NTNU Kurs grunnleggende regnskap og merverdiavgift for lokal prosjektstøtte

Transkript

1 NTNU Kurs grunnleggende regnskap og merverdiavgift for lokal prosjektstøtte 9. juni 2010 Jens Even Storhov *connectedthinking pwc

2 Agenda Tidspunkt Tema Innledning Generelt om regnskap, Noen sentrale lover og instrukser Merverdiavgift ved NTNU Begreper og definisjoner Merverdiavgift ved NTNU forts Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsvilkåret Merverdiavgift på prosjekt inntekter Fradragsrett for inngående merverdiavgift (inkl pause) Merverdiavgift ved NTNU - forts Oppgaver Oppsummering

3 Generelt om regnskap En definisjon. Formålet med finansiell rapportering er å fremskaffe informasjon om en virksomhets finansielle stilling, og endringer i finansiell styrke til et bredt spekter av brukere, for å gjøre dem i stand til å ta fornuftige og velbegrunnede økonomiske beslutninger IASB s: Framework for the Preparation and Presentation of Financial Statements

4 Effektiv kontroll i forretningsprosessene gir kvalitet i finansiell rapportering Virksomhetsstyring Internkontroll i forretningsprosesser Finansiell rapportering Lønn og personal Prosjekter (inkl fakturering av inntekter) Bestilling til betaling Transaksjoner Årsregnskap Delårsregnskap Styrerapporter Driftsrapporter Periodeavslutning Operasjonell risiko Risiko i finansiell rapportering

5 Generelt om regnskap Formål med regnskapet: Gi økonomisk informasjon om virksomheten Grunnlag for rapportering til ulike brukere - Ledelsen ved NTNU (sentraladm, fakultet, institutt) - Prosjektledere og andre ledere og beslutningstakere ved enheten - Departementene og andre finansieringskilder - Media - Skatte- og avgiftsmyndigheter Et styringsinstrument for ledelsen. Regnskapsrapporter er et viktig verktøy for evaluering av måloppnåelse, og iverksettelse av ulike tiltak

6 Generelt om regnskap Det er viktig med kvalitet i prosessene som sikrer et riktig regnskap Eventuelle feil i regnskapet vil gi feil informasjon til brukerne, og kan medføre bl.a: - Feil beslutninger i ledelsen - Feil i utbetaling av lønn og refusjoner - Feil i rapportering og betaling av skatter og avgifter til myndighetene - Skatte- og avgiftskrav fra myndighetene - Anmerkninger fra revisor

7 Generelt om regnskap Regnskapet er en del av virksomhetens årsrapport. Regnskapet består av: Resultatregnskap Balanse Noter

8 Resultat del 1

9 Resultat del 2

10 Balanse del 1

11 Balanse del 2

12 Eksempel på noter

13 Agenda Tidspunkt Tema Innledning Generelt om regnskap, Noen sentrale lover og instrukser Merverdiavgift ved NTNU Begreper og definisjoner Merverdiavgift ved NTNU forts Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsvilkåret Merverdiavgift på prosjekt inntekter Fradragsrett for inngående merverdiavgift (inkl pause) Merverdiavgift ved NTNU - forts Oppgaver Oppsummering

14 Lover og instrukser Et utvalg Eksterne bestemmelser Regnskapsloven Rapporteringskrav i Regnskapsmalen (fra dep) Bokføringsloven Merverdiavgiftsloven (ref eget punkt på agendaen) Økonomireglement for staten (ØR), fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av FD Rundskriv, reglement og pålegg for øvrig fra KD som gjelder økonomiforvaltningen

15 Lover og instrukser Interne ved NTNU Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av styret, oppdatert november 2008) Instruks for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av rektor) Delinstruks for merverdiavgift ved NTNU m.m Alle disse interne regler/instrukser finnes i Økonomiportalen

16 Agenda Tidspunkt Tema Innledning Generelt om regnskap, Noen sentrale lover og instrukser Merverdiavgift ved NTNU Begreper og definisjoner Merverdiavgift ved NTNU forts Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsvilkåret Merverdiavgift på prosjekt inntekter Fradragsrett for inngående merverdiavgift (inkl pause) Merverdiavgift ved NTNU - forts Oppgaver Oppsummering

