Miljøtilskudd til beitelag i Nordland kommentarer til forskriften og saksbehandlingsrutiner ved søknadsomgangen 1. november 2012

Transkript

1 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I Saksbehandler, innvalgstelefon og e-post: Vår dato Vår referanse Vår arkivkode Grete Nytrøen Kvavik, / fmnogkv@fylkesmannen.no Deres dato Deres referanse Kommunene i Nordland Rundskriv 04/2012 Miljøtilskudd til beitelag i Nordland kommentarer til forskriften og saksbehandlingsrutiner ved søknadsomgangen 1. november 2012 Kontaktpersoner Grete Nytrøen Kvavik fmnogkv@fylkesmannen.no Jostein Øvervatn fmnojov@fylkesmannen.no Vi viser til forskrift om miljøtilskudd til beitelag i Nordland, følgebrev til beitelag, søknadsskjema med veiledning og materiell til søknadsomgangen om miljøtilskudd 20. august For å motta miljøtilskudd til beitelag må laget være godkjent av Fylkesmannen og være registrert i enhetsregisteret i Brønnøysund innen 1. november i søknadsåret. Forskrift om miljøtilskudd til beitelag finnes på og Rundskriv finnes på Fylkesmannen i Nordland sin Internettside: Foreløpige tilskuddssatser er kr 10,00 pr heimsanka storfe og kr 5,00 pr heimsanka småfe. Dette rundskrivet erstatter rundskriv 04/2011. Statens hus Landbruksavdelinga E-post Moloveien 10, 8002 Bodø fmnopost@fylkesmannen.no Telefon: Telefon: Internett Telefaks: Telefaks:

2 Side 2 av 8 INNHOLD 1 KOMMENTARER TIL FORSKRIFTEN NYE BEITELAG ORGANISASJONSFORM FRISTER FOR SØKNADSOMGANGEN 1. NOVEMBER SØKERNE KOMMUNEN FYLKESMANNEN STATENS LANDBRUKSFORVALTNING BEHANDLING AV SØKNADENE FØRSTE BEHANDLING I KOMMUNEN SAKSBEHANDLING AVKORTING, SANKSJONER, MOTREGNING OG UTLEGG STOPP AV SØKNADER, VEDTAK OM AVSLAG ELLER AVVISNING UTBETALINGSLISTE UNDERRETNING OM VEDTAK KLAGE DISPENSASJON - FORSKRIFTEN TILBAKEBETALING/OMGJØRING AV VEDTAK UTFYLLING OG RETTING AV SØKNADENE VEDLEGG OPPRETTINGSRUTINER OG LISTER OPPRETTING AV FEIL I SØKNADER KONTROLL GJENNOMFØRING AV KONTROLLEN OPPFØLGING AV KONTROLLEN...8

