Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Høgskolen i Buskerud

Transkript

1 1 (15) Opphavsmann ØKO, Agneta Davidsson Retningslinje Dokumentnummer Betekkning Dokumentansvarlig Gyldig fra Gyldig t o m Versjon Senest endret søko, Juel H. Rye Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Høgskolen i Buskerud Innholdsfortegnelsen er tom fordi ingen av avsnittsstilene som er markert i dokumentinspektøren, brukes i dokumentet. 1(15)

2 1 Prosjektvirksomhet ved Høgskolen i Buskerud (HiBu) HiBus primærvirksomhet er i hovedsak finansiert med midler fra Kunnskapsdepartementet, såkalt grunnbevilgning. Når HiBu avtaler med en ekstern part/finansieringskilde om å gjennomføre en faglig aktivitet (undervisning, forskning eller ulike typer av formidling) mot betaling, faller dette inn i området som kalles BOA-prosjekter. BOA står før Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet i reglementet F og på HiBu benevnes dette som BOA-prosjekter. Reglementet F gjelder for alle typer forpliktende samarbeid med selvstendige virksomheter om faglige aktiviteter. Håndboken er bygd opp for å etterleve kravene i reglementet. All bidrags- og oppdragsvirksomhet skal organiseres som prosjekter og følge HiBus prosjekthåndbok. BOA erstatter det som HiBu kalte EFV-prosjekter. BOA = Bidrags- og Oppdragsfinansierte Aktiviteter. Høgskolen i Buskeruds prosjektmodell er et hjelpemiddel i det daglige prosjektarbeidet. Hensikten med HiBus prosjekthåndbok er at den skal bidra til å strukturere arbeidet, sikre ryddighet, sørge for at gjennomføringen blir effektiv samt å etterleve reglementet F utgitt av Kunnskapsdepartementet, gyldig fra Håndboken gjelder for alle typer forpliktende samarbeid Reglementet gjelder for alle typer forpliktende samarbeid med selvstendige virksomheter, om faglige aktiviteter. Med faglige aktiviteter menes undervisning, forskning og ulike typer formidling som institusjonen ut fra sitt formål skal drive. Når virksomheten får midler fra eksterne finansieringskilder og øverskrider kr skal HiBus prosjekthåndbok følges. Rent salg og mindre oppdrag, < kr, vil normalt ikke falle inn under BOA, men må klargjøres med økonomikonsulent fra tilfelle til tilfelle. I hovedsak er HiBu sin virksomhet finansiert av grunnbevilgningen, den fra Kunnskapsdepartementet. Interne prosjekter, eksempelvis personalseminar, intern virksomhetsutvikling etc., finansieres med disse midlene og trenger ikke å følge denne håndboken. 1.2 Håndbokens målgruppe Håndboken vender seg til dem som arbeider med prosjekter på HiBu, prosjektledere, prosjektmedarbeidere, dekaner og administrative resurser rundt prosjektvirksomheten. 1.3 Oppdatering av økonomihåndboken Styret fastsetter Håndboken for BOA ved HiBu med tilhørende reglement om prosjektvirksomhet og aksjeselskaper. Sjef økonomiseksjonen fastsetter løpende 2(15)

