Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter Investeringssaker... 13

Transkript

1 Innkjøpsvirksomheten i Sykehuset Innlandet HF Tertialrapport for 3. tertial 2014 Status pr

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter Investeringssaker Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål Vedlegg 2: Totaloversikt over resultat på indikatorer pr. divisjon Side 2 av 14

3 Bakgrunn Tertialrapporten for innkjøp- og logistikk omhandler relevante områder med nøkkeltall for sentrale deler av anskaffelsesvirksomheten i Sykehuset Innlandet. Rapporten skal være et supplement til foretakets virksomhetsrapport og et virkemiddel for å nå styringsmålene som er satt av Helse Sør Øst RHF på nøkkelindikatorer (KPI er) for innkjøp og logistikk. SI utbetaler årlig over NOK 2 milliarder fordelt på mer enn 4000 eksterne leverandører, og innkjøpsvirksomheten har derfor stor betydning på foretakets totaløkonomi. Rapporten har til hensikt å belyse ulike sider av innkjøp i organisasjonen på en slik måte at de enkelte divisjonene får god oversikt og relevant styringsinformasjon over innkjøp i egen divisjon. Rapporten omhandler resultater fra 3. tertial Definisjoner, metode og mål er beskrevet i vedlegg 1. Innkjøpssjefene vil gjennomgå rapporten sammen med divisjonsledelsen, og presentere videre arbeid i form av anbefalinger og konkrete tiltak for det enkelte område. Side 3 av 14

4 Sammendrag Nedenfor vises oppnådde KPI er for 3. tertial Kommentarer Når det gjelder bruken av e-handel har vi en oppgang fra 68,00 % i 2. tertial 2014 til 68,70 % i 3. tertial Bruken av fritekstbestillinger viser en positiv nedgang. Fra 28,04 % i 2. tertial 2014 til 27,72 % i 3. tertial Andel aktiv forsyning målt mot total lageromsetning viser en oppgang. Fra 63,61 % i 2. tertial 2014 til 63,97 % i 3. tertial Faktisk kjøp på avtale viser en positiv oppgang. Fra 76,49 % i 2. tertial 2014 til 77,02 % i 3. tertial Side 4 av 14

5 Målområder Område 1a: Bruk av e-handel Nedenfor vises andel e-handel framstilt grafisk. Aggregert for hele foretaket og pr. divisjon. Måltallet om 70% for hele SI er brutt ned på foretakets divisjoner. Divisjonene er ulike i forhold til produksjon og har dermed fått ulike måltall å forholde seg til. Status: Når det gjelder bruken av e-handel har vi en liten oppgang fra 68,00 % i 2. tertial 2014 til 68,70 % i 3. tertial Tiltak: Det gjenstår fortsatt noe før måleindikatorene er nådd. Det er derfor viktig at det fortsatt arbeides med igangsatte tiltak samt at nye tiltak vurderes. Sammen med innkjøpssjefene i den enkelte divisjon vil vi presentere videre arbeid i form av anbefalinger og konkrete tiltak for det enkelte område. Vi vil særlig prioritere prosesser knyttet til sortimentsutvikling. Herunder å legge til rette for at en størst mulig andel av våre avtaleprodukter er tilgjengelig i artikkelregisteret. Pr. utgangen av 2014 er i overkant av 83 % av artiklene i artikkelregisteret knyttet til en rammeavtale. Andelen er stigende. I tillegg vil vi fortsatt fokusere på informasjon og målrettet opplæring. I november og desember har vi gitt tilbud om tilpasset opplæring til alle våre brukere. Vi arrangerte åpne opplæringsdager der brukerne kunne alle komme innom og få svar på sine spørsmål. I tillegg fokuserte vi på noen viktige områder innen innkjøps- og fakturasystemet. Økonomi og regnskapsavdelingen hadde laget eget foilsett knyttet til Basware. På denne måten dekket vi hele verdikjeden fra bestilling til betaling. Side 5 av 14

