Strategiplan innkjøp og logistikk

Transkript

1 Strategiplan innkjøp og logistikk Sak Helse Sør-Øst RHF Styremøte

2 Sammendrag Strategiplan innkjøp og logistikk Denne strategiplanen tar utgangspunkt i de krav og forventninger eier setter til Helse Sør-Øst RHF. Virksomhetene i Helse Sør-Øst kjøper inn varer og tjenester for mellom 30% og 40% av sin totale driftsramme. Helse Sør-Øst har omfattende effektiviseringskrav og ut fra de vurderinger og analyser som er blitt gjort er det fortsatt et betydelig potensial til gevinstrealisering. Dette til tross for at det i perioden allerede er tilrettlagt for et gevinstuttak på kr 850 millioner gjennom sentrale rammeavtaler. Det er store utfordringer ved å ha god styring og kontroll med bestillerorganisasjonen i en virksomhet med ansatte. God styring med bestillerorganisasjonen vil sikre at de riktige innkjøpsbeslutningene fattes og at innkjøpene gjennomføres på en rett måte, effektivt og i henhold til lov om offentlige anskaffelser med forskrifter. Helse Sør-Øst kjøper inn varer og tjenester for over kr 15 mrd årlig. Innkjøpsfullmakter er omfattende delegert slik at innkjøpsorganisasjonen agerer og fremstår som fragmentert. Det er derfor nødvendig med både en virtuell og fysisk samordning av virksomheten innenfor innkjøp/logistikk-området slik at markedsmakt kan etableres for å oppnå optimale betingelser i markedet, samt gi mulighet for kvalitetssikring og styring av anskaffelsesprosesser ihht. de krav samfunnet setter til en så stor innkjøpsaktør. For å følge opp disse krav og utfordringer vil Helse Sør-Øst arbeide med å følge opp følgende mål gjennom årlig reviderte handlingsplaner: Hovedmål: Styring og kontroll med bestillerorganisasjonen for å frigjøre midler til pasientbehandling Delmål: Alle anskaffelser rammeavtaler og investeringer - over EØS terskelverdi skal kunngjøres samlet regionalt for gjennomføring i regionale eller nasjonale konkurranser Alle innkjøp/avrop skal gjennomføres i virksomhetens elektroniske innkjøpssystem Forsyningsstrukturen skal optimaliseres med utgangspunkt i aktiv forsyning internt og bruk av felles forsyningssenter eksternt alle helseforetak skal bruke forsyningssenteret som primærleverandør Innkjøpsarbeidet skal være preget av høy etisk standard der rollen som pådriver for miljøkrav og en etisk leverandørkjede er tydelig, og der det ikke forekommer avvik i forhold til LOA/FOA Produktråd skal sikre at standardisering av varer/tjenester på tvers av foretaksgruppen ivaretar kjernevirksomhetens krav til bruksegenskaper og kvalitet, samtidig som dette er et verktøy for å bidra til standardisering av pasientforløp og et likeverdig helsetilbud for alle. Side 2 av 16

3 1 Innledning 4 2 Visjon 6 3 Mål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Handlingsplan innkjøp og logistikk 9 4 Innkjøp- og logistikkfunksjon for å sikre ressurser til god pasientbehandling Organisering og roller Rapportering IT systemer Endringsfokus 14 5 Implementering av strategisk plan Ressurser til gjennomføring av strategiplan Prioritering av tiltak og aktiviteter Oppfølging av mål og resultater En lærende organisasjon 16 Side 3 av 16

