REGISTRERING AV BIDRAGS- OG OPPDRAGSPROSJEKT

Transkript

1 REGISTRERING AV BIDRAGS- OG OPPDRAGSPROSJEKT Sist oppdatert: Hanne Sofie Seljebu Olsen Førstekonsulent Avdeling for økonomi Økonomiseksjonen

2 Innhold 1. Prosjektdata Prosjektrelasjoner Økonomisk data Kontrakts- og avtaleforhold ephorte-referanse Underskrift/godkjenning Faglig begrunnelse Sende opprettingsskjema i ephorte Prosjektdata Prosjektnavn: Navnet på prosjektet som skal opprettes. Kortnavn anbefales. For NFRprosjekter skal NFRs prosjektnummer skrives før navnet. For EU-prosjekter skal EUprosjektnummer skrives inn før navnet. Avdeling: Her oppgis tallkode for eier av prosjektet. Navn oppdragsgiver: Navn på kontraktspartner/finansieringskilde. Prosjektperiode fra til: Tidsperiode fra prosjektet starter opp til det planlegges avsluttet i henhold til kontrakt. Planlagt prosjektavslutning er når prosjektet er faglig avsluttet, samt at all rapportering og inn- og utbetalinger fra prosjektet er gjennomført. Det er tilstrekkelig å skrive året prosjektet starter og avsluttes.

3 2. Prosjektrelasjoner Prosjekttype: Angir type prosjekt og finansieringskilde. Oppdragsprosjekt, gave, gave som utløser gaveforsterkning og gaveforsterkning skal angis her. Bidragsprosjekter klassifiseres etter finansieringskilde og om UiT er koordinator/partner/øvrig (for EU-/NFR-prosjekter). Etter- og videreutdanningsoppdrag kan angis enten som protype 41 Oppdrag eller 42 Etterog videreutdanningsoppdrag. Etter- og videreutdanningsbidrag klassifiseres på samme måte som andre bidragsprosjekter (etter finansiering finansieringskilde og om UiT er koordinator/partner/øvrig). Eksempler på klassifisering og forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) (KD), Klassifisering av oppdragsgiver og prosjekttype (ØA), og ØAs kontaktpersoner for BOA kan være til hjelp ved usikkerhet om prosjektet representerer en gave, et oppdrag eller bidrag. Kontraktsprosjekt: Kontraktsprosjekt knytter sammen prosjekter som har kontraktsmessig sammenheng, men av ulike årsaker ikke kan defineres som et enkeltprosjekt. Se ØAs Veiledning for bruk av kontrakts- og eierprosjekter i Agresso for nærmere forklaring av kontraktsprosjekter. Prosjekt 1 til 1 (prosjekter som ikke har kontraktsmessig sammenheng med andre prosjekter): gis en fast verdi - K10000 (dummy-verdi) Prosjekt 1-flere: løpende serie på fakultet/enhet som er bygget opp slik: K + 2 første siffer i stedkode + løpende. Ved opprettelse av nytt kontraktsprosjekt må man oppgi ønsket navn på kontraktsprosjekt i tillegg til kode i prosjektopprettingsskjemaet. For å finne neste ledige kontropro søker man i Agresso slik:

4 Skriv KONTRPRO i begrepsfeltet. Søk på K+ 2 første siffer i stedkode + * (Eksempel for stedkode 24* i bilde). Oppdragsgiver: Oppdragsgiver angir finansieringskilde. Brønnøysundregisteret ( kan være til hjelp for å finne riktig oppdragsgiver. Det må være samsvar mellom prosjekttype og oppdragsgiver for prosjektet. Note 15: Relasjonen spesifiserer ubrukte midler. Denne skal alltid registreres som «Utsatt virksomhet» for BOA. Prosjektansvarlig: Identifiserer prosjektansvarlig/prosjektleder. Prosjektansvarlig må være ansatt ved UiT. Eierprosjekt: Brukes for å se flere tiltak og/eller prosjekter i en regnskapsteknisk sammenheng. Dette er kun til intern bruk, og enhetene må selv vite hva eierprosjektet gjenspeiler. Eierprosjekt er bygget opp slik: E + 2 første siffer i stedkode + løpende. Ved opprettelse av nytt eierprosjekt må man oppgi ønsket navn på eierprosjekt i tillegg til kode i prosjektopprettingsskjemaet. Neste ledige nummer finnes på samme måte som for kontraktsprosjekt, men ved å søke på «EIERPRO» og E+ 2 første siffer i stedtkode istedenfor «KONTRPRO».

