Revisjon av F20-07 veileder

Transkript

1 Revisjon av F20-07 veileder Arbeidsgruppe for gjennomgang av utfordringer knyttet til BOA-forvaltningen og forslag til forbedringer i veiledningsmateriale KD s regions-seminarer 2012 Kirsti R. Aarøen, underdirektør/regnskapssjef Universitetet i Bergen, Økonomiavdelingen

2 Agenda Bakgrunn og mandat Status så langt Gjennomgang av forhold som har vært diskutert Presentasjon av noen forslag til endringer Gjennomgang av klassifikasjonstabell Gjenstående aktiviteter

3 Bakgrunn Gjennomgang av rapporteringen til RBO har vist at institusjonene ikke rapporterer enhetlig (i hovedsak EU og NFR inntekter) Rapporteringene er mangelfulle ift føringer gitt fra KD Riksrevisjonen har avdekket svakheter knyttet til klassifisering av BOA Klassifiseringsproblemene og sviktende internkontroll* har konsekvenser for regnskapskvalitet og rapportering KD har sett behov for å avklare prinsipper knyttet til BOA-rapportering i forhold til finansieringssystemet å avstemme bestemmelser i BOA-regelverket mot mvaregelverket, SRS-ene og regnskapsmal * Kompetanse, rutiner, forståelse ift reglement F20-07 og veileder

4 Mandat Revidere aktuelle avsnitt og punkter i veilederen til F (Bla. avsnitt C. Sentrale definisjoner) og gjøre disse mer konkret og avstemt med mvaregelverket, føringene i SRSene og rapporteringsmalen Utarbeide en konkret veiledning for kategorisering av oppdragsvirksomhet og bidragsvirksomhet Utarbeide en konkret klassifikasjonsveiledning mht de vanligste finansieringskildene og kontrakts/avtale-forholdene Vurdere utfordringer med BOA-rapporteringen i forhold til finansieringssystemet

5 Arbeidsgruppe UHR nedsatt arbeidsgruppe: KD-representanter Rolf Petter Søvik og Gustav Birkeland Universitetet i Nordland: Marit Elisabeth Johnsen Høgskolen i Vestfold: Rune Ø. Sandaker NTNU: Inger Beate Madsvåg Universitetet i Bergen: Kirsti Robertsen Aarøen Observatør (UiA) Vigdis Løland Truchs KD har ledet arbeidet og fungert som sekretariat

6 Arbeidsgruppens arbeid status pr. oktober 2012 Arbeidsmetode Møter og e-post utveksling Forhold som har vært diskutert forenkle definisjoner i BOA-veilederen tydeliggjøre avgrensningen mot SRS ene og regnskapsmalen klassifikasjonsveiledning prinsipp-diskusjon: avgrensning mot mva-lovgivningen og konkurranse-lovgivningen arbeidsgruppen har ikke gått inn i detaljer her

7 Forenkle definisjoner i BOA-veilederen (forts) «Med bevilgning forstås en fullmakt fra Stortinget til forvaltningen til å disponere et nærmere angitt beløp til et bestemt formål i et bestemt år» «Tildelinger fra departementer skal klassifiseres som bevilgning når tildelingen er et ledd i vedkommende departements myndighetsutøvelse.» (Unntak: kjøp av varer og tjenester omsetning) «Bevilgninger fra Kunnskapsdepartementet omtales nedenfor som grunnbevilgning.»

8 Forenkle definisjoner i BOA-veilederen (forts) «Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor institusjonen henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder uten at avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende (uten krav om motytelse når avtale om støtte inngås).» Inkl. tilskudd fra statlige etater, herunder direktorater og NFR skal organiseres som prosjekter krav om egne avtaler, prosjektregnskap og prosjektbudsjett skal synliggjøre alle direkte og indirekte kostnader «Kravene om avtaleinngåelse vil ikke gjelde midler stilt til rådighet som gave eller gjennom tilskuddsbrev fra offentlige myndigheter.»

9 Forenkle definisjoner i BOA-veilederen (forts) «Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter institusjonen utfører mot vederlag fra ekstern(e) oppdragsgiver(e), og der avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende med krav om motytelse ved avtale/kontraktsinngåelse.» skal organiseres som prosjekter krav om egne avtaler, prosjektregnskap og prosjektbudsjett oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader, og dette skal dokumenteres i prosjektbudsjett og prosjektregnskap

10 Forenkle definisjoner i BOA-veilederen (forts) Avgrensning oppdrag/salg Det vil ikke være entydig skille mellom oppdragsfinansiert aktivitet og salg, klassifiseringen må vurderes i hvert enkelt tilfelle Vurderingskriterier Oppdragsfinansiert aktivitet faglig interesse For aktiviteter av mindre omfang vil det ikke være naturlig å etablere den formelle dokumentasjonen som kreves for BOA Kontrakter, prosjektregnskap, prosjektperiode Samleprosjekt for salgstransaksjoner kan ikke være oppdrag

