Innkalling. Møte i styret for Felles studentsystem. Tid: Mandag 12. november 2012 kl 10:00-15:00. Møterom 7. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i styret for Felles studentsystem Til: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken,UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Joar Nybo, KD Torill Vangen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Ingvild Greve, UiB (til sak 4) Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Tina Lingjærde, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Tid: Mandag 12. november 2012 kl 10:00-15:00 Møtested: Møterom 7. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart veibeskrivelse

2 Dagsorden Sak 1 Møte i styret for FS FS Sak 2 Referatsaker a. Møter i Planleggingsgruppen b. Møte i ekspertgruppene for godkjenning og FS FS studentutveksling Sak 3 Orienteringssaker - Status nye høgskoler - Status vitnemålsbanken - Møte i NordForum Felles mal for vitnemål - Møte i Utdanningsutvalget FS Møte i Utdanningsutvalget CEN-møte i Brussel FS Brukerforum i Tromsø Vedtakssaker: Sak 4 Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy - Kravspesifikasjon FS Vedtaksforslag FS Drøftingssaker: Sak 5 Kopinor (unntas offentligheten) Dokumenter vil bli delt ut på møtet Sak 6 Strategi for FS Resultat av SWOT-analysen FS Det vil bli gitt en presentasjon til diskusjon Sak 7 Forberedelser Årsmøte : - Brev fra USIT vedr. økning i timepris - Varsel om prisendring - Innkalling - Utkast til Budsjett Utkast til Årsberetning 2012 og regnskap - Utkast til Arbeidsoppgaver 2013 FS FS FS FS FS FS Sak 8 Møteplan våren 2013 FS Sak 9 Eventuelt Hilsen Christen Soleim Leder for FS-styret Anne-Lise Lande Fung. daglig leder FS

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i styret for FS 3. september 2012 Til stede: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Kjetil Solvik, NMH Aud Magna Gabrielsen, NTNU Beth Linde, HiØ Joar Nybo, KD Ingvild Greve, UiB (under sak 4) Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Tina Lingjærde, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT (under sak 10) Aune Moe, USIT Forfall: Gunn Rognstad, HiG Monica Bakken, UiO Torill Vangen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Anne-Lise Lande/Aune Moe Dato: 10. september 2012 Sist endret:

4 Dagsorden 1. Møte i styret for FS 18. juni Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy 5. Mal for norske vitnemål og vitnemålstillegg 6. Rapportering 2. tertial 7. Risikoanalyse for FS 8. Innføring av felles VPD 9. Endringshåndtering 10. Strategi og trender 11. Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 2

5 Det var ingen merknader til innkalling/dagsorden. Det var ingen saker til Eventuelt. 1. Referat fra møte i styret for FS 18. juni 2012 Sak 3e Søknad om SAK-midler, siste avsnitt. Institusjonsoversikten vedr. samarbeidsprosjektet er feil. Det riktige er UiA, UiS, UiN, HiOA og HiB. Referatet ble godkjent med denne merknaden. Korrigert utgave legges ut. 2. Referatsaker Styret fikk en kort, muntlig orientering om hovedpunktene fra møtene. Skriftlige referater vil foreligge til neste møte. a. Møtet i Planleggingsgruppen 23. august 2012 Gruppen holdt et ekstraordinært møte for å rekke å behandle innføringen av felles VPD før styremøtet. Planleggingsgruppen hadde ingen innvendinger til forslaget om sammensettingen av basene. b. Møte i ekspertgruppen for Godkjenning august 2012 Dette var det siste ordinære møtet før utvikling av ny godkjenningsmodul starter. Institusjonene som er med i ekspertgruppen, tar ansvar for å teste ny funksjonalitet. Testing vil foregå i demobaser, og det skal utarbeides en testplan. c. Møte i ekspertgruppen for EpN august 2012 FUN (Felles Uttrykk på Nett) er nå implementert, og EpN med ny design ble presentert. Gruppen testet applikasjonen under møtet og ga løpende tilbakemeldinger. 3. Orienteringssaker a. Status nye høgskoler Overgangen for Fjellhaug Internasjonale Høgskole, Ansgarskolen og Dronning Mauds Minne Høgskole går etter planen. På grunn av fusjonen med NLA Høgskolen, er overgangsprosjektet for Mediehøgskolen Gimlekollen og Høgskolen i Staffeldtsgate noe forsinket. b. Status RUST (Register for utestengte studenter) Kravspesifikasjonen er ferdig. Tjenesten skal være klar i oktober-november slik at arbeid da kan starte på FS-siden for oppkobling og testing. c. Status vitnemålsbanken Første versjon av spesifikasjon er sendt til Kunnskapsdepartementet. Spesifikasjonen skal være ferdig innen utgangen av oktober. d. Status NAG Arbeidet med NAG vil starte når den nye Godkjenningsmodulen er levert våren FS Referat fra møte i styret for FS Side 3

6 e. NUAS-seminar i Stockholm Forrige seminar ble avholdt for 11 år siden. Et stort seminar med mobilitet som tema. Fungerende daglig leder deltok fra FS. Geir Vangen holdt et innlegg om FS og mobilitet. f. Møte i NordForum i Stockholm Det er satt opp en liten arbeidsgruppe som skal jobbe med spesifikasjon for utveksling av resultater innen Norden. Ladok har fått midler til et forprosjekt for dette arbeidet. Forprosjektet går ut på å utrede teknisk løsning der studenten selv kan logge inn på inn- og utreiseinstitusjonen og sette i gang overføring av resultatdata mellom disse. g. Deklarasjon om funksjonalitet for utveksling av elektroniske vitnemål Formålet med deklarasjonen er digital utveksling av vitnemål mellom land, og dermed forenkle saksbehandling i forbindelse med studentmobilitet. Dette forutsetter utvikling av systemer/metoder som skal støtte dette formålet. Styret hadde fått tilsendt deklarasjonen til orientering. h. Felles mal for vitnemål Se sak 5. i. Organisering FS har vært i dialog med Kunnskapsdepartementet med tanke på fremtidig organisering. Saken vil behandles i styret i løpet av j. Webtjeneste tilgang til emnekode med navn og tilhørende informasjon og antall påmeldte studenter (Kopinor) Styreleder og Fungerende daglig leder har bedt juristen på USIT gjøre en utredning på de juridiske og konkurransemessige forhold, og UHR om en nærmere redegjørelse med hensyn på de økonomiske konsekvensene. Juristen på USIT har vært sykemeldt, og UHR har ikke redegjort saken med hensyn på de økonomiske konsekvensene for institusjonene. Saken vil behandles av styret når denne dokumentasjonen foreligger. 4. Rapport- og presentasjonsverktøy Ingvild Greve, leder av ressursgruppen for anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy, presenterte resultatet av gruppens arbeid. Styret hadde fått tilsendt en rapport fra leder av ressursgruppen og Fungerende daglig leder for FS. Det er to hovedtyper av verktøy som er aktuelle å vurdere, Enterprise BI-løsninger og selvbetjente BI-løsninger. Disse blir nærmere belyst i rapporten. Ressursgruppen påpeker følgende punkter som sentrale for det videre arbeid: - Installasjons- og lisenskostnader, og konsulenttimer knyttet til disse - Har ikke godt nok kjennskap til de ulike verktøyene til å kunne rangere de og komme med en anbefaling. Gruppen ønsker mer tid til uttesting. - Avklare hvilke forventninger som må tas hensyn til i form av en kravspesifikasjon - Selvbetjente systemer kan medvirke til at institusjonene utvikler lokale varianter av rapporter fremfor å standardisere disse på tvers av sektoren. FS Referat fra møte i styret for FS Side 4

