TERTIALRAPPORT tertial. status pr

Transkript

1 TERTIALRAPPORT 211 Innkjøpsvirksomheten i Sykehuset Innlandet 1. tertial status pr

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Bakgrunn...3 Sammendrag...3 Divisjon Elverum Hamar....8 Kirurgiske implantater...8 Divisjon Gjøvik...1 Divisjon Kongsvinger...11 Divisjon Lillehammer...12 Divisjon Tynset...14 Divisjon Medisinsk Service...15 Divisjon Prehospitale tjenester...16 Divisjon Psykisk Helsevern...17 Divisjon Habilitering og rehabilitering...18 Divisjon Eiendom og intern service...19 Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål...2 Vedlegg 2: Totaloversikt over resultat på indikatorene pr. divisjon...22 Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 2 av 22

3 Bakgrunn Med bakgrunn i helseforetakets handlingsplan for innkjøp- og logistikk, pkt. 6.4 er det fra 21 iverksatt tertialrapportering på divisjonsnivå. Rapporten vil omhandle relevante områder med nøkkeltall for sentrale deler av i Sykehuset Innlandet. Rapporten skal være et supplement til foretakets virksomhetsrapport og et virkemiddel for å nå styringsmålene som er satt av Helse Sør Øst RHF på nøkkelindikatorer (KPI er) for innkjøp og logistikk. Grunnlaget for rapporteringen er i hovedsak basert på nøkkeltall fra foretakets økonomi- og innkjøpssystem, samt resultater fra revisjoner. Rapporteringen for 211 vil være delt opp i fire ulike områder som går igjen på samtlige av foretakets 1 divisjoner. Avtaleimplementering og avtalelojalitet har fått stor fokus i oppfølgingen fra Helse Sør Øst, og er tatt inn som nytt område i 211. Innenfor dette området vil utvalgte avtalekategorier som har stor betydning for foretakets økonomi følges med hensyn til lojalitet, gevinster og utbetalinger. Vurderinger og kommentarer til de ulike områdene sammen med anbefalte tiltak, er gjort av innkjøp- og kontraktsavdelingen. SI utbetaler årlig over NOK 2 milliarder fordelt på mer enn 4 eksterne leverandører, og innkjøpsvirksomheten har derfor stor betydning på foretakets totaløkonomi. Rapporten har til hensikt å belyse ulike sider av innkjøp i organisasjonen på en slik måte at de enkelte divisjonene får god oversikt og relevant styringsinformasjon over anskaffelser i egen divisjon. Det er vurdert slik at foretakets tre stabsområder (støtte, helse og kommunikasjon) ikke har drift i det omfang og den forstand som divisjonene, og er derfor ikke inkludert i denne rapporten med et eget kapittel, men inngår i gjennomsnittstallene for foretaket. Det tallgrunnlag som legges til grunn for rapporteringen framskaffes av innkjøp- og kontraktsavdelingen i samarbeid med økonomiavdelingen, og er nærmere beskrevet i vedlegg 1. Rapporten omhandler resultater fra 1. tertial 211. Innkjøpssjef vil gjennomgå rapporten sammen med divisjonsledelsen, og presentere videre arbeid i form av anbefalinger og konkrete tiltak for det enkelte område. Sammendrag Tabellen nedenfor viser gjennomsnittet i SI for den enkelte indikator etter 1. tertial 211. En oversikt fordelt på divisjon er å finne som vedlegg 2. Område Indikator 1. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-butikk / elektronisk 59,83 % Bruk av fritekstbestillinger 4,69 % Økonomiske fullmakter Avtaleimplementering og -lojalitet Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Området er ikke definert med måltall, men vil inngå i rapporten med oversikt over faktiske utbetalinger for områdene legevikarer, kirurgiske implantater og radiologiske forbruksvarer. 2,5 Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 3 av 22

4 Videre i dette kapitlet vil foretakets resultater og utfordringer på overordnet nivå bli beskrevet, avslutningsvis vil det bli foretatt en sammenligning av foretakets fire somatiske divisjoner (Elverum-Hamar, Gjøvik, Kongsvinger og Lillehammer). Område 1: Foretakets divisjoner er svært ulike med hensyn til virksomhet og produksjon. Foretakets elektroniske er heller ikke like godt tilrettelegat for å dekke kjøp til alle deler av virksomheten. Pt. er det et mål å kunne dekke opp alle forbruksvarekjøp gjennom artikler som ligger i vårt e-handelssystem. Våre somatiske divisjoner skal derfor ha gode forutsetninger for å få dekket sine behov gjennom et. Øvrige divisjoner vil ha en noe mindre andel av sine varer og tjenester tilrettelagt i systemet og dermed dårligere forutsetninger for å nå nasjonale mål og mål satt av eier. På bakgrunn av innkjøpsstatistikker og regnskapsdata er det derfor beregnet individuelle måltall for de ulike divisjonene. Samtlige somatiske divisjoner, som i hovedsak kjøper varer og forbruksmateriell, har fått skjerpede mål sammenlignet med tidligere. Nye måltall for samtlige divisjoner fremgår av de divisjonsvise kapitlene, samt i vedlegg 1. Status: Flere av divisjonene har nådd sine mål, eller er nær ved å nå mål satt for 211, når det gjelder bruk av e-handel. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger er det fortsatt et stykke til målet for de fleste divisjonene. Som helhet er foretaket i positiv utvikling i forhold til bruk av e-handel, både når det gjelder totalbruken og når det gjelder bruken av spesifiserte artikler. Tiltak: Det er iverksatt ulike tiltak i den enkelte divisjon, og utviklingen viser at tiltakene fører oss i riktig retning. På bakgrunn av dette er det viktig at det arbeides videre med bakgrunn i disse tiltakene slik at både interne krav, eierkrav og nasjonale krav kan nås av hele foretaket i løpet av året. Spesielt viktig er det at de produkter som er tilgjengelig i artikkelregisteret plukkes derfra, og ikke spesifiseres. Produkter som må spesifiseres, må påføres pris. Område 2: Økonomiske fullmakter Foretaket har etablert en fullmaktsstruktur med tydelige føringer om hvem som kan tildele / delegere fullmakt og hvilke forpliktelser det er å inneha økonomisk fullmakt. Pr hadde foretaket 1182 fullmaktshavere, fordelt på 921 innkjøpsfullmakter, 299 attestasjonsfullmakter og 11 anvisningsfullmakter. Summen av de ulike typene fullmakter vil ikke stemme med antall fullmaktshavere, da enkelte kan være tildelt flere typer fullmakter på flere ansvar. Ansatte med anvisningsfullmakt telles ikke med i innkjøpsfullmakt og attestasjonsfullmakt, så dette tallet er i realiteten høyere da anvisningsfullmakt også innbefatter innkjøp- og attestasjonsfullmakt. En grafisk framstilling av antall fullmakter i forhold til antall ansvar i divisjonene følger nedenfor. Antall fullmakter per ansvarssted 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1,5 EIS EH GV HR KO LI MS PT PS TY Gjennomsnitt for SI Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 4 av 22

