Innkjøpsanalyse. Mona Stormo Andersen Christine Kihl. 13.Juni 2013

Transkript

1 Innkjøpsanalyse Mona Stormo Andersen Christine Kihl 13.Juni 2013

2 Hva skal vi gjennom? Introduksjon i innkjøpsanalyse Ulike analyser Datakilder Spørring til regnskap Vasking av data Hvordan gjøre analyser i excel pivot Praktiske oppgaver

3 Resultatet av analysene må inngå i en styringsprosess (mål- og resultatstyring), der gode måltall matches mot data Steg 1: Definer overordnede mål og strategi Steg 4: Trekk lærdommer, gjør forbedringer, og juster evt mål, strategi eller styringsparametere Mål- og resultatstyring Steg 2: Operasjonaliser mål til styringsparametere Steg 3: Mål resultater og vurder måloppnåelse

4 Mulige analyser Hva er vårt totale innkjøpsvolum? Leverandøranalyse ABC analyse Hvem kjøper vi fra? Hvem er våre største leverandører? Hvor mange kjøper vi fra? Hvor mange fakturaer har vi per leverandør? Hva er gjennomsnittlig fakturaverdi? Porteføljeanalyse Hva kjøper vi? Kategorisering Kralijcsmatrise Forbruksmønster Forbruk/ delt inn på mnd/ kvartal Hvor mye kjøper de ulike avdelingene for? Mange eller få brukere av de mest sentrale avtalene? Har vi skriftlige avtaler på det vi kjøper inn? Hva er lojaliteten til avtalene? Ligger vi innenfor beløpsrammen for avtalene? Leverandørlojalitet, produktlojalitet og lojalitet til avtalevilkårene

5 Kilder til data Virksomhetens regnskapsdata (hovedbok og leverandørreskontro Kontraktsarkiv Ehandelsplattformen (datavarehus) KGV inkl. kontraktsoppfølgingsverktøy Doffin

6 Datasett spørring til regnskap Regnskapssystemet Leverandørreskontro Hovedbok Tabellformat Kjennskap til regnskapsføring Tidsperiode

7 Mulige tiltak for å få bedre data Registrere saksnummer/avtalenummer/kontraktsnummer Innføre statlig kontoplan (kostra i kommunen) Rydde antall leverandører ved å unngå doble kontoføringer Kompetansetiltak for å øke lik føring

8 Pivottabeller Pivottabeller er funksjonalitet som følger med som standard i Microsoft Excel. Interaktive tabeller og grafer som automatisk organiserer data Feltliste for pivottabell: Kolonne; plasserer felt nedover i tabellen Rad; plasserer felt bortover i tabellen Verdier; her plasseres feltet du ønsker verdien på Filterrapporter; filtrerer en variabel ut fra en bestemt verdi Nb! Husk rekkefølge!

9 Gjennomgang av datasett Rådata Formater til tabell Vaske data

10 Vaske datasett Eksempler på rensing av data Legge til «slettet» og «begrunnelser» For Difi valgte vi å slette kontoene: Overheadkostnader Overheadinntekter Prosjektlønnsreferanse Prosjektstøtte Tilskudd kompetanseutvikling Refusjon konferanser Stipend

11 ABC-analyse ABC-analyse regelen (Paretos lov om sannsynlighet for skjevfordeling). Hjelpemiddel for å skille mellom viktige grupper av produkter og /eller leverandører fra de mindre viktige. Øke styringsfokus på de viktige produktene, mens redusere kostnadene knyttet til de mindre viktige. Differensiering Identifisere fler-leverandørsituasjoner, vurdere om leveransene skal samles på èn leverandør Effektivisere lagerstyring Leveringsservice som bedre leveringstid på A-produktene

12 ABC - analyse Volumverdi=varemengde x enhetspris Følgende prinsipper: Sortere leverandørene i fallende verdi Beregne hver leverandørs prosentvise andel av vårt totale kjøp Rangere de prosentvise andelene i stigende eller fallende orden Evt. tegne en kurve over resultatene av beregningene

13 3-deling ut fra verdi og betydning: A-varer= de som har stor verdi og høy betydning B-varer= de midlere som har middels verdi C-varer= de mange som har liten verdi og dermed liten betydning

14 Skjevfordeling mellom leverandørene bør gi forskjellsbehandling: Gi størst oppmerksomhet til leverandører med høyest omsetning Mange bestillinger- gir mange transaksjoner e-handel Sørge for enklest tilgang til de varene på lageret som har størst etterspørsel Styre de varene som samlet koster mest Yte service etter de varene som er viktigst for brukeren

15 Vise leverandøranalyse (ABC)

16 Oppgave: ABC-analyse Hva er det totale innkjøpsvolumet i din virksomhet? Begynn på ABC-analyse: Finn volum i kroner for de ulike leverandørene Finn antall fakturaer til hver leverandør Finn prosentandel og sett inn i ny kolonne Finn akkumulert prosentandel Opprett ny kolonne og vurder hva som er a-, b- og c- leverandører Lag pivotdiagram over ABC Finn gjennomsnittlig verdi på fakturaene Hvis tid, gjør deg noen tanker om følgende: Behandler dere leverandørene forskjellig?

17 Demo av pivot på You Tube Demo av pivot på You Tube

18 Bruke analysene Hva bør forbedres? Bør vi redusere antall fakturaer? Har vi god nok avtalelojalitet? Har vi de riktige rammeavtalene på plass? Samarbeider vi bra nok med strategisk viktige leverandører? Har vi god nok oversikt over våre strategisk viktige kjøp? Bør vi forsøke å øke konkurransen? Behov for andre analyser, mer tall?

19 Kurs i innkjøpsanalyse 26.september Følg med på difi.no

20