Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter Investeringssaker... 12

Transkript

1 Innkjøpsvirksomheten i Sykehuset Innlandet HF Tertialrapport for 2. tertial

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter Investeringssaker Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål Vedlegg 2: Totaloversikt over resultat på indikatorer pr. divisjon Side 2 av 12

3 Bakgrunn Tertialrapporten for innkjøp- og logistikk omhandler relevante områder med nøkkeltall for sentrale deler av anskaffelsesvirksomheten i Sykehuset Innlandet. Rapporten skal være et supplement til foretakets virksomhetsrapport og et virkemiddel for å nå styringsmålene som er satt av Helse Sør Øst RHF på nøkkelindikatorer (KPI er) for innkjøp og logistikk. SI utbetaler årlig mer enn NOK 2 milliarder fordelt på ca eksterne leverandører. Innkjøpsvirksomheten har derfor stor betydning på foretakets totaløkonomi. Rapporten har til hensikt å belyse ulike sider av innkjøp i organisasjonen på en slik måte at de enkelte divisjonene får god oversikt og relevant styringsinformasjon over innkjøp i egen divisjon. Rapporten omhandler resultater fra 2. tertial. Definisjoner, metode og mål er beskrevet i vedlegg 1. Innkjøpssjefene vil gjennomgå rapporten sammen med divisjonsledelsen, og presentere videre arbeid i form av anbefalinger og konkrete tiltak for det enkelte område. Side 3 av 12

4 Sammendrag Nedenfor vises KPI er for innkjøp og logistikk fastsatt av Helse Sør-Øst sammen med resultater oppnådd for 2. tertial. Andel e-handel 8 75% 7 65% 6 Mål Andel e-handel 70,9 79,8 76,4 7 Aktiv forsyning Mål Aktiv forsyning 83,92% 87,87% 90,35% 65% 25% 2 15% 1 5% Andel fritekst Mål Andel fritekst 22,28% 21,63% 19,9 1 Avtalelojalitet 87% 85% 83% 81% 79% 77% 75% Mål Avtalelojalitet 86,53% 82,67% 85,5 8 Kommentarer Når det gjelder bruken av e-handel er det nå stabilt over målet på 7, og andel fritekstbestillinger fortsetter en positiv utvikling. Andel aktiv forsyning målt mot total lageromsetning viser fortsatt oppgang fra 83,92 % i 3. tertial til 90,35 % i 2. tertial. Dette indikerer at vi har en effektiv forsyningskjede som leverer en stor andel av lagerførte varer helt ut til forbruker. Faktisk kjøp på avtale har økt i forhold til forrige tertial, og SI er godt over målet fra eier om 80 % kjøp på avtale. Side 4 av 12

5 Målområder Område 1a: Bruk av e-handel Nedenfor vises grafisk fremstilling av andel e-handel per divisjon og aggregert for hele foretaket. Divisjonene er ulike i forhold til produksjon og har dermed fått ulike måltall å forholde seg til. 12 Andel e-handel pr. divisjon Måltall Status: Når det gjelder bruken av e-handel har vi en liten nedgang fra 79,8 % i 1. tertial til 76,4 i 2. tertial. Resultatet er godt over målet på 70 %. Det er flere årsaker til at denne indikatoren nå er stabilt høy. Her nevnes økt andel aktiv forsyning og at sentrallagrene har redusert muligheten for henteordre og henvist til bruk av e-handel i stedet, samt at enkelte divisjoner har fått mer opplæring og bedre oppfølging av brukere på e-handel. Datagrunnlaget har også blitt bedre fra, og det kan ha gitt positivt utslag. Tiltak: Måltallet fra HSØ er nådd, men tiltak for å opprettholde en høy andel e-handel vil fortsatt kreve kontinuerlig forbedringsarbeid. Vi vil særlig prioritere prosesser knyttet til sortimentsutvikling. Herunder å legge til rette for at en størst mulig andel av våre avtaleprodukter er tilgjengelig i artikkelregisteret. I tillegg vil vi fortsatt fokusere på informasjon og målrettet opplæring av foretakets mest aktive bestillere. Side 5 av 12