7 STAR-prosjektet kan derfor på sikt få en rolle som utvikler av standardrapporter - Pris, drift, systemenes svakheter og styrke må sees nærmere på - Representantene fra innkjøpskontorene er opptatt av at de sannsynligvis må si noe om prismodell før man kan gå ut med anbud. - Systemet må være svært brukervennlig Styret vedtok følgende: 1. Ressursgruppen skal vektlegge sektorens behov for visualisering og brukervennlighet i den videre anskaffelsesprosessen. 2. Det legges til rette for et begrenset antall standardrapporter fra STAR. 3. STAR-prosjektet videreføres som en ekspertgruppe for studiedata etter at prosjektet er avsluttet. 4. Styret bevilger kr ,- til kortvarige lisenser for selvbetjente systemer og relevante delmoduler i Enterprise-system. 5. Vedtak om drifts- og prismodell fattes i styretmøte i november. En anskaffelse skal være foretatt innen utgangen av mars Saken behandles igjen på styremøte i november. 5. Mal for norske vitnemål og vitnemålstillegg UHR s styre fattet følgende vedtak 26. april 2012: UHR s styre gir sin tilslutning til arbeidet med en felles mal for norske vitnemål og vitnemålstillegg, og oppfordrer medlemsinstitusjonene til å benytte malen. Fungerende daglig leder har hatt en dialog med UHR og deler av arbeidsgruppen for å avklare spørsmål i innstillingen, og hvordan vi best mulig kan legge til rette for automatisering av utstedelse av vitnemål og vitnemålstillegg. Implementering kan nå begynne. Den eksisterende løsningen for vitnemål vil beholdes i en overgangsperiode, men fjernes når ny løsning er implementert og testet. Vedtak: Styret for FS ønsker at felles mal for vitnemål og vitnemålstillegg implementeres i FS på bakgrunn av innstillingen og tilleggsrapport fra UHR. Muligheten for å skrive ut vitnemål utenom felles mal fjernes fra FS etter en overgangsperiode. 6. Rapportering 2. tertial tertial ble avsluttet helgen før styremøtet, og det ble derfor nødvendig å vente med ferdigstillelsen av rapporten til timeforbruk og regnskapstall t.o.m. august forelå. Styret hadde derfor ikke fått rapporten tilsendt, men fikk den delt ut på møtet. Timeforbruk ble gjennomgått og kommentert: - Det er brukt noe mer tid enn budsjettert på Systemvedlikehold. Dette skyldes at det er utført en større testgjennomgang av brev- og vitnemålsløsningen i FS pga problemene som oppstod sommeren 2011 med vitnemålsutskrift. Mange fra utviklingsgruppa, brukerstøtte, drift og institusjonene har deltatt på dette. Feilen er rettet på terminalservere, og dette løste saken. FS Referat fra møte i styret for FS Side 5

8 - Prognosen på timeforbruket på brukerstøtte viser ca. 750 færre timer enn budsjettet. Dette skyldes i hovedsak arbeid knyttet til ny StudentWeb og EpN. - Det er brukt noe mindre tid enn budsjettert på EpN. Første versjon er planlagt våren 2013, og UiS og UiB vil være pilotinstitusjoner. - Arbeidet med ny StudentWeb har bestått i utarbeiding av kravspesifikasjon og samarbeid med Netlife Research AS for å få fremvisning og funksjonaliteten rundt utdanningsplaner mer brukervennlig. På grunn av behovet for å gå flere runder med institusjonene og Netlife, har arbeidet med utdanningsplaner tatt lengre tid enn planlagt. - På WebService viser prognosen ca. 600 færre timer enn budsjetter. Dette skyldes en periode med en ubesatt stilling. - Arbeidet med Nominasjonsweb har medført at det er brukt langt flere timer enn budsjettert på SøknadsWeb. - Det er brukt noe mer tid enn budsjettert i FS-sekretariatet. Dette skyldes en større arbeidsmengde i sekretariatet med nesten 60 institusjoner. Budsjett og regnskap ble gjennomgått og kommentert: - Bidrag fra KD er mindre enn budsjettert. - Overskudd fra 2011 er større enn budsjettert. - Det er brukt mer enn budsjettert på konsulentbistand for design av ny StudentWeb, og konsulentbistand for interaksjonsdesign av utdanningsplaner på ny StudentWeb. Styret påpekte viktigheten av å prioritere arbeidet med ny StudentWeb. Vedtak: Styret godkjenner Fungerende daglig leders rapport for FS for 2. tertial Risikoanalyse for FS Risikoanalysen beskriver status pr med tiltak/kommentarer for hver enkel risikofaktor. Fungerende daglig leder gikk gjennom punktene. Momenter som ble trukket frem var: - Stillingen som webutvikler er nå besatt, mens stillingen innen database/klient er fortsatt ubesatt. - For å sikre riktig prioritering av endringsønsker, er det planlagt en full gjennomgang av ønskelisten og rutiner rundt ønskelisten sammen med planleggingsgruppen. - Det er lagt til en ny faktor i risikoanalysen, Systemet. Her inngår fremtiden til FS-klienten og fremtiden til web-applikasjonene. Til neste rapportering av risikoanalysen legges det frem et forslag til sannsynlighet og konsekvens for de nye risikofaktorene. Styret påpekte at det er viktig å ta hensyn til ulike målgrupper, i og med at det nå er kommet mange små institusjoner med i Samarbeidstiltaket. Hvordan håndtere så mange og ulike institusjoner legges inn som en risiko til neste rapportering. Vedtak: Styret tar risikovurderingen til orientering, og ber om at de innspillene som kom på møtet, tas med i det videre arbeidet med risikovurderingen, og at denne legges fram for styret på nytt i forbindelse med neste tertialrapportering. FS Referat fra møte i styret for FS Side 6

