TERTIALRAPPORT tertial. status pr. 31. desember 2010

Transkript

1 TERTIALRAPPORT 2010 Innkjøpsvirksomheten i Sykehuset Innlandet 3. tertial status pr. 31. desember 2010 korrigert utgave, erstatter versjon utsendt den

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Bakgrunn...3 Sammendrag...3 Divisjon Elverum-Hamar...7 Divisjon Gjøvik...8 Divisjon Lillehammer...10 Divisjon Eiendom og intern service...11 Divisjon Habilitering Rehabilitering...13 Divisjon Kongsvinger...15 Divisjon Tynset...17 Divisjon Medisinsk Service...19 Divisjon Prehospitale tjenester...21 Divisjon Psykisk helsevern...23 Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål...26 Vedlegg 2: Totaloversikt over resultat på indikatorene pr. divisjon...28 Vedlegg 3: Største leverandører pr Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 2 av 34

3 Bakgrunn Med bakgrunn i helseforetakets handlingsplan for innkjøp- og logistikk, pkt. 6.4 er det fra 2010 iverksatt tertialrapportering på divisjonsnivå. Rapporten vil omhandle relevante områder med nøkkeltall for sentrale deler av anskaffelsesvirksomheten i Sykehuset Innlandet. Rapporten skal være et supplement til foretakets virksomhetsrapport og et virkemiddel for å nå styringsmålene som er satt av Helse Sør Øst RHF på nøkkelindikatorer (KPI er) for innkjøp og logistikk. Grunnlaget for rapporteringen er i hovedsak basert på nøkkeltall fra foretakets økonomi- og innkjøpssystem, samt resultater fra revisjoner. Vurderinger og kommentarer til de ulike områdene sammen med anbefalte tiltak, er gjort av innkjøp- og kontraktsavdelingen. SI utbetaler årlig over NOK 2 milliarder fordelt på mer enn 4000 eksterne leverandører, og innkjøpsvirksomheten har derfor stor betydning på foretakets totaløkonomi. Rapporten har til hensikt å belyse ulike sider av innkjøp i organisasjonen på en slik måte at de enkelte divisjonene får god oversikt og relevant styringsinformasjon over anskaffelser i egen divisjon. Det er vurdert slik at foretakets tre stabsområder (støtte, helse og kommunikasjon) ikke har drift i det omfang og den forstand som divisjonene, og er derfor ikke inkludert i denne rapporten med et eget kapittel, men inngår i gjennomsnittstallene for foretaket. Det tallgrunnlag som legges til grunn for rapporteringen framskaffes av innkjøp- og kontraktsavdelingen i samarbeid med økonomiavdelingen, og er nærmere beskrevet i vedlegg 1. Rapporten omhandler resultater fra 3. tertial Innkjøpssjef vil gjennomgå rapporten sammen med divisjonsledelsen, og presentere videre arbeid i form av anbefalinger og konkrete tiltak for det enkelte område. Sammendrag Tabellen nedenfor viser gjennomsnittet i SI for den enkelte indikator etter 1., 2. og 3. tertial En oversikt fordelt på divisjon er å finne som vedlegg 2. Område Indikator 1. tertial 2. tertial 3. tertial Bruk av e-handel Økonomiske fullmakter Internrevisjon Utbetalinger Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / elektronisk bestillingssystem 20,31 % 18,65 % 18,36 % Bruk av fritekstbestillinger 50,00 % 46,43 % 45,60 % Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten Området er ikke definert med indikator og måltall, men vil inngå i rapporten med oversikt over faktiske utbetalinger per divisjon, sammen med status, tiltak og resultater på utvalgte leverandører. 2,4 2,3 2,3 1 3,9 0 Videre i dette kapitlet vil foretakets resultater og utfordringer på overordnet nivå bli beskrevet, avslutningsvis vil det bli foretatt en sammenligning av foretakets tre somatiske divisjoner (Elverum-Hamar, Gjøvik og Lillehammer). Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 3 av 34

4 Område 1: Bruk av e-handel Status: Gjennomsnittlig bruk av web-bestilling i SI er 18,36 % som er en svak nedgang fra forrige tertial. Måltall fra HSØ RHF for 2010 er 60 %. For de tre største geografiske divisjonene, som vi betrakter som sammenlignbare, er bruken av web-bestilling noe ulik med variasjoner fra ca. 20 % til 25 %. De to øvrige geografiske divisjonene plasserer seg på hver side av de tre største med henholdsvis ca. 11 % og 36 %. Lavest bruk ser vi hos de tverrgående divisjonene, bortsett fra hos divisjon Medisinsk service som er foretakets divisjon med høyest andel. Andelen fritekstbestillinger (spesifiserte artikler) er redusert siden forrige tertialrapportering, men utgjør fortsatt nærmere halvparten av alle ordrelinjer. Dette er svært høyt i forhold til målsetting om 15 %. Å benytte fritekst ved bestilling vil i enkelte situasjoner være nødvendig. Med enkelte situasjoner menes her de tilfeller hvor artikkelen som skal bestilles ikke er registrert i artikkelregisteret. Tiltak: Det er viktig at foretaket viser vilje, og evne, til å nå de mål som er satt i forhold til bruk av e-handel. For å oppnå dette er det av stor betydning at alle kjøp av varer utføres gjennom web-bestilling slik kravet nå er. Det er identifisert en stor andel bruk av fritekstbestillinger. Dette vil ha direkte innvirkning på andelen webbestillinger, da fritekstbestillinger uten prisangivelse ikke vil gi positivt utslag for web-bestilling. Nærmere tiltak i forhold til dette er beskrevet nedenfor og i de påfølgende kapitlene om hver divisjon. Andel e-handel av totale kjøp, % Andel fritekstbestillinger i forhold til mål, % 60 18,4 E-handel 15 45,6 Mål Fritekstbestillinger Mål Gjennomsnitt En del av de artikler som bestilles som fritekstbestillinger er artikler som er registrert i artikkelregisteret og skal plukkes derfra ved bestilling. Ved å endre denne bestillingsmetoden, vil man i tillegg til å få redusert antall fritekstbestillinger også få økt omsetningen over web-bestilling ved at alle varer bestilles med pris. Man vil derfor påvirke begge måltallene for bruk av e-handel i riktig retning. En annen vesentlig bedring ved å plukke artikler fra artikkelregisteret, er at vi oppnår en reell fakturakontroll ved at fakturerte priser blir matchet med priser på innkjøpsordren, og eventuelle avvik synliggjøres og kan behandles. Det avdekkes til tider store prisdifferanser i fakturakontrollen, og dette har direkte innvirkning på foretakets økonomi. Område 2: Økonomiske fullmakter Foretaket har etablert en fullmaktsstruktur med tydelige føringer om hvem som kan tildele/delegere fullmakt og hvilke forpliktelser det er å inneha økonomisk fullmakt. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 4 av 34