3 Side 3 av 8 1 Kommentarer til forskriften Miljøtilskudd til beitelag blir gitt pr heimsanka dyr og er en driftsstøtte for merarbeidet som ligger i organisering, tilsyn og heimsanking av beitedyr i utmark. Tilskuddet kan brukes til investeringer eller tiltak i regi av beitelaget som er positivt for beitebruken. Beitelaga får støtte for heimsanka dyr av småfe og storfe som har vært på utmarksbeite i minst 8 uker. For at en søknad fra et beitelag skal bli godkjent, kreves det at beitelaget leverer inn årsrapport med tapstall, foreløpig regnskap og foreløpig årsmelding som viser aktivitet i laget i søknadsåret. Det kreves målretta bruk av midler for beitebruken i inneværende år, men dette kan fravikes hvis beitelaget omtaler konkrete investeringer/satsinger som laget sparer midler til, i årsmeldinga. Det kreves videre at laget har avvikla årsmøte, og at det er gjennomført organisert tilsyn og sanking tilpassa forholdene i beiteområdet. Den foreløpige årsmeldinga skal vise at laget har oppfylt kravene ovenfor. Vi viser til formuleringa Tilskudd kan gis til drift av godkjent beitelag Beitelagene skal søke på eget søknadsskjema som de får tilsendt i oktober. Søknaden skal leveres til kommunen innen 1. november. Miljøtilskudd kan også gå til lag som ikke har beitelag eller sankelag i navnet det vesentlige er hvilken drift laget har, ikke navnet. Det må gå fram av vedtektene for laget at de har oppgaver som beitelag/sankelag. Tilskuddet til beitelag sjekkes mot enhetsregisteret og det kan ikke betales ut støtte til lag som ikke er registrert der. 1.1 Nye beitelag Nye beitelag må være registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund innen 1. november i søknadsåret. Nye lag skal sende søknad om godkjenning til den kommunen (beitekommunen) der beitelaget har beitearealet, i forkant av søknadsomgangen. Beitekommunen anbefaler beitelaget og Fylkesmannen godkjenner nye lag. Mal for vedtekter ligger på nettsidene til Norsk Sau og Geit, se Obs! Det utarbeides nye maler for vedtekter i 2012, jf pkt 1.2 organisasjonsform. Krav til godkjenning av nye beitelag Minst 5 medlemmer (foretak med produksjonstilskudd) og 300 småfeenheter (10 småfeenheter = 1 storfeenhet) Åpent for alle med beitedyr i området Registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund. Registrering er gratis. Drive i samsvar med lover og forskrifter I søknaden må det opplyses om: organisasjonsnummeret til beitelaget beiteareal (størrelse) type beite (holmebeite, skogsbeite, fjellbeite e.l.) 1.2 Organisasjonsform På bakgrunn av Brønnøysundsregistrenes krav om tilpasning til samvirkeloven for alle selskap med begrenset ansvar, utarbeider Norsk Sau og Geit nye anbefalinger om organisasjonsform for beitelag. Informasjon om dette finnes på

4 Side 4 av 8 2 Frister for søknadsomgangen 1. november 2012 Fylkesmannen sender kommunene en liste, MT , over godkjente beitelag som får tilsendt søknadsmateriell. Send lista tilbake til oss, med eventuelle endringer, sammen med søknadene fra beitelagene. Det er svært viktig at frister blir overholdt, slik at manuelle utbetalinger av tilskudd unngås. 2.1 Søkerne Søknadsfrist. Lagene sender søknadene til kommunene 2.2 Kommunen Innsending av søknadsskjema vedlagt medlemsliste med informasjon om dyr sluppet og tapt (pr e-post eller på minnepenn) til Fylkesmannen Stikkprøvekontroll skal være gjennomført Frist for innsending av kontrolldata til Fylkesmannen Frist for innsending av rettinger etter maskinelle kontroller (inputkontroll) til Fylkesmannen Frist for stopp av søknader 2.3 Fylkesmannen Utsending av søknadsmateriell til lagene, med kopi til kommunene Fastsetting av hvem som skal kontrolleres Registrering skal være avsluttet og søknader sendes i retur til kommunene Fastsetting av endelige tilskuddssatser Utbetalingslister sendes kommunene for kontroll og godkjenning 2.4 Statens landbruksforvaltning Utbetaling av miljøtilskudd til beitelag er planlagt til mars 2013.

