Rapport om forvaltningskontroll

Transkript

1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune : Lødingen kommune Dato rapport : Kontroll avholdt dato : Gjennomført av : Jostein Øvervatn og Regie Sjø Kontrollert(e) ordning(er) : Produksjonstilskudd, med fokus på kommunenes stedlige kontroll ute hos foretak, samt tilhørende miljøplan 1. Sammendrag Fylkesmannen i Nordland gjennomførte forvaltningskontroll av tilskuddsordninger innen landbruket i Lødingen kommune den 8. mai Tema for kontrollen var kommunens forvaltning av tilskuddsordningen produksjonstilskudd i jordbruket, med fokus på kommunens stedlige kontroll ute hos foretak og tilhørende miljøplan. Hovedinntrykket er at landbrukskontoret i Lødingen kommune i stor grad etterlever gjeldende bestemmelser for tilskuddsforvaltning og føringer gitt fra sentrale landbruksmyndigheter. Dette i forhold til produksjonstilskudd i jordbruket. Likevel ble det avdekket 4 avvik og 2 merknader under kontrollen. Avvik er brudd på formelle krav fastsatt i lover, forskrifter, rundskriv eller jordbruksavtalen. Merknad er forhold som vi mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av kontrollerte ordninger.

2 Åpningsmø te Intervju Sluttmøte Side 2 av 5 2. Grunnlag for kontrollen Grunnlag for kontrollen er reglement for økonomistyring i Staten 15, forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 11 og forskrift om miljøplan 5, samt rundskriv fra SLF (Statens landbruksforvaltning). For søknadsomgang 20. januar 2013: Rundskriv 22/2012 fra SLF - kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 23/2012 fra SLF - saksbehandlingsrutiner. For søknadsomgang 20. august 2013: Rundskriv 28/2013 fra SLF - kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 13/1-2 fra SLF - saksbehandlingsrutiner. Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at tilskudd i landbruket blir forvaltet i samsvar med forutsetningene. Forvaltningskontroll av kommuner er et virkemiddel i dette arbeidet. 3. Gjennomføring av kontrollen Forvaltningskontrollen ble gjennomført ved dokumentgjennomgang, der også kommunens delegeringsreglement ble kontrollert. Kommunen var ute på 2 stedlige kontroller i Miljøplaner fra de 2 stedlige kontrollene ble vurdert av oss før kontrolldagen ute hos kommunen. Kontrolldagen bestod av: - et åpningsmøte for å snakke om kontrollens hensikt og omfang - intervju med avdelingsleder samfunn og enhetsleder utvikling - en gjennomgang av saksdokumenter for ordningen Produksjonstilskudd for søknadsomgangene januar 2013 og august søknader fra 7 av 18 søkere ble undersøkt for begge søknadsomgangene - Til sist var det et sluttmøte for å oppsummere kontrollen og presentere funn Tabellen under viser en oversikt over personer som deltok under kontrollen og hvilke deler av kontrollen de deltok på. Navn Funksjon Fra kommunen Tone Larsen Rådmann x x Tom Roger Hanssen Avd. leder Samfunn x x x Erik Schøning Enhetsleder Utvikling x x x Fra fylkesmannen Jostein Øvervatn Fagansvarlig kontrollør x x x Regie Sjø Kontrolleder x x x Tabell: Oversikt over deltakere under kontrollen