6 Område 1b: Bruk av fritekstbestillinger Nedenfor vises andel fritekstbestillinger framstilt grafisk. Aggregert og pr. divisjon. Da det er en målsetting om å benytte definerte avtaleprodukter (artikler med fast pris) skal andel fritekstbestillinger ikke utgjøre mer enn 10 % av alle forbruksvarekjøp. Status: Andel fritekstbestillinger viser en liten positiv nedgang sammenlignet med forrige tertial. Fra 28,04 % i 2. tertial 2014 til 27,72 % i 3. tertial Tiltak: Andel fritekst bestillinger skal videre ned. Prosedyrene er endret slik at det nå er et krav at varer og tjenester som bestilles ved hjelp av fritekst, skal påføres pris. Utover dette ser vi at en betydelig andel av de produktene som bestilles via fritekst kunne ha blitt bestilt via artikkelregisteret. Grunnen til dette avviket er at brukerne ikke søker opp artikler på riktig måte. Flere divisjoner har igangsatt opplæringstiltak. Område 2: Økonomiske fullmakter SIHF har etablert en fullmaktsstruktur med tydelige føringer om hvem som kan tildele / delegere fullmakt og hvilke forpliktelser det er å inneha økonomisk fullmakt. En grafisk framstilling av antall fullmakter i forhold til antall ansvar i divisjonene følger nedenfor. Side 6 av 14

7 Status: Pr hadde vi 1199 fullmaktshavere fordelt på 841 innkjøpsfullmakter, 894 attestasjonsfullmakter og 369 anvisningsfullmakter. Foretaket er sammensatt av ulike divisjoner som arbeider under ulike forhold med tanke på geografi, organisasjonsstruktur og dermed ulike behov for inndeling av økonomiske ansvar. Som vi ser av framstillingen over, er det til dels store variasjoner mellom divisjonene. I 3. tertial 2014 har vi målt et gjennomsnitt på 2,3 fullmaktshavere pr. ansvarssted. Dette er det samme som 2. tertial Antallet økonomiske fullmakter er svakt stigende og sammensetningen av disse er noe endret. Tiltak: Divisjonene må fortsatt bli flinkere til å varsle når ansatte enten mister sine fullmakter eller bytter arbeidssted. Vi vil presisere dette overfor aktuelle brukermiljøer. Når organisasjonsmessige endringer gjennomføres, må fullmaktstrukturen gjennomgås og endringer meldes. Vi presiserer at dette er et lederansvar. Fra skal alle som får tildelt økonomiske fullmakter ha gjennomført e-læringskurset Økonomisk fullmakt i Sykehuset Innlandet før fullmakter gis. E-læringskurset er laget for å øke fokus og bevisstgjøring rundt ansvar og plikter knyttet til det å inneha økonomiske fullmakter. I kurset får fullmaktshaver et innblikk i gjeldende regler og prosedyrer. I tillegg blir det via spørsmål og svar gitt innblikk i noen relevante problemstillinger. Når kurset er gjennomført signeres fullmaktsskjema på vanlig måte. Vi jobber også med å innføre funksjonalitet som gjør det mulig å administrere fullmaktene elektronisk. Side 7 av 14

8 Område 3: Internrevisjon Etterlevelsen av Direktivet for innkjøp-, attestasjon- og anvisningsfullmakt tilligger Innkjøp- og kontraktsavdelingen, og utøves gjennom interne revisjoner. I 3. tertial 2014 er det gjennomført stikkprøvekontroll av anskaffelsesvirksomheten i alle divisjoner, unntatt stabsområder. Uttrekk av bilag er gjort av innkjøpsavdelingen. Utplukkskriteriene har vært basert på fakturaer med enten store beløp eller store avvik mellom bestilling og fakturert beløp. Innkjøpssjefene hos oss har analysert materialet og laget revisjonsrapporter for sine divisjoner. All revidering er gjort ut fra de prosedyrer som var gjeldende på anskaffelsestidspunktet. Det er ikke gjennomført intervju eller forespurt dokumentasjon i revisjonen. Antall funn i revisjonen varierer fra divisjon til divisjon, men er i de fleste tilfeller forholdsvis høyt. Det er ikke avdekket graverende funn i stikkprøvekontrollen, men det er avdekket funn som gjør at divisjonene må være bevisst på det regelverk som ligger til grunn for anskaffelsesvirksomheten, og etterleve dette. Innkjøpsavdelingen vil følge opp alle avvik og anmerkninger sammen med divisjonene og regnskapsavdelingen. Avvik meldes i TQM Helse. Aktuelle divisjoner er ansvarlige for å følge opp disse avvikene. Avvik og anmerkninger fremgår av tabellen under. Kategori/ Divisjon Kjøp fra ikke avtale leverandør Avtale er ikke arkivert i Doculive Bestilling ikke utført via e-handel (ikke godkjent unntak) Bestilling med 0 i pris Faktura ikke i henhold til bestilling Manglende fullmakt Henvisning til avtale / bestilling i Basware er ikke i henhold til prosedyre EIS Manglende tilbudsinnhenting Elverum- Hamar Gjøvik Hab/Rehab 1/2 1 1/1 1 Kongsvinger Lillehammer 3 Medisinsk service 3 1 Prehosp 3 Tynset 1 3 Psykisk helsevern Celler merket med rødt er klassifisert som avvik. Side 8 av 14

