EHF fra en leverandørs perspektiv

Transkript

1 EHF fra en leverandørs perspektiv Road-show Hamar Rådhus, 3. september 2014 Hvem er jeg? 1

2 Norengros Johs Olsen AS Johs Olsen er medlem av den landsdekkende kjeden Norengros som totalt består av 13 grossister som er lokalisert fra Kristiansand i sør til Tromsø i nord. Norengros har også nære 40 butikker/bandagister. Totalt vil Norengros som kjede omsette for ca. 2,8 milliarder kroner i 2014, hvorav Johs Olsens budsjett er på 445 millioner. Johs Olsen AS dekker geografisk: Oppland Hedmark Akershus Oslo Kontor- og datarekvisita, Emballasje, Medisinske Forbruksvarer, Storhusholdning, Møbler og Interiør 2

3 Rollefordeling Fakturamottaker: Mest mulig for pengene Fornøyde brukere Fakturautsteder: Tjene penger Fornøyde kunder EHF - inngående fakturaer Johs Olsen har hatt sitt organisasjonsnummer registrert i ELMA siden 2013 og har omtrent like lenge kunnet ta imot ehf-formatet på inngående fakturaer. Imidlertid er det få av våre leverandører som sender oss EHF. Årsak kan ligge i at vi har fra de største leverandørene våre lenge har hatt andre integrasjoner; automatisk påfyll av varer, automatiske ordrebekreftelser og e2bfaktura. Og hvorfor endre noe som virker? Dermed er det ikke stort volum hos oss på inngående EHF, men der vi får det, så fungerer det godt. Men vi ønsker nok gjerne motta EHF i stedet for pdf siden mottakskostnaden for oss er vesentlig mindre for EHF. (Faktisk ca 1/3) 3

4 EHF på utgående fakturaer Totalt er det nå registrert organisasjonsnumre i ELMA. Hos oss i Johs Olsen har vi registrert nær 4000 kundenumre som EHF-mottakere siden starten i Blant andre leverer vi EHF til: Oslo kommune, Gjøvik kommune, Østre Toten kommune, Follo-kommunene, Oppland Fylkeskommune, Hedmark Fylkeskommune, Politiet, Høgskolene i Oppland og Hedmark, Universitet i Oslo, Forsvaret, Stange kommune, Ringsaker kommune med flere! Utvikling - EHF Aksetittel

5 Ressursbesparende Miljøvennlig Et felles format Fordelene med EHF Feilmeldinger kommer umiddelbart til avsender Utfordringer med å komme i gang Man kan ikke akkurat legge seg «neppå» og forvente at det går av seg selv. Forresten; her burde jeg antagelig skrevet «Utfordringer med å komme i gang med OVERGANG», for vi sender jo allerede fakturaer til våre offentlige kunder. Å legge om f.eks. en hel kommunes fakturaflyt fra papirbasert faktura til EHF kan være ganske arbeidskrevende. Spesielt fordi det har vært ganske så vanlig at offentlig sektor har fått varianter av samlefakturaer på f.eks. månedsbasis. Det kan faktisk være en hel dags jobb å gjennomføre en slik overgang, og den bør helst finne sted i forbindelse med en måneds-slutt som det jo bare er tolv av i året. For fakturamottakere som har hatt en annen type e-faktura er det derimot ganske smidig og fort gjort for oss å endre parametere i kunderegisteret. 5

6 Utfordringer med EHF Referansekrav EHF er et standardisert format. Referansekrav er ikke standardisert tilsvarende. Følgelig; her møter vi daglig utfordringer i forhold til å være nøyaktige nok. Vi står gjerne på hodet for kunden, men trenger nok gjerne å støtte oss på hjelp til å få registrert det riktig. Det forekommer ganske ofte at bestillere selv ikke vet hva som er den korrekte bestillingsreferansen og hvor den skal stå for at fakturaen skal finne riktig vei. Så her kan vi leverandører godt få den hjelpen, -at bestillere i deres organisasjoner er godt drillet på akkurat det. Og dessuten; -informer leverandøren om korrekt referansebruk før oppstart av sending. Lag gjerne en implementeringsguide om dere ikke allerede har gjort det! Flere utfordringer? Ja det er nok et par til Vi sender innhold i EHF-fakturaen i henhold til DIFI sstandard. Vi sender endatil litt mer enn standard krav. Allikevel opplever vi ganske ofte at mottaker ikke er fornøyd med innholdet. Og da mener jeg slett ikke fakturasummen, men snarere hvilken informasjon som fremkommer om eksempelsvis hvor varene er levert. Det defineres i mottakers regnskapsprogram/it-løsning hva som skal vises på fakturaen. Vår anbefaling er: Vis mest mulig, men heller ikke for mye! Overgang fra samlefaktura til enkeltfaktura betyr nødvendigvis flere fakturaer! Og det er det slett ikke alle mottakere, godkjennere eller attestanter)som er så glad for. Det betyr jo merarbeid, -og betaler man en tredjepart pr behandlet faktura, så blir det jo endatil kanskje en økt kostnad. 6

7 EHF kun til det offentlige? Nei! Vi leverer EHF til flere og flere store aktører innen privat sektor. Noen eksempler; Scandic-hotellene, Brandstad-gruppen, Teres Medical, Aleris Omsorg Bertel O. Steen-gruppen, Nammo AS, Bama-gruppen med flere. Utfordringene er omtrent de samme, men private aktører har gjerne en annen frihet i forhold til hvordan utfordringene skal håndteres. For eksempel hadde vi nylig en kjede som snudde på hælen, og gikk tilbake til å motta pdf-faktura i mail, fordi de ikke kunne få samlefaktura i EHF-formatet. Spørsmål? Takk for oppmerksomheten! 7