Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i KRØDSHERAD kommune

Transkript

1 Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i KRØDSHERAD kommune Vellykket ryddetiltak nær turistanlegg, Bøesetra Norefjell Telefon sentralbord: fax: E-post: Postmottak@fmbu.no Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Internett: Organisasjonsnr.:

2 Side 2 av 16 Kontrollert enhet: Krødsherad kommune Kontrolldato: Forrige kontroll: 13. juni Adresse: Besøksadresse: Kommunehuset, Noresund Postadresse: Kommunehuset, 3536 Noresund Epost: krodsherad.kommune@krodsherad.kommune.no Telefon: Saksnummer hos Fylkesmannen: 2017/3726 Kontrollerte ordninger Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd i jordbruket (RMP) fokus i 2017 er på ordningene for kompost, stubb i flomutsatte og vassdragsnære områder, slått og beite av biologisk verdifulle arealer og andre grasdekte områder (ravinedaler) Produksjonstilskudd (PT) fokus i 2017 er på beiteordningene Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Tilskudd til landbruksvei Forskrift om veier til landbruksformål Rutiner for oppdatering av arealressurskart (AR5) Status etter kontrollen i 2011 Til stede fra kommunen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Befaring Sluttmøte Erik Bjøre Skogbrukssjef X X X X Guro Dæhlen Jordbrukssjef X X X X Anne Gro Haviken Fagansv. oppmåling X Anita Larsen Rådmann X X X Hans Ole Wærsted Avd.leder plan og næring X X Til stede fra Fylkesmannen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Dokumentgjennomg. Befaring Sluttmøte Marit Surlien Hoen Seniorrådgiver X X X X X Per Olav Granheim Seniorrådgiver X X X X X Ragnhild Skar Seniorrådgiver X X X X

3 Side 3 av 16 Innhold 1 Sammendrag Kontrollområder og funn Definisjoner Generelt Avvik Merknader Status i forhold til forrige kontroll Avvik Merknader Gjennomføring av kontrollen Før kontrolldatoen På kontrolldatoen Etter kontrolldatoen Oppfølging etter kontrollen Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Grunnlag for kontrollen Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Dokumentunderlag Vedlegg...15

4 Side 4 av 16 1 Sammendrag Tema/ordning Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Produksjonstilskudd Regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud (RMP) Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Saksbehandling landbruksveg Funn Merknad 1: SMIL vedtak mangler henvisning til hjemmel for vedtak, vurdering opp mot strategiplanen og vurderinger jf. Naturmangfoldloven Merknad 2: SMIL det mangler tilstrekkelig vurdering av oppfyllelse av vilkår. Merknad 3: SMIL kommunen mangler rutiner for å kontrollere at vilkårene som er satt for tiltaket, følges opp. Merknad 4: PT - manglende dokumentasjon av hvordan kontroll av dyr på beite og dyr på utmarksbeite er utført. Merknad 5: RMP det mangler vurdering av avkorting ved avvik mellom søknadsdata og det som kommunen har godkjent. Avvik 1: NMSK - kommunen kan ikke dokumentere at det søkes om tilskudd på tiltaket. Stedsangivelse for utført arbeid manglet på enkelte bilag. Avvik 2: NMSK kommunen kan ikke dokumentere at det er gjennomført kontroll på minimum 10 % av tiltakene som er bevilget tilskudd. Avvik 3: NMSK det blir ikke sendt ut tilsagnsbrev/ kvittering for refusjonskrav skogfond i de tilfellene hvor anmodningen om utbetaling kommer via ordinær postgang. Merknad 6: Traktorveger og bilveger (uten tilskuddssøknad) hvor kommunen har fattet vedtak er ikke registrert i ØKS.

