Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter Investeringssaker... 13

Transkript

1 Innkjøpsvirksomheten i Sykehuset Innlandet HF Tertialrapport for 1. tertial 2015 Status pr 30. april

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter Investeringssaker Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål Vedlegg 2: Totaloversikt over resultat på indikatorer pr. divisjon Side 2 av 14

3 Bakgrunn Tertialrapporten for innkjøp- og logistikk omhandler relevante områder med nøkkeltall for sentrale deler av anskaffelsesvirksomheten i Sykehuset Innlandet. Rapporten skal være et supplement til foretakets virksomhetsrapport og et virkemiddel for å nå styringsmålene som er satt av Helse Sør Øst RHF på nøkkelindikatorer (KPI er) for innkjøp og logistikk. SI utbetaler årlig over NOK 2 milliarder fordelt på mer enn 4000 eksterne leverandører, og innkjøpsvirksomheten har derfor stor betydning på foretakets totaløkonomi. Rapporten har til hensikt å belyse ulike sider av innkjøp i organisasjonen på en slik måte at de enkelte divisjonene får god oversikt og relevant styringsinformasjon over innkjøp i egen divisjon. Rapporten omhandler resultater fra 1. tertial Definisjoner, metode og mål er beskrevet i vedlegg 1. Innkjøpssjefene vil gjennomgå rapporten sammen med divisjonsledelsen, og presentere videre arbeid i form av anbefalinger og konkrete tiltak for det enkelte område. Side 3 av 14

4 Sammendrag Nedenfor vises oppnådde KPI er for 1. tertial Kommentarer Når det gjelder bruken av e-handel har vi en oppgang fra 68,70 % i 3. tertial 2014 til 70,00 % i 1. tertial Bruken av fritekstbestillinger viser en positiv nedgang. Fra 27,72 % i 3. tertial 2014 til 23,91 % i 1. tertial Andel aktiv forsyning målt mot total lageromsetning viser en marginal nedgang. Fra 63,97 % i 3. tertial 2014 til 63,16 % i 1. tertial Faktisk kjøp på avtale viser en positiv oppgang. Fra 77,02 % i 3. tertial 2014 til 78,14 % i 1. tertial Side 4 av 14

5 Målområder Område 1a: Bruk av e-handel Nedenfor vises andel e-handel framstilt grafisk. Aggregert for hele foretaket og pr. divisjon. Måltallet om 70% for hele SI er brutt ned på foretakets divisjoner. Divisjonene er ulike i forhold til produksjon og har dermed fått ulike måltall å forholde seg til. Status: Når det gjelder bruken av e-handel har vi en oppgang fra 68,70 % i 3. tertial 2014 til 70,00 % i 1. tertial Tiltak: Dette betyr at måltallet fra HSØ er nådd. Vi vil allikevel fortsette arbeidet å ta i bruk e-handel på nye områder samt arbeide videre med igangsatte tiltak. Sammen med innkjøpssjefene i den enkelte divisjon vil vi presentere videre arbeid i form av anbefalinger og konkrete tiltak for det enkelte område. Vi vil særlig prioritere prosesser knyttet til sortimentsutvikling. Herunder å legge til rette for at en størst mulig andel av våre avtaleprodukter er tilgjengelig i artikkelregisteret. Pr. utgangen av 2014 er i overkant av 83 % av artiklene i artikkelregisteret knyttet til en rammeavtale. Andelen er stigende. Antallet ordrelinjer uten avtaleknytninger er synkende I tillegg vil vi fortsatt fokusere på informasjon og målrettet opplæring. I november og desember 2014 har vi gitt tilbud om tilpasset opplæring til alle våre brukere. Vi arrangerte åpne opplæringsdager der brukerne kunne alle komme innom og få svar på sine spørsmål. I tillegg fokuserte vi på noen viktige områder innen innkjøps- og fakturasystemet. Økonomi og regnskapsavdelingen hadde laget eget foilsett knyttet til Basware. På denne måten dekket vi hele verdikjeden fra bestilling til betaling. Side 5 av 14

