Interne retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Høgskolen i Telemark

Transkript

1 Interne retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Høgskolen i Telemark Dato:

2 1 Innledning Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) er virksomhet som ikke er fullfinansiert gjennom institusjonenes statlige grunnbevilgning. Hensikten med retningslinjene er å sikre at BOA underbygger institusjonens strategiske prioriteringer og regnskapsføres i samsvar med de statlige retningslinjene. I tillegg skal retningslinjene sikre etterlevelse av EØSregelverket som skal hindre konkurransevridende offentlig støtte. Omfanget av BOA ved høgskoler og universitet vurderes av Kunnskapsdepartementet (KD) som en indikator på institusjonenes samhandling med og relevans for samfunnsaktører på regionalt, nasjonalt og internasjonalt nivå. 1 KD krever både årlige rapporteringer på omfanget av BOA ved HiT og at styret fastsetter retningslinjer for den bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteten. 2 Hjemmelsgrunnlag og iverksettelse Disse retningslinjene er gitt av styret ved Høgskolen i Telemark (HiT) med virkning fra 18. juni 2014, og erstatter retningslinjene av 22. juni Retningslinjene er hjemlet i Kunnskapsdepartementets (KDs) rundskriv F «Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer» 2. KDs reglement gjelder for alle typer forpliktende samarbeid med selvstendige virksomheter om faglig aktivitet (undervisning, forskning, formidling). Ifølge dette reglementet er styret pålagt å fastsette retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved institusjonen. 3 Hovedregel Alle faglige aktiviteter som er helt eller delvis finansiert av eksterne kilder skal; - være av faglig interesse for institusjonen, involvere fagmiljøer internt, og styrke institusjonens evne til å utføre sine primæroppgaver - organiseres som prosjekter (egne avtaler, periodiserte budsjett og regnskap) - budsjetteres/regnskapsføres slik at alle relevante kostnader og inntekter fremkommer - dokumenteres skriftlig 4 Retningslinjene virkeområde Retningslinjene gjelder for bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter ved HiT. Oppdrag og bidrag med totalbudsjett på mindre enn kr ,- kan unntas disse retningslinjene. Inntekten blir da ikke klassifisert som BOA, men enten som salg eller andre tilfeldige inntekter. 1 Kilde: Tilstandsrapport Høyere utdanning 2012 Kunnskapsdepartementet: s Nettadresse: 2

3 Finansiering av utdanningstilbud som er rettet mot enkeltstudenter skal skje i overenstemmelse med Forskrift om egenbetaling ved universiteter og høgskoler 3. 5 Definisjoner Ord og uttrykk i HiTs interne retningslinjer brukes slik de er definert i departementets reglement (F-07-13). Nedenfor følger en oversikt over en de mest sentrale begrepene som brukes i disse retningslinjene. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA): Med BOA menes faglig aktivitet innen forskning, utviklingsarbeid og undervisning eller annen faglig aktivitet som høgskolen ut fra sitt formål skal drive, og som ikke er fullfinansiert over høgskolens egen grunnbevilgning. Oppdragsfinansiert aktivitet: Prosjekter HiT utfører mot betaling fra eksterne oppdragsgivere hvor det foreligger krav om motytelse i form av varer og tjenester fra HiT når avtale/ kontrakt inngås. Det skal beregnes en rimelig fortjeneste på oppdraget, jf EØS-regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig støtte. Bidragsfinansiert aktivitet: Prosjekter hvor HiT henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder uten at det foreligger krav om motytelse utover en sluttrapport fra institusjonen når avtale om støtte inngås. HiT innehar eiendomsretten til grunnlagsmateriale og resultatet av utført arbeid. Bidragsprosjekter er normalt ikke merverdiavgiftspliktige. 6 Roller og ansvar 6.1 Rektor har det overordnede ansvaret for at bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet drives i samsvar med gjeldende regler, rammeverk og vedtatte strategier, og for at aktiviteten er faglig relevant og støtter opp under primæroppgavene. 6.2 Viserektor FoU har ansvar for å utarbeide interne systemer, rutiner, regelverk og rapporteringsverktøy for BOA. 6.3 Økonomidirektøren har ansvaret for å utarbeide rutiner for regnskapsføring og økonomistyring av prosjektene, kvalitetssikring av prosjektdokumentasjonen og klassifiseringen av prosjektet, og godkjenner prosjektet for oppretting i økonomisystemet. 6.4 Dekan er ansvarlig for at fakultetet til enhver tid har den oversikt som er nødvendig for å kunne rapportere på prosjektenes faglige fremdrift, økonomi etc. ved fakultetet iht. gjeldende retningslinjer og rutiner. 3 Nettadresse: 3