6 Område 1b: Bruk av fritekstbestillinger Nedenfor vises grafisk fremstilling av fritekstbestillinger per divisjon og aggregert for hele foretaket. Da det er en målsetting om å benytte definerte avtaleprodukter (artikler med fast pris) skal andel fritekstbestillinger ikke utgjøre mer enn 10 % av alle forbruksvarekjøp. Status: Andel fritekstbestillinger viser en liten nedgang sammenlignet med forrige tertial. Fra 21,63 % i 1. tertial til 19,90 % i 2. tertial. Tiltak: Andel fritekstbestillinger skal videre ned. En betydelig andel av de produktene som bestilles via fritekst kunne ha blitt bestilt via forhåndsdefinerte artikler (artikkelregisteret) med riktig pris. Tiltak for å gjøre brukerne i stand til å søke opp artikler på riktig måte vil være prioritert en oppgave fremover Andel fritekstbestillinger pr divisjon Mål Side 6 av 12

7 Område 2: Økonomiske fullmakter SIHF har etablert en fullmaktsstruktur med tydelige føringer om hvem som kan tildele / delegere fullmakt og hvilke forpliktelser det er å inneha økonomisk fullmakt. Figuren viser en grafisk framstilling av antall fullmakter i forhold til antall ansvar i divisjonene. 4,00 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 Økonomiske fullmakter pr. ansvar Status: Pr hadde vi 901 fullmakthavere. Dette er en liten nedgang sammenlignet med 2. tertial. Foretaket er sammensatt av ulike divisjoner som arbeider under ulike forhold med tanke på geografi, organisasjonsstruktur og dermed ulike behov for inndeling av økonomiske ansvar. Som vi ser av framstillingen over, er det til dels store variasjoner mellom divisjonene. I 2. tertial har vi målt et gjennomsnitt på 1,9 fullmakthavere pr. ansvarssted. Tiltak: Divisjonene må fortsatt bli flinkere til å varsle når ansatte enten mister sine fullmakter eller bytter arbeidssted. Når organisasjonsmessige endringer gjennomføres, må fullmaktstrukturen gjennomgås og endringer meldes. Å melde inn endringer som følge av ovennevnte forhold er leders ansvar. Fra skal alle som får tildelt økonomiske fullmakter ha gjennomført e-læringskurset Økonomisk fullmakt i Sykehuset Innlandet før fullmakter gis. E-læringskurset er laget for å øke fokus og bevisstgjøring rundt ansvar og plikter knyttet til det å inneha økonomiske fullmakter. I kurset får fullmaktshaver et innblikk i gjeldende regler og prosedyrer. I tillegg blir det via spørsmål og svar gitt innblikk i noen relevante problemstillinger. Når kurset er gjennomført signeres fullmaktsskjema på vanlig måte. I løpet av blir alle fullmakter flyttet til nytt fullmaktregister som forventes å gi en bedre forvaltning av fullmakter. Det jobbes videre med å få utviklet denne løsningen til å inkludere elektronisk registrering av fullmakter. Side 7 av 12