9 8. Innføring av felles VPD Saken ble behandlet på et ekstraordinært møte i Planleggingsgruppen Referatet fra dette møtet vil foreligge til neste styremøte. Planleggingsgruppen støttet innføringen av felles VPD, men fremhevet viktigheten av at det foreligger en plan for når oppgraderinger og speilinger skal skje. Gruppen hadde ingen innvendinger til forslaget til sammensetningen av basene. Alle kjører singel VPD i dag, og det er klart for innføring av felles VPD. Den største konsekvensen er at kloning av data nå vil bli gjort 4 ganger pr. år, og må gjøres samtidig for alle i samme database. Tilsvarende må oppgraderinger gjøres samtidig for alle i samme database. Fungerende daglig leder vil sende ut et brev til institusjonene for å informere om prosessen. Da vil også de som i dag drifter selv, ha mulighet til å bli med. Vedtak: Styret for FS ønsker at det sendes ut et brev til alle FS-institusjoner med en merknadsfrist. Innføringen av felles VPD iverksettes deretter så snart som mulig, og ferdigstilles innen utgangen av Endringshåndtering I sommer ble det på juridisk fakultet ved Universitetet i Oslo publisert feil sensur for noen av studentene innenfor et emne. På bakgrunn av denne saken har det kommet opp et ønske om å diskutere endringshåndteringer og hva som skjer når en institusjon opplever at systemet bidrar til å skape en omdømmekrise. På bakgrunn av innspill fra UiO ble Fungerende daglig leder og FS-utvikslingsleder enig om noen mindre endringer i FS-klienten for å bedre bildet sensurregistrering. Fungerende daglig leder informerte om hvordan saksgangen for endringsønsker og mindre justeringer foregår i dag: - Ved innsending av endringsønsker fra institusjonene brukes mal for innmeldinger av saker/nye ønsker. Ønsket diskuteres mellom FSutviklingsgruppen og FS-sekreteriatet, som tilføyer en kort vurdering til saken. Deretter tas saken til riktig ekspertgruppe/planleggingsgruppen for prioritering. - Mindre tilpasninger blir gjort fortløpende. - Større endringer tas til styret. Styret diskuterte så hva skjer når en institusjon opplever at systemet bidrar til å skape en omdømmekrise, og fungerer innsending av saker/endringshåndtering på en tilfredsstillende måte. Det ble stilt spørsmål om hvor vidt det er behov for en egen beredskapsgruppe for håndtering av hastesaker. Styret var enig om at det er det ikke, men det er Daglig leders ansvar å vurdere hvert enkelt tilfelle, og benyttes planleggingsgruppen dersom det er behov for å bringe institusjonenes vurderinger inn i saken. Responstiden til planleggingsgruppen er kort, og behov for raske avklaringer og bistand fra planleggingsgruppen vil dermed ikke forsinke prosessen. FS Referat fra møte i styret for FS Side 7

10 Styret er av den mening at selv om institusjonen opplever at systemet bidrar til å skape en omdømmekrise skal ikke endringsønsker gå direkte til utviklingsgruppen. Endringsønsker må forankres i samarbeidstiltaket, og det er Daglig leders ansvar å vurdere om saken skal forankres videre, og eventuelt hvor. Styret understreket at kostbare endringer må behandles av styret. Styret konkluderte med at beredskapshåndteringen fungerer tilfredsstillende i dag, og at Daglig leder har ansvar og må involveres for å vurdere saksgangen i hvert enkelt tilfelle. 10. Strategi og trender Nåværende strategiplan for FS gjelder for perioden Det er derfor behov for å starte arbeidet med ny strategiplan og bestemme fremtidige satsingsområder. Ny strategiplan legges deretter frem for Årsmøtet i Fungerende daglig leder hadde invitert Implement Consulting Group til å foreta en SWOT-analyse. SWOT står for Strengths, Weakness, Opportunities, Threats, og tar for seg eksterne og interne forhold i en organisasjon. For eksterne forhold dreier det seg om muligheter og trusler: å utnytte hver mulighet og hvordan best møte de ulike utfordringene/truslene. For interne forhold dreier det seg om styrker og svakheter: å bruke våre sterke sider og forbedre svakhetene. En slik analyse skal primært beskrive nå-situasjonen og består av - innledning - analyse - design (utvikle, formulere, revidere strategi) - iverksetting Styret kom frem til følgende resultat: Styrke: Veletablert samarbeid, Mange institusjoner, God kompetanse i USIT, Systemet FS virker!, Fleksibel styringsforhold, Veletablert grensesnitt mot andre systemer. Svakheter: Stort spenn i institusjoner, ulike rutiner, kompetanse, ressurser, forventninger. Muligheter: Monopolsituasjon, brukermedvirkende utvikling, organisering, internasjonale standarder og krav. Trusler: Organisering, teknologiutvikling, arbeidsmarkedet, datakvalitet og datasikkerhet, stort strekk i laget, manglende strategisk utviklingsperspektiv. På neste møte skal styret fortsette diskusjonen rundt ny strategi. I forkant av neste styremøte vil styret få tilsendt et utkast til en strategi med utgangspunkt i SWOTanalysen. 11. Eventuelt Ingen saker under Eventuelt. Neste møte: Mandag 12. november 2012 på USIT. FS Referat fra møte i styret for FS Side 8

11 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Planleggingsgruppen september 2012 Til stede: Øyvind Edvardsen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Dag Olav Nilsen, UiA Karin Stormo, HiO Jan Erik Johansen, KHiO Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Sven Petter Myhr Næss, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Referent: Aune Moe/Anne-Lise Lande Dato: Sist endret: 1

12 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 20. april 2012 og oppfølgingssaker Referat fra møte i Planleggingsgruppen 23. august Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. FS-Brukerforum i Tromsø 5. Dokumentasjonsprosjektet 6. Alternative institusjonsnavn 7. Innkomne ønsker 8. Ønskelisten 9. Forslag til kursplan høsten FS-Kontaktforum våren E-poster og spamfilter 12. Oppdatering av postnr-filer 13. Feltet Godkjent betalingssted for semesteravgift 14. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 2