5 Pr hadde foretaket 1181 fullmaktshavere. Gjennomsnittlig forholdstall er på 2,3. Det kan ikke påvises noen sammenheng mellom geografisk eller tverrgående organisering av divisjonene i forhold til divisjonens forholdstall på dette området. Det er utfordrende å ha mange fullmaktshavere som skal holdes oppdaterte på lover, regler, interne rutiner og praktisk bruk av web-bestilling. Det vil være en generell kvalitetsøkning å kunne ha få, men drevne bestillere. Etter Konsernrevisjonen sin revisjon i SI i 2008, fikk vi en klar anbefaling om å redusere antall økonomiske fullmakter for å redusere avvik på etterlevelse av offentlige lover og interne rutiner. Styret i SI har også gjentatte ganger uttrykt bekymring for det høye antallet fullmaktshavere i foretaket. Divisjonsledelsene anbefales å vurdere nøye behovet for å tildele økonomiske fullmakter, og være nøye med å trekke inn fullmakter fra ansatte som endrer arbeidsoppgaver slik at økonomisk fullmakt ikke lenger er nødvendig for å kunne ivareta sine oppgaver. Område 3: Internrevisjon I 3. tertial er det ikke gjennomført internrevisjoner innenfor anskaffelsesområdet. Område 4: Utbetalinger Ved utgangen av første tertial ble det gjort et uttrekk på tre leverandører for hver divisjon hvor det har vært kartlagt utfordringer og arbeidet med tiltak. Unntak her er divisjon Prehospitale tjenester som hadde et ønske om å fokusere på sitt behov for serviceavtaler og avtaler i forhold til vedlikehold på ambulanser. Det er ulikt hvilke tiltak som har vært iverksatt for den enkelte divisjon, men som et gjennomgående tiltak har vært å øke fokuset på kjøp av avtaleprodukter og riktig bruk av artikkelregisteret ved bestilling. Når det gjelder somatikken har alle fem divisjoner arbeidet med et felles utvalg på to leverandører (Johnson & Johnson og Smith & Nephew). De tre største somatiske divisjonene har i tillegg arbeidet i forhold til anskaffelser fra Covidien. Utfordringer og tiltak er beskrevet i kapitlet nedenfor. Sammenligning av divisjonene Elverum-Hamar, Gjøvik og Lillehammer Disse tre divisjonene vurderes å være så like at det er hensiktsmessig å gjennomføre en sammenligning mellom dem. Sammenligningen vil gå på områdene bruk av e-handel, økonomiske fullmakter og utbetalinger. Bruk av e-handel Lillehammer Elverum - Hamar Gjøvik T1 T2 T3 T1 T2 T3 T1 T2 T3 Andel e-handel, % 19,80 24,17 25,12 19,53 20,79 19,56 19,67 21,80 24,27 Andel fritekstbestillinger ( spesifiser artikkel ), % 37,08 33,19 31,38 44,92 38,23 27,24 45,46 34,00 32,47 Alle divisjonene har arbeidet aktivt mot å øke bruken av e-handel samtidig som bruken av spesifiser artikkel reduseres. ene for tredje tertial viser at dette arbeidet totalt sett har vært vellykket, men at det fortsatt må arbeides aktivt i forhold til disse områdene slik at måltall nås. Økonomiske fullmakter Lillehammer Elverum-Hamar Gjøvik T1 T2 T3 T1 T2 T3 T1 T2 T3 Økonomiske fullmakter 2,2 2,2 2,7 2,1 2,1 2,2 2,5 2,3 2,5 Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 5 av 34

6 Det er et betydelig ansvar å inneha økonomisk ansvar, og det bør tilstrebes å ha få, men drevne bestillere. Forholdstallet for økonomiske fullmakter viser en kraftig oppgang ved Divisjon Lillehammer, som skyldes overføringen av enkelte funksjoner fra tverrgående divisjon til geografisk divisjon. For de to andre divisjonene er ikke denne overgangen gjennomført når det gjelder plassering av økonomiske fullmakter. Ser vi bort fra denne endringen har det kun vært mindre endringer i forholdstallet gjennom året. Utbetalinger Divisjonene har i 2010 arbeidet for å identifisere felles utfordring og skape en felles forståelse av eventuelle ulikheter mellom divisjonene med bakgrunn i de tre samme leverandørene; Covidien, Johnson & Johnson og Smith & Nephew. Tabellen nedenfor viser kartlagte utfordringer, planlagte tiltak og status på tiltakene. Eventuelle utfordringer og tiltak som er spesifikke for den enkelte av divisjonene er kommentert i kapitlet for den aktuelle divisjonen. Utfordring Planlagt tiltak Status Kjøp utenfor avtale - Gjennomføre opplæring av bestillere - Legge aktuelle varer inn i Direktekjøp uten handlelister og fremskaffe avtalehenvisning og avtaledokumenter på produkter prisavtale vi må kjøpe fra aktuell leverandør. - Opplæring og informasjon til aktuelle bestillere er gitt. - Produkter som er vurdert dekt av eksisterende avtaler eller produkter med marginal omsetning er gjort tilgjengelig i artikkelregisteret. Stor bruk av spesifiser artikkel Mange fakturaer med lave beløp (< kroner) - Opplæring i å søke opp artikler. - Etablering av handlelister. - Levere lister til innkjøpsavdelingen med produkter som brukerne ikke finner i artikkelregisteret slik at disse kan registrere inn. - Gå i dialog med regnskap for, om nødvendig, å igangsette et prosjekt som vurderer mulige tiltak. Finne årsak. - Andre produkter vurdert i forhold til behov for å gjennomføre konkurranse. - Gjennomført som planlagt. - Kontinuerlig fokus på bruk av spesifiserte artikler med tanke på reduksjon. - Arbeid med denne utfordringen prioriteres ikke på nåværende tidspunkt. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 6 av 34

