RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSKONTROLL DEN I KVÆFJORD KOMMUNE

Transkript

1 Saksbehandler Telefon Vår dato Vår ref. Arkivkode Linn Marstrander / Deres dato Deres ref. Kvæfjord kommune Bygdeveien Borkenes RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSKONTROLL DEN I KVÆFJORD KOMMUNE Fylkesmannen i Troms viser til forvaltningskontroll som ble foretatt i Kvæfjord kommune den Forvaltningskontrollen er gjennomført i henhold til varsel av Vi oversender herved vedlagte rapport om de avvik og merknader som ble registrert. Kvæfjord kommune må innen redegjøre for de tiltak som er iverksatt for å rette opp registrerte avvik. Dersom ikke avvik er rettet opp til fastsatt tidspunkt, skal redegjørelsen inneholde en tidfestet plan for hvordan avvikene skal rettes opp. Med hilsen Marianne Vileid Uleberg underdirektør Linn Marstrander rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og har ikke håndskrevne signaturer. Fylkeshuset, Strandvegen 13 Telefon: Avdeling fmtrpostmottak@fylkesmannen.no Postboks 6105, 9291 Tromsø Telefaks: Landbruksavdelingen

2 Side 2 av 10 KONTROLLRAPPORT Kontrollert kommune: Kvæfjord kommune Kontroll avholdt dato: Dato for rapport: Gjennomført av: Kontrollerte ordninger: Linn Marstrander - kontrolleder Marit Gåre Hanne Britt Haugan Anne Sofie Jakobsen Produksjonstilskudd og spesielle miljøtiltak i jordbruket Sammendrag Etter Fylkesmannens forvaltningskontroll må Kvæfjord kommune ta opp totalt tre saker om produksjonstilskudd der feil har påvirket tilskuddsutbetaling. Kommunen må vurdere avkorting i produksjonstilskudd ved endringer av søkers opplysninger. Ved endringer i søknad og etter stedlig kontroll skal merknadsfeltet i saksbehandlersystemet benyttes. Kommunens varselbrev før stedlig kontroll bør revideres noe. Kommunen bør også følge opp søkere av økologisk tilskudd nøyere. Fylkesmannen har kommet til at Kvæfjord kommune må oppdatere og revidere vedtaksbrevet for tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL). Kommunen må også utarbeide tiltaksstrategi og overordnede retningslinjer for prioritering av SMIL-søknader. Dersom innvilget tilskuddsbeløp skal reduseres, må søker blir orientert skriftlig om dette. For øvrig må kommunen ajourholde og oppdatere AR5 der det er endringer i arealdataene i gårdskart. Grunnlag for kontrollen Reglement 12. desember 2003 nr for økonomistyring i staten stiller krav om kontroll. Reglementets 15 lyder slik; «Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14.» Kommunene er gitt forvaltningsoppgaver vedrørende betydelige økonomiske virkemidler innen landbruksforvaltningen. Kompetansen og kapasiteten er avgjørende for en god

