S T Y R E I N S T R U K S

Transkript

1 S T Y R E I N S T R U K S FOR VIRKSOMHETER I FRELSESARMEENS SOSIALTJENESTE Godkjent i sosialstyret den 21.desember 2005 Ny layout mai 2010

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. FORMÅL OG DEFINISJON 2. STYRETS SAMMENSETNING, ARBEID OG SAKSBEHANDLING 2.1 Styrets arbeidsoppgaver 2.2 Styrets sammensetning og funksjonstid 2.3 Styrets forvaltningsansvar 2.4 Styrets tilsynsansvar 2.5 Behandlingsmåter 2.6 Innkalling til styremøte 2.7 Årsplan for styrearbeidet 2.8 Saker som skal behandles årlig og settes inn i årsplanen 2.9 Møte- og talerett 2.10 Møteledelse og forfall 2.11 Beslutningsdyktighet 2.12 Styremedlemmers habilitet 2.13 Krav til alminnelig flertall 2.14 Dagsorden / Hovedstruktur på styremøtet Protokoll Orienteringssaker Beslutningssaker Oppfølgingssaker Andre saker styret skal behandle Diskusjonssaker Oppsummering 2.15 Protokoll 2.16 Taushetsplikt og sikkerhet 2.17 Informasjon om styrets arbeid 3. ARBEIDSOPPGAVER FOR VIRKSOMHETENS LEDER OG PLIKTER DENNE HAR OVERFOR STYRET 3.1 Forberedelse av saker som skal styrebehandles 3.2 Møterett i styret 3.3 Møterett for andre i styret 3.4 Orientering ved virksomhetens leder Fortløpende informasjon Økonomirapporter 3.5 Dokumentasjon av saker til behandling 3.6 Virksomhetens leder sitt ansvar for gjennomføring av styrevedtak 3.7 Virksomhetens leder sin fullmakt 4. VEDTAK AV STYREINSTRUKS OG ENDRING AV STYREINSTRUKS 4.1 Vedtak 4.2 Endringer

3 1. FORMÅL OG DEFINISJONER Denne styreinstruks er utarbeidet for å sikre at eierne, virksomhetens leder og styremedlemmer er samstemte med hensyn til styrearbeidets form, innhold og gjennomføring, og at de involverte har forståelse av de ulike roller. Instruksen har til formål å regulere styrets arbeid, saksbehandling, habilitet samt arbeidsoppgaver for virksomhetens leder og dennes plikter overfor styret. Når begrepet virksomhet benyttes, betyr dette: Frelsesarmeens rusomsorg, Frelsesarmeens eldreomsorg, Frelsesarmeens barnehager eller Frelsesarmeens barne- og familievern. Stillingsbetegnelse for virksomhetens leder er: SEKSJONSLEDER (unntatt Frelsesarmeens eldreomsorg som har daglig leder). 2. STYRETS SAMMENSETNING, ARBEID OG SAKSBEHANDLING 2.1 Styrets sammensetning og funksjonstid Styret består av minimum 5 og maksimum 8 medlemmer, inklusive inntil 2 ansattvalgte styremedlemmer. Det kan velges inntil to varamedlemmer for de ansattvalgte styremedlemmene og oppnevnes inntil to vararepresentanter for de eieroppnevnte styremedlemmene. Frelsesarmeens Sosialsjef er styrets leder. Styrets nestleder skal oppnevnes av sosialstyret, mens øvrige eierrepresentanter oppnevnes av sosialsjefen. Styremedlemmer velges/ oppnevnes for 2 år om gangen. Dette gjelder ikke styreleder. 2.2 Styrets arbeidsoppgaver Styret skal behandle de saker som er pålagt i henhold til Norsk lov, eiers vedtekter og vedtak. Styret har arbeidsgiveransvar. Frelsesarmeen kan beordre offiserer til alle stillinger, forutsatt at eventuelle krav til kompetanse blir ivaretatt. Styret er ansvarlig for at alle aktuelle driftsavtaler med det offentlige etterleves. Styret skal behandle alle saker som ligger utenfor de generelle fullmaktene virksomhetens leder har.