4 Innledning Bakgrunn Siden etableringen av helseregionene Helse Sør og Helse Øst i 2002 har det vært gjennomført sentrale anskaffelsesprosjekter som har tilrettelagt for å realisere gevinster med ca kr 850 mill. Arbeidet har vært gjennomført som prosjekter med deltakere fra helseforetakene i Helse Sør-Øst, gjennom prosjektsamarbeid med andre helseregioner samt på nasjonalt plan gjennom Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS). Det har vært arbeidet aktivt med å utvikle den faglige profesjonalitet samt å ha fokus på en høy etisk standard for det arbeidet som utføres. Som første helseregion tok Helse Sør-Øst i bruk elektronisk handel da Sykehuset Asker og Bærum HF knyttet seg til den offentlige markedsplassen på nyåret i I 2006 ble felles eksternt forsyningssenter satt i drift og startet opp med Akershus universitetssykehus HF som pilot. I dag kjøper samtlige helseforetak i foretaksgruppen varer fra forsyningssenteret som er felles sentrallager for helseregion Sør-Øst. Sykehuspartner er felles tjenestesenter for Helse Sør-Øst og har i dag fokus på ledelse og gjennomføring av innkjøpsprosjekter, avtaleforvaltning samt drifting av felles regional varekatalog. Sykehuspartner har også anskaffet felles prosesstøtteverktøy og informasjonsportalløsning til støtte for det innkjøps- og logistikkarbeidet som gjøres i foretaksgruppen. Dette er etablerte fellesløsninger for alle helseforetak i helseregionen. Sykehuspartner arbeider aktivt med å utvikle seg som kompetansesenter innenfor innkjøp og logistikk der lagring og formidling av styringsinformasjon blir en sentral leveranse. HINAS leder, gjennomfører og følger opp nasjonale anskaffelsesprosjekter. I tillegg til å holde i den nasjonale planprosessen har også HINAS den daglige avtaleforvaltningen av de nasjonale avtalene. Helse Sør-Øst eier 40 % av aksjene i HINAS og er representert både i styret og i den faste styringsgruppen for de nasjonale anskaffelsene. Både Helse Sør og Helse Øst hadde vedtatte regionale strategiplaner for innkjøp- og logistikkområdet som er blitt godt forankret i foretaksgruppen. I Helse Sør-Øst RHF ble det vedtatt en handlingsplan for innkjøp og logistikk 1. Denne handlingsplanen bygget på de vedtatte strategiplanene i de to tidligere regionene Helse Sør og Helse Øst, samt de føringer og forventninger eier stilte i forbindelse med sammenslåingen. I handlingsplanen ble det satt et mål om å gjennomføre tiltak for å realisere gevinster i størrelsesorden kr 400 millioner. I internrevisjonens gjennomgang og redegjørelse for styret i Helse Sør-Øst RHF, sak , fremkom det at helseforetakene står overfor en rekke utfordringer knyttet til anskaffelser. Det er primært to hovedutfordringer styring med innkjøpene samt gjennomføring i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Styret vedtok den over nevnte handlingsplan blant annet for å sette ledelsesmessig fokus på lukking av disse avvikene. To 1 Styresak Side 4 av 16

5 hovedtiltak for helseforetakene i handlingsplanen fra 2007 var rettet mot dette - å få kontroll med bestillerorganisasjonen samt kjøpe varer primært fra forsyningssenteret gjennom elektroniske innkjøpssystemer. Til tross for styrket ressursinnsats og oppfølging fra helseforetakenes styrer har helseforetakene så langt i liten grad lykkes med å følge opp disse tiltakene. I den dialogen Helse Sør-Øst RHF har hatt med helseforetakene høsten 2008 har de i varierende grad vært i stand til å redegjøre for årsakene til manglende fremdrift på området. Hensikt med dette dokumentet Helse Sør-Øst kjøper inn varer og tjenester fra eksterne samarbeidspartnere for over kr 15 mrd årlig. I praksis betyr dette at sykehusene (helseforetakene) bruker mellom 30 % og 40 % av sine samlede tilgjengelige ressurser på innkjøp. En del av innkjøpene vil være regulert av politisk styring og av manglende alternativ (f.eks. kommunale avgifter), like fullt er dette ressurser Helse Sør-Øst avgir til andre virksomheter. I mangel på god samlet styring på området, får man et overforbruk. Overforbruk og unødvendige innkjøp har ikke bare et økonomisk perspektiv, men ikke minst også et miljømessig perspektiv. Jo mindre vi forbruker jo mindre penger bruker vi og jo mindre blir belastningen på miljøet fra den virksomheten vi driver. Vi forvalter betydelige offentlige midler. Det kreves en profesjonell innstilling og god kompetanse for å forvalte Helse Sør-Øst sine ressurser på en optimal måte. Innkjøp er regulert gjennom et solid lovverk med omfattende forskrifter. Lovverket kan være et godt verktøy for å sikre mest mulig helse for hver krone gjennom de innkjøpene som gjøres. Med en årlig pengeflyt på over kr 15 mrd er det viktig at etikk står sentralt i arbeidet når innkjøpsfullmakter skal delegeres i organisasjonen. Beslutninger rundt innkjøp bør følge samme praksis som for andre områder der ressurser forvaltes minst to personer må være involvert en bestiller og en godkjenner. Det aller mest robuste i denne sammenheng er at både linjeleder og merkantilt ansvarlig godkjenner innkjøp over en viss størrelse. Dette er et viktig tiltak for å forhindre korrupsjon, og har vært innført i en rekke offentlige og private virksomheter for god styring av innkjøpsområdet. Helse Sør-Øst har en desentral utførelse av innkjøp noe som medfører at helseregionen i liten grad fremstår som en stor kunde. For å kunne realisere markedsmakt må bestillings- og forsyningsstrukturen styres samlet. I praksis kan dette bare gjennomføres ved bruk av elektroniske bestillingsverktøy. Markedsmakt skal benyttes til å oppnå maksimale betingelser for leveransene av varer og tjenester til Helse Sør-Øst. Med markedsmakt følger også et ansvar for å utøve dette i tråd med de mål og det moralske ansvar foretaksgruppen har. I tillegg til de økonomiske og kvalitetsmessige målene har vi et ansvar for å ta hensyn til miljø og stille klare krav til etisk handel i de beslutningene vi fatter. Oppsummert er hensikten med denne revideringen av strategi for innkjøp og logistikk: fra skaffe/forsyningstjeneste til viktig strategisk støttefunksjon for gevinstrealisering og ivaretakelse av omdømme/samfunnsansvar For å lykkes med å få kontroll på innkjøp må toppledere være engasjert i å finne de muligheter og den handlefrihet som ligger i gode innkjøp og effektive logistikkprosesser.. Side 5 av 16

