Rapport om forvaltningskontroll

Transkript

1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert ordning: Produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket Kontrollert i 2015 Bø kommune STATENS HUS [email protected] Moloveien 10, 8002 Bodø Telefon: Telefon: Telefaks: Telefaks:

2 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune : Bø Dato rapport : Kontroll avholdt dato : Gjennomført av : Jostein Øvervatn og Regie Sjø Kontrollert(e) ordning(er) : Produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket Saksnummer ephorte : 15/ Sammendrag Fylkesmannen i Nordland gjennomførte forvaltningskontroll av tilskuddsordninger innen landbruket i Bø kommune den 28. oktober Tema for kontrollen var kommunens forvaltning av tilskuddsordningen Produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket. Under kontrollen ble søknader fra 9 foretak vurdert. Det ble avdekket 5 avvik og ingen merknader under kontrollen. BEGREPSAVKLARINGER: Funn er de faktiske forhold som avdekkes under Fylkesmannens kontroll. Disse kategoriseres som generelle kommentarer, avvik eller merknader i kontrollrapporten. Generelle kommentarer beskriver det vi mener er verdt å bemerke om kommunens forvaltning av de kontrollerte tilskudd utenom avvik og merknader. Avvik er brudd på formelle krav fastsatt i lover, forskrifter, rundskriv eller jordbruksavtalen. Merknad er forhold som vi mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av kontrollerte ordninger. Avkorting innebærer at det foretas en reduksjon i tilskuddet foretaket i utgangspunktet hadde rett på. En retting av søknaden i samsvar med de faktiske forhold hos foretaket er ikke en avkorting. En eventuell avkorting må komme i tillegg til oppretting av søknaden/utbetalingen. 2. Grunnlag for kontrollen Lov om jord (jordlova) av Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket av Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket og avløsertilskudd i jordbruket av Forskrift om miljøplan av Reglement for økonomistyring i Staten 14 og 15. Side 2 av 8

3 FOR SØKNADSOMGANG 20. AUGUST 2014: Rundskriv fra Landbruksdirektoratet. - kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og avløsning ved ferie og fritid. Rundskriv fra Landbruksdirektoratet. - saksbehandlingsrutiner. FOR SØKNADSOMGANG 20. JANUAR 2015: Rundskriv fra Landbruksdirektoratet. -kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og avløsning ved ferie og fritid. Revidert Rundskriv fra Landbruksdirektoratet. -saksbehandlingsrutiner. Revidert Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at tilskudd i landbruket blir forvaltet i samsvar med forutsetningene. Forvaltningskontroll av kommuner er et virkemiddel i dette arbeidet. 3. Gjennomføring av kontrollen Forvaltningskontrollen ble gjennomført ved dokumentgjennomgang og intervju av saksbehandler i kommunen. Kontrolldagen bestod av: - Åpningsmøte for å snakke om kontrollens hensikt og omfang - Intervju med fagansvarlig for ordningen. - Gjennomgang av saksdokumenter for ordningen for søknadsomgang august 2014 og januar Sluttmøte for å oppsummere kontrollen og presentere funn. Tabellen under viser en oversikt over personer som deltok under kontrollen og hvilke deler av kontrollen de deltok på. Navn Funksjon Fra kommunen Åsa Elvik Rådmann X X Tor Andersen Jordbrukssjef X X X Fra fylkesmannen Jostein Øvervatn Fagansvarlig kontrollør X X X Regie Sjø Kontrolleder X X X Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Side 3 av 8

