Saksframlegg. Sykefravær i Engerdal kommune -oppfølging av kommunestyrets vedtak. Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato Formannskapet Kommunestyret

Transkript

1 Engerdal kommune Saksmappe: 2015/ /2015 Saksbehandler: Terje Vestad Saksframlegg Sykefravær i Engerdal kommune -oppfølging av kommunestyrets vedtak Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Øvrige saksdokumenter: Retningslinjer for sykefraværsoppfølging Hovedtariffavtalen Hovedavtalen Arbeidsmiljøloven Spørreundersøkelse sykefravær Rådmannens forslag til innstilling: 1. Engerdal kommune skal som en del av sin arbeidsgiverpolitikk ha stort fokus på oppfølging av sykefravær i hele organisasjon. Dette gjelder både på det forebyggende plan, så vel som aktiv oppfølging når våre medarbeidere blir syk. 2. Rådmannen sørger at arbeidet, jfr. pkt. 1 over, og forhold som har kommet fram i spørreundersøkelsen, følges opp. Bakgrunn: 1.0 Kommunestyrets vedtak Kommunestyret gjorde slikt vedtak i forbindelse med behandlingen av årsbudsjettet for 2015 i verbalpunkt 4; 4. På bakgrunn av uttalelse fra Fagforbundet og NSF til årsbudsjettet for 2015 legger rådmannen fram en sak som redegjør for organisasjonens sykefravær, mulige årsaker samt mulige tiltak for å redusere sykefravær. Frist settes til På bakgrunn av dette har rådmannen iverksatt et arbeid med å analysere sykefraværet. Beklageligvis har arbeidet tatt mer tid enn det kommunestyret satte som frist. Dette har bl.a. hatt sammenheng med hatt med knapphet på personellressurser til å jobbe med saken. 2.0 Rådmannens tilnærming til arbeidet Rådmannen har hatt slik tilnærming i arbeidet med saken;

2 Status i sykefraværet o Hvordan er det faktiske sykefraværet i Engerdal kommune? o Hvordan er forholdet mellom egenmeldt og legemeldt fravær? o Oppfølging av sykefraværsarbeidet Økonomi o Utgifter til sykevikarer og refusjoner fra NAV o Sammenheng mellom totalt sykefravær og faktiske utgifter Årsaker og årsakssammenhenger o Gjennomføring av post enquête (spørreundersøkelse). o Skaffe dybdekunnskap om årsaker til sykefraværet i kommunen. o Sykefraværsoppfølging fra arbeidsgiver og NAV. o Arbeidstakernes egeninnsats i sykefraværsarbeidet. Oppfølging o På bakgrunn av de analyser som er gjort, prioritere tiltak i det videre arbeidet med oppfølging av sykmeldte. 3.0 Sykefraværet i Engerdal kommune - status Sykefraværet har variert i kommunen over tid. Det er også variasjon mellom virksomhetsområdene. I februar 2015 presenterte NRK en samlet oversikt over det totale sykefraværet i kommunene for hele landet. Oversikten under viser at Engerdal kommune er blant de kommunene i landet med lavest sykefravær (se tegnforklaring på siden). Det betyr ikke at også Engerdal kommune har en jobb å gjøre i forhold til arbeidet med sykefravær, men sett i en større sammenheng står det relativt bra til. 4.0 Økonomi Tabellen nedenfor vise kommunes samlede utgifter til sykevikarer og refusjon av sykepenger Utgifter og refusjon Brutto utg. sykevikarer Refusjon sykelønn

