Styringsstruktur

Transkript

1 Styringsstruktur Styringsstrukturen ved ISS skal gi en kort beskrivelse av de ulike organ og roller som er sentrale i ledelse og styring av instituttet, deres ansvars- og myndighetsområde, samt intern arbeidsdeling mellom disse. Ansvarsområder og arbeidsdeling ved instituttet skal være godt kjent for alle ansatte, ledelse og styre, og styringsstrukturen skal bidra til en tydelig og forutsigbar ledelse og gi gode rammer for medvirkning. Instituttstyre Mandatet følger av Styringsreglement for Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) punkt 2.3 fastsatt av styret Instituttstyret tar beslutninger innenfor myndighetsområdet som er delegert til instituttet. Instituttstyret skal behandle følgende saker: Strategi og handlingsplaner Strategiske bemanningsplaner Budsjett- og hovedfordeling Forsknings-satsinger og profil Emneportefølje og studieprogram Økonomirapportering Intern organisering Saker av prinsipiell betydning Instituttstyret skal kalles sammen minst 2 ganger i semesteret. Møtene skal legges til tidspunkt som sikrer medvirkning fra ansatte og studenter. Det lages innkalling og referat fra møtene som gjøres tilgjengelig for tilsatte og studenter. Dersom det er uenighet mellom instituttleder og instituttstyret om hvor beslutningsmyndigheten ligger, avgjøres spørsmålet av dekanen. Instituttstyrets sammensetning: Instituttleder, som også er styrets leder 3 valgte representanter for fast vitenskapelig ansatte 1 valgt representant for midlertidig tilsatte i undervisnings- og forskerstilling 1 valgt representant for teknisk-administrativt tilsatte 2 valgte studentrepresentanter 2 eksterne medlemmer

2 Andre medvirkningsordninger Personalmøtet, som omfatter alle tilsatte ved instituttet, er en viktig medvirkningsarena. Møtet skal særlig gi råd ved utarbeidelsen av strategiske bemanningsplaner. Det avholdes minst ett personalmøte i semesteret. Møter i fagstabene for sosiologi, statsvitenskap og idrett. Stabsmøtene skal særlig gi råd vedrørende forskningssatsinger og studieprogram. Det avholdes minst ett stabsmøte for hver av gruppene hvert semester. Instituttleder Instituttleders oppgave er fastsatt gjennom NTNUs styringsreglement punkt Fakultetsstyret tilsetter instituttleder etter innstilling fra et innstillingsorgan. Instituttlederen er enhetens daglige leder. Vedkommende skal påse at virksomheten drives innenfor rammer gitt i regelverk, overordnet nivås beslutninger og instituttstyrets vedtak og har generell fullmakt til å avgjøre løpende saker. Instituttlederen rapporterer til sitt styre i saker som inngår i styrets fullmakter og for øvrige til sin dekan. Instituttleder inngår i dekanens ledergruppe. Viktige oppgaver er: lede og utvikle virksomheten ved enheten med fokus på kjerneoppgavene forberede saker for enhetens styre og iverksette styrets vedtak delta i institusjonens strategiske arbeid og sørge for at enheten har oppdaterte strategier og at disse følges opp skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt og godt arbeidsmiljø for studenter og ansatte påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i undervisning og forskning sørge for velegnede teknisk-administrative tjenester og effektiv drift av virksomheten representere og posisjonere enheten og fremme internt og eksternt samarbeid legge forholdene til rette for studentenes lærings- og arbeidsmiljø sørge for at internkontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner representere arbeidsgiver, sikre at ansatte blir hørt og ivareta organisasjonenes medbestemmelse Instituttleder kan opprette særskilte utvalg for bestemte saksområder eller bestemte sakstyper. Instituttledelsen skal normalt være med og sammensetningen for øvrig skal være i samsvar med uhl 4-4 og likestillingsloven. Instituttleder kan delegere avgjørelsesmyndighet til slike utvalg med mindre delegasjonsadgangen er avgrenset av lov eller overordnet organ.