5 Antall fullmakter per ansvarssted er på foretaksnivå 2,5. Foretaket er sammensatt av ulike divisjoner som arbeider under ulike forhold med tanke på geografi og behov for inndeling av økonomiske ansvar, som vi ser av framstillingen over, er det til dels store variasjoner mellom divisjonene. Divisjonene oppfordres til å gjennomgå sine fullmaktstildelinger, og nøye tilpasse framtidige tildelinger til divisjonens faktiske behov for økonomiske fullmakter. Det er et stort ansvar å inneha økonomisk ansvar, og det er ressurskrevende å lære opp et stort antall fullmaktshavere slik at uønskede hendelser ikke forekommer. 3,5 3 2,5 2 1,5 1,5 Antall aktive innkjøpsfullmakter pr tildelt innkjøpsfullmakt EIS EH GV HR KO LI MS PT PS TY Gjennomsnitt for SI Aktiviteten på tildelte innkjøpsfullmakter måles månedlig. Diagrammet over er basert på antall innkjøpsfullmakter med aktivitet i 1. tertial. Det mest optimale i denne målingen er å oppnå 1, det betyr at det har vært aktivitet på alle tildelte innkjøpsfullmakter. Å oppnå et høyere tall enn 1, for eksempel 3 betyr at det er tildelt tre ganger så mange innkjøpsfullmakter som det har vært aktive innkjøpsfullmakter. Nivået på aktiviteten er ikke hensyntatt, dvs at vi ikke har målt antall ganger innkjøpsfullmakten har vært brukt. Det må utvises forsiktighet ved bruk av disse tallene. Enkelte fullmaktshavere benytter sin innkjøpsfullmakt i form av å godkjenne andres bestillinger, og denne type aktivitet er ikke inkludert i framstillingen over. Videre er det ikke hensyntatt om det er utført innkjøp på bakgrunn av tildelt anvisningsfullmakt (anvisningsfullmakt gir automatisk innkjøpsfullmakt, jfr. Direktivet for innkjøp-, attestasjon- og anvisningsfullmakt). Det er et mål om at vi i 211 skal kunne rapportere aktiviteten på alle typer fullmakter. For attestasjons- og anvisningsfullmaktene vil vi ikke ha tallgrunnlag før Basware er oppgradert, noe som planlegges ferdigstilt i løpet av sommeren. Økonomiske fullmakter vil for 211 ikke bli kommentert på divisjonsnivå i denne rapporten. Innkjøp- og kontraktsavdelingen vil høsten 211 initiere en større gjennomgang av alle økonomiske fullmakter i foretaket. Område 3: Det er ikke gjennomført interne revisjoner av i 1. tertial 211. Området vil derfor ikke bli kommentert på divisjonsnivå i denne rapporten. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 5 av 22

6 Område 4: Avtaleimplementering og -lojalitet Foretaket inngår både i egen regi, og i samarbeid med andre innkjøpsorganisasjoner, et betydelig antall avtaler hvert år. Ved de fleste avtaleinngåelser blir det synliggjort vesentlige gevinster ved å implementere og bruke avtalene. Å sørge for en rask og effektiv avtaleimplementering, samt lojalitet til avtalene er både omdømmemessig og økonomisk positivt. For 211 har innkjøp- og kontraktsavdelingen valgt ut tre avtaleområder med vesentlige utbetalinger som skal følges opp. Avtaleområdene er legevikarer, kirurgiske implantater og radiologiske forbruksvarer. For hver divisjon er det utarbeidet tabeller som viser hvilke leverandører, henholdsvis med og uten avtale, det er foretatt utbetaling til i 1. tertial 211. Foretakets avtaleansvarlige har gitt overordnede kommentarer for hvert avtaleområde, og divisjonen sammen med avtaleansvarlig og innkjøpssjef må arbeide videre med dette området ut fra det utfordringsbildet som er skissert her. Sammenligning av divisjonene Elverum-Hamar, Gjøvik, Kongsvinger og Lillehammer Disse fire divisjonene vurderes å være så like at det er hensiktsmessig å gjennomføre en sammenligning mellom dem. Sammenligningen vil gå på områdene bruk av e-handel og avtaleimplementering og -lojalitet. Elverum Gjøvik Kongsvinger Lillehammer Hamar Andel e-handel, % 64, 69 % 43, 79 % 5, 2 % 7, 54 % Herav aktiv forsyning, % 27, 62 % 1, 46 % 3,81 % 34, 56 % Andel fritekstbestillinger ( spesifiser artikkel ), % 27, 74 % 31, 57 % 39, 8 % 26, 24 % Som det framgår av tabellen er bruk av e-handel ulik i de fire somatiske divisjonene. Ulikheter finnes også i aktiv forsyning, noe som direkte påvirker andel e-handel med den målemetode som er benyttet. Det som videre er interessant å lese av tabellen er at divisjoner med stor bruk av e-handel har mindre andel fritekstbestillinger. Dette kan indikere at det er ulikheter mellom divisjonene i hvordan artikkelregisteret benyttes, og at det bør arbeides videre med at artikkelregisteret benyttes i større grad i stedet for å spesifisere artikler. Artikkelregisteret inneholder alle forbruksvarer med avtale i tillegg til øvrige produkter som det kjøpes mindre kvanta av jevnlig. Avtaleimplementering og -lojalitet Kirurgiske implantater Leverandør Elverum Gjøvik Kongsvinger Lillehammer Hamar Biomet Norge AS Ortomedic AS Smith & Nephew AS Stryker AB Norsk Filial Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 6 av 22

