Rapport etter forvaltningskontroll i Skjervøy kommune

Transkript

1 Rapport etter forvaltningskontroll i Skjervøy kommune Kontrollert ordning: Produksjonstilskudd, Gårdskart og Tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. Kontrollert

2 KONTROLLRAPPORT Kontrollert kommune: Skjervøy kommune Dato for avholdt kontroll: Dato for kontrollrapport: Kontroll gjennomført av: Kontrollerte ordninger: Linn Marstrander Marit Gåre Produksjonstilskudd Gårdskart Tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. Saksnummer ephorte: 16/ Sammendrag Skjervøy kommune har en relativt nyansatt saksbehandler på landbruk. Kommunen har på nåværende tidspunkt tre aktive gårdbrukere. Forvaltningskontrollen har for det meste bestått av veiledning på de gjennomgåtte ordninger produksjonstilskudd, gårdskart og tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. Rapporten peker først og fremst på forbedringspunkter. Den gode jobben Skjervøy kommune gjør, er ikke redegjort for i rapporten. Når det gjelder gårdskart må Skjervøy kommune sørge for at kart og register er ajourført og at landbruksregisteret er oppdatert, slik at kartdata og dermed også kontroll- og dokumentasjonsgrunnlaget holder høyest mulig kvalitet. Fylkesmannen i Troms anbefaler også kommunen å arkivere saksdokumenter på ett saksnummer per søker per søknadsomgang. Kommunen må huske å skrive ut og arkivere vedtaksbrevene om produksjonstilskudd. Videre anbefaler Fylkesmannen kommunen å sende ut skriftlig informasjon om og etter stedlig kontroll. 2. Grunnlag for kontrollen Reglement av 12. desember 2003 nr for økonomistyring i staten stiller krav om kontroll. Reglementets 15 første ledd fastslår at «Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14.» Kommunene er gitt forvaltningsoppgaver vedrørende betydelige økonomiske virkemidler innen landbruksforvaltningen. Kompetansen og kapasiteten er avgjørende for en god forvaltning. Hvordan kommunen utfører sine oppgaver har stor betydning for forutsetningen om korrekt saksbehandling og at riktig beløp utbetales til rett mottaker. Kommunenes oppgaver knyttet til forvaltningen av tilskuddene fremgår av forskrift og rundskriv for de ulike ordningene. Dette må anses som instrukser som kommunene er 2

3 ansvarlige for å følge. Det er kommunenes etterfølgelse av disse instruksene som er gjenstand for Fylkesmannens forvaltningskontroll. Fylkesmannen er på kontroll for å se hvordan kommunen jobber og hvordan kommunene utfører forvaltningsoppgavene som er delegert. Ved kontrollen ønsker vi å bidra til å forbedre systemet og kvaliteten på forvaltningen. Vi håper å bidra til å identifisere forbedringspunkter hos kommunen og avdekke eventuelle svake punkter før de får konsekvenser. Fylkesmannen vil også kunne rapportere videre til Landbruksdirektoratet dersom vi finner at regelverket er vanskelig å håndtere. Kontrollen skal også medvirke til å sikre legitimiteten for landbrukspolitikken og tillitten til forvaltningen. 3. Gjennomføring av kontrollen Linn Marstrander ved Fylkesmannen i Troms korresponderte per e-post med Skjervøy kommune i forkant av kontrollen, og det ble avtalt at det skulle avholdes forvaltningskontroll den Skjervøy kommune ble varslet om kontrollen i brev av I brevet ble det redegjort for tidspunkt for forvaltningskontrollen, klargjort bakgrunnen for kontrollen, kontrollens omfang og kommunens forberedelse. Det ble gjennomført kontroll av landbruksforvaltningen i Skjervøy kommune, den Kontrollen ble gjennomført av Fylkesmannen i Troms ved Linn Marstrander, som var kontrolleder, og Marit Gåre. Fra Skjervøy kommune deltok Svein Solberg, rådgiver landbruk. Rådmann, Cissel Samuelsen, og teknisk sjef, Kjell Ove Lehne, deltok under åpningsmøtet og sluttmøtet. Kontrollen ble innledet med et åpningsmøte. Kontrollen rettet seg spesielt mot forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket, gårdskart og forskrift om tilskudd ved sykdom og fødsel mv. Vi gjennomgikk Skjervøy kommunes saksdokumenter som har dannet grunnlag for innvilgede vedtak og utbetalinger i saker om produksjonstilskudd. Etter at samtalene var gjennomført hadde Fylkesmannen i Troms ett internt møte. Det ble deretter gjennomført sluttmøte, hvor foreløpig funnliste ble presentert. Avslutningsvis ble funnlisten undertegnet av rådmann Cissel Samuelsen, rådgiver på landbruk Svein Solberg og kontrolleder Linn Marstrander. Skjervøy kommune og Fylkesmannen i Troms beholdt hvert sitt eksemplar. Fylkesmannen i Troms fikk fremlagt og gjennomgått det som ble etterspurt. 4. Generelt om kommunen I Skjervøy kommune er Svein Solberg rådgiver på landbruk. Det er Solberg som behandler alle landbrukssaker. Solberg begynte i jobben den 1. juni Det er anslått at han jobber i underkant av 30 prosent med landbrukssaker. Landbruk sorterer under teknisk avdeling. Kjell Ove Lehne er leder for avdelingen. Det ble sist foretatt forvaltningskontroll i Skjervøy kommune den I kontrollrapport av hadde Fylkesmannen i Troms ingen avvik som krevet nærmere oppfølging. Fylkesmannen i Troms bemerket imidlertid at Skjervøy kommune ikke hadde som rutine å informere søker skriftlig i forkant og heller ikke om resultatet av stikkprøvekontrollen. Det ble i rapporten uttalt at forvaltningen skal informere den som skal kontrolleres i forkant om 3