5 Side 5 av 16 2 Kontrollområder og funn 2.1 Definisjoner Avvik: Brudd på gjeldende regelverk. Det vil si mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift eller rundskriv. Merknad: Forbedringspunkt. Gjelder forhold som ikke er i strid med fastsatte krav i regelverket, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av de kontrollerte ordningene. 2.2 Generelt Delegasjon: Fylkesmannen har sjekket relevante punkter i delegasjonsreglementet for Krødsherad kommune. Delegasjonsreglementet er godkjent av kommunestyret I delegeringsreglementet heter det at «Saker av prinsipiell art og saker som binder kommunen økonomisk utover budsjettets rammer og forutsetninger, skal forelegges kommunestyret. I praksis skal saker hvor det er tvil behandles som prinsipielle. Forvaltning av lovenes og forskriftenes plikt- og rettighetsbestemmelser, som ikke er spesielt nevnt i dette reglementet, er delegert til rådmannen.» Avgjørelser etter flere bestemmelser i jordloven er delegert til rådmannen, blant annet avgjørelser som følger av 18 Føresegner om tilskot. Tilsvarende gjelder en rekke bestemmelser i skogloven. Fylkesmannen er kjent med at vedtak om tildeling av tilskudd i jordbruket underskrives av jordbrukssjefen og rådmannen. For de fleste tilskuddsutbetalingene, det vil si produksjonstilskudd og regionale miljøtilskudd, er det slik at vedtaksbrevene genereres maskinelt og er uten underskrifter. Saksbehandler attesterer tilskuddsutbetalingene i de elektroniske fagsystemene og så går resten «av seg selv». Tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. vurderes, behandles, beregnes og signeres kun av én saksbehandler. Innen skogbruk blir informasjon om tildelt tilskudd generert maskinelt via eget fagsystem. Dokumentet signeres av saksbehandler. I disse tilfellene er det behov for delegering til saksbehandler. Så langt Fylkesmannen kan se er delegasjonsreglementet mangelfullt når det gjelder delegasjon av tilskuddsforvaltningen. Manglene bør rettes. Vi tar forbehold om at det finnes flere dokumenter som Fylkesmannen ikke har hatt tilgang til i forbindelse med kontrollen. Habilitet: Det ble ikke funnet nevneverdige habilitetsutfordringer. Fylkesmannen vil minne om at dersom det skulle oppstå tvil om habilitet eller når habilitet er vurdert, bør vurderingen av habilitet være dokumentert i saken og det bør være tydelig hvem som har fattet vedtak i aktuell sak. Se ellers kapittel Kompetanse: Det er høy jordbruksfaglig kompetanse i avdelingen. Hyppige utskiftninger av jordbrukssjef de senere årene som har påvirket kontinuiteten i arbeidet. Det er høy skogbruksfaglig kompetanse og erfaring i avdelingen.

6 Side 6 av 16 Saksbehandlerne har god oversikt over saksområdene de arbeider med. Rutinebeskrivelser og overlappende arbeidsområder: Kommunen mangler skriftlige rutinebeskrivelser for tilskuddsforvaltningen innenfor jord- og skogbruk. Fylkesmannen mener at rutinebeskrivelsene vil være et godt tiltak for å redusere sårbarheten i tilfelle fravær og ellers til hjelp i det daglige arbeidet. Det er viktig at beskrivelsene oppdateres med jevne mellomrom. Kommunen mangler til dels overlapping på jord- og skogbruksområdet. Disse forvaltningsområdene er sårbare dersom det oppstår lengre tids fravær. Orden og sporbarhet: Det er generelt god oversikt, orden og sporbarhet i de undersøkte sakene. Kontinuerlig ajourhold av AR5: Krødsherad kommune var ferdig med gårdskartprosessen i juni Etterpå er det levert kontinuerlig ajourhold og Andre gangs periodiske ajourhold er planlagt til 2018, basert på ortofoto fra Det er godt samarbeid mellom jordbrukssjefen og fagansvarlig for oppmåling i kommunen om oppdatering av AR5. Samtidig med at manuskart leveres til oppdatering av AR5, oppdateres Landbruksregisteret. Egenprodusert jordregister er ikke kjørt ennå. Fylkesmannen vil oppfordre til at egenprodusert jordregister kjøres hvert år og lastes inn i Landbruksregisteret. Det vil redusere arbeidet med manuell oppdatering av Landbruksregisteret. Målet med oppdateringene er blant annet å holde kontrollgrunnlaget for produksjonstilskudd m.fl. mest mulig oppdatert. 2.3 Avvik Avvik 1: NMSK - manglende dokumentasjon på søknad om tilskudd Fakta: Seks av ti bilag (fra 2015 og 2016) manglet dokumentasjon på søknad om tilskudd for tiltaket. Stedsangivelse for det utførte arbeidet manglet på fire av ti bilag. Forholdene ble gitt status som merknad ved forrige kontroll. Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 9 gir klare føringer på hva et søknadsskjema skal inneholde. Vurdering: Ut fra bilaget skal det kunne leses at det søkes tilskudd for tiltaket som er utført, og hvor det er lokalisert. Konklusjon: Benyttes skjema beskrevet i forskrift (LDIR-909), dokumenteres skogeiers ønske om utbetaling fra skogfond og søknad om tilskudd til skogkultur, samt stedsangivelse av tiltaket. Avvik 2: NMSK manglende dokumentasjon på kontroll av tiltak Fakta: Kommunen kan ikke dokumentere at det er gjennomført kontroll på tiltak som har mottatt tilskudd. Forholdene ble gitt status som merknad ved forrige kontroll.