6 Visjon Helse Sør-Øst RHF skal: Fremstå som én profesjonell kunde i markedet gjennom god kontroll med og styring av bestillerorganisasjon der samordning og optimalisering av forsyningsstrukturen er grunnlaget for kvalitetssikring og gevinstrealisering Dette for å følge opp følgende forventninger og krav til innkjøp og logistikk: Høyeste effektive innkjøpsnivå ta ut innkjøpsgevinster hvis mulig omprioritere midlene til pasientbehandling Effektiv forsyningsstruktur mer penger og ressurser til pasientbehandling Følge lover og forskrifter - LOA/FOA 2 Nye krav og forventninger: Etikk i innkjøpsarbeidet motstandsdyktighet mot korrupsjon Miljøkrav pådriver Krav til etisk leverandørkjede pådriver 2 LOA lov om offentlige anskaffelser /FOA forskrift om offentlige anskaffelser Side 6 av 16

7 Mål Innkjøp og logistikk er en strategisk viktig støttefunksjoner til kjernevirksomheten. Hovedmål: Styring og kontroll med bestillerorganisasjonen for å frigjøre midler til pasientbehandling Delmål: 1. Alle anskaffelser rammeavtaler og investeringer - over EØS terskelverdi skal kunngjøres samlet regionalt for gjennomføring i regionale eller nasjonale konkurranser 2. Alle innkjøp/avrop skal gjennomføres i virksomhetens elektroniske innkjøpssystem 3. Forsyningsstrukturen skal optimaliseres med utgangspunkt i aktiv forsyning internt og bruk av felles forsyningssenter eksternt alle helseforetak skal bruke forsyningssenteret som primærleverandør 4. Innkjøpsarbeidet skal være preget av høy etisk standard der rollen som pådriver for miljøkrav og en etisk leverandørkjede er tydelig, og der det ikke forekommer avvik i forhold til LOA/FOA 5. Produktråd skal sikre at standardisering av varer/tjenester på tvers av foretaksgruppen ivaretar kjernevirksomhetens krav til bruksegenskaper og kvalitet, samtidig som dette er et verktøy for å bidra til standardisering av pasientforløp og et likeverdig helsetilbud for alle. Tiltak og gjennomføring for det enkelte delmål blir beskrevet i den årlige handlingsplanen. Forutsetning for måloppnåelse er utøvd ledelse for å sikre prioritering, fokus, oppfølging og gjennomføring på det enkelte ledelsesnivå i organisasjonen. I helseforetakene vil administrerende direktør være direkte ansvarlig for oppfølging. Måloppnåelse er videre avhengig av vår evne til effektiv styring og bruk av innsatsfaktorene: Personell Kapital Anlegg og fysisk infrastruktur IKT-systemer For å sikre en effektiv ressursanvendelse må synergieffekter tas ut gjennom størst mulig grad av samlet gjennomføring på regionalt-/nasjonalt plan. Tiltak skal gjennomføres primært som prosjekter og overføres til drift i linjeorganisasjon. Helse Sør-Øst RHF vil være premissgiver for de tiltakene som skal gjennomføres. Helseforetakene er fullt ut ansvarlige for sin drift og for å følge opp de tiltak som gjennomføres. Sykehuspartner, HINAS, Forsyningssenteret m.fl. vil være ressurser, både kompetanse og kapasitet, som sikrer gjennomføring av prosjektene. God kvalitet og Side 7 av 16