3 Nett utg. sykevikarer Variasjonene i netto utgifter kan ha sammenheng med at det enkelte år er mer korttidssykefravær som ikke er refusjonsberettiget, eller at det er sykefravær uten at det har vært leid inn sykevikar. Variasjonen kan også forklares med at det kan være «etterslep» på refusjoner fra et år til et annet. 5.0 Resultat av spørreundersøkelse Det ble sendt ut spørreskjema vedr. kartlegging av sykefraværsoppfølgingen i kommunen til alle ansatte medio februar. Svarfristen var satt til 1. mars Svarprosenten var på 64,1. Det ble purret mot fristens utløp. Tilbakemeldingsprosenten kan ikke sies å ha vært spesielt høy, men likevel tilstrekkelig til å kunne gi et rimelig godt bilde av de faktiske forhold i organisasjonen. 5.1 Kjønn og stillingsvolum Av respondentene utgjør kvinneandelen 80,9 %, mens andelen menn utgjør 19,1 %. Av innsendte svar, oppgir 56,7 % å jobbe heltid og 41,1 % jobber deltid. En mindre andel på 2,1 % har ikke oppgitt stillingsvolum. 5.2 Sykemeldingenes art På spørsmål om arbeidstakerne har vært borte fra jobb på grunn av sykdom, svarer 107 av 141 respondenter at de har vært det. Det betyr at 75,9 % av de som har svart har oppgitt og vært syk i løpet av de siste to årene. Forholdet mellom type sykefravær fordeler seg slik tabellen under viser Type sykefravær Egenmelding 38,3 Legemelding 15,0 Både egen- og legemelding 46,7 Oversikten viser at en relativt stor andel av «de syke» er av kortere varighet (ikke refusjonsberettiget fra NAV), mens nærmere halvparten av de ansatte oppgir en kombinasjon av egen- og legemelding. Det betyr at mange benytter egenmeldingsdager før de evt. blir sykmeldt av lege. Dette samsvarer godt med legenes sykemeldingspraksis. 5.3 Oppfølging av sykmeldte Vi har sett nærmere på tre forhold når det gjelder sykefraværsoppfølgingen; Oppfølging fra arbeidsgiver (nærmeste leder) Oppfølging fra NAV Arbeidstakerens egne bidrag i dette arbeidet Det er stilt spørsmål om nærmeste leder (arbeidsgiver) følger opp kommunens plikter i henhold til inkluderende arbeidsliv (IA) og helse, miljø og sikkerhet (HMS). Svarene fordeler seg som vist i tabellen under. Leder følger opp plikter etter IA/HMS I svært liten grad 4,3 I liten grad 7,9 Verken / eller 17,1 I stor grad 45,0 Vet ikke 25,7

4 Dersom vi legger tilbakemeldingene fra svarene til grunn, synes det som om personalledere tar oppgaven med sykefraværsoppfølgingen på alvor. Drøyt 10 prosent er lite fornøyd. En del av oppfølgingsarbeidet må være å se nærmere på hvor i organisasjonen det er behov for å følge opp på en bedre måte. Det ble stilt spørsmål om hva ansatte selv tenker om sitt eget ansvar og egen oppfølging for å komme raskt tilbake i jobb. Svarene var slik: Bidro selv til å komme raskt tilbake i jobb I svært liten grad 1,6 I liten grad 1,6 Verken / eller 19,4 I stor grad 65,3 Vet ikke 12,1 Tilbakemeldingene tyder på at de fleste mener å ha vært aktiv med tanke på å komme tilbake i jobb så fort som mulig. Det kan tyde på at de mener selv å ha bidratt mer enn arbeidsgiver har gjort. Det ble også stilt spørsmål om hvilken oppfatning de hadde om oppfølgingen fra NAV. Disse tilbakemeldingene fikk vi på dette spørsmålet: Oppfølging fra NAV under sykeperioden I svært liten grad 4,1 I liten grad 6,5 Verken / eller 15,4 I stor grad 20,3 Vet ikke 53,7 Svarene gjenspeiler at det er på langt nær alle som har vært sykmeldt så lenge at det har vært aktuelt med oppfølging fra NAV (Dialogmøter). 5.4 Nærmere om arbeidsmiljøet I spørreundersøkelsen ble det også sett nærmere på om det er arbeidsrelaterte forhold som er årsak til sykefraværet, herunder arbeidsmiljømessige faktorer. Det ble stilt spørsmål om hvor fornøyd medarbeiderne er med arbeidsmiljøet. Svarene fordeler seg som vist i tabellen under. Fornøyd med arbeidsmijøet I svært liten grad 4,3 I liten grad 3,6 Verken / eller 14,3 I stor grad 76,4 Vet ikke 1,4 De fleste er godt fornøyd med arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Dette understøttes også av medarbeiderundersøkelsene som gjennomføres årlig (i verktøyet «Bedre kommune»). I den grad det er noe som blir pekt på, er det som oftest fysiske forhold som trekkes fram (vernerundene). For å få et nærmere innblikk i om det kan ligge «ting» i arbeidsmiljøet som kan relateres til sykefraværet, ble det stilt spørsmål om dette (tabell under). Hva skyldes det arbeidsrelaterte sykefraværet