7 Side 7 av 16 Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 12, 2. ledd, påpeker at kommunen i nødvendig utstrekning skal kontrollere at tiltaket er gjennomført i tråd med forutsetningene. Det vises samtidig til tildelingsbrev om tildeling av fagmidler til jordog skogbruket i Buskerud. Disse årlige brevene gir føringer om at minimum 10 % av tiltakene som mottar tilskudd skal kontrolleres. Vurdering: Kommunen skal kunne dokumentere feltkontroll av tiltak som har søkt om og fått innvilget tilskudd. Kontroll gjennomføres for å kunne vurdere om midlene blir brukt i henhold til intensjonen med ordningen (stimulere til utvikling av kvalitetsskog). Kontroll skal samtidig legitimere bruk av offentlige midler. Mangelfull kontroll kan medføre misbruk av midlene, noe som igjen kan medføre at midler ikke lenger blir prioritert til denne type tiltak fra bevilgende myndigheter. Konklusjon: Kommunen må gjennomføre kontroll av tiltak i tråd med regelverk og anvisninger fra Fylkesmannen. Avvik 3: NMSK mangelfull rutine ved utsendelse av tilsagnsbrev Fakta: Kommunen sender ikke ut tilsagnsbrev (kvittering for refusjonskrav skogfond) i de tilfellene hvor søknad/anmodning om utbetaling kommer inn via ordinær postgang. Dette gjelder anslagsvis 35% av alle tiltak med tilskudd innen skogkultur. Samme forhold ble også gitt avvik ved forrige kontroll, men da gjaldt det alle tiltak med tilskudd inne skogkultur. Regelverk: I henhold til god forvaltningspraksis og forvaltningslovens 27, skal forvaltningsorganet (kommunen) sørge for at søker underrettes om vedtaket så snart som mulig. Vurdering: Tildeling av tilskudd er et enkeltvedtak som søker skal underrettes om. Tildelt tilskudd påvirker økonomiske disposisjoner hos mottaker, så som likviditet og skattemessige forhold. Konklusjon: Kommunen skal sende ut kvittering for refusjonskrav skogfond til alle som mottar tilskudd. Landbruksdirektoratet definerer kvitteringen som vedtaksbrev i forhold til tildelt tilskudd innen NMSK-ordningen. 2.4 Merknader Merknad 1: SMIL mangler ved vedtak Fakta: Vedtak mangler henvisning til hjemmel for vedtak, mangler vurdering opp mot kommunens tiltaksstrategi for bruk av nærings- og miljømidlene i landbruket og mangler vurderinger jf. Naturmangfoldloven Regelverk: Kommunen fatter vedtak om tildeling av SMIL-tilskudd med hjemmel i forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket 8: «Vedtak om tildeling av tilskudd etter denne forskriften fattes av kommunen.» Videre i samme heter det: «Kommunen skal fastsette overordnede retningslinjer for prioritering av søknader. Slike retningslinjer skal utarbeides i dialog med fylkesmannen og næringsorganisasjonene i jordbruket lokalt.» I Naturmangfoldloven 7 står det at «Prinsippene i 8 til 12 skal legges til grunn som retningslinjer ved utøving av offentlig myndighet, herunder når et forvaltningsorgan tildeler