5 Side 5 av 8 3 Behandling av søknadene Kommunen fatter vedtak om miljøtilskudd til beitelag jf. forskriften. Vedtak om miljøtilskudd til beitelag er enkeltvedtak og reglene i forvaltningsloven gjelder, merk særlig reglene i kapitlene IV til VI. Vi viser ellers til vårt rundskriv 3/2012 om saksbehandlingsrutiner for miljøtilskudd i jordbruket i Nordland. 3.1 Første behandling i kommunen Søknaden om miljøtilskudd til beitelag skal leveres til den kommunen laget er registrert. Hvis et beitelag har medlemmer i flere kommuner og/eller har beiteområder i flere kommuner, skal søknaden sendes den kommune der laget er registrert. Har beitelaget medlemmer i flere fylker/ beiteområde over fylkesgrensen sendes søknaden til den kommunen der laget er registrert. Kommunen foretar en foreløpig kontroll av at opplysningene i søknaden er korrekte og at vilkårene er oppfylt. Hvis søknaden oppfyller disse kravene, godkjennes den for videre behandling. Kommunene skal påse at laget har lagt inn statistikkopplysninger i elektronisk skjema tilsendt i e-post eller på minnepenn. Merk at alle beitelag får tilsendt en datafil med medlemsopplysninger (i e-post eller minnepenn). Dersom flere beitelag ønsker å få filen tilsendt i e-post, kan de henvende seg direkte til Fylkesmannen v/grete Nytrøen Kvavik (se informasjonsskriv til beitelagene). Hvis beitelagene ikke har oppdatert fila, men bare sendt inn papirlister, skal kommunene sørge for at alle opplysninger blir registrert i den elektroniske fila til beitelaget før den oversendes til Fylkesmannen. Søknader som ikke oppfyller vilkårene for å motta miljøtilskudd til beitelag, skal avslås. Et vedtak om avslag er et enkeltvedtak og reglene i forvaltningsloven om begrunnelse og klage gjelder. Kommunen må i disse tilfellene selv fatte vedtak om avslag og sende melding om dette til søkeren sammen med orientering om klageadgang. I særlige tilfeller kan Fylkesmannen gi dispensasjon fra bestemmelsene i forskriften. I de tilfellene dette er aktuelt skal kommunene opplyse søker om adgangen til å søke dispensasjon. Søknadene oversendes samlet til Fylkesmannen i Nordland, 8002 Bodø, sammen med korrigert liste MT (jf pkt 2). 3.2 Saksbehandling For habilitet, forhåndsvarsel og krav til begrunnelse gjelder forvaltningslovens bestemmelser. Når det gjelder offentlighet kommer offentlighetslovens bestemmelser til anvendelse. 3.3 Avkorting, sanksjoner, motregning og utlegg Det vises til rundskriv fra Statens landbruksforvaltning om saksbehandlingsrutiner for produksjonstilskudd for søknadsomgangen 20. august Stopp av søknader, vedtak om avslag eller avvisning Alle søknader som feilmeldes i de maskinelle kontrollene uten at retting blir foretatt, og som ikke får avslag i tilskuddsbrevet, blir stoppet fra videre maskinell behandling. Disse søknadene framkommer på feillista/stopplista som Fylkesmannen sender kommunene.

6 Side 6 av 8 Gjennom tilskuddsbrevet som produseres hos Statens landbruksforvaltning, vil søker bli informert om at det er forhold ved søknaden som må undersøkes nærmere. Søknader som stoppes må vurderes nærmere. Hvis kommunen kommer til at søknaden skal innvilges, må kommunen fatte vedtak i samsvar med forvaltningslovens regler, merk særlig kapitlene IV - VI. Fylkesmannen iverksetter eventuell utbetaling på bakgrunn av kommunens vedtak. Hvis kommunen kommer til at søknaden skal avslås eller avvises må kommunen fatte vedtak om dette. Se punkt 3.1 om første behandling i kommunen. 3.5 Utbetalingsliste Når søknadene er ferdig behandlet, blir det produsert ei utbetalingsliste. Fylkesmannen vil sende denne til kommunen. Når kommunen godkjenner utbetalingslisten, videresender Fylkesmannen lista til Statens Landbruksforvaltning for utstedelse av tilskuddsbrev. For nærmere informasjon om prosedyrene for godkjenning, se forsideteksten på utbetalingslista. Statens landbruksforvaltning iverksetter deretter utbetaling av tilskuddet. Dette skjer ved en sentral masseutbetaling. 3.6 Underretning om vedtak Søker gis melding om vedtak gjennom tilskuddsbrev som Statens landbruksforvaltning produserer i forbindelse med utbetaling av tilskudd. Statens landbruksforvaltning produserer dette brevet på vegne av kommunen. Søker vil i dette brevet bli gjort kjent med hva det er gitt tilskudd til, eventuelt hvilke tilskudd som ikke er innvilget. I saker der det må foretas manuell utbetaling underrettes søker om vedtaket gjennom brev direkte fra kommunen. I begge tilfeller fattes enkeltvedtak som kan påklages, jf. forvaltningsloven Klage Klagefristen er 3 uker fra søker mottar vedtaket, jf. forvaltningsloven 29. Klagen skal sendes til kommunen, jf. forvaltningsloven 32. Kommunen kan i følge forvaltningsloven 33 oppheve eller endre vedtaket dersom den finner klagen begrunnet. Kommunen underretter da søkeren om det nye vedtaket. Dersom omgjøringen fører til at Fylkesmannen må foreta manuell utbetaling, må Fylkesmannen få en anmodning om det, for eksempel ved en kopi av vedtaket. Hvis kommunen tar klagen delvis tilfølge er det å anse som et nytt vedtak i saken med klageadgang. Dersom kommunen opprettholder sitt vedtak, sendes dokumentene i saken sammen med en tilråding til Fylkesmannen, som fatter endelig vedtak. Fylkesmannen har ansvaret for at saken er tilstrekkelig opplyst/dokumentert før vedtak i klagesaken treffes. Fylkesmannen kan pålegge kommunen å foreta nærmere undersøkelser m.v., jf. forvaltningsloven 33 femte ledd. Fylkesmannens vedtak i klagesak er endelig og kan ikke påklages videre, jf, forvaltningsloven Dispensasjon - forskriften 12 Fylkesmannen kan i særlige tilfeller gi dispensasjon fra forskriftens krav, jf. forskriften 12. Mer informasjon om saksgang se rundskriv 3/2012 fra Fylkesmannen. 3.9 Tilbakebetaling/omgjøring av vedtak Se Fylkesmannens rundskriv 3/2012.