3 Side 3 av 10 forvaltning. Hvordan kommunen utfører sine oppgaver har stor betydning for forutsetningen om korrekt saksbehandling og at riktig beløp utbetales til rett mottaker. Kommunenes oppgaver knyttet til forvaltningen av tilskuddene fremgår av forskrift og rundskriv for de ulike ordningene. Dette må anses som instrukser som kommunene er ansvarlige for å følge. Det er kommunenes etterfølgelse av disse instruksene som er gjenstand for fylkesmannens forvaltningskontroll. Fylkesmannen er på kontroll for å se hvordan kommunen jobber og hvordan kommunene utfører forvaltningsoppgavene som er delegert. Ved kontrollen ønsker vi å bidra til å forbedre systemet og kvaliteten på forvaltningen. Vi håper å bidra til å identifiserer forbedringspunkter hos kommunen og avdekke eventuelle svake punkter før de får konsekvenser. Fylkesmannen vil også kunne rapportere videre til Landbruksdirektoratet dersom vi finner at regelverket er vanskelig å håndtere. Kontrollen skal også medvirke til å sikre legitimiteten for landbrukspolitikken og tillitten til forvaltningen. Gjennomføring av kontrollen Marit Gåre ved Fylkesmannen i Troms korresponderte på e-post med Kvæfjord kommune i forkant av kontrollen, og det ble avtalt at det skulle avholdes forvaltningskontroll den Kvæfjord kommune ble varslet om kontrollen i brev av I brevet ble det redegjort for tidspunkt for forvaltningskontrollen, samt klargjort bakgrunnen for kontrollen, kontrollens omfang og kommunens forberedelse. Fylkesmannen i Troms mottok bekreftelse fra Kvæfjord kommune, ved jordbruksrådgiver Rolf Ingar Eggum, den Det ble gjennomført forvaltningskontroll den i Kvæfjord kommune. Kontrollen ble gjennomført av Linn Marstrander, som var kontrolleder, Marit Gåre, Hanne Britt Haugan og Anne Sofie Jakobsen fra Fylkesmannens landbruksavdeling. Fra Kvæfjord kommune deltok jordbruksrådgiver Rolf Ingar Eggum og saksbehandler Lill-Eva Lindal. Kristin Myreng Grimstad, kontorleder ved Teknisk kontor, deltok store deler av dagen. Administrasjonssjef Merete Hessen deltok under åpnings- og sluttmøtet. Kontrollen ble innledet med et åpningsmøte. Kontrollen rettet seg spesielt mot forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket, samt forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket. Vi gjennomgikk Kvæfjord kommunes saksdokumenter som har dannet grunnlag for innvilgende vedtak og utbetalinger i saker om produksjonstilskudd og i saker om spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) for årene 2010 til Kommunen var på forhånd gjort kjent med hvilke ordninger, søknadsomganger og delvis hvilke enkeltsaker som skulle gjennomgås. Etter at samtalene var gjennomført hadde Fylkesmannen i Troms et internt møte på om lag én time. Det ble deretter gjennomført sluttmøte, hvor foreløpig funnliste ble presentert. Avslutningsvis ble funnlisten undertegnet av leder i kommunen og av kontrolleder. Kvæfjord kommune og Fylkesmannen i Troms beholdt hvert sitt eksemplar. Generelt om kommunen For de kontrollerte ordninger er kommunen organisert ved jordbruksrådgiver Rolf Ingar Eggum og saksbehandler Lill-Eva Lindal.

4 Side 4 av 10 Det ble sist foretatt forvaltningskontroll i Kvæfjord kommune den I kontrollrapport av , ble det fremhevet at kontrollen avdekket mangelfull journalføring og arkivering av saksdokumenter. Det ble videre avdekket at retting av feil i produksjonssøknader, som er avklart telefonisk med søker, ikke blir skriftlig dokumentert og forklart hva som er årsaken til rettingen, verken i saksbehandlersystemet Wespa eller i notat i kommunens journalsystem. Kontrollen avdekket også mangelfull dokumentasjon etter kommunens stikkprøvekontroll i Videre ble det registrert følgende merknader under kontrollen; generelt kun telefonisk varsel om stikkprøvekontroll, muntlig/telefonisk tilbakemelding til søker etter stikkprøvekontroll, ingen faste regler for reaksjonsform når feil/avvik avdekkes og at kvittering godkjennes som dokumentasjon på fôrsalg. Fylkesmannen i Troms mottok tilbakemelding fra Kvæfjord kommune, ved jordbrukssjef Einar Wammer, den Kontrollområder Rapporten er utarbeidet etter forvaltningskontroll i Kvæfjord kommune på tilskudd i landbruket. Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble avdekket i de kontrollerte ordninger. Avvik er brudd på gjeldende regelverk, det være seg krav fastsatt i lov, forskrift og/eller rundskriv. Merknader er forhold som ikke er i strid med regelverk, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av kontrollerte ordninger. Fylkesmannen fikk fremlagt og gjennomgått det som ble etterspurt slik at kontrollen ble gjennomført som planlagt. AVVIK 1 Kontrollen har avdekket to søknader, etter kommunens stedlige kontroll i august 2014, med feil som har påvirket tilskuddsutbetaling. Forskrift 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 5 og 7. Ved gjennomgang av to utplukkede saker for søkeromgangen august 2014, ble det avdekket avvik mellom søkers opplysninger og kommunens resultat i kode 160 og kode 521 etter stedlig kontroll. I den ene saken var det etter stedlig kontroll ikke notert antall dyr under dyretelling i kode 160. Det var ikke nedtegnet merknader etter kontrollen. Kontrollen avdekket at dyrene mest sannsynlig var ført i feil kode. Feilføringen har mest sannsynlig ført til feilutbetaling av produksjonstilskudd. I den andre saken har søkeren oppgitt 98 daa innmarksbeite i arealopplysningene. Han har overført dette arealet feil i areal fordelt på vekster, og satt arealet i kode 213, i stedet for i kode 212. Kommunen har videreført søkerens feilføring. Feilføringen har ført til feilutbetaling av produksjonstilskudd.