8 Område 3: Internrevisjon Det er ikke gjennomført revisjoner eller andre kontrollaktiviteter av anskaffelsesvirksomheten i 2. tertial. Område 4: Avtale- implementering og lojalitet Foretaket inngår et betydelig antall avtaler hvert år. Dett er enten i egen regi, eller i samarbeid med andre innkjøpsorganisasjoner. Det er viktig å sørge for en rask og effektiv avtaleimplementering. Dette vil føre til besparelser, høy avtalelojalitet og godt omdømme. Avtaleimplementering blir i fulgt spesielt opp via egne måltall som rapporteres HSØ hver måned. Under vises en grafisk framstilling av avtalelojaliteten aggregert i SIHF ved utgangen av 2. tertial. Avtalelojalitet 87% 85% 83% 81% 79% 77% 75% Mål Avtalelojalitet 86,53% 82,67% 85,5 8 Faktisk kjøp på avtale viser en økning sammenlignet med forrige tertial. Fra 82,67% i 1. tertial til 85,50 % i 2. tertial som er over målet på 80 %. Hovedinntrykket er at divisjonene benytter avtaleprodukter der dette er mulig. Samtidig jobber innkjøpsavdelingen kontinuerlig med tiltak for å rydde i artikkelregisteret og dermed øke andelen avtaleprodukter i innkjøpssystemet. Område 5: Kostnadsutvikling på utvalgte avtaleområder Fra og med 1. tertial etablerte vi et nytt område i vår tertialrapport. Vi vil sammenligne utviklingen på utvalgte, store avtaleområder mot underliggende aktivitets- og produksjonstall. Hensikten er å se på leverandørutbetalinger over tid og opp mot faktorer der vi kan påvirke kostnadsutviklingen for foretaket. Rapporteringen vil dokumentere utviklingstrender som skal være et grunnlag for å øke bevisstgjøringen om kostnadseffektive avtaler både lokalt, regionalt og nasjonalt. Vi har valgt å presentere aggregerte tall for hele SI. Aktivitetstall, hovedsakelig antall pasientkontakter, hentet fra NIMES og er sum av antall liggedøgn, dagpasienter og polikliniske behandlinger. For KPI 3 benyttes kun antall liggedøgn. Alle tall mål i løpende priser. Se ellers vedlegg 1 i tertialrapporten. Side 8 av 12

9 Endringer i % KPI 1 Kostnadsutvikling på medisinske varer pr. pasientkontakt Tabellen under viser medisinske varekostnader pr. tertial på utvalgte konti de siste to år: Medisinske kostnader er her definert som konto 4000 (Medikamenter), 4020 (Implantater) og 4070 (Medisinsk forbruksmateriell) Medikamenter Implantater MFV Tabellen nedenfor viser medisinske varekostnader, aktivitet (antall pasientkontakter) og en beregnet kostnad pr. pasientkontakt Kostnader Aktivitet Pr pasientkontakt Aktivitet er utviklingen i antall pasientkontakter. Utviklingen i kostnader per pasientkontakt har økt veldig mye siden vi la det inn som et område i vår tertialrapport. Medikamenter økte betydelig 1. tertial og fortsetter med økning i 2. tertial. Årsaken til denne økningen er at fra 1. januar skal helseforetakene dekke kostnadene for enkelte legemiddelgrupper som frem til da var foreskrevet på blå resept. H-reseptordningen ble utvidet med legemiddelgruppene: Veksthormoner Blodkoagulasjonsfaktorer (bløderpreparater) Immunstimulerende legemidler Anemilegemidler Nye legemidler til behandling av hepatitt C Grafen nedenfor viser kostnadsutviklingen per pasientkontakt beregnet fra et «nullpunkt» i 2. tertial KPI 1 Utvikling i medisinske varekostnader pr. pasientkontakt Utvikling i kostnader pr. pasientkontakt Side 9 av 12

10 Endringer i % KPI 2 - Utvikling i kostnader pr. pasientreise Tabellen under viser netto kostnader pr. rekvisisjon brutt ned på drosjer, dagsbiler og helseekspresser. Kostnader pr pasientreise - gjennomsnitt pr rekvisisjon(brutto) Drosjer Dagsbiler HELSEekspresser Forklaring: Tall fra Pasientreiser er brutt ned på netto kostnader pr. rekvisisjon fordelt på drosjer, dagsbiler og helseekspresser. Netto kostnader er fakturasummer fra operatører fratrukket refusjoner fra HELFO og egenandeler fra brukerne. Grafen under viser prosentvis utvikling i netto kostnader på pasientreiser pr tertial beregnet fra et «nullpunkt» i 2. tertial KPI 2 - Utvikling i kostnader pr. pasientreise - netto kostnader pr. rekvisisjon Utvikling i kostnader drosjer Utvikling i kostnader dagsbiler Utvikling i kostnader HELSEekspress er Fra 2. tertial 2013 har drosjer hatt en akkumulert kostnadsøkning på 20,60 %, dagbiler en akkumulert økning på 20,79 % og HELSEekspressene har hatt en akkumulert kostnadsøkning på 63,00 %. Kostnadsutvikling per rekvisisjon og transportmiddel gir ikke nødvendigvis det beste bildet av den samlede kostnadsutviklingen for pasienttransporten. Bak tallene finner man bl.a. en omfordeling til mer transport på dagbiler og buss. KPI 3 Utvikling i kostnader for ikke medisinske støttetjenester Tabellen under viser aggregerte kostnader pr. tertial på utvalgte vare- og tjenesteområder til ikke medisinske støttetjenester. Kostnadene omfatter innkjøp av mat, tekstiler og vaskeritjenester. Aktivitet måles som antall liggedøgn Kostnader Aktivitet Pr. pasientkontakt Side 10 av 12

