Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2012

Transkript

1 Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2012 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING MÅL TILTAK BESKRIVELSE TID /FREKVENS ANSVAR Avtaledekning 1.1 Lokale anskaffelser Det skal gjennomføres halvårlig evaluering av foretakets og divisjonenes utbetalinger til leverandører med over kroner kr ,- eks mva i årlig omsetning. Dette for å sikre avtaledekning iht. krav fra HSØ. Gjennomgang og koordinering av investeringsinnkjøp Gjennomføres halvårlig innen 1.4 og 1.10 Divisjonens Innkjøpssjef Gjennomgang av utløpte rammeavtaler Avtaledekning 1.2 Regionale innkjøpsprosjekter Innkjøpsavdelingen etablerer en rullerende anskaffelsesplan gjennomgås regelmessig. SI skal følge opp strategiske mål i Helse Sør Øst med hensyn til samordning og gjennomføring av større anskaffelser sentralt (regionalt eller nasjonalt) SI skal ha løpende fokus på å iverksette planlagte anskaffelser etter føringer fra HSØ om høyeste effektive innkjøpsnivå. Dette innebærer at SI skal tilstrebe samordning av rammeavtaler innen områder der det er vedtatt felles innkjøpsstrategi. Innkjøpsavdelingen melder inn anskaffelsesplan årlig (og/eller ved behov) til regional nettverksgruppe (FIL) i HSØ. Avtaledekning 1.3 Nasjonale innkjøpsprosjekter Identifisere og prioritere innkjøpsområder gjennom aktivt nettverkssamarbeid, herunder fellesmøter i regional innkjøpsgruppe (FIL/SIL), legemiddelsamarbeidet LIS og den nasjonale innkjøpsorganisasjon, HINAS. Deltagelse i nasjonale innkjøp blir i hovedsak ivaretatt av representanter utnevnt av Helse Sør Øst. Anskaffelsene må koordineres med regionale og lokale innkjøpsplaner. Side 1

2 Avtaledekning 1.4 Kategoristruktur og avtaleforvaltning Det etableres en tydeligere rolle i SI for tverrgående avtaleforvaltning i samsvar med anbefalinger fra Helse Sør Øst om å bygge innkjøpsorganisasjonen opp omkring kategorier/bransjer: SI skal etablere felles kategoristruktur med Sykehuspartner (SP) og flere andre Helseforetak etter anbefalinger fra HSØ. SI vil iverksette tiltak som tydeliggjør rolle- og ansvarsforholdet mellom ulike forvaltningsnivåer når det gjelder avtaleforvaltning og leverandør.. INNKJØPSSYSTEM OG VERKTØY MÅL 2.0 TILTAK BESKRIVELSE TID /FREKVENS ANSVAR Innkjøpssystem 2.1 Utrulling av foretakets elektroniske innkjøpssystem Opplæring og utrulling av nye anvendelsesområder av foretakets innkjøpssystem. Opplæring for alle brukere, tilpasset ulike brukergrupper nye, vedlikeholdsopplæring og internopplæring i innkjøpsavdelingen. Innføre nye avtaleområder herunder avtaler innen tjenestekjøp som egner seg for bestilling gjennom elektronisk bestillingssystem. Gjøre elektronisk bestilling obligatorisk for disse. Utvikle rutiner for avvikshåndtering når innkjøpssystemet ikke blir brukt. Fagsjef system Fagsjef system / Innkjøpssystem 2.2 Bruk av elektroniske produktkataloger Tilrettelegge for bedre utnyttelse av foretakets innkjøpssystem og kjøp av artikler gjennom bruk av varekataloger Aktivt arbeid med å tilrettelegge alle lokale, regionale og nasjonale avtaler med artikkelregister som dekkende for avtalt sortiment. av fritekstbestillinger i foretaket. Disse skal ikke utgjøre mer enn 10 % av alle forbruksvarekjøp. Bruk av fritekstbestillinger skal reduseres gjennom kartlegging av de 5 største bestillere med fritekst (spesifiser artikkel) på forbruksvarekjøp. Gi ny opplæring til denne målgruppen og avklare eventuelle mangler i sortiment Divisjonens Innkjøpssjef Side 2