4 hjemmel og omfang for kontrollen. Dette ble videre sagt at dette bør gjøres skriftlig og i rimelig tid før kontrollen skal gjennomføres. Den som er blitt kontrollert skal også informeres om hva resultatet av kontrollen har vist. I tillegg bemerket Fylkesmannen i Troms, i rapport av , at Skjervøy kommune måtte innføre rutiner slik at det for ettertiden er mulig for kommunen å kunne dokumentere hvordan kontrollene er blitt håndtert. Søkere i Skjervøy kommune fikk i 2015 utbetalt kroner i produksjonstilskudd, samt kroner i avløsertilskudd og kroner i pristilskudd. 5. Kontrollområder I dette kapittelet blir det først presentert noen generelle begrepsavklaringer. I punkt 5.2 og 5.3 presenteres avvik og merknader som ble registrert under forvaltningskontrollen. 5.1 Generelle begrepsavklaringer Rapporten er utarbeidet etter forvaltningskontroll av landbruksforvaltningen i Skjervøy kommune. Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble avdekket i de kontrollerte ordninger. - Avvik er brudd på gjeldende regelverk, det være seg krav fastsatt i lov, forskrift og/eller rundskriv. - Merknader er forhold som ikke er i strid med regelverket, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre en god forvaltning av de kontrollerte ordningene. 5.2 Registrerte avvik Følgende avvik ble registrert ved forvaltningskontrollen AVVIK 1 Fakta Kommunen har ikke levert kontinuerlig ajourhold av AR5 etter at gårdskartprosessen ble fullført. Regelverk Statens landbruksforvaltnings rundskriv 27/12 «Gårdskartprosessen og videre ajourhold av arealdata i kart og Landbruksregisteret etter gårdskartprosessen». Vurdering Fylkesmannen i Troms har forut for kontrollen gjennomgått informasjon, på NIBIO (Norsk institutt for bioøkonomi) sine hjemmesider, om AR5- og gårdskartprosessen i Skjervøy kommune. Det fremgår at kommunen aldri har levert kontinuerlig ajourhold. Gårdskartprosessen ble ferdig den I følge informasjon fra NIBIO kan det tyde på at gårdskartprosessen for Skjervøy kommune sitt vedkommende, ble ferdigstilt maskinelt av Statens landbruksforvaltning. Saksbehandler i Skjervøy kommune har under samtalen med Fylkesmannen i Troms opplyst at han er usikker på hva som er gjort i kommunen vedrørende gårdskart. Han opplyser at han av denne grunn ønsker å sende ut gårdskartene på nytt til gårdbrukerne. Saksbehandler ser at areal oppgitt i søknad om produksjonstilskudd og areal i landbruksregisteret og/eller 4

