte mellom overgangsstyret og styrene for de to institusjonene. Overgangsstyrets sammensetning Modell 3 viser til tre prinsipper for sammensetning av styret: ekstern leder pluss minst to øvrige eksterne medlemmer de to rektorene, øvrige ansatte og studenter representert etter lovens hovedmodell (dvs. to studenter, tre vitenskapelig tilsatte, en tekn.adm. tilsatt). Denne sammensetningen samsvarer med uh-lovens hovedmodell for styrestørrelse med elleve medlemmer, men er vanskelig i forhold til de to siste gruppene dersom fordelingen av medlemmer mellom de to institusjonene skal være lik. Det er viktig at Side 4 av 9

5 styret ikke blir for stort. Enighet om fordelingen mellom institusjonene er sentral for å sikre legitimiteten. Modellen har videre mindre ekstern representasjon (tre mot fire normalt) enn hovedmodellen, samt avvik fra hovedmodellen gjennom premisset om ekstern styreleder. Valg av kriterier og vektingen av disse gir mange muligheter for styresammensetning, og det er viktig at interimsstyret sorterer ut hvilke som skal være de sentrale for sammensetningen. Nedenfor er det skissert noen aktuelle modeller utover modell 3, bl.a. med størrelse og styreflertall som grunnleggende kriterievalg. - Eksempler på modeller med 13 styremedlemmer: A B C Vitensk.ansatte 4 (v.a) Vitenskp. ansatte inkl. rektorene 4 2 (4) Rektorene 2 Tekn.adm (1) ansatte (t.a) Student rep (1) Eksterne rep. inkl styreleder Tilsammen Modell A: viser modell 3 tillagt en representant hver for v.a. og t.a Modell B: utgangspunkt i modell 3, men med styrking av det eksterne innslaget. V.agruppen inkluderer rektorene. Her er det ikke lagt som premiss at rektorene skal være medlemmer av overgangsstyret, men at den enkelte institusjon avgjør innenfor to representanter hver. Modell C: viser styre med eksternt flertall. Det vil sannsynligvis kreve 13 styremedlemmer for å få kabalen til å gå opp: 7 eksterne (inkl. leder) og to fra hver av de tre gruppene. Alternativt kan v.a.rep. økes på bekostning av t.a. og studenter. - Eksempler på sammensetning innenfor rammen av elleve styremedlemmer D E F Vitenskp. ansatte 2 (v.a) Vitenskp. ansatte inkl. rektorene 2 2 Rektorene 2 Tekn.adm.ansatte 2 2 1(2) (t.a) Studenstrep (1) Eksterne rep. Inkl styreleder Tilsammen Side 5 av 9

6 Modell D: som modell A, men med en relativ styrking av det eksterne innslaget på bekostning av v.a.-gruppen. Modell E: parallell til modell B, med styrking av den eksterne representasjonen og uten skal-representasjon for rektorene. Modell F: eksternt flertall som i modell C, men med varianter tilpasset styre med elleve medlemmer I tillegg til sammensetning av styret, bør interimsstyret vurdere om det også skal rådgi departementet i forhold til: rekrutteringsmåte; valg (separate eller del av ordinært styrevalg?) eller oppnevning av representanter fra institusjonene, - bruke styrevara? (institusjonene avgjør?) (grad av) personfellesskap mellom institusjonsstyrene og overgangsstyret - også for de eksterne? kan lette overføring av kompetanse, men være problematisk med dobbeltroller - og nominering av eksterne kandidater. Forslag til vedtak på sammensetting av styret kan eventuelt ytterligere spesifiseres. Sekretariatet anbefaler at dette diskuteres i møtet. Overgangsstyrets funksjonstid Når overgangsstyrets funksjonstid skal fastsettes er det naturlig å se dette i forhold til to kriterier: 1. KS2-prosessen og 2. Synkronisering med styreperiodene for universitets- og høyskolesektoren for øvrig. Overgangsstyret bør oppnevnes for en fastsatt tidsperiode. Det kan være naturlig å ta utgangspunkt i tidspunktet for opphør av interimsstyrets funksjonstid 1. mars 2010, men dette må koordineres funksjonelt (fullmakter i forhold til sittende styrer) og praktisk (for eksempel valgene) med at de nye institusjonsstyrene skal være på plass 1. august Særlig av hensyn til arbeidet med campusutviklingen, kan det være hensiktsmessig at det legges opp til en direkte overgang slik at nødvendige avklaringer kan gis uten unødig forsinkelse. Men det er vel neppe aktuelt å frata institusjonsstyrene fullmakter for resten av inneværende styreperiode. Nødvendige funksjoner i en overgangsperiode frem til 1. august 2010 foreslås ivaretatt av for eksempel interimsstyrets arbeidsutvalg, og da spesielt i forhold til statsbyggsprosessen. Med oppnevning fram til 31. juli 2013 og eventuell felles styre etter den dato, vil styreperioden komme i fase i forhold til styreskifter i sektoren. Dette vil også være en rimelig vurdering av tidsramme fram til KS2-prosessen er gjennomført. Side 6 av 9