7 Divisjon Elverum-Hamar Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 3. tertial Område Indikator 1. tertial 2. tertial 3.tertial Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / Bruk av e-handel elektronisk bestillingssystem Bruk av fritekstbestillinger 19,53 % 20,79 % 19,56 % 44,92 % 38,23 % 27,24 % Økonomiske fullmakter Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse 2,1 2,1 2,2 Internrevisjon Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten - 2,5 - Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger og forslag til tiltak er beskrevet. Område 1: Bruk av e-handel Status: Divisjonen ligger over gjennomsnittet til SI med ca. 20 % andel kjøpt via web bestilling. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 27 %. Gjennomsnittet i SI er på 45,60 %. Divisjonen ligger godt an i forhold til gjennomsnittet i SI, og målsettingen om maksimalt 15 % bruk. Totalt sett er utviklingen for divisjonen svært positiv og vi kan lett lese resultatet av stor innsats på Web opplæring og innlegging av produkter i vårt innkjøpssystem som tidligere har vært kjøpt inn direkte. Tiltak: I løpet av 3. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 1. og 2. tertial. Disse tiltakene viser en svært positiv utvikling i bruken av e-handel/spesifiserte artikler og det videre arbeid vil være å fortsette dette arbeidet også i Antall ordrelinjer Andel spesifiser artikkel, % ,0 44,9 46,4 45,6 38,2 27,2 Fra artikkelreg Spesifiserte T1 T2 T3 Område 2: Økonomiske fullmakter Divisjon EH Status: Divisjonen ligger i dag under gjennomsnittet for SI, og har hatt en stabil utvikling siden forrige tertial. Det er en fordel å ikke øke antallet fullmakter, men derimot ha få, men drevne bestillere som kjenner både bestillingssystem, regler og rutiner forbundet med dette. Dette vil imøtekomme Konsernrevisjonens anbefaling fra 2008 om å øke bevisstheten knyttet til fullmaktssystem og etterlevelsen av regelverk som er lagt til grunn for fullmakten. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 7 av 34

8 Det er viktig å avveie behovet for antall fullmakter i forhold til organisasjonen. Denne avveiningen gjøres av divisjonsdirektør Antall fullmakter per ansvarssted 2,1 2,3 E-handel Divisjon EH Område 3: Internrevisjon Det er ikke gjennomført internrevisjoner for anskaffelsesområdet i tredje tertial Område 4: Utbetalinger Divisjonens største leverandører er å finne i vedlegg 3. Leverandørene Covidien, Johnson & Johnson og Smith & Nephew ble ved forrige tertialrapportering vurdert som de mest aktuelle leverandører å sette inn tiltak mot. Det er innhentet statistikkmateriale for leverandørene som er satt i system og benyttet i vurderingen av utfordringsbilde og tilhørende tiltak. Gjennomførte tiltak og videre arbeid er beskrevet i eget kapittel. Divisjon Gjøvik Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 3. tertial Område Indikator 1. tertial 2. tertial 3. tertial Bruk av e-handel Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / elektronisk bestillingssystem 19,7 % 21,80 % 24,27 % Bruk av fritekstbestillinger 45,5 % 34 % 32,47 % Økonomiske fullmakter Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse 2,5 2,3 2,5 Internrevisjon Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten - 2,5 - Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger og forslag til tiltak er beskrevet. Område 1: Bruk av e-handel Status: Divisjonen ligger over i forhold til gjennomsnittet til SI med i underkant av 25 % andel kjøpt via webbestilling, men i forhold til mål om 60 % bruk er det en lang vei å gå. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 32,5 %. Gjennomsnittet i SI er på 45,6 %, dermed ligger divisjonen godt an i forhold til gjennomsnittet i SI. Målsetningen på bruk av spesifiser artikkel er maksimalt 15 %. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 8 av 34

9 I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling økt med ca 2,5 %. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man denne er ytterligere redusert med ca. 2%. Totalt sett er utviklingen for divisjonen positiv, men fortsatt et stykke unna målsettingen. Tiltak: I løpet av 3. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 1. og 2. tertial. Disse tiltakene viser en positiv utvikling i bruken av e-handel og spesifiserte artikler. Videre arbeid vil være å fortsette opplæringen av brukere og dialog rundt sortimentet i e-handelssystemet. Antall ordrelinjer Andel spesifiser artikkel, % , ,4 45,6 34,0 32,5 Fra artikkelreg Spesifiserte T1 T2 T3 Divisjon Gjøvik Område 2: Økonomiske fullmakter Status: Divisjonen ligger i dag over gjennomsnittet for SI. Sammenliknet med forrige tertial har divisjonen økt noe i forhold til antall fullmakter. Anbefaling: Det er en åpenbar fordel å ikke øke antallet fullmakter, men derimot ha få, men drevne bestillere som kjenner både bestillingssystem, regler og rutiner forbundet med dette. Dette vil imøtekomme Konsernrevisjonens anbefaling fra 2008 om å øke bevisstheten knyttet til fullmaktssystem og etterlevelsen av regelverk som er lagt til grunn for fullmakten. Antall fullmakter per ansvarssted Det er viktig å avveie behovet for antall fullmakter i forhold til organisasjonen. Denne avveiningen gjøres av divisjonsdirektør 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 2,5 2,3 Fullmakter Divisjon GV Område 3: Internrevisjon Det har ikke vært gjennomført internrevisjoner for anskaffelsesområdet i 3. tertial Område 4: Utbetalinger Divisjonens største leverandører er å finne i vedlegg 3. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 9 av 34

10 Leverandørene Covidien, Johnson & Johnson og Smith & Nephew ble ved forrige tertialrapportering vurdert som de mest aktuelle leverandører å sette inn tiltak mot. Gjennomførte tiltak og videre arbeid er beskrevet i eget kapittel. Divisjon Lillehammer Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 3. tertial Område Indikator 1. tertial 2. tertial 3. tertial Bruk av e-handel Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / elektronisk bestillingssystem 19,8 % 24,2 % 25,1 % Bruk av fritekstbestillinger 37,1 % 33,2 % 31,4 % Økonomiske fullmakter Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse 2,2 2,2 2,7 Internrevisjon Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten - 2,5 - Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger og forslag til tiltak er beskrevet. Område 1: Bruk av e-handel Status: Divisjonen ligger over i forhold til gjennomsnittet i SI med i overkant av 21 % andel kjøpt via webbestilling, men i forhold til mål om 60 % bruk er det en lang vei å gå. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 31 %. Gjennomsnittet i SI er på ca 45 %. Divisjonen ligger godt an i forhold til gjennomsnittet, men har noe å strekke seg etter i forhold til målsettingen om maksimalt 15 % bruk av fritekstbestillinger. I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling blitt redusert med 2 %. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man en liten endring i redusert bruk. Totalt sett er utviklingen for divisjonen noe bekymringsverdig. Tiltak: I løpet av 3. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 1. og 2. tertial. Disse tiltakene viser foreløpig ingen utvikling i bruken av spesifiserte artikler / total bruk av ehandel. Videre arbeid vil være å fortsette det påbegynte arbeidet. Antall ordrelinjer Andel spesifiser artikkel, % ,4 45,6 37,1 33,2 31,4 T1 T2 T3 Spesifiserte Fra artikkelreg Divisjon LI Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 10 av 34