9 Område 4: Avtale- implementering og lojalitet Foretaket inngår både i egen regi, og i samarbeid med andre innkjøpsorganisasjoner, et betydelig antall avtaler hvert år. Det er særlig viktig å sørge for en rask og effektiv avtaleimplementering. Dette vil føre til riktige innkjøp og høy avtalelojalitet, noe som vil være både omdømmemessig og økonomisk positivt. Avtaleimplementering blir også i 2014 fulgt spesielt opp via egne måltall som rapporteres HSØ hver måned. Under vises en grafisk framstilling av avtalelojaliteten aggregert i SIHF ved utgangen av 1. tertial Faktisk kjøp på avtale viser en oppgang sammenlignet med forrige tertial. Fra 76,49 % i 2. tertial 2014 til 77,02 % i 3. tertial Hovedinntrykket er at divisjonene benytter avtaleprodukter der dette er mulig. Samtidig jobber innkjøpsavdelingen planmessig med å øke andel avtaleprodukter i innkjøpssystemet. I 2014 vil innkjøp- og kontraktsavdelingen følge spesielt opp følgende avtaleområder: Lege- og sykepleiervikarer (som i 2012), samt behandlingshjelpemidler og radiologiske forbruksvarer. Dette er de samme områdene som ble fulgt opp i Forbruk på legevikar pr divisjon Vi har gjort uttrekk fra aktuelle divisjoner / Konto Legevikarer(4681). Tall for 3. tertial 2014 Side 9 av 14

10 Beløp merket med rød skrift viser innleie fra leverandører som ikke har vikaravtaler i HINAS regi. Men innleie er gjort etter at avtaleleverandørene er forespurt og er derfor i henhold til SI sine rutiner. Innleie fra Legespesialisten til Psykisk Helsevern er ikke foretatt i henhold til gjeldende rutiner. Dette avviket vil bli fulgt opp av Innkjøpsavdelingen. Forbruk på sykepleievikar pr divisjon Vi har gjort uttrekk fra alle divisjoner. Konto 4682(Sykepleievikarer). Tall for 3. tertial 2014 Beløp merket med rød skrift viser innleie fra leverandører som ikke har vikaravtaler i HINAS regi. Men innleie er gjort etter at avtaleleverandørene er forespurt og er derfor i henhold til SI sine rutiner. Forbruk på behandlingshjelpemidler Vi har gjort uttrekk fra Divisjon Medisinsk Service (MS), avdeling 0825 (ELV Behandlingshjelpemidler), konto 4070 (Andre medisinske forbruksvarer) og 6500 (Anskaffelse av medisinteknisk utstyr). I uttrekket vises utbetalinger summert pr. leverandør. Tall for 3. tertial 2014 Leverandør Sum ABBOTT NORGE AS AGA AS AHLSELL NORGE AS ALERE AS ALFACARE AS AMAJO AS AKUMED AS B BRAUN MEDICAL AS BSN MEDICAL AB DJO NORWAY AS FRESENIUS KABI NORGE AS HELSE SØR-ØST RHF FORSYNINGSSENTER INFINITI MEDICAL AS INVACARE AS J MAINAT SA JACOMEDIC AS KAISER RESPIRATORY CARE Side 10 av 14