7 Overgangsstyrets sekretariat Overgangsstyret vil få ansvar for å organisere administrasjonen ved det nye universitetet. Samarbeid mellom de to institusjonens administrasjoner om oppgaver knyttet til arbeidet med saksforberedelsene vil forhåpentligvis kunne virke som insentiv til å starte opp en gradvis administrativ harmonisering fra innsiden fram til implementeringen av administrativ virksomhet i ny institusjon. Det foreslås at to administrerende direktører gis en sentral rolle i saksforberedelsen, og i denne funksjonen står ansvarlig overfor overgangsstyret. Det bør i tillegg vurderes om det skal etableres et eget sekretariat for overgangsstyret, som sammen med de to direktørene får ansvar for å forberede saker til overgangsstyret. Det er viktig at overgangsstyret har en uavhengig kraft som kan bidra til saksforberedelsene. De to direktørene bruker sine administrasjoner i den grad de finner nødvendig. Interimsstyret bør vurdere om man skal anbefale for KD å oppneve en ekstern styreleder som fungerer som arbeidende styreleder. NVHs og UMBs vurderinger Styrevedtaket viser til at Interimsstyret imøteser institusjonenes vurdering av saken. A NVHs styre vedtok følgende på møtet 27. August 2009: Styret ber Administrasjonen spille inn følgende momenter til Interimsstyrets behandling av saken: Overgangsstyret får ansvar for organiseringen av det nye universitetet. Overgangsstyret skal også ha fullmakt til å beslutte i saker som går inn i Statsbyggprosessen. Overgangsstyret skal trekke opp strategien for det nye universitetet fra det tidspunktet det er etablert. De nåværende institusjonsstyrene har ansvar for strategien fram til sammenslåing. Overgangsstyret rapporterer til KD. NVH går inn for at man utreder modellene A, B og D for sammensetning av overgangsstyret. Representantene velges blant de som er i de ulike valgkretsene etter de gjeldende valgregler. NVH går inn for at det nye overgangsstyret og de to institusjonsstyrene sitter til 1. august Det etableres et lite Sekretariat/arbeidsutvalg som har ansvar for saksforberedelsene til overgangsstyret. Det legges ikke opp til sammenslåing av administrasjonene før institusjonene samorganiseres. Side 7 av 9

8 B Styret for Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) behandlet på møte 28. August 2009 spørsmålet om styring og ledelse av samorganisering og samlokalisering med Norges veterinærhøgskole (NVH): Styret vil gi følgende anbefaling til Kunnskapsdepartementet, og spiller denne inn til Interimsstyrets behandling. Samorganiseringen og samlokaliseringen av Norges veterinærhøgskole (NVH) og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) forutsetter at begge institusjoner går sammen om å skape et nytt universitet som skal være nasjonalt ledende på sine kjerneområder. UMBs styre vil fortsatt anbefale at det opprettes et felles styre for det nye universitetet fra Erfaringene fra det nåværende interimsstyrets arbeid har bekreftet at det et er behov for ett felles styre for de to institusjonene. Et slikt felles styre vil være et tjenlig virkemiddel for at ansatte og studentene kan koordinere innsatsen for å nå målene som er satt av regjering og Storting for det nye universitetet. UMB er innforstått med at det også kan være aktuelt å nedsette et overgangsstyre frem til tidspunktet for samorganisering. UMBs styre forutsetter at et eventuelt overgangsstyre blir et reelt styre med tydelige fullmakter, avspeilet i mandat, oppgaver, sammensetning og rapporteringsvei. Det nye overgangsstyret må ha myndighet og ressurser til å ta vedta rammer og retningslinjer og fatte beslutninger på vegne av NVH og UMB vedrørende det nye universitetet frem til dette er opprettet på følgende områder: - Visjon, mål, samfunnsoppdrag og strategi - Styring, ledelse og faglig og administrativ organisering - Utviklingsplan, arkitektkonkurranse, KS2 og øvrige spørsmål vedrørende samlokalisering i samarbeid med Statsbygg. - Infrastruktur, støttefunksjoner og driftsmodeller for det nye universitetet. - Forpliktende fremdriftsplaner for fusjonsarbeidet. Overgangsstyret rapporterer til Kunnskapsdepartementet, og gir på bakgrunn av sitt arbeid råd om tidspunkt for etableringen av det nye universitetet. Det forutsettes at det nye overgangsstyret har et nært samarbeid med de tillitsvalgte ved de to institusjonene. Styrene for de to institusjonene har ansvaret for å tilpasse løpende virksomhet til de vedtak som overgangsstyret fatter. Administrasjonene ved de to institusjonene samarbeider om saksforberedelse for overgangsstyret. Kunnskapsdepartementet oppretter en referansegruppe for faglig organisering av det nye universitetet som kan bistå overgangsstyret og departementet i kvalitetssikring av overgangsstyrets arbeid. Denne referansegruppen må ha høy internasjonal kompetanse og legitimitet. Kunnskapsdepartementet må stille de nødvendige ressurser til rådighet for at overgangsstyret kan gjennomføre arbeidet. Side 8 av 9

9 Overgangsstyret må ledes av en ekstern styreleder med nødvendig faglig kompetanse, erfaring fra organisasjons- og omstillingsarbeid og evne til å skape oppslutning om målene som er satt for fusjonen. Vedkommende må være villig til å være arbeidende styreleder. De to institusjonene må være representert i overgangsstyret. Styret slutter seg til anbefalingen fra NVHs styre om å utrede nærmere sammensetningen av dette overgangsstyret. UMB er enig i at de to institusjonene er likt representert i overgangsstyret. For å sikre beslutnings- og gjennomføringskraft mener UMBs styre at overgangsstyret bør ha et flertall av eksterne medlemmer. Styret er orientert om vedtaket som styret for NVH fattet i møte Styret konstaterer med glede at det er felles oppfatninger når det gjelder sentrale vurderinger og anbefalinger. Side 9 av 9