11 Forenkle definisjoner i BOA-veilederen (forts) Etter- og videreutdanning kan klassifiseres både som salg, bidragsfinansiert aktivitet og oppdragsfinansiert aktivitet, avhengig av finansieringskilde Skal gjennomføres i overensstemmelse med forskrift om egenbetaling Eksempler: Oppdrag: èn eller flere oppdragsgivere kjøper Evu-kurs for et visst antall deltakere og oppdragsgiverne bestemmer hvem som skal delta Bidrag: institusjonen mottar bidrag for å tilby Evu-kurs og bidragsyter ikke krever kontroll over hvem som tas opp på kurset/studiet Salg: institusjonen tilbyr Evu-kurs hvor det er fri påmelding og det er enkeltstudenter som betaler deltakeravgift

12 Tydeliggjøre avgrensningen mot SRS ene og regnskapsmalen Inndeling utledet av BOA-veileder Ordinær virksomhet Bidragsfinansiert aktivitet Oppdragsfinansiert aktivitet Bevilgninger Grunnbevilgning (fra KD) Bevilgninger fra andre departementer Prosjekter hvor institusjonen henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder uten at avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende Salgsinntekter Tilskudd fra statlige etater herunder direktorater og NFR Prosjekter institusjonen utfører mot vederlag fra eksterne oppdragsgivere, og der avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende med krav om motytelse ved avtale/kontraktsinngåelse Mest mulig èntydighet: regnskapsprinsipper /SRS-ene rapporteringslinjer i regnskapsmalen Ingen store endringer i kontoplanen

13 Tydeliggjøre avgrensningen mot SRS ene og regnskapsmalen Utarbeidet en tabell som skal bidra til å tydeliggjøre avgrensningen mot SRS ene og regnskapsmalen (se ark i mappe) Tabellen skal også fungere som veiledning i å klassifisere inntekter korrekt, bla. slik at grunnlaget for RBO-beregning blir korrekt Gjennomgang av noen eksempler..

14 Tydeliggjøre avgrensningen mot SRS ene og regnskapsmalen - gjennomgang eksempler Virksomhet Type Konkretisering i veilederen Relasjon til reglementet Relasjon til regnskapsregelverket Eksempler Ordinær aktivitet Bevilgning Basisbevilgning fra Norges Forskningsråd (NFR) Med bevilgning forstås en fullmakt fra Stortinget til forvaltningen til å disponere et nærmere angitt beløp til et bestemt formål i et bestemt år. Tildelinger fra departementer skal klassifiseres som bevilgning når tildelingen er et ledd i vedkommende departements myndighetsutøvelse (omfatter ikke departementers kjøp av varer og tjenester til sitt eget formål [hvor det da vil foreligge et krav om motytelse]). Gjelder ikke Grunnbevilgning/Bevilging: Reguleres av SRS 10 Inntektsføres når mottatt Egne linjer i note 1 Inngår i avregning og note 15 del 1. Kontogrp. 39* Bevilgninger fra Kunnskapsdeparteme ntet til statlige universiteter og høyskoler Basisbevilgning fra NFR Tildelinger fra andre departementer Bevilgninger fra Kunnskapsdepartementet omtales i veilederen som grunnbevilgning. Basisbevilgning fra NFR gjelder virksomheter som er omfattet av basisfinansieringssystemet for instituttsektoren som forvaltes av NFR. Salgsinntekter Aktivitet som etter sin art og omfang ikke naturlig kan klassifiseres som bidrags- eller oppdragsfinansiert aktivitet kan i de fleste tilfeller klassifiseres som salg. Dette vil gjelde aktiviteter av mindre omfang der det ikke er naturlig eller hensiktsmessig å etablere den formelle dokumentasjonen som kreves for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet: Gjelder ikke Er dekket av dokumentasjonskravene i forskrift om bokføring Salgsinntekter: Reguleres av SRS 09 Fakturert inntekt Egne linjer i note 1 Inngår i avregning og note 15 del 1. Kontogrp og 36 Gevinst ved salg av eiendom, anlegg og maskiner Leieinntekter Laboratorietjenester Egenbetaling fra studenter (herunder etter- og videreutdanning) Pasientinntekter Salg av kopiering Honorarer fra foredragsvirksomhet Alt annet salg av varer og tjenester

