Høringsuttalelse og svar på spørsmål ifm organisering, fakultetsvis lederstøtte og campusbasert støtte

Transkript

1 Til Prosjektledelsen Administrativ Etablering HiBV Fra Arbeidsgruppe Økonomi ved økonomiseksjonene ved HiBU og HiVe (fork. AG Ø) Høringsuttalelse og svar på spørsmål ifm organisering, fakultetsvis lederstøtte og campusbasert støtte Viser til gjennomgang i prosjektmøte «Administrativ Etablering» 13 mars, og påfølgende utsendte powerpointpresentasjon med bestilling til arbeidsgruppene. Bestillingen som AG Ø har oppfattet er: - Komme med høringsuttalelser knyttet til forslag organisering av HIBV - Utforme organisasjonsmodell for hvert direktørområde (økonomi) - Plassere ressurser - Foreslå ansvarsområde/ instruks for økonomidirektør - Foreslå omfang av fakultetsvis stab/ lederstøtte - Foreslå campusbasert lederstøtte, støtte til ansatte og studenter Forslag og svar følger nedenfor i tilsvarende rekkefølge som stilte spørsmål. Høringsuttalelse organisasjonskart HiBV AG Ø har følgende innspill basert på utsendte powerpointplansjer med organisasjonskart: - AG Ø støtter forelagt forslag til organisasjonskart med stabsfunksjoner, 4 fakulteter og 6 administrative områder (hvorav forskning og utdanning har todelt ledelse med prorektorer uten linjeføring og administrative ledere). Antall administrative områder kan vurderes redusert til 5 dersom man fordeler funksjoner fra «direktør kommunikasjon» til andre direktørområder (f eks campus og utdanning). - Vedtak om prorektorer uten linjeføring medfører at antall fagdirektører øker med 2 for å ivareta det samlede forvaltningsansvaret. Dersom hovedvirksomhetsområdene utdanning og forskning (FoUI) hadde vært underlagt enhetlig ledelse med prorektorer ville det sannsynligvis medført et redusert behov for antall fagdirektører. Organisasjonsmodell for økonomiområdet AG Ø har valgt å presentere økonomiområdet med: - Prinsippskisse med tilhørende forvaltningsområder underlagt økonomidirektør, og - Forslag til organisering av økonomiadministrasjonen for HiBV Side 1 av 5

2 Figur 1 Forvaltningsområder økonomi Forvaltningsområdene som skissert over kan kort oppsummeres slik: Anskaffelser Innkjøpsadministrasjon, overholdelse av lov om offentlige anskaffelser (LOA), støtte og gjennomføring av større anskaffelser ved fakulteter/institutter/enheter, innkjøpsstøtte, avtaleadministrasjon, elektroniske innkjøpssystemer Regnskap og rapportering Eksternregnskapet, rapportering eksternt Kunnskapsdepartementet, andre dept og offentlige registre, internregnskap og rapportering til fakulteter/institutter/enheter, BOA regnskapsføring, betalingsformidling, faktura, student- og kundebetalinger, regnskapsanalyse, internkontroll, TDI implementering Budsjett og planer Prinsipper for budsjettfordeling, budsjettmodell(er), budsjettering og modell BOA, budsjettering av virksomheten og prosjekter, controllerstøtte og økonomitjenester til fakulteter/ institutter/ enheter Støtte Innenfor alle forvaltningsområdene vil det være fokus på å levere tjenester og støtte til HiBVs fakulteter, institutter og andre enheter (viser til gjennomgående pil i modellen over). Støtten og tjenestene leveres fra funksjonsområdene (regnskap, budsjett, innkjøp) og/eller fra controllerfunksjonene dedikert i fakultetetenes lederstøtte. Side 2 av 5

3 Figur 2 Forslag organisering av økonomiadministrasjonen Økonomiadministrasjonen foreslås organisert som en fellestjeneste ledet av økonomidirektør. Forvaltningsoppgaver og tjenester innenfor fellestjenesten som angitt i prinsippskissen for forvaltningsområdene. Fokus for organiseringen og tilretteleggingen vil være en best mulig støtte for primærvirksomheten innenfor ressursene som stilles til rådighet. Ressurser til forslag til organisering av økonomiadministrasjon Ressurser og stillinger i dagens to økonomiseksjoner skal dekke ressursbehovet i forslaget til organisering av ny økonomiavdeling. Dersom alle årsverk til nåværende økonomikonsulenter ved HiBu overføres personal/ personalservice ifm lønnsarbeid, kan det derimot oppstå noe ressursbehov knyttet til tidligere førstelinje regnskapstjenester utført av disse (utlegg og fakturahåndtering). Dette kan løses ved samarbeid eller annen løsning sammen med personalservice/personalseksjonen. Innplassering av ressurser i stillinger og funksjoner skjer i tråd med det sentrale innplasseringsprosjektet. Ansvarsområde/ instruks for økonomidirektør Stillingstype Stillingskode avdelingsdirektør Formalkrav til stillingen Utdanningsnivå høyere grad, master og tilsvarende Arbeidsted Økonomiadministrasjon Ansvarsområder og oppgaver - Delta i høgskoledirektørens ledergruppe - Ivareta og utvikle økonomiforvaltningen, herunder anskaffelsesområdet - Saksforberedelse og presentasjon av økonomisaker for Høgskolestyret Side 3 av 5