6 Område 1b: Bruk av fritekstbestillinger Nedenfor vises andel fritekstbestillinger framstilt grafisk. Aggregert og pr. divisjon. Da det er en målsetting om å benytte definerte avtaleprodukter (artikler med fast pris) skal andel fritekstbestillinger ikke utgjøre mer enn 10 % av alle forbruksvarekjøp. Status: Andel fritekstbestillinger viser en positiv nedgang sammenlignet med forrige tertial. Fra 27,72 % i 3. tertial 2014 til 23,91 % i 1. tertial Tiltak: Andel fritekst bestillinger skal videre ned. Prosedyrene er endret slik at det nå er et krav at varer og tjenester som bestilles ved hjelp av fritekst, skal påføres pris. Utover dette ser vi at en betydelig andel av de produktene som bestilles via fritekst kunne ha blitt bestilt via artikkelregisteret. Grunnen til dette avviket er at brukerne ikke søker opp artikler på riktig måte. Flere divisjoner har igangsatt opplæringstiltak. Område 2: Økonomiske fullmakter SIHF har etablert en fullmaktsstruktur med tydelige føringer om hvem som kan tildele / delegere fullmakt og hvilke forpliktelser det er å inneha økonomisk fullmakt. En grafisk framstilling av antall fullmakter i forhold til antall ansvar i divisjonene følger nedenfor. Side 6 av 14

7 Status: Pr hadde vi 1217 fullmaktshavere fordelt på 870 innkjøpsfullmakter, 913 attestasjonsfullmakter og 378 anvisningsfullmakter. Foretaket er sammensatt av ulike divisjoner som arbeider under ulike forhold med tanke på geografi, organisasjonsstruktur og dermed ulike behov for inndeling av økonomiske ansvar. Som vi ser av framstillingen over, er det til dels store variasjoner mellom divisjonene. I 1. tertial 2015 har vi målt et gjennomsnitt på 2,3 fullmaktshavere pr. ansvarssted. Dette er på samme nivå som for 3. tertial Antallet økonomiske fullmakter ellers er svakt stigende og sammensetningen av disse er noe endret. Tiltak: Divisjonene må fortsatt bli flinkere til å varsle når ansatte enten mister sine fullmakter eller bytter arbeidssted. Vi vil presisere dette overfor aktuelle brukermiljøer. Når organisasjonsmessige endringer gjennomføres, må fullmaktstrukturen gjennomgås og endringer meldes. Vi presiserer at dette er et lederansvar. Fra skal alle som får tildelt økonomiske fullmakter ha gjennomført e-læringskurset Økonomisk fullmakt i Sykehuset Innlandet før fullmakter gis. E-læringskurset er laget for å øke fokus og bevisstgjøring rundt ansvar og plikter knyttet til det å inneha økonomiske fullmakter. I kurset får fullmaktshaver et innblikk i gjeldende regler og prosedyrer. I tillegg blir det via spørsmål og svar gitt innblikk i noen relevante problemstillinger. Når kurset er gjennomført signeres fullmaktsskjema på vanlig måte. Vi jobber fortsatt med å innføre funksjonalitet som gjør det mulig å administrere fullmaktene elektronisk. Side 7 av 14

8 Område 3: Internrevisjon Etterlevelsen av Direktivet for innkjøp-, attestasjon- og anvisningsfullmakt tilligger Innkjøp- og kontraktsavdelingen, og utøves gjennom interne revisjoner. I 1. tertial 2015 er det gjennomført en intern revisjon av egen virksomhet. Revisjonsområdet var investeringskjøp og revisjonen skulle verifisere at rutiner for behandling av dokumenter i anskaffelsesprosesser eller annen saksbehandling knyttet til anskaffelser ble etterlevet. Revisjonen fokuserte også på bruk av protokoller, valg av prosedyre samt at kontrakter ble signert av riktige personer med riktige fullmakter. Revisjonsteamet bestod av ekstern revisjonsleder og 2 interne fagrevisorer. Revisjonsteamet opplevde at innkjøpsavdelingen har god kvalitet på sine anskaffelser. Det ble funnet 2 avvik og 2 anmerkninger. Område 4: Avtale- implementering og lojalitet Foretaket inngår både i egen regi, og i samarbeid med andre innkjøpsorganisasjoner, et betydelig antall avtaler hvert år. Det er særlig viktig å sørge for en rask og effektiv avtaleimplementering. Dette vil føre til riktige innkjøp og høy avtalelojalitet, noe som vil være både omdømmemessig og økonomisk positivt. Avtaleimplementering blir også i 2014 fulgt spesielt opp via egne måltall som rapporteres HSØ hver måned. Under vises en grafisk framstilling av avtalelojaliteten aggregert i SIHF ved utgangen av 1. tertial Faktisk kjøp på avtale viser en oppgang sammenlignet med forrige tertial. Fra 77,02 % i 3. tertial 2014 til 78,14 % i 1. tertial Hovedinntrykket er at divisjonene benytter avtaleprodukter der dette er mulig. Samtidig jobber innkjøpsavdelingen planmessig med å øke andel avtaleprodukter i innkjøpssystemet. Område 5: Kostnadsutvikling på utvalgte avtaleområder Fra og med 1. tertial 2015 etablerer vi et nytt område i vår tertialrapport. Vi vil sammenligne utviklingen på utvalgte, store avtaleområder mot underliggende aktivitets- og produksjonstall. Hensikten er å se på leverandørutbetalinger over tid og opp mot faktorer der vi kan påvirke kostnadsutviklingen for foretaket. Side 8 av 14