8 gevinstrealisering sikres kun gjennom en effektiv overlevering av prosjekter til linjeorganisasjon. Prosjektene er ansvarlige for å dokumentere gjennomføring, kvalitetssikring og evaluering. Helseforetakene er ansvarlige for gevinstrealisering. 1.1 Delmål 1 Alle anskaffelser rammeavtaler og investeringer - over EØS terskelverdi 3 skal kunngjøres samlet regionalt for gjennomføring i regionale eller nasjonale konkurranser Nøkkelindikatorer Helseforetakene skal ha en avtaledekning på 80 % av totalt innkjøpt volum i kr Alle anskaffelser med verdi over kr skal varsles Helse Sør-Øst RHF for vurdering av regional/nasjonal samkjøring og felles kunngjøring. I 2010 skal enkeltforetak derfor kun unntaksvis kunngjøre anskaffelser over EØS terskelverdi på dette gjelder alle typer anskaffelser, unntak er bygg entrepriser Alle investeringer over EØS terskelverdi innenfor IKT, MTU og FDVU skal være gjenstand for regional samordning og anskaffelse gjennom rammeavtaler 1.2 Delmål 2 Alle innkjøp/avrop skal gjennomføres i virksomhetens elektroniske innkjøpssystem Nøkkelindikatorer Volum i kr gjennom innkjøpssystem mot volum i kr gjennom leverandørreskontro skal være >90 %. Alle helseforetak skal ha tatt i bruk Norkat innen og lokal drifts-, vedlikeholds- og supportavdeling skal være etablert Kortløsning til håndtering av direkte småkjøp og til reiseadministrasjon skal innføres i alle helseforetak 1.3 Delmål 3 Forsyningsstrukturen skal optimaliseres med utgangspunkt i aktiv forsyning internt og bruk av felles forsyningssenter eksternt alle helseforetak skal bruke forsyningssenteret som primærleverandør Nøkkelindikatorer Forsyningssenteret er primærleverandør innenfor de varekategoriene som tilbys >80 % av dette volum skal leveres i denne forsyningskanal Aktiv forsyning skal innføres fullt ut i alle helseforetak. 3 EØS terskelverdi p.t er den kr eks mva Side 8 av 16

9 1.4 Delmål 4 Innkjøpsarbeidet skal være preget av høy etisk standard der rollen som pådriver for miljøkrav og en etisk leverandørkjede er tydelig, og der det ikke forekommer avvik i forhold til LOA/FOA Nøkkelindikatorer Alle ledere skal ha bekreftet at de har lest og forstått de etiske retningslinjer for Helse Sør-Øst Det skal gjennomføres 10 miljørevisjoner hos leverandører årlig fom Det skal gjennomføres 10 revisjoner av etisk handel fom Alle ledere skal ha bekreftet at de har lest og forstått lov om offentlige anskaffelser før godkjenningsrett (innkjøp, attestasjon, anvisning) tildeles Alle innkjøp over gitt terskelverdi skal være godkjent av både fullmaktsberettiget linjeleder og merkantilt ansvarlig for anskaffelsen. 1.5 Delmål 5 Produktrådene skal sikre at standardisering av varer/tjenester på tvers av foretaksgruppen ivaretar kjernevirksomhetens krav til bruksegenskaper, standardisering av pasientforløp og et likeverdig helsetilbud for alle Nøkkelindikatorer Produktrådene etableres fortløpende, antall etablerte fagråd inngår i rapporteringen Volum i kr på det anskaffelsesvolum produktrådene behandler inngår i rapporteringen 1.6 Handlingsplan innkjøp og logistikk De operative tiltakene for innfrielses av delmålene beskrives i handlingsplan for området, sist fremlagt for styret sak 69/2007. Handlingsplanen for området vil bli revidert på bakgrunn av fremlagt strategiplan. Revidert plan vil foreligge i januar 2009 og legges frem for styret til orientering. Deretter vil handlingsplan revideres årlig og legges frem til styret for behandling i forkant av påfølgende budsjettår. Neste gang handlingsplan legges frem blir desember 2009 for budsjettåret Side 9 av 16