7 Synthes AS Zimmer Norway AS 1 Med unntak av Divisjon Lillehammer er Ortomedic AS den leverandøren som har fått utbetalt det størst beløpet innenfor dette området. Noen ytterligere likhetstrekk er det vanskelig å lese av tabellen, men det er grunn til å påpeke at avtalelojaliteten er stor for området. Radiologiske forbruksvarer Leverandør Elverum - Gjøvik Kongsvinger Lillehammer Hamar Abbott Norge As 5 Angiotech Denmark AS Bard Norway AS Boston Scientific Norge AS Cook Medical Norge EV3 Nordic AB Gore Associates Scandinavia Johnson & Johnson AB Kronans Droghandel AB Medirad Scandinavia Mediwest Norway AS Mermaid Medical AS Micromed AS Mølnlycke Health Care AS St. Jude Medical Vingmed AS Tall i kursiv er utbetalinger til ikke avtalepart. Området er preget av mange leverandører og store ulikheter mellom divisjonene. Det forekommer en del utbetalinger til leverandører hvor det ikke er inngått avtale, men dette er i stor grad produkter det kjøpes lite av og hvor det er vurdert at rammeavtale ikke er egnet. Stort sett høy avtalelojalitet. Legevikarer Leverandør Elverum - Gjøvik Kongsvinger Lillehammer Hamar Dedicare AB Proffice Care Medpro AS Narco Polo AS Nurse Partner Norge AS Utbetalinger til Nordic Medical Supply er inkludert i beløpet Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 7 av 22

8 Transmedica Rett Bemanning AS Helsebemanning AS Tall i kursiv er utbetalinger til ikke avtalepart. Bruk av legevikarer er ulik i de somatiske divisjonene. Det kan ikke konkluderes med årsaken til forskjellene ut fra det tallgrunnlag vi har her. De avvik som er påpekt er hovedsaklig relatert til levering av radiologer. Det forekommer store utbetalinger til firmaer som ikke er på avtale. Divisjon Elverum Hamar. Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 1. tertial 211. Område Indikator 1. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-bestilling / elektronisk 64,69 % Herav andel aktiv forsyning 27,62 % Bruk av fritekstbestillinger 27,74 % Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger til tiltak er beskrevet. Område 1: Status: Divisjonen har 64,69 % andel kjøpt via web-bestilling. Målsetting er 9 %. Andelen innkjøp på fritekstbestillinger er 27,62 %. Gjennomsnittet for SI er 4 %. Målsetting er 1 %. Totalt kan man si at divisjonen viser en god utvikling på disse områdene. Det er fokus på tiltak som gjør at vi samlet sett kan se positivt på å kunne nærme oss de skisserte måltall. Tiltak: Det har vært jobbet med tilgjengelig statistikk materiale samt direkte dialog med brukerne. Vi skal og må fortsette dette viktige fokusarbeidet. Vi må i kommende periode se spesielt på avtaleprodukter som i dag blir kjøp på spesifiser artikkel uten pris. Samhandling og prioritering av dette arbeidet vil gi resultater. Det er viktig at brukerne setter av tid også i dette kvalitetsarbeidet., MNOK Andel e-handel av totale kjøp, % 9,5 17,5 9 64,7 T1 E-handel Ikke e-handel Divisjon EH Måltall Område 4: Avtaleimplementering og -lojalitet Nedenfor er satt opp utbetalinger fra divisjonen til leverandører innenfor områdene implantater, radiologiske forbruksvarer og legevikarer. Utbetalinger under kr. 1. er ikke med i sammenstillingen. Kirurgiske implantater Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 8 av 22

