Administrasjonsutvalget

Transkript

1 Administrasjonsutvalget Tilstede: Medlemmer Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe, Universitetet i Oslo (leder) Økonomidirektør Kjell Bernstrøm, Universitetet i Bergen Direktør Ingeborg Harsten, Norges Musikkhøgskole Høgskoledirektør Rune Jørgensen, Høgskolen Stord/Haugesund Høgskoledirektør Stig Fossum, Høgskolen i Bodø Varamedlemmer (invitert til første møte i nytt utvalg) Ass. universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnessen, Universitetet i Agder 2.vara Administrerende direktør Baard Wist, Norges idrettshøgskole Høgskoledirektør Jacob Kjøde, Høgskolen i Volda 1. vara Høgskoledirektør Leon Aurdal, Høgskolen i Ålesund, 2. vara Fra UHRs sekretariat Generalsekretær Ola Stave Sekretær for administrasjonsutvalget, Sigrid Tollefsen Kommunikasjonsrådgiver Ann Elin Brattebø Andersen Andre Prorektor Trine B. Haugen, Høgskolen i Oslo under sak 09/10 Økonomidirektør Marianne Mancini, Universitetet i Oslo under sak 04/10 Innkjøpssjef Kjetil Skog, Universitetet i Bergen under sak 04/10 og 05/10 Spesialrådgiver Ingvild Broch, Universitets- og høgskolerådet under sak 09/10 Forfall Lasse Lønnum, Universitetet i Tromsø 1.vara Referat Møtedato: 20. januar 2010 Møtetid: Kl Møtested: UHRs møtelokaler, Pilestredet 46, 6 et Saksnr.: Saksliste Sak 01/10 Sak 02/10 Sak 03/10 Godkjenning av innkalling og saksliste Nestleder av administrasjonsutvalget Administrasjonsutvalgets arbeid - UHR-systemet og administrasjonsutvalget v/ Ola Stave - sekretariatets rolle og forventninger til administrasjonsutvalget v/ sekretær for utvalget Sigrid Tollefsen

2 - administrasjonsutvalgets medlemmer gir innspill til hvilke saker som bør prioriteres i Sak 04/10 Møte mellom Administrasjonsutvalgets og utvalgets grupper og underutvalg Sak 05/10 Handlingsromutvalget Sak 06/10 UHRs budsjettinnspill 2011 Sak 07/10 Oppnevning av ny sammensetning av Innkjøpsutvalget Sak 08/10 Strategi, organisering og styring av de felles administrative systemene i UH-sektoren oppfølging Sak 09/10 NDSs personverntjeneste i lys av ny helseforskningslov Sak 10/10 Orienteringssaker Sak 11/10 Møtekalender Sak 12/10 Eventuelt Sak 01/10 Godkjenning av innkalling og saksliste Leder Gunn-Elin Aa. Bjørneboe ønsket velkommen til nytt administrasjonsutvalg. Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 02/10 Nestleder av administrasjonsutvalget UHRs styre oppnevnte i møte 2. november 2009 Gunn-Elin Bjørneboe, Universitetet i Oslo, som leder for administrasjonsutvalget til UHRs sekretariat fikk i samråd med utvalget/utvalgets leder myndighet til å oppnevne nestleder for samme periode. Mandatet sier: dersom leder kommer fra universitet, skal nestleder komme fra høgskole og omvendt. Det foreslås at høgskoledirektør Rune Jørgensen fra Høgskolen Stord/Haugesund går inn som nestleder. Utvalget vil da få en fin balanse i forhold til geografi og kjønnsfordeling. Rune Jørgensen sitter i UHRs styre og sitter også i UNINETT FAS styre. Høgskoledirektør Rune Jørgensen, Høgskolen Stord/Haugesund oppnevnes som nestleder til UHRs administrasjonsutvalg fra januar 2010 og ut sin funksjonsperiode Sak 03/10 Administrasjonsutvalgets arbeid - UHR-systemet og administrasjonsutvalget. Sekretariatets rolle og forventninger til administrasjonsutvalget Ola Stave orienterte. UHRs utvalg skal være offensive og strategiske og det er en utfordring å finne en god form i utvalgsarbeidet. Men må se på hva som er fellesoppgaver som ønskes løst i fellesskap vs oppgaver som ligger til den enkelte institusjon og som foretrekkes løst lokalt. Det er bra med aktiviteter i underutvalg og grupper, men det er også viktig for UHR å bringe informasjon videre til resten av sektoren, og her kan vi bli bedre. - administrasjonsutvalgets medlemmer gir innspill til hvilke saker som bør prioriteres i