8 Side 8 av 16 tilskudd, og ved forvaltning av fast eiendom. Vurderingen etter første punktum skal fremgå av beslutningen.» Se ellers rundskriv nr. 13/2017 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 3.6. Vurdering: Det er god forvaltningsskikk å henvise til den forskriften som ligger til grunn for tildeling av tilskudd og den bestemmelsen i forskriften som gir kommunen myndighet til å tildele tilskuddet. Vurdering av innkomne søknader og prioritering av hvilke tiltak som skal innvilges tilskudd, skal skje etter målsettingene og retningslinjer for prioritering av tiltak i tiltaksstrategien. Denne vurderingen bør framkomme i vedtaksbrevet. Det samme gjelder vurderinger av tiltaket etter Naturmangfoldlovens bestemmelser. Konklusjon: Fylkesmannen ber kommunen om å sørge for henvisning til forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket ved framtidige vedtak om SMIL-tilskudd. Framtidige vedtak bør inneholde vurderinger av omsøkt tiltak opp mot gjeldende strategiplan. Videre skal tiltaket vurderes etter Naturmangfoldlovens bestemmelser. Vurderingene skal framkomme i vedtaksbrevet. Merknad 2: SMIL det mangler tilstrekkelig vurdering av oppfyllelse av vilkår. Fakta: Vedtaksbrevene mangler tilstrekkelig vurdering av om søkerne oppfyller vilkårene for å motta SMIL-tilskudd. Regelverk: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket stiller som vilkår at foretaket må drive produksjon på landbrukseiendommen som er berettiget produksjonstilskudd ( 3 første ledd). Søkeren må også oppfylle vilkårene i forskrift om gjødslingsplanlegging og føre journal over plantevernmidler som brukes ( 3 tredje ledd). Dersom arealene er leid bort må søker likevel kunne dokumentere at disse vilkårene er oppfylt ( 4 fjerde ledd). Vurdering: Vilkåret om at foretaket driver produksjon på landbrukseiendommen som er berettiget produksjonstilskudd, kan sjekkes mot søknadene om produksjonstilskudd. For foretak som eventuelt ikke har søkt produksjonstilskudd, må det vurderes om foretaket ville oppfylt vilkårene dersom det hadde søkt om produksjonstilskudd. Vilkåret om at foretaket må oppfylle vilkårene i forskrift om gjødslingsplanlegging og føre journal over bruken av plantevernmidler, er relevant i tilfeller der SMIL-søknaden gjelder kulturlandskapstiltak eller forurensningstiltak. Ved tiltak som gjelder restaurering av bygninger, er det mindre relevant. Kommunen skal i alle tilfeller vurdere og konkludere om foretaket oppfyller vilkårene. Konklusjon: Vurderinger av om søkeren oppfyller vilkårene for å motta SMIL-tilskudd må gå fram av vedtaksbrevet. Merknad 3: SMIL kommunen mangler rutiner for å kontrollere at vilkårene som er satt for tiltaket, følges opp. Fakta: Kommunen mangler rutiner for å kontrollere at vilkårene i vedtakene følges opp. Dette gjelder for eksempel vilkåret om at arealer som er ryddet til beite, skal beites og holdes vedlike i minst ti år. Regelverk: I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 3, fjerde avsnitt, fremgår det at kommunen kan sette vilkår. Se også rundskriv nr. 13/2017 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 3.5.