4 Styret skal behandle alle saker som er av betydning eller uvanlig art for virksomheten. 2.3 Styrets forvaltningsansvar Det er styrets ansvar å sørge for at virksomheten har en kompetent daglig ledelse og at det etableres og opprettholdes klare ansvars- og myndighetslinjer. Virksomhetens leder skal ansettes av sosialstyret etter innstilling av virksomhetens styre. Daglig ledere (styrere) ansettes av virksomhetens styre etter innstilling av virksomhetens leder. Styret skal behandle og treffe nødvendige beslutninger om: Forsvarlig organisering av virksomheten Betryggende kontroll av virksomheten Betryggende kontroll av regnskap og formuesforvaltning Årsregnskap og årsberetning Strategiske planer Andre viktige planer Budsjett med stillingsbudsjett Sikring av virksomhetens økonomiske stilling og forsvarlig egenkapital Styret plikter å iverksette nødvendige undersøkelser for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver. 2.4 Styrets tilsynsansvar Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og virksomheten for øvrig. Styret skal påse at eventuelle korrigerende tiltak blir gjennomført. 2.5 Behandlingsmåter Styret skal behandle saker og treffe beslutning i møte. Unntak fra denne hovedregel kan bare skje i mindre betydningsfulle saker og når styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Budsjett, årsregnskap, styrets beretning og årsmelding skal behandles i møte. Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Styremedlem eller virksomhetens leder kan kreve møtebehandling i alle saker som skal behandles av styret.

5 2.6 Innkalling til styremøter Styremøter avvikles etter behov, men det skal avvikles minst 3 tre styremøter pr år. Ekstraordinære styremøter avholdes når det er nødvendig eller virksomhetens leder eller et styremedlem ber om det. Med mindre forholdene tilsier noe annet, skal innkalling til styremøte skje skriftlig og saksdokumenter skal være styrets medlemmer, varamedlemmer og virksomhetens revisor i hende senest 7 syv dager før møtet. 2.7 Årsplan for styrearbeidet Det settes opp en årsplan for styrearbeidet som behandles og vedtas på siste styremøte i året. Årsplanen skal inneholde de faste styremøter (jfr. pkt. 2.5) og evt. et eget strategimøte. 2.8 Saker som skal behandles årlig og settes inn i årsplanen Protokollgjennomgang Oppfølgingssak/ beslutningssak Årlig revisjon av virksomhetens mål og strategiske planer Beslutningssak Planer for påfølgende kalenderår Beslutningssak Lederlønn og avlønningprinsipper for ansatte, der lønnsfastsettelser ikke er tariffbestemt. Budsjett med kommentarer inklusiv stillingsbudsjett. Beslutningssak Beslutningssak Årsregnskap med kommentarer og styrets beretning Beslutningssak Årsmelding Beslutningssak Årsplan for styrets arbeid Beslutningssak Styrets evaluering av egen innsats og arbeidsform, samt en diskusjon om eventuelt ønsket ny kompetanse blant styremedlemmene Rapporter om internkontroll i henhold til: Forskrift om internkontroll herunder helse, miljø og sikkerhet (HMS). Beslutningssak/ Diskusjonssak Oppfølgingssak

6 Rapporter om intern økonomikontroll Orienteringssak Kvalitetssikringstiltak og oppfølging Oppfølgingssak Oversikt over forsikringer Oppfølgingssak 2.9 Møte- og talerett De styret har besluttet å innkalle til møtet, har talerett i styremøtene, men ikke stemmerett. Virksomhetens revisor har møte- og talerett. Utover styrets medlemmer er det bare virksomhetens leder som har forslagsrett i styret Møteledelse og forfall Ved forfall skal eventuell(e) varamedlem(mer) innkalles. Medlemmet som melder forfall varsler varamedlemmet og virksomhetens leder. Styremøtene ledes av styrets leder. Ved forfall fra styrets leder, overtar styrets nestleder eller det styremedlem de fremmøtte styremedlemmene velger til å lede styremøtet Beslutningsdyktighet Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av styremedlemmene er til stede og alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen Styremedlemmers habilitet Et styremedlem eller virksomhetens leder må ikke delta i behandling eller avgjørelse av saker som er av særlig betydning for egen eller for noen nærståendes del, slik at vedkommende må anses å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken Krav til alminnelig flertall Et styrevedtak er betinget av at et flertall av de styremedlemmene som deltar i behandlingen av saken stemmer for vedtaket. Ved stemmelikhet har møtelederen dobbeltstemme.