11 KVINTO AS LAERDAL MEDICAL AS MEDA AS MEDI NORWAY AS MEDIQ NORGE AS MEDTRONIC NORGE AS MODUL NORDIC AS NOR-DAX AS NORDICINFU CARE FILIAL NORGE NORENGROS DAHLE MEDICAL NORGES ASTMA OG ALLERGIFORBUND NORSK ODONTOLOGISK SØVN INSTITUTT AS NUTRICIA NORWAY AS ORTOMEDIC AS PHILIPS NORGE AS HOME HEALTHCARE PULS AS QUINTET AS RESMED NORWAY AS ROCHE DIAGNOSTICS NORGE AS RUBIN MEDICAL AS SCAN-MED AS SOMNA AB SYKEHUSAPOTEKET OSLO-ULLEVÅL TANNLEGE EINAR HARTZ VINGMED AS YPSOMED SUM Aktuelt pr 3. tertial I 2014 har Behandlingshjelpemidler(BEH) sammen Innkjøpsavdelingen jobbet planmessig for å implementere hensiktsmessige avtaler og samtidig bedre flyten av utstyr og tilbehør fra leverandør til pasient. Resultatene er gode. Jobben fortsetter i Selv om nye avtaler på utstyr til kompresjonsplagg er inngått med andre leverandører, bestilles varer fortsatt fra Mediq. Dette skyldes at planlagte møte med rekvirenter ikke er avholdt. Møtet er nå berammet. Revisjonen viser også denne gangen Behandlingshjelpemidler har en høy avtalelojalitet og er svært dyktige på kjøp via e-handel. Forbruk på radiologiske forbruksvarer Vi har gjort uttrekk fra aktuelle divisjoner på konto 4050(Røntgenprodukter). I uttrekket vises utbetalinger summert pr. leverandør. Side 11 av 14

12 Tall for 3. tertial 2014 Vi har ikke registrert kjøp utenom avtale i gjennomgangen for 3. tertial Avtalelojaliteten er meget høy. Prisavtale med Medirad Skandinavia vil bli etablert i løpet av 1. tertial Innkjøp fra DUMED er utstyrsdedikert materiell. Innkjøp fra MOVIANTO Danmark er utstyr bestilt fra vår avtalepartner Bracco, men levert fra Movianto. Side 12 av 14

13 Prosjekter ØLP Effektiv logistikk Prosjektets hovedmål er å øke andelen aktiv forsyning med riktige avtaleprodukter slik at det frigjør tid for helsepersonell som i dag utfører administrative oppgaver knyttet til varebestilling, varemottak og fakturabehandling. Prosjektet skal kvalitetssikre sortimentet som er lagerført og leveres som aktiv forsyning til avdelingene i SI. Dette slik at avtaleprodukter leveres til rett pris og fra valgt avtaleleverandør. De skal også øke andelen av varer levert som aktiv forsyning ved å utvide sortimentet som tilbys Endringene vil føre til at antall bestillinger som gjøres av avdelingene vil gå ned. En større andel av bestillingene sentraliseres til sentrallagrene. De gjør mer konsentrerte bestillinger, noe som fører til færre bestillinger og færre fakturaer. Vi forventer også at kvaliteten på innkjøpene går opp da sentrallagrene er mer profesjonelle bestillere. Avtalelojaliteten vil gå opp og antall bestillinger med feil vil gå ned. Kort oppsummert vil utvidelse av aktiv forsyning frigjøre tid som helsepersonell bruker til varebestilling, varemottak og fakturabehandling. Prosjektet er ferdig på Hamar og Gjøvik. Pågående prosjekt på Elverum. Erfaringene hittil er positive. Effektene følges opp via tertialrapporteringen og månedlige nøkkeltallsrapporter. Investeringssaker Oversikt over investeringssaker MTU 2014 Tabellen viser oversikt over MTU-investeringer (havarier og planlagte investeringer) iverksatt i 2014 på budsjettmidler tildelt for Tabell omfatter ikke havarier / investeringssaker fra tidligere år og/eller saker iverksatt i 2014 som skal belastes på budsjett for 2013 eller tidligere. Forklaring kolonner: Sum innmeldt kostnad ferdige saker: Akkumulert verdi av alle ferdigstilte saker. Side 13 av 14