4 4. Generelt om kommunen Ansvar for landbruksområdet er delegert til rådmann og jordbrukssjef. For søknadsomgangene august 2014 var det 41 jordbruksforetak som søkte om produksjonstilskudd og for januar 2015 var det 36 jordbruksforetak som søkte om produksjonstilskudd. Nedenfor presenteres en oversikt over utbetalt tilskudd for produksjonstilskudd, avløsertilskudd og pristilskudd for årene 2014 og For 2014 er det utbetalt totalt kr ,- i produksjonstilskudd, avløsertilskudd og pristilskudd. For 2015 er det per nå utbetalt kr ,- i produksjonstilskudd og avløsertilskudd. 5. Kontrollområder I dette kapittelet blir først noen generelle kommentarer om funn presentert. Så vil punktene 5.2 og 5.3 presentere avvik og eventuelle merknader som er registrert ved denne forvaltningskontrollen. 5.1 GENERELL KOMMENTAR OM FUNN Saksbehandling o Kommunen har utarbeidet rutinebeskrivelser for behandling av søknader om produksjonstilskudd og avløsertilskudd ved ferie og fritid. o Kommunen har ikke skriftlige rutiner for utvelgelse til stedlige kontroller eller oversikt over tidligere utvalg til stedlig kontroll. o Få merknader og forklaringer i Wespa ved endring av søknadsopplysninger. o Få vurderinger av avkorting ved endring av søknad i Wespa. o En del gårdskart er ikke oppdatert. o Kommunen har ingen rutinebeskrivelser for behandling av tips om ulovligheter Journalføring o Hvert foretak har eget saksnummer. Kommunen journalfører hver søker med samme saksnummer for alle søknadsomganger. o Nesten alle foretak leverer elektronisk søknad. Kun tre- fire søkere leverer på papir. Papirsøknader stemples med dato, underskrives og legges i kommunens arkivsystem ESA. Side 4 av 8

5 o Ved telefonsamtaler som gjelder søknad ber kommunen foretakene om å sende begrunnelse i e-post. o E-post blir journalført på sak i følge jordbrukssjef. Vi har ikke funnet e-post korrespondanse for de 9 foretakene som er kontrollert. o Kontrollskjemaer etter stedlige kontroller blir ikke alltid journalført i arkivsystemet ESA hos kommunen, men lagres i permer. Resultatet blir alltid ført i Wespa. Produksjonstilskudd For søknadsomgangene august 2014 og januar 2015 er 9 foretak valgt for kontroll av Fylkesmannen, Søknadene fra de utvalgte foretakene er vurdert for begge søknadsomgangene. Valg av foretak er gjort med bakgrunn i kommunens utvalg til stedlig kontroll og fra feil- og varselmeldinger i Wespa (saksbehandlersystem fra Landbruksdirektoratet). Stedlig kontroll På grunnlag av risikovurdering skal kommunen plukke ut minst 5 prosent av foretakene, som har søkt om produksjonstilskudd, til stedlig kontroll. For søknadsomgangen 20. august 2014 hadde kommunen vært ute på stedlig kontroll hos 3 foretak. For 20. januar 2015 hadde kommunen vært ute på stedlig kontroll hos 2 foretak og det er tilstrekkelig. Ingen skriftlig risikobasert utvelgelse til stedlig kontroll. Det blir foretatt en vurdering av hvem som skal kontrolleres for hver søknadsomgang. Det trekkes primært ut foretak som er store produsenter. Over tid har nesten alle foretak blitt kontrollert. Stedlig kontroll varsles pr. telefon og det sendes ut varsel i brev. Det blir forklart om kontrollens hensikt og omfang. Benytter kontrollskjema ved stedlig kontroll. Det er påført dato for kontrolltidspunkt med underskrift av kommunen og søker. Side 5 av 8

