Hvordan komme i gang med B2C i Visma.net Financials?

Transkript

1 Hvordan komme i gang med B2C i Visma.net Financials? Visma.net Financials støtter nå å sende fakturaer til privatkunder. Faktura sendes da via Nets til kundens nettbank. Du må først aktivere Autoinvoice tjenesten på ditt firma, og når dette er gjort, kan du aktivere B2C. Slik fungerer det: Du aktiverer tjenesten og velger de kundene du vil sende efaktura til (se under hvordan du kommer i gang). Merk! Når du har aktivert avtalen i Visma.net Financials, så vil det kunne ta opptil 24 timer før avtalen er aktiv i banken. Du må ha enten mobilnummer eller epost adresse til kunden. Kunden mottar en e-post og/eller en SMS der de blir spurt om de vil motta efaktura fra ditt firma. Kunden kan da logge seg inn på en side hos NETS med sin Bank-ID og akseptere efaktura fra ditt firma ved hjelp av Bank-ID. Du kan velge om du skal kunne sende fakturaer til kundens nettbank før kunden har akseptert avtalen. Dersom du velger å sende fakturaer før kunden har akseptert, så vil Autoinvoice sende ut ny melding når du sender faktura til Autoinvoice. Kunden får spørsmål om de vil motta efaktura, og link til å akseptere mottak. Autoinvoice venter i inntil 3 dager, hvis kunden aksepterer mottak av efaktura, blir fakturaen sendt rett i nettbanken til mottakeren. Hvis kunden ikke aksepterer efaktura innen 3 dager, vil faktura bli sendt pr e-post med PDF vedlegg. Dersom e-post adresse mangler eller er feil, vil fakturaen automatisk bli skrevet ut på papir og sendt i posten til mottakeren. Dersom du velger å ikke sende til nettbank før kunden har akseptert, så kan du sende faktura til Autoinvoice, og faktura blir sendt pr e-post med PDF vedlegg. Dersom e-post adresse mangler eller er feil, vil fakturaen automatisk bli skrevet ut på papir og sendt i posten til mottakeren.

2 Aktiver B2C for ditt firma 1. Gå til Konfigurasjon - Fellesinnstillinger - Lisensiering (CS100000) a. Klikk Endre og huk av for Avtale mellom tjenesteyter og forbruker, Autoinvoice b. Klikk Aktiver

3 2. Gå til Konfigurasjon - Fellesinnstillinger - Fellesinnstillinger - Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S) a. Klikk Aktiver. b. Oppgi navn og e-post adresse på den personen i ditt firma som skal signere avtalen på vegne av firmaet. Denne personen vil motta en e-post for godkjennelse av avtalen. c. Dersom du har en OCR avtale med banken, så kan du også velge å bruke avtaleregistrering. Du må da angi Plasseringen til efaktura-referansen i KID-nummeret. Kundenummeret er alltid efaktura referansen. Hvis du har KID-nummer bestående av kundenummer (5 siffer) +fakturanr. så blir plasseringen 1-5. (dette er standard i Visma.net Financials) d. Klikk OK, og det sendes da en e-post til den e-post adressen du oppga Aktiveringsstatus: E-post melding sendt Statusmelding for aktivering: OK: sent to <e-post addresse>

4 3. Mottaker må godkjenne avtalen ved å klikke på linken i mottatt e-post

5 4. Les gjennom avtalen før du klikker på huker av for å bekrefte og Akseptere Merk at etter at du har aktivert avtalen i Visma.net Financials, så vil det kunne ta opptil 24 timer før avtalen er aktiv i banken. Nets oppretter avtalen med en gang, og Autoinvoice sjekker hver halvtime for nye aktive avtaler. Avtalen skal også opprettes i kundens bank, og her kan tiden variere fra bank til bank. Vi ser at det vanligvis tar rundt 2 timer, men det kan ta opptil 24 timer. Du kan da følge med på status under Konfigurasjon - Fellesinnstillinger - Fellesinnstillinger - Innstillinger for Autoinvoice (CS10250S) Når avtalen er signert, så er det ikke mulig å ha andre B2C avtaler på samme organisasjonsnummer. Du kan nå opprette nye kunder, eventuelt sette innstillinger på kundekortet på eksisterende kunder.

