Oppdragsbrev - delegering av tilskuddsforvaltning og oppfølging av forvalter

Transkript

1 V St Olavs hospital HF 7030 TRONDHEIM Deres ref.: Vår ref.: 08/ Saksbehandler: Jon Nysted Dato: Oppdragsbrev - delegering av tilskuddsforvaltning og oppfølging av forvalter Formell delegering Vi viser til tidligere utsendt tilskuddsbrev for 2014, punktet «Forvaltning av stimuleringsmidler». Helsedirektoratet delegerer for 2014 forvaltningen av 14,5 mill. kroner under tilskuddsordningen «Stimuleringsmidler til rusforebyggende tiltak i kommunene» over kap. 718, post 70 til KoRus. Renteinntekter skal ikke brukes til andre formål enn formålene for ordningen. Tabellen viser hvor mye KORUSene skal forvalte i 2014: Forvalter Budsjett 2014 KoRus Oslo KoRus Øst KoRus Sør KoRus vest Stavanger KoRus vest Bergen KoRus midt KoRus nord Betingelser for utøvelse av tilskuddsforvaltningen Forvaltningen av tilskuddsordningen skal være i henhold til dette brevet, vedlagt tilskuddsregelverk, statens økonomiregelverk, samt gjeldende lover og regler. Tilskuddsforvaltningen må innrettes på en slik måte at korrupsjon, misbruk av midler og uregelmessigheter motvirkes. KORUSene skal underrette Helsedirektoratet, uten unødig opphold, om indikasjoner på dette. Overføring av midler Midlene overføres i to terminer. Regnskapsføring Bruken av midlene skal regnskapsføres. Den enkelte utgiftsføring må kunne identifiseres som grunnlag for rapportering. Vesentlige avvik fra tidsplan og/eller budsjett, skal meddeles Helsedirektoratet umiddelbart og eventuelle endringer skal godkjennes av Helsedirektoratet. Ubenyttede midler Ubenyttede midler for 2014 skal tilbakebetales til Helsedirektoratet. Krav om tilbakebetaling fra forvalter Helsedirektoratet kan trekke midlene tilbake dersom tilskuddsforvalter ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for midlene. Helsedirektoratet - Divisjon folkehelse Avdeling levekår og helse Jon Nysted, tlf.: Postboks 7000 St. Olavs plass, 0130 Oslo Besøksadresse: Universitetsgata 2, Oslo Tlf.: Faks: Org.nr.: postmottak@helsedir.no

2 Krav til rapportering fra forvalter Forvalters tilbakemeldinger er svært nyttige innspill til fremtidige revisjoner av tilskuddsregelverkene. Det skal rapporteres til Helsedirektoratet senest innen , Forvalter skal rapportere på følgende: Samlet kortfattet rapportering på måloppnåelse for tilskuddsordningen (skjema vedlagt) Regnskapsrapport for midler knyttet til tilskuddsordningen. Samlet oversikt over hvem som har søkt på tilskudd og tilskudd som er gitt med kort beskrivelse av prosjektene og begrunnelse for innvilgelse/ avslag. Dette skal fylles ut i beslutningsnotatet (se mal beslutningsnotat ) Samlet oversikt over bruk av tilskuddet i tråd med regelverket punkt 6 «presisering av tildelingskriteriene». Krav til selve tilskuddsforvaltningen Tilskuddsforvalter plikter å følge de offentligrettslige regler som gjelder for forvaltningsorganer (herunder forvaltningslovens regler om saksbehandling og habilitet), offentlighetsloven og arkivloven. Forvaltningen skal skje i tråd med Reglement og Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet 12. desember med endringer, senest 18. september 2013 (se spesielt kap. 6 som omhandler tilskuddsforvaltning). Helsedirektoratet har utarbeidet interne retningslinjer for tilskuddsforvaltning samt ulike brevmaler mm. Disse ligger vedlagt. Helsedirektoratet ber om at disse blir brukt. KoRusene må tilpasse brevene med sin logo og navn. Tilskuddsregelverk for ordningen Regelverk for tilskuddsordningen er fastsatt av Helse- og omsorgsdepartementet. I regelverket er hovedelementene for tilskuddsordningen fastsatt: mål, målgruppe, kriterier for måloppnåelse, tildelingskriterier, regler om oppfølging og kontroll, samt hva som skal inngå av informasjon i søknadene. Regelverket skal følges. Det fremgår av tilskuddsregelverket at avgjørelse av søknader under tilskuddsordningen ikke regnes som enkeltvedtak i forvaltningslovens forstand, og dermed har tilskuddsmottaker ikke klageadgang. Kunngjøring KoRusene skal kunngjøre tilskuddsordningen på en slik måte at en når alle potensielle søkere. Kunngjøringen må minst si noe om målet, hvordan man kan søke, evt søknadsfrist, og hvor en finner regelverket for ordningen. Saksbehandling Saksbehandlingen skal følge reglene i forvaltningsloven. Tilskudd skal tildeles på grunnlag av skriftlig søknad. Den interne vurderingen om tildeling av tilskudd skal være skriftlig dokumenter i et beslutningsnotat (mal vedlagt). Vedtaket om tilskudd skal sendes i et tilskuddsbrev (mal vedlagt) til tilskuddsmottaker. Dette gjelder også elektroniske søknader. Forvalter skal føre oversikt der det til enhver tid framgår hva som er omfanget av gitte tilsagn om tilskudd og hva som er utbetalt. Tilskuddsmottaker skal som hovedregel skriftlig akseptere at de ønsker å motta tilskuddet på de gitte vilkårene. Forvalter må i tilskuddsbrevet sette tidsfrist for bortfall av tilskudd og beskrive rutine for tilbakebetaling av tilskudd og hvilke reaksjoner som vil bli iverksatt om midlene ikke blir brukt etter forutsetningene. Krav til regnskap, revisorattestasjon og rapporter må være iht regelverket for ordningen. Forvalter må innhenter informasjon fra tilskuddsmottaker som gjør det mulig å bidra til å vurdere graden av måloppnåelse. Det er derfor viktig at KoRusene i tilskuddsbrevene ber om den informasjonen de trenger fra tilskuddsmottaker, slik at KoRusene igjen kan rapportere på de forholdene Helsedirektoratet ber om jf. pkt. 1 ovenfor om krav til rapportering. For å sikre korrekt saksbehandling ved tildeling og utbetaling av tilskudd, skal forvalter ha etablert rutiner og tiltak som har til oppgave å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler. Kontroll av tilskuddsforvalter, tilskuddsmottakere og dokumentasjon