3 Utvalget ble enig om å jobbe strategisk på et overordnet nivå. Målet er å utvikle utvalget til å ligge i forkant, fornemme endringer og være konstruktive bidragsytere. Administrasjonens plass i det faglige er viktig og utvalget bør arbeide for å være nyutviklende ift denne rollen. I denne forbindelse er kontakten med UHRs utdanningsutvalg og forskningsutvalg sentral. Utvalget mener også det er viktig at en del av kontakten og politikkutformingen som skjer mellom administrasjonsutvalgets underutvalg og KD direkte løftes opp i administrasjonsutvalget og styret. Styring og ledelse blir sentralt for administrasjonsutvalget, og utvalget er interessert i tettere kontakt med UHRs lederopplæringsprogram. Samtidig vil administrasjonsutvalget alltid være under press for å ta en del trivielle saker, og utvalget representerer store og små: de små har utfordringer som de store ikke har hørt om. Administrasjonsutvalget må trekke opp en linje her. En annen viktig sak for administrasjonsutvalgets arbeid er forankringen inn i direktørkollegiet. Viktige saker for administrasjonsutvalget fremover blir bl.a: - Styring og ledelse - Effektivisering og videre utnyttelse av adm funksjoner og organisering og styring i overordnet forstand. - Oppfølgning av organisering og effektivisering av felles administrative systemer - Administrative sider ved SAK (samarbeid, arbeidsdeling, konsentrasjon) - Administrative konsekvenser av økte krav til rapporterings - og tilsynsfunksjoner - Rettighetsproblematikken (Kopinor) - HR-arbeid UHR skal se på sitt system i løpet av 2010: styremøtet i april er satt av til strategisk arbeid og revisjon av vedtekter og retningslinjer. Styring og ledelse vil bli et tema på representantskapet og administrasjonsutvalget bli bedt om å bidra inn til det, jf EUAs autonomi-rapport. Synspunktene som fremkom under diskusjonen vil bli fulgt opp i Administrasjonsutvalgets arbeid og konkretisert i utvalgets handlingsplan for som legges frem på neste møte i utvalget. Sak 04/10 Møte mellom Administrasjonsutvalgets og utvalgets grupper og underutvalg Det vises til sak 03/10 og diskusjonen iht administrasjonsutvalgets oppgaver og dets undergrupper. Administrasjonsutvalget møtte lederne fra de ulike faste utvalgene under administrasjonsutvalget. Lederne av underutvalgene orienterte om aktiviteten og utfordringer i arbeidet i underutvalgene. Følgende utvalg og ledere møtte: Leder for Beregningsutvalget, Marianne Mancini, UiO Leder for Økonomiutvalg, Kjell Bernstrøm, UiB (sitter i adm utvalget) Leder for Innkjøpsutvalg Kjetil Skog, UiB Leder for Forhandlingsutvalget med Kopinor, Ola Stave Administrasjonsutvalget takker lederne for beregningsutvalget, økonomiutvalget, innkjøpsutvalget og forhandlingsutvalget for orienteringen. Underutvalgene representerer 3