5 Side 5 av 10 Kvæfjord kommune må omgående, og senest innen , ta sine vedtak om innvilget produksjonstilskudd for søkeromgangen august 2014 opp til ny gjennomgang og behandling. Fylkesmannen ber om å få tilsendt kopi av Kvæfjord kommunes varsel og nye vedtak i de aktuelle sakene. AVVIK 2 Kontrollen har avdekket én søknad, etter stedlig kontroll i august 2013, med feil som har påvirket tilskuddsutbetaling. Forskrift 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 7. Ved gjennomgang av utplukket sak for søkeromgangen august 2013, ble det avdekket at kontrolldata etter stedlig kontroll var mangelfull. Som en følge av at det ikke var utfylt kontrolldata på flere koder, er det heller ikke utbetalt tilskudd for nevnte koder. Søkeren har etter dette fått mangelfull utbetaling av produksjonstilskudd. Kvæfjord kommune må omgående, og senest innen , ta sitt vedtak om innvilget produksjonstilskudd for søkeromgangen august 2013 opp til ny gjennomgang og behandling. Fylkesmannen ber om å få tilsendt kopi av Kvæfjord kommunes nye vedtak. AVVIK 3 Gjennomgang av sak om spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) viste at vedtaksbrevet har visse mangler. Det følger av Statens landbruksforvaltnings rundskriv 7/2005 Forvaltning av forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket, under overskriften «Til 3 Vilkår», hva tilskuddsbrevet til søkeren skal beskrive. Rundskrivet henviser til Reglement 12. desember 2003 nr for økonomistyring i staten. Bestemmelser 12. desember 2003 nr om økonomistyring i staten punkt omhandler blant annet kravene til tilskuddsbrevets beskrivelse. Kvæfjord kommunes tilskuddsbrev i saker om tilskudd til miljøtiltak i jordbruket (SMIL) mangler beskrivelse av mulige reaksjonsformer dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskuddet.

6 Side 6 av 10 Tilsagn om tilskuddsbeløp skal bekreftes med et vedtaksbrev. Det stilles visse krav til innhold i tilskuddsbrevet. Tilskuddsbrevet skal blant annet klargjøre rettigheter og plikter til tilskuddsmottaker og forvaltning i forhold til tilskuddet. Kommunen må endre sine rutiner slik at vedtaksbrevet inneholder påpekte mangler. AVVIK 4 Gjennomgang av en konkret sak om produksjonstilskudd avdekket at det ikke er vurdert avkorting ved endringer av søkers opplysninger. Forskrift 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 13 og Landbruksdirektoratets rundskriv punkt 13. I gjennomgått sak foreligger det feilopplysninger i søknaden om bevaringsverdige storferaser som kan ha dannet grunnlag for en urettmessig utbetaling. Kvæfjord kommune har ikke vurdert om det skal avkortes i produksjonstilskuddet etter forskriftens 13. Kommunen må endre sine rutiner slik at det vurderes avkorting i saker der søker har gitt feilopplysninger i søknaden. AVVIK 5 Kommunen har ikke tiltaksstrategi og overordnede retningslinjer for prioritering av SMILsøknader. Forskrift 4. februar 2004 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 1 siste punktum og 8 andre ledd, samt tilhørende rundskriv 7/2005 fra Statens landbruksforvaltning. Kvæfjord kommune opplyser at de ikke har tiltaksstrategi og overordnede retningslinjer for prioritering av SMIL-søknader. Kommunen skal fastsette overordnede retningslinjer for prioritering av søknader. Kommunens prioritering av midler til ulike formål innenfor jordbruk og skogbruk, skal fremgå av en flerårig tiltaksstrategi som kommunen utarbeider jf. føringer i Regionalt miljøprogram for jordbruket i Troms Kommunens tiltaksstrategi er et grunnlag for