10 Innkjøp- og logistikkfunksjon for å sikre ressurser til god pasientbehandling Strategiplan innkjøp og logistikk Gjennom innkjøp og logistikk brukes en stor del av spesialisthelsetjenesten sin ressursramme. Dette gjelder de personellressursene som er knyttet til vurdering av behov samt plassering av, oppfølging med, mottak av og etterarbeid rundt bestillingen. Personalressurser omfatter alle ansatte som gjennomfører denne type oppgaver, ikke bare de som er ansatt i helseforetakenes innkjøps-, transport- og logistikkavdelinger. Den samlede årlige utbetaling Helse Sør-Øst gjør til eksterne samarbeidspartnere er omfattende og utgjør ca 35 % av den totale ressursramme, ca kr 15 mrd (i 2007): Fordeling kostnader ; 22 % ; 13 % Varekostnad Lønnskostnad Andre innkjøp (varer/tjenester) ; 65 % * uten Sykehusapotekene og private med driftsavtale Virksomheter og ledere blir satt i et kritisk søkelys av to hovedårsaker: Ikke innfridde økonomiske resultater Dårlig styring av innkjøp-/leverandørforhold Dette medfører at god styring med innkjøp- og bestillerorganisasjonen er en strategisk viktig oppgave for den enkelte toppleder i vår virksomhet. I arbeidet med utvikling av dette området må det sikres at toppledere har satt det nødvendige fokus på innkjøp og logistikk. Enhver leder i Helse Sør-Øst har et etisk ansvar og en plikt til å bruke penger og personalressurser på en riktig måte innenfor fastsatte rammer. I tillegg plikter hun at lover og forskrifter følges i de innkjøpene som gjøres. Ansvar og styring av beslutninger knyttet til innkjøp er hovedsaklig delegert ut på forbruksnivå i helseforetakene. Delegeringen følger i hovedsak struktur for anvisningsmyndighet (budsjettansvar). Dette medfører at Helse Sør-Øst i mange tilfeller fremstår som en svært fragmentert kunde i leverandørmarkedene. Gjennom bruk av ehandel og Forsyningssenteret kan konsolideringer av volum og innkjøpsmakt etableres selv om bestillingsorganisasjonen er desentralisert. Per i dag er ca 60% av anskaffelsene (volum i kr)gjennomført nasjonalt gjennom HINAS/LIS eller regionalt gjennom Sykehuspartner Side 10 av 16

11 Hovedtiltak: Helse Sør-Øst RHF vil gjennom en egen innsatsgruppe bistå helseforetakene i etablering av styringsmodell og driftsorganisasjon for maksimalt gevinstuttak innen innkjøp og logistikk. Dette vil bli gjennomført som et prosjekt i 2009 og rapporterer til Strategisk forum for Innkjøp og Logistikk (SIL se under) samt administrerende direktør i det enkelte HF. Sluttmilepæl for dette prosjektet er styrings- og driftsstruktur overlevert linjeorganisasjon og styringsindikatorer etablert for hvert helseforetak. Hensikten med dette prosjektet er å sikre god kommunikasjon med og oppfølging i helseforetakene med de tiltak som iverksettes på regionalt og nasjonalt nivå. Styringsmodellen legger vekt på en klar oppgave og ansvarsfordeling mellom det regionale helseforetaket og helseforetakene. Helseforetakene har fullt ut ansvar for å opprettholde en forsvarlig drift. For å ivareta dette ansvaret må de felles verktøy som er etablert tas i bruk og gevinster knyttet til bruken av dem realiseres i helseforetaket. 1.7 Organisering og roller Innkjøps- og logistikknettverket utgjør den samlede kjernekompetansen og kapasiteten til å gjennomføre utviklingstiltak/-prosjekter og å følge disse opp driftsmessig i det enkelte helseforetak. Sykehuspartner og HINAS er ressurser til disposisjon for det arbeidet som skal utføres regionalt og nasjonalt. Enhet for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst RHF er premissgiver for dette arbeidet. For å styrke denne premissgiverrollen og forankre den i helseforetakene opprettes strategisk forum for innkjøp og logistikk (SIL). Dette forholdet kan vises i følgende figur: RHF/SIL Premissgiver HF Sykehus Strategiplan Handlingsplan Regionale prosjekter Bestiller Tjenestenivåavtaler (SLA) Bestillinger Leveranser Kundeoppfølging Overordnet strategi Retningslinjer Føringer Leverandør Sykehuspartner Sykehusapotekene HINAS DHL ehandel.no/ibx m.fl Kjernevirksomheten Funksjoner knyttet til pasientbehandling er de primære kundene til innkjøp- og forsyningsvirksomheten. Formaliserte prosesser rundt etablering og valg av beste medisinske praksis og medisinsk metodevurdering i forbindelse med introduksjon av nye prosedyrer vil være styrende for de overordnede valg som gjøres både for driftsanskaffelser og investeringer. Side 11 av 16