4 en viktig del av administrasjonsutvalgets arbeid. Administrasjonsutvalget vil arbeide for tettere kommunikasjon mellom underutvalgene og administrasjonsutvalget i tiden fremover. Sak 05/10 Handlingsromutvalget Marianne Mancini informerte om UiOs arbeid med innspill og tallgrunnlag til handlingsromutvalget. Administrasjonsutvalget oppfordret økonomiutvalget til å bidra til å skaffe godt tallgrunnlag for høgskolesiden. Administrasjonsutvalget takker Marianne Mancini for orienteringen. Utvalget vil behandle rapporten fra handlingsromutvalget som kommer i midten av februar. Sak 06/10 UHRs budsjettinnspill 2011 UHR sendte 8. januar et foreløpig innspill til statsbudsjett 2011 til statsråden og KD. Det foreløpige innspillet fokuserer spesielt på yngrebølgen, og det kun med stikkord skissert de andre punktene UHR arbeider videre med og som skal behandles i styremøtet 3 februar. Administrasjonsutvalget hadde ingen spesielle kommentarer til dette foreløpige innspillet, men ga uttrykk for at utvalget neste år gjerne vil få seg forelagt innspillet i forkant av UHRs styrebehandling. Administrasjonsutvalget tar innspillet til orientering og har ingen spesielle kommentarer til dette foreløpige innspillet. Utvalget ønsker imidlertid neste år å få seg forelagt innspillet i forkant av UHRs styrebehandling for å komme inn litt tidligere i prosessen. Sak 07/10 Oppnevning av ny sammensetning av Innkjøpsutvalget Det vises til sak 04/10 og møtet med Innkjøpsutvalgets leder og redegjørelse for innkjøpsutvalgets aktivitet. Innkjøpsutvalget har vært i funksjon fra i fire år fra januar Det skal oppnevnes ny sammensetning av innkjøpsutvalget for fire nye år fra Forslag til nytt utvalg var ikke klart i tide til møtet i administrasjonsutvalget, men utvalget vil vedta ny sammensetning av innkjøpsutvalget på sirkulasjon i etterkant av møtet. Administrasjonsutvalget vil vedta ny sammensetning av innkjøpsutvalget på sirkulasjon i etterkant av dette møtet. Sak 08/10 Strategi, organisering og styring av de felles administrative systemene i UH-sektoren oppfølging Det vises til behandling i administrasjonsutvalget i tidligere møter. I etterkant av møtet 9. september ble det utarbeidet en bestilling til UNINETT i samarbeid med ad-hoc gruppen som hadde vært involvert i saksforberedelsen. Bestillingen ble sendt UNINETT 15. oktober 2009 med svarfrist i slutten av UNINETTs svar lå til behandling i administrasjonsutvalget. Administrasjonsutvalget trenger mer tid til å avgjøre videre fremdrift i saken og ønsker at den gruppen som var med å saksforberede saken og bestillingen fra UHR til UNINETT fortsetter sin innsats og legger frem forslag til vedtak på neste møte i administrasjonsutvalget i mars Ad-hoc gruppens sammensetning blir revidert noe ettersom noen av medlemmene nå har verv i UNINETTs styrer. 4

5 Sekretariatet får fullmakt til å sette i gang gruppens arbeid. Forslag til vedtak og videre fremdrift legges frem for administrasjonsutvalget til møtet i mars. Administrasjonsutvalget trenger mer tid til å avgjøre videre fremdrift i saken og ber en ad hoc-gruppe (med noen nye medlemmer og noen som fortsetter fra gruppen som var med å saksforberede saken) om å spisse problemstillingene og løsningsforslagene enda mer, om mulig søke avklaringer med KD og UNINETT og legge frem forslag til vedtak på neste møte i administrasjonsutvalget i mars Sekretariatet tar kontakt med aktuelle personer til en slik gruppe. Sak 09/10 NDSs personverntjeneste i lys av ny helseforskningslov UHR mottok våren 2009 en henvendelse fra Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) som ba UHRs om å ta stilling til evt. videreføring av personvernombudsordningen i NSD i lys av ny helseforskningslov som trådte i kraft 1. juli Etter foreløpige diskusjoner i forskningsutvalg og administrasjonsutvalg ble saken lagt frem for UHRs styre den 18. juni Styret anbefalte å opprettholde nåværende ordning inntil konsekvensene av helseforskningsloven for personvernombudsordningen er utredet. Administrasjonsutvalget og Forskningsutvalget var enige om at forskningsutvalget skulle opprette en arbeidsgruppe for å gjennomgå mønsteravtalen mellom UHR og NSD med hensyn til hvilke tjenester institusjonene har behov for å få dekket i lys av den nye helseforskningsloven og hvordan tjenesten effektivt kan organiseres. Leder av arbeidsgruppen, prorektor Trine B. Haugen orienterte administrasjonsutvalget. Gruppen mener implikasjonen av den nye helseforskningsloven betyr at institusjonene må gjennomgå sine rutiner og prosedyrer og etablere gode rutiner for internkontroll fordi den nye helseforskningsloven stiller krav til etablering av organisatorisk rammeverk hos institusjonen som forskningsansvarlig, og medisinsk og helsefaglig forskning skal organiseres med en forskningsansvarlig og en prosjektleder. For de fleste universiteter og høgskoler vil det være hensiktsmessig at NSD fortsetter som personvernombud for forskning som ikke faller innenfor helseforskningsloven. For forskning som faller inn under helseforskningsloven er problemstillingen mer nyansert. REK er et forvaltningsorgan med plikt til å gi råd og veiledning, men vil sannsynligvis ha lav kapasitet. Forskningsintensive institusjoner vil trolig foretrekke et eget internkontrollsystem. Gruppen foreslår at nåværende mønsteravtale forlenges frem til sommeren 2009 (evt lenger), at den deretter sies opp og erstattes av en ny avtale som skiller personvernombudstjenesten fra internkontroll/rådgivningstjenesten. Betalingsmodell bør vurderes etter dette og at man først må få klarhet i kostnader knyttet til de to tjenestene som separate tjenester. I tillegg anbefaler gruppen at UHR oppnevner et utvalg som få i oppgave å utarbeide et malverk for rutiner og prosedyrer, der malen kan tilpasses den enkelte institusjons særpreg. Gruppens innstilling vil også bli lagt frem for UHRs forskningsutvalg i februar