13 Det var ingen merknader til dagsorden og innkalling. 1 sak ble meldt til Eventuelt. 1. Referater fra møter i Planleggingsgruppen Møte 20. april 2012 Det var ingen merknader til referatet. Oppfølgingssaker ble gjennomgått. Oppdatert liste bakerst i dette referatet. Referatet godkjent. Møte 23. august 2012 Det var ingen kommentarer til muntlig referat. Skriftlig referat sendes ut så snart det foreligger. 2. Referatsaker a. Møter i StudentWeb-gruppen - Seminar april 2012 Planleggingsgruppen hadde ingen kommentarer til referatet. - Møte 14. juni 2012 Planleggingsgruppen hadde ingen kommentarer til referatet. - Møte 4. september 2012 Muntlig referat ble gitt. På dette møtet deltok Netlife for å presentere Felles Uttrykk på Nett (FUN). FUN skal være en felles mal for alle webapplikasjonene. Interaksjonsdesign på utdanningsplaner gjenstår. Kravspesifikasjonen er nesten klar, det gjenstår å ta en siste runde med utviklerne. FUN er implementert på EpN. b. Møter i styret for FS - Ekstraordinært møte 27. april 2012 Planleggingsgruppen hadde ingen kommentarer til referatet. - Møte 18. juni 2012 Planleggingsgruppen hadde ingen kommentarer til referatet. - Møte 3. september 2012 Muntlig referat ble gitt. Styret fikk statusrapport for arbeidet med anskaffelse av rapport- og presentasjonsverktøy presentert av leder av ressursgruppen Ingvill Greve, UiB. Fungerende daglig leder rapporterte for 2. tertial Timeforbruk og status ble gjennomgått. Risikoanalyse for FS ble gjennomgått. Styret startet diskusjon om ny strategi. I den forbindelse ble det foretatt en SWOT-analyse (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats). Ny strategi skal godkjennes av Årsmøtet i c. Møter i Godkjenningsgruppen - Møte 4. mai 2012 Planleggingsgruppen hadde ingen kommentarer til referatet. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 3

14 - Seminar august 2012 Muntlig referat ble gitt. Dette var det siste ordinære møtet før utvikling av ny godkjenningsmodul starter. Institusjonene som er med i ekspertgruppen, tar ansvar for å teste ny funksjonalitet. Testing vil foregå i demobasen, og det skal utarbeides en testplan. d. Møte i ekspertgruppen for EpN august 2012 Muntlig referat ble gitt. FUN (Felles Uttrykk på Nett) er nå implementert, og EpN med ny design ble presentert. Gruppen testet applikasjonen under møtet og ga tilbakemeldinger fortløpende. 3. Orienteringssaker a. Status nye høgskoler Norges Helsehøgskole og Luftkrigsskolen er ferdig konvertert. Mediehøgskolen Gimlekollen og Høgskolen i Staffeldtsgate skal fusjonere med NLA Høgskolen. Dette har forsinket deres overgang til å ta i bruk FS. Overgangen for Fjellhaug Internasjonale Høgskole, Ansgarskolen og Dronning Mauds Minne Høgskole går etter planen. Noroff skal registrere sine data manuelt. Arbeidet er i gang. b. CEN-møte april 2012 i Lisboa Første dagen var en workshop for arbeidsgruppen som jobber med standarder. Andre dagen var et møte med teknisk komité. ELMO ble testet i sommer, og målet er en Workshop Agreement som er mer fleksibel med tanke på endringer enn det en standard ville vært. c. Møte med VHS 29. mai 2012 FS var invitert til dette møtet som ble arrangert av SO. I Sverige tar et Nasjonalt opptaksorgan seg av alle typer opptak. Studentsystemet i Sverige har ikke opptaksmodul. SO ønsker å utvide sin datamodell til å kunne kjøre flere typer opptak. d. NUAS-seminar august 2012 Et stort seminar med mobilitet og samarbeid mellom nordiske land som tema. Forrige seminar ble avholdt for 11 år siden. Anne-Lise Lande og Geir Vangen deltok fra FS. Geir Vangen holdt et innlegg om FS og mobilitet. e. Anskaffelse av nytt rapporterings- og presentasjonsverkøty Målet for ressursgruppen var å anskaffe et verktøy innen Dette er nå utsatt til mars Gruppen jobber med kravspesifikasjonen og testing av ulike verktøy. Fra Planleggingsgruppen deltar Anette og Hans Jacob i tillegg til fungerende daglig leder. f. Karakterfordeling på vitnemålsgrunnlaget Gjelder rapporten FS Karaktertutskrift vitnemålsvedlegg. Innenfor ECTS brukes nå ATF som omregningsskala. Viser karakterfordeling for hvert enkelt emne som studenten har tatt. UHR har vedtatt at karakterfordeling skal vises på alle karakterutskrifter. Ny design er implementert for karakterutskrift. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 4

15 g. Brev fra UHR vedr. felles mal for vitnemål UHR s styre har fattet vedtak der de oppfordrer medlemsinstitusjonene til å benytte malen. Når den nye malen er på plass vil den gamle løsningen fjernes etter en overgangsperiode. h. Karakterfordeling, rapportering til SSB SSB har bedt om tilgang til data fra FS for å kunne gjennomføre et analyseoppdrag fra KD som gjelder karakterbruk og merverdi av høyere utdanning. Daglig ledeer har sendt brev til institusjonene for å få godkjent utlevering av informasjon om grader og resultatoppnåelser fra år 2000 til i dag. i. Status RUST Kravspesifikasjonen er ferdig. Database skal være ferdig i oktober, og tjenesten settes i produksjon i desember. Det innføres et nytt felt i FS i bildet Studieprogram. Utestenging på grunn av uskikkethet blir ikke innført i første omgang. j. Oppgaveinnlevering via StudentWeb UiO er pilot for testing. Har foreløpig kun testet i Demobasen. Test av regelverk gjenstår, dette vil gjøres i oktober-november når innleveringsfristen nærmer seg. k. Status Kopinor Styret for FS satte saken på hold for å få utredet de juridiske, konkurransemessige og økonomiske konsekvensene. UiT har fått en henvendelse fra Kopinor der de tilbyr å kjøpe utviklingstimer for å få utviklet tjenesten. UiT har takket nei til tilbudet, og venter på vedtak i FS-styret. l. NordForum: Nordisk resultatutveksling 28. august Møtet var et forprosjekt for å utrede utveksling av data mellom nordiske land. Ladok i Sverige har fått midler for å lede prosjektet som skal løses innenfor Kalmar2. Feide er en del av Kalmar2. Applikasjonen vil gi en student mulighet til å logge inn og hente sine resultater for å levere de videre til en institusjon. ELMO vil bli benyttet til dette. m. Rapportering av karakterer på master og bachelor UHR har bedt om å få innført rapportering av master og bachelor til DBH, med ønsket oppstart fra og med rapportering for Dette er løst ved å innføre et ekstra felt på emnerapporteringen til DBH, der det angis om et emne representerer en master eller en bacheloroppgave. n. Status vitnemålsbanken Første versjon av kravspesifikasjon er sendt til Kunnskapsdepartementet. Løsningen gir studenten mulighet til å se alle sine resultater, og publisere de direkte til bedrifter. Overføringen skal aksepteres av studenten via StudentWeb. Arbeidet skal være ferdig innen oktober. Målet på sikt er bli kvitt karakterutskrifter. Vitnemålsbanken vil være en tjeneste, ikke en base. o. Status NAG Arbeidet med NAG vil starte når den nye Godkjenningsmodulen er levert våren Prosjektplan er utarbeidet, og Anne-Lise Lande er prosjektleder. Det vil bli oppnevnt en prosjektgruppe i løpet av inneværende år. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 5