3 Helsedirektoratets tar forbehold om rett til å kontrollere at midlene brukes etter forutsetningene, jf 10, 2. ledd i Bevilgningsreglementet. Vi ber også fylkeskommunen om å ta et tilsvarende forbehold i brevene til tilskuddsmottakerne, i tråd med Helsedirektoratets mal. Helsedirektoratet gjør også oppmerksom på at Riksrevisjonen har adgang til å kontrollere om tilskudd benyttes etter forutsetningene i alle ledd av forvaltere og mottakere. Dette er hjemlet i Lov om Riksrevisjonen 12, 2. ledd. Dersom ikke midlene nyttes etter forutsetningene skal de tilbakebetales til fylkeskommunen/ Helsedirektoratet. Helsedirektoratet krever at regnskapsdata og dokumentasjon av opplysninger som ligger til grunn for tilskuddsforvaltningen eller beregningen av tilskuddsbeløp, skal oppbevares for eventuell kontroll i minimum 10 år fra det tidspunktet opplysningene ble mottatt. KoRus har ansvar for å følge opp de tiltak som ikke har levert regnskapsrapport innen oppgitt frist for rapportering. Vedlegg: 1. Regelverk for tilskuddsordningen godkjent av Helse- og omsorgsdepartementet Aksept av vilkår 3. Helsedirektoratets retningslinjer for tilskuddsforvaltning 4. Mal beslutningsnotat tilskudd. 5. Mal for tilskuddsbrev. 6. Mal for rapporteringsskjema for måloppnåelse. Elektronisk rapporteringsskjema. Punkt 1 og 2 er vedlagt. De øvrige dokumentene kan finnes her: Vennlig hilsen Ole Trygve Stigen e.f. avdelingsdirektør Jon Nysted seniorrådgiver Dokumentet er godkjent elektronisk

4 AKSEPT AV VILKÅR Akseptbrevet må returneres umiddelbart, og senest innen 4 uker etter mottatt brev. Brevet skal sendes i retur til: Helsedirektoratet Postboks 7000 St. Olavs plass 0130 Oslo 08/ St Olavs hospital HF 7030 TRONDHEIM Org.nr.: Klikk her for å skrive inn tekst. Eller i skannet versjon til postmottak@helsedir.no Vår ref: Kontonummer IBAN-nummer (dersom bank er utenfor Norge) BIC/Swift-kode (dersom bank er utenfor Norge) Kontoens valuta (dersom bank er utenfor Norge) Kontaktperson, telefonnummer og e-postadresse for økonomiansvarlig Utbetalingen til mottaker bes merket med Aksept av vilkår: St Olavs hospital HFaksepterer vilkårene for tilskuddet i tilskuddsbrev Oppdragsbrev - delegering av tilskuddsforvaltning og oppfølging av forvalter av St Olavs hospital HFbekrefter at dette skjemaet gir riktige opplysninger om konto eid av tilskuddsmottaker, og at Helsedirektoratet varsles ved endringer. Sted, dato og signatur Bekreftelsen skal undertegnes av styreleder eller den som har signaturmyndighet (prokura). For kommuner og fylkeskommuner skal bekreftelsen undertegnes av rådmannen eller den som har fått delegert myndighet.

5