9 Side 9 av 16 Vurdering: I alle de kontrollerte sakene har Krødsherad kommune satt vilkår om at arealene skal beites eller høstes i minimum 10 år etter ryddinga. Dersom areal som er ryddet med tilskuddsmidler, ikke vedlikeholdes, bryter det med formålet med tilskuddet. Det er derfor nødvendig å kontrollere arealene noen år etter at tiltaket er utført. Dette for å forvisse seg om at arealene vedlikeholdes og brukes til beiting slik målsettingen med tiltaket er. Konklusjon: Kommunen bør utarbeide dokumenterbare rutiner for å følge opp at vilkårene overholdes. Merknad 4: PT manglende dokumentasjon av hvordan kontroll av dyr på beite og dyr på utmarksbeite er utført Fakta: Det er ikke funnet notater eller annen dokumentasjon på hvordan dyr på beite eller dyr på utmarksbeite er kontrollert i forbindelse med stedlig kontroll av foretakene. Regelverk: Rundskriv nr 35/2016, kapittel inneholder retningslinjer for kontroll av dyr på beite. Her går det fram at søkeren må sannsynliggjøre at dyrene har vært på beite den tida som kreves. Det vises til beiteregistreringer i skjemaer for bruk til husdyrkontrollen eller KSL. I den grad det er praktisk mulig, bør dyra telles (unntatt dyr på utmarksbeite). Kommunen bør også vurdere om beitearealene tilfredsstiller forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 3, tredje ledd, punkt c) og d) om at hoveddelen av dyrets daglige grovfôrinntak skjer ved beiting. Vurdering: Tilskudd til dyr på beite og dyr på utmarksbeite har høye satser pr dyr. Samtidig er det utfordrende å få bekreftet beitetid, antall dyr av ulike slag som har beitet og om beitet har tilfredsstilt kravet til grovfôropptak. Dette innebærer en ikke ubetydelig risiko for at tilskudd utbetales på feil grunnlag. Konklusjon: Kommunen bør notere på kontrollskjemaet hvordan kontrollen av dyr på beite og dyr på utmarksbeite er utført. Notatene bør beskrive hva slags dokumentasjon som søkeren har lagt fram mht. beitinga, om dyr er talt eller ikke, og hvilke vurderinger kommunen har gjort mht. til oppfyllelse av kravet til grovfôropptak. Merknad 5: RMP det mangler vurdering av avkorting ved avvik mellom søknadsdata og det som kommunen har godkjent Fakta: Fylkesmannen fant ingen vurderinger av avkorting i de sakene som ble gjennomgått. Dette til tross for at det fantes avvik i to av de undersøkte søknadene, mellom det som søker hadde søkt om og det som kommunen godkjente for utbetaling. Regelverk: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud, 35. Se også rundskriv om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud 2016, datert Vurdering: Kommunen skal vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet i saker der det er avvik mellom søknaden og den faktiske situasjonen. Feil opplysninger som kunne ført til at søkeren ville fått merutbetaling, bør få konsekvenser for søkeren. Avkorting er ett av flere virkemidler som skal bidra til å sikre at opplysningene som gis i søknaden er riktige. Fylkesmannen ser at kommunen er oppmerksom på at avvik skal vurderes for avkorting og at kommunen foretar avkortinger. Fylkesmannen mener det er viktig å dokumentere at vurderinger av avkorting er foretatt, også i de tilfellene der konklusjonen er at avkorting ikke skal foretas.

10 Side 10 av 16 Konklusjon: Ved framtidige søknader må kommunen huske på å notere i estil-rmp hvilke vurderinger som er gjort mht. avkorting. Dette gjelder både i tilfeller der det er konkludert med at avkorting skal foretas og i tilfeller der konklusjonen er at avkorting ikke skal foretas. Merknad 6: Landbruksveg ferdigbehandlede søknader skal føres i ØKS Fakta: For perioden er det fattet vedtak på flere søknader om bygging av landbruksveg som ikke er registrert i fagsystemet ØKS. Dette gjelder traktorveger og bilveger uten påfølgende tilskuddssøknad. Regelverk: I ny landbruksvegforskrift (gjeldende fra ) er det krav om registrering og kartfesting av veger i fagsystemet ØKS i saker hvor kommunen fatter vedtak ( 3-1, siste ledd). Vurdering: Kommunen har ikke fulgt opp forskriftens krav om registrering og kartfesting av innkomne søknader om bygging av landbruksveg i fagsystemet ØKS. Konklusjon: Kommunen må registrere søknader om bygging av landbruksveg i fagsystemet ØKS. 2.5 Status i forhold til forrige kontroll Ved forrige kontroll 5. april 2011 ble det gjennomført kontroll av: - Produksjonstilskudd i jordbruket (PT) - Regionale miljøtilskudd (RMP) - Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) - Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Avvik Det ble funnet 7 avvik ved kontrollen i 2015: - Avvik 1 habilitet mangelfull vurdering av habilitet for kommunens saksbehandlere. - Avvik 2 PT kommunen krysser av for miljøplan trinn 1. - Avvik 3 RMP mangelfull oppfølging av kravet til miljøplan trinn 2 i enkeltordninger i RMP. - Avvik 4 SMIL mangelfull oppfølging av kravet til miljøplan trinn 2. - Avvik 5 NMSK det sendes ikke ut tilsagnsbrev. Status ved kontrollen i 2017: Avvik 1 habilitet mangelfull vurdering av habilitet for kommunens saksbehandlere. Ved forrige kontrollrunde fikk kommunen avvik på grunn av at jordbrukssjefen hadde behandlet søknad om produksjonstilskudd fra overordnets nære familie samt rådmann og ordfører. Skogbrukssjefen hadde behandlet søknad om NMSK-tilskudd fra egen nær familie samt ordføreren. Det manglet vurderinger av habiliteten. Verken nåværende ordfører eller rådmann søker om tilskudd. Jordbrukssjefen har ikke nære relasjoner til søkere av tilskudd i kommunen. Habilitetsutfordringene for skogbrukssjefen har også bedret seg. Kommunen har ikke kommuneskog. Status - ok.