3 Innkjøpssystem 2.3 Utvikling og effektivisering av system og prosesser Videreutvikle Visma Enterprise til å bedre sikre datakvalitet og forutberegnelighet i bestillingsprosessen. Prosess internt og i sammen med leverandør iverksettes våren Oppstart våren 2012 Fagsjef system Evaluering av brukerdokumentasjon og rutiner knyttet til systemdrift og bruk. INFORMASJON OG OPPLÆRING MÅL 3.0 TILTAK BESKRIVELSE TID /FREKVENS ANSVAR Kompetanse for etterlevelse av lover og forskrifter. Omdømme 3.1 Opplæring av ledere, bestillere, attestanter og anvisere Divisjonsledelse og avdelingsledelse skal tilbys lokal, standardisert opplæring i gjeldende innkjøpsrutiner og -systemer, herunder: Fullmaktsdirektivet Rutiner om innkjøp og anskaffelser Prosedyrer og regelverk Årlig gjennomgang Divisjonens innkjøpssjef. Alle med innkjøps- og anvisningsfullmakt skal tilbys opplæring i praktisk bruk av bestillingsverktøy. Følge opp skjerpede etiske retningslinjer, i hht. vedtak i Helse Sør Øst. Utnyttelse av e-læring innen relevante opplæringsformål. Kompetanse for etterlevelse av lover og forskrifter. Omdømme 3.2 Informasjon / kommunikasjon til ledere, bestillere, attestanter og anvisere Tilrettelegge intranett for bedre kommunikasjon med bestillere, fagutvalgsmedlemmer og ledere. Økt fokus på brukermedvirkning gjennom etablering av flere fagutvalg på store anskaffelser. Våren 2012 Tilrettelegge relevant informasjon om avtaler som er gjeldende for helseforetaket på intranett, herunder: - kontaktpersoner - gjeldende regler for avrop og bestillinger. Side 3

4 Kompetanse for etterlevelse av lover og forskrifter. Omdømme 3.3 Økonomiske fullmakter Det skal årlig gjennomføres av tildelte fullmakter. Innkjøpsavdelingen skal aktivt bidra til vurdering og utvikling av en optimal fullmaktsstruktur. Høsten 2012 Fagsjef system / Divisjonens Innkjøpssjef LOGISTIKK OG FORSYNING MÅL 3.0 TILTAK BESKRIVELSE TID /FREKVENS ANSVAR Felles forsyningssenter 4.1 Økt bruk av Forsyningssenteret Delta i prosjekt for evaluering og forbedring av HSØ sitt konsept for felles forsyningssenter (FS). Tiltak for å forbedre logistikk og forsyningsstrukturen skal implementeres i foretaket. Mål om økt volum gjennom felles forsyningssenter. SI vil jobbe aktivt for å utvide sortiment på FS slik at SI kan nå vårt mål om MNOK 46 i omsetning i Felles forsyningssenter 4.2 Aktiv forsyning skal rulles ut så langt det er hensiktsmessig Økonomi 4.3 Verdi lagerbeholdning Opprettholde servicenivå. Videre utvikling forutsetter at innsparing for de som mottar service tas ut som gevinst. Kapitalbinding: Tiltak for reduksjon av lagerbeholdning er iverksatt for 2011 og skal videreføres i Mål må balanseres mot brukerbehov og forsyningssikkerhet (beredskap) VIRKSOMHETSSTYRING (RISIKOSTYRING OG KVALITETSSIKRING) MÅL 5.0 TILTAK BESKRIVELSE TID /FREKVENS ANSVAR Nøkkeltallsindi katorer 5.1 Fokus og forankring av måloppnåelse Sikre gjennomgående av innkjøpsmål ved at måltall for den enkelte divisjon gjøres kjent i oppdragsdokument og kontrakt på hver enkelt divisjon Gjøre innkjøp og tilhørende handlingsplaner som obligatorisk punkt i malverket for LGG Januar 2012 Divisjonens Innkjøpssjef. Regelmessig av divisjonsvise tiltak innen innkjøpsområdet og evaluering av innkjøpsmål mot nøkkeltall (KPI er) og avvik. Side 4