12 I valg av produkter/tjenester skal hensynet til livssykluskostnader og kostnad i bruk vektlegges i evalueringen primært skal det velges én leverandør som vinner av en konkurranse. Regionale produktråd (kategoriteam) etableres for å kvalitetssikre riktig faglige valg av produkter/tjenester og sikre implementering av inngåtte avtaler, samt bistå løpende vedlikehold av avtalene. Arbeidet med etablering, utvikling og oppfølging av produktråd ledes av seniorrådgiver sortiment Helse Sør-Øst RHF. Hvert produktråd velger sin leder Helseforetakenes driftsorganisasjoner - innkjøps- og logistikknettverk Innkjøps- og logistikknettverket representerer den samlede kompetanse og kapasitet innen innkjøp og forsyning i Helse Sør-Øst RHF. Deltakerne i dette nettverket er helseforetakenes driftsorganisasjoner på innkjøp og logistikk. I helseforetakene vil de utfylle flere roller: Rådgivere for administrerende direktør Bistand til gjennomføring av anskaffelser Oppfølging og styring med bestillerorganisasjonen Daglig drift av organisasjoner som leverer innkjøps- og logistikktjenester (lager, transport, portørvirksomhet m.m.) Deltakere i nettverket er oppsummert de som har oppgaver innen innkjøp og forsyning. Disse personene er registrert og gitt tilgang til felles informasjons og arbeidsportal som driftes av Sykehuspartner. Deltakere i innkjøps- og logistikknettverket kan på eget initiativ ta opp saker en ønsker behandlet gjennom helseforetakets representant i innkjøps- og logistikkforum. Deltakerne i nettverket kan møtes årlig i utvidet fellessamling for innkjøp- og logistikkforum. Kvartalsvise temamøter gjennomføres ved behov Innkjøps- og logistikkforum Deltakere i innkjøpsforum og logistikkforum er de som er ledere for innkjøp og logistikk i helseforetakene. Gruppene ledes av direktør innkjøp og logistikk Helse Sør-Øst RHF. Sekretariat for gruppene er henholdsvis seniorrådgiver innkjøp og seniorrådgiver logistikk i Helse Sør-Øst RHF. Hvert helseforetak oppnevner en deltaker til hver av disse forum. Innkjøps- og logistikkforum har en klar rolle i planlegging og utvikling av innkjøps- og logistikkarbeidet i foretaksgruppen. Beste praksis for området skal utarbeides, og helseforetakene bench-markes opp mot dette og mot hverandre for å bidra til kunnskapsutvikling og kvalitetsheving på tvers. Innkjøps- og logistikkforum har videre en rolle i å forberede saker som skal behandles av SIL. Møtene gjennomføres månedlig. Ved behov kan møtene samkjøres og der begge forum møtes samlet Strategisk forum for innkjøp og logistikk (SIL) Helseforetakenes innflytelse i premissgiverrollen for det regionale innkjøp og logistikkarbeidet utøves i strategisk styringsgruppe for innkjøp og logistikk, som vil være et rådgivende organ Side 12 av 16

13 med innstillende myndighet overfor direktørgruppen og AD i forhold til det strategiske arbeidet på området. SIL ledes av VAD med ansvar for innkjøp- og logistikk, der direktør for innkjøp og logistikk ivaretar sekretariatsfunksjonen med ansvar for saksforberedelser og fremlegg. SIL skal være tverrfaglig sammensatt, med god ledelses- og strategisk forankring, og representasjon fra alle sykehusområder. SIL møtes ca. én gang i måneden, og vil konstitueres i løpet av februar Enhet innkjøp og logistikk, Helse Sør-Øst RHF Enhet for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst RHF følger opp områdene sortiment, logistikk og innkjøp i Helse Sør-Øst. Oppfølging av handlingsplan for innkjøp og logistikk er lagt til denne enhet. Direktør for innkjøp og logistikk leder enheten Sykehuspartner Sykehuspartner er et felles tjenestesenter for Helse Sør-Øst og har i dag fokus på ledelse og gjennomføring av innkjøpsprosjekter. Sykehuspartner har også forvaltningsansvar for de avtalene som er inngått regionalt. Drifting av felles regional varekatalog for helseforetakene er en viktig oppgave for Sykehuspartner. Sykehuspartner har et særskilt ansvar for å anskaffelse og drift av felles prosstøtte systemer. Det er anskaffet felles prosesstøtteverktøy (innkjøpsprosess/kontraktsforvaltning) og informasjonsportalløsning til støtte for innkjøps- og logistikkarbeidet. Sykehuspartner arbeider aktivt med utvikle seg som kompetansesenter innenfor innkjøp og logistikk der lagring og formidling av styringsinformasjon blir en sentral leveranse Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS) HINAS er et kompetanse- og ressurssenter for innkjøpsvirksomheten til helseforetakene i Norge. Helseforetakene skal løpende definere hvilke oppgaver en ønsker bistand til fra HINAS. I nasjonal gruppe deltar to representanter fra RHF samt to fra helseforetakene i regionen. Denne grunne har som formål å bistå HINAS i prioritering av oppgaver gjennom vurdering av forretningsplan, prosjektportefølje og innsendte forespørsler. HINAS har også en selvstendig rolle med å ta initiativ til å etablere nye felles nasjonale avtaler gjennom konkurranseutsetting av egnede anskaffelsesområder Leverandører og andre samarbeidspartnere Leverandørmarkedet (vare- og tjenesteleverandører til helsesektor) har betydelig kompetanse på vår virksomhet. Helse Sør-Øst må fokusere på å optimalisere bruken av denne kompetansen innenfor kontraktsforhold og de rammer det etiske regelverket setter. Endringene som gjennomføres nå i Helse Sør-Øst sin innkjøp og logistikkorganisasjon vil frigjøre tid leverandørene i dag bruker på operativt salgsarbeid og ordreoppfølging. Helse Side 13 av 16