6 5.2 REGISTRERTE AVVIK Følgende avvik ble registrert ved forvaltningskontrollen: Avvik 1 Opplysninger foretak har gitt i søknad samsvarer ikke med resultat etter stedlig kontroll. Det er ikke vurdert avkorting. Referanse Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 13. Rundskriv pkt. 5.5 fra Landbruksdirektoratet. Rundskriv pkt. 6.5 fra Landbruksdirektoratet. Kommentar Kommunen har endret opplysninger i søknader fra tre foretak. En søknad er endret fra 179 til 169 daa fulldyrket eng. I denne søknaden er også overflatedyrket eng redusert fra 18 til 13 daa. Så er de 5 daa redusert ført på areal som ikke er berettiget produksjonstilskudd. Den andre søknaden er endret fra 117 til 101 daa fylldyrket eng og fra 19 til 12 daa overflatedyrket eng. Den tredje søknaden er endret fra 467 til 459 daa fulldyrket eng. For to av søknadene forklarer kommunen at feilene kan skyldes feil i gårdskartene, uten at det er med i kommunens vurdering av søknadene. Org. nr , og Kommunen skal vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet i tilfeller der det er avvik mellom opplysningene søkeren har gitt i søknaden og resultatet etter stedlig kontroll, samt opplysninger foretak gir i kontakt med kommunen. Ved lavere tall enn det er søkt om skal kommunen vurdere om foretaket har vært i god tro eller om feilopplysningene i søknaden er gitt uaktsom eller forsettlig. Avvik 2 Kommunen har ført opplysninger i søknad etter stedlig kontroll, uten at foretaket selv har søkt om noe i aktuell kode. Referanse Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 11. Rundskriv pkt. 5 fra Landbruksdirektoratet. Rundskriv pkt. 6 fra Landbruksdirektoratet. Kommentar Kommunen hadde ført opp 95 daa fulldyrket eng og 4 daa overflatedyrket eng, samt kg surfôr. Foretaket hadde ikke søkt om dette selv. Org. nr Side 6 av 8

7 Det skal ikke føres opp noe der foretaket selv ikke har søkt. Kommunen kan be foretaket om å levere ny søknad. Avvik 3 Kommunen endrer feilopplysning i en søknad ved maskinell inputkontroll, uten å vurdere å stoppe eller avkorte i tilskuddet. Referanse Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 12. Rundskriv pkt. 7.1 fra Landbruksdirektoratet. Rundskriv pkt. 8.1 fra Landbruksdirektoratet. Kommentar Kommunen endrer søknad uten å skrive i kommentarfeltet i Wespa hvorfor det er gjort. Org. nr Dersom foretaket har gitt feil opplysninger i søknad som ville ført til en merutbetaling som denne ikke hadde krav på, skal kommunen vurdere om foretaket har vært i god tro eller om feilopplysningene i søknaden er gitt uaktsom eller forsettlig. Kommunen skal rette søknader der det er søkt om for mye. Kommunen må også vurdere om det er grunnlag for avkorting i tilskuddet som følge av feilopplysninger. Avvik 4 Kommunen har ført inn opplysninger i søknad, uten at foretaket selv har søkt om noe i aktuell kode og uten å begrunne i merknadsfeltet i WESPA hvorfor det er ført inn tall. Referanse Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 8. Rundskriv pkt. 8 fra Landbruksdirektoratet. Rundskriv pkt. 9 fra Landbruksdirektoratet. Kommentar Kommunen hadde ført opp 252 daa fulldyrket eng, 42 daa overflatedyrket eng og 347 daa innmarksbeite. Foretaket hadde ikke søkt om tilskudd til dette. Org. nr Det skal ikke føres opp noe der foretaket selv ikke har søkt. Kommunen kan be foretaket om å levere ny søknad. Avvik 5 Kommunen har godkjent 2 ufullstendige miljøplaner. Det er ikke foretatt trekk eller vurdert avkortinger i utbetalingen av tilskudd som følge av feilopplysninger fra søker. Referanse Straffeloven 270 og 271. Forskrift om miljøplan. Rundskriv pkt og pkt. 9.6 fra Landbruksdirektoratet. Side 7 av 8

8 Kommentar 3 miljøplaner er vurdert av Fylkesmannen. 2 av disse er ufullstendige, da de mangler sjekkliste og kan følgelig ikke godkjennes. Foretakene hadde svart ja for at de hadde en fullstendig miljøplan og kommunen hadde godkjent disse som gjeldende ved søknadsomgangen 20. august Dette etter stedlig kontroll. Org. nr og Dersom søker gir feil opplysninger til myndighetene for å få utbetalt tilskudd denne ikke har krav på, vil handlingen kunne falle inn under bedrageribestemmelsene i straffeloven 270 om simpelt bedrageri, evt. 271 om grovt bedrageri. Vi gjør oppmerksom på at også medvirkning fra forvaltningens side på dette området kan være straffbart, jf. straffeloven 270 og REGISTRERTE MERKNADER Ingen merknader ble registrerte ved denne forvaltningskontrollen. Side 8 av 8