11 Område 2: Økonomiske fullmakter Status: Divisjonen ligger i dag over gjennomsnittet for SI. Sammenliknet med forrige tertial har divisjonen har en økning i antall fullmakter. Økningen kan tilskrives at et antall fullmakter er overført fra tverrgående divisjon til geografisk divisjon. Anbefaling: Det er en åpenbar fordel å ikke øke antallet fullmakter, men derimot ha få, men drevne bestillere som kjenner både bestillingssystem, regler og rutiner forbundet med dette. Dette vil imøtekomme Konsernrevisjonens anbefaling fra 2008 om å øke bevisstheten knyttet til fullmaktssystem og etterlevelsen av regelverk som er lagt til grunn for fullmakten. Det er viktig å avveie behovet for antall fullmakter i forhold til organisasjonen. Denne avveiningen gjøres av divisjonsdirektør 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Antall fullmakter per ansvarssted 2,7 2,3 Fullmakter Divisjon LI Område 3: Internrevisjon Det er ikke gjennomført internrevisjoner innenfor anskaffelsesområdet i 3. tertial Område 4: Utbetalinger Divisjonens største leverandører er å finne i vedlegg 3. Leverandørene Covidien, Johnson & Johnson og Smith & Nephew ble ved forrige tertialrapportering vurdert som de mest aktuelle leverandører å sette inn tiltak mot. Det er innhentet statistikkmateriale for leverandørene som er satt i system og benyttet i vurderingen av utfordringsbilde og tilhørende tiltak. Smith & Nephew har i 3. tertial en omsetning på kun kr 0,1 mill og er leverandør nr 30 målt i omsetning. Gjennomførte tiltak og videre arbeid er beskrevet i eget kapittel. Divisjon Eiendom og intern service Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 3. tertial Område Indikator 1. tertial 2. tertial 3. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / 4,27 % 6,45 % 9 % Bruk av e-handel elektronisk bestillingssystem Bruk av fritekstbestillinger 86,98 % 81,46 % 79,95 % Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 11 av 34

12 Økonomiske fullmakter Internrevisjon Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten 2,9 2,2 2,4 0 7,5 0 Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger og forslag til tiltak er beskrevet. Område 1: Bruk av e-handel Status: Divisjonen ligger under gjennomsnittet til SI med i underkant av 10 % andel kjøpt via web-bestilling, og i forhold til mål om 60 % bruk er det en lang vei å gå. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 80 %. Gjennomsnittet i SI er på 45 %. Divisjonen har noe å strekke seg etter i forhold til gjennomsnittet i SI, og målsettingen om maksimalt 15 % bruk av fritekstbestillinger. I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling økt med 50 %. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man en liten reduksjon i bruken. Totalt sett er utviklingen for divisjonen positiv. Tiltak: Divisjonen kjøper for det meste faste tjenester som ikke egner seg for e-handelsløsninger. Antall ordrelinjer Andel spesifiser artikkel, % 86,98 81,46 79, ,43 45,6 Fra artikkelreg Spesifiserte T1 T2 T3 Divisjon EIS Område 2: Økonomiske fullmakter Status: Divisjonen har en svak økning i antall fullmakter, og ligger i dag litt over gjennomsnittet for SI. Anbefaling: Det er en åpenbar fordel å ikke øke antallet fullmakter, men derimot ha få, men drevne bestillere som kjenner både bestillingssystem, regler og rutiner forbundet med dette. Dette vil imøtekomme Konsernrevisjonens anbefaling fra 2008 om å øke bevisstheten knyttet til fullmaktssystem og etterlevelsen av regelverk som er lagt til grunn for fullmakten. Det er viktig å avveie behovet for antall Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 12 av 34

13 fullmakter i forhold til organisasjonen. Denne avveiningen gjøres av divisjonsdirektør Antall fullmakter per ansvarssted 2,4 2,3 E-handel Divisjon EIS Område 3: Internrevisjon Det er ikke gjennomført internrevisjoner innenfor anskaffelsesområdet i 3. tertial Område 4: Utbetalinger Divisjonens største leverandører er å finne i vedlegg 3. Leverandørene Oppland Vaskeri AS og Hedmark Vaskeri AS som ble slått sammen til Tekstilvask Innlandet AS ble ved forrige tertialrapportering vurdert som de mest aktuelle leverandører å sette inn tiltak mot. Det er nå avklart hvordan SI skal kunne kjøpe tjenester fra det deleide Tekstilvask Innlandet uten å måtte konkurranseutsette dette kjøpet, og det forhandles nå om nye kontrakter på kort og lang sikt. Divisjon Habilitering Rehabilitering Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 3. tertial Område Indikator 1. tertial Bruk av e-handel Økonomiske fullmakter Internrevisjon 2. tertial 3. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / elektronisk bestillingssystem 11,45 % 14,87 % 11,20 % Bruk av fritekstbestillinger 62,62 % 64,97 % 68,33 % Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse 2,3 2,3 2,4 Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger og forslag til tiltak er beskrevet. Område 1: Bruk av e-handel Status: Divisjonen ligger under gjennomsnittet til SI med i underkant av 11,20 % andel kjøpt via webbestilling, og i forhold til mål om 60 % bruk er det en lang vei å gå. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 68 %. Gjennomsnittet i SI er på 45,6 %. Divisjonen har noe å strekke seg etter i forhold til gjennomsnittet i SI, og målsettingen om maksimalt 15 % bruk av fritekstbestillinger. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 13 av 34

14 I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling blitt redusert med 3,67 prosentpoeng. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man en gradvis økt bruk. Totalt sett er utviklingen for divisjonen noe bekymringsverdig. Tiltak: I løpet av 3. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 1. og 2. tertial. Disse tiltakene viser foreløpig negativ utvikling i bruk av ehandel.. Videre arbeid vil være å fortsette det påbegynte arbeide med økt fokus på bruk av ehandel. Antall ordrelinjer Andel spesifiser artikkel, % 820 Fra artikkelreg 380 Spesifiserte 62,62 64,97 68, ,43 45,6 T1 T2 T3 Divisjon HR Område 2: Økonomiske fullmakter Status: Divisjonen ligger i dag over gjennomsnittet for SI. Sammenliknet med forrige tertial har divisjonen hatt en økning i antall fullmakter. Anbefaling: Det er en åpenbar fordel å ikke øke antallet fullmakter, men derimot ha få, men drevne bestillere som kjenner både bestillingssystem, regler og rutiner forbundet med dette. Dette vil imøtekomme Konsernrevisjonens anbefaling fra 2008 om å øke bevisstheten knyttet til fullmaktssystem og etterlevelsen av regelverk som er lagt til grunn for fullmakten. Antall fullmakter per ansvarssted Det er viktig å avveie behovet for antall fullmakter i forhold til organisasjonen. Denne avveiningen gjøres av divisjonsdirektør 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 2,4 2,3 Fullmakter Divisjon HR Område 3: Internrevisjon Det har ikke vært gjennomført internrevisjoner innenfor anskaffelsesområdet i 3. tertial Område 4: Utbetalinger Divisjonens største leverandører er å finne i vedlegg 3. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 14 av 34