9 Rapporteringen vil dokumentere utviklingstrender som skal være et grunnlag for å øke bevisstgjøringen om kostnadseffektive avtaler både lokalt, regionalt og nasjonalt. Vi har valgt å presentere aggregerte tall for hele SI. Aktivitetstall, hovedsakelig antall pasientkontakter, hentet fra NIMES og er sum av antall liggedøgn, dagpasienter og polikliniske behandlinger. For KPI 3 benyttes kun antall liggedøgn. Alle tall mål i løpende priser. Se ellers vedlegg 1 i tertialrapporten. KPI 1 Utvikling i medisinske varekostnader pr. pasientkontakt Tabellen under viser kostnader pr. tertial på utvalgte konti, antall pasientkontakter og en beregnet kostnad pr. pasientkontakt. Forklaring: Kostnad er aggregerte tertialvise regnskapstall for SI på konto 4000 (Medikamenter), 4020 (Implantater) og 4070 (MFV). Aktivitet er utviklingen i antall pasientkontakter. Side 9 av 14

10 Tallene i tabellen over framstilles grafisk nedenfor. Grafene viser en prosentvis utvikling av kostnader, aktivitet og kostnader per pasientkontakt per tertial. Kostnadene på de kontiene vi har valgt å inkludere i medisinske varekostnader har økt med til sammen 23,1 % fra 1. tertial Utbetalingene til medikamenter er det området som øker mest. Her er også utbetalingene lite påvirket av lavere aktivitet i feriemånedene (2. tertial). Økningen i aktivitet, dvs. antall pasientkontakter, har vært på 9,1 % i det samme tidsrommet. Kostnader pr. pasientkontakt har økt med 14,8 %. Vi vil analysere tallene for å finne eventuelle sammenhenger med gjennomførte anskaffelser og måter inngåtte avtaler benyttes i foretaket. KPI 2 - Utvikling i kostnader pr. pasientreise Tabellen under viser netto kostnader pr. rekvisisjon brutt ned på drosjer, dagsbiler og helseekspresser. Forklaring: Tall fra Pasientreiser er brutt ned på netto kostnader pr. rekvisisjon fordelt på drosjer, dagsbiler og helseekspresser. Netto kostnader er fakturasummer fra operatører fratrukket refusjoner fra HELFO og egenandeler fra brukerne. Side 10 av 14

11 Grafen under viser prosentvis utvikling i netto kostnader på pasientreiser pr tertial beregnet fra et nullpunkt i 1. tertial Fra 1. tertial 2013 har drosjer hatt en akkumulert kostnadsøkning på 6,5 %. Økningen tilsvarer i stor grad en økningen i antall turer og at gjennomsnittlig reiselengde på hver rekvisisjon har økt med 3,2 %. I samme periode har HELSEekspressene hatt en akkumulert kostnadsøkning på 9,8 %. Dette skyldes i hovedsak nytt anbud som trådte i kraft Det er først en nedgang og så en markant økning i utgifter knyttet til Dagsbiler. Dette kommer av at det i perioden mars 2013 februar 2014 kun var avtale på en dagsbil, mens fra mars 2014 og til nå er det avtale på fem dagsbiler. Nettokostnaden pr rekvisisjon der har gått betydelig opp og dette er bl.a. knyttet til at reiselengden på hver rekvisisjon har økt med 21,6 % i 2015 sammenlignet mot Tall pr. tertial legges inn fra og med neste rapportering. KPI 3 Utvikling i kostnader for ikke medisinske støttetjenester Tabellen under viser aggregerte kostnader pr. tertial på utvalgte vare- og tjenesteområder til ikke medisinske støttetjenester. Kostnadene omfatter innkjøp av mat, tekstiler og vaskeritjenester. Aktivitet måles som antall liggedøgn. Side 11 av 14