9 Leverandør Avtalepart Ikke avtale Biomet Norge AS Ortomedic AS Smith & Nephew AS Stryker AB Norsk Filial Synthes AS Zimmer Norway AS Det viser seg ved ytterligere uttrekk fra våre systemer at det er innkjøp som gjøres uten at det er registrert med priser i bestillingen, eller ikke lagt inn i artikkelregisteret. Dette i seg selv påvirker våre måltall på en negativ måte. Til å kvalitetssikre og fortsette dette arbeidet er det utarbeidet et statistikkgrunnlag pr divisjon som vil gi utfordringer lokalt og for avtaleforvalter mht. å avdekke og lukke eventuelle avvik. Dette vil bli prioritert arbeide sammen med aktuell divisjon. Radiologiske forbruksvarer Leverandør Avtalepart Ikke avtale part Abbott Norge As 5 Angiotech Denmark AS Bard Norway AS Boston Scientific Norge AS Cook Medical Norge EV3 Nordic AB Gore Associates Scandinavia Johnson & Johnson AB Kronans Droghandel AB 22 5 Mediwest Norway AS 182 Mermaid Medical AS Micromed AS Mølnlycke Health Care AS St. Jude Medical Vingmed AS Kjøp utenfor avtaler er på småprodukter som det ikke er hensiktsmessig å ha avtale på. Unntak er: Kronans Droghandel AB. Dette er utstyr til undersøkelse av tarmsystemet. De aktuelle produktene var tidligere på avtale med Angiotec. Angiotec forhandler ikke lengre disse produktene. Produktene kan nå kjøpes hos Kronans Droghandel AB. Det bør vurderes å opprette avtale. Micromed as. Dette er spesialprodukter i forbindelse med Ewar prosedyrer (skifte av blodårer). Kjøpt inn pga. pasientens tilstand. Produktene må tilpasses til hver enkelt pasient. Kommer produktene ikke på avtale i forbindelse med Sykehuspartner (SP) sitt anbud, bør det vurderes egen lokal avtale. Legevikarer Leverandør Avtalepart Ikke avtale Dedicare AB Proffice Care Narco Polo AS Nurse Partner Norge AS Transmedica Rett Bemanning AS Utbetalinger til Nordic Medical Supply er inkludert i beløpet Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 9 av 22

10 Høy avtalelojalitet i divisjonen. Det er benyttet ikke-avtaleleverandør i ett enkelt tilfelle på levering av radiolog. Divisjonen må i samarbeid med innkjøpsavdelingen finne løsning på hvordan dette behovet skal dekkes med allerede inngåtte avtaler på området. Divisjon Gjøvik Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 1. tertial 211. Område Indikator 1. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-bestilling / elektronisk 43,79 % Herav andel aktiv forsyning 1,46 % Bruk av fritekstbestillinger 31,57% Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger til tiltak er beskrevet. Område 1: Status: 43,79 % av totalt kjøp er gjort med web-bestillinger. Målet for andel web-bestillinger er 9 % av totale kjøp, dermed ligger divisjonen langt etter dette målet. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på 31,57 %. Gjennomsnittet i SI er på 4,69 %. Målsetningen på bruk av spesifiser artikkel er max 1 %. Dermed er divisjonen fortsatt relativt langt fra målet. Selv om det stadig går i riktig retning er farten for lav. Tiltak: I løpet av året har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapportene fra 1., 2. og 3. tertial 21. Disse tiltakene viser en positiv utvikling i bruken av e-handel og spesifiserte artikler. Videre arbeid vil være å fortsette opplæringen av brukere og dialog rundt sortimentet i e-handelssystemet, MNOK Andel e-handel av totale kjøp, % 7,5 5,8 43,8 9 E-handel Ikke e-handel T1 Divisjon Gjøvik Måltall Område 4: Avtaleimplementering og -lojalitet Nedenfor er satt opp utbetalinger fra divisjonen til leverandører innenfor områdene implantater, radiologiske forbruksvarer og legevikarer. Utbetalinger under kr. 1. er ikke med i sammenstillingen. Kirurgiske implantater Leverandør Avtalepart Ikke avtale Biomet Norge AS Ortomedic AS Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 1 av 22

11 Smith & Nephew AS Stryker AB Norsk Filial Synthes AS Zimmer Norway AS Det er ikke registrert noe kjøp av kirurgiske implantater utenfor avtale. Radiologiske forbruksvarer Leverandør Avtalepart Ikke avtale Angiotech Denmark AS Kronans Droghandel AB Kjøp utenfor avtaler er på småprodukter som det ikke er hensiktsmessig å ha avtale på. Unntak er: Kronans Droghandel AB. Dette er utstyr til undersøkelse av tarmsystemet. De aktuelle produktene var tidligere på avtale med Angiotec. Angiotec forhandler ikke lengre disse produktene. Produktene kan nå kjøpes hos Kronans Droghandel AB. Det bør vurderes å opprette avtale. Legevikarer Leverandør Avtalepart Ikke avtale Helsebemanning Generelt liten bruk av vikarfirmaer ved divisjonen. Det er benyttet ikke-avtaleleverandør i ett enkelt tilfelle på levering av radiolog. Divisjonen må i samarbeid med innkjøpsavdelingen finne løsning på hvordan dette behovet skal dekkes med våre inngåtte avtaler på området. Divisjon Kongsvinger Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 1. tertial 211. Område Indikator 1. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-bestilling / elektronisk 5,2% Herav andel aktiv forsyning 3,81% Bruk av fritekstbestillinger 39,8% Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger til tiltak er beskrevet. Område 1: Status: Divisjonen ligger på 5,2%, som er langt under måltall for bruk av e-handel på 9 % i 211 for de somatiske divisjonene. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 39,8 %. Gjennomsnittet i SI er på 4,69 %. Divisjonen har noe å strekke seg etter i forhold til målsettingen om maksimalt 1 % for 211. I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling økt. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man også en endring ved redusert bruk. Totalt sett er utviklingen for divisjonen positiv men fortsatt bekymringsverdig i forhold til måltallene for Utbetalinger til Nordic Medical Supply er inkludert i beløpet Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 11 av 22