15 Leverandørene Staples, Larsen Kjøleservice og ALD ble ved forrige tertialrapportering vurdert som de mest aktuelle leverandører å sette inn tiltak mot. Det har vært gjort følgende tiltak mot disse leverandørene: Staples Utfordring Planlagt tiltak Gjennomført tiltak Videre arbeid/tiltak Rammeavtaleleverandør Opprettholde bruk Opprettholdt bruk Opprettholde bruk Larsens Kjøleservice Utfordring Planlagt tiltak Gjennomført tiltak Videre arbeid/tiltak Ny leverandør Sjekke kjøp Kun engangsinvestering Ingen ALD Utfordring Planlagt tiltak Gjennomført tiltak Videre arbeid/tiltak Utgått rammeavtaleleverandør Kontrollere utfasing Ingen, da ikke lenger blant de 20 største. Ingen Fokus etter 3 tertial: Statoil Norge AS Utfordring Planlagt tiltak Gjennomført tiltak Videre arbeid/tiltak Rammeavtaleleverandør på drivstoff Sjekke hvorfor det har vært en voldsom økning i 3. tertial Noak V Gunnar G Fredriksen Utfordring Planlagt tiltak Gjennomført tiltak Videre arbeid/tiltak Leverandør uten kjent avtale Undersøke kjøp Løype Anleggsdrift Utfordring Leverandør uten kjent avtale Planlagt tiltak Undersøke kjøp Divisjon Kongsvinger Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 3. tertial Område Indikator 1. tertial 2. tertial 3. tertial Bruk av e-handel Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / elektronisk bestillingssystem 11,15 % 17,40 % 11,28 % Bruk av fritekstbestillinger 43,21 % 42,21 % 47,18 % Økonomiske fullmakter Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse 2,6 2,5 2,4 Internrevisjon Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 15 av 34

16 Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger og forslag til tiltak er beskrevet. Område 1: Bruk av e-handel Status: Divisjonen ligger under i forhold til gjennomsnittet til SI med i overkant av 11 % andel kjøpt via webbestilling, men i forhold til mål om 60 % bruk er det en lang vei å gå. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 47 %. Gjennomsnittet i SI er på ca. 46 %. Divisjonen har noe å strekke seg etter i forhold til gjennomsnittet i SI, og målsettingen om maksimalt15 % bruk. I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling økt med 4,97 %. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man en stor endring i økt bruk. Totalt sett er utviklingen for divisjonen noe bekymringsverdig. Tiltak: I løpet av 3. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 1. og 2. tertial. Disse tiltakene viser foreløpig ingen effekt. Videre arbeid vil være å fortsette det påbegynte arbeidet, og ytterligere opplæring i web-bestilling på brukernivå. Antall ordrelinjer Andel spesifiser artikkel, % ,4 47,1845,6 37,1 33,2 Fra artikkelreg Spesifiserte T1 T2 T3 Divisjon Kongsvinger Område 2: Økonomiske fullmakter Status: Divisjonen ligger i dag over gjennomsnittet for SI. Sammenliknet med forrige tertial har divisjonen redusert i forhold til antall fullmakter. Anbefaling: Det er en åpenbar fordel å ikke øke antallet fullmakter, men derimot ha få, men drevne bestillere som kjenner både bestillingssystem, regler og rutiner forbundet med dette. Dette vil imøtekomme Konsernrevisjonens anbefaling fra 2008 om å øke bevisstheten knyttet til fullmaktssystem og etterlevelsen av regelverk som er lagt til grunn for fullmakten. Antall fullmakter per ansvarssted Det er viktig å avveie behovet for antall fullmakter i forhold til organisasjonen. Denne avveiningen gjøres av divisjonsdirektør ,4 2,3 Område 3: Internrevisjon Det har ikke vært gjennomført internrevisjoner av 0 Divisjon KO Fullmakter Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 16 av 34

17 Område 4: Utbetalinger Divisjonens største leverandører er å finne i vedlegg 3. Leverandørene Abbott Norge AS, Smith & Nephew AS, Johnson & Johnson AS og Ortomedic AS ble ved forrige tertialrapportering vurdert som de mest aktuelle leverandører å sette inn tiltak mot. Tiltak mot disse leverandører videreføres, det jobbes videre med disse leverandører før det startes opp med ytterligere. Abbott Norge AS Utfordring Planlagt tiltak Gjennomført tiltak Videre arbeid/tiltak Mulige gevinster samordning med øvrige i SI Gjennomgang av avtaler /anskaffelser ovenfor denne leverandør Jobbe videre med tiltakene. Smith & Nephew AS Utfordring Planlagt tiltak Gjennomført tiltak Videre arbeid/tiltak Mulige gevinster Gjennomgang av avtaler/anskaffelser ovenfor denne leverandør Jobbe videre med tiltakene Johnson & Johnson AS Utfordring Planlagt tiltak Gjennomført tiltak Videre arbeid/tiltak Mulige gevinster Gjennomgang av anskaffelser/avtaler. Hva kjøpes når ikke blant våre 20 største leverandører T2. Jobbe videre med tiltakene. Orthomedic AS Utfordring Planlagt tiltak Gjennomført tiltak Videre arbeid/tiltak Mulige gevinster Gjennomgang av avtaler /anskaffelser ovenfor denne leverandør Jobbe videre med tiltakene. Divisjon Tynset Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 3. tertial Område Indikator 1. tertial 2. tertial 3. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / 14,00 % 19,33 % 36,05 % Bruk av e-handel elektronisk bestillingssystem Bruk av fritekstbestillinger 61,32 % 59,55 % 56,32 % Økonomiske fullmakter Antall fullmakter i forhold til 1,5 1,4 1,4 organisasjonens størrelse Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 17 av 34