15 Tydeliggjøre avgrensningen mot SRS ene og regnskapsmalen - gjennomgang eksempler Virksomhet Type Konkretisering i veilederen Relasjon til reglementet Relasjon til regnskapsregelverket Eksempler Bidragsfinansiert aktivitet Tilskudd fra statlige etater Tilskudd fra NFR Tilskudd fra EU Tilskudd fra andre nasjonale og internasjonale finansieringskilder Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor institusjonen henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder uten at avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende (uten krav om motytelse når avtale om støtte inngås). All bidragsfinansiert aktivitet, jf. reglementet punkt 2.2 bokstav a, skal organiseres som prosjekter, og det skal utarbeides egne avtaler, periodiserte budsjett og regnskap for disse. Budsjett og regnskap skal vise alle direkte og indirekte kostnader, og ellers ta høyde for bidragsyters spesifikke krav til budsjettering og regnskapsførsel. Kravene om avtaleinngåelse vil ikke gjelde midler stilt til rådighet som gave eller gjennom tilskuddbrev fra offentlig myndigheter, men institusjonen må likevel kunne redegjøre for bruken av disse midlene, og ellers ta høyde for bidragsyters spesifikke krav til dokumentasjon. Skal følge reglementet Reguleres av SRS 10 og SRS 11 Bidrags inntektsføres etter prinsippet om motsatt sammenstilling Tilskudd fra statlige etater fremgår på egen linje i note 1 Andre tilskudd i egen gruppe i note 1 Tilskudd fra NFR inngår i avregning og note 15 del 2 Andre tilskudd note 15 del 2. Kontogrp. 34* Tilskudd fra Norges Forskningsråd (NFR) Tilskudd og overføringer fra NFR som overføres via statlige og private finansieringskilder Tilskudd fra regionale forskningsfond Tilskudd fra andre statlige forvaltningsorganer Tilskudd fra kommunale og fylkeskommunale etater Tilskudd fra enheter, foretak og privatpersoner (uten at avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende) Midler fra EUs rammeprogrammer Andre inntekter fra EU (uten at avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende) Utenlandske finansieringskilder (utenom EU, uten at avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende)) Gaver og gaveforsterkningsmidler

16 Tydeliggjøre avgrensningen mot SRS ene og regnskapsmalen - gjennomgang eksempler Virksomhet Type Konkretisering i veilederen Relasjon til reglementet Relasjon til regnskapsregelverket Eksempler Oppdragsfinansiert aktivitet Oppdragsinntekter Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter institusjonen utfører mot vederlag fra ekstern(e) oppdragsgiver(e), og der avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende med krav om motytelse ved avtale/kontraktsinngåelse. Med motytelse forstås levering av varer og tjenester mot vederlag (betaling). Det forutsettes med andre ord en transaksjon der risiko og kontroll over en eiendel (motytelsen) overføres fra en part til en annen. Skal følge reglementet Reguleres av SRS 9 Inntektsføres etter aktivitet Egen gruppe i note 1 Avregning i note 18 Kan generere overskudd/underskudd Kontogrp. 30*-32* Oppdragsforskning Analyseoppdrag Konsulentoppdrag Evu-kurs hvor en eller flere oppdagsgivere samlet kjøper kurset til sine deltakere Alle oppdragsfinansierte aktiviteter, jf. reglementets punkt 2.2 bokstavene a og b, skal organiseres som egne prosjekter, og det skal utarbeides egne avtaler, periodiserte prosjektbudsjett og -regnskap for disse. Budsjett og regnskap skal vise alle direkte og indirekte kostnader, og ellers ta høyde for oppdragsgivers spesifikke krav til budsjettering og rapportering. For oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og institusjonen skal kunne dokumentere dette jf. reglementets punkt 2.2 bokstav b. Det går ikke et entydig skille mellom oppdragsfinansiert aktivitet og salg (oppdragsfinansiert aktivitet er iht. definisjonen å betrakte som en underkategori av salg), og klassifiseringen må vurderes i hvert enkelt tilfelle. For å vurdere art og omfang i klassifiseringen, kan valg av organisering og krav til dokumentasjon benyttes. Oppdragsfinansiert aktivitet skal alltid ha faglig interesse og bokføres i egne prosjektregnskap for hvert oppdrag. Salgstransaksjoner skal være dokumentert i henhold til 5-1 i forskrift 1. desember 2004 nr om bokføring.

17 Hvordan sikrer vi korrekt klassifisering? Grundig forarbeid allerede i søknadsfasen «Kontraktskvalitet» Sjekkliste før kontraktsinngåelse Godkjenning i linjen Dokumentasjonskrav Opplæring

18 Avgrensninger og unntak Erkjennelse: Ved forsøk på modellering vil det dukke opp grensetilfeller og forhold som ikke passer inn. Hovedregel 1: Modell og bestemmelser i reglementer skal overholdes så langt det lar seg gjøre. Prinsipp: Norges lover gjelder alltid (Eks. mva og konkurranselovgivningen)! Hovedregel 2: I noen tilfeller vil det være nødvendig å etablere løsninger som bryter med modellen. Eksempler på dette er ulike samarbeidsprosjekter I slike tilfeller må den utøve sunn fornuft og dokumentere den vurderingen som ligger til grunn for valgt løsning.

19 Gjenstående aktiviteter dokumentasjon av gruppens arbeid konkretisere og eksemplifisere noen løsninger som utfordrer modellen konkretisere utfordringer i forhold til finansieringssystemet avstemming mot mva-regelverket mva-utfordringer i sektoren bør følges opp tidsplan for implementering