Rapport fra forvaltningskontrollen på fagområdet landbruk hos Innherred samkommune 2015

Transkript

1 Rapport fra forvaltningskontrollen på fagområdet landbruk hos Innherred samkommune 2015 Forvaltningskontrollen ble avholdt den 24. september 2015, og ble gjennomført av Anders Mona og Anstein Lyngstad. Forvaltningen av produksjonstilskudd (PT), regionalt miljøtilskudd (RMP) og Spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) ble kontrollert. Sammendrag Rapporten er skrevet med bakgrunn i registreringer på kontrolldagen, tilsendte dokumenter og kommunes tilbakemelding på Fylkesmannens oppsummering. Rapporten beskriver 8 avvik og 3 merknader som ble konstatert under kontrollen. Generelt om kommunen Landbruks- og utmarksforvaltning er organisert under enhet for samfunnsutvikling som ledes av Petter Voll. Både rådmann og enhetsleder deltok på åpnings og sluttmøtet. Under kontrollen for øvrig deltok Petter Bjartnes (fagsjef for landbruk og utmarksforvaltning), Ailin Wigelius, Solrun Vannebo og Ingrun Sivertsen (medarbeidere på seksjon for landbruks- og utmarksforvaltning) Grunnlag for kontrollen Forvaltningskontrollen er Fylkesmannens kontroll av at kommunen følger bestemmelser som er gitt i forskrift og rundskriv om forvaltningen av de ulike ordningene. Reglement for økonomistyring i staten, 15, stiller følgende krav til kontroll: «Overordnet myndighet skal ivareta kontrollen med at underliggende virksomheter og enheter under statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på en forsvarlig måte og i henhold til bestemmelsene i 14 om internkontroll». Gjennomføring av kontrollen Varsel om kontroll ble gitt i brev av 27. mai 2015 og gjennomført Følgende dokumenter var gjennomgått av Fylkesmannen før kontrollen: Diverse lister fra saksbehandlersystemene WESPA og e-stil PT-søknader med vedlegg for søknadsomgangene i august 2014 og januar 2015 RMP-søknader for august 2013 og august 2014 i estil og søknader levert på papir for 2014 Dokumenter framlagt under kontrollen Utvalgte Smil-saker sluttgodkjent i 2014

2 Generelle er Opplæring i forvaltningsloven Det har vært gjennomført kurs om forvaltningsloven, men kurs er ikke holdt systematisk. Kommunen har konkrete planer om å følge opp dette nå. Habilitet Ledelsen har en klar holdning til at habilitetsreglene skal følges. Likevel ble det gjort funn på dette området: avvik nr. 1. Krav til dokumentasjon Når fylkesmannen under kontrollen finner at det ikke foreligger tilfredsstillende dokumentasjon på at en oppgave er utført, må dette funnet sidestilles med at oppgaven ikke er utført. Kart Gårdskart og oppdatert landbruksregister er viktig for god saksbehandling av tilskuddssøknader til jordbruksforetak. Kommunen prøver å holde gårdskart og landbruksregister oppdatert. Samkommunen informerer hvert år gårdbrukerne om at nye arealer må meldes inn innen 1. juni. Kommunen rekker ikke å legge alle sakene inn kartet før landbruksregisteret oppdateres. Arealopplysningene kan derfor være feil på enkelte eiendommer selv om eierne har meldt inn endringer til kommunen i rett tid.