3 I møter (f.eks. fakultets ledermøter) der instituttleder er forhindret fra å møte er nestleder 1. vararepresentant, undervisningsleder 2. vararepresentant, og forskningsleder 3 vararepresentant. Ledergruppen Ledergruppen består av instituttleder, nestleder, forskningsleder, undervisningsleder og fagkoordinator/programrådsleder for sosiologi og lektorutdanningen i samfunnsfag, fagkoordinator/programrådsleder for statsvitenskap, fagkoordinator/programrådsleder for idrett, og kontorsjefen. Programleder for masterprogrammet i medier, kommunikasjon og informasjonsteknologi møter i saker som er relevant for studieprogrammet og har anledning til å foreslå saker til ledermøtet. To studentrepresentanter har adgang til å delta på møtene med unntak av personalsaker. Ledergruppas hovedansvar er lederstøtte for instituttleder. Ledergruppa møtes normalt en gang i måneden. Sakspapirer og referater fra ledergruppemøtene skal legges ut på ISS sin interne informasjonsside. Nestleder Nestleder har ikke en egen portefølje, men skal konsulativt bistå i instituttets arbeid med særskilte saker som rådgiver for instituttets leder og ledergruppe. Nestleder skal også fungere som instituttleders stedfortreder ved behov knyttet til møtevirksomhet, representasjon og beredskap. Forskningsutvalg Forskningslederen utpekes av instituttleder og leder arbeidet i forskningsutvalget. I tillegg består forskningsutvalget av en vitenskapelig ansatt fra sosiologi, en fra statsvitenskap og en fra idrett, som fagstabene utpeker i samråd med forskningsleder, samt en valgt representant for midlertidig ansatte ved ISS. Forskningsutvalget behandler forskningsrelaterte saker som oversendes fra instituttleder eller saker de selv tar initiativ til. Forskningsutvalget behandler søknader om forskningsstrategiske midler de årene slike midler lyses ut. Forskningsutvalget, ved forskningsleder, behandler søknader om opptak til ph.d.-programmene i sosiologi og statsvitenskap og gjennomfører midtveisevaluering med kandidater som er tatt opp på programmet. Forskningsleder skal gjennomføre medarbeidersamtaler med ph.d.- stipendiater som er ansatt ved ISS, og følge opp karriereplan for instituttets postdoktorer. Forskningsutvalget utarbeider hvert år en rapport om forskningsaktiviteten ved ISS. Seniorkonsulent Einar Gimse Syrstad er sekretær for Forskningsutvalget

4 Undervisningsutvalg Undervisningsutvalget består av fagkoordinator og programrådsledere for sosiologi, statsvitenskap, idrett. Disse utpekes av instituttleder, som også fastsetter utvalgets leder. Undervisningsleder styrer utvalgets arbeid. Undervisningsutvalget består i tillegg av to studenter som representerer sosiologi og statsvitenskap Undervisningsutvalget behandler utdannings- og undervisningsrelaterte saker som oversendes fra instituttleder, eller saker de selv tar initiativ til. Undervisningsutvalget behandler de årlige endringsforslagene i instituttets studieplaner etter innspill fra programrådene og administrasjonen. Undervisningsutvalget skal koordinere undervisningsplanlegging som involverer flere enn ett fag. Videre skal undervisningsutvalget utarbeide kvalitetsmeldingen for utdanningen som ISS er pålagt å levere for hvert studieår. Seniorkonsulent Silje Løften er sekretær for undervisningsutvalget. Fagkoordinator- og programrådsledere Fagkoordinator- og programrådsledere for sosiologi, statsvitenskap, idrett har ansvar for undervisningsplanleggingen innen sine fag. Fagkoordinatorene har også ansvar for å organisere møter med fagstabene når de finner det nødvendig eller etter ønske fra instituttleder. I samråd med fagstabene, skal fagkoordinator finne medlemmer til sine respektive programråd. Instituttets studiekonsulenter fungerer som sekretær for programråd i fag de har studieadministrativt ansvar for. Kontorsjef Kontorsjefens rolle er gitt gjennom arbeidsinstruksen og omfatter følgende arbeidsoppgaver: lede og følge opp administrasjonens arbeid og ansatte, gi råd til medarbeidere og lage administrative rutiner og gjennomføre medarbeidersamtaler med alle administrativt ansatte. Virksomhetsstyring og lederstøtte. Følge opp budsjett og regnskap, kvalitetssikre grunnlags og styringsdata, kontrollere tildelinger og inntektsfordelingsmodell. Sammen med ledelsen bidra til strategiutvikling og langsiktig planlegging. Behandle ulike typer søknader om økonomisk støtte. Sammen med instituttleder, behandle ulike personalsaker (tilsettinger, permisjoner etc.). Ha oversikt over og oppfølging av stipendiater. Gi administrativ støtte til planlegging og gjennomføring av forskningsprosjekter, gjesteforskeropphold, konferanser, seminarer og lignende.

5 Ansvar for oppdatering av instituttets årshjul. Informasjonsarbeid. Ansvar for utvikling og oppdatering av intern informasjonsside og hjemmesiden til instituttet. HMS- koordinator. Sekretær for Instituttstyret