18 Internrevisjon Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger og forslag til tiltak er beskrevet. Område 1: Bruk av e-handel Status: Divisjonen ligger over gjennomsnittet til SI med 36,05 % andel kjøpt via web-bestilling, men i forhold til mål om 60 % bruk er det en lang vei å gå. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på 56,32 %. Gjennomsnittet i SI er på 45,6 %. Divisjonen har noe å strekke seg etter i forhold til gjennomsnittet i SI, og målsettingen om maksimalt 15 % bruk. I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling økt med 16,72 %. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man en liten endring i redusert bruk. Totalt sett er utviklingen for divisjonen positiv. Tiltak: I løpet av 3. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 1. og 2. tertial. Disse tiltakene viser foreløpig en positiv utvikling i bruken av e-handel og spesifiserte artikler. Videre arbeid vil være å fortsette det påbegynte arbeidet. Antall ordrelinjer Andel spesifiser artikkel, % ,3 59,6 56, ,4 45,6 Fra artikkelreg Spesifiserte T1 T2 T3 Tynset Område 2: Økonomiske fullmakter Status: Divisjonen ligger i dag under gjennomsnittet for SI. Sammenliknet med forrige tertial har divisjonen en reduksjon i forhold til antall fullmakter. Anbefaling: Det er en åpenbar fordel å ikke øke antallet fullmakter, men derimot ha få, men drevne bestillere som kjenner både bestillingssystem, regler og rutiner forbundet med dette. Dette vil imøtekomme Konsernrevisjonens anbefaling fra 2008 om å øke bevisstheten knyttet til fullmaktssystem og etterlevelsen av regelverk som er lagt til grunn for fullmakten. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 18 av 34

19 Det er viktig å avveie behovet for antall fullmakter i forhold til organisasjonen. Denne avveiningen gjøres av divisjonsdirektør Antall fullmakter per ansvarssted Område 3: Internrevisjon Det har ikke vært gjennomført internrevisjoner innenfor anskaffelsesområdet i 3. tertial ,5 2 1,5 1 0,5 0 1,4 Tynset 2,3 Fullmakter Område 4: Utbetalinger Divisjonens største leverandører er å finne i vedlegg 3. For neste periode vil det bli arbeidet spesielt mot Tynset kommune og følgende utfordring: Tynset kommune Utfordring Bestillinger av middagsporsjoner skjer ved e-post Planlagt tiltak Etablere web-bestilling med varer i artikkelregister Divisjon Medisinsk Service Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 3. tertial Område Indikator 1. tertial 2. tertial 3. tertial Bruk av e-handel Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / elektronisk bestillingssystem 55,16 % 43,04 % 50,87 % Bruk av fritekstbestillinger 33,25 % 32,53 % 33,28 % Økonomiske fullmakter Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse 2,9 2,8 2,7 Internrevisjon Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger og forslag til tiltak er beskrevet. Område 1: Bruk av e-handel Status: Divisjonen ligger over i forhold til gjennomsnittet til SI med i underkant av 51 % andel kjøpt via webbestilling, men i forhold til mål om 60 % bruk er det fortsatt en vei å gå. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 33 %. Gjennomsnittet i SI er på 45 %. Divisjonen ligger godt an i forhold til gjennomsnittet i SI, men har fortsatt en vei å gå i forhold til målet om maksimalt 15 % bruk av fritekstbestillinger.. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 19 av 34

20 I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling økt med 7 %. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man en liten endring i økt bruk. Totalt sett er utviklingen for divisjonen positiv. Tiltak: I løpet av 3. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 1. og 2. tertial. Disse tiltakene viser foreløpig en positiv utvikling i bruken av e-handel. Videre arbeid vil være å fortsette det påbegynte arbeidet og vurdere nye tiltak. Antall ordrelinjer Andel spesifiser artikkel, % ,43 45,6 33,25 32,53 33,28 Fra artikkelreg Spesifiserte T1 T2 T3 Divisjon MS Område 2: Økonomiske fullmakter Status: Divisjonen ligger i dag over gjennomsnittet for SI. Sammenliknet med forrige tertial har divisjonen en reduksjon i antall fullmakter. Reduksjonen kan tilskrives overføring av enkelte funksjoner til geografiske divisjoner. Anbefaling: Det er en åpenbar fordel å ikke øke antallet fullmakter, men derimot ha få, men drevne bestillere som kjenner både bestillingssystem, regler og rutiner forbundet med dette. Dette vil imøtekomme Konsernrevisjonens anbefaling fra 2008 om å øke bevisstheten knyttet til fullmaktssystem og etterlevelsen av regelverk som er lagt til grunn for fullmakten. Det er viktig å avveie behovet for antall fullmakter i forhold til organisasjonen. Denne avveiningen gjøres av divisjonsdirektør Antall fullmakter per ansvarssted 2,7 2,3 0 Fullmakter Divisjon MS Område 3: Internrevisjon Det er ikke gjennomført internrevisjoner innenfor anskaffelsesområdet i 3. tertial Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 20 av 34

21 Område 4: Utbetalinger Divisjonens største leverandører er å finne i vedlegg 3. Leverandøren Ullevål Universitetssykehus ble ved forrige tertialrapportering vurdert som en leverandører å sette inn tiltak mot. Tiltaket er ikke gjennomført og det foreslås derfor å videreføre tiltaket. Ullevål Universitetssykehus (nå Oslo Universitetssykehus) Utfordring Planlagt tiltak Status tiltak Videre arbeid/tiltak Mangler avtale Gjenoppta arbeidet med å få på plass en avtale Ikke gjennomført I samråd med divisjonsdirektør vurdere om arbeidet skal gjenopptas I tillegg er det nå sett konkret på ytterligere to leverandører, Medifact og Institutt for Energiteknikk. Medifact Utfordring Planlagt tiltak Status tiltak Videre Er prioritet 6 på legevikarer. Skal kun brukes dersom Dedicare og Narco Polo ikke kan levere. Kartlegge hva som er det egentlige behov. Opplæring av bestiller Ikke gjennomført arbeid/tiltak Overføres til geografiske divisjoner Institutt for energiteknikk (IFE) Utfordring Planlagt tiltak Status tiltak Videre IFE er kun et mellomledd mellom leverandør og sykehusene. For mange artikler er dette nødvendig grunnet radioaktivitet, men det er stilt spørsmål ved om ikkeradioaktive artikler kan gå utenom. De beregner et høyt påslag og frakt koster mye, slik at en betydelig del av totalkostnaden er annet enn selve produktprisen fra leverandør. Følge opp mot avtaleansvarlig i HSØ, men foreløpige undersøkelser tyder på at det er lite å hente på avtalesiden, da bruken av IFE er bestemt av departementet. Det vurderes videre om fagmiljøet i SI mener at deler av artiklene, som i dag går vi a IFE, kan tas utenom. Påbegynt arbeid/tiltak Overføres til geografiske divisjoner Divisjon Prehospitale tjenester Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 3. tertial Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 21 av 34