11 Endringer i % Forklaring: Kostnad er aggregerte tertialvise regnskapstall for SI på konto 4100 (Innkjøp mat), 4110 (Tekstiler) og 6794 (Vaskeritjenester) sammenlignet med utviklingen i aktivitet, målt som antall liggedøgn. Grafen under viser prosentvise endringer i kostnad pr aktivitet beregnet fra et nullpunkt i 3. tertial KPI 3 Utvikling i kostnader for ikke medisinske støttetjenester -5% -1-15% -2-25% Utvikling i kostnader pr. pasientkontakt Kostnadene på de driftskontiene vi har valgt å inkludere viser en reduksjon fra 3. tertial Det er i samme periode en økning i aktivitet, dvs. antall liggedøgn og reduksjon i kostnader. Kostnader pr. aktivitet viser dermed lavere enn det var for 3 år siden. Prosjekter I forbindelse med arbeidet for å snu den negative økonomiske utviklingen i foretaket vil man iverksette strengere innkjøpskontroll som et av virkemidlene for å bedre økonomien. Det er planlagt tiltak i 2. og 3. tertial. Strengere innkjøpskontroll vil i hovedsak omfatte strengere kontroll med både faktura og utbetalinger. Det vil med virkning fra 3 tertial bli innført skjerpede krav om at det skal være ordrenummer og/eller referanse til gyldig avtale på fakturaer og strengere praktisering av reglene for hva slags utlegg / refusjoner som er tillatt i SI. Leverandører har blitt kontaktet med informasjon om de skjerpede reglene. Det er i løpet av 2. tertial også gitt informasjon til alle ansatte i Sykehuset Innlandet vedrørende utlegg og refusjoner. Vi ser allerede nå at dette har gitt positiv effekt. Side 11 av 12

12 Investeringssaker Oversikt over investeringssaker MTU Tabellen viser oversikt over MTU-investeringer (havarier og planlagte investeringer) iverksatt i. Tabell omfatter ikke havarier / investeringssaker fra tidligere år og/eller saker iverksatt i som skal belastes på budsjett for foregående år. Antall innmeldte Sum innmeldt. Sum innmeldt Antall ferdige kostnad Avvik ferdige Gjenstående Gjenstående ramme justert for Ramme saker kostnad saker ferdige saker saker resultat avvik Elverum-Hamar Gjøvik Lillehammer Kongsvinger Tynset Medisinsk service Prehosp.tjenester Hab/Rehab Sum Forklaring kolonner: Sum innmeldt kostnad ferdige saker: Akkumulert verdi av alle ferdigstilte saker. Avvik kostnad ferdige saker: Akkumulert avvik på estimert kostnad opp mot kontraktsverdi på alle ferdigstilte saker. Gjenstående resultat: Kostnader på investeringer som er satt i bestilling ( under arbeid ), men ikke ferdigstilt. Gjenstående ramme: Divisjonens gjenstående ramme. Midler til disposisjon som ikke er satt i bestilling (korrigert for avvik på ferdigstilte saker). Dette er isolert tall, og de fleste divisjonene har ubrukte investeringsmidler fra tidligere år som vil påvirke gjenstående ramme justert for avvik positivt. Oversikt over investeringssaker på prehospitale tjenester/ambulanser i Divisjon Ramme Antall biler Sum innmeldte kostnader Kommentarer: Sum kostnad oppdateres når alle planlagte avrop er foretatt Gjenstående ramme Prehosp For detaljer og utfyllende opplysninger om både MTU og Annet kan man sjekke intranett sidene under Eiendom og internservice og avdeling for Prosjekt og porteføljestyring Side 12 av 12