7 2.14 Dagsorden / Hovedstruktur på styremøtet Styremøtene skal struktureres etter følgende mal med innlagte faste poster: Protokoll - Protokoll fra siste møte Orienteringssaker - Generelle orientering er om virksomhetens drift - Økonomirapport (Resultatregnskap og balanse m/ kommentarer) Beslutningssaker Vedtak i saker som krever en avgjørelse Oppfølgingssaker - Rapport om gjennomføring av styrevedtak, herunder vedtatte planer - Andre oppfølgingssaker (internkontroll, forsikring, revisor påbud o.l.) Andre saker styret skal behandle - avvik av betydning fra vedtatte planer eller budsjett - andre saker av stor betydning eller uvanlig art - saker styremedlemmer eller virksomhetens leder ønsker at styret skal behandle Diskusjonssaker Oppsummering - Evaluering av møtet - Saker for neste styremøte 2.15 Protokoll Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Protokollen skal minst angi: Tid og sted for styremøte eller annen behandlingsmåte (telefonmøte e.l.) Styremedlemmer som var tilstede på styremøtet og eventuelle forfall Hvilke saksdokumenter som er blitt forelagt styret, og hvem som redegjorde for saken

8 Kort resymé av den enkelte sak. Styrets beslutning Dersom en beslutning ikke er enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot Styremedlem og virksomhetens leder som ikke er enig i en beslutning kan kreve sin oppfatning innført i protokollen Dersom protokollen ikke skrives og godkjennes i styremøtet, skal protokollen sendes styrets medlemmer innen 7 syv virkedager etter at møtet ble avholdt og godkjennes i det påfølgende styremøte. Styreleder har ansvar for at protokollen gir et korrekt bilde av den enkelte sak. Protokollen fra styremøtene skal oversendes til virksomhetens revisor Taushetsplikt og sikkerhet Utgangspunktet er at styresakene er åpne og at informasjon kan gis. Visse sakstyper er av konfidensiell karakter og underlagt taushet. I andre tilfeller kan enkeltsaker på grunn av sin karakter måtte behandles konfidensielt og styremedlemmer pålegges taushetsplikt. Det er viktig at styret fra sak til sak klargjør om det dreier seg om taushetsbelagte saker eller om det kan gis informasjon til andre. Slik informasjon fra styremøtet dreier seg om styrets vedtak resultatet av styrets behandling og ikke hva styremedlemmer har uttalt, hvordan det har vært argumentert eller hvilke hensyn som ligger bak den enkeltes stemmegivning. Saker underlagt taushet skal merkes i sakspapirene. Styret fatter så, for den enkelte sak, vedtak om hva som skal være undergitt taushetsplikt, også for saker som virksomhetens leder har fremmet som taushetsbelagte. Det er en forutsetning for de ansattes styrerepresentasjon at de forut for styremøtene skal kunne drøfte med de ansatte og de tillitsvalgte ved virksomheten saker som er oppe til behandling, og at de etter styremøtet skal kunne informere. Dette gjelder likevel ikke saker som er taushetsbelagt. (J.fr. 1. avsnitt) Arbeidet i styret må bygge på tillit Styredokumenter av enhver art skal styremedlemmene oppbevare utilgjengelig for andre. Styrets leder skal sørge for at virksomheten arkiverer og oppbevarer forsvarlig alle innkallinger og dokumenter som er sendt styremedlemmene eller utdelt i forbindelse med styrebehandling i et komplett sett, slik at det for ettertiden lett kan kontrolleres at vedkommende sak ble avgjort etter en betryggende saksbehandling og på et betryggende beslutningsgrunnlag. Styremedlemmene har adgang til arkivet, og har rett til kopi ved henvendelse til styrets leder.

