Evaluering av styret. Oppsummering

Transkript

1 Evaluering av styret Oppsummering

2 2 Forutsetninger og mål Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Er din forståelse av forutsetningene og målene med styrearbeidet klare? b) Har vi et potensial i å gjøre målene og forutsetningene for styrearbeidet klarere? Forholdet til eierne Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Hvor stor betydning ville det ha om eiernes forventninger til styret ble klarere kommunisert?

3 4 Valgprosessen Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Kunne valgprosessen for styrets sammensetning vært bedre? Styrets sammensetning a Lite forbedrings- Stort forbedringsa potensial potensial a) Kunne styrets kompetanse og sammensetning vært bedre i forhold til oppgavene? a (til 4 én ikke besvart)

4 Kommentar til punkt 5 Styret ønsker bedre fokus på prosess i vanskelig og krevende saker.

5 6 Styrets oppgaver Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Har vi definert styrets oppgaver godt nok i styrerommet? b) Hvilken effekt ville det gi om styret ble bedre på strategi? c) Er styret tilstrekkelig fokusert på risikosikring og risikoarbeid? d) Er bedriftens organisasjonsstruktur godt nok behandlet i styret, og er denne tilpasset strategien? e) Er styrets kontroll med virksomhetene og ledelsen fokusert riktig, eller har vi behov for nytenkning? f) Hvor mye er det å hente på en bedre styring av virksomhetens økonomi og risiko? g) Har styret og ledelsen definert og forstått hvilke beslutningssaker (lovregulerte) som skal behandles av styret? h) Hvor stort potensial ligger det i å forbedre styrets egen virkemåte?

6 Kommentar til 6 Styrets oppgaver: Det er et behov for å begrense antallet indikatorer som risikovurderes overfor styret. Styret ønsker et sterkere fokus på kvalitet/pasientbehandling og at risikovurdering av disse områdene inngår i ledelsens gjennomgang hver gang. Ønsker at internrevisjonen vurderer disse områdene. (Dette må da gå som bestilling fra styret til internrevisjonen) Styret har et forbedringspotensiale i forhold å peke ut de prioriterte områdene for styrets fokus. Dokumentasjonen til styret oppleves ofte for omfattende og det ønskes sterkere fokus på det som er sentralt i saksområdet.

7 7 Styrets instruks Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Hvilket potensial ser du i om styrets oppgaver hadde vært bedre diskutert og forstått? b) Kunne en bedre styreinstruks tilføre styrets arbeid økt verdi? a 8 Planlegging Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Hvilken betydning ville det ha for effekten av styrets arbeid med bedre planlegging? b) Hva om vi bedret vår egen effektivitet?

8 Kommentar til : 7. Styrets instruks Det er behov for tydeliggjøring av styrets oppgaver og roller. Instruksen er ikke godt nok kjent. Kommentar til 8. Planlegging (av styrets arbeid) Det ønskes et årshjul som synliggjør hvilke saker som skal behandles når.

9 9 Antall møter Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Burde vi øke antall møter? b) Burde møtene være kortere? Møtestruktur og arbeidsform Stort forbedringspotensial a) Kunne vår produktivitet vært høyere om vi hadde endret møtenes struktur? potensial b) Kan vi bli bedre ved å prioritere de viktigste sakene høyere? (til 10 b én ikke besvart)

10 Kommentar til 9 : Antall møter Det fremkom ønske om færre/mindre presentasjoner i forbindelse med saksforelegg i møtene og at presentasjonen av klinikkene ikke ble lagt til møtene, men til seminarer. Dette var det ulike synspunkter på.

11 11 Styrepapirene Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Ville vi truffet vesentlig bedre beslutninger ved å bedre styrets beslutningsunderlag? b) Ville vi treffe vesentlig bedre beslutninger om styre papirene ble utsendt i bedre tid før møtene? 12 Styrets saksbehandling og vedtak Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Har vi et forbedtringspotensial ved å behandle sakene på en grundigere måte i selve møtet? b) Burde vi bli flinkere til å formulere vedtak som står i samsvar med styrets diskusjoner? a) Burde vi legge arbeid i å forbedre kvaliteten på styreprotokollen?