3 oppdateringer og styret holdes informert om disse. Ved større forandringer og vesentlige prinsippendringer skal en ny versjon godkjennes av styret. Håndboken revideres 1 gang/år og en aktuell versjon finnes alltid på Beskjed om oppdateringer skjer via e-post samt via nyheter for ansatte på ganger i året holdes prosjektlederkurs inkludert oppdateringer. De budsjettansvarlige er selv ansvarlig for å holde seg oppdatert. 2 Sentrale definisjoner Begrep BOA Bidragsfinansiert aktivitet Oppdragsfinansiert aktivitet Motytelse Eksterne finansieringskilder Definisjon Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet, benevnes som BOA-prosjekter (BOA erstatter EFV - Eksternt finansiert virksomhet). Når HiBu avtaler med en ekstern part/finansieringskilde om å gjennomføre en faglig aktivitet (undervisning, forskning eller ulike typer av formidling) mot betaling, faller dette inn i området som kalles BOA-prosjekter. Prosjekter der institusjonen henter støtte fra nasjonale og internasjonale eksterne finansieringskilder uten krav til leveranser (uten motytelse) ved avtale/kontraktsinngåelse. Midler fra NFR, EU og andre departementer faller inn under denne definisjonen. HiBu støtter med en egenandel i prosjektene. Prosjektet har en faglig interesse som tilsier at institusjonen delfinansierer prosjektet. Vurderinger skal dokumenteres. Det understrekes at bidragsfinansiert aktivitet ikke kan gå med regnskapsmessig overskudd, og tap i denne type prosjekter anses som ordinær driftskostnad for institusjonen. Eksempel: - Kurs finansiert med egenbetaling fra studenter - Utviklings-/forskningssamarbeid - Tilskudd/gave fra fylke/kommune/bedrift for f eks en stipendiat Prosjekter som HiBu utfører mot full betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) med krav til leveranser (motytelse) ved avtale/kontraktsinngåelse. Alle kostnader dekkes av oppdragsgiver. Det kreves dokumentasjon (avtale og budsjett) som viser at oppdragsgiver dekker alle direkte og indirekte kostnader. Eksempel: - Kurs på oppdrag av en bedrift/fylke/kommune/organisasjon - Undersøkelse/rapport på oppdrag fra en bedrift - Konsultasjon til en bedrift/fylke/kommune/organisasjon Levering av varer og tjenester mot vederlag (betaling) en transaksjon der risiko og kontroll over en eiendel (motytelsen) overføres fra en part til en annen. Bidragsprosjekt savner denne transaksjon, det vil si høgskolen eier fortsatt sluttproduktet. Andre departementer, direktorater, fylkeskommuner, Nordisk ministerråd, bedrifter, organisasjoner og lignende. 3(15)

4 Direkte kostnader Indirekte kostnader Omsetning Prosjektbudsjett Faglig interesse Egeninnsats Faglig uavhengighet Avtale Statusrapport Regnskapsrapport prosjekt Avslutningsskjema Gave Med direkte kostnader menes: alle kostnader til lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift og arbeidsgivers andel av pensjonskostnader for personer som jobber i prosjektet innkjøp av varer og tjenester reiser forbruksvarer Er et påslag som dekker bruk av lokaler, administrative oppgaver og andre støttefunksjoner. Budsjett og regnskap må vise alle typer kostnader slik at den statlige bevilgning ikke subsidierer høgskolens prosjektvirksomhet, i henhold til reglementet F Andre indirekte kostnader er: kopieringsutgifter telefon porto kjøp av tjenester og varer internt Levering av varer/tjenester mot vederlag. Hvert prosjekt må ha prosjektbudsjett inneholdende; inntekter, finansieringskilde, direkte og indirekte kostnader. Aktivitet som styret kan godtgjøre at styrker fagutviklingen internt ved institusjonen, og er forankret i institusjonens strategi. Dette er den timeinnsats (antall timer) som høgskolen bestemmer å bruke i et prosjekt, av egne ansatte, og for egen regning. Viser hva høgskolen dekker med egne midler. Fravær av uønskede eller utilsiktede bindinger på hvordan institusjonen forvalter sin grunnbevilgning og selvstendighet. Alle eksterne bidrags- og oppdragsaktiviteter må ha en signert avtale. Avtalen skal inneholde: formål med aktiviteten, budsjett, personalforhold, roller og ansvar og andre avtaleforhold (så som kjøp av tjenester, leie av lokaler) Rapport som fylles ut hvert tertial av prosjektleder og sendes ansvarlig dekan. Rapporten viser fremdrift og status per prosjekt. Mal finnes på: Hver måned får hver dekan en regnskapsrapport, der resultatet for avdelingen samt prosjektene synes. Selekter ut prosjektet for å få resultatet for inneværende år, se rutine Oppfølging av prosjekt gjennom regnskapsrapport Når prosjektet er ferdig og skal avsluttes skal skjemaet prosjektavslutningsskjema fylles ut. Skjemaet finnes på Midler som tilflyter høgskolen. Gaver skal behandles som bidragsprosjekt. 4(15)