5 Manglende fysisk tilrettelegging 1,2 Stort arbeidspress 26,2 Dårlig psykososialt arbeidsmiljø 3,6 Annet 58,3 Ønsker ille å svare på spørsmålet 10,7 «Annet» kan være så mangt. Få har gitt noe nærmere beskrivelse av dette, og bør være et punkt for videre oppfølging. Forholdet mellom oppgaver og personellressurser blir ofte trukket fram som en mulig årsak til sykdom; stress og overarbeid. Medarbeidere ble spurt om hvordan de så på dette, og svarene framkommer av tabellen under. Samsvar mellom oppgaver og personellressurser Godt samsvar 57,9 For mye arbeidsoppgaver i forhold til ressursene 38,9 For lite arbeidsoppgaver i forhold til ressursene 3,2 Her ville det neppe vært noen overraskelse dersom svarprosenten hadde vært større i forhold til at det er for mye arbeidsoppgaver i forhold til ressursene. Overraskende nok svarer nærmere 6 av 10 at det er godt samsvar. Det er imidlertid variasjon internt i organisasjonen. Her vil det være en naturlig oppfølging å se nærmere på hvor «skoen trykker». Avslutningsvis tar vi med fra undersøkelsen spørsmålet om medarbeiderne har kjennskap til kommunens retningslinjer for sykefraværsoppfølging. Kjennskap til Retningslinjer for sykefraværsoppfølging Ja 54,2 Nei 45,8 Vurdering: IA-avtalen har bidratt til at vi setter større fokus på tilrettelegging og oppfølging av sykefravær. Kontakten med sykmeldte blir fulgt opp, selv om det fortsatt er variasjon mellom de ulike virksomhetene. Dersom vi har fokus på dette arbeidet, med engasjerte ledere og godt samarbeid med tillitsvalgte og ansatte, bidrar dette til å holde «trykket» oppe. Dette vil på sikt kunne bedre resultatene ytterligere. På det forebyggende plan, vil arbeidet med folkehelse i vid forstand, være nyttig tiltak. Det ligger både god økonomi og personalpolitikk i en aktiv oppfølging av sykefravær. Kommunen har godt samarbeid med Frisklivstjenesten i NAV (Sigbjørn Hagen). Vi har nedfelte rutiner både gjennom arbeidet som IA-bedrift og egne retningslinjer. I tillegg har vi et meldesystem for oppfølging av sykmeldte gjennom vår nye lønns- og personalsystem (Visma HRM), der ledere får automatiske påminnelser om oppfølging. Vi er i gang med innføring av nytt system for kvalitetsstyring (HMS-system). Dett er også et verktøy som, når det kommer på plass, vil være et nyttig bidrag til ytterligere fokus og oppfølging. Rådmannen ser det slik at vi samlet sett har et sett med verktøy og rutiner som gjør oss i stand til å kunne følge opp våre sykmeldte på en god måte. Innsatsen bør først og fremst ha to fokusområder:

6 Gjøre rutiner og retningslinjer bedre kjent i organisasjonen (kommunikasjon, informasjon/opplæring) Sette fokus på- å holde «trykket» oppe på arbeidet med forebyggende tiltak- og sykefraværsoppfølging. Dette skjer best i en dialog og samarbeid med tillitsvalgte (Hovedavtalen, del B, 3-1 h), ansatte og behandlingsapparatet (eks. legetjenesten). Konklusjon: Som innstilling