17 Hva omfattes av mva bestemmelsene på NTNU? Det aller meste av NTNUs virksomhet er ikke omfattet av mvabestemmelsene. Deler av NTNU s virksomhet omfattes dog av mvabestemmelsene, herunder: Deler av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA - f.eks forskningstjenester, enkelte konferanser m.m.) Deler av de tjenester teknisk avdeling utfører for eksterne kunder er mvapliktige Utleie av bygg (administreres av teknisk avdeling i henhold til særskilt frivillig registrering) Salg fra Museumsbutikken på Vitenskapsmuseet Telesentralen (sameie med Sintef) Andre tilfeldige inntekter som omfattes av mva-loven NB! Undervisningstjenester faller utenfor mva-loven (mva-fritt)

18 Merverdiavgift - begreper KOSTNAD Innkjøp kr 100,- (inngående faktura) Merverdiavgift 25,- (inngående mva) Sum kr 125,- INNTEKT Omsetning kr 160,- (utgående faktura) Merverdiavgift 40,- (utgående mva) Sum kr 200,- Innbetaling til skattemyndighetene: kr (40-25) = kr 15,-

19 Merverdiavgift Egen side med informasjon om merverdiavgift på intranettet, se Økonomiportalen Egen delinstruks for merverdiavgiftsområdet Hver enhet ansvarlig for at mva-reglene praktiseres korrekt på eget område Regnskapstjenesten veileder og koordinerer dialog med myndighetene

20 Hvilke deler av NTNU s virksomhet faller inn under mvaloven? Eksterne oppdragsgivere og bidragsytere Forskningsrådet (BOA aktivitet) Statlig grunnbevilgning (BFV) Strategi- og omstillingsprosjekter Rammebevilgning Strategi- og omstillingsmidler Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Ramme/drift Driftsregnskap Utgående mva på oppdragsforskning Omfattende rett til fradrag for inngående mva. Utvidet fra Utgående mva på omsetning til andre Svært begrenset rett til fradrag for inngående mva. I utgangspunktet kun fradrag for inngående mva på anskaffelser som kjøpes inn for videresalg til andre

21 Merverdiavgift på prosjektinntekter

22 Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsbegrepet Begrepet omsetning defineres som: 1. Levering av varer mot vederlag 2. Ytelse av tjenester mot vederlag 3. Levering av vare/ytelse av tjeneste som helt eller delvis vederlag for mottatte varer eller tjenester Det stilles ikke krav om vederlagtes form, men vederlaget må ha økonomisk verdi. Vederlaget kan bestå av penger, varer, tjenester eller ethvert annet økonomisk gode.

23 Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsbegrepet Levering av varer/tjenester mot vederlag er omsetning, f.eks levering av forskningstjenester til ekstern kunde mot betaling Vanlig varesalg, f.eks salg av bøker mot betaling Oppdrag Tilskudd/finansiering uten krav på motytelse er IKKE omsetning, f.eks økonomisk tilskudd fra Forskningsrådet økonomisk tilskudd fra andre til bidragsforskning Bidrag Levering av vare/tjeneste uten krav på vederlag er IKKE omsetning f.eks ulike former for gave/støtte/bidrag Bidrag

24 Nærmere om omsetning i forhold til merverdiavgift Hvis omsetningsvilkåret er oppfylt: Må finne ut om det finnes noen unntak fra avgiftsplikt Hvis omsetningsvilkåret IKKE er oppfylt Merverdiavgift skal IKKE beregnes

25 Mva på prosjektinntekter (utgående mva) Forskningstjenester Ikke noe unntak fra mva-plikt for forskningstjenester Ofte vanskelig å avgjøre hvorvidt omsetningsvilkåret er oppfylt Må bygge på tolkningsuttalelse fra Fin.dep av om forskningstjenester Helhetsvurdering med utgangspunkt i nevnte uttalelse Aktuelle vurderingstemaer - eiendomsrett til resultatene - restriksjoner mhp publisering av resultatene Eksempler - Finansiering fra Forskningsrådet hvor standardavtaler benyttes: Ikke omsetning - Prof II prosjekter? - Dr. ing prosjekter?