7 Side 7 av 8 4 Utfylling og retting av søknadene Vi viser til side 3 på søknadsskjemaet for veiledning. 4.1 Vedlegg Kommunen skal kontrollere at nødvendige vedlegg følger søknaden og at disse er utfylt med nødvendige opplysninger. 5 Opprettingsrutiner og lister Søknader med feilmeldinger vil ikke kunne gå til utbetaling før feilen eventuelt er rettet, mens søknader med varsel vil gå til utbetaling. Det sendes feil- og varsellister til kommunen. Lista viser alle søknader med feil- eller varselmeldinger. Frister for når retting må være avsluttet framgår av kapittel 2, og vil framgå av utsendte kontrollister. 5.1 Oppretting av feil i søknader Rettinger av søknader meldes til Fylkesmannen som korrigerer søknaden. Husk å dokumentere hvorfor rettingen er gjort, hvem som har utført den og når det er gjort, slik at rettingen kan spores tilbake ved eventuelle spørsmål i ettertid. 6 Kontroll Kontrollen er hjemlet i 12 i forskrift om miljøtilskudd, Nordland. Formålet med kontrollen er å undersøke om data oppgitt i søknaden er riktige, slik at det blir utbetalt korrekt beløp til den enkelte søkeren. Kontrollen må være gjennomført innen Kontrolldata sendes Fylkesmannen innen Fylkesmannen vil trekke ut ca 5 % av alle beitelag i fylket til kontroll. Kommuner som har beitelag som skal kontrolleres vil få beskjed fra Fylkesmannen. Kontrollen er obligatorisk. Det vil si at de beitelag som er trukket ut for stikkprøvekontroll skal kontrolleres. Kontrollen bør foretas snarest mulig etter at kommunen har oversikt over hvem som er trukket ut til kontroll. Søkeren bør minimum varsles om kontroll over telefon, men helst i brevs form. Dersom søkeren ber om det, må kontrollen utsettes til det passer for søkeren. Søkerne bør også varsles om at dokumentasjon kan bli krevd ved kontrollen. I tillegg til de beitelag som Fylkesmannen trekker ut for kontroll, står kommunene fritt til å kontrollere de lag som kommunene ønsker. 6.1 Gjennomføring av kontrollen Kommunen skal kontrollere at de opplysninger søkeren har oppgitt i søknadsskjemaet stemmer. Kontrollen skal foretas ved stedlig befaring. Opplysninger i søknaden som ikke kan kontrolleres ved telling eller måling, må søkeren dokumentere eller godtgjøre på annen måte. Dersom søker nekter kontroll, skal kommunen holde tilskuddet tilbake inntil kontroll er gjennomført. I tillegg bør det vurderes å gjennomføre kontroll av samme beitelag ved framtidige søknadsomganger.

8 Side 8 av Oppfølging av kontrollen Kontrolldata blir lagt til grunn i den videre behandlingen av søknadene. Kommunen skal vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet i tilfeller der det er avvik mellom søknadsskjema og kontrollskjema, jf. forskrift. Kommunen fastsetter størrelsen på eventuell avkorting.