4 6.5 Følgende enheter og personer har ansvaret for gjennomføringen av det enkelte prosjekt: Prosjekteier: Den driftsenheten ved leder (dekan/rektor) som har godkjent søknaden for prosjektet og som underskriver avtalen. Prosjektet tilhører vanligvis administrativt denne enheten, og prosjektleder er som regel ansatt her. Prosjekteier har budsjett- og regnskapsmessig ansvar for alle økonomiske forpliktelser knyttet til de eksternt finansierte prosjektene, og er ansvarlig for å skaffe til veie de ressurser som kreves for å gjennomføre prosjektene (personale, lokaler, utstyr etc ). Prosjekteier kan oppnevne en prosjektansvarlig som på prosjekteiers vegne har den løpende oppfølgingen av prosjektet. Prosjektleder: Den personen som leder gjennomføringen av prosjektet og har ansvar for at prosjektet gjennomføres innenfor de vedtatte faglige, økonomiske og administrative rammene. Prosjektleder og prosjekteier kan ikke være en og samme person. 7 Søknad om midler 7.1 Søknadsskriver (som regel prosjektleder) har ansvar for å avklare og kvalitetssikre prosjektidéen med prosjekteier før detaljert søknad/ eventuelt svar på anbud utformes. Søknadsskriver har ansvar for å involvere eventuelle fagfeller. Økonomifunksjonen ved fakultetet bør involveres tidlig i prosessen med budsjettering og avklaring om prosjektet klassifiseres som bidrags eller oppdrag. Se Skjema for vurdering og dokumentasjon av vurdering i forbindelse med klassifisering av inntekter. 7.2 Alle søknader om eksterne midler skal kvalitetssikres, godkjennes og underskrives av prosjekteier. Prosjekteier skal vurdere prosjektet i forhold til strategier, samarbeid og tilgjengelige ressurser. 7.3 Søknaden skal arkiveres i arkiv- og saksbehandlingssystemet og det skal legges kopi til FoU-seksjonen når søknaden sendes. 7.4 Søknader som krever godkjenning på institusjonsnivå signeres av rektor. Tilsvarende gjelder for fakultetsovergripende prosjekter. FoU-seksjonen er normalt saksbehandler for slike søknader. Prosjekteier er medunderskriver på søknaden når den er sendt fra institusjonsnivået. 4

5 8 Budsjettering 8.1 For alle prosjekter med hel eller delvis ekstern finansiering skal det settes opp et periodisert budsjett i henhold til høgskolens fastsatte mal for budsjettering (se HiTs økonomihåndbok). Budsjetterte inntekter og kostnader skal omfatte: Inntekter Eksterne inntekter Event. egenfinanisering (bidrag) Kostnader Lønnskostnader Direkte kostnader (varer/ tjenester/husleie som direkte knytter seg til gjennomføring av prosjektet) Indirekte kostnader (prosjektets andel av høgskolens felleskostnader) Overskudd (oppdrag) Det skal settes opp et inntektsbudsjett hvor alle inntekter i prosjektet framkommer. Oppdragsprosjektene skal alltid som minimum være fullfinansierte, dvs. belastet med alle direkte og indirekte kostnader som prosjektet påfører institusjonen. Institusjonen kan ikke bidra med egenfinansiering i oppdragsprosjekter. Subsidiering av et prosjekt med midler fra grunnbevilgningen kan føre til konkurransevridning i forhold til andre tilbydere. Oppdrag skal budsjetteres med overskudd på minimum 5%. Se pkt 13.4 for disponering av resultat fra prosjekter. I forbindelse med gjennomføring av bidragsprosjekter, har HiT anledning til å bidra med egenfinansiering. Det er prosjekteier som godkjenner bruk av egenfinansiering i prosjektene. Prosjekteier skal påse at enheten har budsjettmessig dekning og skal sørge for å dokumentere beslutningen om å bevilge interne midler til prosjektet. Det skal foreligge en konkret, faglig begrunnelse for bruk av egenfinansiering, og denne begrunnelsen skal dokumenteres på prosjektopprettelsesskjemaet. 8.2 Prosjektbudsjettet skal inneholde alle kostnader som går med til å fullføre prosjektet. Indirekte kostnader skal budsjetteres iht. HiTs gjeldende satser for indirekte kostnader. Dette gjelder også for bidragsprosjekter hvor den eksterne finansieringskilden ikke gir full dekning. En eventuell differanse mellom eksterne inntekter og totale kostnader budsjetteres på prosjektets inntektsside som egenfinansiering, hvor motposten er en tilsvarende kostnad på instituttets/enhetens budsjettramme. 5