5 gårdskart, i mange tilfeller ikke stemmer overens. Saksbehandler opplyser at han ønsker å få orden på dette, og at han ønsker å prioritere de aktive gårdbrukerne. Kommunen har ikke inntrykk av at det er feil i eiendomsgrensene. Kommunen informerer om at de planlegger å delta med én person på Fylkesmannens kurs om AR5 i høst. Det er viktig at kommunen, når de er ferdige med gårdskartprosessen, fortsetter å ajourholde kart og register. Dette gjøres for å sikre kvaliteten på arealinformasjonen også etter at gårdskartprosessen er avsluttet. Etter avsluttet gårdskartprosess skal Landbruksregisteret holdes årlig oppdatert ved at kommunene sender inn AR5 til sentral kartdatabase, og deretter produserer et nytt jordregister via internettsidene til Skog og landskap. Etter at kommunene har produsert et nytt jordregister, må kommunen se over tallene og aktivt velge at arealtallene skal overføres til Landbruksregisteret. Kommunene må selv gå inn på internettsidene til NIBIO og be om at de nye arealtallene skal overføres til Landbruksregisteret. Gårdskartet tjener som dokumentasjon over arealressursene for en landbrukseiendom. Manglende samsvar mellom opplysninger gitt i søknad om produksjonstilskudd i jordbruket og gårdskartet for den aktuelle landbrukseiendommen, kan indikere at det er avgitt feilopplysninger som igjen kan føre til avkorting i tilskuddet. Konklusjon Skjervøy kommune må sørge for at kart og register er ajourført og at landbruksregisteret er oppdatert, slik at kartdata og dermed også kontroll- og dokumentasjonsgrunnlaget holder høyest mulig kvalitet. 5.3 Registrerte merknader Følgende merknader ble registrert ved forvaltningskontrollen. MERKNAD 1 Fakta Alle søknadene om produksjonstilskudd, for ett helt år (to søknadsomganger), journalføres og arkiveres på ett saksnummer. Regelverk Landbruksdirektoratets rundskriv om saksbehandlingsrutiner ved søknad om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket, kapittel som henviser til rundskriv 28/07, kapittel Vurdering Under kontrollen kom det frem at Skjervøy kommune journalfører alle dokumenter på alle søkere på ett saksnummer for et helt år. Dette innebærer at flere søknadsomganger ligger arkivert på samme saksnummer, og at flere søkere ligger arkivert på samme saksnummer. Kommunen har heller ikke lagt inn vedtaksbrevene om tilskudd for søknadsomgangen vi gjennomgikk under kontrollen. 5

6 Ettersom Skjervøy kommune kun har tre søkere på produksjonstilskudd, og ikke har fått inn klager for den undersøkte perioden, får man oversikt over de ulike sakene, til tross for at alle dokumenter er registrert på samme saksnummer. I følge rundskriv 28/07 kapittel har kommunene ansvar for å journalføre og arkivere dokumenter som har hatt betydning for vedtak om produksjonstilskudd. Der kommunen har etablert et Noark-basert saksarkiv, skal dokumentene journalføres og arkiveres her. Kommunene bør da, ifølge rundskrivet, opprette ett saksnummer i Noark-systemet pr. søker pr. søknadsomgang. Dette innebærer at både søknad, dokumenter etter eventuelle stedlige kontroller og vedtaksbrev skal ligge på saken. I tillegg skal andre aktuelle dokumenter, for eksempel klager, legges på saken. Fylkesmannen i Troms anbefaler kommunen å følge ovenfor nevnte retningslinjer. Vi anser at en slik arkivering vil gjøre det lettere for kommunen å finne fram i egne saksdokumenter. MERKNAD 2 Fakta Skriftlig varsel om stedlig kontroll av produksjonstilskudd sendes kun tidvis til foretakene. Regelverk Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 15 og 16. Landbruksdirektoratets rundskriv , punkt 6.4. Vurdering I ovenfor nevnte rundskriv er det opplyst at kommunen som hovedregel skal varsle søkeren før kontroll. Formålet med varslingen er å informere søkeren om formål og omfang av den stedlige kontrollen, samt søkers plikter og rettigheter. Videre varsles det for å avtale tidspunkt for gjennomføringen av kontrollen og for å forberede foretaket på hvilken dokumentasjon som skal legges frem under kontrollen. Skjervøy kommune har opplyst at saksbehandler som regel ringer søkeren for å avtale tidspunkt for kontrollen. Saksbehandleren opplyser at han i telefonsamtalen informerer om hvilke dokumenter han vil ha fremlagt og når kontrollen skal være. Kommunen opplyser at det har hendt at han i etterkant av telefonsamtalen har varslet foretaket skriftlig, per e-post, om kontroll. Det er ikke et absolutt krav at det skal gis skriftlig varsel om kontroll. Likevel påpeker Fylkesmannen i Troms at dersom det ikke sendes skriftlig varsel før kontrollen, kan dette få betydning for dokumentasjon og sporbarhet i ettertid, dersom søker bestrider at slikt varsel er gitt eller innholdet i varselet bestrides. Det er god forvaltningsskikk å sende skriftlig informasjon om kontrollen. Å utarbeide et skriftlig varsel trenger ikke å være særskilt tidkrevende, og kan med fordel sendes ut etter at det er avtalt tidspunkt for kontroll for eksempel per telefon. 6

7 I tillegg anbefaler vi også kommunen å informere søkeren skriftlig om de endringer som er blitt gjort etter kommunens stedlige kontroll. Om det under kontrollen avdekkes feil eller avvik som blir rettet og registrert i saksbehandlersystemet WESPA, så har ikke søker disse endringene i sin dokumentasjon. Informasjonen til søker trenger ikke å være spesielt arbeidskrevende; utskrift av kontrollskjemaet etter at alle dataene er registrert i WESPA, kommunens merknader om hvordan kontrollen ble gjennomført og hva som ble godkjent, er dokumenter som anbefales utsendt. Avsluttende kommentarer Fylkesmannen i Troms takker for godt samarbeid under forvaltningskontrollen Linn Marstrander rådgiver Landbruksavdelingen, Fylkesmannen i Troms 7