12 Kommentar til 11: Styrepapirene Saksforeleggene ønskes tydeliggjort på konklusjoner og anbefalinger fra adm. direktør. Kommentar til 12 : Styrets saksbehandling og vedtak Protokolleringav vedtak endres slik at vedtak skrives inn på PC og vises på skjerm i møtet.

13 14 Oppfølging og gjennomføring av vedtak Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Vil det styrke verdiskapningen om vi blir flinkere til å følge opp egne vedtak, for eksempel investeringsbeslutninger b) Kan administrasjonen bli flinkere til å gjennomføre styrets vedtak raskt? Fullstendighet i saker Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Er det saker du savner behandling av, der du tror styret kunne bidratt positivt til forbedring av virksomheten? (til 15 én ikke besvart)

14 Kommentar til 15: Fullstendighet i saker Det ble ytret ønske om bedre fokus på pro & contra og alternative løsninger ved krevende og kompliserte saker. Ikke bare presentasjon av en løsning. Styret har et ansvar å melde hvilke saker de ønsker brakt fram for drøfting i styret.

15 16 Styrets kommunikasjonsform Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Burde vi utvikle fellesfølelsen sterkere for å få til en bedre kommunikasjon internt i styret? b) Burde vi bygge opp større åpenhet, ansvarlighet, tillit og i integritet i forhold til hverandre? c) Ville vi vinne på å ha større takhøyde i styrediskusjonene? Styrets leder Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Kan samarbeidet mellom eiere, ledelse og styret bli bedre? b) Kan styreleders arbeidsform og møteledelse ha effekt på styrebehandlingen? c) Bør styreleder vektlegge mer å sammenfatte diskusjonene for å få vedtatt saken til rett tid? d) Kunne du ønske deg bedre tilbakemelding fra styreleder på din egen rolle i styret?

16 Kommentar til 16: Kommunikasjonsform Det brukes for mye tid til informasjon, for lite til diskusjon av saker. Råd til styreleder om ikke å gå ut med sin mening tidlig i en sak. Tilhørere ved styremøtene føles hemmende på diskusjoner. Kommentar til 17 : styrets leder Samarbeidet oppfattes som bra, men styremedlemmene har behov for å bli bedre kjent med hverandre enn det har vært gitt mulighet for. Grunnlagsdokumentasjonen for styrets arbeid bør arbeides bedre med innledningsvis i nytt styre. Evaluering etter hvert møte ble foreslått.

17 18 Forholdet til daglig leder Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial a) Hvor stort potensial er det i å forbedre styrets forhold til, og samarbeid med daglig leder? b) Er de interessant å revidere daglig leders ansettelsvilkår mer regelmesig som ledd i en incentivordning? a) Har du potensial til å bidra sterkere i styret? 1 b) Klarer du å få frigjort tid til forberedelse og deltakelse 1 utover det du gjør i dag? c) Har du et forbedringspotensial i forhold til dine egne 1 ambisjoner med styrevervet? d) Kan du bli bedre til å målføre dine egne synspunkter i 1 styremøtene? (til 19 kun én har svart)

18 Oppsummering samtalen i møtet: Styret ønsker en bedre prioritering av saker Større fokus på vurdering (pro & contra) og konklusjoner i saksforeleggene Mindre presentasjoner i møtene Årshjul styreplan forelegges hvert møte Endring i rutine for skriving av protokoll ved at vedtak kan vises på skjerm etter endelig vedtak i sak.

19 20 De øvrige styremedlemmene a) Hvordan synes du, sett i et helhetsperspektiv, de øvrige styremedlemmene bidrar? Lite forbedrings- Stort forbedringspotensial potensial Navn a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) (til 20 ingen har svart)

20 Kommentarer

21 2 - Forutsetninger og mål Styrets ansvar er helt klart Målene og forutsetningene er klare, men det vil alltid være potensiale for forbedringer Styret skal gi rammevilkår for virksomheten. Eier har satt overordnete mål som er overgripende for tre styrer. Det er krevende Nødvendig med fokus på dette fra dag en