16 p. Nye FS-websider FS-brukerstøttegruppen har i samarbeid med FS-sekretariatet arbeidet med nye websider for FS. Arbeidet ledes av Sven Petter Myhr Næss. Planleggingsgruppen fikk se et foreløpig resultat av arbeidet. Planlagt lansering er i oktober. Planleggingsgruppen oppfordres til å komme med forslag til bilder som kan brukes i ulike sammenhenger på websidene. Brukerdokumentasjon vil heretter ligge åpent. Websidene vil bli presentert på høstens Brukerforum. 4. FS Brukerforum 29. og 30. oktober i Tromsø Programmet ble gjennomgått for å finpusse på detaljer. Noen kommentarer fra Planleggingsgruppen: - Det er 60 påmeldte til Praksismodulen. Brukerstøttegruppen bes derfor om å dele deltagerne i hensiktsmessige prategrupper. - Det ønskes mer tid til generell informasjon om hva som skjer i UH-sektoren. Som for eksempel; RUST, anskaffelse av verktøy, NAG, felles mal for vitnemål, standardisering, EpN, VPD, FUN-prosjektet - Fortelle hvilke konsekvenser arbeidet med mobilitet/godkjenning vil få for institusjonene. - For alle moduler i FS gjelder å informere godt om hvilke forberedelser som kreves for å ta i bruk den enkelte modul og hvilke konsekvenser det vil få for institusjonen. - Komme med en oversikt over funksjonalitet som vil bli levert frem til neste Brukerforum. - Holde temadager på fremtidige Brukerforum - Det er mange som ankommer Tromsø kvelden i forveien. Vi bør finne et sted å møtes på søndag kveld og formidle det til kontaktpersonene. 5. Dokumentasjonsprosjektet Brukerstøttegruppen er i gang med en full gjennomgang av brukerdokumentasjon, inneholdende 14 moduler med bilder, rutiner og rapporter. Det er tenkt at Planleggingsgruppen og Kontaktpersonene skal være referansegruppe i forbindelse med arbeidet. Referansegruppen vil bli kontaktet pr. mail, og arbeidet vil muligens bli tatt opp våren 2013 på Kontaktforum. USIT sender ut en brukerundersøkelse til Kontaktlisten for å få kartlagt hva man ønsker å sette fokus på i dokumentasjonen. Brukerundersøkelsen sendes til Planleggingsgruppen til uttalelse før den sendes til institusjonene. Planleggingsgruppen ønsker at det tas med eksempler på typiske feil og forklarer hva årsaken til feilen er og hva som må til for å få det riktig. Det savnes også en oversikt over hva som forventes av systemeier, hva forventer FS fra institusjonene, hvor ofte etc. I tillegg ønskes dokumentasjon på nattjobber. Driftsdokumentasjon på webapplikasjoner er laget. Den gamle dokumentasjonen vil bli oppdatert parallelt med dette prosjektet. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 6

17 USIT ønsker innspill fra institusjonene om ev. andre ting som det savnes dokumentasjon på.. 6. Alternative institusjonsnavn Noen land har 2 offisielle språk og institusjonsnavn opptrer derfor ofte på 3 ulike språk (2+engelsk), eller at det offisielle institusjonsnavnet er veldig langt og det brukes derfor et alternativt, kortere navn. I dag blir et alternativt institusjonsnavn lagt til i feltet Nynorsk. Saken ble diskutert på møtet i april, og UiB ble bedt om å lage forslag til løsning. Forslaget var sendt til Planleggingsgruppen. Forslaget går ut på at alternativt navn registreres på samme måte som emnenavn. Videre behandling av saken avventes til vi får en løsning for felles mal for vitnemål. Det kan komme en løsning her. Saken legges i tabellen for oppfølgingssaker. 7. Innsendte ønsker a. Bevaring av historikk v/hioa Ønsker logg over endringer som gjøres i bildet Lisens. Vedtak: Til ønskelisten. b. Forenkling av brukeradministrasjon v/uio Vi ønsker en mulighet for den enkelte institusjon å kunne samle ulike enkeltroller i rollegrupper. Disse skal tilsvarer de enkeltroller en bestemt saksbehandlergruppe ved en institusjon trenger, og som skal kunne gis forskjellig innhold ved de ulike institusjonene. Dette har vært diskutert tidligere. Konklusjonen den gang var at gruppen skulle ta en større gjennomgang av brukerroller. Vedtak: Settes opp som sak til møtet Da tar vi en full gjennomgang av brukeradministrasjon, basert på tidligere innmeldte ønsker og eventuelle nye forslag til forbedringer. Frist for innsending av innspill til roller settes til USIT vil deretter lage et forslag til løsning. c. Innføre aktivstatus i bakgrunnstabeller v/uia, HiB, HiOA, UiN og UiS Saken er løst. Løsningen kommer i oktober-versjonen. d. Utvidelse av rapport FS v/hil I fobindelse med at institusjonene fra høsten skal foreta en dokumentasjonskontroll for et utvalg av søkere, er det behov for en rapport som kan vise opptatte og møtt søkere med info om de har Evm. Det finnes kun en rapport som viser søkere med elektroniske vitnemål, FS Den viser informasjon om søkeren, behandlingsstatus og dokumentasjonsstatus. Vedtak: Til ønskelisten. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 7

