Trinn 3: Søkeropplysninger Trinn 4: Kort sammendrag av tiltak / prosjekt

Transkript

1 Veiledning til søknadsskjema i elektronisk søknadssenter Svalbards miljøvernfond samarbeider med Miljødirektoratet for håndtering og prosjektstyring av søknader om tilskudd. For å få åpnet og sendt inn en søknad må du ha en bruker og logge inn. Etter å ha opprettet en bruker vil du ha full oversikt over dine søknader og rapporter. Mottagere av tilskudd vil også enkelt levere akseptskjema, delrapporter, utbetalingsanmodninger og sluttrapport gjennom søknadssenteret. Søknadssenteret benytter norsk språk, men det er anledning til også å fylle ut søknaden på engelsk dersom søker ønsker dette. Startside Dette er Miljøvernfondets startside i søknadssenteret til Miljødirektoratet med generell informasjon om tilskuddsordningen og søknadsfrister. Ved første gangs bruk må det opprettes en bruker som skal aktiveres via e-post før søknadsskjema for Svalbards miljøvernfond kan åpnes. Trinn 1: Velkommen Her finner søker informasjon om hva fondsmidlene kan anvendes til og hovedprioriteringer i den aktuelle utlysningen gitt i tildelingsbrev fra Klima og miljødepartementet. Her ligger det også praktisk informasjon om utfylling og bruk av søknadsskjemaet steg for steg frem til innsending. Trinn 2: Vilkår I dette steget må søker akseptere vilkår for innsending av søknad og informasjon om krav som blir satt til søker. 1

2 Trinn 3: Søkeropplysninger Dette trinnet er primært ferdig utfylt basert på opprettet profil. Kontonummer må være korrekt utfylt og vi ber om at søker fra bedrifter og organisasjoner med offisiell e-post adresse angir denne. Trinn 4: Kort sammendrag av tiltak / prosjekt Her fylles ut beskrivende navn på prosjektet/tiltaket og navn på søker. I et sammendrag skal også innhold i prosjektet/tiltaket og miljøgevinst fremgå. Forskningsprosjekter skal beskrive kort forvaltningsrelevansen prosjektet har. 2

3 Trinn 5: Utfyllende om tiltak / prosjekt I dette steget skal hovedinformasjon i søknaden fylles ut. Det kan også utdypes i vedlegg som lastes opp i trinn 9. Utfyllende beskrivelse av tiltaket/prosjektet, formålet og gjennomføring Søknaden skal inneholde en beskrivelse av formålet med tiltaket/prosjektet og en tilstrekkelig utfyllende beskrivelse av tiltaket/prosjektet og gjennomføringen av det. Det er viktig at tiltaket beskrives så detaljert at det er mulig å danne seg en oppfatning av hva tiltaket består i. Ved større prosjekter må egen prosjektbeskrivelse vedlegges. Miljøeffekt/gevinst av tiltaket/prosjektet Søker skal svare på hvordan tiltaket/prosjektet bidrar til å ivareta miljømålene for Svalbard og formålet for Svalbards miljøvernfond i tråd med føringer angitt i utlysning av midler. Det skal også svares på hvordan akkurat dette tiltaket/prosjektet vil bidra til å sikre at Svalbards særpregede villmarksnatur bevares som grunnlag for opplevelse, kunnskap og verdiskapning, samt bidra til å beskytte naturmiljø og kulturminner på Svalbard. Forvaltningsrelevansen i prosjektet Svalbards miljøvernfond kan gi støtte til forskningsprosjekter, som retter seg mot forvaltningsrelevante problemstillinger som er viktige for å nå de høye miljømålene på Svalbard. Prosjektet må fremheve hvilke kunnskapshull prosjektet kan bidra til å fylle, hvem som skal anvende resultatene og hvilke miljømål prosjektet kan bidra til å oppfylle. Ved rapportering vil Svalbards miljøvernfond også be om at forskningsprosjekt leverer en fagrapport som beskriver de viktigste resultatene, miljøgevinsten, forslag til tiltak og oppfølging. Ris id Forskningsprosjekter skal registreres i portalen Research in Svalbard (Ris) Ris nummer legges inn søknaden. Tidligere utførte tiltak/prosjekt innenfor samme type hovedkategori Dersom det av søker selv eller søker kjenner til at det av andre har vært utført samme type tiltak innenfor samme hovedkategori, skal det føres opp her. Nærmere opplysninger om tiltak og sted skal føres opp. For forskningsrelevante søknader vil det være relevant å se i Ris basen Kompetanse Ved søknader som gjelder tiltak av komplisert teknisk eller faglig art, må det godtgjøres at søker har nødvendig kompetanse til å gjennomføre tiltaket. Det må fremgå hvilken kompetanse søker besitter i forhold til oppgaven som skal løses og hvilken metode som skal anvendes. Samarbeidspartner i tiltaket/prosjektet Dersom det inngår flere samarbeidspartnere i prosjektet skal disse fremgå av søknaden. Hvis det er inngått et formelt eller forpliktende samarbeid skal kopi av avtalen vedlegges i trinn 9. Det samme gjelder dersom det er inngått et økonomisk samarbeid i prosjektet. 3