3 Side 3 av 5 4. Generelt om kommunen Lødingen kommune kontorer er lokalisert i Lødingen rådhus. Ansvar for landbruksområdet er delegert til rådmann, enhetsleder utvikling og avdelingsleder samfunn. For hver av de to søknadsomgangene i 2013 var det 18 jordbruksforetak som søkte om produksjonstilskudd. I 2013 ble det utbetalt i overkant av 8,5 millioner kroner i produksjonstilskudd og avløsertilskudd til gårdbrukere i kommunen. 5. Kontrollområder 5.1 GENERELL KOMMENTAR Saksbehandling Kommunen har skriftlige rutinebeskrivelser for behandling av søknader om tilskudd. Saksbehandling synliggjøres for politikerne i kommunen ved at alle delegerte vedtak som omhandler landbruk blir lagt frem som referatsak i formannskapet. Journalføring Kommunen har gode rutiner for journalføring av søknader om produksjonstilskudd. Alle søknader journalføres med ett saksnummer for hver søker i hver søknadsomgang. Søknader levert på kontoret i papirform blir levert arkivet og journalført. E-post journalføres på sak i kommunens saksbehandlingssystem. Telefonsamtaler som omhandler sak, blir notert på søknad i perm, underskrevet og stemplet, men ikke alltid registrert i kommentarfelt i Wespa (saksbehandlersystem hos SLF). (Se også avvik 3). Produksjonstilskudd En søknad var varselmeldt i Wespa etter inputkontrollen som kjøres tre ganger etter søknadsfrist, før vedtak fattes i sak. Gjelder for søknad om tilskudd til «voksne sauer over 1 år» der varselet mente at kommunen skulle vurdere om det, i dette tilfellet, skulle vært søkt om tilskudd til «utegangersau». Denne ble oversett av kommunen og burde vært vurdert. I dette tilfellet hadde det ingen betydning for søkers beregnede tilskudd, da sauene går ute nær gården med tilsyn og de fôres jevnlig. (Se også avvik 4). Stedlig kontroll Kommunen har gode rutiner for gjennomføring av stedlige kontroller ute hos foretak ved søknadsbehandling av produksjonstilskudd. Dette ved at kommunen varsler søkere om stedlig kontroll i eget brev og benytter hjelpeskjema fra Wespa under selve kontrollen. Skjemaene er underskrevet, datert og stemplet av kommunen og søker har underskrevet. Miljøplan Kommunen kontrollerte miljøplanen til de foretak som var valgt ut til stedlige kontroller i 2013, både for søknadsomgang 20. januar og for søknadsomgang 20. august. Fylkesmannen vurderte 2 av 2 miljøplaner fra kommunens stedlige kontroll i 2013 og begge vurderes som gode og uten mangler.

4 Side 4 av 5 Tips om misligheter eller økonomisk kriminalitet Kommunene har aldri mottatt tips som omhandler ulovligheter for landbruket. 5.2 REGISTRERTE AVVIK Følgende avvik ble registrert ved forvaltningskontrollen: Avvik 1 Delegeringsreglementet fra kommunestyret til rådmann er ikke oppdatert etter gjeldende lover. Gjelder plant annet jordlova, skogbrukslova, konsesjonsloven, samt plan og bygningsloven. Kommuneloven 6. Avvik 2 Avvik 3 Reglementet er sist oppdatert i 2004 og henviser til lover der nye lover har overtatt. Kommunen opplyser at de arbeider med å oppdatere delegeringsreglementet. Mangelfull oppfølging av avvik etter stedlig kontroll. Antall kilo solgt grovfôr ble justert opp av kommunen i søknad etter stedlig kontroll. Kommunen har i brev bedt foretaket om kvittering, men denne kan ikke kommunen fremvise. Søknad er likevel godkjent av kommunen. Rundskriv punkt fra Statens landbruksforvaltning. Dersom grovfôret er høstet før den stedlige kontrollen er foretatt, skal det kreves dokumentasjon av f.eks. såmengder, avling og omsetning. Varselmeldinger i inputkontrollen blir ikke fulgt opp i Wespa. Rundskriv punkt 7. Feil- og varselmeldinger etter inputkontrollene skal brukes av kommunen i saksbehandling av søknadene. Kommunen skal følge opp disse søknadene og ved behov kontakte søker. Avvik 4 Et foretak mangler godkjenning av kommunen for leieavtaler for tilstrekkelig spredeareal for spredning av husdyrgjødsel. Gjelder foretak org. nr Forskrift om gjødselvarer mv. av organisk opphav 24. Foretakets produksjon krever flere hundre dekar spredeareal. Avtaler om leid spredeareal skal godkjennes av kommunen.

5 Side 5 av REGISTRERTE MERKNADER Følgende merknader ble registrerte ved forvaltningskontrollen: Merknad 1 Merknad 2 Uttrekk av foretak til stedlig kontroll skjer ved å velge ut de som ikke har blitt kontrollert tidligere. Det foreligger ingen risikobasert kartlegging eller plan for risikobasert kontroll. Rundskriv 21/11 punkt fra Statens Landbruksforvaltning (SLF). Uttrekk av foretak skal gjøres risikobasert. Telefonsamtaler som omhandler sak, blir notert på utskrevet søknad og lagret i perm, underskrevet og stemplet, men ikke alltid registrert i kommentarfeltet i Wespa. Rundskriv punkt fra Statens landbruksforvaltning. feltet i Wespa skal alltid brukes til å forklare hvorfor rettinger er gjort og hvordan søker er informert om rettinger. Ved lagring vil saksbehandlers brukernavn og tidspunkt for retting bli lagret som en del av historikken til søknaden.