18 e. Rapport vurderingsmeldinger v/ntnu Ønske om en rapport som viser vurderingsmeldinger for studenter som er undervisningsmeldt til et emne. Det finnes en tilsvarende kontrollrapport for det motsatte. ( ). Vedtak: Til ønskelisten. f. Inaktivering av fagpersoner og sluttregistrering av studenter v/uis, UiA, HiB, HiOA og UiN Det er pr. i dag ingen felles måte/rutine for innaktivering av fagpersoner og å sluttregistrere studenter som slutter før fullføring. Ved å lage en hvor en kan gjøre dette, ville det forenklet jobben, og være sikker på at det gjøres likt på institusjonen (kvalitetssikring). Vedlagt forslag til rutine. Vedtak: Til ønskelisten. g. Datafiltrering rom, studieprogram og undervisningsenhet v/hit Det er behov for å filtrere data som overføres fra FS til rom- og timeplansystem ut over de mulighetene som i dag ligger på undervisningsaktivitet. Disse mulighetene er i hovedsak tipasset store institusjoner som bruker Syllabus. Det er over 30 FS-institusjoner som bruker et annet rom- og timeplansystem. Muligheten for filtrering som foreslås er uavhengig av hvilket program en nytter, hvilket datauttrekk som gjøres og hvordan datauttrekket foregår. Vedtak: Til ønskelisten. h. Sensurregistrering v/uio Det er mye dobbelregistrering i forbindelse med godkjenning av obligatoriske oppgaver og sensur. Ønsker at det utvikles en løsning med grensesnitt mot FS. Må være et samarbeidsprosjekt med flere institusjoner. Sikkerhet er viktig i og med at man oppbevarer resultater frem til de blir overført til FS. Det skal avholdes et seminar i Tromsø der eksamen er tema på dag 2. Hele eksamensprosessen skal gjennomgås. Også Campus-prosjektet v/uninett deltar. Seminaret finner sted november. Link til seminaret sendes til Planleggingsgruppen. Fra FS deltar Knut Løvold. Vedtak: Tas med i arbeidsoppgaver for Settes på ønskelisten. i. Formatering av tekst v/ntnu Ved opprettelse av et nytt infoelement, dukker det opp tags med stilen Body istedenfor Normal, som medfører at websidens layout endres. Det samme skjer når man redigerer eksisterende tekst. UiT har problemer med linjeskift i emne- og studieprograminfo fra FS til xml-eksport. UiA har opplevd at deler av informasjonen mangler til tross for at den var med i XMLfila. UiB har ikke hatt noen problemer. Konklusjon: Den nye editoren er mer avansert enn den gamle. NTNU, UiT og UiA ser på saken, og kontakter ev. UiB for å sammenligne med deres rutiner. Eksempler på problemer med linjeskift sendes til fs-support. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 8

19 j. Vitnemålstekster v/uio Ønsker få vitnemålsmal og heller lage brevavsnitt som knyttes til malen. I forbindelse med ny, nasjonal vitnemålsmal skal det lages en ny vitnemålsrapport. Ønsket tas med der. Felles mal for vitnemål krever en del innsats fra institusjonens side. Vedtak: Tas i forbindelse med ny vitnemålsrapport. k. Endringsønske spørreskjema v/uis Utvidet funksjonalitet slik at en kan bruke emne i bilde «Spørreundersøkelse». Dette for å kunne bruke spørreskjema til emneevaluering på emneoppmeldte studenter. Felt for emne finnes i hovedbildet i Spørreundersøkelse, men dersom Emne hadde vært en fane kunne samme undersøkelse vært kjørt på mange emner. Vedtak: Ikke til ønskelisten. l. Kvotestudenter v/uib Institusjonene har plikt til å rapportere til SIU bruk av de tildelte kvotene. I den forbindelse er det nødvendig i FS å holde oversikt over kvotestudenter og det viktigste da er periode for finansiering. Foreslår å gjøre bildet Finans tilgjengelig flere steder i FS. Det finnes i dag ingen god rapport som viser studenter som er aktuelle for en bestemt periode. Vedtak: Saken sendes til Ekspertgruppe for studentutveksling. 8. Gjennomgang av ønskelisten Et notat fra fungerende daglig leder med forslag til håndtering av ønsker dannet grunnlaget for å diskutere temaet. - Hvilke ønsker er for små til å bli tatt med på ønskelista? - Hvilke er for store og må behandles som egne saker? - Hvilke hører ikke inn under ønskelista? - Skille klarere mellom små oppgaver og oppgaver som må prioriteres Listen ble gjennomgått og gamle og nye ønsker ble prioritert. Saker som fikk prioritet 1 vil bli utført til mars 2013-versjonen av FS. Vedtak: Nye innkomne ønsker og ønskelisten gjennomgås på møte i februar og i september. Da settes prioritet 1 og 2 på det som vedtas overført til ønskelisten. Ønskene som blir prioritert 1 på høsten leveres i ny versjon av FS til våren, mens ønsker som er prioritert 1 våren leveres i ny versjon av FS den påfølgende høsten. Ønsker med prioritet 2 leveres dersom det er mulig. Dersom det kommer inn saker som bør behandles raskt, saksbehandles de pr. mail. Oversikt over prioriterte ønsker og status legges ut på FS sine websider. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 9

20 Følgende ble prioritet som 1, og vil bli levert med versjon 7.3 våren 2013: Sak nr Ønske Status FS-76 FS-174 FS-217 FS-282 FS-288 FS-290 Utvidelse av flettefilfunksjonalitet Elektronisk bilagsarkiv i FS Radvalidering i brevmodulen Filtrering av data til rom- og timeplansystem FS Reg. av dødsfall i Fagperson samlebilde, ev. ny rutine FS Klassebilder 9. Forslag til kursplan høsten 2012 Brukerstøttegruppens forslag til kursplan høsten 2012: Rapportering sep Eksamensplanlegging okt Vedtak: Planleggingsgruppen går inn for forslaget. 10. Kontaktforum våren 2013 Planleggingsgruppen foreslår at neste Kontaktforum holdes i Stavanger, enten eller april. UiS er behjelpelig med å finne møtelokaler og hotell for ca. 60 personer. 11. E-poster og spamfilter v/ntnu NTNU har opplevd flere ganger ved semesterstart at enkelte e-poster som de sender fra FS fanges opp av spamfilter. Det dreier seg ofte om svært viktig informasjon knyttet til opptak og studiestart. Også andre institusjoner melder om det samme. Geir har hatt møte med postmaster ved USIT. USIT har ingen kontroll over spamfiltre som finnes, og finner ikke feil i hvordan spamfilter ved USIT er satt opp. Mulig at dette kan løses med en dedikert ip-adresse. HiST fikk en ip-adresse fra USIT. Dette løste problemet, men HiST har fortsatt problemer med Hotmail. 12. Oppdatering av postnummerfiler v/posten og MF USIT har fått tilbud fra Posten om konvertering av postnr. Det vil komme store endringer i postnummer pr. 1. oktober. For å få inn endringene i FS har man 3 muligheter: FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 10