26 Forskningstjenester eksempel 1 Staten Norges Forskningsråd NTNU Ingen omsetning Ingen omsetning (Basisbevilgninger, programmer,fouprosjekter)

27 Forskningstjenester eksempel 2 Staten Norges Forskningsråd Bedrift NTNU Ingen omsetning Ingen omsetning (Basisbevilgninger, programmer,fouprosjekter) Omsetning og mva-plikt

28 Forskningstjenester eksempel 3 Bedrift er kontraktspart med NFR, og prosjektkoordinator, Det MÅ framgå av avtalen mellom bedrift og NFR at NTNU er reell samarbeidspartner med ansvar for resultat og økonomi. Norges Forskningsråd NTNU Bedrift Bedrift og NTNU har felles ansvar overfor NFR, Mva beregnes IKKE på fakturaer fra NTNU til bedrift, forutsatt at nevnte forutsetninger er oppfylt. Ingen omsetning (Basisbevilgninger, programmer,fouprosjekter)

29 Forskning - kontrakter Formuleringene i kontrakt avgjørende for merverdiavgiften Viktig å bruke de riktige formuleringene for å unngå misforståelser Oppdrag (dvs der det foreligger omsetning) Bidrag (dvs der det ikke foreligger omsetning) NTNU har standardkontrakter for oppdrag og bidrag, ref Økonomiportalen

30 Nærmere om BOA prosjekter og utgående mva på inntekter Oppdrag Bidrag Forskning Forskning Utgående mva på inntekter Ikke forskning Ikke forskning Ikke utgående mva på inntekter

31 Merverdiavgift på andre prosjektinntekter Kurs / undervisning Undervisningstjenester er fritatt fra merverdiavgift, og det skal ikke beregnes merverdiavgift Konferanser Konferanser anses i utgangspunktet ikke som undervisning, og omfates ikke av undervisningsfritaket i mva loven. Mva må som hovedregel beregnes av inntektene. Se økonomiportalen for nærmere info Konsulenttjenester Avgiftspliktig Tjenester til utlandet Hvis helt ut til bruk i utlandet for utenlandsk oppdragsgiver avgiftsfritt

32 Mva på prosjektinntekter (utgående mva) Bokføringsforskriften kapittel 5 Et salgsdokument skal være nummerert, datert og angi: Navn og adresse til den næringsdrivende som leverer varen eller yter tjenesten. Organisasjonsnummer som er tildelt i henhold til lov av 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret etterfulgt av bokstavene MVA. Navn og adresse til den næringsdrivende som mottar varen eller tjenesten. En klar beskrivelse av varen eller tjenesten samt kvantum eller omfang av det som er levert eller ytet. Vederlaget for varen eller tjenesten. Stedet der varen er levert eller tjenesten ytet. Mva-beløpet må spesifiseres dersom mva er beregnet

33 Avgiftsgrunnlaget Mva skal svares av vederlaget ( 18) - vederlaget = omkostninger + fortjeneste Inkluderer alle omkostninger ved oppfyllelse av avtalen (inkl reiseutlegg m.m.) smitteeffekten Omsetningsverdien legges til grunn

34 Hvor finnes flere detaljer? Se hjelpetekster på økonomiportalen

35 Hjelpeskjema for avgiftsvurdering Eksempel på hjelpeskjema for mva-vurdering av inntekter Henvisning til mva-spørsmål i Maconomy Nei Foreligger omsetning, ref mva-loven 3? Skjer det levering av vare eller tjeneste mot vederlag? Ja Spørsmål 1, 1.1, 1,2 og 1.3 Ja Er omsetningen unntatt fra mva etter mva-lovens 5, herunder bl.a:? Undervisning Guidetjenester Offentlig myndighetsutøvelse Helsetjenester Finansielle tjenester Spørsmål 3 Nei Er omsetningen av varen/tjenesten av en art som er fritatt for mva, ref mva-loven 16 og 17 (selv om det ligger innenfor mva-loven) f.eks Eksport av varer og tjenester Nei Spørsmål 2 Salg av bøker i siste omsetningsledd Omsetning av tjenester til off. veg i siste omsetningsledd Ja Utenfor mva-loven Ikke utgående mva på inntekter Avgiftsfritt innenfor mva-loven Ikke utgående mva på inntekter Avgiftspliktig Utgående mva må beregnes med 25 % av inntektene Spørsmål 4

36 Merverdiavgift på kostnader

37 Mva på kostnader (inngående mva) Vilkår for fradragsføring av inngående merverdiavgift Kostnaden må inneholde mva og den må være til bruk i en del av NTNU s virksomhet som faller inn under mva-loven. Det må foreligge salgsdokument (faktura) som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften kap 5 (tidligere Forskrift om innhold av salgsdokumenter) Kostnaden må ikke være av en type hvor det aldri er fradragsrett for inngående mva (f.eks servering)