4 - Lede økonomiadministrasjonen til støtte for alle enheter ved høgskolen - Delta og bidra i strategi- og planutvikling, herunder rapport og planer - Budsjett - Regnskap - Rapportering internt og eksternt Myndighet og tildelte fullmakter til stillingen - Budsjettdisponeringsmyndighet - Attestasjonsansvar - Personalansvar - Stedfortrederansvar dersom gitt av høgskoledirektør Fakultetsvis lederstøtte AG Ø har valgt å beskrive forslag til omfang på lederstøtte til fakultetene ved å angi forslag til ressurser underlagt dekanens personalansvar, og lederstøtte dedikert til fakultetet fra de ulike fellestjenestene. Dette begrunnes ved: - Flere «administrasjoner» (4 5 fakultetsadministrasjoner og fellesadministrasjon/ stabsfunksjoner) vil medføre: økt ressursbruk til koordinering mellom administrasjonsledd, «bestilling-leveringsrutiner», lavere administrativ effektivitet, sårbarhet (flere «nøkkelpersoner» - mindre robust), lengre ledetider i saksbehandlingen og fare for dobbeltarbeid eller at saker faller mellom organisasjonsledd («stoler»). - Administrasjonen bør organiseres som fellestjenester med fagadministrativ linjeføring (ref plattformdokumentet). Fakultetenes behov for nær/ lokal støtte bør i stedet ivaretas med dedikerte/ navngitte ressurser fra fellestjenester og/ eller fysisk plassering. Da unngår også fakultetet å ivareta kompetanseutvikling av administrasjonen og ansvar for forvaltningsoppgaver som kan anses å være perifert ift egen primærvirksomhet. Ressurser innenfor dekanens personalansvar (organisatorisk tilknyttet fakultetet eller institutt): Oppdragsleder/ - prosjektkoordinator Ivareta fakultetets strategi og målsettinger med BOA Ansvar for helhetlig oversikt og gjennomføring av fakultetets prosjektportefølje (bevilgnings-, bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter), herunder allokere riktig kompetanse og ressurser til dette i samarbeid med fakultetets ledergruppe Samarbeide med fellestjenester vedr avtaleinngåelse/ kontrahering, økonomi og rapportering etter behov Studieleder(e) Forvalte fakultetets samlede studieportefølje og bidra til å utvikle denne i tråd med vedtatt strategi Sikre at alle studieplaner og programmer planlegges og gjennomføres i tråd med gjeldende retningslinjer og bestemmelser Lede arbeidsplanleggingen av de faglige og vitenskapelige ansattes gjennomføring av studieporteføljen, herunder koordinere dette med oppdragsleder og øvrige i fakultetets ledergruppe Samarbeide og delta i det koordinerende arbeidet sammen med høgskolens øvrige studieledelse, studieadministrasjon og studiedirektør Dedikerte ressurser fra fellestjenester (dedikerte ressurser må også sees i sammenheng med øvrig støtte og tjenestetilbud fra fellestjenestene): Studieveiledere/ konsulenter (inngår i fellestjeneste Utdanning) Side 4 av 5

5 Veilede studenter innenfor fakultetets samlede studietilbud og i gjennomføringen av sin utdanning på fakultetet Støtte fakultetets studieleder(e) i utførelsen av sitt arbeid Forskningsrådgiver (inngår i fellestjeneste FoUI) Ha oversikt over tilgjengelige og relevante programmer nasjonalt og internasjonalt Ha kunnskap om søknadsprosess, gjennomføring og rapportering om disse, til støtte for fakultetets forskere Økonomirådgiver (inngår i fellestjeneste Økonomi) Bistår i fakultetets budsjettarbeid etter føringer og prioriteringer fra dekanen/ fakultetets ledergruppe. Legge inn fakultetets budsjett i økonomisystemer. Gi råd støtte fakultetet i økonomiske spørsmål, herunder bidra med kostnads- og inntektsberegninger i prosjekter, søknader, strategi- og prognosearbeid Rapporterer månedlig og på forespørsel regnskap og status mot budsjett, til fakultetet Bistå fakultetet i tertialvis rapportering til høgskoledirektør/høgskolestyret med regnskap og budsjettrapporter HR rådgiver (inngår i fellestjeneste Personal) Rådgiver i personalsaker og personaladministrasjon Campusbasert lederstøtte, støtte til ansatte og studenter AG Ø foreslår at nedenstående tjenester i stor grad er tilstede på alle fire campus, men må ses i sammenheng med enkelte standardiserte tjenesteleveranser som komplementerer den samlede campusbaserte støtten (intranett, standardiserte portalløsninger for reiser, lønnsslipp, utlegg, faktura og enkelte brukerstøttetjenester). Informasjon, servicesenter, rombooking Bygningers drift og renhold IT og AV støtte Bibliotektjenester Studieadministrasjon, førstelinje for ansatte og studenter Personalservice (reise, arbeidstid, lønn og godtgjørelser) Økonomitjenester (faktura, utlegg) Innkjøpstjenester Dato 7. april 2013 Økonomiseksjonene ved HiBu og HiVe Side 5 av 5