Manual for oppsett og oppgjør av leverandører.

Transkript

1 Manual for oppsett og oppgjør av leverandører. Tema Generelt om leverandørsystemet 1 MVA og formidlingstjenester 2 Oppsett av leverandører 3 Knytte leverandør til produkt: Overnatting og aktiviteter Varesalg Tjenester Oppgjør med leverandør 7 Sende oppgjørsrapport til leverandør og Regnskapsbilag 9 Side Generelt om leverandørsystemet I VisBook kan det settes opp leverandører som eier produkter som leies ut gjennom bookingsystemet til formidleren ( formidler eier bookingsystemet). Leverandøren settes opp med prosent provisjon til formidleren og knyttes til hvert produkt. Hver måned etter at regnskapsperioden i VisBook er avsluttet( dette for å være sikker på at tallene er riktig) kjøres rapport for oppgjør med leverandørene. Hver leverandør får tilsendt oppgjørsrapport på epost med utregnet provisjon til formidler og beløp som skal faktureres formidler. Revidert den

2 Mva og formidlingstjenester Denne artikkelen finner dere på: Publisert av: Guro Kjellsen Publisert: Sist oppdatert: Fra 1. januar 2008 ble også s.k. ren hytteutleie avgiftspliktig med lav sats, 8% mva. Det er dermed ikke kun hytteutleie i tilknytning til hotellvirksomhet mv, som faller inn under den lave satsen, slik regelen var fra 1. september Når det gjelder formidling av nevnte tjenester, skal formidling av profesjonell hytteutleie også beregnes med 8% mva. Det er et hovedvilkår at hytteutleien må utgjøre en næringsvirksomhet (blant annet innebærer dette av driften innbringer et visst overskudd over en lengre periode). Privat hytteutleie vil altså falle utenfor avgiftsområdet. Ovennevnte betyr at destinasjonsselskaper, reisebyråer og andre avgiftspliktige næringsdrivende som formidler private hytter, må beregne 25% mva på formidlingstjenesten. Dette fordi privat hytteutleie som nevnt ikke faller inn under avgiftsområdet. Det er kun formidlingstjenester som er knyttet til avgiftspliktig utleie av romutleie, hytter, ferieleiligheter mv som anført i mval. 5a annet ledd nr. 2 som skal beregnes med 8%-satsen. Dersom formidlingsselskapet derimot i eget navn og for egen regning selv forestår utleien av hyttene (altså ikke driver en formidlingstjeneste), vil hytteutleien falle inn under mval. 5a annet ledd nr. 2 og skal beregnes med den lave avgiftssatsen, 8%. NB! Det er viktig at bedriften tar dette opp med revisor slik at alle spørsmål blir avklart før vi setter opp databasen. 2

3 Oppsett av leverandører Velg Innstillinger og Leverandører. Fyll inn opplysninger for hver leverandør. I feltet Provisjonssats sett inn prosent provisjon til formidler. Provisjon beregnes av netto omsetning. Feltet MVA sats skal kun fylles ut for leverandører som ikke er MVA pliktig. Provisjon på formidling fra leverandører som ikke er MVA pliktig skal det beregnes 25 % mva, se side 2. Under flippen Innstillinger velges E-postmal, som skal være standardtekst på en, som sendes ut til leverandørene ved hvert oppgjør. 3

4 Knytte leverandør til produkt. For å knytte leverandørene til det enkelte produkt gjøres det slik. Overnatting og Aktiviteter: Velg Innstillinger og Boenheter / Aktivitetsenheter Velg en og en boenhet og velg leverandør til høyre for teksten Leverandør. Velg Lagre For å legge inn leverandør på aktiviteter velg flippen Aktiviteter og gjør det samme for hver aktivitet som det ble gjort for hver boenhet. 4

5 Varesalg. Velg Innstilinger og Varer Velg en og en vare og velg leverandør til høyre for teksten Leverandør. Velg Lagre 5

6 Tjenester. Velg Innstillinger og Tjenester. Velg en og en tjeneste og velg leverandør under teksten Leverandør. Velg Lagre 6

7 Oppgjør med leverandør. Det er noe uklart hvordan regelverket praktiseres for oppgjør med leverandører. Derfor må formidler avklare med revisor om de får sende oppgjør til leverandørene eller om leverandørene på bakgrunn av rapport fra formidler må sende regning til formidler på det som er solgt. Tidspunkt for oppgjør. Praksis er at oppgjør med Leverandører ikke starter før regnskapsperioden er avsluttet. Dette for å være sikker på at tallene er riktig. Skal det gjennomføres oppgjør med leverandørene for mars måned må regnskapsperioden mars avsluttes først Slik gjøres uttak av oppgjørslister. Velg Lister, Økonomi og Leverandørrapport. Velg riktig periode. Hak av for de leverandørene som skal være med. Inverter avkryssing for å merke alle, eller slå av alle. Trykk OK 7

8 Oppgjørsrapport for leverandør Dette bildet viser en flipp for hver leverandør og en som er regnskapsbilag for formidleren. Flippen for hver leverandør innholder det som er booket på leverandørens produkter i utsøkt periode fordelt på hver enkelt mva sats, utregnet provisjon til formidler og beløpet som skal utbetales til leverandør. Sende oppgjørsrapport til leverandør. Trykk Send rapport. 8

9 Hak av for de leverandører som skal få tilsendt oppgjørsrapport. Trykk Send og alle leverandører som var krysset av fikk sin rapport Er det leverandører uten e-postadresse må disse skrives ut og sendes leverandør i posten. Når en leverandør i bildet over er valgt og det trykkes Skriv ut skrives bare den leverandørrapporten ut. Skal alle skrives ut velg Fil og Skriv ut alle. Flippen Regnskapsbilag er formidlers regnskapsbilag. Velg flippen Regnskapsbilag deretter skriv ut. Bare regnskapsbilaget skrives ut. Regnskapsbilaget viser omsetning og utbetalingsbeløp for utsøkt periode med bankkontonummer for utbetaling til hver leverandør. Siste side av regnskapsbilaget viser totalsummene med forklaring på hvordan bilaget skal føres inn i regnskapet til formidler. Før postering i hovedbok: Viser her til side 2 MVA og formidlingstjenester Avslutt og avstem regnskapet for den måneden du skal utbetale provisjon for før du sender oppgjør til leverandøren. Dette fordi endringer påvirker oppgjøret med leverandørene. Inntektene er allerede ført inn i hovedboka ved føring av Posteringslista fra VisBook. Inntektene på posteringslista er fordelt etter hvorvidt leverandørene er mva pliktig eller ikke, dvs 0%, 8 %, 14% eller 9

10 25% MVA. I hovedboka må det opprettes varekostnadskontorer (4000 serien) hvor en definerer varekjøp med aktuelle MVAsatser. Det må også opprettes Inntektskontoer for Provisjonsinntekt på omsetning md 0% MVA hvor momssatsen skal være 25 % og konto for Provisjonsinntekt 8% hvor momssatsen skal være 8 %MVA osv. Det er bare provisjonsinntekter av omsetning med 0 % MVA som skal ha 25% MVA. Se forklaring på side 2. Regnskapsbilaget føres slik i formidlers regnskap: I hovedboka skal sum omsetningen på hver MVA gruppe føres som varekostnad. Deretter må provisjonsinntekten føres som inntekt på hver MVA gruppe Motposten blir bank som oppgjøret til leverandøren utbetales fra. 10