5 Etterlevesle av lover og regler - Internkontroll 5,2 Internkontroll Iverksette tiltak for økt fokus på leders internkontrollansvar og sikre innenfor området hos den enkelte budsjettansvarlige. Årlig stikkprøvekontroll av: - bruk av elektronisk bestillingsverktøy - tilbudsinnhenting / protokollføring - arkivering av avtaler - lojalitet til avtaler - fullmakt - knytning av faktura til avtale/bestilling ved utbetaling i Basware Resultatet gjennomgås med divisjonsledelsen. Avvik og forbedringer behandles i avvikssystemet. 2. halvår 2012 Kvalitetsrådgiver / Divisjonens innkjøpssjef Etterlevesle av lover og regler - Internrevisjon 5.3 Internrevisjon Internrevisjonsplan utbetalinger i forbindelse med vikaravtaler - utbetalinger til Sykehusapotekene I hht egen plan Kvalitetsrådgiver / Divisjonens innkjøpssjef Det utarbeides revisjonsplan som beskriver mandat, metode, omfang og tidsplan for den enkelte revisjon. Plan samordnes med øvrige planer for internrevisjoner i SI. Resultatet gjennomgås med avtaleansvarlig, divisjonsledelsen, ledergruppen i SI. Avvik og forbedringer behandles i avvikssystemet. Rapporering og 5.4 Rapportering SI Gevinstrealisering Oppfølging av gevinstrealisering, ved et tett samarbeid med divisjon, økonomi og innkjøp. Mål for gevinster knyttes enten til områder fastsatt av Helse Sør Øst og / eller egne områder fastsatt i foretaket. Per O Fokusområder for 2012 O Forsikringer O Energi (Fjernvarme) O Behandlingshjelpemidler O For regionale områder vil foretaket basere sine gevinstuttak på gjeldende rapportering fra Helse Sør Øst O SI vil jobbe aktivt for at foretaksgruppen skal innføre felles system og/eller metodikk for å beregne gevinstuttak i alle regionale anskaffelser i 2012 Side 5

6 Rapprtering og Rapprtering og Rapprtering og 5.5 Rapportering SI Regelmessig rapportering til divisjonsledelsen på innkjøpmål, tiltak og gevinstrealisering. Bruk av e-handel Økonomiske fullmakter Internrevisjon Avtalelojalitet og gevinstrealisering 5.6 Rapportering HSØ Nøkkelindikatorer 5.7 Rapportering til styret Regelmessig rapportering til HSØ på følgende nøkkeltall: Bruk av avtaler Bruk av innkjøpssystem Bruk av elektroniske produktkataloger Forsyningssenteret Tertial Tertial Fagsjef system / Divisjonens innkjøpssjef Fagsjef system Årlig statusrapport med revidert handlingsplan. Per / fagsjef system UTVIKLING AV INNKJØP- OG LOGISTIKKORGANISASJON MÅL 6.0 TILTAK BESKRIVELSE TID /FREKVENS ANSVAR Kompetanse- og lederutvikling 6.1 Faglig utvikling Faglig oppdatering og opplæring i utvalgte temaer to ganger pr år. Relevante temaer som vil bli behandlet: o Rutiner og prosedyrer o Etikk, miljø og samfunnsvar o Anskaffelsesprosesser og innkjøpsmetodikk Deltagelse på eksterne kurs og studier om lover og forskrifter innen anskaffelser og kontrakter Kompetanse- og lederutvikling 6.2 Organisasjon og roller Utvikling av bransjekompetanse, kunnskap om leverandørmarkeder iht. definerte kategorier i Helse Sør Øst Deltakelse på messer og bransjenettverk for å skaffe relevant kunnskap om produkter og utvikling for øvrig innen ulike markeder. Gjennomføring av medarbeidersamtaler med ledere skal ha fokus på lederutvikling og eierskap til mål for avdelingen og hele innkjøpsvirksomheten i SI. Gjennomføring av medarbeidersamtaler med saksbehandlere / rådgivere skal ha fokus på kompetanseutvikling innen relevante fagområder Divisjonens innkjøpssjef / Fagsjef Avdelingen skal også synliggjøre viktige roller som avdelingen må forholde seg til i andre deler av organisasjonen. Side 6

7 Kompetanse- og lederutvikling 6.3 Arbeidsprosesser / Effektivisering Se på tiltak for å ta i bruk nye systemer, hjelpemidler og verktøy. - Nytt regionalt avtalesystem i samarbeid med Sykehuspartner Divisjonens innkjøpssjef / Fagsjef - Styrket satsing på opplæring innen lover, regler, rutiner og verktøy som er viktige for innkjøpsområdet Side 7