6 Innstillinger på kundekort 1. Opprett en ny kunde eller åpne et eksisterende kundekort 2. Påkrevd informasjon på kunden er: Adresse Postnummer Poststed Mobilnummer eller e-post adresse (du kan velge om du ønsker å benytte Telefon 1, Telefon 2 eller Faksnummer for mobilnummer under Kundeinnstillinger (se beskrivelse under Kundeinnstillinger lenger ned i dokumentet) 3. Velg fanekortet Faktureringsinnstillinger. Her kan du huke av for Send fakturaer til Autoinvoice som efaktura - privat. Når du lagrer vil det automatisk bli sendt en forespørsel til kunden om å godta mottak av efaktura fra ditt firma.

7 E-post og eventuelt SMS som kunden mottar ser slik ut: 4. Gå til fanekortet Andre fakturainnstillinger på kundekortet. Her ser du status på avtalen, som nå står til Forespørsel sendt. efaktura referanse er det samme som kundenummeret. Nå kan du bestemme hva som skal skje med fakturaer som du sender til Autoinvoice frem til kunden har akseptert avtalen. Dette gjøres i kundeinnstillinger.

8 Kundeinnstillinger Gå til Kundereskontro - Innstillinger - Kundeinnstillinger (AR101000) - velg fanekort Innstillinger for Autoinvoice. Kundens mobilnummer : Her velger du hvilket felt på kundekortet du ønsker å benytte for denne informasjonen. For fakturaer som ikke har en aktiv kundeavtale og for kreditnotaer: Dersom du velger å sende fakturaer før kunden har akseptert, så vil Autoinvoice sende ut ny melding om med spørsmål om kunden vil motta efaktura, og link til å akseptere når de mottar faktura. Autoinvoice venter i inntil - hvis kunden aksepterer mottak av efaktura, blir fakturaen sendt rett i nettbanken til mottakeren. Hvis kunden ikke aksepterer efaktura innen 3 dager, vil faktura bli sendt pr e-post med PDF vedlegg. Dersom e-post adresse mangler eller er feil, vil fakturaen automatisk bli skrevet ut på papir og sendt i posten til mottakeren. Dersom du velger å ikke sende til nettbank før kunden har akseptert, så kan du sende faktura til Autoinvoice, og faktura blir sendt pr e-post med PDF vedlegg. Dersom e-post adresse mangler eller er feil, vil fakturaen automatisk bli skrevet ut på papir og sendt i posten til mottakeren.

9 Send forespørsel om avtale mellom kunde og tjenesteyter bare for gjeldende firma Denne innstillingen gjelder kun dersom du benytter flerfirma (multi branch) funksjonalitet. Innboks for e-faktura-avtaler Alle meldinger som gjelder e-faktura-avtalene vil du finne under Kundereskontro - Behandling - Daglig- Innboks for e-faktura-avtaler (AR50601S). Disse meldingene må behandles slik at kundekortet blir oppdatert. Vi anbefaler at du i første omgang ikke setter på Automatiseringsplan på dette vinduet. Når du ser at du får meldinger her, og har behandlet en del av disse, så kan du sette på Automatiseringsplan. I eksemplet under ser du at det er 2 status endringer på samme avtale efaktura referanse 10011: Godtatt og Aktiv. Disse er ikke behandlet, og status på Andre fakturainnstillinger på kundekortet er Forespørsel sendt.

10 Klikk Behandle alle for å behandle alle meldingene i status Ny, eller marker hvilke meldinger du vil behandle, og så klikk Behandle. Når prosessen er utført så vil du se at status på kundekortet nå er Godkjent, og fakturaer som sendes til Autoinvoice vil bli sendt direkte til kundens Nettbank.