7 Side 7 av 10 fylkesmannens fordeling av midler mellom kommunene. Tiltaksstrategien må gjenspeiles i kommunenes overordnede retningslinjer for prioritering av SMIL-søknadene. Kommunen må omgående fastsette overordnede retningslinjer for prioritering av søknader, samt utarbeide en flerårig tiltaksstrategi over kommunens prioritering av midler til ulike formål innenfor jordbruk og skogbruk, jf. føringer som fremgår av Regionalt miljøprogram for jordbruket i Troms AVVIK 6 Endringer som gjøres i søknad om produksjonstilskudd og etter stedlig kontroll, fremkommer ikke av notat som legges på saken eller av merknadsfeltet i WESPA. Landbruksdirektoratets rundskriv punkt Under kontrollen ble flere konkrete saker gjennomgått. Der det er gjort endringer i søknad eller etter stedlig kontroll, har kommunen ikke lagt inn korrigeringer av feil og uavklarte forhold verken i notat på saken eller i merknadsfeltet i WESPA. Søkeren skal kontaktes før retting blir utført eller hvis det mangler opplysninger. Kommunen skal bare rette opplysningene søkeren har gitt, i samråd med søkeren selv. Kommentarfeltet i WESPA skal alltid brukes for å forklare hvorfor rettinger er gjort. Kvæfjord kommune må omgående ta i bruk kommentarfeltet i WESPA dersom det gjøres endringer i søknad om produksjonstilskudd eller etter stedlig kontroll. AVVIK 7 Søker av tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) blir ikke orientert skriftlig om reduksjon av innvilget tilskuddsbeløp. Forskrift 4. februar 2004 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 10, og Statens landbruksforvaltnings tilhørende rundskriv 7/2005 «Til 10 Omgjøring, tilbakebetaling og motregning». Under kontrollen ble det avdekket at Kvæfjord kommune har redusert innvilget tilskuddsbeløp i en konkret SMIL-sak, uten at søker ble orientert skriftlig om reduksjonen.

8 Side 8 av 10 I følge nevnte rundskriv skal kommunen vurdere å fatte vedtak om omgjøring av vedtak om innvilget tilskudd, dersom tiltaket ikke blir gjennomført innen fastsatt arbeidsfrist eller ikke blir gjennomført som forutsatt ved innvilgningen. Før kommunen treffer vedtak etter 10 skal tilskuddsmottakeren varsles og gis anledning til å uttale seg, jf. forvaltningsloven 16. Kvæfjord kommune må omgående endre sin praksis i henhold til lov og forskrift, i tilfeller der SMIL-tiltaket ikke blir gjennomført som forutsatt ved innvilgningen av tilskuddet. MERKNAD 1 Nye endringer i arealdataene i gårdskart er ikke oppdatert i AR5. Statens landbruksforvaltnings rundskriv 27/12 punkt 3. Kvæfjord kommune opplyste at nye endringer i arealdataene i gårdskart ikke er oppdatert i AR5. Endringer i arealer etter 2. gangs jordregister, skal ivaretas gjennom kommunens kontinuerlige oppdatering av AR5, eiendomskart i Matrikkelen, samt grunneiendomstabellen i Landbruksregisteret. Landbruksregisteret skal holdes årlig oppdatert ved at kommunene sender inn AR5 til sentral kartdatabase, og deretter produserer nytt jordregister via internettsidene til Skog og landskap. Etter at kommunen har produsert et nytt jordregister, må kommunen se over tallene og aktivt velge at arealtallene skal overføres til Landbruksregisteret. Kommunene må selv gå inn på internettsidene til Skog og landskap og be om at de nye arealtallene skal overføres til Landbruksregisteret. Landbruksdirektoratet oppdaterer årlig Landbruksregisteret med arealtall fra «egenprodusert» jordregister fra Gårdskart på Internett i mai og juli. Gårdskartet tjener som dokumentasjon over arealressursene for en landbrukseiendom. Manglende samsvar mellom opplysninger gitt i søknad om produksjonstilskudd i jordbruket og gårdskartet for den aktuelle landbrukseiendommen, kan indikere at det er gitt feilopplysninger. Det er i denne sammenheng viktig at kommunen ajourholder og oppdaterer AR5 dersom det er nye endringer i arealdataene. Kvæfjord kommune må sørge for at nye endringer i arealdataene i AR5 blir oppdatert før søkeromgangen august 2015.

