Innkjøp i Bergen kommune

Transkript

1 E1 Innkjøp i Bergen kommune Ole Rasmussen Spesialrådgiver innkjøpsseksjonen Bergen kommune Bernt Vemøy Løsningsarkitekt Unit4 AS

2 Fakta om Bergen - ca innbyggere - ca ansatte (ca årsverk) - kjøper varer og tjenester for ca 6 mrd i året - ca leverandører Innkjøpsseksjonen (Byrådsavdeling finans, eiendom og eierskap) 17 årsverk Ansvar for konsernovergripende rammeavtaler Konkurranseservice (DPS, konkurranser for andre avd.) Systemeier for ehandel (UBW-IBX), KGV og KAV (Mercell) og biladministrasjon Innkjøpssamarbeid med 17 Hordalandskommuner og 3 statlige enheter

3 Oppstart 2005 Ehandel i Bergen kommune besluttet i 2004, stor tro på bedre støtte, prosessforbedringer, effektivisering Oppstart ehandel 2005 Klasseromsundervisning Litt tung start: Brukerundersøkelse 2005 Tiltak «Virker unektelig litt knotete» «Slik jeg forstår det på de som har brukt dette systemet her bruker vi for lang tid for å bestille. Systemet faller ned hver gang.» «Tidkrevende å måtte kontere hver enkel vare ved bestilling. En del tekniske problemer med bestilling av varer som medfører at bestillingen tar for lang tid.» Automatisk konteringsforslag på alle varelinjer Etablering av profesjonell brukerstøtte Umodne leverandører, lite villig til å gjøre endringer forbedringer, men klare kvalitetskrav i kontraktene enkelte måtte endre systemer

4 Brukerundersøkelse Ikke lenger negative kommentarer på bestillingsløsningen, men mange forslag til forbedringer av søkefunksjon, produkter etc.

5 Hvordan går det nå? 25 leverandører 30 kontrakter på ehandelsplattformen Ca UBW-brukere med tilgang Dekker anslagsvis 30% av alle «drifts»-bestillinger fra BK Måkestad (mat) ca.2.000/mnd = /år Staples (kontor) ca.700/mnd = 8.400/år Norengros (renholdsart) ca.500/mnd= 6.000/år Mediq (med.forbruk) ca.350/mnd= 4.200/år Totalt bestillinger eller 240 pr.virkedag Alle leverandører med katalog leverer EHF-faktura

6 Utvikling i andel E-handelsbestillinger vs. leverandørfaktura

7 Hvilke grep tok dere? Obligatorisk med E-handelsbestilling - gradvis Systematisk og obligatorisk E-handelskurs for nye brukere I tillegg oppfrisking og «spesialkurs» Vinkling mot «sikre leverandører» Fokus på bruk av handlelister for repeterende bestillinger Standardisering av vareutvalg (gode priser) Systematisk oppfølging av leverandører og katalogkvalitet Fakturamatching (ca. 80%) Alle katalogleverandører leverer EHF faktura Automatisk ordremottak hos leverandør ved hjelp av GLN

8 Utviklingen i år

9 Hvem bruker E-handel mest nå? Fokus på god avtaledekning og effektive bestillingsrutiner på enheter med mange og regelmessige bestillinger Skoler og oppvekst-tun (86) Barnehager (66) Sykehjem (20) De fleste bestillinger går på PC, men gradvis overgang til bruk av mobile enheter til godkjenning av bestillinger (og faktura)

10 Hva har dere oppnådd? Kvalitative gevinster Bedre regnskap Bedre avtaler Økonomiske gevinster (ved bestillinger/år) Redusert kostnad/tidsbruk pr.bestilling ca 3 mill./år Redusert kostnad/tidsbruk på fakturagodkjenning ca 2,4 mill./år Økt avtale og produktlojalitet ca 15 mill./år Total gevinst i overkant av 20 mill./år

11 Rapportering

12 Rapportering

13 Rapportering

14 E-handel fremover Jobbe videre for økt bruk av løsningen - Brukeropplevelse - Forenkling for brukere Jobbe videre for økt avtalelojalitet - Dokumentere gevinster, vise at det nytter - Flere leverandører og bedre avtaler Ta i bruk nye verktøy for bestilling og fakturabehandling - Mobile løsninger - Bedre matching

15 Integrasjonen med IBX

16 Hva skal til for å lykkes? Analyse av dagens prosesser, identifisere styrker/svakheter Etablere strategi for bruk av elektronisk verktøy Etablere forpliktende samarbeid mellom innkjøps- og økonomifunksjonen Bestillingssystem med kraftig søkemotor og gode kataloger fra leverandørene ERP/Økonomisystem med effektive og enkle grensesnitt for håndtering av ordre, varemottak, fakturamatching Ressurser, kompetanse, erfaringsinnhenting..

17 Hva kan vi bruke kroner til? 30 sykehjemsplasser (ca /år) 30 lærerstillinger (ca /år)