11 Side 11 av 16 Avvik 2 PT kommunen krysser av for miljøplan trinn 1. Kravet om miljøplan trinn 1 er avløst av krav om gjødslingsplan og journal over bruk av plantevernmidler. Gjennomgangen av utvalgte søknader fra søknadsomgangen i august 2016 avdekket ingen uregelmessigheter. Status - ok. Avvik 3 RMP mangelfull oppfølging av kravet til miljøplan trinn 2 i enkeltordninger i RMP. Det er ikke lenger krav om miljøplan trinn 2. Kravet er avløst av et krav om plan for tiltaket. I to av de undersøkte sakene, hadde søkerne lagt ved plan for tiltaket (skjøtselsplan for biologisk verdifullt areal og en plan for bruk av kompost). For andre tiltak som også krever plan for tiltaket, manglet dokumentasjon i estil på hvordan kommunen eventuelt har fulgt opp dette. Saksbehandlingsverktøyet er noe mangelfullt når det gjelder oppfølging av dette. Status kommunen bør ta med sjekk av plan for tiltaket i sjekklista som brukes ved stedlig kontroll. Avvik 4 SMIL mangelfull oppfølging av kravet til miljøplan trinn 2. Kravet til miljøplan trinn 2 er avløst av krav om gjødslingsplan og journal over bruk av plantevernmidler. Status - se kapittel 2.4, merknad nr 2. Avvik 5 NMSK det sendes ikke ut tilsagnsbrev. Status se kapittel 2.3, avvik nr Merknader Det ble gitt 4 merknader: - Merknad 1 PT manglende prisvurdering av dokumentasjon på salg av grovfôr. - Merknad 2 SMIL mangelfull oppfølging av vilkår gitt ved tilsagn om tilskudd. - Merknad 3 NMSK manglende dokumentasjon på søknad om tilskudd. - Merknad 4 NMSK liten kontroll av tiltak før tilskuddsutbetaling. Status ved kontrollen i 2017: Merknad 1 PT manglende prisvurdering av dokumentasjon på salg av grovfôr Det har ikke vært noen aktuelle saker fra Krødsherad til manuell utbetaling de siste årene der salg av grovfôr har vært tema. Ingen av foretakene som kommunen hadde kontroll av etter søknadsomgangen i august 2016, hadde ført opp salg av grovfôr i søknaden. Det framgår derfor ikke hvordan kommunen eventuelt kontrollerer dokumentasjon for solgt grovfôr og hvilke vurderinger som eventuelt gjøres. Status ikke funnet saker der denne problemstillingen er aktuell. Merknad 2 SMIL mangelfull oppfølging av vilkår gitt ved tilsagn om tilskudd Status - se kapittel 2.4, merknad nr 3. Merknad 3 NMSK manglende dokumentasjon på søknad om tilskudd Status se kapittel 2.3, avvik nr 1. Merknad 4 NMSK liten kontroll av tiltak før tilskuddsutbetaling Status se kapittel 2.3, avvik nr 2.