14 Sør-Øst har et krav om at leverandørene aktivt styrker sin faglige profil slik at opplæring og veiledning rundt riktig bruk av produkter styrkes til det beste for pasientene og behandlingen. 1.8 Rapportering Løpende rapportering gjøres til SIL og ledergruppen i Helse Sør-Øst RHF. Helseforetakene rapporterer måloppnåelse på nøkkelindikatorer og gevinstrealisering i forbindelse med tertialrapporteringen og årlig melding. 1.9 IT systemer I dag brukes det ulike innkjøps- og forsyningssystemer i helseforetakene. Systemene støtter i ulik grad beslutnings-, innkjøps- forsynings- og betalings-prosessene. Integrasjon mot øvrige it-systemer (økonomisystem o.l.) er i ulik grad gjennomført. Det er utarbeidet krav til hvilken informasjon som skal utveksles i og mellom HF-ene, og hvordan informasjonen skal brukes. SIL vil arbeide for å standardisere systemer, programvarer og maskinvarer for å realisere stordriftsfordeler. ehandels løsninger er tatt i bruk for å effektivisere og automatisere innkjøpsløsningene. Satsingen to hovedmål: Automatisere rutinene fra bestilling av varer og til faktura er betalt Styre bestilling av varer og tjenester til foretrukne leverandører, produkter og tjenester I det videre arbeidet vil det bli vurdert å etablere felles ERP løsninger for Helse Sør- Øst som kan sikre effektiv gevinstrealisering og legge til rette for prosessendringene. Det skal legges stor vekt på brukervennlighet samt evne til å etablere gode og effektive prosesser i valg av systemløsninger. Dette arbeidet skal koordineres opp mot Nasjonalt prosjekt for stab- og støttefunksjoner (NPSS) som er initiert av Helse- og omsorgsdepartementet Endringsfokus Arbeidet med å utvikle innkjøps- og logistikkorganisasjonen har pågått i flere år etter helsereformen. I perioden har innkjøp og logistikk generelt fått større ledelsesmessig fokus. Det er gjennomført en rekke tiltak med ulikt utfall. I denne strategiplanen er erfaringer med disse tiltakene gjenspeilet i prioritering av tiltak. Gjennomføring av denne strategiplanen innebærer vesentlige endringer i oppgavefordelingen og med forsyningsstrukturen. I den løpende prioriteringen av oppgaver vil det bli fokusert på å gjennomføre tiltak man erfaringsmessig har fått gode resultater med å gjennomføre. Side 14 av 16