5 3 Reglement og retningslinjer som styrer HiBus prosjektvirksomhet Foruten de i HiBus økonomiinstruks beskrevne reglement og retningslinjer som HiBu må følge Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer, F for prosjektvirksomheten. HiBu skal i tillegg for prosjektvirksomheten følge spesielt to av Finansdepartementets statlige regnskapsstandarder: SRS 9 Transaksjonsbaserte inntekter og SRS 10 Inntektsbevilgninger. I tillegg må HiBu forholde seg til Kunnskapsdepartementets kompletterende klargjøring vedr studietilbud finansiert med egeninnbetaling fra studenter, innkom HiBu Den tydeliggjør at kurstilbud som finansieres med egeninnbetaling fra studenter er alltid å betrakte som et bidragsfinansiert prosjekt. 3.1 F BOA reglementets viktigste kriterier De gjennomgående prinsipper er: All bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet skal organiseres som prosjekter, inklusive aktivitet finansiert med midler fra Norges forskningsråd. Budsjett og regnskap skal vise alle direkte og indirekte kostnader. Bidragsprosjekter skal gå i balanse og underskudd dekkes av grunnbevilgning, det vil si avdelingens driftsmidler. Oppdragsprosjekter gir virksomhetskapital ved overskudd. Ved underskudd reduseres avdelingens virksomhetskapital. Samarbeide med andre virksomheter skal være av faglig interesse for institusjonen og kvaliteten på aktiviteten i interne fagmiljøer skal bli bedre som resultat av samarbeidet. Oppdragsprosjekter skal ikke subsidieres av HiBus grunnbevilgning. Oppdragsgiver skal dekke alle kostnader. For oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader. For bidragsfinansiert aktivitet skal institusjonen søke å avklare alle direkte og indirekte kostnader. Dette skal institusjonen kunne dokumentere. Dersom institusjonen skal delfinansiere bidragsfinansiert aktivitet, skal institusjonen vurdere om aktiviteten har faglig interesse og begrunne hvorfor dette tilsier delfinansiering. Institusjonens vurderinger skal dokumenteres og egeninnsatsen skal være synlig i budsjett og regnskap. 5(15)

6 Institusjonene kan ikke engasjere egne tilsatte til næringsdrivende prosjekt. Finansiering av utdanningstilbud der egenbetaling skjer av enkelte studenter skal institusjonen alltid ha det faglige ansvaret og stå for gjennomføring av eksamen. Kurs med egenbetaling er alltid å anse som bidragsprosjekt, se eget skriv fra Kunnskapsdepartementet datert Institusjonen skal påse at bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ikke svekker institusjonens faglige uavhengighet Institusjonen skal påse at BOA forvaltes på en betryggende måte. 3.2 Vurdering av MVA-plikt Ved inngåelse av prosjektavtaler må mva-plikt vurderes. Særlig vedr oppdragsfinansiert aktivitet bør økonomiavdelingen kontaktes for drøfting av mva-plikt Unntatt mva-plikt Det meste av HiBus virksomhet er ikke omfattet av mva-bestemmelsene, da undervisningstjenester er unntatt mva-plikt. Således er kursavgifter innen BOA og kursmateriell som inngår som en nødvendig og integrert del av kurset (og som dekkes av kursavgiften) også unntatt mva-plikt. Tilskudd/finansiering uten krav på motytelse er ikke omsetning og er således ikke mva-pliktig I vår sammenheng vil slik finansiering/tilskudd tilsi er bidragsprosjekt. Eksempler: Økonomisk tilskudd fra NFR. Økonomiske tilskudd fra andre til bidragsforskning Mva-plikt HiBu er på samme måte som næringsdrivende avgiftspliktig når de driver omsetning til andre. Eksempler: Levering av forskningstjenester til ekstern kunde mot vederlag Enkelte konferanser Omsetning av bøker Omsetning av tjenester, herunder bl a o Synstest o Lab- / klinikkaktivitet o Databasesøk Husleie, fremleie Varesalg Kursavgifter hvor opplæringen kommer som følge av et solgt produkt (opplæring for å kunne bruke et solgt produkt) Kursmateriell som selges isolert (ikke som del av et kurs) 6(15)