38 Varer / tjenester hvor det aldri er fradragsrett for inngående mva, selv om det er spesifisert mva på faktura - Serveringsutgifter (all innkjøp av mat og drikke også frokost på hotellregningene) - Representasjon (både egne ansatte og kunder) - Parkeringsutgifter - Leiebil (personbil og varebiler kl 1) - Gaver og utdelinger i reklameformål (verdi under 100 kr ok) - Kostnader vedr fast eiendom som skal dekke boligbehov, fritids-, ferieeller andre velferdsbehov. Eks: Innkjøp av utstyr til bolig for gjesteforskere - Mobiltelefon, internett, bredbånd utgifter

39 Nærmere om BOA prosjekter og fradragsrett for inngående mva på kostnader Oppdrag Bidrag Forskning Forskning Fradrag for inngående mva Ikke forskning Ikke forskning Ikke fradrag for inngående mva

40 Kategorisering av prosjekter svært viktig Lokal prosjektstøtte har en sentral rolle i arbeidet med prosjektkategorisering Egen veiledning laget i 2009 mhp hva som er forskning og hva som ikke er forskning, Se Økonomiportalen

41 Hva omfattes og hva omfattes ikke? Mva fradrag gjelder bare den delen av BOA - virksomheten som faller inn under begrepet Forskningsvirksomhet Undervisning og andre inntekter som IKKE kan anses som forskning, faller utenfor Det er etablert avgiftskoder i Basware og regnskapssystem for å sikre korrekt håndtering av merverdiavgift på de ulike prosjekter / fakturaer Bestillere kjenner avgiftskodene

42 Anskaffelse av laboratorier og vitenskapelig utstyr Hvis utstyret skal benyttes i forskningsvirksomhet - Fradragsrett for inngående mva Hvis utstyret ikke skal benyttes i forskningsvirksomhet - Ikke fradragsrett for inngående mva (selv om det f.eks er finansiert med midler fra NFR) Hvis kombinert bruk Forskning/ikke forskning (f.eks undervisning) - Delvis fradragsrett for inngående mva - Grunnlaget for fordelingen skal være antatt bruk i forskning (både oppdrag og bidrag) - F.eks med bakgrunn i timelogger eller andre fordelingsnøkler - Skjema utarbeidet for beregning / dokumentasjon av andel fradragsrett (ligger på Økonomiportalen)

43 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr NB! Det er BRUKEN og ikke FINANSIERINGSKILDEN som avgjør fradragsretten for inngående mva Kreative løsninger for å få fradragsrett for inngående mva på utstyrsanskaffelser som er finansiert over ramme / drift / SO midler aksepteres ikke Dersom noen velger kreative løsninger og fradragsfører for mye inngående mva på utstyrsanskaffelser finansiert over ramme/drift; kan avgiftsmyndighetene trekke tilbake den særskilte registreringen, noe som vil få betydelige negative konsekvenser for NTNU

44 Spesielt om bidragsprosjekter med egenandel En del bidragsprosjekter har høy egenandel Bakgrunnen for NTNU s utvidede mva registrering er at det gis fradrag for mva på kostnader som er finansiert med eksterne midler Dette kan gi utfordringer ift hvordan man skal håndtere fradragsrett på bidragsprosjekter med høy egen andel Etter en nærmere vurdering, har man konkludert med at øvre grense for grunnlag for fradragsføring av mva tilsvarer sum eksterne midler Se eksempel på neste side

45 Spesielt om bidragsprosjekter med egenandel Eksempel Bidragsprosjekt, kategorisert som forskning Inntekter Egenandel NTNU sentrale midler (AVIT) Egenandel institutt Eksterne midler Sum Kostnader Lønn (inkl indirekte kostnader) Utstyrsanskaffelse Utstyret skal brukes fullt ut i forskning. Fradrag for mva gis kun av grunnlag på kr pga at resten er interne midler NB Vær obs på justeringsregler, jfr neste foiler

46 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift I 2008 ble det innført nye justeringsregler for mva Justeringsreglene gjelder driftsmidler med kostpris > kr ekskl mva og fast eiendom med kostpris > kr ekskl mva Justering vil si å korrigere tidligere fradragsført inngående mva på grunn av bruksendring; f.eks ved at driftsmiddelet overføres fra forskningsbruk til bruk i undervisning, driftsmiddelet selges etc - dersom avgiftspliktig bruk reduseres, må fradragsført MVA reduseres tilsvarende - dersom avgiftspliktig bruk øker i forhold til da fradraget ble tatt, øker fradraget tilsvarende