21 1. Kjøpe Postens tjeneste. Pris er ikke avklart. 2. Utvikle en løsning selv. Arbeidsomfanget er ikke kjent. 3. La studenten endre selv via StudentWeb Konklusjon: FS bør kontakte Folkeregisteret og sjekke når de vasker adressene. FS bør også kontakte Posten og be om pristilbud på tjenesten. Saken behandles igjen på møtet i oktober. 13. Feltet Godkjent betalingssted for semesteravgift v/ntnu Godkjent betalingssted for semesteravgift er et felt i Institusjonstabellen som kun settes ved oppretting av nye institusjoner, og som deretter kan endres lokalt. Det er mulig denne burde vært vedlikeholdt sentralt noe som ikke er tilfelle i dag da lokale verdier ikke overskrives. Default er satt til N, men dersom institusjonen ber om det, så endres det til J. FS tar en gjennomgang og oppdaterer feltet for alle. 14. Eventuelt Webservice for It s Learning Arbeidet med webservice mot Fronter er nå i testfasen. Tidligere er det blitt fremmet ønske om å få utvikle tilsvarende mot It s Learning. USIT har hatt møter med It s Learning og de anbefaler at man bruker en annen standard enn den som er brukt mot Fronter. Hvis man går i gang med dette prosjektet, så må vi ha minst en eller helst flere institusjoner som kan teste løsningen. For å kunne teste må It s learning sette opp en testsite mot en eller flere demobaser. Dette påfører kostnader for pilotinstitusjonene. Notat ble sendt ut kun noen dager før møtet. Planleggingsgruppen trenger mer tid til å få diskutert dette internt i og med at det medfører økonomiske forpliktelser for institusjonene. UiS er interessert i å være pilot. HiT påpekte at institusjonene burde i samarbeid få til forhandlinger med It s Learning. Vedtak: HiST v/eli tar kontakt med institusjoner om saken. Behandles på nytt på et senere møte. Neste møte: Sted: Onsdag 31. oktober Universitetet i Tromsø FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 11

22 Oppfølgingssaker (sist oppdatert ) Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn FS-sekretariat SO har svart at dette må vente til SO 3.0. Planleggingsgruppen oppfordrer institusjonene til å ta dette opp på SO-seminaret. Saker som skal følges opp (dette er fra mai 2011-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U8/11 Sak 7d TimeEdit og FS: Sende e-post til kontaktlisten og høre om det er interesse for et møte for å beskrive grensesnittet mot FS FS-sekretariat sender mail. Har ikke integrasjon mot TimeEdits nye versjon. HiST er i gang med å få ekstern hjelp. Mail ikke sendt : TimeEdit kommer til Oslo i oktober. Prøver å få til et møte da for å finne ut hvor stor jobben er. Ev. tas med i Arbeidsoppgaver FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 12

23 Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2012-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I4/12 Sak 10 Fora til erfaringsutveksling: Det opprettes et diskusjonsforum i It s Learning. Sjekke om det er mulig å bruke FEIDE-innlogging. Sakene fra Diskusjonsforum flyttes over. Planleggings - gruppen v/anette Hvordan få alle brukere over på en enkelt måte? Nytt møte i gruppen : FEIDEinnlogging er på plass, men ikke med automatisk innlogging. USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U4/12 Sak 9 Ønskelisten: FS-sekretariatet informerer kontaktpersonene om vedtak ifm innsending av ønsker FSsekretariatet Ingen diskusjonsforum som er aktiv, der man kan stille spm.. Venter på at sak I4/12 er ferdig. Saker som skal følges opp (dette er fra april 2012-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U9/12 Sak 6 Innsendte saker: USIT sjekker grunnlaget i FS for beregning av strykprosent og sammenligner med DBH. USIT, FS I FS inngår stryk og trekk (S+A) i grunnlaget. I DBH kun stryk. USIT sender mail til kontaktlisten og ber om kommentarer før endringen gjøres i FS. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 13

24 Saker som skal følges opp (dette er fra september 2012-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I5/12 Sak 7b Forenkling av brukeradministrasjon: Innspill til roller Planleggings - gruppen sendes til USIT innen I6/12 Sak 14 Webservice for It s Learning: Eget prosjekt der testing krever en testsite mot en eller flere demobaser. Dette påfører kostnader for pilotinstitusjonene. HiST kontakter institusjonene om saken. HiST v/eli USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U10/12 Sak 5 Dokumentasjonsprosjektet: USIT USIT, FS sender ut en spørreundersøkelse til Kontaktlisten for å få kartlagt hva som ønkes satt fokus på i dokumentasjonen. Forslag til spørreskjema sendes til Planleggingsgruppen til uttalelse før det sendes til Kontaktlisten. U11/12 Sak 6 Alternative inst.navn: Dersom inst. bruker 2 varianter av navn, havner den andre i Nynorsk-feltet. Forslag om å innføre et eget felt til dette : Avventer med å gjøre noen endringer til vi får sett om felles mal for vitnemål er løsningen. U12/12 Sak 7c Forenkling av USIT, FS Til møtet brukeradministrasjon: Lage et forslag til løsning, basert på innspill fra Planleggingsgruppen U13/12 Sak 8 Ønskelisten: Oversikt over prioriterte ønsker legges ut på FS websider. FS-sekretariat U14/12 Sak 9 Kontaktforum våren 2013: Bestille hotell og møterom i Stavanger FS-sekretariat i samarbeid med UiS FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 5. og 6. september 2012 Side 14

25 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i godkjennings- og utvekslingsgruppa 10.oktober 2012 Til stede: Forfall: Espen Kristensen, UiT Ute Vogel, UiT Einar Meier, UiO Pål Erik Megaard, UiO Oddrun Maaø, NTNU Jan Rønning, NTNU Karianne Omdahl, UiB Marte Nørve Årvik, UiB Celine Nygaard, UiS Anne Lise Mølmann, HiST Sven Erik Sivertsen, NTNU Gry Alterskjær, NTNU Unni Henriksen, UiA Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UIB Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Knut Løvold, USIT Cathrine Strømø, UMB Sara Mauland, UiS Magdalena Brekke, UiS Møteleder: Referent: Knut Løvold Knut Løvold Dato: 10. oktober 2012 Sist endret:

26 Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat a. Møtet i godkjenningsgruppen b. Møtet i gruppe for studentutveksling Utreisende studenter. a. Søke om plass i Søknadsweb b. Angi hvilke emner som skal tas ved mottakende institusjon (emnekode, emnenavn, semester, credits) c. Opptak d. Forhåndsgodkjenning/Learning Agreement - Skal søker få fram planlagte emner i utdanningsplan? - Skal kun planelementer vises i plan e. Overføring til Lånekassen, hva skal med? f. Overføring til partnerinstitusjon (Avsender ->mottaker (godkjenning/endring)- >(avsender(godkjenning av endring)->mottaker(godkjenning)) Avsender er egen inst og motaker er partnerinst - Hva skal sendes - Hvordan skal det sendes g. Endelig godkjenning 3. Innreisende studenter a. Opplasting av Learning Agreement via Nominasjon b. Søknad i søknadsweb c. Emneopptak - Registrering av emner, hvilke emner skal de få søke på? - I forbindelse med søknadsbehandling - I etterkant av opptak d. Learning Agreement overføring (Mottaker(godkjenning/endring)- >(avsender(godkjenning av endring)->mottaker(godkjenning)) Mottaker er egen inst og avsender er partnerinst. e. Overføring til partnerinst når studenten er ferdig - Hva skal sendes - Hvordan skal det sendes 4. Avklaring av videre arbeid, møteaktivitet og fordeling av oppgaver 5. Eventuelt FS Møte i godkjennings- og utvekslingsgruppa 10.oktober 2012 Side 2

27 0. Godkjenning av dagsorden Godkjent uten bemerkninger. 1. Referat a. Møtet i godkjenningsgruppen b. Møtet i gruppe for studentutveksling Godkjent uten bemerkninger. 2. Utreisende studenter Institusjonene har ulike rutiner i forbindelse med opptak for utreisende studenter. Noen foretar først opptak og lager en forhåndsgodkjenning for utdanningen etter at opptaket er foretatt. Andre gir ikke opptak før en forhåndsgodkjenning er laget. Det ble derfor bestemt at opptaksog forhåndsgodkjenningsprosessen splittes slik at disse kan foregå uavhengig av hverandre. Det er derfor også ønskelig å få en tettere knytning mellom Studentweb og Søknadsweb, slik at en student kan få tilgang til Søknadsweben direkte i Studentweb. Det finnes tre ulike former utveksling: Studieutveksling Praksisutveksling PHD-utveksling I første omgang vil det arbeides med å få på plass systemer for å håndtere studieutvekslingen. Opptak (nominasjon) a. Søke om plass i Søknadsweb i. Ønskelig å kunne begrense søknadsalternativene i forhold til hvilket studieprogram søker er tilknyttet ii. Ønskelig å kunne håndtere en eller flere termineres utveksling uten å måtte opprette flere opptakstudieprogram. Søker må da kunne angi hvilke terminer vedkommende skal på utveksling. b. Opptak i. Det skal kunne registreres både at søker er gitt tilbud og ikke er gitt tilbud til partnerinstitusjon. Dette er informasjon som antakelig må inn på utvekslingsperson. c. Nominere til partnerinstitusjon i. Gjøres via nominasjonsweb ved partnerinstitusjon ii. Eller sendes fra FS som (forutsetter at kontaktinformasjon for partnerinstitusjon er oppdatert i FS) iii. Eller skrives ut som brev som sendes partnerinstitusjon d. Studenten legger inn studiekontraktsinformasjon i studentweb i. At studenten har fått tilbud ved parterinstitusjon (?) ii. Pårørendeinformasjon (må avklares med planleggingsgruppa?) iii. Polisenr. iv. Adresse ved utenlands lærested. Forhåndsgodkjenning Når det gjelder forhåndsgodkjenning er det to ulike behov, med ulikt innhold som skal FS Side 3 Møte i godkjennings- og utvekslingsgruppa 10.oktober 2012

28 dekkes. Den ene er knyttet til informasjon som skal til Lånekassen, og den andre til partnerinstitusjonen a. Lånekassen i. Utvekslingsinstitusjon/land ii. Antall studiepoeng iii. Varighet iv. Godkjenning v. Elektronisk oversending til Lånekassen b. Faglig, må kunne registreres/være tilgjengelig i person eksternstudium. I studentweb skal studenten kunne søke om forhåndsgodkjenning. Dersom studenten allerede er nominert for studieplass, vil søknad om forhåndsgodkjenning kunne knyttes til denne. Dersom studenten søker om forhåndsgodkjenning før søknad om nominasjon (som er tilfelle f eks ved NTNU) må søker oppgi noe mer informasjon. i. Institusjon ii. Angi hvilke emner som skal tas ved partnerinstitusjon (emnekode, emnenavn, semester, omfang (credits med original credit-type)) iii. Emnebeskrivelser iv. Studieplaninformasjon/Studieprogram v. Merknadsfelt. Til bruk for saksbehandler for å gi informasjon til studenten, for eksempel dersom ikke alle emner er spesifisert/godkjent legges det inn informasjon om hvor mye studenten må ta ved partnerinstitusjonen. vi. Informasjonen må komme fram i studentweb vii. Informasjonen må kunne sendes fra FS til partnerinstitusjonen som mail eller viii. brev Student skal kunne legge inn nye emner på et senere tidspunkt for ny forhåndsgodkjenning i tilfelle studenten ikke fikk godkjent alle emner eller ikke fikk tilbud ved partnerinstitusjon om å ta disse. I FS må det kunne registreres om det enkelte emne er godkjent som del av studentens plan. Da skal det også være mulig å angi ECTS-credits det enkelte emner kan innpasses med. Det skal være mulig og både søke og godkjenne mer enn det antall credits studenten skal ta i løpet av oppholdet i tilfelle studenten ikke gis anledning til å ta enkelte emner. Men studenten må få eksplisitt beskjed om antall credits studenten må gjennomføre i løpet av oppholdet. Gruppen mente det ikke var behov for en frist her, dette kan foregå utover i utvekslingsoppholdet for studenten. Ved endring må eksisterende informasjon beholdes. c. Utdanningsplan i. I utdanningsplanen legges forhåndsgodkjente emner. ii. iii. Eller planelement Alternativet er at det i utdanningsplanen vises hvilke emner som er godkjent som del av oppholdet, uten at de nødvendigvis er satt inn i planen (kanskje i kombinasjon med planelement?) Det er ønskelig å kunne søke frem/lage rapport over - Hvilke emner som er godkjent innenfor hvilke institusjoner - Hvilke eksterne emner studenter har fått godkjent innen et gitt program Learning agreement a. Skjema for Learning agreement skrives ut fra FS for underskriving og stempling ved hjemmeinstitusjon og partnerinstitusjon FS Side 4 Møte i godkjennings- og utvekslingsgruppa 10.oktober 2012