7 Avstått/utleid personell mot vederlag er ansett som en avgiftspliktig tjeneste. Dette gjelder selv om HiBu kun har avstått personell mot refusjon av lønn. I vår sammenheng vil denne type omsetning tilsi et oppdragsprosjekt. 4 Bidrags- eller oppdragsprosjekt? Når kan et prosjekt anses som et bidrags- respektive oppdragsprosjekt? Tabellen nedenfor viser forskjellen på et bidrag og et oppdragsprosjekt, samt viser ulike eksempel på prosjekt: Oppdragsprosjekt Bidragsprosjekt Full betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) Krav til leveranser (med motytelse) Alle kostnader dekkes av oppdragsgiver Dokumentasjonskrav for å kunne vise frem budsjett og avtaler som viser at oppdragsgiver dekker alle direkte og indirekte kostnader. Støtte fra finansieringskilder (NFR, EU, andre departement) Uten krav til leveranser (uten motytelse) Prosjektet har en faglig interesse som tilsier at institusjonen delfinansierer prosjektet. Vurderinger dokumenteres. Eksempler på ulike prosjekter og hvordan de defineres som oppdrags- eller bidragsprosjekter: Kurs på oppdrag av en bedrift/fylke/kommune/ organisasjon Undersøkelse/rapport på oppdrag av en bedrift Konsultasjon til bedrift/fylke/kommune/ organisasjon Kurs finansiert med egenbetaling fra studenter Utvikling/forskning samarbeid Tilskudd/gave fra fylke/kommune/bedrift for eks. en stipendiat Vises som et prosjekt, men indirekte kostnader som godskrives budsjettenhet 1320 er lavere jfr. et ordinært bidragsprosjekt. Isteden godskrives den avdeling som prosjektet tilhører. 4.1 Prosjektoversikt per studiested for HiBu Prosjektene på HiBu klassifiseres på følgende måte: Bidragsprosjekt Oppdragsprosjekt Drammen AHF 84* 94* Hønefoss ALU 83* 93* AØS 82* 92* Kongsberg AFOS 85* 95* ATEK 86* 96* HS 81* 91* 7(15)

8 Felles HiBu 80* 90* Økonomikonsulentene på hvert studiested oppdaterer en oversikt over alle pågående prosjekter per studiested. Denne oversikt lagres på serveren felles/hs/økonomiseksjonen/ prosjekter. 5 Roller og ansvar I prosjekt finnes mange ulike roller og ansvar. Dekan/Administrativ direktør Har ansvaret for å starte prosjektet og kvalitetssikre at nytteverdien av prosjektet hele tiden er større enn kostnaden. Dekan er ansvarlig for at mål nås innen budsjettrammen, og må ta nødvendige beslutninger underveis. Godkjenne opprettelse av prosjekt og tilhørende budsjett og avtale Oppfølgingsansvar Godkjenne prosjektavslutning Prosjektleder Ferdigstille prosjektdokument (budsjett, avtale, faktureringsanvisninger osv) Ansvar for alle aktiviteterne i prosjektet Rapportere status Påse at alle dokumenter er lagret ephorte Kontrollere at alle inntekter og kostnader har kommet in som planlagt Økonomikonsulent Opprette ny mappe, lagre dokument i ephorte og til sist avslutte prosjektet når prosjektet er ferdig. Laste in prosjektbudsjett i Agresso Oppdatere prosjektoversikt Økonomiseksjonen Forvalte prosjektmodellen Bistå med støtte og arrangere kurs i prosjektmodellen Regnskapsførsel per prosjekt i Agresso i henhold til budsjett og faktueringsplan Opprette og sende ut regnskapsrapporter 8(15)