3 Kontrollområder, -registreringer og funn Nedenfor er det i tabellform satt opp avvik og merknader som ble funnet ved forvaltningskontrollen av Innherred samkommune. Tabell 1: Avvik slik de ble registrert på kontrolldagen. Henvisinger til rundskriv og forskrifter viser til de som var gjeldende på det tidspunkt saken ble behandlet av kommunen. Avvik nr. 1 Fakta Forvaltningsloven habilitet i PT og RMP Underordnede saksbehandlere på fagseksjon landbruk har behandlet fagsjef Petter Bjartnes sin søknad. XXXXXX og XXXXXXX er brødre til enhetsleder Petter Voll. Søknadene fra XXXXXX og XXXXXXXX er behandlet og avgjort av underordnede saksbehandlere av Petter Voll. Avvik fra Forvaltningslovens 6 Habilitetsreglene inntrer her både for saksbehandlere som behandler søknad fra overordnede (lovens bokstav e) og som følge av slektskap og ekteskap (lovens bokstav b) Avvik nr. 2 Fakta PT, -dokumentasjon på fullmakt til å representere foretaket Det finnes ikke dokumentasjon på at det foreligger fullmakt i disse sakene: XXXXXXXX PT-søknad underskrevet av XXXXXXXXXX XXXXXX PT-søknad underskrevet av XXXXX XXXXXXXXXX PT-søknad underskrevet av XXXXXXX Avvik fra RS 2014/16 pkt 5 Det skal foreligge dokumentasjon på fullmakt, dette bør ligge vedlagt kontrollskjemaet. Avvik nr. 3 Fakta PT, -endring av opplysninger til søkers gunst. For foretakene XXXXXXXXXXX og XXXXXXX har kommunen endret opplysninger til søkers gunst: Avvik fra RS 2014/16 pkt En søknad levert med preutfylte tall fra tidligere søknadsomganger er ikke å anse som en fullstendig søknad. Kommunen kan da be søker om å søke på nytt. Dersom det søkes på nytt etter søknadsfristen skal det gis trekk for søknad levert etter frist. Avvik nr. 4 Fakta Avkorting i PT/RMP

4 Avkorting på grunn av feilopplysninger som kunne ført til urettmessig utbetaling er ikke vurdert i følgende saker: Produksjonstilskudd: XXXXXXXX har i søknaden oppgitt 14 melkekyr og 10 ammekyr. Kommunen har endra dette til 24 ammekyr XXXXXXXXX har i søknaden oppgitt 207 dekar korn. Kommunen har endra dette til 204 dekar. Miljøtilskudd 2014: XXXXXXXX: omsøkt 56 daa biologisk verdifullt areal, godkjent av kommunen 36 daa. XXXXXXXX: omsøkt 270 daa endra jordarbeiding, godkjent av kommunen 259 daa XXXXXX har omsøkt miljøtilskudd til veiløst areal, kommunen har endra til «biologisk verdifullt areal» siden arealet ikke er veiløst. XXXXXXXX Papirsøknad: søkt 130 daa ingen/utsatt jordarbeiding. Kommunen har godkjent 110 daa etter oppmåling på kart. XXXXXXXXXXXX, Papirsøknad: søkt på 298 daa ingen/utsatt jordarbeiding. Kommunen har godkjent 279 daa etter oppmåling på kart. Avvik fra PT forskrift av Forskrift miljøtilskudd til jordbruket i NT samt retningslinjer til denne. RS 2014/16 pkt og 9.5 Dersom det er gitt feilopplysning i søknad som kunne ført til urettmessig merutbetaling så skal avkorting vurderes. Avvik nr. 5 Fakta Avkorting RMP Foretakene XXXXXXX og XXXXXXXX søkte om miljøtilskudd til «miljøvennlig spredning av husdyrgjødsel» i august Som følge av at det hadde vært kontakt mellom kommunen og søkerne om regelverket for ordninga så ble søknadene trekt den 14. november. Kommunen la dette til grunn for behandling av søknadene og vurderte ikke avkorting på grunn av feilopplysninger. Avvik fra Forskrift miljøtilskudd til jordbruket i NT 2014 samt retningslinjer til denne, 25 Søknaden er bindende. Fristen for å spre husdyrgjødsel i ordninga er 10. august. Ved søknadstidspunktet 20. august måtte søkerne vite om all husdyrgjødsel var spredd før fristen 10. august. Opplysningene på søknaden må derfor anses som et forsøk på å tilegne seg mere tilskudd enn berettiga. Avvik nr. 6 Fakta RMP, -manglende godkjent skjøtselsplan