12 Tiltak: I løpet av 1. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 21. Disse tiltakene viser foreløpig en positiv utvikling i bruken av spesifiserte artikler. Videre arbeid vil være å fortsette det påbegynte arbeidet, med ytterligere direkte kontakt med avdelingene i forhold til bruken av innkjøpssystemet., MNOK Andel e-handel av totale kjøp, % 5,1 5,15 5,2 9 E-handel Ikke e-handel T1 DivisjonKongsvinger Måltall Område 4: Avtaleimplementering og -lojalitet Nedenfor er satt opp utbetalinger fra divisjonen til leverandører innenfor områdene implantater, radiologiske forbruksvarer og legevikarer. Utbetalinger under kr. 1. er ikke med i sammenstillingen. Kirurgiske implantater Leverandør Avtalepart Ikke avtale Biomet Norge AS Ortomedic AS Smith & Nephew AS Stryker AB Norsk Filial Synthes AS Zimmer Norway AS Kongsvinger gjør pr i dag avrop hos Ortomedic på sementerte stammer. Dette er ikke i tråd med de avtaler som er gjort sentralt i HSØ på dette området. Rett leverandør på dette området er Stryker. Det er også kommet innspill fra Stryker på dette. Leverandør forventer at vi lojalt følger opp de vedtak og valg som er gjort. Radiologiske forbruksvarer: Leverandør Avtalepart Ikke avtale part Angiotech Denmark AS 16 3 Medirad Scandinavia Kjøp utenfor avtaler er på småprodukter som det ikke er hensiktsmessig å ha avtale på. Unntak er: Medirad Skandinavia. Dette er kjøp av sprøyter til kontrastinjektor. Avtalen er gammel og ikke aktiv. Ny avtale vil bli etablert via Sykehuspartner (SP) og er på plass i september / oktober i år. Divisjon Lillehammer Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 1. tertial 211. Område Indikator 1. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-bestilling / elektronisk 7,54 % 4 Utbetalinger til Nordic Medical Supply er inkludert i beløpet Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 12 av 22

13 Herav andel aktiv forsyning 34,56 % Bruk av fritekstbestillinger 26,24 % Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger til tiltak er beskrevet. Område 1: Status: Divisjonen har en vei å gå i forhold til mål om 9 % bruk av e-handel. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 26 %, mens gjennomsnittet i SI er på ca 4 %. For fritekstbestillinger er målsettingen satt til 1 %. Divisjonen har noe å strekke seg etter i forhold til å oppnå målsettingene. Tiltak: Det har i løpet av 1. tertial 211 blitt iverksatt gjennomgang av statistikk for fritekstbestillinger. Det er på bakgrunn av disse statistikkene kartlagt de største brukerne som har fått spesiell oppfølging. Andel fritekstbestillinger viser en nedgang på 4 %. Dette arbeidet vil bli videreført også i 2. tertial 211., MNOK 4,3 1,2 Andel e-handel av totale kjøp, % 7,5 9 E-handel Ikke e-handel T1 Divisjon LI Måltall Område 4: Avtaleimplementering og lojalitet Nedenfor er det satt opp utbetalinger fra divisjonen til leverandører innenfor områdene implantater, radiologiske forbruksvarer og legevikarer. Utbetalinger under kr. 1. er ikke med i sammenstillingen. Kirurgiske implantater Leverandør Avtalepart Ikke avtale Biomet Norge AS Ortomedic AS Smith & Nephew AS Stryker AB Norsk Filial Synthes AS Zimmer Norway AS Utbetalinger til Nordic Medical Supply er inkludert i beløpet Det er pr i dag en stor leverandør - Zimmer - som brukes på knesegmentet ved Lillehammer. Ved forrige anbudsrunde i HSØ var det ved Lillehammer igangsatt en studie som det ble gitt aksept på burde fullføres. Dette var i 25. Pr i dag jobbes det med nytt anbud i HSØ på kneimplantater og det forventes og forutsettes at Lillehammer forholder seg til de vedtak og valg som blir gjort i denne anbudsrunden. Legevikarer Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 13 av 22

14 Leverandør Avtalepart Ikke avtale part Medpro AS Dedicare AB Proffice Care Helsebemanning AS Rett Bemanning AS Det er ikke benyttet avtaleleverandør på et stort omfang av utbetalingene til vikarer ved divisjonen. Avvikene gjelder levering av radiologer til radiologisk avdeling. Firmaene Helsebemanning og Rett Bemanning inngår ikke i porteføljen som foretaket har rammeavtaler med. Det er ikke gjort rede for at foretakets avtaleleverandører er forespurt. Det foreligger derfor brudd på gjeldende bestemmelser om plikt til å kjøpe vikartjenester hos gjeldende avtaleleverandører. Utbetalingene er såpass omfattende at det kan få økonomiske konsekvenser for foretaket. Divisjonen anmodes om å straks iverksette tiltak for å endre praksis med hensyn til kjøp på vikartjenester. Radiologiske forbruksvarer Leverandør Avtalepart Ikke avtale part Angiotech Denmark AS Mediwest Norway AS Mermaid Medical AS 46 8 Vingmed AS Kjøp utenfor avtaler er på småprodukter som det ikke er hensiktsmessig å ha avtale på. Divisjon Tynset Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 1. tertial 211. Område Indikator 1. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-bestilling / elektronisk 98,3 % Herav andel aktiv forsyning 23,27 % Bruk av fritekstbestillinger 45,1 % Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger til tiltak er beskrevet. Område 1: Status: Det er en målsetting at divisjonens andel kjøpt via web-bestilling skal være over 7 %. Med over 98 % i 1. tertial er målsettingen passert med god margin. Dette er en stor framgang i forhold til 21. I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling økt med 62 % inkl andelen for aktiv forsyning på 23,27 %. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på 45,1 %. Dette er en nedgang på over 11 % fra 3. tertial i 21, men det er langt igjen til målsettingen på 1 % for bruken av fritekstbestillinger. Tiltak: Det er en utfordring å opprettholde den store andelen av e-handel. Det må fortsatt være fokus i bruk av web-bestilling. I 1. tertial har det vært arbeidet spesielt mot to seksjoner som har forbedringspotensiale mht å redusere fritekstbestillinger. Dette arbeidet følges opp. Videre arbeides det med å legge lokale avtalevarer inn i artikkelregisteret. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 14 av 22