12 Forklaring: Kostnad er aggregerte tertialvise regnskapstall for SI på konto 4100 (Innkjøp mat), 4110 (Tekstiler) og 6794 (Vaskeritjenester) sammenlignet med utviklingen i aktivitet, målt som antall liggedøgn. Grafen under viser prosentvise endringer i kostnad pr tertial beregnet fra et nullpunkt i 1. tertial Kostnadene på de driftskontiene vi har valgt å inkludere har økt med til sammen 3,8 % fra 1. tertial Økningen i aktivitet, dvs. antall liggedøgn, har vært på 4,9 % i det samme tidsrommet. Kostnader pr. liggedøgn viser dermed en nedgang på 1,8 %. Prosjekter ØLP Effektiv logistikk Prosjektets hovedmål er å øke andelen aktiv forsyning med riktige avtaleprodukter slik at det frigjør tid for helsepersonell som i dag utfører administrative oppgaver knyttet til varebestilling, varemottak og fakturabehandling. Prosjektet skal kvalitetssikre sortimentet som er lagerført og leveres som aktiv forsyning til avdelingene i SI. Dette slik at avtaleprodukter leveres til rett pris og fra valgt avtaleleverandør. De skal også øke andelen av varer levert som aktiv forsyning ved å utvide sortimentet som tilbys Endringene vil føre til at antall bestillinger som gjøres av avdelingene vil gå ned. En større andel av bestillingene sentraliseres til sentrallagrene. De gjør mer konsentrerte bestillinger, noe som fører til færre bestillinger og færre fakturaer. Vi forventer også at kvaliteten på innkjøpene går opp da sentrallagrene er mer profesjonelle bestillere. Avtalelojaliteten vil gå opp og antall bestillinger med feil vil gå ned. Kort oppsummert vil utvidelse av aktiv forsyning frigjøre tid som helsepersonell bruker til varebestilling, varemottak og fakturabehandling. Side 12 av 14

13 Prosjektet er ferdig på Hamar, Gjøvik og Elverum. Pågående prosjekt på Lillehammer. Erfaringene hittil er positive. Effektene følges opp via tertialrapporteringen og månedlige nøkkeltallsrapporter. Investeringssaker I påvente av større investeringsaktivitet i innværende år videreføres rapporteringen på prosjekter for Oversikt over investeringssaker MTU 2014 Tabellen viser oversikt over MTU-investeringer (havarier og planlagte investeringer) iverksatt i 2014 på budsjettmidler tildelt for Tabell omfatter ikke havarier / investeringssaker fra tidligere år og/eller saker iverksatt i 2014 som skal belastes på budsjett for 2013 eller tidligere. Forklaring kolonner: Sum innmeldt kostnad ferdige saker: Akkumulert verdi av alle ferdigstilte saker. Avvik kostnad ferdige saker: Akkumulert avvik på estimert kostnad opp mot kontraktsverdi på alle ferdigstilte saker. Gjenstående resultat: Kostnader på investeringer som er satt i bestilling ( under arbeid ), men ikke ferdigstilt. Gjenstående ramme: Divisjonens gjenstående ramme. Midler til disposisjon som ikke er satt i bestilling (korrigert for avvik på ferdigstilte saker). Oversikt over investeringssaker annet (grunnutstyr) 2014 Investeringsbehov/ utstyr Ramme SI EIS Autoklaver SI Gjøvik Sum kostnad ferdige saker Avvik kostnad ferdige saker SI EIS Senger SI EIS Bårer SI Tynset SI EIS Bårer SI Gjøvik Biler(Aurdal/Kringsjåtunet) Kommentarer: Sum kostnad oppdateres når alle planlagte avrop er foretatt Side 13 av 14