9 Side 9 av 10 MERKNAD 2 Ved gjennomgang av tilskuddsbrev i SMIL-saker avdekket kontrollen at kommunens vedtaksbrev er til dels utdatert. Forskrift 4. februar 2004 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, og Statens landbruksforvaltnings tilhørende rundskriv 7/2005. Ved gjennomgang av kommunens tilskuddsbrev i SMIL-saker ble det avdekket at vedtaket viste til kommunens retningslinjer for prioritering av SMIL-søknader. Det ble under kontrollen bekreftet av Kvæfjord kommune at de ikke hadde utarbeidet slike retningslinjer. Videre ble det i tilskuddsbrevet vist til feil forskrift. Kvæfjord kommune må omgående oppdatere sin vedtaksmal gjeldende tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket. Fylkesmannen i Troms har tidligere sendt ut mal på tilskuddsbrev til kommunene. Vi anbefaler kommunen å ta i bruk denne. MERKNAD 3 Varselbrev vedrørende stedlig kontroll av opplysninger gitt i søknad om produksjonstilskudd, inneholder ikke opplysninger om hvilken dokumentasjon som kreves forelagt og informasjon om hva som skal kontrolleres. Forvaltningsloven 15 og 16. Forskrift 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 11, samt Landbruksdirektoratets tilhørende rundskriv punkt 5.3. Kommunen opplyser at de før stedlig kontroll ringer og avtaler tid. Deretter skriver kommunen brev til foretaket og bekrefter tidspunktet for kontroll. Skriftlig varsel er ikke et absolutt krav, men sikrer sporbarhet i ettertid dersom slik varsel senere bestrides. Det opplyses at det skriftlige varselbrevet ikke inneholder opplysninger om hvilken dokumentasjon som kreves forelagt, og heller ikke informasjon om hva som skal kontrolleres. I følge nevnte rundskriv bør innehaveren, samtidig med varsel om kontroll, underrettes om hvilken dokumentasjon kommunen vil kreve framlagt og hvilke forhold kommunen ønsker dokumentert.

10 Side 10 av 10 Fylkesmannen i Troms oppfordrer Kvæfjord kommune til å implementere i varselet hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt ved stedlig kontroll og hvilke forhold kommunen ønsker dokumentert. MERKNAD 4 Kommunen har ikke hatt tilstrekkelig oppfølging av søker av økologisk tilskudd. Forskrift 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 5, samt kommentarrundskriv om produksjonstilskudd i jordbruket fra Statens landbruksforvaltning/landbruksdirektoratet for de aktuelle år, herunder rundskriv punkt 5.2. Under gjennomgang av sak om økologisk tilskudd kom det frem at kommunen ikke henter ut Debiosertifikatene for hvert enkelt år. Det foretas heller ikke kontroll opp mot Debios arealtall. Det har heller ikke vært gjort kontroll opp mot Debios godkjenninger i henhold til sertifikat, verken på dyr eller areal. Det kan derfor ikke utelukkes at det kan ha blitt utbetalt tilskudd for areal som det er gitt omleggingstilskudd til, og der vilkårene om driveplikt etter karensperioden ikke er oppfylt. Videre har økologisk søker fått nye arealer under omlegging i For arealer som startet omleggingen i 2013 eller tidligere, kan det gis omleggingstilskudd i Dette gjelder arealer som er i 2. og 3. karensår. For omlagt areal i 2013 hviler det vilkår om at arealet blir drevet i tre år etter omlegging. Omleggingstilskuddet til økologisk areal ble vedtatt avviklet i Jordbruksoppgjøret Endringen har imidlertid ikke konsekvenser for arealer som startet omlegging i 2013 eller tidligere, slik nevnt ovenfor. Fylkesmannen i Troms anbefaler Kvæfjord kommune å sette seg bedre inn i ordningen om økologisk tilskudd for gjeldende og framtidige søkeromganger. Avsluttende kommentarer Fylkesmannen i Troms takker for godt samarbeid under forvaltningskontrollen Linn Marstrander Kontrolleder