12 Side 12 av 16 3 Gjennomføring av kontrollen 3.1 Før kontrolldatoen Fylkesmannen tok kontakt med kommunen om kontrollen per epost Kontrolldato ble avtalt til Fylkesmannen sendte brev til kommunen med nærmere informasjon om kontrollen. Fylkesmannen foretok utvalg av aktuelle saker for kontroll på forhånd. I epost 9.6. orienterte vi om hvilke SMIL-tiltak som var aktuelle å befare. Fylkesmannen hentet ut diverse lister fra Landbrukets informasjonsbase (LIB), elektroniske søknader i estil (RMP) og dokumentasjon fra Rapporter og Brev (ROB) og gjennomgikk dette. Det er ikke all dokumentasjon i sakene som er tilgjengelig via elektroniske kanaler eller som er sendt inn til Fylkesmannen. Det var derfor nødvendig med ytterligere dokumentgjennomgang ute hos kommunen på kontrolldatoen. 3.2 På kontrolldatoen Kontrolldagen startet med et åpningsmøte der rådmann, avdelingsleder for plan og næring, jordbrukssjef, skogbrukssjef og fagansvarlig for oppmåling var til stede. Etter åpningsmøtet ble det gjennomført intervjuer med rådmann, jordbrukssjef og skogbrukssjef. Det ble også foretatt dokumentgjennomgang av de aktuelle sakene. Etter lunsj ble det foretatt befaringer ute, mens arbeidet med dokumentgjennomgang fortsatte inne. Det ble foretatt befaring av ett SMIL-tiltak som var et fellestiltak mellom to foretak. På grunnlag av dette utarbeidet Fylkesmannen en foreløpig rapport fra kontrollen. Den foreløpige rapporten ble gjennomgått i sluttmøtet på ettermiddagen kontrolldagen. 3.3 Etter kontrolldatoen Fylkesmannen har utarbeidet sluttrapporten. Sluttrapporten inneholder mer utfyllende kommentarer til de funnene som er gjort. 4 Oppfølging etter kontrollen Kommunen må gi tilbakemelding til Fylkesmannen på hvordan kommunen vil lukke avvikene. Krødsherad kommune må seinest 15. september 2017 redegjøre for de tiltak som er satt i verk for å rette opp avvikene. Dersom avvikene ikke er rettet opp på dette tidspunktet, skal redegjørelsen inneholde en tidfestet plan for hvordan avvikene skal rettes opp. Fylkesmannen krever ikke tilbakemelding på hvordan merknadene vurderes og følges opp. Vi mener likevel det er nødvendig å påpeke dem, slik at landbrukskontoret kan bedre forholdene og sikre god forvaltning. 5 Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Landbruksforvaltningen i Krødsherad kommune har totalt 1,8 årsverk fordelt på to ansatte. Begge jobber med andre oppgaver i tillegg til jord- og skogbrukssaker. De to anslår at om lag 1 årsverk går til jord- og skogbrukssakene.

13 Side 13 av 16 Oppgavene innenfor jord og skog er lagt til stabsfunksjonen Plan og utvikling, se organisasjonskart nedenfor. Saksbehandlerne har fram til nå vært direkte underlagt rådmannen. Det er nylig tilsatt avdelingsleder for Plan og utvikling. Denne stabsfunksjonen er under utvikling. 6 Grunnlag for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannens kontroll av kommunenes forvaltning av de økonomiske virkemidlene i landbruket inngår i dette arbeidet. Hensikten med forvaltningskontroll er å kontrollere kommunens etterlevelse av reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003 (Økonomireglementet i Staten) 15 og særlovgivningen for tilskuddsområdene (forskrifter hjemlet i jordlova og skogbrukslova). Forvaltningskontrollen tar sikte på å avdekke i hvilken grad vilkårene for å få innvilget tilskudd er riktig vurdert og håndtert av kommunen. Oppfyllelse av vilkårene kan bli gjenstand for ytterligere kontroll hos de foretakene som søker tilskudd, jf. 15 i Økonomireglementet i Staten. Eventuelle avvik kan føre at kommunen må ta opp igjen enkeltsaker og vurdere dem på nytt. Aktuelle temaer i forvaltningskontrollen: Saksbehandlingsrutiner - Rutiner for mottak, datostempling og arkivering - Opplysning av saken - Dokumentasjon av endringer og feilrettinger - Dokumentasjon av vurderinger av konsekvenser ved feilopplysninger eller brudd på annet regelverk for jordbruksdrift - Begrunnelse for vedtak - Hjemmelsgrunnlag