5 3. Økonomisk data Kostnadsramme, finansiering og mva-klassifisering skal angis i opprettingsskjemaet. Det skal være samsvar mellom kostnadsrammen som gis i opprettingsskjemaet og kostnadsbudsjettet. Det skal være samsvar mellom informasjonen om ekstern finansiering og egenfinansiering i opprettingsskjema, inntektsbudsjettet og kontrakt/tildelingsbrevet. Totale prosjektkostnader skal tilsvare total finansiering (balansere). Prosjektet skal være riktig MVA-klassifisert. Det opereres med fire kategorier i opprettingsskjemaet. Bidragsprosjekt: Bidragsprosjekter og gaver innebærer som regel ikke omsetning og klassifiseres derfor som «bidragsprosjekt». Omsetning er et viktig vilkår for avgiftsplikt. Omsetning defineres som levering av vare eller tjeneste mot vederlag. Begrepet innebærer at det må foreligge en gjensidig bebyrdende avtale mellom to eller flere parter, dvs. ytelse mot motytelse. Prosjekter som medfører omsetning klassifiseres som regel som oppdragsprosjekter. Hovedregelen er derfor at de øvrige tre kategoriene kun er aktuelle for oppdragsprosjekter. Avgiftspliktig: Kategorien brukes når prosjektet medfører omsetning av avgiftspliktige varer og tjenester. Eksempler på avgiftspliktige tjenester er forskningstjenester, konsulent-/rådgivnings-tjenester, utleie av personell, kopieringstjenester, utleie av utstyr, laboratorie- og feltundersøkelser og trykketjenester. Avgiftsfritt: Kategorien gjelder omsetning som er omfattet av merverdiavgiftsloven, men hvor det etter regelverket ikke skal beregnes utgående merverdiavgift (dvs. omsetning med 0-sats). Fritaksbestemmelsene finnes i merverdiavgiftsloven kapittel 6. Eksempler på omsetning som er fritatt merverdiavgift er salg av varer og tjenester til utlandet og bøker i siste omsetningsledd. Både avgiftspliktig og avgiftsfri

6 omsetning er innenfor avgiftsområdet, og vil kunne gi rett til fradrag for inngående mervediavgift. Utenfor avgiftsområdet: Kategorien brukes når prosjektet medfører omsetning som ikke er omfattet av merverdiavgiftslovens bestemmelser. Unntaksbestemmelsene er særskilt angitt i merverdiavgiftsloven 3-2 til Eksempler på tjenester som er unntatt merverdiavgift er undervisningstjenester og offentlig myndighetsutøvelse. For nærmere informasjon om regler vedrørende merverdiavgift vises det til økonomiavdelingens nettsider. Spørsmål om merverdiavgift kan rettes til mva@support.uit.no. 4. Kontrakts- og avtaleforhold Her føres inn de kontrakts- og avtaleforhold som gjelder for det aktuelle prosjektet i henhold til avtalen med finansieringskilden/eventuelle partnere. Universitetets eiendomsrettigheter til resultatene og undervisningsrettigheter skal være i henhold til styresak S Felles retningslinjer for håndtering av immaterielle rettigheter ved de norske universiteter og til Retningslinje for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA). Hovedregelen er at universitetet skal ha eiendomsretten til resultatene av prosjektet. Universitetet skal alltid ha rett til å bruke resultatene til undervisnings- og forskningsformål. 5. ephorte-referanse Alle prosjekter skal være opprettet i ephorte som egen sak. I ephorte skal følgende prosjektdokumenter være registrert: Søknad (dersom det har vært søknadsrunde før kontrakt er inngått) Faglig begrunnelse ved eventuell egenfinansiering fra universitetet Signert kontrakt/tildelingsbrev og eventuelle signerte konsortieavtaler Et realistisk internbudsjett som viser alle kostnader og inntekter som prosjektet medfører. TDI-modellen skal brukes for beregning av totale kostnader i budsjett. Budsjettmalene for bidrags- og oppdragsprosjekter som ligger på ØAs nettside kan brukes. I den grad det er utarbeidet andre budsjett tilpasset spesielle finansieringsordninger skal de også være registrert i ephorte.

7 6. Underskrift/godkjenning Ledelsen ved fakultetet/enheten er i siste instans ansvarlig overfor universitetsledelsen for de oppgaver som skal ivaretas av prosjektleder. Skjemaet må være signert eller elektronisk godkjent i ephorte av ledelsen ved fakultet/enheten som dermed bekrefter at skjemaet er korrekt utfylt. Underskrift/elektronisk godkjenning av skjemaet bekrefter også at prosjektet, med de rettigheter og forpliktelser som det innebærer, støttes av ledelsen og kan gjennomføres. 7. Faglig begrunnelse Det stilles krav til faglig begrunnelse for alle prosjekter der universitetet bidrar med egenfinansiering/delfinansiering. Dette følger av F punkt 2.2 c: «Dersom institusjonen skal delfinansiere bidragsfinansiert aktivitet, skal institusjonen vurdere om prosjektet har slik faglig interesse at det tilsier delfinansiering, samt vurdere kostnadene ved dette. Institusjonens vurderinger skal dokumenteres.» Formålet med dette er at det skal være enkelt å etterprøve at bevilgningspenger ikke brukes til aktiviteter som havner utenfor universitetets samfunnsoppdrag/strategi. En generell begrunnelse med standardpregede formuleringer om at prosjektet vurderes som faglig interessant og lignende, vil ikke tilfredsstille kravet til etterprøvbarhet. Forankringen i Universitetets og/eller fakultetets/instituttets strategi må synliggjøres. En faglig begrunnelse kan skrives på følgende måte: 1. En kort beskrivelse av prosjektet. 2. Gjengivelse av en relevant del av universitetets og/eller enhetens strategi. 3. En kobling mellom prosjektet og universitetets og/eller enhetens strategi. Den faglige begrunnelsen kan gis i prosjektopprettingsskjemaet eller i eget dokument.

8 8. Sende opprettingsskjema i ephorte Opprettingsskjema skal sendes til ØA via ephorte som N-dokument. Husk å sende opprettingsskjemaet på godkjenning hos person som har myndighet til å godkjenne oppretting av prosjekter dersom skjemaet ikke er underskrevet. ØA godkjenner at den nødvendige dokumentasjon foreligger og registrerer prosjektet i Agresso.