14 Avvik kostnad ferdige saker: Akkumulert avvik på estimert kostnad opp mot kontraktsverdi på alle ferdigstilte saker. Gjenstående resultat: Kostnader på investeringer som er satt i bestilling ( under arbeid ), men ikke ferdigstilt. Gjenstående ramme: Divisjonens gjenstående ramme. Midler til disposisjon som ikke er satt i bestilling (korrigert for avvik på ferdigstilte saker). Oversikt over investeringssaker annet (grunnutstyr) 2014 Investeringsbehov/ utstyr Ramme SI EIS Autoklaver SI Gjøvik Sum kostnad ferdige saker Avvik kostnad ferdige saker SI EIS Senger SI EIS Bårer SI Tynset SI EIS Bårer SI Gjøvik Biler(Aurdal/Kringsjåtunet) Kommentarer: Sum kostnad oppdateres når alle planlagte avrop er foretatt Autoklaver: Prosjektering av utskifting av 3 autoklaver ved divisjon Gjøvik er satt i gang. Senger: Det er meldt behov for utskifting av senger ved de fleste divisjonene i investeringsprosessen for For å få skiftet ut eldste/dårligste sengen, er det avsatt 4 mill kr. til dette av årets ANNET pott. Oversikt over investeringssaker Prehospitale tjenester/ambulanser 2014 Sum kostnad Divisjon Investeringsbehov Ramme ferdige saker Prehosp 4 ambulanser - kategori 1A (Nilsson) Avvik Prehosp 4 ambulanser - kategori 2A (VBK Nordic) Prehosp 1 ambulanse 2 båre (Falk-Norge Leasing AS) Kommentarer: Sum kostnad oppdateres når alle planlagte avrop er foretatt Ambulanser: Viser status pr på kjøp av ambulanser. For detaljer og utfyllende opplysninger om både MTU og Annet kan man sjekke intranett sidene under Eiendom og internservice og avdeling for Prosjekt og porteføljestyring Side 14 av 14

15 Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål Definisjoner SIHF benytter innkjøp- og logistikksystemet Visma Unique. Systemet er delt i 2 hovedmoduler og vi bruker følgende navngiving: Visma e-handel Windows: Benyttes av sentrallagrene og innkjøp- og kontraktsavdelingen. Visma e-handel Web: Benyttes av alle som bestiller varer til eget forbruk. Når begge modulene omtales samlet, benevnes de som Visma e-handel Visma e-handel består av flere former for grunndata. Dette være seg blant annet brukerregister, kontoinformasjon og artikkelinformasjon. All artikkelinformasjon ligger i artikkelregisteret og er tilgjengelig for alle brukere/bestillere. I artikkelregisteret er alle varer som inngår i våre rammeavtaler registrert. Det er fra dette registeret at bestillerne skal plukke sine varer ved bestilling. Varer som ikke finnes i artikkelregisteret må spesifiseres når de skal anskaffes, og er i dette notatet benevnt som spesifiserte artikler eller fritekstbestillinger. Fullmaktsbasen er det verktøy hvor alle økonomiske fullmakter er registrert. Det er registreringene i fullmaktsbasen som danner grunnlag for tilgangsregistreringer i fakturabehandlingssystemet Basware og foretakets elektroniske bestillingsverktøy. Metode og mål For inneværende år vil det bli rapportert på fire områder. I tabellen under vises de fire områdene, og hvordan de beregnes. Område Indikator Teller Nevner Resultat angis i E-handel via Visma e- handel i kroner på konti som inngår i HSØ definisjonskatalog Bruk av e-handel Bruk av e-handel Totalt kjøp ved bruk av Visma e-handel Web Bruk av spesifiser artikkel E-handel via andre godkjente portaler Aktiv forsyning (rapport fra Enterprise) Antall ordrelinjer med spesifiser artikkel. Minus godkjente fritekstbestillinger knyttet mot konti for tjenestekjøp (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) Totale utbetalinger fra divisjonen på konti som inngår i HSØ definisjonskatalog ( rapport fra hovedbok) Totalt antall ordrelinjer (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) % % Økonomiske fullmakter Internrevisjon Avtaleimplemente ring og -lojalitet Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten Utbetalinger innenfor gitte avtaleområder Antall ansatte med økonomiske fullmakter (rapport fra fullmaktsbasen) Antall funn (rapport fra TQM) Utbetalinger over kr til leverandører innenfor avtaleområdene legevikarer, sykepleiervikarer, radiologiske Antall økonomiske ansvar i divisjonen (kontoplan) Antall revisjoner (rapport fra TQM) Forholdstall Forholdstall Tabell som viser faktisk utbetalt beløp Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål for tertialrapport innkjøp Side 1 av 3