9 2.17 Informasjon om styrets arbeid Informasjon utad (til offentlig samarbeidspartner, til allmennheten, gjennom massemedia o.l.) er styreleders ansvar og skal kun gis av denne med mindre styret vedtar at virksomhetens leder eller annen utpekt person skal gis fullmakt til dette. Virksomhetens leder og ansattes representant(er) informerer de ansatte. I vanskelige saker anbefales det at styre, ledelse og tillitsvalgte sammen gir informasjon til de ansatte. 3. ARBEIDSOPPGAVER FOR VIRKSOMHETENS LEDER OG PLIKTER DENNE HAR OVERFOR STYRET 3.1 Forberedelse av saker som skal styrebehandles Virksomhetens leder skal forberede og legge frem saker til behandling i styret i samråd med styrets leder, slik at samtlige deltagende styremedlemmer får et tilfredsstillende behandlings- og beslutningsgrunnlag. Virksomhetens leder er som saksforbereder for styret den initierende og drivende kraft i de saker som skal forelegges virksomhetens styre. 3.2 Møterett i styret Virksomhetens leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker og har uttale- og forslagsrett. Virksomhetens leder er også styrets sekretær med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak. Virksomhetens leder har ikke stemmerett. 3.3 Møterett for andre i styret Andre fra virksomheten kan dersom virksomhetens leder ønsker det møte i styret ved behandling av enkeltsaker som støttespillere for virksomhetens leder. 3.4 Orientering ved virksomhetens leder Fortløpende informasjon Virksomhetens leder skal informere styret om forhold som har skjedd siden siste styremøte som det er nyttig for styret å vite, og som ikke står på dagsorden. Denne informasjonen skal listes opp i sakspapirene. Virksomhetens leder skal holde styrets medlemmer fortløpende orientert om virksomheten, stilling og resultatutvikling.

10 3.4.2 Økonomirapporter Til hvert styremøte skal det utarbeides økonomirapporter som skal inneholde resultatregnskap for siste periode og akkumulert for hittil i år sammenlignet med budsjett og utregnet budsjettavvik. Årsak til budsjettavvik av betydning skal kommenteres skriftlig. I tillegg bør det utarbeides en regnskapsrapport med prognoseregnskap i 2. halvår. 3.5 Dokumentasjon av saker til behandling Dokumentasjon av saker som skal behandles i styret: Alle saker som fremmes for styret skal på forhånd være behandlet / bearbeidet av virksomhetens leder med mindre styret har bestemt noe annet. I beslutningssaker skal virksomhetens leder alltid legge frem skriftlig dokumentasjon med forslag til styrevedtak. Dokumentasjonen i beslutningssaker struktureres slik: Sammendrag med eventuell bakgrunnsinformasjon Virksomhetens bearbeiding og innstilling. Forslag til vedtak Vurdering og anbefalinger fra virksomhetens leder skal være vedlagt innkallingen til styremøte med mindre annen behandlingsmåte er vedtatt. 3.6 Virksomhetens leder sitt ansvar for gjennomføring av styrevedtak Virksomhetens leder er ansvarlig for å gjennomføre de vedtak som styret fatter, med mindre styret bestemmer noe annet. 3.7 Virksomhetens leder sin fullmakt Virksomhetens leder er underordnet virksomhetens styre og har fullmakt til og ansvar for å forestå den daglige ledelse og utviklingen av virksomheten i samsvar med vedtatte strategier, planer, budsjett samt andre styrevedtak.

11 4. VEDTAK AV STYREINSTRUKS OG ENDRING AV STYREINSTRUKS 4.1 Vedtak Denne styreinstruks er første gang vedtatt i Frelsesarmeens Sosialstyre i møte den , sak 42/02, med endringer vedtatt den , sak 70/ Endringer Endringer i styreinstruksen kan besluttes av Frelsesarmeens sosialstyre.