22 Område Indikator 1. tertial 2. tertial 3. tertial Bruk av e-handel Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / elektronisk bestillingssystem 3,4 % 0,65 % 3,77 % Bruk av fritekstbestillinger 61,7 % 67,1 % 57,18 % Økonomiske fullmakter Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse 2,5 2,4 2,7 Internrevisjon Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger og forslag til tiltak er beskrevet. Område 1: Bruk av e-handel Status: Divisjonen ligger under i forhold til gjennomsnittet til SI med i underkant av 4 % andel kjøpt via webbestilling. Målet på andel e-handel er 60 %, gjennomsnittet i SI er 18,4 %. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 57 %. Gjennomsnittet i SI er på 45,6 %. Divisjonen har noe å strekke seg etter i forhold til gjennomsnittet i SI. Tiltak: I løpet av 3. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 1. og 2. tertial. Det er pt vanskelig å måle effekten på grunn av divisjonens bestillingsmønster og målemetode. Fokusområdene bør fortsatt være å foreta bestillinger via web, samt at det så langt det er mulig bestilles på søk artikkel. For å framheve noen områder hvor man enkelt kan foreta tiltak nevnes kjøp av kontorrekvisita, ambulansetøy og medisinske forbruksvarer til ambulansene. For disse tre varegruppene er det langt på vei lagt til rette for å bestille via søk artikkel og ikke spesifiser artikkel. Antall ordrelinjer Andel spesifiser artikkel, % , ,1 57,18 46,43 45,6 Fra artikkelreg Spesifiserte T1 T2 T3 Divisjon Prehospitale tjenester Område 2: Økonomiske fullmakter Status: Divisjonen ligger i dag over gjennomsnittet for SI. Sammenliknet med forrige tertial har divisjonen økt i forhold til antall fullmakter. Økningen kan forklares med at de private ambulansestasjonene er blitt tatt over av SI, og at det i disse tilfellene er etablert et ansvarsted for flere ambulansestasjoner/ fullmaktshavere. Anbefaling: Det er en åpenbar fordel å ikke øke antallet fullmakter, men derimot ha få, men drevne bestillere som kjenner både bestillingssystem, regler og rutiner forbundet med dette. Dette vil imøtekomme Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 22 av 34

23 Konsernrevisjonens anbefaling fra 2008 om å øke bevisstheten knyttet til fullmaktssystem og etterlevelsen av regelverk som er lagt til grunn for fullmakten. Antall fullmakter per Det er viktig å avveie behovet for antall fullmakter i ansvarssted forhold til organisasjonen. Denne avveiningen gjøres av Område 3: Internrevisjon 3 divisjonsdirektør. 2,5 2 1,5 1 0,5 0 2,7 2,3 Fullmakter Divisjon PT Område 4: Utbetalinger Divisjonens største leverandører er å finne i vedlegg 3. Det er tidligere avtalt at det skal etableres avtaler for service- og vedlikeholdsavtaler på ambulanser. For nyinnkjøpte ambulanser er dette ivaretatt i rammeavtalene, men for gammel bilpark er det utlyst konkurranse, og mottatte tilbud er for tiden under evaluering. Divisjon Psykisk helsevern Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 3. tertial Område Indikator 1. tertial 2. tertial 3. tertial Bruk av e-handel Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / elektronisk bestillingssystem 4,07 % 6,19 % 4,32 % Bruk av fritekstbestillinger 52,46 % 49,12 % 54,01 % Økonomiske fullmakter Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse 2,4 2,3 2,2 Internrevisjon Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger og forslag til tiltak er beskrevet. Område 1: Bruk av e-handel Status: Divisjonen ligger under gjennomsnittet til SI med i underkant av 5 % andel kjøpt via web-bestilling, og i forhold til mål om 60 % bruk er det en lang vei å gå. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 54 %. Gjennomsnittet i SI er på 45,6 %. Divisjonen har noe å strekke seg etter i forhold til gjennomsnittet i SI, og målsettingen om maksimalt 15 % bruk av fritekstbestillinger. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 23 av 34

24 I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling blitt redusert med 1,87 prosentpoeng. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man en økt bruk. Totalt sett er utviklingen for divisjonen noe bekymringsverdig. Tiltak: I løpet av 3. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 1. og 2. tertial. Disse tiltakene viser foreløpig en negativ utvikling i bruken av e-handel. Videre arbeid vil være å fortsette det påbegynte arbeidet, med særlig fokus på å få ansatte med innkjøpsfullmakt til å benytte webbestilling. Antall ordrelinjer Andel spesifiser artikkel, % ,5 50,0 54,0 49,1 46,4 45,6 Fra artikkelregisteret Spesifiserte T1 T2 T3 Divisjon PS Område 2: Økonomiske fullmakter Status: Divisjonen ligger i dag under gjennomsnittet for SI. Sammenliknet med forrige tertial har divisjonen en reduksjon i forhold til antall fullmakter. Anbefaling: Det er en åpenbar fordel å ikke øke antallet fullmakter, men derimot ha få, men drevne bestillere som kjenner både bestillingssystem, regler og rutiner forbundet med dette. Dette vil imøtekomme Konsernrevisjonens anbefaling fra 2008 om å øke bevisstheten knyttet til fullmaktssystem og etterlevelsen av regelverk som er lagt til grunn for fullmakten. Det er viktig å avveie behovet for antall fullmakter i forhold til organisasjonen. Denne avveiningen gjøres av divisjonsdirektør - 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Antall fullmakter per ansvarssted 2,2 2,3 Fullmakter Divisjon HR Område 3: Internrevisjon Det er ikke gjennomført internrevisjoner innenfor anskaffelsesområdet i 3. tertial Område 4: Utbetalinger Divisjonens største leverandører er å finne i vedlegg 3. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 24 av 34