15 Implementering av strategisk plan 1.11 Ressurser til gjennomføring av strategiplan Ressurser regionalt (RHF/Sykehuspartner) Utover personell i enhet for logistikk og innkjøp, vil andre interne ressurser bli benyttet i oppfølging av de ulike tiltakene som blir iverksatt (jus, IT, økonomi/regnskap, medisinsk- og helsefaglig, analyse etc.). Det vil også bli avsatt prosjektmidler til gjennomføring av regionale prosjekter. Sykehuspartner har fått tildelt midler til å ivareta de oppgaver som pålegges virksomheten Ressurser i helseforetakene Tiltakene betinger at helseforetakene prioriterer tid for de innkjøps- og forsyningsansvarlige, slik at de kan ha mulighet til å prioritere arbeidet med endrings- og utviklingsoppgavene. Erfaringsmessig er det en fordel at dette gjøres med interne ressurser fremfor innleid kapasitet for å ha god oversikt over virksomhetsspesifikke problemstillinger. Det er estimert et behov for å frigjøre minimum 25 % av egen tid til å arbeide med felles tiltak og prosjektoppgaver. Helseforetakene forutsettes derfor å disponere 25 % av tiden til innkjøpsog forsyningsansvarlige for nettverksarbeide for å oppnå bedre resultater for hele Helse Sør- Øst. Gjennomføring av pilot-/tverrgående prosjekter vil samlet være mer effektivt enn at hvert helseforetak skal gjennomføre like oppgaver parallelt. Prosjektarbeidet vil også være en investering i kompetanse- og nettverksoppbygging for helseforetaket, ikke bare for innkjøpspersonell men også for prosjektdeltakere fra andre fagprofesjoner i virksomheten. Flere av helseforetakene vil måtte styrke innkjøpsfaglig kapasitet og kompetanse for å ivareta god virksomhetsstyring og sikre gevinstrealisering på dette området Eksterne ressurser Det avsettes årlig en økonomisk ramme for RHF til innleie av eksterne ressurser (konsulenter på fag, prosess og juridiske tjenester) og til å dekke andre prosjektkostnader. Tilsvarende må vurderes i helseforetakene for å sikre gjennomføring av de handlingsplaner som besluttes Prioritering av tiltak og aktiviteter Tiltak vil bli vurdert ut fra virksomhetskritiske kriterier (nødvendig for å opprettholde en forsvarlig pasientbehandling) og lønnsomhet ved å gjennomføre tiltaket. Når et tiltak er besluttet iverksatt følges dette løpende opp for å sikre gjennomføring og resultat samt god risikostyring. Kompetanseutvikling og -overføring vil tilrettelegges på regionalt nivå både gjennom videreføring av relevante kurs, men også gjennom bedret informasjon. Gjennom de strukturer og prosesser som etableres vil det legges til rette for god ledelse på området. Imidlertid vil ikke god ledelse sikres uten at toppledere i organisasjonen er aktive. For å sikre ansvarliggjøring på riktig nivå i organisasjonen må beslutninger rundt delegering av myndighet vurderes og fattes. Side 15 av 16

16 Kommunikasjonsarbeidet vil bli styrket for å sikre at alle ansatte i Helse Sør-Øst forstår viktigheten av et profesjonelt innkjøpsarbeide samt konsekvensene av mangelfulle prosesser og styring på dette området, og egen kommunikasjonsplan vil bli etablert. I dette arbeidet vil det primært brukes elektroniske verktøy der vi publiserer informasjon på ulike plattformer, avhengig av mottakergrupper. epost er lite egnet til å formidle den betydelige informasjonsmengden arbeidet rundt innkjøp og logistikk genererer Oppfølging av mål og resultater Helse Sør-Øst har som formål pasientbehandling og forvaltning av sine ressurser. I dette ligger det et klart krav til bedring av den operasjonelle effektivitet for å få mer helse ut av hver krone. Dette ligger til grunn for prioriteringsarbeidet som gjøres i forbindelse med valg av tiltak. Når tiltakene er besluttet iverksatt følges disse løpende opp for å sikre gjennomføring og leveranse av resultat. Det er også tilrettelagt for effektiv oppfølging av tiltakene i drift på helseforetaksnivå der gevinstene skal realiseres En lærende organisasjon Denne strategiplan representerer en vurdering av det målbildet vi har i dag rundt utvikling av innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst. Det er bygget en solid plattform for samhandling, men det er fortsatt et betydelig potensial som kan realiseres. Strategiplanen har beskrevet intensjonene gjennom handlingsmål med forventninger til resultatet for Helse Sør-Øst. I arbeidet med å gjennomføre strategiplanen blir det viktig å ha fokus på muligheter som kan bli synliggjort, samt at vi må være villige til å forkaste intensjoner som viser seg ikke å være i samsvar med resultatforventinger. For å få utvikling av god virksomhetsstyring i organisasjonen må alle nivå stille spørsmål ved om vi gjør de rette tingene og om disse gjennomføres riktig slik at forventede resultater blir oppnådd. Strategiplanen er etablert med intensjonen om at dette handlingsrommet brukes aktivt på alle nivå i Helse Sør-Øst. Valg av virkemiddel skal primært være basert på vurderinger av hva som gir resultater i tråd med målsetting, ikke på omfattende problemanalyser. Side 16 av 16