Fullmaktssak 45/08 HVA SAKEN GJELDER

Transkript

1 Dato: Fullmaktssak 45/08 Rammeavtale filter og ventilasjon - Valg av leverandører Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE HVA SAKEN GJELDER Saken gjelder valg av leverandører for rammeavtale for filter og ventilasjon. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN og EØSutlysning i TED. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert med videredelegasjon av fullmakter til direktor i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 15. oktober 2008 til 30. september 2010 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1+1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. Klimateknikk AS Anders O. Grevstad AS GK Norge AS Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Kjell Aga Direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 5

2 INNSTILLING FRA SAKSBEHANDLER INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. BKB har benyttet seg av følgende konsulenter i anskaffelsesprosessen: Einar Rasmussen, EMIK Prosjekt Eirik Linde, Tekno Consult AS Konsulentene har bistått under hele prosessen, fra utarbeidelse av konkurransegrunnlag til vurdering av de innkomne tilbudene. Vurderingen av tildelingskravene er i sin helhet foretatt av EMIK v/ Rasmussen og Tekno Consult v/eirik Linde. Innkjøpsseksjonen i Bergen kommune har også vært involvert i prosessen, som påkrevd ved EØS-anskaffelser. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale for levering av filtre til ventilasjon, samt tjenester innen reparasjon, vedlikehold og installering av ventilasjonsanlegg. Anskaffelsen består av følgende deler: 1) Levering av filtre og reimer, med og uten filterskifte 2) Tjenester innen vedlikehold og reparasjon av ventilasjonsanlegg 3) Rehabilitering eller nyinstallering av ventilasjonsanlegg Oppdrag innenfor del 1 og 2 fordeles med en geografisk nøkkel, mens oppdrag innenfor del 3 vil bli fordelt ved minikonkurranser. Anskaffelsens del 1 og 2 gjelder både vare- og tjenestekjøp, hvorav tjenestekjøp utgjør hoveddelen i forespørselen. Anskaffelsens del 3 (rehabilitering og nyinstallering) kan inneholde oppdrag som defineres som bygg- og anleggskjøp. Følgende CPV-koder er aktuelle: Filtre: Filtre, CPV-kode Ventilasjonsfag: Vedlikehold og reparasjon av bygningsinstallasjoner, CPV-kode Ventilasjonsutstyr, CPV-kode Installasjon av ventilasjon, CPV-kode Anskaffelsen klassifiseres dermed som en vare- og tjenesteanskaffelse. Varigheten ble satt til to år med opsjon for årlig forlengelse i ytterligere år, altså potensielt fire år totalt. Den totale verdien av kontrakter innenfor ventilasjonsfag ble beregnet til ca kr 2,3 mill. NOK eks. mva per år, og filterleveranse for ca kr 1,1 mill. NOK eks. mva per år. Total kontraktsverdi inkludert opsjoner og oppdrag tildelt ved minikonkurranse ble dermed anslått til ca kr 13,6 mill. NOK eks. mva. Side 2 av 5

3 Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap fra årene 2005/2006. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Oppdragsgiver forbeholdt seg retten til å dele hele eller enkelte grupper av oppdraget mellom flere leverandører. I følge FOA 15-3 (1) skal det ved parallelle rammeavtaler med samlet verdi over EØS-terskelen velges minst tre leverandører. Man har dermed adgang til å inngå avtale med enten en, eller tre eller flere leverandører. Deles kontrakten opp gjelder tilsvarende for hver enkelt gruppe. Det ble vurdert som hensiktsmessig å inngå 3-4 kontrakter på fagområdet ventilasjonstjenester for å sikre tilstrekkelig kapasitet. Levering av filter er mer regelmessig av natur, og kan i større grad planlegges. Man har derfor ikke de samme kravene til kapasitet på dette feltet. Det ble derfor åpnet for at man kunne skille de to delene av anskaffelsen, dersom dette ville være hensiktsmessig for oppdragsgiver. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er over EØS-terskelverdi for vare- og tjenesteanskaffelser på 1,65 millioner, dekkes anskaffelsen av FoA del I og III. Konkurransen ble utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 3. juli 2008, og i EØS-området via TED samme dag. Ved fristens utløp 25. august 2008 kl. 14:00, forelå det syv tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll (Vedlegg 3) Følgende leverandører leverte tilbud: 1 Åsane Luftteknikk AS 2 Bergen Luftteknikk AS 3 Hamstad AS 4 Berger Ventilasjon AS 5 GK Norge AS 6 Anders O. Grevstad AS 7 Klimateknikk AS Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BKB. Åsane luftteknikk og Berger Ventilasjonsservice manglet noen av kvalifikasjonsdokumentene, og fikk en kort frist for å ettersende disse. Begge to ettersendte innen den gitte fristen, og hadde dermed komplette tilbud. Regnskapene til Berger Ventilasjonsservice viste en svært alvorlig økonomisk situasjon. I dialog med Innkjøpsseksjonen ble det besluttet å avvise leverandøren med henvisning til (1) bokstav a., som utløser plikt til å avvise leverandør ved manglende oppfylte kvalifikasjonskrav. Det var oppstilt krav om at leverandørene skulle ha en meget god økonomisk soliditet, og dette var langt fra oppfylt. Leverandøren ble meddelt beslutningen i brev av 22. september 2008 (BKSAK ). De øvrige leverandørene ble funnet kvalifiserte, se Tabell 1 på neste side. Side 3 av 5