9 6 HiBus prosjektmodell fasene Et prosjekt er en aktivitet med en bestemt start- og sluttidpunkt. Under prosjektets levetid gjennomgår den tre ulike faser; etablering, gjennomføring og avslutning. Fasene består av ett antall aktiviteter som er beskrevet i kronologisk rekkefølge og med tydelige ansvarsroller i avsnittene som kommer. Visse aktiviteter og/eller maler er nermere beskrevet i egne under avsnitt. 6.1 Etableringsfase Aktivitet Ansvarlig Mal og evt. rutine Godkjenne opprettelse av prosjekt Dekan Utpeke prosjektledere Dekan Opprette prosjektbudsjett Prosjektledere Rutine Prosjektbudsjettering Opprette avtale med samarbeidspartner Prosjektledere Signere budsjett og avtale Dekan Levere prosjektbudsjett og avtale til Prosjektledere økonomikonsulent, for å få et prosjektnummer Starte prosjektet i ephorte og lagre Økonomikonsulent dokumentene For å gjøre det enkelt å søke opp prosjekter i ephorte så brukes en felles rekkefølge i rubrikk. Fyll inn tittel i følgende rekkefølge: Avdelingsforkortelse prosjektnummer prosjektnavn evt. NFR ref.nr Eksempel: AFOS Prosjekt Ide Grand Prix Hvordan dokumentet legges opp i ephorte finnes beskrevet i rutinen. Laste in prosjektbudsjett i økonomisystemet Agresso Legge til det nye prosjektet i prosjektoversikten Prosjektbudsjett, mal Samarbeidsavtale Rutine Opprette ny saksmappe for prosjekt i ephorte Rutine Overføre dokument i saksmappe i ephorte Økonomikonsulent Rutine Overførsel av budsjett til økonomisystemet Agresso Økonomikonsulent Prosjektoversikt per studiested (lagres på HS/økonomiseksjonen/ prosjekter) Budsjettmal En detaljert mal som viser alle eksterne inntekter og alle kostnader knyttet til ett prosjekt. Budsjettering skjer av respektive prosjektleder for hvert prosjekt og godkjennes av ansvarlig 9(15)

10 dekan. Se rutine Prosjektbudsjettering. Mal finnes på og under prosjekter og ferdig i fylte maler lagres i ephorte HiBu sin egenandel i bidragsprosjekter Reglementet sier at HiBu sin egenandel må kunne ses på budsjettet. Per dags dato er fremgangsmåten slik at beløpet skal angis i den gule tekstboksen nedenfor budsjettet. Budsjettet skal budsjetteres så at det går i null, da blir godskrivningen riktig og ikke for høy Utfakturering Prosjektleder angir til økonomikonsulent hvilke inntekter som skal komme til det respektive prosjekt, det vil si en faktureringsplan. Faktureringsplanen skal inneholde: Antall faktureringer under prosjektets løpetid Beløp ved hver faktureringstidpunkt (for eks. 75% 1:e gang og resterende 25% betales ut når prosjektet er ferdig) Elementer som skal leveres før utbetaling kan skje (for eksempel rapport til oppdragsgiver som skal sendes og være godkjent) Faktureringsadresse og evt. referanse Alle krav skal reskontroføres. Også tilskudd fra departementer eller NFR skal reskontroføres, dvs. faktura må lages (ikke sendes hvis vedkommende departement/nfr overfører penger rutinemessig) Godskrivning lønn og indirekte kostnader internt Når prosjektbudsjettet er fylt ut genereres et bokføringsbilag på lønnskostnader og indirekte kostnader. Dette posteres i regnskapet hver måned av administrativ ressurs på økonomiseksjonen. Se bilde nedenfor: 10(15)