15 , MNOK,1 Andel e-handel av totale kjøp, % ,8 T1 E-handel Ikke e-handel Divisjon Tynset Måltall Område 4: Avtaleimplementering og -lojalitet Nedenfor er satt opp utbetalinger fra divisjonen til leverandører innenfor områdene implantater, radiologiske forbruksvarer og legevikarer. Utbetalinger under kr. 1. er ikke med i sammenstillingen. Kirurgiske implantater Leverandør Avtalepart Ikke avtale Biomet Norge AS Link Norway AS Ortomedic AS Smith & Nephew AS Stryker AB Norsk Filial Synthes AS Zimmer Norway AS Tynset har hatt et etterslep på avtalen med Link. De er inneforstått med dette og jobber pr i dag med å terminere dette da undervisningen fra aktuell leverandør Stryker nå er gjort og at det skal være lagt til rette for å gjøre konverteringen komplett. Legevikarer Leverandør Avtalepart Ikke avtale Dedicare AB Høy avtalelojalitet. Divisjon Medisinsk Service Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 1. tertial 211. Område Indikator 1. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-bestilling / elektronisk 76,44 % Herav andel aktiv forsyning 3,21 % Bruk av fritekstbestillinger 33,21 % Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 15 av 22

16 Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger til tiltak er beskrevet. Område 1: Status: Divisjonen ligger på en andel på 76,44 % kjøpt via web-bestilling. Dette er bedre enn målsettingen som er på 7 % andel web-bestillinger. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på 33,21 %, mens gjennomsnittet i SI er på ca 4 %. Divisjonen har noe å strekke seg etter i forhold til å oppnå målsettingen når det gjelder fritekstbestillinger som er på 1 %. Tiltak: Det har i løpet av 1. tertial 211 blitt iverksatt gjennomgang av statistikk for fritekstbestillinger. Det er på bakgrunn av disse statistikkene kartlagt de største brukerne. Disse vil få en spesiell oppfølging med gjennomgang av fritekstbestillinger. Formålet er en reduksjon av forbruk via opplæring og gjennomgang av sortiment., MNOK 6,9 22,5 Andel e-handel av totale kjøp, % 76,4 7 E-handel Ikke e-handel T1 Divisjon MS Måltall Område 4: Avtaleimplementering og -lojalitet Divisjonen har ikke utbetalinger på utvalgte områder i 1. tertial 211. Divisjon Prehospitale tjenester Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 1. tertial 211. Område Indikator 1. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-bestilling / elektronisk 31,81 % Herav andel aktiv forsyning 13,32 % Bruk av fritekstbestillinger 21,98 % Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger til tiltak er beskrevet. Område 1: Status: Divisjonen ligger på en andel på 31,81 % kjøpt via web-bestilling. Dette er 11,81 % over målsettingen som er på 2 % andel web-bestillinger. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på 2,98 %, mens gjennomsnittet i SI er på ca 4 %. Divisjonen har noe å strekke seg etter i forhold til å oppnå målsettingene når det gjelder fritekstbestillinger som er på 1 %. Tiltak: Det har i løpet av 1. tertial 211 blitt iverksatt gjennomgang av statistikk for fritekstbestillinger. Det er på bakgrunn av disse statistikkene kartlagt de største brukerne. Disse vil få en spesiell oppfølging med Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 16 av 22

17 gjennomgang av fritekstbestillinger. Formålet er en reduksjon av forbruk via opplæring og gjennomgang av sortiment., MNOK Andel e-handel av totale kjøp, %,9 31,8 1,87 2 E-handel Ikke e-handel T1 Divisjon PT Måltall Område 4: Avtaleimplementering og -lojalitet Divisjonen har ikke utbetalinger på utvalgte områder i 1. tertial 211. Divisjon Psykisk Helsevern Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 1. tertial 211. Område Indikator 1. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-bestilling / elektronisk 17,89 % Herav andel aktiv forsyning,38 % Bruk av fritekstbestillinger 39,38 % Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger til tiltak er beskrevet. Område 1: Status: Divisjonen ligger med sine 17,89 under målet om 5 % bruk av e-handel. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 39,38 %. Gjennomsnittet i SI er på 4,69 %. Divisjonen har totalt sett noe å strekke seg etter for å nå måltallene. I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling økt betydelig. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man en nedgang. Totalt sett er utviklingen for divisjonen positiv. Tiltak: I løpet av 1. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 21. Disse tiltakene viser foreløpig en positiv utvikling i bruken av e-handel. Videre arbeid vil være å fortsette det påbegynte arbeidet, med særlig fokus på å få ansatte med innkjøpsfullmakt til å benytte webbestilling., MNOK 2,68,58 Andel e-handel av totale kjøp, % 5 17,9 T1 211 E-handel Ikke e-handel Divisjon Psykisk Helsevern Måltall Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 17 av 22