14 Autoklaver: Prosjektering av utskifting av 3 autoklaver ved divisjon Gjøvik er satt i gang. Senger: Det er meldt behov for utskifting av senger ved de fleste divisjonene i investeringsprosessen for For å få skiftet ut eldste/dårligste sengen, er det avsatt 4 mill kr. til dette av årets ANNET pott. Oversikt over investeringssaker Prehospitale tjenester/ambulanser 2014 Sum kostnad Divisjon Investeringsbehov Ramme ferdige saker Prehosp 4 ambulanser - kategori 1A (Nilsson) Avvik Prehosp 4 ambulanser - kategori 2A (VBK Nordic) Prehosp 1 ambulanse 2 båre (Falk-Norge Leasing AS) Kommentarer: Sum kostnad oppdateres når alle planlagte avrop er foretatt Ambulanser: Viser status pr på kjøp av ambulanser. For detaljer og utfyllende opplysninger om både MTU og Annet kan man sjekke intranett sidene under Eiendom og internservice og avdeling for Prosjekt og porteføljestyring Side 14 av 14

15 Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål Definisjoner SIHF benytter innkjøp- og logistikksystemet Visma Unique. Systemet er delt i 2 hovedmoduler og vi bruker følgende navngiving: Visma e-handel Windows: Benyttes av sentrallagrene og innkjøp- og kontraktsavdelingen. Visma e-handel Web: Benyttes av alle som bestiller varer til eget forbruk. Når begge modulene omtales samlet, benevnes de som Visma e-handel Visma e-handel består av flere former for grunndata. Dette være seg blant annet brukerregister, kontoinformasjon og artikkelinformasjon. All artikkelinformasjon ligger i artikkelregisteret og er tilgjengelig for alle brukere/bestillere. I artikkelregisteret er alle varer som inngår i våre rammeavtaler registrert. Det er fra dette registeret at bestillerne skal plukke sine varer ved bestilling. Varer som ikke finnes i artikkelregisteret må spesifiseres når de skal anskaffes, og er i dette notatet benevnt som spesifiserte artikler eller fritekstbestillinger. Fullmaktsbasen er det verktøy hvor alle økonomiske fullmakter er registrert. Det er registreringene i fullmaktsbasen som danner grunnlag for tilgangsregistreringer i fakturabehandlingssystemet Basware og foretakets elektroniske bestillingsverktøy. Metode og mål For inneværende år vil det bli rapportert på fire områder. I tabellen under vises de fire områdene, og hvordan de beregnes. Område Indikator Teller Nevner Resultat angis i E-handel via Visma e- handel i kroner på konti som inngår i HSØ definisjonskatalog Bruk av e-handel Bruk av e-handel Totalt kjøp ved bruk av Visma e-handel Web Bruk av spesifiser artikkel E-handel via andre godkjente portaler Aktiv forsyning (rapport fra Enterprise) Antall ordrelinjer med spesifiser artikkel. Minus godkjente fritekstbestillinger knyttet mot konti for tjenestekjøp (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) Totale utbetalinger fra divisjonen på konti som inngår i HSØ definisjonskatalog ( rapport fra hovedbok) Totalt antall ordrelinjer (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) % % Økonomiske fullmakter Internrevisjon Avtalelojalitet KPI 1: Utvikling i medisinske varekostnader pr. Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten Andel kjøp knyttet til avtale Kostnader målt mot antall pasientkontakter Antall ansatte med økonomiske fullmakter (rapport fra fullmaktsbasen) Antall funn (rapport fra TQM) Kjøp knyttet til avtaler på konti i HSØ sin definisjonskatalog. Volum i NOK. Regnskapsførte kostnader på konto (Medikamenter) Antall økonomiske ansvar i divisjonen (kontoplan) Antall revisjoner (rapport fra TQM) Totale kjøp knyttet til konti i HSØ sin definisjonskatalog. Volum i NOK. Antall pasienter pr omsorgsnivå. - Innlagte pasienter - Dagpasienter Forholdstall Forholdstall Forholdstall Tabell og grafisk framstilling Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål for tertialrapport innkjøp Side 1 av 3