47 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Justeringsperioden - Maskiner, inventar og andre driftsmidler: - Fem første regnskapsår etter anskaffelsen - Det regnskapsår driftsmiddelet ble anskaffet medregnes - Fast eiendom - Ti første regnskapsår etter anskaffelsen eller fremstillingen - Det regnskapsår driftsmiddelet ble anskaffet medregnes Bagatellmessig endring i fradragsprosenten: ikke justering dersom endringen i fradragsprosenten er mindre enn ti prosentpoeng i forhold til fradragsprosenten ved justeringsperiodens begynnelse NB Ikke krav om justering ved bruksendring av utstyr < kr ekskl mva (f.eks ved anskaffelse av PC til PhD stipendiat, hvor bruk av PC endres etter f.eks 3 4 år) Jfr info i LP-møte sept / okt 2009 for ytterligere detaljer,

48 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Eksempel Des 2009: Vitenskapelig utstyr kr mva kr anskaffes til bruk i bidrags- og oppdragsfinansiert forskningsvirksomhet. Inngående mva fradragsføres med kr : Utstyret brukes i sin helhet i forskning 2011: Utstyret brukes i sin helhet i forskning Jan 2012: Forskningsprosjektet avsluttes og utstyret overføres i sin helhet til bruk i undervisningsvirksomhet Bruk i forskningsvirksomhet (BOA) : 3 år Gjenværende justeringstid : 2 år Etter overføring til bruk i undervisning, må derfor 2/5 av fradragsført inngående mva ved anskaffelsen tilbakebetales til staten. Dette utgjør kr

49 Import Import av varer - Mva beregnes og betales i forbindelse med fortolling. Eventuell fradragsrett etter vanlige regler - Obs på krav til dokumentasjon (mva framgår ikke av faktura fra utenlandsk leverandør) Import av tjenester - Mva beregnes av KJØPER, etter reglene om Snudd avregning - De aktuelle tjenestene må være avgiftspliktige ved omsetning i Norge

50 Krav til dokumentasjon For å få fradrag må kravene i bokføringsforskriften kap 5 (tidligere Forskrift om innhold av salgsdokumenter) være oppfylt Hvis formelle krav til dokumentasjon ikke er oppfylt, kan inngående mva ikke fradragsføres

51 Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift Sum inntekter: kr Sum kostnader som inneholder mva: kr ( inkl mva) Sum kostnader som ikke inneholder mva (inkl personal) kr Overskudd kr 0 Vi skal nå vurdere konsekvenser på overskuddet av følgende 3 situasjoner a) Prosjektet er et bidragsprosjekt som ikke er forskning, dvs uten avgiftsberegning av inntekter og uten rett til fradrag for inngående mva på kostnader b) Prosjektet er et oppdragsprosjekt. Utgående mva må beregnes med 25 % i tillegg til inntektene på kr Det er rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva c) Prosjektet er et oppdragsprosjekt. Utgående mva beregnes med 25, men nå er avtalen formulert på en måte som innebærer at beløpet på kr er inkl mva. Det er fortsatt rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva

52 Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift a) Prosjektet er et bidragsprosjekt som ikke er forskning uten avgiftsberegning av inntekter og uten rett til fradrag for inngående mva på kostnader Sum inntekter: kr Sum kostnader som inneholder mva: kr ( inkl mva) Sum kostnader som ikke inneholder mva (inkl personal) kr Overskudd kr 0

53 Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift b) Prosjektet er et oppdragsprosjekt (forskning). Utgående mva må beregnes med 25 % i tillegg til inntektene på kr Det er rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva Sum inntekter: kr Sum kostnader som inneholder mva: kr ) Sum kostnader som ikke inneholder mva (inkl personal) kr Overskudd kr ) Mva blir refundert og er dermed ikke en kostnad

54 Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift c) Prosjektet er et oppdragsprosjekt (forskning). Utgående mva beregnes med 25 %, men nå er avtalen formulert på en måte som innebærer at beløpet på kr er inkl mva. Det er fortsatt rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva Sum inntekter: kr ) Sum kostnader som inneholder mva: kr ) Sum kostnader som ikke inneholder mva (inkl personal) kr Underskudd - kr ) Det må innbetales kr i utgående mva, og dette blir dermed ikke en del av inntektene som NTNU beholder 2) Mva blir refundert og dermed ikke en kostnad

55 Oppsummering og avslutning Har vi lært noe? FLERE SPØRSMÅL?