18 Område 4: Avtaleimplementering og -lojalitet Nedenfor er satt opp utbetalinger fra divisjonen til leverandører innenfor områdene implantater, radiologiske forbruksvarer og legevikarer. Utbetalinger under kr. 1. er ikke med i sammenstillingen. Legevikarer Leverandør Avtalepart Ikke avtale Psykologtjenesten AS 73 6 Proffice Care Dedicare AB Høy avtalelojalitet, foruten Psykologtjenesten AS som gikk ut i Det er fortsatt kjøp i 211 fra denne leverandør, uten avtale. Divisjon Habilitering og rehabilitering Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 1. tertial 211. Område Indikator 1. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-bestilling / elektronisk 24,82 % Herav andel aktiv forsyning Ubetydelig Bruk av fritekstbestillinger 62,49 % Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger til tiltak er beskrevet. Område 1: Status: Divisjonen ligger med sine 24, 82 % andel kjøp via web-bestilling et stykke fra målet om 5 % bruk. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 62,49 %. Gjennomsnittet i SI er på 4,69 %. Divisjonen har totalt sett noe å strekke seg etter i forhold til målsettinger. I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling økt betydelig med 13,6 prosentpoeng. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man en gradvis nedgang. Totalt sett er utviklingen for divisjonen positiv. Tiltak: I løpet av 1. tertial har det vært arbeidet med tiltak beskrevet i rapport fra 21. Disse tiltakene viser foreløpig postiv utvikling i bruk av ehandel.. Videre arbeid vil være å fortsette det påbegynte arbeide, men øke fokus på bruk av ehandel., MNOK Andel e-handel av totale kjøp, %,75 E-handel,25 Ikke e-handel 5 24,8 T1 211 Divisjon Habilitering Rehabilitering Måltall Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 18 av 22

19 Område 4: Avtaleimplementering og lojalitet Divisjonen har ikke utbetalinger på utvalgte områder i 1. tertial 211. Divisjon Eiendom og intern service Tabellen nedenfor viser status for den enkelte indikator etter 1. tertial 211. Område Indikator 1. tertial Totalt kjøp ved bruk av web-bestilling / elektronisk 19,73 % Herav andel aktiv forsyning Ubetydelig Bruk av fritekstbestillinger 75,87 % Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Nedenfor er hver indikator kommentert, og anbefalinger til tiltak er beskrevet. Område 1: Status: Med i underkant av 2 % andel kjøpt via web-bestilling, som utgjør en dobling iht. 3. tertial 21, er divisjonen nær opptil måltallet for 211. Når det gjelder bruken av fritekstbestillinger har divisjonen en andel på ca 75 %, noe som er en bedring mot 3. tertial hvor tallet da lå på 8 %. I løpet av siste tertial har divisjonens bruk av web-bestilling doblet seg. I forhold til bruken av spesifiserte artikler ser man en liten endring i økt bruk. Totalt sett er utviklingen for divisjonen positiv. Tiltak: Divisjonen må fortsette å fokusere på å benytte web-bestilling ved alle varekjøp. Med en stor andel fritekstbestillinger, er det viktig at pris påføres ved bestilling., MNOK 6,3 1,55 Andel e-handel av totale kjøp, % 19,7 2 E-handel Ikke e-handel T1 T2 EIS Måltall Område 4: Avtaleimplementering og -lojalitet Divisjonen har ikke utbetalinger på utvalgte områder i 1. tertial 211. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 19 av 22

20 Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål Definisjoner SI benytter innkjøp- og logistikksystemet Visma Unique e-handel, versjon E32.9. Dette verktøyet består av to bestillingsmoduler, hvorav den ene modulen som betegnes som E32, benyttes av sentrallagrene og innkjøp- og kontraktsavdelingen. Den andre modulen er web-bestilling som benyttes av alle som bestiller varer til eget forbruk. Når begge modulene omtales samlet, benevnes de som foretakets elektroniske bestillingsverktøy. Foretakets elektroniske bestillingsverktøy består av flere former for grunndata. Dette være seg blant annet brukerregister, kontoinformasjon og artikkelinformasjon. All artikkelinformasjon ligger i artikkelregisteret og er tilgjengelig for alle brukere/bestillere. I artikkelregisteret er alle varer som inngår i våre rammeavtaler registrert, og det er fra dette registeret at bestillerne skal plukke sine varer ved bestilling. Varer som ikke finnes i artikkelregisteret må spesifiseres når de skal anskaffes, og er i dette notatet benevnt som spesifiserte artikler eller fritekstbestillinger. Fullmaktsbasen er det verktøy hvor alle økonomiske fullmakter er registrert. Det er registreringene i fullmaktsbasen som danner grunnlag for tilgangsregistreringer i fakturabehandlingssystemet Basware og foretakets elektroniske bestillingsverktøy. Metode og mål For inneværende år vil det bli rapportert på fire områder. I tabellen under vises de fire områdene, og hvordan de beregnes. Område Indikator Teller Nevner Resultat angis i Totalt kjøp ved bruk av web-bestilling Bruk av spesifiser artikkel Kjøp gjennom webbestilling i kroner + (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) Aktiv forsyning (rapport fra E32) Andel ordrelinjer med spesifiser artikkel (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) Totale utbetalinger fra divisjonen rapport fra hovedbok (samme som ved rapportering til HSØ Totalt antall ordrelinjer (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) % % Økonomiske fullmakter Økonomiske fullmakter Avtaleimplemente ring og -lojalitet Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse Antall aktive fullmakter Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Utbetalinger innenfor gitte avtaleområder Antall ansatte med økonomiske fullmakter (rapport fra fullmaktsbasen) Antall tildelte fullmakter Antall funn (rapport fra TQM) Utbetalinger over kr. 1. til leverandører innenfor avtaleområdene kirurgiske implantater, legevikarer og radiologisk forbruksmateriell Antall økonomiske ansvar i divisjonen (kontoplan) Antall fullmakter med aktivitet Antall revisjoner (rapport fra TQM) Forholdstall Forholdstall Forholdstall Tabell som viser faktisk utbetalt beløp Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 2 av 22