16 pasientkontakt KPI 2: Utvikling i kostnader pr pasientreise KPI 3: Utvikling i kostnad for ikke medisinske støttetjenester Viser brutto kostnader pr rekvisisjon Driftskostnader målt mot antall liggedøgn (Implantater) (MFV) Kostnadene er delt opp i følgende grupper - Drosjereiser - Dagsbiler - Helseekspresser Regnskapsførte kostnader på konto (Innkjøp mat) (Tekstiler) (Tekstiler) - Polikliniske pasienter som viser % vis utvikling over tid Tabell og grafisk framstilling som viser % vis utvikling over tid Antall liggedøgn Tabell og grafisk framstilling som viser % vis utvikling over tid Innholdet i teller og nevner Totalt kjøp ved bruk av Visma e-handel Web: Telleren inkluderer alle kjøp gjort gjennom e-handel web på konti som er definert i definisjonskatalogen til indikator 2 fra HSØ. Med alle kjøp forstås både spesifiserte artikler hvor prising er foretatt og artikler plukket fra artikkelregisteret. Fra og med 1. tertial 2013 inkluderes også kjøp gjort via andre godkjente e-handelsportaler. Pt. er dette innkjøp av matvarer fra Asko sin innkjøpsportal samt innkjøp av medisinske gasser fra AGA sin innkjøpsportal. I tillegg inngår aktiv-forsynings-produkter. Dette er produkter som avdelingene selv ikke bestiller, men som sentrallager fyller opp automatisk på gitte punkt. Spesifiserte artikler uten pris er ikke inkludert. Nevneren er konti som er definert i definisjonskatalogen til indikator 2 fra HSØ. Som et ledd i å effektivisere innkjøpsprosessene vil vi i 2013 fortsette å legge til rette for tjenestekjøp via Visma e-handel. Det legges opp til en gradvis innføring der vi først fokuserer på de tjenesteområdene som gir størst gevinst. Flere tjenestekjøp kan ikke knyttes mot artikler i Visma e-handel. For disse tjenestene må derfor fritekstbestillinger benyttes. I rapporteringer internt i SI og til eier HSØ vil vi skille mellom fritekstbestillinger varer og fritekstbestillinger tjenester. Godkjente fritekstbestillinger (m/ pris) tjenester vil derfor ikke inngå i måltallet på maksimalt 10 % fritekstbestillinger. Følgende artsgrupper vil inngå i nevneren fra og med rapportering av 1. tertial 2012: Artsgruppe Navn 662 Medisin tekniske utstyr 664 IKT utstyr 671 Kontortjenester 672 Konsulenttjenester 679 Annen ekstern tjeneste 709 Annen kostnad transporttjenester Kun relevante artskonti i artsgruppene over vil inngå i nevneren. Bruk av spesifiser artikkel: Telleren inkluderer alle ordrelinjer med spesifiserte artikler. Her telles antall linjer og ikke kronebeløp som ved indikatoren over. Nevneren inkluderer alle ordrelinjer. Kjøp utført av sentrallager og innkjøp- og kontraktsavdelingen er ikke inkludert i disse Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse: Telleren omfatter alle fullmakter i divisjonen. Ansatte med flere fullmakter (for eksempel både innkjøp- og attestasjonsfullmakt), telles bare én gang. Nevneren er antall ansvar i divisjonen. Her er kontoplan pr. siste måned i perioden lagt til grunn. Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten: I telleren er inkludert alle funn som er meldt divisjonen via TQM, eller vil bli meldt på bakgrunn av rapporter oversendt SIKU. Nevneren inneholder antall revisjoner Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål for tertialrapport innkjøp Side 2 av 3