4 4

5 Trinn 6: Gjennomføring av tiltak / prosjekt I dette steget angis prosjektets planlagte oppstart og planlagt slutt. Det skal også settes opp milepæler og tidspunkt for delrapportering, samt tidspunkt for feltarbeid etc. Trinn 7: Kostnadsoverslag Søknaden må inneholde et realistisk kostnadsoverslag for gjennomføring av tiltaket. De ulike utgiftspostene skal fremkomme i tilstrekkelig grad. Dette gjelder alle utgifter i prosjektet. Dugnadsinnsats er beregnet til å utgjøre en verdi av kr 200,- pr time. Dette gjelder kun privat egeninnsats fra frivillige velforeninger og interesseforeninger. Utgifter til lønn skal inngå i kostnadsoverslaget med reell gjennomsnittlig sats og antall timer. Dette gjelder uansett om lønn søkes finansiert i prosjektet eller skal inngå som egenandel. Signert overslag / tilbud fra håndverkere, konsulenter o.l som er involvert i tiltaket/prosjektet skal vedlegges. 5

6 Trinn 8: Finansiering Finansieringsplan må balansere med kostnadsoverslaget (budsjettet). Svalbards miljøvernfond kan fullfinansiere prosjekter, men vektlegger at søkere bidrar med egeninnsats og egne midler. Dersom det i finansieringsplanen forutsettes bidrag, lån og lignende fra andre må disse spesifiseres med beløp og dokumenteres. Søker må også gi en kort redegjørelse for hvilke konsekvenser en eventuell redusert støtte har for tiltaket/prosjektet. 6

7 Trinn 9: Vedlegg I dette steget filer i ulike kategorier som lastes opp. Som vedlegg til søknaden skal nevnte dokumenter oversendes. Kart skal obligatorisk vedlegges dersom tiltaket/prosjektet medfører aktivitet i felt. Av kartet skal det fremgå hvor aktiviteten skal foregå. For kulturminneprosjekter skal detaljert arbeidsbeskrivelse for istandsetting vedlegges. Vær også oppmerksom på at dersom det søkes om fortsatt støtte til pågående prosjekt skal rapport og regnskap være innsendt før Svalbards miljøvernfond behandler ny søknad om støtte. Hvis det ikke er levert rapport og regnskap vil manglende dokumentasjon få konsekvenser for behandlingen av søknadene. Det er også en generell forutsetning at formelle tillatelser fra for eksempel grunneier, Sysselmannen og Riksantikvaren skal foreligger før det kan innvilges støtte. Trinn 10: Mottager Søknader til Svalbards miljøvernfond har kun en mottager. (Dette steget er en del av søknadssenteret i Miljødirektoratet og andre tilskuddsordninger kan ha flere mottagere) 7

8 Trinn 11: Sammendrag I dette steget vises automatisk et sammendrag av søknaden. NB! Her må det trykkes på «send inn» knappen slik at søknaden blir levert. Trinn 12: Kvittering Dette er det siste steget hvor det angis en kvittering for at søknaden er sendt inn. Søknaden er nå sendt til firmapost@sysselmannen.no og blir registrert i offentlig journal. Kvittering angir en referanse i søknandssenteret, men hver søknad vil i ettertid få tildelt et unikt prosjektnummer som skal følge søknaden og benyttes i all kommunikasjon rundt prosjektet. Søker mottar også en kvittering pr. e-post med kopi av innsendt søknad fra søknadssenteret. Ytterligere informasjon Ønskes ytterligere informasjon og bistand i søknadsprosessen kan Svalbards miljøvernfonds sekretariat kontaktes: Adresse: Svalbards miljøvernfond Sysselmannen på Svalbard Postboks Longyearbyen E-post: firmapost@sysselmannen.no Telefon: / Søknadsfrister 1. februar og 15. september Veiledningen er utarbeidet på bakgrunn av forskrift om tilskudd fra Svalbards miljøvernfond av 30. april 2007 og omlegging til elektronisk søknadshåndtering i