6 9 Avtaler 9.1 Før hvert enkelt prosjekt starter skal det inngås skriftlig avtale mellom HiT og oppdragsgiver/ bidragsyter. Kravene om avtaleinngåelse vil ikke gjelde midler stilt til rådighet som gave eller gjennom tilskuddsbrev fra offentlige myndigheter, men institusjonen må likevel kunne redegjøre for bruken av disse midlene, og ta høyde for bidragsyters spesifikke krav til dokumentasjon. 9.2 Hovedregel er at HiTs standardavtale for FoU-oppdrag skal benyttes. I samarbeidsprosjekter med NFR og EU skal deres standardavtaler benyttes. Dersom det er behov for avvik fra standardavtalen, skal det søkes bistand fra FoU-seksjonen. 9.3 Før avtale undertegnes har prosjekteier ansvar for at de faglige og økonomiske forhold vurderes. Hvis tildelingen er mindre enn det som er søkt om, har prosjekteier ansvar for å justere det faglige omfanget og utarbeide nytt totalbudsjett. Alle vedlegg skal foreligge i endelig form før avtale underskrives. 9.4 Avtalen skal undertegnes av prosjekteier og avtalepartner og arkiveres i høgskolens arkiv- og saksbehandlingssystem sammen med andre prosjektrelevante dokumenter. Unntak: a. Hvis prosjektet omfatter flere fakultet skal den underskrives av rektor. b. Avtaler i tilknytning til prosjekter hvor søknaden er sendt fra rektor skal underskrives av denne. Prosjekteier er medunderskriver på slike avtaler. 9.5 Alle prosjektrelevante dokumenter skal dokumenteres i arkiv- og saksbehandlings systemet til HiT. 10 Prosjektoppretting 10.1 Når finansiering, budsjett og avtale er på plass må prosjekteier sende utfylt skjemaet «Anmodning om opprettelse av nytt prosjekt» med vedlegg (avtale/tilsagn, budsjett, klassifiseringsskjema) til Økonomidirektøren, som godkjenner prosjektet for opprettelse i regnskapssystemet. Skjema skal sendes via HiTs arkiv- og saksbehandlingssystem, og det skal legges kopi til FoU-seksjonen Prosjekteier kan ikke ansette prosjektmedarbeider(e) før finansiering er avklart og avtale er underskrevet av begge parter. 6

7 11 Personaladministrative forhold 11.1 BOA utføres til forskjell fra bierverv i tjenesten og er derfor underlagt arbeidsgivers styring. Denne styringen omfatter blant annet om prosjektet/ oppdraget skal utføres, når det skal skje, og hvem som skal utføre prosjektet/ oppdraget. Inntekten av denne aktiviteten tilfaller arbeidsgiver Dersom en tilsatt ved HiT mottar henvendelse(r) vedrørende utførelse av oppdragsaktivitet, plikter han/ hun å arbeide for at aktuelle oppdrag skal tilbys høgskolen. Forespørsel om oppdrag skal alltid legges frem for driftsenhetens leder eller den som er delegert til å behandle slike saker Høgskolen skal anvende en restriktiv praksis når det gjelder å engasjere egne tilsatte for å utføre BOA som firma/næringsdrivende eller for firma, jf, Reviderte retningslinjer for privat erversvirksomhet m.v. ved HiT, fastsatt av høgskoledirektøren Regnskapsføring 12.1 Alle eksterne midler tildelt en enhet ved Høgskolen i Telemark skal innbetales til høgskolens bankkonti og regnskapsføres ved høgskolen. Alle inntekter skal faktureres gjennom økonomisystemet Prosjekteier er ansvarlig for at prosjektregnskapet er oppdatert i henhold til fremdriften i prosjektet. Prosjektleder i samarbeid med administrasjon for aktuell driftsenhet står for det praktiske arbeidet. 13 Avslutning av prosjekter 13.1 Prosjektet avsluttes når prosjektaktivitetene er fullført og alle faglige/ administrative oppgaver er sluttført Prosjekteier er ansvarlig for å avslutte prosjektet, herunder påse at det utarbeides faglig sluttrapport iht. krav fra ekstern finansieringskilde og regnskapsbilag. Det anbefales å bruke HiTs mal for rapportering Når prosjektet skal avsluttes i regnskapssystemet sendes Skjema for regnskapsmessig avslutning av prosjekt via HiTs arkiv- og saksbehandlingssystem til økonomidirektøren med kopi til FoU-seksjonen Overskudd fra oppdragsprosjekter tilføres høgskolens virksomhetskapital. Styret disponerer resultatet fra avsluttede prosjekter, og disponeringen av ufordelt virksomhetskapital skjer ved årsavslutning. Styret kan vedta å føre resultatet til 7

8 virksomhetskapitalen for HiT. Enheten som var ansvarlig for resultatet, tilføres/trekkes da driftsmidler Ved avslutning av bidragsprosjekter skal det som gjenstår på prosjektkontoen ved prosjektets avslutning, overføres til den ordinære driften ved den driftsenheten som gjennomførte prosjektet. 8