16 forbruksvarer samt behandlingshjelpemidler. Innholdet i teller og nevner Totalt kjøp ved bruk av Visma e-handel Web: Telleren inkluderer alle kjøp gjort gjennom e-handel web på konti som er definert i definisjonskatalogen til indikator 2 fra HSØ. Med alle kjøp forstås både spesifiserte artikler hvor prising er foretatt og artikler plukket fra artikkelregisteret. Fra og med 1. tertial 2013 inkluderes også kjøp gjort via andre godkjente e-handelsportaler. Pt. er dette innkjøp av matvarer fra Asko sin innkjøpsportal samt innkjøp av medisinske gasser fra AGA sin innkjøpsportal. I tillegg inngår aktiv-forsynings-produkter. Dette er produkter som avdelingene selv ikke bestiller, men som sentrallager fyller opp automatisk på gitte punkt. Spesifiserte artikler uten pris er ikke inkludert. Nevneren er konti som er definert i definisjonskatalogen til indikator 2 fra HSØ. Som et ledd i å effektivisere innkjøpsprosessene vil vi i 2013 fortsette å legge til rette for tjenestekjøp via Visma e- handel. Det legges opp til en gradvis innføring der vi først fokuserer på de tjenesteområdene som gir størst gevinst. Flere tjenestekjøp kan ikke knyttes mot artikler i Visma e-handel. For disse tjenestene må derfor fritekstbestillinger benyttes. I rapporteringer internt i SI og til eier HSØ vil vi skille mellom fritekstbestillinger varer og fritekstbestillinger tjenester. Godkjente fritekstbestillinger (m/ pris) tjenester vil derfor ikke inngå i måltallet på maksimalt 10 % fritekstbestillinger. Følgende artsgrupper vil inngå i nevneren fra og med rapportering av 1. tertial 2012: Artsgruppe Navn 662 Medisin tekniske utstyr 664 IKT utstyr 671 Kontortjenester 672 Konsulenttjenester 679 Annen ekstern tjeneste 709 Annen kostnad transporttjenster Kun relevante artskonti i artsgruppene over vil inngå i nevneren. Bruk av spesifiser artikkel: Telleren inkluderer alle ordrelinjer med spesifiserte artikler. Her telles antall linjer og ikke kronebeløp som ved indikatoren over. Nevneren inkluderer alle ordrelinjer. Kjøp utført av sentrallager og innkjøp- og kontraktsavdelingen er ikke inkludert i disse Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse: Telleren omfatter alle fullmakter i divisjonen. Ansatte med flere fullmakter (for eksempel både innkjøp- og attestasjonsfullmakt), telles bare én gang. Nevneren er antall ansvar i divisjonen. Her er kontoplan pr. siste måned i perioden lagt til grunn. Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten: I telleren er inkludert alle funn som er meldt divisjonen via TQM, eller vil bli meldt på bakgrunn av rapporter oversendt SIKU. Nevneren inneholder antall revisjoner som er gjennomført hvor rapport er oversendt SIKU og er, eller vil bli registrert i TQM. Stikkprøvekontroller som utføres av innkjøpssjefene inngår ikke i denne beregningen. Avtaleimplementering og -lojalitet: Det er inkludert alle utbetalinger over kr for områdene legevikarer (artskonto 4681), sykepleiervikarer (artskonto 4680, 4682), behandlingshjelpemidler (artskonto 4070, 6500) og radiologiske forbruksvarer(artskonto 4050). Uttrekk tas fra Basware Monitor. Måltall Eier har satt mål for bruk av e-handel i 2012 til 70 %. Dette er uendret fra Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål for tertialrapport innkjøp Side 2 av 3