21 Innholdet i teller og nevner Totalt kjøp ved bruk av web-butikk: Telleren inkluderer alle kjøp gjort gjennom web-bestilling. Med alle kjøp forstås både spesifiserte artikler hvor prising er foretatt og artikler plukket fra artikkelregisteret. I tillegg inngår aktiv-forsyningsprodukter. Dette er produkter som avdelingene selv ikke bestiller, men som sentrallager fyller opp automatisk på gitte punkt. Spesifiserte artikler uten pris er ikke inkludert. Nevneren er et utdrag fra regnskapets hovedbok på kostnadsarter tilsvarende de arter som benyttes ved tertialrapportering til HSØ. Bruk av spesifiser artikkel: Telleren inkluderer alle ordrelinjer med spesifiserte artikler. Her telles antall linjer og ikke kronebeløp som ved indikatoren over. Nevneren inkluderer alle ordrelinjer (både spesifiserte og ordrelinjer hvor artikler er plukket fra artikkelregisteret). Kjøp utført av sentrallager og innkjøp- og kontraktsavdelingen er ikke inkludert i disse Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse: Telleren omfatter alle fullmakter i divisjonen. Ansatte med flere fullmakter (for eksempel både innkjøp- og attestasjonsfullmakt), telles bare én gang. Nevneren er antall ansvar i divisjonen. Her er kontoplan pr. siste måned i perioden lagt til grunn. Antall aktive fullmakter i forhold til tildelte fullmakter: Telleren omfatter alle fullmakter i divisjonen, fordelt på type fullmakt. Ansatte med samme type økonomisk fullmakt på flere ansvar, telles bare én gang. Nevneren er antall aktive fullmakter i divisjonen, fordelt på type fullmakt. Etter 1. tertial er denne beregningen kun foretatt for innkjøpsfullmakt. Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av : I telleren er inkludert alle funn som er meldt divisjonen via TQM, eller vil bli meldt på bakgrunn av rapporter oversendt SIKU. Nevneren inneholder antall revisjoner som er gjennomført hvor rapport er oversendt SIKU og er, eller vil bli registrert i TQM. Stikkprøvekontroller som utføres av innkjøpssjefene inngår ikke i denne beregningen. Avtaleimplementering og -lojalitet: Det er inkludert alle utbetalinger over kr. 1. for områdene kirurgiske implantater (uttrekk av artskonto 42), radiologisk forbruksmateriell (artskonto 45) og legevikarer (artskonto 4583 og 4681). Uttrekk tas fra Basware Monitor. Måltall Eier har satt mål for bruk av e-handel i 211 til 7 %. Nasjonal føring for dette området er 1 %. Bruk av fritekstbestillinger skal ikke utgjøre mer enn 1 % av totale ordrelinjer. Foretakets divisjoner er ulike i forhold til produksjon og har dermed ulike muligheter for å nå nasjonalte mål og mål satt av eier. På bakgrunn av regnskapsdata fra 21, er det beregnet individuelle måltall for den enkelte divisjon. Divisjon Måltall for 211 Elverum Hamar, Gjøvik, Kongsvinger og Lillehammer 9 % Medisinsk service og Tynset 7 % Habilitering og rehabilitering og Psykisk helsevern 5 % Eiendom og intern service og Prehospitale tjenester 2 % Det er ikke satt noe konkret mål i forhold til andelen økonomiske fullmakter i divisjonene. Etter Konsernrevisjonen sitt arbeid i SI i 28, ligger det en klar anbefaling om å redusere antall økonomiske fullmakter og derigjennom oppnå økt kvalitet i innkjøpsarbeidet. Antall økonomiske fullmakter vil i 211 bli sett opp i mot den faktiske bruken av fullmaktene. av gjennomføres etter fastsatt plan. Valg av revisjonsområder er gjort på bakgrunn av risikovurdering, og med mål om å tilføre foretaket informasjon om områder det må arbeides videre med. Det bør være et mål for revisjonsarbeidet å finne tiltak som vil sette foretaket i bedre stand til å etterleve lover, regler og interne prosedyrer. Avtaleimplementering og lojalitet er et viktig område både med tanke på økonomi og omdømme. Det er ikke satt konkrete måltall for området, men det er et klart mål om at det skal være marginale utbetalinger til leverandører hvor foretaket ikke har gyldig avtale. Tertialrapport: Innkjøpsvirksomheten i SI, 1. tertial 211 Side 21 av 22

22 Vedlegg 2: Totaloversikt over resultat på indikatorene pr. divisjon Område Elverum Hamar Gjøvik Lillehammer Kongsvinger Indikator Teller Nevner Resultat Teller Nevner Resultat Teller Nevner Resultat Teller Nevner Resultat Totalt kjøp ved bruk av webbutikk / elektronisk ,69 % , 79 % , 54 % , 2 % Aktiv forsyning Bruk av fritekstbestillinger Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av ,74 % , 57 % , 24 % , 8 % Område Indikator Totalt kjøp ved bruk av webbutikk / elektronisk Aktiv forsyning Bruk av fritekstbestillinger Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av Tynset Psykisk helsevern Habilitering/rehabilitering Medisinsk service Teller Nevner Resultat Teller Nevner Resultat Teller Nevner Resultat Teller Nevner Resultat , 3 % , 89 % , 82 % , 44 % , 1 % , 38 % , 49 % , 21 % Område Indikator Prehospitale tjenester Eiendom og Internservice Gjennomsnitt SI Teller Nevner Resultat Teller Nevner Resultat Teller Nevner Resultat Totalt kjøp ved bruk av webbutikk / elektronisk ,81 % ,73 % Aktiv forsyning , 83 % Bruk av fritekstbestillinger Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av ,98% ,87 % ,69 %