17 som er gjennomført hvor rapport er oversendt SIKU og er, eller vil bli registrert i TQM. Stikkprøvekontroller som utføres av innkjøpssjefene inngår ikke i denne beregningen. KPI 1:Kostnader pr pasientkontakt: Tallene i teller er hentet fra regnskapssystemet. Tallene i nevner er hentet fra Nimes. Ved å fokusere på disse forholdstallene vil vi se utviklingstrender knyttet til innkjøpsfaglige spørsmål og være i stand til å iverksette nødvendige tiltak. KPI 2:Kostnader pr pasientreise/rekvisisjon: Tallene er hentet fra Pasientreiser sitt system Nissie. Kostnadene er delt opp i netto kostnader pr. rekvisisjon på følgende grupper: 1) Drosjereiser, 2) Dagsbiler og 3) Helseekspresser. Ved å se på disse kostnadene over tid vil vi kunne se hvordan kostnadene utvikler seg. Det vil være naturlig å kople kostnadsutvikling mot utnyttelsesgrad og effektiv bruk av de ulike typer pasientreiser. KPI 3:Driftskostnader målt mot antall liggedøgn: Tallene i teller er hentet fra regnskapssystemet. Tallene i nevner er hentet fra Nimes. Forholdstallene vil over tid vise hvordan kostnadene pr liggedøgn utvikler seg. Det vil også være naturlig å kople disse mot produktivitetsutvikling. Måltall Eier har satt mål for bruk av e-handel i 2012 til 70 %. Dette er uendret fra Andel fritekstbestillinger skal ikke utgjøre mer enn 10 % av alle forbruksvarekjøp. Dette måltallet er uendret fra Godkjente fritekstbestillinger tjenestekjøp vil ikke inngå i dette måltallet. Foretakets divisjoner er ulike i forhold til produksjon og har dermed ulike muligheter for å nå måltall satt av eier. På bakgrunn av regnskapsdata fra 2012,er det beregnet individuelle måltall for den enkelte divisjon. Divisjon Måltall for 2013 Elverum-Hamar/Gjøvik/Lillehammer/Tynset/Kongsvinger/Medisinsk service 80 % Habilitering og rehabilitering / Prehospitale tjenester / Eiendom og intern service 60 % Psykisk helsevern 30 % Det er ikke satt noe konkret mål i forhold til andelen økonomiske fullmakter i divisjonene. Etter Konsernrevisjonen sine anbefalinger jobbes det mot å redusere antall økonomiske fullmakter. For derigjennom å oppnå økt kvalitet i innkjøpsarbeidet. Antall økonomiske fullmakter vil også i 2013 bli sett opp i mot den faktiske bruken av fullmaktene. Internrevisjon av anskaffelsesvirksomheten gjennomføres etter fastsatt plan. Valg av revisjonsområder er gjort på bakgrunn av risikovurdering, og med mål om å tilføre foretaket informasjon om områder det må arbeides videre med. Det bør være et mål for revisjonsarbeidet å finne tiltak som vil sette foretaket i bedre stand til å etterleve lover, regler og interne prosedyrer. Avtaleimplementering og lojalitet er et viktig område både med tanke på økonomi og omdømme. Det er ikke satt konkrete måltall for området, men det er et klart mål om at det skal være marginale utbetalinger til leverandører hvor foretaket ikke har gyldig avtale. Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål for tertialrapport innkjøp Side 3 av 3

18 Vedlegg 2: Totaloversikt KPI'er pr. divisjon 1. tertial 2015 Område Indikator Elverum Hamar 2T T T 2015 Gjøvik 2T T T 2015 Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel ,2 % 79,2 % 83,6 % ,6 % 58,6 % 66,9 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,32 % 14,55 % 11,32 % ,02 % 24,36 % 22,79 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,4 2,5 2, ,2 3,2 3,4 Område Indikator Lillehammer 2T T T 2015 Kongsvinger 2T T T 2015 Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel ,0 % 74,9 % 71,3 % ,2 % 74,4 % 85,1 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,60 % 15,27 % 12,93 % ,59 % 22,45 % 20,81 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,1 1,9 2, ,3 2,3 2,4 Habilitering/ Område Indikator Tynset 2T T T 2015 rehabilitering 2T T T 2015 Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel ,7 % 76,9 % 83,6 % ,3 % 35,6 % 25,6 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,80 % 17,31 % 13,36 % ,43 % 43,86 % 32,69 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,3 1,3 1, ,3 2,4 2,2 Område Indikator Medisinsk service 2T T T 2015 Prehospitale tjenester 2T T T 2015 Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel ,6 % 80,4 % 83,3 % ,1 % 88,7 % 27,9 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,84 % 14,20 % 12,25 % ,34 % 32,97 % 29,81 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,1 4,1 4, ,1 2,1 2,1 Eiendom- og Område Indikator internservice 2T T T 2015 Psykisk helsevern 2T T T 2015 Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel ,2 % 60,1 % 45,4 % ,7 % 6,3 % 9,1 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,23 % 63,81 % 60,12 % ,40 % 37,06 % 29,71 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,8 1,7 1, ,1 2,2 2,2 Område Indikator Totalt SIHF 2T T T 2015 Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel ,5 % 68,0 % 70,0 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,71 % 28,04 % 23,91 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,3 2,3 2,3