14 Side 14 av 16 - Opplysning til søkerne om klageadgang - Habilitet Regelverk - Oppfyllelse av grunnvilkår for tilskudd, samt spesielle vilkår knyttet til den enkelte ordning Delegasjonsreglement. Hjemmelsgrunnlag FOR nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten (Økonomireglementet i staten). «15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere. Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet. Finansdepartementet kan fastsette bestemmelser for kontroll av utøvelse av forvaltningsmyndighet som er delegert til enheter utenom statsforvaltningen.» LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Særforskrifter: - FOR nr 283: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket - FOR nr 1480: Forskrift om saksbehandling mv. i kommunen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven - FOR nr 447: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket - FOR nr 448: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket - FOR nr 1227: Forskrift om tilskot til avløysing - FOR nr 904: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud - FOR nr 1817: Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket - FOR nr 1821: Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. - FOR nr 569: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket, Buskerud - FOR nr 550: Forskrift om planlegging og godkjenning av landbruksveier Forskriftene ovenfor er hjemlet i lov av 12. mai 1995 nr. 23 om jord (jordlova) 3 og 18, eller i lov av 27. mai 2005 nr. 31 om skogbruk (skogbrukslova) 19. Forskriften om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket er revidert i 2014 og De kontrollerte sakene er behandlet i kommunen både før og etter at de nye reglene trådte i

15 Side 15 av 16 kraft. Sakene er kontrollert etter de reglene som gjaldt på det tidspunktet som sakene ble behandlet. Regler om utmåling av tilskudd fastsatt i de årlige jordbruksavtalene (dvs. etter forhandlinger mellom Staten og jordbrukets organisasjoner, dvs. Norges Bondelag og Norsk Bonde- og Småbrukarlag) Aktuelle veiledninger og rundskriv fra Statens landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet) 7 Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Kontrollrapporten vil være tilgjengelig for offentligheten på jamfør offentleglova. 8 Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Søknader med vedlegg i de sakene som ble kontrollert samt feillister, utbetalingslister m.m. Delegeringsreglement for Krødsherad kommune. 9 Vedlegg Oversikt over kontrollerte saker i Krødsherad kommune Befaring av gjennomførte tiltak hos foretak/eiere merket med grønt. Nr Org.nr Foretakets/søkers navn Ordning/søknadsomgang Bjørn Kristian Bråten PT, januar 2016 og august Hans Terje Nyhus Hamremoen PT, januar 2016 og august Veslemøy Halsen Olavsbråten PT, januar 2016 og august Hilde Synnøve Riis PT, januar 2016 og august Sverre Rishovd PT, januar 2016 og august Kristoffer Svalastog PT, januar 2016 og august Knut Sønsteby SMIL, Marianne Bøe SMIL, Hilde Synnøve Riis SMIL, Søndre Ødegård Jord og Skog SMIL, Sandum Søndre AS v/knut Gulsvik SMIL, Veslemøy Halsen Olavsbråten SMIL, Kristoffer Svalastog RMP, kompost Hans Terje Nyhus Hamremoen RMP, 2016 beite av biologisk verdifulle arealer Veslemøy Halsen Olavsbråten RMP, 2016 slått og beite av biologisk verdifulle arealer Skogfondsnr Tor Fretland NMSK, 4 (skogkultur), 2015

16 Side 16 av Einar Glesne NMSK, 4 (skogkultur), Kolbjørn Runn Raaen NMSK, 4 (skogkultur), Gro Sønsteby Strande NMSK, 4 (skogkultur), Reidun Glesne Strandbråten NMSK, 4 (skogkultur), Martin Bjøre NMSK, 4 (skogkultur), Ola Flathus NMSK, 4 (skogkultur), Arild Glesne Strandbråten NMSK, 4 (skogkultur), Kolbjørn Runn Raaen NMSK, 4 (skogkultur), Johan Woldmo NMSK, 4 (skogkultur), Per Gulbrand Ringnes NMSK, 5 (vegprosjekt), Org.nr Krødsherad NMSK, 8 (prosjekt), 2016