Styre- og utvalgsarbeid sekretærens oppgaver og rolle

Transkript

1 Styre- og utvalgsarbeid sekretærens oppgaver og rolle Kari Tove Elvbakken Administrasjonsseminar

2 Universitetets styrer og utvalg Universitetsstyret Fakultetsstyrene Styret ved Bergen museum Universitetsbibliotekets styre AMU LMU Universitetets forskningsutvalg Universitetets utdanningsutvalg Likestillingskomiteen Redelighetsutvalget

3 Styrer, utvalg og råd. Oppgaver spesifikke eller åpne? Delegert myndighet bredt eller smalt ressurser? Gitt i lov: Universitets- og høyskoleloven Arbeidsmiljøloven Beslutningsorgan Fakultetsstyrer Styret for Universitetsbiblioteket Styret for Bergen Museum Rådgivende oppgaver av ulik art Forskningsutvalget Utdanningsutvalget

4 Universitetsstyrets ansvar og styrets oppgaver Hjemlet i Universitets- og høyskolelovens Kapittel 9 styret 9-1 Ansvar for institusjonens virksomhet 9-2 Styrets oppgaver Strategisk rolle Fastsette mål og resultatkrav Føre tilsyn med den daglige ledelsen Fastsette intern organisering og sikre at studenter og ansatte blir hørt Avgi årsregnskap Det skal være åpenhet for offentligheten 9-6 Styremøter 9-7 vedtaksførhet og flertallskrav

5 Om lederne i loven og ved UiB Kapittel 10. Rektor. Administrerende direktør 10-1 Rektor 10-2 Valg av rektor 10-3 Institusjonens administrerende direktør styrets sekretær Diskusjoner ved UiB Rollekomiteen vinteren Ny instruks for universitetsdirektøren mars 2007 Gjennomgang av rolledeling og arbeidsdeling

6 Noen erfaringer fra 29 universitetsstyremøter Innsats for godt forberedte saker, systematisk opplegg og tydelig årshjul, med faste saker.. Mange saker fra over 100 på 6 møter i året (uten behandling av protokoll) til i 2010 Noen enkle saker, noen komplekse, noen vanskelige Stramme møter nesten ikke presentasjoner.. Få vedtak som ikke har vært enstemmige.. Konsensusorientering Liten offentlig interesse åpne møter, hvem kommer?

7 Erfaringer fra andre styrer før UiB Høyskolen Stord Haugesund eksternt medlem Aalborg Universitet eksternt medlem Norges forskningsråd Divisjonsstyret for Store satsinger Helse Bergen juni 2005 februar 2008 Norsk teknisk museum Din Kost CMR

8 HSH og AaU HSH Skille mellom eksterne og interne i politikk på mange måter Mange presentasjoner Mange viktige høringssaker Mjøsutvalget og mye annet To campuser Liten forskningsvirksomhet Aa U Få styresaker Mye myndighet i fakultetene hos dekanene Veldig svake ansatterettigheter Sterk ekstern representasjon Liten ansatteinnflytelse Styret er selvrekrutterende.. Mange reformer i Danmark fra 2005 Mange interessante saker å følge og bidra i

9 Noen erfaringer Forskningsrådet Svære saksmengder masse papirer Mange tradisjoner og faste handlingsmønster Mange presentasjoner og mange møter mellom styret og andre nesten hver gang Helse Bergen Stor offentlig interesse og fordiskusjon i media. Løpesedler og polariseringer i styret Forholdet til Helse Vest til eier Presentasjoner og besøk Norsk teknisk museum Underlagt Kulturdepartementet Helsejubileum - Forskning og formidling Venneforening og departementsoppnevnte styremedlemmer

10 Fra styremedlem til styresekretær - ambisjoner Be styret om å treffe beslutninger færrest mulig saker som skal tas til orientering Styret skal beslutte, ikke bare orienteres Styret må få grunnlag for å beslutte, gjerne mellom ulike alternativer Direktørens vurdering må være tydelig, ikke et referat av saksforelegget, gjerne drøfte og tilrå hva er hovedessensen, bakgrunnen og hvorfor foreslås de vedtakene som foreslås? Forpliktelse til å stå for forslag, - og til å redegjøre for eventuell uenighet med styreleder Saksforeleggene skal være gjennomarbeidede, enhetlige og tydelige i anbefalingene, om mulig

11 Om forberedelsene til styremøtene Hva skal opp? Noe er regelfestet regnskap, budsjett, Hvordan skal sakene behandles? Orientering, drøfting, vedtakssak, runder? Om prosessene i ledelsen Styresekretæren drøfter med styrelederen innledningsvis Hva skal legges fram, når, som ledd i hvilke prosesser? Drøfting av policyelementene på ulike stadier Og til slutt, - behov for å redegjøring for uenighet? Klargjøring av styrets valg av beslutninger..

12 Arbeidet på Muséplass. Foreløpige tema bestilling til avdelingene ved direktørene.. Diskusjoner i ledergruppa ved tirsdagsmøtene Samspill mellom Kollegiesekretariatet og avdelingene Drøfting med fakulteter avhengig av saksart og status Behandling etter behandling i et underutvalg (med råd fra Forskningsutvalget eller Utdanningsutvalget) Samordning mellom avdelinger og mellom saksbehandlere Siste fase viktig ikke bare sak for sak men vår felles profil

13 Regler for fakultetsorganene -

14 Regler for instituttorganene.

15 Styrer og fullmakter på fakultetsnivå og instituttnivå Strategier og prioriteringer Fagtilbud og fagdimensjonering Rekruttering Samarbeid med andre Internasjonalt Nasjonalt fakultetsmøte og forskningsinstitusjoner Budsjetter og regnskap og forvaltning av ressurser Delegering av myndighet og oppgaver til andre organer og annet nivå Eks: Dimensjonering av studietilbud? Eks: Ansettelser i ulike sammenhenger

16 Utvalg for rådgivning Utredninger Kommentarer til saker fra andre nivå? Drøftinger av veivalg og strategier? Hva skal tas opp, - hva kan tas opp? Initiativer ovenfra, nedenfra, innenfra og utenfra? Sammenligninger mellom de ulike kategoriene av utvalg ved universitetet, - hva skaper debatt, hva er ubestridt? Sammenligning mellom status og mandat for lignende enheter ved ulike universiteter? Samme type av utvalg ved ulike nivåer?

17 Partssammensatte organer AMU IDU Forhandlingsutvalget Arbeidsgivers rolle Sekretariatets rolle Noen generelle utfordringer?

18 Diskusjonspunkter Finnes det en sekretær- eller sekretariatsdiskusjon? Kunne det trengs? Hvem er inspirasjonskilde og hvordan er det sekretærer på ulike nivå sosialiseres? Er det av interesse å ta opp en tydeligere rollediskusjon for styre- og rådssekretærer? Hvordan er prosessene med forberedelser? Er det utfordringer i samspillet med styreledere? Er det utfordringer i samspillet med stabene som samarbeider om forberedelsene?

19