11 Godskrivning av lønn og indirekte kostnader: Prosjektet belastes med budsjettert lønnskostnad og indirekte kostnader, og avdelingen som de ansatte arbeider på normalt blir godskrevet motsvarende. Indirekte kostnader, så som administrative- og regnskapsoppgaver, godskrives økonomiseksjonen Leie av lokaler internt på HiBu godskrives den avdeling som prosjektet tilhører. Angi budsjettenhet ved leie av lokaler under avsnitt indirekte kostnader så kommer det automatisk opp i bokføringsbilaget. I visse tilfeller brukes studieadministrasjonen på enkelte studiested, og for å få godskrivningen på riktig sted må studiestedets nummer settes opp i arket budsjett. Da kommer det med på bokføringsbilaget. Endres fremdrift i prosjektet er det av stor viktighet at budsjettet revideres slik at det speiler riktig fremdrift. Send kopi av det reviderte budsjettet til økonomiseksjonen. 11(15)

12 6.1.5 Tidrapportering av faktisk/virkelig arbeided tid per prosjekt Visse bidragsytere krever at prosjektet skal vise antall timer som virkelig er brukt i ett prosjekt, ikke kun budsjettert. Last ned mal Tidrapporterting prosjekt fra og gi til alle prosjektmedarbeidere. Ferdig utfylte tidsrapporter kan lastes inn i Agresso, slik at virkelig tid godskrives istedenfor budsjettert. Dette klargjøres med økonomiseksjonen for hvert prosjekt det gjelder Avtale Ved alle eksterne aktiviteter skal avtale inngås og inneholde: Formål med aktiviteten/samarbeidet Budsjett Personalforhold Roller og ansvar Andre avtaleforhold (for eks. leie av lokaler, kjøp av tjenester) Mal finnes på og under prosjekter og ferdig i fylte avtaler lagres i ephorte. Kravene om avtaleinngåelse gjelder ikke midler stilt til rådighet som ren bevilgning eller gave, men HiBu må likevel kunne redegjøre for bruken av disse midlene. 6.2 Gjennomføring Aktivitet Ansvarlig Mal og evt. rutine Utarbeide fakturaunderlag om dette er Prosjektledere Se avsnitt Utfakturering aktuelt og gi til økonomikonsulent Utfakturere i henhold til informasjon fra Økonomikonsulent Rutine Legge opp interne prosjektledere fakturaer i Agresso Attestere fakturer i contempus med å Prosjektledere angi riktig prosjektnummer Sende ut regnskapsrapport hvert tertial Controller Sende ut statusrapportmal hvert tertial Økonomikonsulent Rapportere status (økonomi, fremdrift) hvert tertial til dekan og controller Prosjektledere Rutine Oppfølging av prosjekt gjennom regnskapsrapport Godkjenne statusrapporter Registrere månedlig godskrivning av lønn samt indirekte kostnader på hvert prosjekt i henhold til budsjettet Kontrollere at prosjektoversikten er oppdatert Rutine Statusrapportering prosjekt Dekan Administrativ resurs økonomiseksjonen Økonomikonsulent Prosjektoversikt per studiested (lagres på HS/ økonomiseksjonen/prosjekter) 12(15)

