Styret skal normalt gjennomføre 6 8 styremøter per år. Ut over dette møtes styret når formannen kaller styret sammen til ekstraordinært styremøte.

Transkript

1 Styreinstruks Scana Industrier ASA 1. Formålet med styrets arbeid Styrets forvaltning og tilsynsansvar er regulert i Lov om allmennaksjeselskaper (allmenn-aksjeloven) 6-12 og Styret har også ansvar for at de retningslinjer og ramme-betingelser som er gitt av eierne gjennom vedtak på generalforsamlingen blir fulgt. Styrets arbeid konsentreres i hovedsak mot følgende hovedoppgaver: Strategioppgaver Organiseringsoppgaver Kontrolloppgaver Egenoppgaver Styrets arbeid vil organiseres for å dekke følgende typer saker: Orienteringssaker Oppfølgingssaker Beslutningssaker Diskusjoner 2. Styrets møter Styret skal normalt gjennomføre 6 8 styremøter per år. Ut over dette møtes styret når formannen kaller styret sammen til ekstraordinært styremøte. Styrets formann er ansvarlig for at styret kalles inn til møte. Daglig leder kan kalle inn til møte etter avtale med styreformann. Styremøtene ledes av styreformann, eller i dennes fravær av nestformann. Dersom begge er fraværende, velges en møteleder. Sakspapirer skal sendes ut til styremedlemmene senest en uke før styremøte avholdes. Daglig leder er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle. Daglig leder deltar på styremøtene, men er ikke medlem av styret. I saker hvor daglig leders deltakelse ikke er ønskelig, skal styreformann klarere dette med daglig leder. Det står styret fritt å velge at også øvrige personer i konsernledelsen deltar i styremøtene. Saker som betryggende kan behandles uten møte, kan behandles i telefonmøte eller på den måte styrets formann bestemmer. Styrebehandling i annen form enn i møtet forutsetter at styrets formann finner slik behandling forsvarlig. Forøvrig henvises til selskapets vedtekter samt allmennaksjelovens bestemmelser.

2 3. Styrets sammensetning ressurser, rettigheter og plikter Styrets størrelse reguleres av selskapets vedtekter 6. Forøvrig henvises til allmenaksjelovens bestemmelser. Minst halvparten av styrets aksjeeiervalgte medlemmer skal være uavhengig av selskapets daglige ledelse og vesentlige forretningsforbindelser. Minst to av de aksjeeiervalgte medlemmene skal være uavhengig av selskapets hovedaksjeeiere. Sammensetningen av medlemmene skal være slik at disse dekker følgende kompetansekrav: Bransjekunnskap erfaring og referanser til bransjen. Kontaktnett. Teknologikunnskap erfaring fra teknologi benyttet i konsernet. Økonomi- og finansieringserfaring. Kapitalmarkedserfaring. Markedsføring. Internasjonal erfaring. Styrets medlemmer kan gjennom henvendelse til styrets formann kreve at formannen kaller inn til ekstraordinære møter. Det enkelte medlem kan kreve at saker ut over de som fremgår av egen arbeidsplan for styret blir behandlet. Medlemmene kan rette henvendelser og ha direkte dialog med selskapets ledelse (innsynsrett). I slike tilfeller skal disse meddeles til styreformann og daglig leder før henvendelsene gjennomføres. 4. Arbeidsplan og forhold til daglig leder Styret skal hvert år utarbeide en arbeidsplan for sin virksomhet, tilpasset selskapets størrelse og organisasjon. Arbeidsplanen skal bygge på styrets hovedoppgaver og dekning av disse. I tillegg til ordinære saker på møtene skal styret ta opp temaer som dekker hovedoppgavene. Styreformann og daglig leder utarbeider forslag til arbeidsplan som behandles og fastsettes på styrets møte i desember. Daglig leder har møteplikt for styret og skal orientere styret om den daglige ledelse og virksomheten i selskapet, herunder oppfølgningen av strategi- og handlingsplan. Styret kan instruere daglig leder i en hvilken som helst sak. Daglig leder skal i hvert styremøte, og ellers når styret anmoder om det, avgi rapport til styrets medlemmer om selskapets virksomhet, stilling og den økonomiske utvikling for selskapet med opplysning om utviklingen i forhold til budsjett. Daglig leders plikter og ansvar følger av allmennaksjeloven 6-14 og 6-15 og av særskilt instruks for daglig leder fastsatt av styret.

3 5. Hovedoppgaver Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. Styret skal holde seg orientert om selskapets stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig, herunder tilsyn med at daglig leder overholder de forpliktelser som er fastsatt i instruksen for daglig leder. Styret skal i nødvendig utstrekning sørge for at det blir utarbeidet og fastsatt planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan fastsette nærmere retningslinjer for virksomheten. 6. Protokoll I henhold til bestemmelsene i allmennaksjeloven 6-29 skal det føres protokoll over styremøtene. I den enkelte sak skal det protokolleres hva saken gjelder, hvilket grunnlag styret har hatt til vurdering, og styrets vedtak. Der det kan ha betydning for forståelsen av vedtaket, skal det gis en kort begrunnelse for styrets beslutning. Momenter fra diskusjonen eller særsynspunkter protokolleres bare når dette er tjenlig for oppfølging av saken, eller når medlemmene ønsker/krever det. Protokollen sendes medlemmene senest en uke etter at møtet er avholdt. Ønske om endring av protokoll meddeles referenten innen en uke etter mottak av utkast til protokoll. Foreslåtte endringer vurderes i samråd med styreformann. Styrets protokoll vedtas og underskrives på neste møte. 7. Konfidensialitet Hovedregelen for styrets arbeid er kondidensialitet og styret har taushetsplikt når det gjelder kunnskap de får om selskaper og selskapets virksomhet. Taushetsplikten gjelder ikke opplysninger som kan kreves med hjemmel i lov. I en slik situasjon skal formannen informeres. Styret kan unnta enkelte saker fra konfidensialitet. Dette skal vurderes og avgjøres på hvert enkelt styremøte. Fastsatt i styremøte 19. februar 2009