25 Leverandørene Medico+Trust, Senter for Helse og Arbeid AS og Betania Malvik ble ved forrige tertialrapportering vurdert som de mest aktuelle leverandørene å sette inn tiltak mot. Medico+Trust Utfordring Planlagt tiltak Gjennomførte tiltak Ikke rammeavtaleleverandør på innleie Fase ut avtaler Ingen tiltak gjennomført på grunn av manglende tilbakemelding fra divisjonen Senter for Helse og Arbeid AS Utfordring Planlagt tiltak Gjennomførte tiltak Ukjent avtaleforhold Kartlegge avtaleforhold Ingen tiltak gjennomført på grunn av manglende tilbakemelding fra divisjonen. Betania Malvik Utfordring Planlagt tiltak Gjennomførte tiltak Ukjent avtaleforhold Kartlegge avtaleforhold Ingen tiltak gjennomført på grunn av manglende tilbakemelding fra divisjonen Anbefalt fokus etter denne tertialrapport er som følger: Psykologtjenesten AS Utfordring Planlagt tiltak Avtaleforhold ferdig Behov dekket av ansettelse? Medifact AS Utfordring Rammeavtale leverandør på innleie av leger. Senter for Helse og Arbeid AS Utfordring Ukjent avtaleforhold Planlagt tiltak Fokus på dokumentasjon ved innleie og ryddige avtaler. Planlagt tiltak Kartlegge avtaleforhold Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 25 av 34

26 Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål Definisjoner SI benytter innkjøp- og logistikksystemet Visma Unique e-handel, versjon E Dette verktøyet består av to bestillingsmoduler, hvorav den ene modulen som betegnes som E32, benyttes av sentrallagrene og innkjøp- og kontraktsavdelingen. Den andre modulen er web-bestilling som benyttes av alle som bestiller varer til eget forbruk. Når begge modulene omtales samlet, benevnes de som foretakets elektroniske bestillingsverktøy. Foretakets elektroniske bestillingsverktøy består av flere former for grunndata. Dette være seg blant annet brukerregister, kontoinformasjon og artikkelinformasjon. All artikkelinformasjon ligger i artikkelregisteret og er tilgjengelig for alle brukere/bestillere. I artikkelregisteret er alle varer som inngår i våre rammeavtaler registrert, og det er fra dette registeret at bestillerne skal plukke sine varer ved bestilling. Varer som ikke finnes i artikkelregisteret må spesifiseres når de skal anskaffes, og er i dette notatet benevnt som spesifiserte artikler eller fritekstbestillinger. Fullmaktsbasen er det verktøy hvor alle økonomiske fullmakter er registrert. Det er registreringene i fullmaktsbasen som danner grunnlag for tilgangsregistreringer i fakturabehandlingssystemet Basware og foretakets elektroniske bestillingsverktøy. Metode og mål For inneværende år vil det bli rapportert på fire områder. I tabellen under vises de fire områdene, og hvordan de beregnes. Område Indikator Teller Nevner angis i Bruk av e- handel % Bruk av e- handel Totalt kjøp ved bruk av webbestilling Bruk av spesifiser artikkel Kjøp gjennom webbestilling i kroner (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) Andel ordrelinjer med spesifiser artikkel (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) Totale utbetalinger fra divisjonen rapport fra hovedbok (samme som ved rapportering til HSØ Totalt antall ordrelinjer (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) % Økonomiske fullmakter Internrevisjon Utbetalinger Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirkso m-heten Divisjonens største leverandører siste tertial Antall ansatte med økonomiske fullmakter (rapport fra fullmaktsbasen) Antall funn (rapport fra TQM) Utbetaling til leverandører (fra økonomisystemet) Antall økonomiske ansvar i divisjonen (kontoplan) Antall revisjoner (rapport fra TQM) Forholdstall Forholdstall Liste over tiltak pr leverandør Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 26 av 34

27 Innholdet i teller og nevner Totalt kjøp ved bruk av web-butikk: Telleren inkluderer alle kjøp gjort gjennom web-bestilling. Med alle kjøp forstås både spesifiserte artikler hvor prising er foretatt og artikler plukket fra artikkelregisteret. Spesifiserte artikler uten pris er ikke inkludert. Nevneren er et utdrag fra regnskapets hovedbok på kostnadsarter tilsvarende de arter som benyttes ved tertialrapportering til HSØ. Bruk av spesifiser artikkel: Telleren inkluderer alle ordrelinjer med spesifiserte artikler. Her telles antall linjer og ikke kronebeløp som ved indikatoren over. Nevneren inkluderer alle ordrelinjer (både spesifiserte og ordrelinjer hvor artikler er plukket fra artikkelregisteret). For begge disse indikatorene gjelder kun kjøp utført gjennom web-butikk. Kjøp utført av sentrallager og innkjøp- og kontraktsavdelingen er ikke inkludert. Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse: Telleren omfatter alle fullmakter i divisjonen. Ansatte med flere fullmakter (for eksempel både innkjøp- og attestasjonsfullmakt), telles bare én gang. Nevneren er antall ansvar i divisjonen. Her er kontoplan pr. siste måned i perioden lagt til grunn. Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten: I telleren er inkludert alle funn som er meldt divisjonen via TQM, eller vil bli meldt på bakgrunn av rapporter oversendt SIKU. Nevneren inneholder antall revisjoner som er gjennomført hvor rapport er oversendt SIKU og er, eller vil bli registrert i TQM. Stikkprøvekontroller som utføres av innkjøpssjefene inngår ikke i denne beregningen. Divisjonens største leverandører siste tertial: For 3. tertial rapporteres omsetningstall for divisjonens største leverandører pr Måltall Eier har satt mål for bruk av e-handel i 2010 til 60 %. Nasjonal føring for dette området er 100 %. Gjennom egen handlingsplan for innkjøp- og logistikk har SI mål om at fritekstbestillinger ikke skal utgjøre mer enn 15 % av de totale ordrelinjene. Det er ikke satt noe konkret mål i forhold til andelen økonomiske fullmakter i divisjonene. Etter Konsernrevisjonen sitt arbeid i SI i 2008, ligger det en klar anbefaling om å redusere antall økonomiske fullmakter og derigjennom oppnå økt kvalitet i innkjøpsarbeidet. Internrevisjon av anskaffelsesvirksomheten gjennomføres etter fastsatt plan. Valg av revisjonsområder er gjort på bakgrunn av risikovurdering, og med mål om å tilføre foretaket informasjon om områder det må arbeides videre med. Det bør være et mål for revisjonsarbeidet å finne tiltak som vil sette foretaket i bedre stand til å etterleve lover, regler og interne prosedyrer. For området utbetalinger vil tre av divisjonens største leverandører ved utgangen av forrige tertial bli plukket ut for gjennomgang. For de divisjoner hvor tidligere utplukkede leverandører ikke er ferdig gjennomgått, vil dette utplukket ligge til grunn inntil arbeidet er ferdigstilt. Utplukket baserer seg på hvilke leverandører / produktområder man erfaringsvis har et potensial i forhold til å arbeide videre innenfor. Tiltak innenfor dette området vil bli utarbeidet av innkjøpssjef og foretakets avtaleansvarlige. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 3. tertial 2010 Side 27 av 34