22 3 Forholdene til eierne Eiernes krav er helt klare Lettere å ta riktigere avgjørelser Styreinstruks og evt. andre strategidokumenter Meget viktig Eieren bør ta seg tid til å møte hvert enkelt styre, når de starter opp og da må de legge fram innholdet i vårt styreverv

23 4 - Valgprosessen Ser ingen klare alternative prosesser Usikker Kjenner ikke til de eieroppnevntes prosess godt nok. De ansattes er god Jeg vet ikke så mye om valgprosessen, men mener at styret er tjent med en sammensetning som vi har i dag

24 5 Styrets sammensetning Kanskje, få aktive styrerepresentanter Opplever at enkelte styremedlemmer ikke kjenner kjernevirksomheten godt Komplekse kompetanse foretak er selvsagt utfordrende. Jeg har vært med for kort tid til å vurdere dette

25 6 Styrets oppgaver Synes det er fokus på alle områder Styret har særlig ansvar for foretakets økonomi og for å nå de mål som eier har satt for virksomheten Må samhandle struktur oppgaver og økonomi Det er viktig å få fram styrets oppgaver helt fra starten

26 7 Styrets instruks Styreinstruksen er klar Til a) bedre og riktigere avgjørelser Til b) ja Presisering og alminneliggjøring

27 8 - Planlegging Synes styret arbeider effektivt

28 9 Antall møter Møtene kan bli kortere, for mye detaljert informasjon Til a) ikke nødvendigvis øke antall møter, men innkalle ekstra når det kommer opp akutte aktuelle saker, eks. i media som det er nødvendig at styret diskuterer Muligheten for å innkalle styret i enkeltsaker er der

29 10 Møtestruktur og arbeidsform Til a) god møtestruktur Til b) litt for mye info om kanskje mindre viktige saker i forhold til de virkelig store sakene Fast agenda? Eller blir vi låst Viktig å sette fokus på de viktigste sakene og ha tid til å diskutere dem

30 11 - Styrepapirene Styrepapirene kan virke tunge og omfattende og kan konkretiseres og reduseres i omfang Papirene kommer i seneste laget og gjør at man enkelte ganger ikke rekker å sette seg tilstrekkelig inn i saken

31 12 Styrets saksbehandling og vedtak Synes styreledere samordner vedtakene på en god måte Til a) bedre tid til diskusjoner på de tunge sakene. Styreleder er flink til å omformulere/formulere vedtak som er i samsvar med diskusjonene i styret Vi kan hele tiden arbeide mot å bli bedre Det kan lett bli for detaljert

32 14 Oppfølging og gjennomføring av vedtak Dette fungerer bra Det ville skape større troverdighet i virksomheten Det er vanskelig, som en kanskje ikke får gjort det? Det har bedret seg

33 15 Fullstendighet i saker Vanskelig spørsmål, må diskuteres. Men kanskje vi burde se litt mer på organiseringen av de ulike virksomhetsområdene Mer på kjernevirksomheten, dvs. det medisinske tilbudet Større organisasjonsendringer Ingen saker akkurat nå

34 16 Styrets kommunikasjonsform Synes styrebehandlingene er gode med god takhøyde i diskusjonene Til a) dersom vi hadde hatt flere uformelle samtaler og diskusjoner i styret ville vi nok fått følelse (bedre kjent) Til c) takhøyden er der Formen er lovbestemt Jeg oppfatter at takhøyden er god. Men vi kan utvikle oss ved å ha flere uformelle møter

35 17 Styrets leder Styret ledes på en god og profesjonell måte Til b) ja Til c) Styreleder er fantastisk god på å sammenfatte diskusjonene Til d) det kunne jeg godt tenke med, men vet ikke i hvilken form Vi kan alltid bli bedre Styreleder kan styreledelse. Til d) kan være nyttig dersom en har en møteplass for slike samtaler

36 18 Forholdet til daglig leder Forhold til daglig leder fungerer bra Som ansatterepresentant opplever jeg godt samarbeid med daglig leder i forhold til styrearbeid

37 19 Forbedringspotensialet ligger der alltid

38 20 De øvrige styremedlemmene Jeg har vært med for lite og har ikke forutsetninger for å si noe om det. Jeg ser at vi sitter der med ulike forutsetninger