5 Innherred samkommune har innvilga foretaket XXXXXXXX miljøtilskudd til «beite av areal med spesielle verdier» uten at det foreligger skjøtselsplan anbefalt av kommunen og godkjent av Fylkesmannen. Avvik fra Forskrift miljøtilskudd til jordbruket i NT 2014 samt retningslinjer til denne, 4 Det er krav om skjøtselsplan, godkjent av FM, for å innvilge tilskudd til «beite av areal med spesielle verdier» Avvik nr 7 Fakta SMIL sluttgodkjenning uten regnskap Kommunen har sluttgodkjent SMIL-prosjekt fra foretaket XXXXXX, sluttgodkjent i 2014, uten at det er dokumentert at det foreligger godkjent regnskap med bilag og noteringer for eget tidsforbruk. Avvik SMIL forskrift, Regnskap med bilag og noteringer for eget tidsforbruk skal foreligge som grunnlag for sluttgodkjenning. Avvik nr 8 Fakta RMP, -manglende avkryssing for miljøplan På papirsøknader mangla avkryssing for miljøplan i 13 søknader for 2014 fra Verdal og Levanger. Kommunen sier at de i godkjenninga har lagt inn at foretaka har miljøplan ut fra at det var avkryssa for miljøplan i PTsøknad. Det er ingen dokumentasjon på at kontroll mot PT er gjort Avvik fra Forskrift miljøtilskudd til jordbruket i NT 2014 samt retningslinjer til denne Det å ikke krysse av for miljøplan kan være en åpenbar feilføring dersom søkeren i PT har opplyst om at miljøplan foreligger. Hvis kommunen retter opp denne feilføringa så må opprettinga kunne dokumenteres. Dersom søker ikke har miljøplan, og heller ikke krysser av for å ha den, og kommunen likevel legger inn at miljøplan foreligger, så er det en alvorlig feil i saksbehandlinga

6 Tabell 2: Merknader som ble registrert på kontrolldagen. Henvisinger til rundskriv og forskrifter viser til de som var gjeldende på det tidspunkt saken ble behandlet av kommunen. Merknad nr 1 Fakta PT, -areal og ajourhold av kart Innherred samkommune har innvilga XXXXXXX 435 daa. Søknaden lød på 439 dekar. Årsaka til endringa er at arealoppmålinga fra kommunen ikke ble gjort innen tidsfristen 31.juni da landbruksregisteret blir oppdatert Merknad til merknad PT forskrift Dokumentasjon finnes i kommunens arkiv, men bør også framgå av merknadsfeltet på søknadsskjemaet. Merknad nr 2 Fakta PT og RMP, -stedlig kontroll og risikoutplukk Det legges vekt på risikoelementer og tema som det er behov for å ha feltkontroll på, men også på å plukke ut nye/unge brukere og lenge siden siste kontroll, dette bl.a. også for å gi informasjon og komme i kontakt med disse. Merknad til Stedlig kontroll utplukk, PT-forskriftens 10 (2014). RS pkt merknad Behovet for kontakt og informasjon overfor nye brukere bør primært søkes løst på andre måter. For stedlig kontroll bør det legges vekt på reelle risikoelementer. Merknad nr 3 Fakta PT-RMP, -foretakskontroll Under kontroll av gjødslingsplan ble det ikke kontrollert om planen var oppsatt utfra forventa avling, næringsbehov og om planen hadde med all husdyrgjødsel som foretaket disponerte. Kommunen sjekka ikke om totalarealet i gjødslingsplanen stemmer overens med PT- søknad. Ved bruk av sjekkliste for miljøkrav ble det ikke spurt om foretaket hadde ulovlige avfallsdeponier Slått som skjøtsel av gravfelt. Her kontrollerte kommunen det ene av to omsøkte områder På dette ene arealet var det brukt ryddesag rett før kontrollen for å slå ned renninger på feltet. Merknad til RS , pkt 6 Forskrift miljøtilskudd til jordbruket i NT 2014 samt retningslinjer til denne merknad Alle søknadsopplysningene ble kontrollert minus ett areal med «slått av freda kulturminner». Kommentarer til kontroll av gjødslingsplan framkommer under «fakta». Steinkjer 21. desember 2015 Anstein Lyngstad Anders Mona