6 Administrasjonsutvalget mener at det er behov for videre utredning av saken og at Administrasjonsutvalget sammen med Forskningsutvalget bør 1) ta initiativ til at UHR avtaler prolongering av nåværende mønsteravtale med NSD inntil situasjonen er avklart. 2) opprette en gruppe som bidrar til å arbeide frem mønsteravtaler for de to tjenestene (personvern og internkontroll/rådgivning). Den samme gruppen kan få i oppgave å utarbeide et malverk for rutiner og prosedyrer, der malen kan tilpasses den enkelte institusjons særpreg. Sak 10/10 Orienteringssaker Tidsregistrering; Det er pr januar 2010 intet nytt om tidsregistrering, annet enn at de 7 universitetene har blitt enige om at de arbeider hver for seg med sine opplegg for å sikre god dokumentasjon for utbetaling av overtid, slik KD krever. Oppfølging av institusjonenes rettighetspolitikk NFF og Forskerforbundet har invitert til et seminar 27. januar om faglitterære rettigheter og akademisk publisering. Ola Stave og Sigrid Tollefsen skal delta. Kopinorforhandlingene Ola Stave/ Sigrid Tollefsen orienterte om Kopinor og kompendiesaken. Gjeldende avtale med Kopinor går ut Nå har det pågått en prosess rundt digitale rettigheter/ digital kopiering. Institusjonene kunne fra høsten 2009 kopiere artikler digitalt legalt (bortsett fra kompendieproduksjon). Kopinor har kjøpt Pensumtjeneste for å kunne tilby sektoren digital produksjon av kompendier, men krever å ha hånd om hele leveransen og også at institusjonene svarer for kostnadene. UHRs styre trakk en konklusjon 2. november 2009 om at det ikke var mulig å gjennomføre Kopinors forslag til system og leveranse for digital kompendieproduksjon med den informasjon som da forelå. UHRs forhandlingsutvalg arbeider videre med saken for å se om det er mulig å komme videre slik at institusjonene får en ønsket løsning likevel. Sak 11/10 Møtekalender Målet er å møtes 2-3 ganger pr semester. For vårsemesterer ble følgende datoer lansert som mulige møtedatoer: 23. mars fra evt med middag etterpå 21. mai fra 9-13 middag kvelden i forveien (den 20.mai) Sekretariatet avklarer datoer for møter våren 2010 på epost. Varamedlemmene bes også om å notere seg møtedatoene slik at vi kan få avholdt møter selv om ikke alle faste medlemmer kan møte. Sak 12/10 Eventuelt Ingen saker Oslo 02. februar

7 Gunn-Elin Aa. Bjørneboe leder Sigrid Tollefsen sekretær 7