4 Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Sentral godkjenning C HMS F Relevant kompetanse G Bemanning H Servicebiler I Referanseliste J Regnskap Nr Navn A B C D E F G H I J Godkjent? 1 Åsane Luftteknikk AS OK OK E OK OK OK OK OK- OK OK- OK Ja 2 Bergen Luftteknikk AS OK OK OK OK OK OK OK- OK OK OK Ja 3 Hamstad AS OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Ja 4 Berger Ventilasjon AS OK OK OK OK OK OK Ok OK OK- IG Nei 5 GK Norge AS OK OK OK OK OK OK OK OK OK- OK Ja Anders O. Grevstad AS OK OK OK OK OK OK OK- OK OK OK Ja 6 7 Klimateknikk AS OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Ja Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Se Vedlegg 1: Innstilling fra EMIK Prosjekt/ Tekno Consult AS og Vedlegg 2: Oversiktstabell, evaluering KONKLUSJON Tilbudene kan rangeres etter mest økonomisk fordelaktig slik: 1) Klimateknikk AS (87 p.) 2) Anders O. Grevstad AS (81 p.) 3) GK Norge AS (76 p.) 4) Åsane Luftteknikk AS (65 p.) 5) Hamstad AS (63 p.) 6) Bergen Luftteknikk AS (37 p.) Denne rangeringen viser total poengsum, dvs. på begge deler av anskaffelsen (filterlevering og ventilasjonstjenester). I evalueringsprosessen ble det gjort beregninger der de ulike delene ble vurdert separat. Resultatet av disse beregningene var at det var de samme leverandørene som utmerket seg på de to ulike delene. Det ble derfor besluttet at man skulle se anskaffelsen under ett, noe som også vil gjøre det enklere for bestillere ettersom de kun får ett kontaktpunkt. Det ble på forhånd vurdert som ønskelig med 3-4 leverandører. Det er relativt stor forskjell i poengsum mellom leverandøren rangert som nummer tre, og den som er rangert som nummer fire. Leverandør nummer fire og fem ligger derimot tett i poengsum. Basert kun på poengene vil det derfor være naturlig å velge tre leverandører. Det må derimot også tas hensyn til leverandørenes kapasitet. EMIK/Tekno Consult anbefaler å inngå avtale med fire leverandører. Etter en intern vurdering i BKB, i dialog med de fremtidige bestillerne, har man kommet frem til at behovet mest sannsynlig kan dekkes av tre leverandører. Side 4 av 5

5 Det anbefales derfor å inngå likelydende kontrakter, som gjelder både for filterleveranse og ventilasjonstjenester med Klimateknikk AS, Anders O. Grevstad AS og GK Norge AS Leveringsområdet vil deles inn etter bydeler for del 1 og 2. Ettersom Klimateknikk AS leverte det beste tilbudet, vil de bli tildelt fire bydeler. De to øvrige leverandørene vil bli tildelt to bydeler hver. Oppdelingen i bydeler vil gjelde for alle typer bygg. Ved oppdrag etter del 3 benyttes minikonkurranser i det enkelte tilfelle, der alle tre leverandører vil bli invitert til å delta. Bergen, 30. september 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent BKB VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Innstilling EMIK prosjekt/tekno Consult AS Oversiktstabell, evaluering Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Side 5 av 5