13 6.2.1 Statusrapport Hvert tertial skal prosjektledere rapportere status for hvert prosjekt. Statusrapporten sendes til ansvarlig dekan for godkjenning og etter det til økonomiseksjonen. Se rutine Oppfølging av prosjekt. Mal finnes på og under prosjekter og ferdig i fylte maler lagres i ephorte. 6.3 Avslutning Aktivitet Ansvarlig Mal og evt. rutine Fylle ut prosjektavslutningsskjema Prosjektledere Prosjektavslutningsskjema Godkjenne og signere Dekan prosjektavslutningsskjema Avslutte prosjektet i Agresso Administrativ resurs ved økonomiseksjonen Avslutte prosjektet i ephorte Økonomikonsulent Markere prosjektet som avsluttet i prosjektoversikten Økonomikonsulent Prosjektoversikt per studiested (lagres på HS/ økonomiseksjonen/prosjekter) Avslutningsskjema Når prosjektlederen har oppfylt målet med prosjektet og alle kostnader er bokførte på prosjektet i regnskapssystemet Agresso, kan det avsluttes. Last ned avslutningsskjemaet fra og under prosjekter og fyll ut det som trengs. Der finnes også en rutine for hvordan skjemaet fylles ut. Økonomikonsulentene på hvert studiested hjelper til om så trengs. Bidrags- og oppdragsprosjekter må avsluttes på ulike måter. Dette fordi oppdragsprosjekter kan gi virksomhetskapital mens bidragsprosjekter ikke kan det. Av den grunn brukes forskjellige kontoer ved avslutning av prosjekt for å skille de ulike type av prosjektene. Bidragsprosjekter som får støtte fra Norges Forskningsråd, NFR, skal gå under kontogruppen for grunnbevilgning og har derfor andre kontoer enn andre bidragsprosjekt. Om prosjektet går med underskudd tas midler fra avdelingens drift/ordinære virksomhet. Ved overskudd for oppdragsprosjekter, som gir virksomhetskapital, økes avdelingens virksomhetskapital med prosjektets overskudd. Ved underskudd reduseres avdelingens virksomhetskapital tilsvarende. Utfylte og signerte avslutningsskjemaer sendes til Økonomiseksjonen på Kongsberg, merket Økonomiseksjonen, prosjektavslutning. 13(15)

14 7 Oversikt prosjektmodell og maler/skjemaer/rutiner Figuren nedenfor viser de viktigste BOA dokumentene ved HiBu. F Overordnet Reglement fra KD Økonomiportal Retningslinjer for BOA ved HiBu HiBu Økonomihåndbok Budsjett-mal Avtale Avslutningsskjema Statusrapport Rutiner ephorte 7.1 Dokumentasjon i ephorte Alle prosjekter skal legges in i ephorte, en mappe per prosjekt. Før å gjøre det enkelt å søke på prosjekter skal alle mapper ha en felles rekkefølge i rubrikken. Rubrikken skal inneholde i denne rekkefølge: Avdeling: AFOS, ATEK osv. Prosjektnummer (samme som Agresso) Prosjektnavn 14(15)

15 Dette skal lagres i ephorte: Budsjettmal Avtale Statusrapporter Avslutningsskjema Dersom fremdriften endres skal ny versjon av budsjett utarbeides og godkjennes av dekan. Kopi sendes til økonomiseksjonen så at godskrivningen oppdateres slik at den viser korrekt fremdrift for respektive prosjekt. 7.2 Liste over prosjektmodellens alle maler/rutiner og skjemaer Nedenfor listes alle maler/rutiner og skjemaer som HiBu har til hjelp ved prosjekt. Alle, unntatt prosjektoversikten, finnes tilgjengelige på Prosjektbudsjett, mal Rutine prosjektbudsjettering Samarbeidsavtal, mal Rutine Opprette ny saksmappe for prosjekt i ephorte Rutine Overfore dokument til saksmappe i ephorte Rutine Overførsel av budsjett til økonomisystemet Agresso Prosjektoversikt per studiested (lagres på servern felles/hs/økonomiseksjonen/ prosjekter) Rutine Legge opp fakturaer, interne til prosjekt Rutine Oppfølging av prosjekt gjennom regnskapsrapport Rutine Statusrapportering per prosjekt/hvert tertial Prosjektavslutningsskjema Rutine Prosjektavslutning 15(15)