17 Andel fritekstbestillinger skal ikke utgjøre mer enn 10 % av alle forbruksvarekjøp. Dette måltallet er uendret fra Godkjente fritekstbestillinger tjenestekjøp vil ikke inngå i dette måltallet. Foretakets divisjoner er ulike i forhold til produksjon og har dermed ulike muligheter for å nå måltall satt av eier. På bakgrunn av regnskapsdata fra 2012,er det beregnet individuelle måltall for den enkelte divisjon. Divisjon Måltall for 2013 Elverum-Hamar/Gjøvik/Lillehammer/Tynset/Kongsvinger/Medisinsk service 80 % Habilitering og rehabilitering / Prehospitale tjenester / Eiendom og intern service 60 % Psykisk helsevern 30 % Det er ikke satt noe konkret mål i forhold til andelen økonomiske fullmakter i divisjonene. Etter Konsernrevisjonen sine anbefalinger jobbes det mot å redusere antall økonomiske fullmakter. For derigjennom å oppnå økt kvalitet i innkjøpsarbeidet. Antall økonomiske fullmakter vil også i 2013 bli sett opp i mot den faktiske bruken av fullmaktene. Internrevisjon av anskaffelsesvirksomheten gjennomføres etter fastsatt plan. Valg av revisjonsområder er gjort på bakgrunn av risikovurdering, og med mål om å tilføre foretaket informasjon om områder det må arbeides videre med. Det bør være et mål for revisjonsarbeidet å finne tiltak som vil sette foretaket i bedre stand til å etterleve lover, regler og interne prosedyrer. Avtaleimplementering og lojalitet er et viktig område både med tanke på økonomi og omdømme. Det er ikke satt konkrete måltall for området, men det er et klart mål om at det skal være marginale utbetalinger til leverandører hvor foretaket ikke har gyldig avtale. Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål for tertialrapport innkjøp Side 3 av 3

18 Vedlegg 2: Totaloversikt KPI'er pr. divisjon 3. tertial 2014 Område Indikator Elverum Hamar 1. tertial 2. tertial 3. tertial Gjøvik 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e handel ,4 % 80,2 % 79,2 % ,0 % 62,6 % 58,6 % Bruk av e handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,92 % 17,32 % 14,55 % ,03 % 24,02 % 24,36 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,4 2,4 2, ,1 3,2 3,2 Område Indikator Lillehammer 1. tertial 2. tertial 3. tertial Kongsvinger 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e handel ,9 % 68,0 % 74,9 % ,1 % 75,2 % 74,4 % Bruk av e handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,92 % 16,60 % 15,27 % ,70 % 25,59 % 22,45 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,2 2,1 1, ,3 2,3 2,3 Habilitering/ Område Indikator Tynset 1. tertial 2. tertial 3. tertial rehabilitering 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e handel ,2 % 77,7 % 76,9 % ,7 % 62,3 % 35,6 % Bruk av e handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,44 % 15,80 % 17,31 % ,61 % 36,43 % 43,86 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,3 1,3 1, ,3 2,3 2,4 Område Indikator Medisinsk service 1. tertial 2. tertial 3. tertial Prehospitale tjenester 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e handel ,0 % 81,6 % 80,4 % ,3 % 36,1 % 88,7 % Bruk av e handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,85 % 14,84 % 14,20 % ,04 % 29,34 % 32,97 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,1 4,1 4, ,1 2,1 2,1 Eiendom og Område Indikator internservice 1. tertial 2. tertial 3. tertial Psykisk helsevern 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e handel ,5 % 48,2 % 60,1 % ,9 % 11,7 % 6,3 % Bruk av e handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,98 % 63,23 % 63,81 % ,92 % 35,40 % 37,06 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,7 1,8 1, ,1 2,1 2,2 Område Indikator Totalt SIHF 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e handel ,5 % 68,0 % 68,7 % Bruk av e handel Aktiv forsyning Økonomiske fullmakter Fritekst ,71 % 28,04 % 27,72 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse ,3 2,3 2,3